MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANDO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” SSSmescsssscscsssos= MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS RESOLUCION DE ALCALDIA N° -2020-MPS/A APROBADO POR: ===: od | Elaborado por: Unidad de Archivo Central # Oficina de Secretaria | General | Revisado y validado por, — | Gerencia de Asesoria Juridica Aprobado por: AlcaldiaMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO o “ARCHIVO CENTRAL” INDICE INTRODUCCION 1. OBJETIVO N. FINALIDAD WL ALCANCE IV. BASE LEGAL V. _ RESPONSABILIDAD VI. VIGENCIA VIL. PROCEDIMIENTOS TECNICOS 7.1. De administracin de documentos 7.2. De organizacién de documentos 7.3. De transferencia de documentos 7.4. De eliminacién de documentos 7.5. De senvicios de informacién Vill. DIAGRAMA DE FLUJOGRAMAS + Flujograma N° 01 - Procedimiento: Organizacion de Documentos + Flujograma N° 02 - Procedimiento: Transferencia de Archivos + Flujograma N° 03 - Procedimiento: Eliminacién de Documentos * Flujograma N° 04 - Procedimiento: De Servicios de Informacion IX. ANEXOS 9.1, Modelo resolucién de alcaldia aprobando el manual 9.2. Cuadro de clasificacién de series documentales. 9.3. Rétulo del archivador 9.4. Rétulo de la caja 9.5. Rétulo del paquete 9.8. Foliacién de documentos archivisticos 9.7. Tabla de retencién de documentos 9.8. Formato inventario de transferencia de documentos Inventario de registro - - Inventario de expedientes judiciales Inventario de expedientes administrativos Inventario de expedientes coactivos 9.9. Modelo de memorandum de transferencia documental 9.10. Unidades de conservacion 9.11. Modelo de documento solicitando conformacién del CED 9.12, Modelo resoluci6n de alcaldia aprobando conformacién del CED 9.13. Formato de inventario de eliminacién de documentos 9.14. Modelo de acta de sesion del CED. 9.15, Formato de servicios de informacién - usuario interno 9.16. Formato solicitud de acceso a la informacion publica 9.17. Control de busqueda de documentos 9.18. Glosario de términos archivisticosMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” INTRODUCCION EI Manual de Procedimientos Archivisticos para la Municipalidad Provincial de Satipo, es un documento de Gestién Archivistica que ha sido elaborado teniendo en consideracién la normatividad vigente aprobada por el Archivo General de la Nacién, como ente rector y central del Sistema Nacional de Archivos y con el propésito de uniformizar la organizacién y administracién del acervo documental. Comprende los procedimientos: v SSN 48 De Administracién de Documentos De Organizacién Documental De Transferencia de Documentos De Eliminacién Documental De Servicio de Informacion En el presente Manual de Procedimientos Archivisticos, se detalla la forma sistematica de etapas y tareas a realizar en cada nivel de archivo, asimismo se han disefiado formatos que facilitan su aplicacion Su cumpiimiento seré de beneficio para la Municipalidad Provincial de Satipo, porque permitira mantener centralizada y organizada toda documentacién generada y su puesta en servicio.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO Formulada por: Unidad de Archivo Central Tipo de Manual: Procedimientos OBJETIVO \dentificar las acciones y tareas de los procedimientos archivisticos a fin de facilitar y hacer mas eficiente el tratamiento de los documentos de archivo en sus diferentes niveles. Ademas de regular el procedimiento que permita realizar las transferencias documentales de los archivos de gestion y/o periféricos de manera ordenada, organizada y estandarizada a la Unidad de Archivo Central, asi como proporcionar a los usuarios de las unidades organicas de la Municipalidad Provincial de Satipo, el procedimiento que les permita solicitar adecuadamente documentos, bajo ta modalidad de consulta, biisqueda y Préstamo de documentos de la Unidad de Archivo Central. FINALIDAD Establecer los lineamientos que permitan realizar los procedimientos archivisticos de los archivos de gestién y/o periféricos a la Unidad de Archivo Central; asi como orientar a los usuarios de las unidades orgénicas sobre la forma correcta de solicitar los servicios archivisticos de la Municipalidad Provincial de Satipo y ‘descongestionar los archivos de gestién y/o periféricos periédicamente. ALCANDE El presente Manual