Emplear Informática Aplicada en Cada Especialidad

Universidad Provincial de Oficios
NIVEL IV
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UNIDAD DE COMPETENCIA Nº 3
EMPLEAR INFORMÁTICA APLICADA EN CADA ESPECIALIDAD
INTRODUCIÓN A EXCEL
Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp.

Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus
funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de
cálculo.
Con este programa podremos realizar hojas de cálculo, crear gráficos y organizar
datos de una manera sencilla y práctica.
Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de

una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos
nuestro trabajo.
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INTERFAZ EXCEL
Excel presenta cinco zonas o partes bien definidas. En la zona superior

encontraremos la Barra de título, la que tiene a su izquierda el icono del programa para
obtener acciones en la ventana a la derecha de este botón encontraremos una Barra de
acceso directo.
Hacia el centro el Título del documento activo y hacia la derecha los botones para
Minimizar, Minimizar/Maximizar y Cerrar la ventana.
Por debajo de la Barra superior veremos una Barra o Cinta de

Herramientas que contiene divididas en categorías con distintas pestañas: Archivo,
Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Acrobat.
Cada una tendrá a su vez una serie de Secciones desde las cuales trabajaremos
dependiendo las herramientas que necesitemos.
Esta Barra o Cinta podrá ser habilitada o deshabilitada para ampliar nuestra área
de trabajo en cualquier momento con pulsar en el botón.
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Una zona Central constará de dos partes interrelacionadas. Por un lado la hoja de
cálculo central, compuesta de Filas y Columnas, y por otra de la Barra de funciones.
Las operaciones o el ingreso de cualquier dato que realicemos en la Hoja de

cálculo lo veremos reflejado en esta barra.
Finalmente veremos la Barra de estado en la Barra inferior. Aquí cabe destacar

que tendremos hacia la derecha la herramienta Zoom que nos permitirá agrandar o
disminuir la vista de la Hoja según nuestra conveniencia.
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ARCHIVO GUARDAD EN EXCEL
Al abrir Excel siempre nos encontraremos con la pestaña de Inicio por defecto y
hacia su izquierda encontraremos Archivo resaltado en Verde.
Pulsando allí nos encontraremos con todas aquellas funciones comunes a la

mayoría de programas como ser Guardar, Abrir, Cerrar, Nuevo, Imprimir, etc. Más
otras funciones propias de Excel, aun cuando no hemos realizado nada en nuestro
documento podremos Guardar el mismo.
Para ello hacemos clic en el botón correspondiente, con lo cual nos aparecerá un
cuadro.
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En la ventana nos encontraremos a la izquierda con una Columna para navegar y

decidir sobre la ubicación del documento a Guardar.
Desde cualquier parte que nos encontremos y abriendo cada carpeta llegaremos al
lugar donde guardaremos. En caso de que necesitemos crear una carpeta para el destino
final pulsamos el botón por encima de esta zona. Al hacerlo nos creará la carpeta y a la
vez nos permitirá agregar un nombre.
Luego de esto, con un enter o doble click ingresamos. Finalmente en el

campo Nombre de archivo colocamos el nombre del futuro documento a crear.
Para resumir en lo que respecta a lo más importante de este cuadro, al desplegar

Tipo, veremos que encontraremos diferentes formatos de Guardar, y por defecto
encontraremos Libro de Excel, correspondiente a la extensión .xls nativa o típica de este
programa.
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Pulsamos Guardar y así tendremos debidamente guardado el archivo, el cual se

verá reflejado luego en la zona de título.
FILAS, COLUMNAS Y CELDAS
La hoja de cálculo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, la

intersección de una y otra componen las Celdas.
Veremos que al seleccionar una celda nos aparecerá en la Barra de funciones y en

el campo Cuadro de nombres, la definición de la celda elegida. En este caso hemos
elegido la columna A y la Fila 1, por lo que la Celda corresponde a A1.
Si ahora escribimos algo en esta, nos aparecerá tanto en la celda como en el

campo de la Barra de fórmulas.
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De igual manera podremos cambiar lo escrito en la Celda como en la Barra de

fórmulas y los cambios se producirán automáticamente en ambas.
Podemos Guardar lo que vayamos incorporando yendo a la Pestaña Archivo y
pulsar Guardar, o recurriendo a la Barra de acceso rápido donde encontraremos el botón
representado por el icono correspondiente.
De esta manera conseguiremos mayor rapidez y comodidad ante cada cambio que
consideremos necesario guardar.
FORMATO A LA TABLA – DIBUJAR BORDES, COLOR DE RELLENO
Sombreamos el área en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la información

que hemos escrito.
Esto lo hacemos, ubicándonos en la celda a partir de la cual queremos sombrear.

