BAHAGIAN TEKNIK DAN VOKASIONAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN  
62604 PUTRAJAYA     

KOLEJ VOKASIONAL TAWAU

NOTA KULIAH 1
SEMESTER SEMESTER 3 DVM SESI 2020/2021
JABATAN JABATAN TEKNOLOGI  ELEKTRONIK

PROGRAM DIPLOMA TEKNOLOGI ELEKTRONIK / DETN

KOD/KURSUS DEB3122  QUALITY CONTROL

KOMPETENSI 01 CONDUCT SECTION MEETING

1.1 IDENTIFY MEETING OBJECTIVES
1.1.1 Explain section meeting objective according to production plan.
1.1.2 Prepare information and ideas to archive group target for responsible personnel
according SOP.
1.1.3 Facilitate and coordinate teams meeting schedule according to SOP.
1.1.4 Utilize spreadsheet to locate meeting venue for section objectives strategies
according to SOP.
1.1.5 Prepare meeting material and facilities to achieve identified outcomes according
to
SOP.
1.1.6 Conduct section meeting to improve performance according to meeting
methodology.
1.2 PROVIDE MEETING REQUIREMENTS
1.2.1 Prepare meeting requirement according to meeting agenda.
KOMPETENSI UNIT 1.2.2 Identify participants and participant’s information ( no. of participants and profile )
according to section meeting requirements.
1.2.3 Identify various meeting facilities and materials according to expiated outcome.
1.2.4 Prepare various meeting setups according to meeting agenda.
1.2.5 Utilized and follow procedure of setting meeting facility to archive acceptance and
support for objectives strategies according to meeting agenda.
1.3 EXECUTE MEETING
1.3.1 Explain meeting procedures to achieve section and identified outcomes according
To meeting agenda.
1.3.2 Identify meeting objective according to section identified outcomes.
1.3.3 Prepare information and report according to meeting agenda.
1.4 CONCLUDE MEETING
1.4.1 Identify meeting objective according to section identified outcomes.
1.4.2 Prepare information and report according meeting agenda.

Trainee must be able to:

1. Describe information, coordinate meeting and estimate

product assembling costing. (C2 ,PLO1)
KOMPETENSI
2. Describe job schedule plan, job scope, job report,
PEMBELAJARAN preventive maintenance program and costing based
on management requirement. (P1,PLO2)
3. Present product defects, subordinate working
procedures and performance appraisal. (A2, PLO5)
NO KOD DEB3122 /K 01/NK 01-05 MUKA : 01 DARIPADA 14

1
1. PENGENALAN
Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu
pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan
sebarang masalah berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli
pertubuhan berkenaan seperti mana diperuntukan dalam tataurusan persatuannya yang
berkenaan. Pada lazimnya, kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua
pertiga daripada ahlinya sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang
gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan persatuan,
dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai
keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan.

2. CIRI-CIRI MESYUARAT
Mesyuarat bukan sekadar perbincangan, sebaliknya ia merupakan perbincangan
yang memiliki ciri-ciri seperti di bawah:

 Mesyuarat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya,

pengerusi mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam
sesuatu pertubuhan.

 Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh

seorang setiausaha. Pada lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, notis
akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat
diadakan.

 Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara

hitam putih oleh setiausaha.

 Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat.

3. TATACARA MESYUARAT
Sebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai tatacaranya
yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri,
tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:

2
3.1. Peringkat Pra Mesyuarat

 Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang

mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan
dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan.

 Pengumuman: Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka

pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada
lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang
mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat,
serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan).

 Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia

untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang
diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam
mesyuarat.

3.2. Peringkat dalam Mesyuarat

 Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang

ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan
yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi
(biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak
cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh
menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih
tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.

 Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi.

Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.

 Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat

yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli
sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah
kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli
pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka
untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.

3
  Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang
menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat
harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh
pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya
keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.

 Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk

perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat
dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan
perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara
berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan
daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.

 Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya

kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun
apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak
akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi
mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan
rasminya"

4. MENGURUSKAN PRODUCTION SHOP MEETING

Sebagai seorang Penyelia, menghadiri dan mengadakan Mesyuarat adalah
sebahagian daripada tugas-tugas yang diperlukan, samada sebagai ahli, sebagai
setiausaha atau pun sebagai pengerusi. Mesyuarat selalu diadakan secara mingguan,
bulanan atau tahunan untuk berbincang dan mencari penyelesaian secara kumpulan
terhadap kerja-kerja yang perlu dilakukan dari semasa ke semasa.