de Procedimientos Archivisticos es de aplicacién obligatoria en las oficinas de Unidad de Archivo Central, Archivos Periféricos, Archivos de Gestion y Unidades Organicas de la Municipalidad Provincial de Satipo que intervengan en los procesos archivisticos, BASE LEGAL 41. Constitucién Politica del Pend, Art. 21°, 191° y 196° 42 Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades. 43. Ley N° 19414, Ley que Declara de Utlidad Publica la Defensa, Conservacién e Incremento del Patrimonio Documental y su reglamento, aprobado con Decreto Supremo N° 022-75-ED. 44. — Reglamento de Organizacién y Funciones del Archivo General de la Nacién, aprobado por Decreto Supremo N° 005-2018-MC. 45. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento aprobado por D.S. N° 008-92-JUS 46. Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento aprobado por D.S. N’ 005-93-JUS, que modifica el D.S. N° 008-92- JUS. 47. Ley N° 26296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacién y suMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO « “ARCHIVO CENTRAL” feglamento, aprobado con Decreto Supremo N° 011-2006-ED. 4.8. Resolucion Jefatural N° 021-201S-AGN/J, que aprueba la Directiva N° J 001-2019-AGN/DDPA - ‘Normas para la Elaboracién del Plan Anual de Trabajo Archivistico de las Entidades Pablicas" 48. | Resolucién Jefatural N° 022-2019-AGNJJ, que aprueba la Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA - “Normas para la Transferencia de Documentos Archivisticos de las Entidades Publicas" 4.10. Resolucién Jefatura N° 023-2019-AGNIJ, que aprueba la Directiva N° 003-2019-AGNIDDPA - “Guia Técnica Archivistica para Gobiernos J Regionales y Locales". 4.11. Resolucién Jefatural N° 025-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 005-2019-AGN/DDPA - ‘Lineamientos para la Elaboracién de Documentos de Gestién Archivistica para las Entidades del Sector Public’. 4.12. Resolucién Jefatural N° 026-2018-AGNJJ, que aprueba la Directiva N° 008-2019-AGN/DDPA - “Lineamientos para la Foliacién de Documentos Archivisticos de las Entidades Piblicas" 413. Resolucién Jefatural N’ 027-2019-AGNWJ, que aprueba la Directiva N° 007-2019-AGN/DDPA - “Supervisién en Archivos de las Entidades Publicas” 4.14. Resolucién Jefatural N° 028-2019-AGNIJ, que aprueba la Directiva N° 008-2018-AGN/DDPA - “Elaboracién del Programa de Control de Documentos de las Entidades Publicas", 4.15. Resolucién Jefatural N° 012-2018-AGNWJ, que aprueba la Directiva N° 001-2018-AGN/DNDAAI - “Normas para la Eliminacion de Documentos de Archivo en las Entidades del Sector Publico” 4-18. Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado con Decreto Supremo N° 006-2017-JUS. 417. Ley N° 27658, Ley Marco de Modemizacién de la Gestion del Estado, 418. Ley N’ 27806, Ley de Transparencia y Acceso ala Informacién Publica y su modificatoria 4.19, Resolucién Jefatural N° 442-2014-AGNIJ, Reglamento de infracciones y Aplicacién de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos. v. RESPONSABILIDAD 541 El presente Manual es de ‘cumplimiento obligatorio a quienes ‘correspond la organizacién de un archivo de gestién y/o periféricos, 5.2. El responsable de archivo Central es el encargado de ‘Supervisar y validar el cumplimiento del presente manual en el proceso de organizacién, transferencia, eliminacion y servicio de informacién, 53. _ El responsable de la Unidad de Archivo Central brindara la asistencia {cnica a las unidades orgénicas de la Municipalidad Provincial de Satipo, a fin que cumplan con las disposiciones de! presente manual, 54. El responsable de los archivos de Gestién ylo Periféricos que transfiere es el responsable de la aplicacion de los lineamientos establecidos en elMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” presente manual. VI. VIGENCIA, El presente Manual de Procedimientos Archivisticos entrard en vigencia a partir de la fecha de aprobacion, dispuesta por Resolucién de Alcaldia (Anexo N° 9.1) Vil. PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS 7.1. ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS 74-4. Definicion Es una actividad que consiste en un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacién y funcionamiento de las unidades de organizacion de archivos de la Municipalidad Provincial de Satipo. 