Open Access et

archives ouvertes
L’exemple de HAL

SCD de Paris 8, Formations à destination des doctorants

Avril 2022

FrenchKhaldar (BY-NC-SA)
 Sommaire

1. Open Access : définition et contexte

2. Archives ouvertes : définition et repères
3. Pourquoi déposer en Open Access ?
4. Comment déposer dans HAL ? Mode d’emploi
5. Comment créer son IdHAL et son CV HAL ?
6. Questions juridiques
Formation HAL et OA

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1/ L’Open Access
Formation HAL et OA – 3-4 avril 2018 Pexels CC0 Public
3 Domain
 L’Open Access et la crise sanitaire

Extrait du communiqué de presse du 30 mars 2020 de Frédérique Vidal

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 L’Open Access et la crise sanitaire
• Diffusion de manière précoce des résultats via des plateformes de prépublication ouvertes

• Dépôt sans délai des publications acceptées en texte intégral sur une archive ouverte

• Partage des protocoles et des données provisoires, puis finales dans le respect du R.G.P.D.

• Une politique de partage des données de recherche publique sur l'épidémie de COVID selon la
logique FAIR (Facile à trouver, Accessible, Interopérable, Réutilisable)

Extrait du communiqué de presse du 30 mars 2020 de Frédérique Vidal

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 Qu’est-ce que l’Open Access?
• Selon l’Initiative de Budapest pour l’Accès Ouvert à la littérature scientifique :

• Objectifs
Selon Marin Dacos (Conseiller scientifique pour la science ouverte) :
• Diffuser rapidement
• Permettre une communication la plus large possible

6
 Qu’est-ce que l’Open Access?

• 3 principes fondamentaux :

• Accessibilité
• De toute la littérature scientifique

• Pérennité
• Accessibilité garantie sur le long terme par le recours à des formats de
diffusion et des protocoles communs permettant l’interopérabilité des
contenus

• Gratuité d’accès
• Condition clé de l’accessibilité des travaux scientifiques

=> Utilisation et réutilisation des contenus dans le respect du droit d’auteur

7
Accès ouvert ou accès libre ?

Source : C. Ollendorf, « Open Access : définitions… » 8

2/ Les Archives Ouvertes
https://hal.archives-ouvertes.fr/
Formation HAL et OA 9
 Eléments de définition

Une archive ouverte (Open Access Repository) est une plateforme :

• regroupant des résultats de recherche
• permettant de déposer et de consulter des documents d’ordre scientifique
• reposant sur le principe de l’auto-archivage (le dépôt est fait par le chercheur)
• mettant à disposition des documents sans imposer aucune restriction (financière,
technique ou juridique) à l’utilisateur (≠ bases de revues)
• constituant une alternative au monopole des revues

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 Contexte : l’IST dans les années 1990

• Développement des nouvelles technologies de l’information et de la

communication (NTIC)

• Concentration de l’édition universitaire et scientifique

• Augmentation parallèle du prix des abonnements aux revues scientifiques.

=> Situation paradoxale

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 Histoire : naissance des archives ouvertes

• Développement d’une réflexion relative aux logiques de la

propriété intellectuelle

• Recherche d’une alternative aux structures de diffusion des

grands groupes éditoriaux

• Les chercheurs constatent le trop long intervalle entre la

soumission d’un article et sa publication effective.

=> 1991 : création d’ArXiv, plateforme de dépôt et de

consultation reposant sur le principe de l’auto-archivage
(sciences et techniques).

12
 Formalisation d’un projet

1999 : naissance du mouvement OAI (Open Archives Initiative) et mise au point du

protocole OAI-PMH (Protocole for Metadata Harvesting)

• OAI : favoriser l’échange et la valorisation de documents entreposés dans les archives

ouvertes.

• OAI-PMH : protocole d’échanges de métadonnées et de données, qui permet de

rendre interopérables des archives ouvertes et de moissonner certaines d’entre elles à
l’aide d’un moteur de recherche spécialisé. Les documents déposés dans une archive
ouverte peuvent ensuite être accessibles sur d’autres archives.