En este caso la celda C2 y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado,
comenzamos a mover el ratón para abarcar toda la información.
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Una vez sombreada la información hasta la celda E12 en este caso, buscamos un
botón ubicado para dibujar bordes en la opción Fuente de la pestaña Inicio de la barra
de herramientas.
Elegimos la Opción Dibujar Bordes. Desplegamos la ventana de opciones y al

pulsar la flechita, veremos todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este
caso escogeremos dibujar Todos los bordes.
De esta forma quedará nuestra nómina en forma de tabla con todos sus bordes
debidamente dibujados.
Para tener una mejor visualización de nuestra tabla, vamos a cambiar el formato
en algunas celdas- Pondremos en negrita la palabra Rubro y los meses. Para ello
sombreamos estas cinco celdas, que queremos cambiar formato.
Buscamos la opción negrita de la barra de herramientas y la pulsamos.
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Vamos a cambiar el color del fondo para destacar aún mejor esta zona superior.
Las celdas por defecto tienen color blanco, el cual podemos cambiar.
Para ello sombreamos estas celdas, y buscamos en nuestra barra de herramientas
el botón Color de relleno, (que es el botón en forma de cubeta).
Desplegamos el menú y seleccionamos el color deseado de relleno, en este caso

será el verde.
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INSERTAR GRÁFICOS
La opción de Gráficos se encuentra en la pestaña correspondiente a Insertar, de la
barra de herramientas.
Y presenta una amplia gama de gráficos. Para crear uno Sombreamos los datos a
graficar (en este caso solo utilizaremos dos rubros para simplificar la explicación).
Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos

Columna. Pulsamos y se abrirán las opciones correspondientes al tipo de gráfico
Columna. Seleccionamos alguno apropiado.
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El Gráfico aparecerá en nuestra hoja de trabajo con la información que hemos

seleccionado.
Como vemos es un gráfico en el que donde se presentan los meses en el eje

horizontal y las ventas en valores monetarios, en el eje vertical. Las columnas en dos
colores representan los dos productos de interés correspondientes a Martillos en azul y
Clavos en rojo.
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FORMATO DE CELDA – NÚMEROS
Hay ocasiones en las que importamos datos a Excel o simplemente queremos

modificar la manera en que se despliegan los números de una celda después de haberlos
ingresado y para ello podemos utilizar los comandos de la Cinta de opciones que se
encuentran dentro del grupo Número en la ficha Inicio. Cualquiera de estos comandos
aplicará el formato seleccionado a la celda activa o a una selección de celdas.
1. Podemos elegir rápidamente un formato de la lista de formatos más utilizados

entre los cuales encontramos los formatos Número, Moneda, Contabilidad,
Fecha corta, Fecha larga, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica y Texto.
2. El menú desplegable del botón Formatos de contabilidad nos permite elegir
entre varias opciones de formatos específicos de contabilidad y especificar si
deseamos agregar el símbolo de dólares americanos o el símbolo de euros.
3. El botón Estilo porcentual aplicará un estilo de porcentaje al valor de la celda.
4. El comando Estilo millares agregará el separador de miles al valor numérico de
la celda.
5. Podemos Aumentar decimales mostrados dentro de la celda siempre y cuando
el valor numérico contenga dicha cantidad de decimales.
6. También podemos mostrar menos decimales utilizando el botón Disminuir
decimales.
7. Si queremos tener más opciones de formato podemos pulsar el indicador de
cuadro de diálogo del grupo Número el cual abrirá una nueva ventana que nos
dará más opciones de formato.
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El cuadro de diálogo Formato de celdas
Si ninguno de los comandos de formato de la Cinta de opciones atiende nuestros

requerimientos de formato, entonces podemos pulsar el indicador correspondiente que
se encuentra justo a la derecha de la etiqueta del grupo Número y se mostrará el cuadro
de diálogo Formato de celdas:
También podemos abrir este cuadro de diálogo si seleccionamos la opción Más

formatos de número dentro de la lista de formatos del grupo Número en la ficha Inicio.
De igual manera tendremos acceso a él si hacemos clic derecho sobre cualquier celda y
seleccionamos la opción Formato de celdas.
A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato

aplicado a una celda de Excel. La sección Número nos muestra 12 categorías de
formato de las cuales podemos elegir y además configurar ciertas propiedades
particulares. A continuación se describen brevemente los más usados:
1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas

de una hoja y despliega los números tal como son ingresados excepto cuando el
valor es muy grande para caber en la celda y lo convierte a notación científica.
2. Número: Este formato nos permite especificar la cantidad de posiciones
decimales que deseamos mostrar y además indicar si deseamos incluir el
separador de miles. Otra opción de configuración es la de indicar el formato de
los números negativos ya sea solamente con el símbolo negativo (-), o de color
rojo, o ambas opciones.
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3. Fecha: Esta opción nos permite elegir entre diferentes formatos para una fecha.
4. Porcentaje: Nos permite desplegar el símbolo de porcentaje e indicar la
cantidad de decimales.
5. Texto: Cuando este formato es aplicado a una celda, Excel tratará dicho valor
como un texto, inclusive si es un número.
CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE
Primero crea una lista que será el origen de los datos presentados en el
desplegable; sencillamente escribe estos datos en una columna, a ser posible, en otra
hoja distinta a la que contendrá el desplegable.
En la imagen verás un ejemplo, en el que hemos coloreado las celdas y hemos

dejado unas cuantas celdas extra por si en un futuro queremos añadir más ciudades.
Ahora volvemos a la hoja donde están las celdas a las que queremos insertar la
lista desplegable. Las seleccionamos, como muestra la imagen.
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Desde la ficha Datos hacemos clic sobre el botón Validación de datos.
En el diálogo mostrado tan sólo tendrás que hacer 3 cosas:
1. En Permitir, selecciona la opción Lista

2. Si no importa que los usuarios dejen la celda vacía, active la
casilla Omitir blancos. (opcional)
3. Selecciona el origen de la lista: las que contenían los nombres de las
ciudades; no selecciones el encabezado, sólo las ciudades, y las celdas coloreadas por si
agregamos nuevas en un futuro.
Haz clic sobre el botón Aceptar.
Las celdas seleccionadas mostrarán un desplegable para seleccionar fácilmente en

lugar de teclear el texto que contendrán.
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Mensaje de entrada – Mensaje de error
En la ventana de validación tenemos dos pestañas más para tener en cuenta.
Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.
Si desea que aparezca un mensaje cuando se haga clic en la celda, active el

cuadro Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda y escriba un título y un
mensaje en los cuadros (hasta 225 caracteres). Si no desea que se muestre un mensaje,
desactive la casilla.
Haga clic en la pestaña Mensaje de error.
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Active la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos,

elija una opción en el cuadro Estilo, y escriba un título y un mensaje. Si no desea que
aparezca un mensaje, desactive la casilla.
OPERACIONES CON SUMAS
Principalmente Excel es una gran hoja de cálculo, utilizada para realizar

diferentes operaciones matemáticas y financieras.
Comencemos con la suma: existen dos formas en las que puede realizarse la
operación suma en Excel, una utilizada principalmente cuando son rangos numéricos
continuos, y la otra en cualquier situación que se desee calcular una suma.
Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma.
Para que Excel reconozca una operación, es utilizado el signo igual. Este indica
que un cálculo numérico se realizará en dicha celda.
Veamos como nuestra barra de fórmulas y celda identifican el signo igual.

Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril,
marcaremos estas cuatro celdas.
Luego de haber escrito el signo igual con el ratón nos ubicamos en la primera
cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo más.
Marcamos la segunda cantidad (posicionándonos nuevamente con el ratón) y escribimos

otro signo más, marcamos la tercera cantidad…
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Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo más, seguido de la

cuarta cantidad.
Veamos también la barra de fórmulas, como va mostrando todo lo que se está
realizando en la celda seleccionada:
Cuando se haya marcado la última celda a sumar, pulsamos Enter en el teclado y

así tendremos el resultado de la suma.
Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemos
posicionarnos con el ratón en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada
una de estas celdas se marca, formándose un borde de color alrededor de ella.
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Otra forma de sumar: Nos posicionamos en la celda donde queremos

presentar la suma de varias cantidades. Nos dirigimos a la pestaña
Fórmulas y en la Sección Biblioteca de funciones pulsamos el botón
Autosuma.
Una vez pulsada la función Autosuma, seleccionamos el rango que se desea