7.1.2. Estrategias Organizacionales La administracién de archivos comprende ademas un conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacion, organizacion, direccién y control de los recursos fisicos, técnicos, tecnolégicos, financieros y humanos, para la eficiente gestion de {os archivos de la Municipalidad Provincial de Satipo. 7.4.3. _ Organo de Administracion de Archivos - OAA En nuestra entidad, el Organo de Administracion de Archivos (en adelante OAA) es la Unidad de Archivo Central quien asume las funciones. Es el responsable de planificar, organizer, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas @ nivel institucional, asi como de la conservacién proveniente de los archivos de gestion e intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con el Archivo Regional. Existen dos niveles de Archivo en las entidades: A. Archivos de Nivel Central En las entidades municipales, se constituyen los siguientes archivos: a. Archivos de Gestion, Es el responsable de la organizacién, conservacién y uso de jos documentos producidas (recibidos y emitidos) en cada unidad de organizacién y de transferirlos ala Unidad de Archivo Central de la entidad municipal, al concluir su gestion o tramite y/o vencidos los periodos de retencion establecidos en el PCDA - Programa de Control de Documentos Archivisticos de la entidad, Cada érgano designa al responsable de su archivo de gestion, quien se encarga de administrar, custodiar y transferir el acerve documental producido, en coordinacién y supervision permanente del responsableMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARNO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” de la Unidad de Archivo Central. b. _ Archivo Periférico Es un archivo constituido por los documentos de cada unidad organizacional que, por su naturaleza, complejidad de funciones, nivel de especializacién, ‘volumen y ubicacién territorial asi lo demande. ‘Se pueden conformar archivos periféricos por funciones comunes, afinidad o similitud de documentos de dos o mas unidades organizacionales. La dependencia administrativa del archivo peritérico corresponde a la unidad organica que produce los documentos que ahi se custodian, Siempre deben contar con un servidor encargado. Los documentos de un archivo periférico son semiactivos. ©. Archivo Central y/o Unidad de Archivo Central ‘Asume entre sus funciones: - Planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controiar las actividades archivisticas a nivel institucional, asi como de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de los archivos de gestion y periféricos e intervenir en la transferencia y eliminacion de documentos en coordinacién con el Archivo Regional. - Custodiar nicamente documentos de archivo que han cumplido su vigencia administrativa o el trémite que les da origen. Para el Archivo Central no es valida la asignacién de términos como “Archivo Regional", “Archivo Municipal”, “Archivo General, “Archivo Institucional’, sea en gobiernos regionales 0 locales. = Se encarga de conducir y elaborar el Plan Anual de Trabajo Archivistico del Gobierno Local en el Ambito de su competencia, conforme a la normativa vigente. ™ Es responsable de coordinar con el Comité Evaluador de Documentos la aprobacién del Programa de Control de Documentos, la Eliminacién de Documentos y la Aplicacién de tecnologias de Informacion a la Gestién Documental de la Municipalidad Provincial de Satipo en el Ambito de su competencia, conforme a la normativa vigente ~ Asume la elaboracién y cumplimiento del Programa de Control de Documentos en lo referido a los Periodos de retencién documental y los periodos de transferencia de un nivel de archivo a otro, elabora elMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” cronograma anual de eliminacién de documentos conforme a la normatividad vigente, el cronograma anual de transferencia y lo remite al Archivo Regional. - _ Asesora, evaliia y participa en la implementacién de Proyectos que involucren la gestién, tratamiento, conservacién, servicio y sistematizacion de la documentacién e informacién del Gobierno Local. - _Elabora y gestiona el Plan Anual de Capacitaciones y Desarrollo de las personas en materia de archivos, de acuerdo a las disposiciones que al respecto establezcan la oficina de Recursos Humanos de fa entidad. ‘Supervisa a los Archivos de Gestion