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 Quelques moteurs de recherche interrogeant les serveurs d’AO

• Google Scholar
• OpenDOAR (Directory of Open Access Repositories)
• ROAR (Registry of Open Access Repositories)
• JURN (Free online search tool for the finding and downloading
of free full-text scholarly works)
• DOAJ (Directory of Open Access Journals)
• BASE (Bielefeld Academic Search Engine)
• OAIster Possibilité de rechercher des archives ouvertes par :
o Discipline
o Aire géographique
o Type de contenus
=> Complément des archives ouvertes françaises (HAL)
14
 Quelques dates sur les archives ouvertes
• 2001 : Création et développement de HAL par le CCSD- Centre pour la Communication
Scientifique Directe (CNRS).

• 2002 : Déclaration de Budapest (Budapest Open Archive Initiative) :

• Promotion du libre accès aux connaissances scientifiques
• Voie dorée et voie verte

• 2003 : Déclaration de Berlin

• Premiers engagements institutionnels (CNRS…)

• 2006 : en France, « Protocole d’accord en vue d’une approche coordonnée, au niveau national,
pour l’archivage ouvert de la production scientifique »
HAL devient l’archive nationale du dépôt de la recherche française.

• 2009 : COAR (Confederation of Open Access Repositories)

Source : URFIST de Rennes
14
 Quelques dates sur les archives ouvertes

• 2012 : Recommandation de la Commission Européenne sur le Libre accès

• 2016 : en France, Loi République numérique »

• 2018/06 : Programme Horizon Europe

• « Le principe de "science ouverte" deviendra le mode opératoire d'Horizon Europe,
exigera un accès ouvert aux publications et aux données »

• 2018/07 : Plan national pour la Science ouverte (discours de F. Vidal)

• 2018/09 : lancement de « cOAlition S », initiative européenne en faveur du libre accès aux

publications scientifiques autour du « Plan S », initiative lancée par Science Europe

Source : URFIST de Rennes 16

 cOAlition S

« À partir de 2021, toutes les publications savantes sur les résultats de la

recherche financée par des subventions publiques ou privées fournies par des
conseils de recherche nationaux, régionaux et internationaux et des
organismes de financement doivent être publiées dans des revues en libre
accès, sur des plateformes d’accès libre, ou immédiatement disponibles par
l’intermédiaire de référentiels d’accès libre sans embargo. »

Plan S (coalition-s.org)

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 Les archives ouvertes dans le monde
• Dans le monde :
• 5860 dépôts d’archives ouvertes recensés sur OpenDoar en avril 2022
• Une croissance très forte : de 87 en 2005 à 5860 en mars 2021 (+ de 1000 % en 15 ans)
• Répartition par pays (2022)

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Source : OpenDOAR
Quels types de documents dans les archives ouvertes ?

• Une nette majorité d’articles de revues suivie par les thèses

de doctorat

Source : Open DOAR 19

 Les archives ouvertes en France

• Croissance des dépôts dans HAL (au 22 avril 2022)

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Les types de documents déposés dans HAL

Thèses
Chapitres
d’ouvrages
Articles

Communications

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3/ Pourquoi déposer en Open Access?
Formation HAL et OA – 3-4 avril 2018 Pexels CC022
Public Domain
 La loi « République numérique » (7 octobre 2016)

• La Loi pour une République numérique facilite les modalités de dépôt dans une archive
ouverte, à condition que :

- Les recherches soient financées au moins pour moitié par des fonds publics
- Les résultats de cette recherche soient publiés dans une revue paraissant au moins une fois par an

• Quel que soit le contrat avec l’éditeur de la revue, possibilité de déposer dans HAL

• La version postprint du manuscrit dès la publication :

- sans embargo si l’article est en accès gratuit sur le site de la revue
- avec un embargo maximum de 6 mois pour les STM et 12 mois pour les SHS

Voir H. Dillaerts, « Vers le Libre Accès obligatoire ? »

Voir aussi l’article d’Agnès Magron : « Vos dépôts dans HAL : ce qui change avec la loi pour une République Numérique »
 Visibilité des travaux

Source : P. Aventurier, « Les enjeux de l’Open Access »

24
 Visibilité des travaux
« Personne ne consulte HAL », « C’est un outil franco-français »

=> HAL est moissonnée par des outils internationaux. Y déposer vos travaux leur offre de la visibilité.