Sebagai penyelia, kita mestilah berkemampuan untuk mempengerusikan satu-satu

mesyuarat .Sebelum sesuatu mesyuarat dijalankan, kerja-kerja awal perlu dilakukan.
Perkara penting yang perlu dilakukan sebelum mengadakan mesyuarat adalah :-

1. Mengenalpasti agenda mesyuarat.

2. Mengenalpasti tempat mesyuarat.
3. Mengeluarkan notis mesyuarat.

4
 Jika seseorang penyelia Pengeluaran itu diarah mempengerusikan mesyuarat,
beliau mestilah memastikan bahawa beliau berkemampuan dan berkeyakinan dalam
mengendalikan mesyuarat pengeluaran syarikatnya.

Seseorang penyelia juga perlu mengetahui tatacara untuk menyediakan minit

mesyuarat. Berikut adalah contoh bagaimana penyediaan agenda mesyuarat, penyediaan
lokasi mesyuarat, mengeluarkan notis mesyuarat, mengendalikan mesyuarat pengeluaran
dan penyediaan minit mesyuarat.

4.1. Penyediaan agenda Mesyuarat

Penyediaan agenda mesyuarat mestilah dibuat bermula dengan kehadiran se-
mua ahli mesyuarat sehingga mesyuarat bersurai. Semasa membuat agenda,
jangka masa sesuatu agenda itu dibahaskan perlulah dinyatakan.

Berikut adalah contoh rasmi penyediaan Agenda Mesyuarat bagi melancarkan

Hari tanpa Kemalangan kali pertama di sebuah kilang penapisan minyak di Baha-
gian Penerimaan dan Pengeluaran.

5
 KILANG PENAPISAN MINYAK TITANIC,
LOT 1138, JALAN PANTAI PERANGINAN 2,
80800 KLEBANG,
MELAKA.

Tel : 606 – 4042975

Email :titanic_refinery@yahoo.com
Fax : 606 - 4042973 Http://www.titanic_refinery.com

MESYUARAT PELANCARAN HARI TANPA KEMALANGAN KALI PERTAMA DI BAHA-

GIAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN.

Seperti yang diarahkan oleh Pengerusi Program Pelancaran Hari Tanpa Kemalangan kali
pertama, mesyuarat akan diadakan seperti berikut:

TARIKH : 2 .10 . 2012

MASA : 8.30 pagi
TEMPAT : Bilik Mesyuarat Utama.
Agenda mesyuarat : -

8.30 pagi : Kehadiran semua ahli mesyuarat

8.45 pagi : Ucapan pembukaan pengerusi mesyuarat
9.03 pagi : Mesyuarat dimulakan dengan pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
9.06 pagi : Pembetulan dan pindaan untuk perkara-perkara yang berbangkit dalam
minit mesyuarat yang lalu jika ada.
9.10 pagi : Penyerahan tugas setiap Ahli Jawatan Kuasa(AJK)
1. AJK Pendaftaran dan Persiapan
2. AJK Perasmian dan Penutup
3. AJK Keselamatan dan Kebersihan
4. AJK Audit dan Pemantauan
10.50 pagi : Hal-hal lain yang perlu dibincangkan
12.00 t/hari : Penutup
12.15 t/hari : Jamuan ringan
12.45 t/hari : Majlis bersurai

Sekian.

‘Cemerlang Tanpa Kegagalan’

………………………………..
(Cik Suriani Bt. Molek)
Setiausaha Program Hari Tanpa Kemalangan,
Bahagian Penerimaan & Pengeluaran,
KILANG PENAPISAN MINYAK TITANIC.

Rajah 4-1 contoh surat panggilan mesyuarat

6
4.2. Penyediaan tempat Mesyuarat
Tempat untuk mengadakan mesyuarat mestilah sesuai dengan persekitaran
yang tenang dan jauh dari sebarang gangguan bising. Posisi kedudukan committee
(ahli mesyuarat) juga perlu teratur supaya setiap ahli mesyuarat dapat memberi
tumpuan kepada agenda mesyuarat dengan berkesan.

Lakaran posisi aturan kedudukan kerusi dalam bilik mesyuarat adalah

seperti berikut:

Rajah 4-2 contoh bilik mesyuarat

Setelah dikenalpasti tempat yang sesuai untuk diadakan mesyuarat, seti-

ausaha perlu mengemukakan surat permohonan kepada pihak pentadbiran/ pengu-
rusan sesuatu organisasi untuk mendapatkan kebenaran menggunakan bilik
mesyuarat tersebut.