y Periféricos de la entidad municipal, asi como al personal a cargo de la gestion documental para identificar problemas en materia archivistica. Coordina con las unidades orgénicas sobre la necesidad de crear archivos periféricos y programar las especificaciones técnicas para. su implementacién. - Es el encargado de solicitar e implementar medidas de prevencién para la conservacién de los documentos. Por la naturaleza de sus funciones Puede implementar y administrar sistemas que Permitan el acceso a la informacién y documentacién, asi como evaluar y supervisar los procesos de utilizacién de documentos a nivel institucional, B. Archivos del Nivel Desconcentrado a. Archivo Desconcentrado - Parael caso que corresponde a empresas, proyectos, dependencias, agencias de las entidades, que, por su naturaleza externa a la entidad central, custodian el acervo propio de cada dependencia desconcentrada - Es el responsable de planificar, organizer, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas de la entidad desconcentrada, asi como de la conservacién y uso de la documentacién proveniente de jos archivos de gestién y periféricos de esta unidad desconcentrada e intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacin con el Archivo Central de la dependencia, - En los Gobiemos Regionales los archivos desconcentrados corresponden a las direcciones regionalesMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” que tienen dependencia mixta (Nacional/Regional). b. Archivo Regional - Los archivos regionales tienen por finalidad la defensa, conservacién, incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nacién existente en la region. - _Dependen de! Gobierno Regional y normativamente del Archivo General de la Nacién, conducen las actividades archivisticas del Sistema en su jurisdiccién. - _ En su Ambito territorial regional son los encargados de ‘supervisar y proteger el Patrimonio Documental Archivistico en cada una de las regiones. - El archivo regional dispone de dos archivos: Archivo Intermedio y Archivo Histérico. 7.2. DE ORGANIZACION DE DOCUMENTOS 7.24. Concepto. Es un proceso archivistico que consiste en el desarrollo de un Conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad de organizacién (recibidos y emitidos) de la Municipalidad Provincial de Satipo (FLUJOGRAMA N°01) 7.2.2. Finalidad A Establecer criterios técnicos archivisticos, uniformes para la corganizacién de los documentos en los diferentes niveles de archivo de la entidad, b. Mantener organizada la documentacién de manera integral y orgénica como producto de las actividades municipales. ¢. Facilitar la rapida recuperacién de la informacién contenida en el documento archivistico. 7.23. Requisitos Disponer del Cuadro de Clasificacién de Series Documentales de la Municipalidad Provincial de Satipo (Anexo N° 9.2) 7.2.4. Etapas + En los archivos de gestion o secretariales a. El responsable del Archivo de Gestién o Secretarial debera ordenar las unidades documentales que conforman cada serie mediante el sistema mas conveniente (alfabético, numérico, mixto-numérico, geografico). b. El responsable del Archivo de Gestién o Secretarial deberd identificar cada unidad de conservacién (files de manila, archivador de palanca, cajas, paquetes, etc.) - _ Rotulo de! Archivador - (Anexo N° 9.3) - _ Rotulo de la Caja - (Anexo N’ 9.4) - _ Rotulo del Paquete - (Anexo N’ 9.5) ©. El responsable del archivo de Gestién 0 Secretarial deberdMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” ee de seguir las recomendaciones establecidas para la foliacién de documentos archivisticos de la entidad publica. - (Anexo N° 9.6) d. Finalmente, e! responsable de! Archivo de Gestién o Secretarial colocard las unidades de conservacién en los gaveteros, estanterias, armarios, etc., de acuerdo al Cuadro de Clasificacién del Fondo Documental de Municipalidades + En la Unidad de Archivo Central a. El responsable de la Unidad de Archivo Central, una vez realizada la transferencia de la documentacién ordenaré la documentacién y las unidades de conservacién en la estanteria, conforme al sistema implementado. b. En caso de existir documentacién pendiente de organizer, debera efectuarse de acuerdo a la estructura organica, separandola por unidades orgénicas y series documentales, ¢. El responsable de la Unidad de Archivo Central determinara la conservacién de los documentos de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad del espacio fisico que exista en el archivo. Para tal efecto se implementara un sistema de base de datos (Digitalizacién), para faciitar su busqueda o ubicacién. 