sumar. Las celdas seleccionadas se verán con la línea punteada intermitente.
Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y manteniendo

el botón izquierdo del ratón apretado nos vamos moviendo hacia la izquierda hasta
marcar todas las celdas a sumar.
Podremos ver cuál es el rango de datos que está sumando entre paréntesis y
separados por dos puntos que indica que comprende todos aquellos datos desde la celda
C5 hasta la celda F5.
Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el
resultado de la suma.
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Para la Multiplicación procedemos igual colocando el signo igual (=) seguido de

las cifras que queremos multiplicar y pulsando el asterisco (*) en el teclado numérico.
Finalmente pulsamos Enter para obtener el resultado.
Para la División es exactamente el mismo procedimiento usando el signo de la

barra inclinada (/).
En casos en que quisiésemos hacer operaciones combinadas, las leyes de cálculo

deberán cumplirse siempre en Excel. Por ejemplo si se desea realizar la siguiente
operación: sumar cuatro más cinco y sumarle el resultado de dividir veinte entre cuatro.
Es decir, 4+5+ el resultado de dividir 20 entre 4.
Primero se realiza la operación entre paréntesis para luego terminar con el resto
de las operaciones. Es decir, Al final tendríamos esta operación: 4+5+5. El último 5 es
el resultado de dividir 20 entre 4.
Y no olvidemos, Siempre veremos en la barra de formula la operación realizada y

en la celda el resultado.
Si nos dirigimos a la pestaña Fórmulas veremos en la Biblioteca de

funciones varios botones que responden a distintas categorías como ser Financieras,
Lógicas, Texto, etc.
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Buscamos en la biblioteca la función Suma.
Seleccionamos el rango que queremos sumar.
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De la manera que ya vimos seleccionamos el rango que la hoja de Excel.
A continuación verificamos el rango, presionamos enter y aceptar.
Otra manera es escribir el igual (=) y a continuación la palabra suma seguido de

paréntesis, seleccionamos el rango y presionamos enter.
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Si queremos saber cuál es la cantidad presupuestada promedio mensual por rubro,

realizamos lo siguiente:
Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado. Escribimos la función
Promedio (por debajo nos aparecerá una ayuda contextual para ubicar la función).
Sombreamos el área de cálculo lo cual nos mostrará entre paréntesis las celdas
comprendidas.
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Pulsamos Enter y obtenemos el resultado que en este caso y dado que tenemos la
misma cantidad nos dará como Promedio el mismo número.
FUNCIÓN BUSCARV
La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un

rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho
valor existe o no. Esta función es una de las más utilizadas para realizar búsquedas en
Excel por lo que es importante aprender a utilizarla adecuadamente.
Preparar los datos para la función BUSCARV
Comenzaremos con un ejemplo sencillo donde utilizaremos la función

BUSCARV para realizar una búsqueda dentro de un directorio telefónico. Pero antes de
escribir la fórmula que nos ayudará a realizar la búsqueda, será importante poner
atención a los datos de origen.
Para utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en

nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera
vertical, es decir organizada por columnas.
Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical
(por eso la letra “V” en el nombre de la función) hasta encontrar la coincidencia del
valor que buscamos. Por ejemplo, los datos de nuestro directorio telefónico deberán
estar organizados de la siguiente manera:
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Algo que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre realizará la
búsqueda sobre la primera columna de los datos. En el rango mostrado en la imagen
anterior (A2:B11), la función BUSCARV realizará la búsqueda sobre la columna A.
Esto quiere decir que para nuestro ejemplo podremos buscar un nombre y obtener
el teléfono, pero no podremos buscar un teléfono y obtener el nombre ya que la
búsqueda siempre se realiza sobre la primera columna de la izquierda. Por esta razón es
importante preparar los datos adecuadamente para obtener los resultados que
necesitamos.
Algo que también debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que, si existen otras
tablas de datos en la misma hoja de Excel debemos dejar al menos una fila y una
columna en blanco entre nuestros datos de búsqueda y las otras tablas de manera que la
función detecte adecuadamente el rango donde se realizará la búsqueda.
Sintaxis de la función BUSCARV
La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la manera
en cómo le indicamos los datos con los que trabajará así como ciertos criterios de
ejecución. En el caso de la función BUSCARV tenemos cuatro argumentos que se
describen a continuación:
 Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar y el cual