Berikut adalah contoh surat rasmi bagi memohon kebenaran menggunakan bi-
lik mesyuarat atau bilik persidangan.

7
 KILANG PENAPISAN MINYAK TITANIC,
LOT 1138, JALAN PANTAI PERANGINAN 2,
80800 KLEBANG,
MELAKA.
Tel : 606 – 4042975
Email :titanic_refinery@yahoo.com
Fax : 606 - 4042973 Http://www.titanic_refinery.com

No. ruj kami : KPMT / 2012/01

Tarikh : 20 September 2012
Ketua Operasi,
Bahagian Pengurusan dan Pentadbiran,
Kilang Penapisan Minyak Titanic,
Lot 1138 , Jalan pantai peranginan 2,
80800 Klebang,
Melaka.

Tuan,

MEMOHON KEBENARAN MENGGUNAKAN BILIK MESYUARAT

Merujuk kepada perkara di atas, saya selaku setiausaha Program Pelancaran Hari
Tanpa Kemalangan Kali pertama,Bahagian Penerimaan dan Pengeluaran, ingin
memohon kebenaran dari pihak tuan untuk menggunakan Bilik Mesyuarat bagi
menjalankan mesyuarat kali pertama.

2. Berikut saya nyatakan butiran terperinci untuk perhatian pihak tuan:

Tarikh : 2 Oktober 2012

Masa : 8.30 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat Utama

3. Kami amat berbesar hati sekiranya pihak tuan dapat memberi kerjasama kepada pi-
hak kami. Kami berharap agar pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan
ini.

Kerjasama dari pihak tuan saya dahului dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian.

‘Cemerlang Tanpa Kegagalan’

………………………………..
(Cik Suriani Bt. Molek)
Setiausaha Program Hari Tanpa Kemalangan,
Bahagian Penerimaan & Pengeluaran,
KILANG PENAPISAN MINYAK TITANIC.

8
 Rajah 4-3 contoh surat permohonan penggunaan Bilik Mesyuarat

4.3. Notis panggilan mesyuarat

Adalah penting bagi memaklumkan kepada ahli mesyuarat untuk hadir pada
hari, waktu dan tempat yang betul. Ini akan membantu melicinkan perjalanan sesu-
atu mesyuarat itu. Sebaiknya notis perlu sampai kepada pengetahuan ahli
mesyuarat 4 atau 5 hari sebelum mesyuarat diadakan. Ini supaya semua ahli dapat
membuat persediaan dengan sebaiknya untuk menghadiri mesyuarat supaya dapat
berjalan dengan terurus.

Berikut adalah contoh notis yang perlu dihantar atau diumumkan kepada
pengetahuan ahli mesyuarat.

9
 KILANG PENAPISAN MINYAK TITANIC,
LOT 1138, JALAN PANTAI PERANGINAN 2,
80800 KLEBANG,
MELAKA.

Tel : 606 – 4042975

Email :titanic_refinery@yahoo.com
Fax : 606 - 4042973 Http://www.titanic_refinery.com

No. ruj kami : KPMT / 2012/01

Tarikh : 25 September 2012

________________________

________________________

________________________

Tuan/Puan

JEMPUTAN KE MESYUARAT PELANCARAN HARI TANPA KEMALANGAN KALI

PERTAMA DI BAHAGIAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN.
Berhubung perkara di atas adalah dimaklumkan bahawa Tuan/Puan dijemput
untuk menghadiri Mesyuarat Program Pelancaran Hari Tanpa Kemalangan Kali
pertama,Bahagian Penerimaan dan Pengeluaran.

1. Berikut adalah maklumat lanjut mengenai mesyuarat yang akan diadakan :

Tarikh : 2.10.2012
Masa : 8.30 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat Utama

Kehadiran Tuan / Puan adalah diwajibkan. Senarai kehadiran hendaklah ditan-

datangani semasa mesyuarat dilangsungkan.

Kerjasama daripada Tuan/Puan adalah dihargai.

Sekian Terima kasih.

‘Cemerlang Tanpa Kegagalan’

………………………………..
(Cik Suriani Bt. Molek)
Setiausaha Program Hari Tanpa Kemalangan,
Bahagian Penerimaan & Pengeluaran,
KILANG PENAPISAN MINYAK TITANIC.

10
 Rajah 4-4 contoh notis panggilan mesyuarat

Untuk melicinkan perbincangan mesyuarat anda perlu:

 Mendengar pendapat individu dengan sepenuhnya.

 Segerakan perbincangan dan dapatkan kerjasama erat dari ahli mesyuarat dengan

 Memilih beberapa persoalan penting

 Seragam atau gabungkan pendapat mereka sekali sekala.