7.2.6. Duracion DE CARACTER PERMANENTE, 7.3. DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 7.3.1. Concepto Es un procedimiento archivistico que consiste en el traslado y/o transferencia de los documentos culminados, atendidos y resueltos, de un archivo a otro, al vencimiento de los periodos- plazos de retencion establecidos en el Programa de Control de Documentos (Tabla General de Retencién de Documentos). La Transferencia se efectuara de los archivos de gestion y periféricos al Archivo Central. El procedimiento se puede apreciar en el FLUJOGRAMA N° 02 del presente manual. 7.3.2. Finalidad a. Orientar las acciones archivisticas para la transferencia de los documentos de los archivos de gestién (secretaria) y/o Periféricos a la Unidad de Archivo Central, b. Descongestionar los archivos de gestion y/o periféricos. ©. Custodiar en la Unidad de Archivo Central la documentacion generada por las diferentes unidades orgénicas de la Municipalidad Provincial de Satipo, al vencimiento de sus plazos de retencién.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” d. Aprovechar la disponibilidad de espacio fisico, equipos y materiales en los archivos de gestion y periféricos de acuerdo al Programa de Control de Documentos. e. Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental de la Municipalidad Provincial de Satipo. 7.3.3. Requisitos a. Disponer de! Programa de Control de Documentos, véase la Tabla General de Retencion de Documentos, (Anexo 9.7) b. Los archivos que no cuenten con un Programa de Control de Documentos debidamente aprobado, podrdn recepsionar aquellos documentos cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido, ©. Ladocumentacin a transferir deberd estar debidamente foliada, véase la Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA: “Lineamientos para la foliacién de documentos archivisticos de las entidades publicas’ 7.3.4. Etapas a. El responsable de Archivo de Gestién y/o Periféricos coordinara con el responsable de la Unidad de Archivo Central o el que haga ‘Sus veces la transferencia de documentos, conforme a la Directiva N° 002-2019-AGN- DDPA, ‘Normas para la Transferencia de Documentos Archivisticos de las Entidades Publicas’. b. Identificar fa documentacion a transferir c. De proceder dicha transferencia se llenaré el Formato de Inventario de Transferencias de Documentos (Anexo N° 9.8) y Memorandum De Transferencia Documental (Anexo N° 9.9) establecidos, que lo proporcionaré el responsable de la Unidad de Archivo Central, en original y una copia debidamente firmada d. La transferencia de documentos se realizard en las unidades de conservacién (paquetes de: 15 a 20 cm aprox. De altura, cajas archiveras de cartén prensado de 30 a 35 cm aprox. De altura), como se detalla en el Anexo N° 9.10, de lo contratio no se procedera la transferencia si no se encuentra debidamente archivada la documentacién. ©. Las unidades de conservacién serén rotuladas en la parte visible donde se anotaré el nombre de la entidad, unidad orgénica, serie documental, cédigo de la serie, afio, numero de envio y correlativo del paquete. f. El responsable de la Unidad de Archivo Central, recepciona y verifica el contenido de las unidades de conservacion, asi como la cantidad en metros lineales. En sefial de conformidad procederd a firmar el inventario de transferencia, conservando el original y devolviendo la copia al archivo remitente, 9. Elinventario de transferencia original serd archivado y conservado ara futuras consultas sobre transferencia realizadas a la UnidadMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” de Archivo Central. h. De existir algun medio informético de Base de Datos (Software de Archivos) se procederd a ingresar la informacién contenida i, No se aceptaran transferencias de documentos que no cumplan ‘con la formalidad de la limpieza y conservacién, asi como en unidades de conservacién diferentes a las establecidas en el item d 7.3.5. Duracién ‘Se deberd establecer un determinado tiempo conforme a la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA “Normas para la Elaboracién del Plan Anual de Trabajo Archivistico de las Entidades Piblicas", en cada entidad, 7.4. DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS 7.41. Concepto Es un procedimiento que orienta las actividades archivisticas para separar y eliminar la documentacién que cumplid su periodo de archivo, y que innecesariamente se encuentran en los repositorios del Archivo Central. (FLUJOGRAMA N° 03) Es un procedimiento archivistico que consiste en la destruccién de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nacién y/o Direccién Archivo Regional de Junin. 