será buscado en la primera columna del rango de datos. Podemos colocar el
texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que
contenga el valor buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre
mayúsculas y minúsculas.
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 Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una referencia al

rango de celdas que contiene los datos.
 Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el número de
columna que deseamos obtener como resultado. Una vez que la función
BUSCARV encuentra una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como
resultado la columna que indiquemos en este argumento.
 Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir falso o
verdadero. Con este argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de
búsqueda que realizará y que puede ser una búsqueda exacta (FALSO) o una
búsqueda aproximada (VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá
un valor VERDADERO.
Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y uno
opcional. Sin embargo, es recomendable siempre utilizar los cuatro argumentos
indicando en el último de ellos el valor FALSO para asegurar una búsqueda exacta.
Ejemplo de la función BUSCARV
Para hacer una búsqueda con la función BUSCARV sobre los datos de ejemplo,
seguiremos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar y que es uno de los nombres
de la columna A.
2. En la celda E2 ingresaré el nombre de la función BUSCARV de la siguiente
manera: =BUSCARV(
3. Inmediatamente después de ingresar el paréntesis haré clic en la celda E1 para
incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el
primer argumento de la función: =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumento, debo seleccionar la tabla de datos sin
incluir los títulos de columna que para nuestro ejemplo será el rango A2:B11.
Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para
finalizar con el segundo argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función
BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la
celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo
tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el
tercer argumento con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que
deseo hacer una búsqueda exacta y finalmente terminará el ingreso de los
argumentos con un paréntesis. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
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De esta manera, la función BUSCARV hará la búsqueda del valor de la celda E1

sobre los valores del rango A2:A11 y como resultado nos devolverá la celda de la
columna B2:B11 que le corresponda. Observa el resultado de la función recién descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos

modificarlo para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará
el resultado automáticamente.
Errores comunes al usar la función BUSCARV
 Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función
BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor
buscado.
 Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la
tabla obtendremos un error de tipo #¡REF!
 Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV
regresará un error de tipo #¡VALOR!
 Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero
no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo
#N/A.
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NIVEL IV
FUNCIÓN BUSCARH
La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el

valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta
función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.
Cuando utilizar la función BUSCARH
Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se

encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV
realiza la búsqueda en una columna.
Sintaxis de la función BUSCARH
La función BUSCARH tiene cuatro argumentos que son los siguientes:
 Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
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 Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe

ser una fila.
 Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que
regresará la función.
 Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia
exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará

el valor de error #N/A.
Ejemplo de la función BUSCARH
En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada

uno de los vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los
nombres de los vendedores y como filas los meses.
Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para
ello puedo utilizar la función BUSCARH de la siguiente manera:
=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)
El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El

segundo argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses
(columna A) porque no me interesa dicha información.
El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH

regrese como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila
para el mes de febrero es la fila número 3.
Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo
una coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:
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NIVEL IV
Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función
cambiará de argumentos de la siguiente manera:
=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)
Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de
Abril, entonces la función sería la siguiente:
=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)
De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una
fila (búsqueda horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.
FILTROS
Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja,
esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, por
ejemplo si tenemos la siguiente tabla:
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NIVEL IV
Podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia

del 70 % por lo tanto eliminamos todas las filas de alumnos que no cumplan con ese
criterio.
Para nuestro objetivo, seleccionaremos la celda de la lista y vamos a la pestaña

“Datos” en el panel “Ordenar y filtrar” donde pulsamos en “Filtro”.
Automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra.
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NIVEL IV
Si oprimimos en el control que muestra la fecha, aparece un menú desplegable

que nos permite establecer los criterios que nos interesan.
Para nuestro objetivo nos interesa la selección recuadrada en rojo, que tiene los
porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la izquierda, para nuestro
propósito, deberemos destildar todos los porcentajes distintos al 70 %.
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NIVEL IV
Después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa.
INTRODUCIÓN A PROJECT
Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñado,

desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos
en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso,
administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
INTERFAZ PROJECT
Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del

Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga click en el
botón cerrar de la ventana de ayuda , la ventana de Project se vería así:
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NIVEL IV
La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la parte

superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte
superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria se pueden
ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle
deseado.
La Tabla de Tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por
ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas.
Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una
tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce como Campo.
El área del gráfico de Gantt muestra gráficamente cada una de las tareas. La
posición de la barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza
y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra de tarea en relación a otra indica
si las tareas se suceden o se superponen.
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HERRAMIENTAS
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NIVEL IV
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NIVEL IV
PANEL DE TAREAS
El Panel de Tareas nos proporciona ayuda para la creación de Tareas, definición

de Recursos, dar Seguimiento a los proyectos y la preparación de Informes.
El menú Tareas tiene muchas de las opciones de la Guía de Proyectos.
En el menú Recursos podemos definir los elementos que nos ayudan a preparar el
proyecto.
Con la opción Seguimiento tenemos la facilidad de actualizar las tareas o

proyectos y verificar el progreso de cada proyecto.
La opción Informes nos brinda ayuda para mantenernos al tanto del progreso de
nuestro proyecto, con ella tenemos la posibilidad de ver los riesgos y los costos del
proyecto.
VISTAS DE PROJECT
La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas.
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NIVEL IV
Vista Calendario
Vista Diagrama de Gantt
Vista Uso de tareas
Vista Gráfico de Recursos
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NIVEL IV
Vista Hoja de Recursos
CREAR UN PROYECTO
Ingrese al Project y para crear un proyecto se debe acceder al project,
seleccionar el menú de la parte superior izquierda denominado “Archivo” y en las
opciones de la parte izquierda seleccionar “Nuevo” y dentro de este la opción
“Proyecto en blanco”, presione el botón Crear.
Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas propiedades,

seleccionando en el menú “Proyecto” y en la parte izquierda de la barra de
herramientas “Información del Proyecto”:
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NIVEL IV
Para que se defina entre otros: la fecha de inicio del proyecto, el calendario, la
prioridad.
Regresando al menú
tarea, se encuentra bajo él la
barra de herramientas con las
opciones que normalmente se
utilizan más, a continuación
está el área de trabajo donde
se crean y modifican las tareas
o actividades de un proyecto
con sus atributos; y, por último
en la parte inferior está la
barra de estado, que es donde
se informa el estado de alguna
actividad.
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NIVEL IV
Para ingresar una tarea más comúnmente llamada en el ámbito de proyectos una
actividad, se debe ubicar en el área de trabajo y digitar el nombre de la tarea.
En la siguiente pestaña denominada “Predecesoras”, se tendrá información de que tarea

antecede y el tipo de relación (si debe terminar la otra para esta empezar, si empiezan
iguales, si deben terminar iguales y con cuántos días de diferencia).
La siguiente pestaña contiene la asignación de recursos
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Relaciones padre – hijo entre tareas
Cuando una o más tareas son parte de una tarea o actividad mayor, estás deben
estar bajo la tarea padre, se las debe seleccionar (se ponen oscuras), en la barra de
herramientas se presiona el botón con la flecha verde hacia la derecha (Aplicar sangría).
De manera que las tareas hijas se ven más a la derecha del padre, así:
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Si uno presiona el botón Autoprogramar de la barra de herramientas, las fechas se

llenan automáticamente.
En la parte derecha del área de trabajo aparece un diagrama Gant, que refleja el
plazo en el que una tarea se realiza en el tiempo y las relaciones entre tareas. Las que
aparecen en negro son las tareas padres o de agrupación, las azules y rojas las tareas
hijas y las no rellenas, son las no programas.
ANIDAR TAREAS
Una vez que hemos determinado todas las tareas de nuestro proyecto, debemos
indicar que actividad está dentro de cada fase del proyecto. Nuestro objetivo lo
logramos seleccionando las actividades que queremos anidar en cada fase.
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En nuestro ejemplo seleccionamos Act 1.1 y Act 1.2 que deben estar dentro de la
Fase 1; y presionamos la opción “Aplicar sangría” en la pestaña TAREA.
De esta manera vamos anidando cada actividad en la fase que corresponde.
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PREDESESOR
Cuando tenemos diferentes tareas dentro de un mismo proyecto suele ser

necesario indicar si antes de comenzar una tarea es preciso terminar otra antes.
Daba esta situación existe la opción de vincular las tareas, para realizar esta
trabajo seleccionamos las tareas a vincular y presionamos la opción “Vincular tareas” de
la pestaña TAREA, en la zona de grafico podemos observar el cambio.
De esta manera vamos vinculando cada tarea.
Una vez vinculadas todas las actividades podemos observar en la columna

“Predecesoras” las actividades que deben finalizar antes de iniciar dicha actividad.
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NIVEL IV
Por ejemplo en este caso podemos observar que para comenzar la Act 2.1.1 debe
terminar antes la Act 1.2.
CAMINO CRÍTICO
Todas las tareas son importantes, pero solo algunas de ellas son críticas. La ruta
crítica es una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de
finalización del proyecto. Si una tarea de la ruta crítica está retrasada, se retrasa todo el
proyecto.
Para visualizar el camino crítico vamos a la pestaña “Formato” y seleccionamos

“Tareas Crítica”.
47

Emplear Informática Aplicada en Cada Especialidad - Completo Rotte

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Universidad Provincial de Oficios

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp.

Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de

Excel presenta cinco zonas o partes bien definidas. En la zona superior

Por debajo de la Barra superior veremos una Barra o Cinta de

Las operaciones o el ingreso de cualquier dato que realicemos en la Hoja de

Finalmente veremos la Barra de estado en la Barra inferior. Aquí cabe destacar

ARCHIVO GUARDAD EN EXCEL

Pulsando allí nos encontraremos con todas aquellas funciones comunes a la

En la ventana nos encontraremos a la izquierda con una Columna para navegar y

Luego de esto, con un enter o doble click ingresamos. Finalmente en el

Para resumir en lo que respecta a lo más importante de este cuadro, al desplegar

Pulsamos Guardar y así tendremos debidamente guardado el archivo, el cual se

FILAS, COLUMNAS Y CELDAS

La hoja de cálculo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, la

Veremos que al seleccionar una celda nos aparecerá en la Barra de funciones y en

Si ahora escribimos algo en esta, nos aparecerá tanto en la celda como en el

De igual manera podremos cambiar lo escrito en la Celda como en la Barra de

FORMATO A LA TABLA – DIBUJAR BORDES, COLOR DE RELLENO

Sombreamos el área en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la información

Esto lo hacemos, ubicándonos en la celda a partir de la cual queremos sombrear.

Elegimos la Opción Dibujar Bordes. Desplegamos la ventana de opciones y al

Desplegamos el menú y seleccionamos el color deseado de relleno, en este caso

Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos

El Gráfico aparecerá en nuestra hoja de trabajo con la información que hemos

Como vemos es un gráfico en el que donde se presentan los meses en el eje

FORMATO DE CELDA – NÚMEROS

Hay ocasiones en las que importamos datos a Excel o simplemente queremos

1. Podemos elegir rápidamente un formato de la lista de formatos más utilizados

El cuadro de diálogo Formato de celdas

Si ninguno de los comandos de formato de la Cinta de opciones atiende nuestros

También podemos abrir este cuadro de diálogo si seleccionamos la opción Más

A través de este cuadro de diálogo tendremos un mayor control sobre el formato

1. General: El formato General es el formato predeterminado de todas las celdas

CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE

En la imagen verás un ejemplo, en el que hemos coloreado las celdas y hemos

Desde la ficha Datos hacemos clic sobre el botón Validación de datos.

En el diálogo mostrado tan sólo tendrás que hacer 3 cosas:

1. En Permitir, selecciona la opción Lista

Haz clic sobre el botón Aceptar.

Las celdas seleccionadas mostrarán un desplegable para seleccionar fácilmente en

Mensaje de entrada – Mensaje de error

En la ventana de validación tenemos dos pestañas más para tener en cuenta.

Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

Si desea que aparezca un mensaje cuando se haga clic en la celda, active el

Haga clic en la pestaña Mensaje de error.

Active la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos,

OPERACIONES CON SUMAS

Principalmente Excel es una gran hoja de cálculo, utilizada para realizar

Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma.

Veamos como nuestra barra de fórmulas y celda identifican el signo igual.

Marcamos la segunda cantidad (posicionándonos nuevamente con el ratón) y escribimos

Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo más, seguido de la

Cuando se haya marcado la última celda a sumar, pulsamos Enter en el teclado y

Otra forma de sumar: Nos posicionamos en la celda donde queremos

Una vez pulsada la función Autosuma, seleccionamos el rango que se desea

Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y manteniendo

Para la Multiplicación procedemos igual colocando el signo igual (=) seguido de

Para la División es exactamente el mismo procedimiento usando el signo de la

En casos en que quisiésemos hacer operaciones combinadas, las leyes de cálculo

Y no olvidemos, Siempre veremos en la barra de formula la operación realizada y

Si nos dirigimos a la pestaña Fórmulas veremos en la Biblioteca de