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 Impact scientifique des dépôts
« Cela n’a aucun impact », « C’est une perte de temps »

=> Des travaux récents ont montré une corrélation entre le dépôt de travaux dans une archive ouverte et le
nombre de citations obtenus par ces publications. Plus vous déposez, plus vous êtes cité(e).
26
 Qualité scientifique des dépôts
« Les contenus ne sont pas évalués sur une archive ouverte »

On peut y déposer des documents de

travail. De très nombreux dépôts ont
fait l’objet par la suite de :

• publications dans des revues

(avec/sans comité de lecture)

• communications dans des

colloques, JE, etc.

=> Très souvent, les travaux déposés sur HAL ont fait parallèlement l’objet d’une publication dans une revue, un ouvrage
ou reposent sur une communication lors d’un événement scientifique (colloque, JE).
27
 Politiques des éditeurs
« Les éditeurs sont contre », « Les dépôts les fragilisent ainsi que leurs revues »

=> De plus en plus d’éditeurs autorisent les dépôts sur une archive ouverte (attention à la version déposée).
28
 Protection juridique
« En déposant, je risque de me faire plagier »

=> Un dépôt dans une archive ouverte est un outil de datation des idées et une arme face au plagiat (preuve
d’antériorité). Cela permet le moissonnage par les logiciels anti-plagiat (Compilatio).
29
 HAL ou réseaux sociaux académiques ?
« Le dépôt sur Academia/ResearchGate suffit »

• Fonctionnalités « sociales »
• Suivi des publications d'autres chercheurs
• Valorisation et visibilité (statistiques, notifications)

MAIS
• Outil privé : précision des métadonnées et pérennité des
données?
• Monétisation des données
• Diffusion souvent illégale de PDF éditeurs
• Un réseau social n’est pas une archive ouverte

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 HAL ou réseaux sociaux académiques ?
« Le dépôt sur Academia/ResearchGate suffit »

Avantages d’une archive ouverte comme HAL

• Pérennité des formats (archivage par le CINES - Centre
Informatique National de l'Enseignement Supérieur)
• Pérennité de l'accès gratuit aux PDF
• Intérêt public, non mercantile
• Respect du droit d'auteur
• Visibilité institutionnelle (tutelles, laboratoires, équipes)

Formation HAL et OA 31
 Archives ouvertes ou réseaux sociaux académiques ?

• Apports et risques des RSA :

Source : INRA « Réseaux sociaux académiques… »

32
Archives ouvertes ou réseaux sociaux académiques ?

• Comparatif AO / RSA :

Source : INRA « Réseaux sociaux académiques… »

33
4/ Comment déposer dans HAL

Formation HAL et OA – 3-4 avril 2018 Pexels CC034

Public Domain
HAL Paris 8
• HAL-P8 est une extraction de HAL regroupant
toutes les publications dont au moins un auteur
est affilié à un laboratoire dépendant au moins
partiellement de l’Université Paris 8.

• HAL est une archive fondée sur une série de

référentiels : domaines scientifiques, types de
documents, auteurs, structures de recherche, etc.

• Ces référentiels peuvent servir à générer des

extractions. Par ex. :
– HAL-SHS (que les docs rattachés à des disciplines
SHS)
– TEL (que les thèses)
– HAL-P8, etc.