7.4.2. Finalidad . Garantizar la eliminacion de los documentos innecesarios en los diferentes niveles de archivo. b. Garantizar la custodia y conservacién de los documentos de valor permanente. . Descongestionar periédicamente los archivos. d. Aprovechar el espacio fisico y los equipos disponibles. e. Esta actividad permite descongestionar periédicamente los espacios para dar lugar a la nueva documentacién que se viene transfiriendo de los archivos de gestién y aprovechar mejor los espacios 7.4.3. Requisitos a. Tener la documentacién seleccionada e inventariada para su eliminacién. Resolucion de Creacién del Comité Evaluador de Documentos. Programa de Control de Documentos Archivisticos - PCDA. d. Acta del Comité Evaluador de Documentos (obviarse de contar con el PCDA) 6. Inventario y muestras de documentos a eliminar. 7.44. _Etapas EI responsable 0 quien haga sus veces de la Unidad de Archivo Central es el Unico responsable de la conduccién de esteMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” procedimiento debiendo seguir las etapas siguientes: + Alno contar con un PCDA debidamente aprobado: . Solicitard la oficializacion del Comité Evaluador de Documentos via Resolucién de Alcaldia (Anexo N? 9.11 ¥ Anexo N° 9.12). b. Seleccionara y separaré la identificada documentacién para su eliminacién, cc. Elaboraré el inventario de eliminacién y extraerd las muestras documentales necesarias (Anexo N° 9.13) d. Redactard el Acta del Comité Evaluador de Documentos (Anexo N° 9.14), mediante el cual se da conformidad a la eliminacién de documentos. Dicha acta sera firmada Por sus integrantes. @, Propondra a la autoridad administrativa de mas alto nivel para que oficie al Archivo General de la Nacién 0 Archivos Regionales segiin sea el caso, solicitando la autorizacién para eliminar los documentos. Para tal efecto remitira el acta del Comité Evaluador de Documentos y la sustentacién técnica de la eliminacién, Facilitard la informacién que requiera e! supervisor designado por el Archivo General de la Nacién o Archivos Regionales. 9. Entregaré al Archivo General de la Nacién previa Resolucién de ‘Autorizacion la documentacién a eliminar, firmando e! acta de entrega correspondiente, quedéndose con un ejemplar. + Al contar con un PCDA debidamente aprobado: a. Seleccionara y separara la documentacién posible de eliminar. b. Elaboraré el inventario de eliminacién y extraerd las muestras documentales necesarias. ©. Propondré a la autoridad administrativa de mas alto nivel para que oficie al Archivo General de la Nacién o Archivos Regionales segiin sea el caso, solicitando la autorizacion para eliminar los documentos. 4. Facilitaré la informacién que requiera el supervisor designado Por el Archivo General de la Nacién o Archivos Regionales e. Entregara al Archivo General de la Nacién previa Resolucion de ‘Autorizacion la documentacién a eliminar, firmando el acta de entrega correspondiente, quedndose con un ejemplar. 7.45, Duracién El tiempo recomendable para dar cumplimiento a este procedimiento seré de 30 dias. 7.8. DE SERVICIOS DE INFORMACION 7.5.1. _Concepto Es un proceso que consiste en poner a disposicién de los usuarios la documentacién de cada unidad orgénica con fines de informacién. EiMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” 75.2. 753. 