 Sesuaikan beberapa pendapat yang bernas di dalam perbincangan

 Beritahu dan ulang pendapat yang baik dan juga keputusan hasil dari perbincangan
itu.

 Laporkan kepada orang atasan anda tentang keputusan yang dicapai daripada
mesyuarat tersebut dan patuhi segala arahannya.

4.4. Penyediaan minit mesyuarat

Kecekapan seseorang setiausaha mencatatkan minit mesyuarat adalah sesu-
atu yang penting di dalam mesyuarat supaya tidak ada perkara penting yang terting-
gal untuk dicatatkan dalam minit mesyuarat. Minit mesyuarat mesti dicatatkan
mengikut turutan seperti yang terdapat pada agenda mesyuarat atau pada minit
mesyuarat yang sebelumnya. Minit mesyuarat perlu mempunyai ruang catatan un-
tuk Bilangan, Agenda, Jangkamasa dan ruangan tindakan.

Contoh minit mesyuarat boleh dirujuk seperti rajah 4-5.

11
 KILANG PENAPISAN MINYAK TITANIC,
LOT 1138, JALAN PANTAI PERANGINAN 2,
80800 KLEBANG,
MELAKA.

Tel : 606 – 4042975

Email :titanic_refinery@yahoo.com
Fax : 606 - 4042973 Http://www.titanic_refinery.com

LAPORAN MINIT MESYUARAT PERTAMA PROGRAM PELANCARAN HARI TANPA

KEMALANGAN KALI PERTAMA,BAHAGIAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN.

Tarikh : 2 Oktober 2012

Masa : 8.30 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat Utama

Ahli Jawatankuasa yang hadir :

Pengerusi : En. Saiful Hazam B. Murshid

Naib Pengerusi : En. Ghani B. Samsidi
Setiausaha : Cik Suriani Bt.Molek.
Bendahari : En. Kamaruddin B. Ghazali
AJK : 1. En Nuzi B. Arshad
2. En. Goh Seng Hup
3. En. Bob Rizal B. Shafiq
4. En Yusaini B. Shamsol

Ahli Jawatankuasa yang tidak hadir: Tiada.

12
Bil Agenda Jangkamasa Tindakan
1.0 Ucapan Tuan Pengerusi 2 minit

2.0 Pengesahan minit mesyuarat

yang lalu.

2 minit

1 minit

3.0 Penyerahan tugas dan senarai 10 minit En. Goh Seng

tugas AJK Pendaftaran dan Hup
Persiapan

4.0 Penyerahan tugas dan senarai 15 minit En Nuzi B. Arshad

tugas AJK Perasmian dan
Penutup

5.0 Penyerahan tugas dan senarai 12 minit En Yusaini B.

tugas AJK Keselamatan dan Shamsol
Kebersihan

6.0 Penyerahan tugas dan senarai 10 minit En. Bob Rizal

tugas AJK Audit dan
Pemantauan

10.0 Hal-hal lain 10 minit makluman

Disediakan oleh :

……………………………
(Cik Suriani Bt. Molek)
Setiausaha Program Hari Tanpa Kemalangan,
Bahagian Penerimaan & Pengeluaran,
KILANG PENAPISAN MINYAK TITANIC.

Disemak Oleh :

…………………………
(En. Saiful Hazam B. Murshid)
Pengerusi Program Hari Tanpa Kemalangan,
Bahagian Penerimaan & Pengeluaran,
KILANG PENAPISAN MINYAK TITANIC.

13
 Rajah 4-5 contoh format minit mesyuarat

LATIHAN

1. Nyatakan perkara-perkara penting yang perlu dilakukan sebelum mengadakan

sesuatu mesyuarat.

2. Buatkan satu agenda mesyuarat bagi majlis menyambut lawatan Pengerusi

Eksekutif kumpulan syarikat yang akan membuat lawatan dari ibu pejabat ke tempat
anda bekerja.

3. Nyatakan apa perkara-perkara yang perlu anda lakukan sebagai pengerusi di dalam
sesuatu mesyuarat untuk melicinkan proses permesyuaratan tersebut.

RUJUKAN :
1. Nota Supervisory Skill Training level 3, CIAST
2. Nota Supervisory Skill Training, FNR Consultance
3. Nota Supervisory Skill Training level 3, ADTEC
4. Omardin Haji Ashaari. Kaedah Mengendalikan Mesyuarat. 1996. Kuala Lumupur:
Dewan Bahasa dan Pustaka.

14