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 Déposer sur HAL : avant le dépôt

• Préalables :

• Bien connaître les conditions du dépôt :

• Acceptation du dépôt définitif :
• Pas de possibilité de retirer le document ou la référence

• Préparer le dépôt en amont (pour le texte intégral) :

• Faire le résumé (français et anglais)
• Choisir les mots-clés et le « domaine » de HAL

Source : URFIST de Rennes 36

 S’identifier/se créer un compte

• C’est votre premier dépôt sur HAL : il vous faudra vous créer un compte. Choisir cette
option dans le menu déroulant en haut à droite de la page d’accueil.

• Vous avez déjà déposé sur HAL : cliquer sur Connexion en haut à droite sur la page
d’accueil du portail HAL de Paris 8 puis renseigner vos identifiants.

Formation HAL et OA 37
S’identifier/se créer un compte

38
S’identifier/se créer un compte

39
S’identifier/se créer un compte

40
 Déposer sur HAL : les étapes
• Cinq étapes du dépôt (pour le texte intégral):
1. Se connecter sur Hal
2. Dépôt du (des) fichier(s) pour le texte intégral
3. Compléter les métadonnées du document
4. Saisir les données auteur(s)
5. Récapitulatif des informations et validation

• Pour les références bibliographiques, mêmes étapes, sauf dépôt du texte

• Voir le tutoriel « Comment déposer un fichier dans Hal »

• Voir aussi tutoriel vidéo du CCSD

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 Joindre le fichier

• Fichiers auteur = preprints, postprints auteur

• Fichiers éditeur : choisir cette option si :

- votre contrat ou la politique d’Open Access de l’éditeur vous autorise à déposer la version éditeur sur
une archive ouverte.
- l’éditeur a autorisé le dépôt de ce document sur une archive ouverte.
- votre institution a financé la publication en OpenAccess.
 Saisir les métadonnées du document
Importance du
Type de document Cliquer sur :
pour l’écran de saisie

Source : URFIST de Rennes 43

 Saisir les métadonnées du document

• Importance du résumé et des mots-clés pour la recherche du document

Source : URFIST de Rennes

44
 Saisir les métadonnées du document

• Le champ « Nom de la revue » permet d’afficher automatiquement les titres existants dans la base

• Plusieurs champs sont basés sur des référentiels : choix dans une liste
(vert : formes validées, rouge : formes non validées mais pouvant être utilisées)

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 Données auteur et affiliations

• Rechercher et sélectionner les différents auteurs.

• Vérifier leurs affiliations. L’affiliation est celle de l’auteur au moment de la publication.

• Cliquer sur « Ajouter un nouvel auteur » au début de la liste déroulante si besoin.

Dernière mise à jour : Février 2017

 Après le dépôt

• Avant la mise en ligne, modération et validation par le CCSD :

– Vérification juridique et technique du fichier et des métadonnées

• Après validation, mise en ligne publique rapide

• Possibilité de modifier les métadonnées ou éventuellement de déposer une

nouvelle version pour ce document
Mais impossibilité de retirer le document

47
 Après le dépôt

• Plusieurs possibilités d’interventions sur le dépôt :

Remplacer une version
Compléter, modifier Compléter le dépôt du texte intégral
les métadonnées du fichier Historique des
opérations

Accepter le partage de Ajouter à une Retirer d’une

propriété avec collection collection
un co-auteur…
48
Source : URFIST de Rennes
 L’importance de l’IdHAL
• Nombreuses graphies possibles d’un même nom, risques d’homonymie et d’erreurs
Ex : A.M. Dupont, Anne-Marie Dupont, AM Dupont, A.M. Dupont-Martin, etc.

• IdHAL est un identifiant unique qui regroupe sous un seul nom tous les dépôts.

• L’idHAL est associé au profil :

La forme auteur par défaut choisie pour l’idHAL sera proposée lors du dépôt si dans le profil la
case « auteur par défaut » est renseignée par « oui ».

• L’idHAL regroupe les différentes formes auteur mais ne les fusionne pas.