7.54, responsable de la Unidad de Archivo Central, garantizara e! acceso a los documentos y a {a informacién que ellos contienen. El acceso a los documentos sera abierto a los usuarios, tanto internos como extemnos, exceptuandose aquellos documentos clasificados como confidenciales © reservados y aquellos que afecten e! honor, la intimidad o la vida privada de las personas. Ningiin documento podra salir de la entidad municipal salvo los casos siguientes: + Cuando son requeridos por el Poder Judicial + Cuando requieren ser sometidos a procesos de restauracién. + Para la realizacion de exposiciones culturales. Fini lad a. Facilitar a! usuario el servicio de informacién, regular su acceso, garantizar el uso adecuado del acervo documental, asi como dar fe del documento que se otorga b. Orientar las acciones del servicio de informacién, consulta, préstamo y expedicién de copias de documentos al usuario, en forma eficiente y oportuna, Requisitos * Para el usuario interno a. Para consulta, préstamo, expedicion de copias: - La unidad orgénica u oficina solicitante remite documento dirigido a la Oficina de secretaria general adjuntando el Formato de Servicios de Informacién (Anexo N° 9.15). + Para el usuario externo a. Para consulta, expedicién de copias: Formato de Solicitud de Acceso a la Informacién Publica (Anexo N° 9.16), presentada ante la Oficina de Tramite Documentario de la entidad publica, ~ Recibo de pago cancelado en Caja de la entidad municipal. Presentar documento de identidad y recibo de pago al momento de recoger la informacion Etapas 7.5.44. Consulta @. El jefe de la Oficina solicitante podré tener acceso a la documentacién requerida, presentando el formato de servicios de informacion a la Oficina de secretaria generalMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” Es 7.8.4.2. 75.43. b. El personal de la Unidad de Archivo Central ubicara la documentacién solicitada y entregara la informacion al usuario previa identificacion del archivo. ¢. La consulta es de IN SITU en la Unidad de Archivo Central. d. El archivero solicitaré al usuario firmar el Control de Busqueda de Documentos (Anexo N° 9.17). Préstamo de Documentos a. Este servicio es brindado solo para el usuario interno de la entidad municipal por lo que consignara sus datos en el Formato de Servicios de Informacién. b. Ei responsable de la Unidad de Archivo Central recibe del usuario el formato respectivo, ubicaré y entregard el documento solicitado ¢. Elusuario interno firmara en sefial de conformidad de la entrega de documento y sera el unico responsable de la devolucién y de la integridad fisica del mismo dentro del plazo de quince (15) dias habiles. d. Al vencimiento del plazo de préstamo, el usuario devolverd el documento en las mismas condiciones que salié de la Unidad de Archivo Central y el archivero recibira y verificaré su conservacién. Y consignaré en el formato de cargo la devolucién del mismo, si notaré irregularidades, debe comunicarse inmediatamente con la Oficina de secretaria general. ©. El plazo podra ser ampliado previo requerimiento de la unidad solicitante a la Oficina de secretaria general, el cual no deberd ser mayor a cinco (5) dias habiles, como tiempo adicional, f. El personal de archivo, colocard el documento prestado en su lugar establecido, Expedicion de Copias a. El personal de archivo central recibe de la oficina de secretaria general, el formato debidamente proveido y visado. b. El personal de archivo central ubica el documento Tequerido. c. Seguidamente procede a sacar __fotocopia simple/autenticada del documento requerido, dejando constancia del servicio prestado.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” VII. DIAGRAMA DE FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA N° 01 PROCEDIMIENTO: ORGANIZAGION DE DOCUMENTOS Unidad de Archivo Central AREAISECCION AREAISECCION chive Contr) Archive Pertérica) (rehive de eaten) i ant || = = tMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” FLUJOGRAMA N° 02 PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS T Unidad de Archive Central AREASISECCION (Archive Centra) [Archivos de Gestion 0 Baritarens)MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” FLUJOGRAMA N’ 03 PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE DOCUMENTOS T Unidad de Secretaria General Archivo Central <8 Evaluador smentos + CED - Presidente - DicecciGn ‘Archive Regional ‘do Amazonas. 