• IdHAL est utilisé pour créer son CV

• IdHAL est non modifiable

• Complémentaire des autres identifiants chercheurs : ORCID, IdRef

49
Créer son IdHAL

50
IdHAL et autres identifiants chercheurs

51
Autres identifiants chercheurs

52
IdHAL et formes auteurs

53
 Gérer son compte
• Accéder à la liste de ses dépôts :
– Pour modifier les métadonnées…

• Consulter ses statistiques

• Créer des alertes

• Générer un CV et la liste des publications

• Accéder aux fonctions avancées :

– Collections, exports…

Source : URFIST de Rennes 54

 Gérer son compte : les statistiques

• Pour consulter ses statistiques :

– Sélectionner les ressources : Auteur, Déposant, collection… dans l’Espace de
sélection

Source : URFIST de Rennes 55

 Gérer son compte : les statistiques

• Pour consulter ses statistiques :

– Paramétrer les résultats :

• Type de résultats :
– Consultations de la notice
– Téléchargements
–…
• Période
• Cumul ou non dans le temps

Source : URFIST de Rennes 56

 Gérer son compte : les statistiques
• Affichage de l’ensemble des dépôts d’une collection :

Source : URFIST de Rennes 57

 Gérer son compte : les statistiques

• Affichage des provenances des consultations :

Source : URFIST de Rennes 58

 Gérer son compte : créer et gérer son CV

• Pour créer son CV :

• Avoir d’abord créé son IdHal
• Aller dans Mon espace / Mon profil

URL d’un CV : http://cv.archives-ouvertes.fr/idHAL

Consultable par tout internaute; exemple : https://cv.archives-ouvertes.fr/joachim-schopfel

• Possibilité de choisir l’ordre de présentation des documents

• Choix des widgets affichés

Source : URFIST de Rennes 59

 Collections
• Ensemble de dépôts (sous-ensemble de HAL) à partir de
critères choisis.
Plus de 3300 collections dans HAL

• Utile pour regrouper des productions (collection de

laboratoire, collection de colloque).

• URL stable du type : http://hal.archives-

ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION.

• Page web de la collection est personnalisable (page d’accueil,

choix d’onglets du menu).

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5/ Questions juridiques? Pixabay License

Formation HAL et OA 61
Le dépôt dans une archive ouverte modifie-t-il les
droits des auteurs ?
• NON :
• « Le dépôt en accès libre ne remet pas en cause les droits de propriété
intellectuelle des auteurs » (CNRS)
• Un auteur garde toujours son « droit moral », inaliénable (notamment droit de
paternité)

• MAIS :
• Le droit patrimonial peut avoir été cédé à un éditeur
• « Les lois du copyright des éditeurs doivent être respectées et, avant le
dépôt d’un document sur une archive ouverte, le déposant doit vérifier
le droit d’archivage et la version du texte déposé, sans oublier l’accord
de dépôt des co-auteurs. » (CNRS)

Source : URFIST de Rennes 62

Droit d’auteur et archives ouvertes

• Avec le dépôt en Archive ouverte :

• L’auteur autorise la reproduction et la représentation de l’œuvre
à des fins de recherche et d’enseignement

• L’archive ouverte s’engage à respecter le droit à la paternité et

le droit à l’intégrité de l’œuvre, dont elle garantit la pérennité

• L’auteur peut préciser les modalités de réutilisation de l’œuvre

par l’attribution de licences
• Licences Creative Commons

Source : URFIST de Rennes 63

Quelles obligations pour les publications collectives ?

• Dans le cas de publications collectives :

• Il est nécessaire d’avoir obtenu l’accord des co-auteurs, à la fois pour

le texte et pour les illustrations

• En même temps que leur autorisation, demander l’affiliation précise

des co-auteurs, car elle est nécessaire au dépôt

• Sur HAL, les co-auteurs sont informés du dépôt et peuvent valider

leur statut de co-auteur par email ; ils ont la co-propriété du dépôt et
peuvent le compléter, le modifier et / ou ajouter un fichier.

Source : URFIST de Rennes 64

Qu’est-ce que je peux déposer dans une archive ouverte ?
• Presque tous les types de documents scientifiques :
• Articles, communications de colloque, preprints, rapports, thèse, ouvrages, chapitres d’ouvrage…

• Seuls les documents confidentiels ou protégés (brevets) ne doivent pas être

déposés

• Adapter chaque type de dépôt au statut du document :

• Texte non publié ?
• Texte déjà publié ?
• Avec ou sans contrat ?
• Quelles incidences commerciales ?
• Y a-t-il des co-auteurs ?

Source : URFIST de Rennes 65

Aspects juridiques – Différentes versions d’un article

• Preprint (ou prépublication)= version

soumise d’un article. Seul l’auteur est
intervenu dessus.

• Postprint (ou postpublication)

accepté/postprint auteur = version
soumise d’un article relue par le reviewer
et corrigée par l’auteur.

• Postprint publié/postprint éditeur =

version de l’article relue, corrigée et mise
en page par l’éditeur.

66
 Quelle version d’un texte puis-je déposer dans une
archive ouverte ?
• « AVANT publication, l’auteur reste détenteur des droits sur son texte :
• Exemple : les préprint

• APRES publication SOUS contrat :

• Sauf interdiction, l’auteur a le droit de diffuser sa version/auteur du document dans une archive
institutionnelle. Il est interdit, sauf accord explicite, de déposer un fichier produit par un éditeur
commercial
• Si l’auteur a signé la cession à titre exclusif des droits ou une clause d’exploitation électronique du
document par l’éditeur : l’auteur doit demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur et respecter les règles
d’embargo.

• APRES publication SANS contrat l’auteur peut diffuser son document, le copyright n’est pas
un frein. »
(Source : CNRS)

67
En pratique, est-ce que je peux déposer
un article déjà publié ?
• Se renseigner sur la politique de la revue sur Sherpa/Romeo
• Déposer plutôt les «fichiers-auteurs» (pre-print, post-print, final draft), produits
dans le laboratoire, sauf deux exceptions :
• le « fichier éditeur » d’un article publié dans une revue en open access
• Certains éditeurs préfèrent le dépôt de leur version (IEEE, SIAM, EDP
sciences…)

• Dès qu’un document est publié, ajouter dans l’archive ouverte les références de
publication, et le lien DOI vers la publication commerciale

• Utiliser le dépôt différé pour respecter la période d’embargo de l’éditeur

→ Les éditeurs commerciaux n’ont que les droits cédés par les auteurs !

Source : URFIST de Rennes 68

 Bibliographie

Les supports des stages de l'URFIST de Bretagne et des Pays de la Loire :

"Rendre visibles ses travaux sur les archives ouvertes", Marie-Laure Malingre et Florence Thiault, 23/11/2018
"Archives Ouvertes en pratique : recherche, dépôt, gestion", Marie-Laure Malingre et Alexandre Serres, 14/11/2018

Couperin.org. https://www.couperin.org/services-et-prospective/open-access/gtao Access.

Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD), « HAL le dépôt de mon article scientifique publié :
tutoriel vidéo ». Disponible sur : https://www.ccsd.cnrs.fr/tutoriel-video-le-depot-dans-hal/

Calimaq, « Open Access : quelles incidences de la loi « République numérique » ?

INIST, Libre accès à l’information scientifique et technique

Lionel Maurel, Open Access : quelles incidences de la loi « République numérique », 31 octobre 2016, S.I.Lex

CIEP. Une sélection de ressources sur l’accès libre et gratuit à l’information scientifique
Guides Formadoct
69
 Contacts

En cas de question, vous pouvez contacter l’équipe de formation des usagers :

vfbu@univ-paris8.fr ou
Des services aux chercheurs :
serviceschercheurs.bu@listes.univ-paris8.fr

Formation HAL et OA 70