8) i suowcaseed ‘Rogen eno — ‘MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” FLUJOGRAMA N° 04 PROCEDIMIENTO: DE SERVICIOS DE INFORMACION cr Oficina do Secretaria Generat pte Osa ‘Teamite Decumentarlo “86. fisMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” IX. ANEXOSMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO Ka “ARCHIVO CENTRAL” tare ANEXO N° 9.1 RESOLUCION DE ALCALDIA N° -2020-A-/MPS Satipo,20 de enero del 2023 EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO VISTO, CONSIDERANDO: ‘Que, por Ley N° 25323 de fecha 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos con Ia finalidad de estructurar, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades puiblicas ‘existentes en el dmbito nacional, para garantizar la defensa, conservacién, organizacion y servicio del patrimonio documental de la Nacién; Que, por Decreto Supremo N° 008-92-JUS de fecha 26 de junio de 1992, se reglamenté la Ley N° 25323 disponiendo la entrada en vigencia de las normas y directivas er General de la Nacién, como ente rector del Sistema Nacional de Archivos. Que, mediante Resolucién Jefatural N° 160-2004-AGN-J, se aprobé el Manual de Procedimientos Archivisticos para aplicacién de los 6rganos conformantes del Sistema Nacional de Archivos. Que, siendo indispensable para la presente administracién municipal aprobar los siguientes documentos de gestién archivisticas aplicables a la realidad municipal, con la finalidad de cumplir a Normativa del Sistema Nacional de Archivos como parte integrante, es perentoria su aprobacién y vigencia; Por lo expuesto y de conformidad a lo preceptuado en el Art, 43 de la Ley N° 27972 - Ley Organica de Municipalidades; idas por el Archivo SE RESUELVE: ARTICULO PRIMERO. - Aprobar el Manual de Procedimientos Archivisticos de la Municipalidad Provincial de Utcubamba, el cual consta de 82 fojas y es parte integrante de la presente resolucion ARTICULO SEGUNDO. - La presente disposicion es de cumplimiento obligatorio por todas las dependencias de la Municipalidad Provincial de Satipo y entrar en vigencia a partir de la fecha, ARTICULO TERCERO. - Encargar a la Gerencia Municipal, Gerencia de Administracion y Finanzas, Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, Oficina de secretaria general, Sub Gerencia de Abastecimientos y la Unidad de Archivo Central el cumplimiento cabal de la presente Resolucién. REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASEMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” ANEXO 9.2 CUADRO DE CLASIFICACION DE SERIES DOCUMENTALES CUADRO DE CLASIFICACION DE SERIES DOCUMENTALES ‘ASUNTO PRINCIPAL AREAISECCION TITULO DE LA SERIE DOCUMENTAL Sopee ~ Acta de Conformidad de Servicio AA ~ Autorizacién viaje - comision de servicio 2 | (+ Cartas a3 | - Cartas Circulares Al4 | | + Cartas Multiples AIS | |= Cartas Notariales Ae = Informes wr | ~ Invitaciones - Agenda ne ALCALDIA - Memorandum, M. Miltiples As ~ Notificaciones; Ordenanzas, AC, Resoluciones, Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. | A/10 | Oficios ant ~ Oficios Miitiples An2 = Solicitud de Licencia ANB - Solicitud de Viaticos ANS - Recibidos Intemo ee RecibidosExtemo = Actas de Conformidad de Servicio GMA = Cartas ome - Cartas Multiples cms - Cartas Notariales Gwe = Convenios ows |= Directorio ows | = Informes m7 | GERENCIA | Memorandum, M. Miiiples Gus MUNICIPAL | - Notifcaciones' Ordenanzas, AC, Resoluciones, Deeretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. GM/9 = Oficios Mito ~ Oficios Multiples Gut ~ Requemamientos Gwi2 | - Resoluciones de Gerencia Gs = Recibidos interno _ ~_Recibidos Externo _ | = Actas de Conformidad de Servicio ocia - Cartas ocva | |= Hoja de Evaluacién ocr3 ~ informes ci ORGANO DE — | - Memorandum, M. Miitiples cus CONTROL ~ Notiicaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, OCI/6 INSTITUCIONAL | Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. | OCV7 | = Oficios ocvs ~ ocig Recibidos interno Oficios Circular Requerimientos Recibidos Externo |$s vo MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO Fl i ‘ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO a\ “ARCHIVO CENTRAL” are | PROCURADURIA |- Actas de Conformidad de Servicio PPM | | PUBLICA - Acceso a la informacién publica PPM/2 ___ MUNICIPAL | - Cartas | PPM ‘Acta de Conformidad de Servicio GAA - Cartas GAZ - Cartas Miltiples GANS = Informes GAA CERENCIADE > Informes Legales GAWIS |= Oficios GANG _ JURIDICA | Requerimientos _ Gau7 | ~ Secretario técnico del PAD | GANS - Recibidos Intemo | L + Recibidos Extemo _ > Acceso a la informacién piblica Sct - Actas de Conformidad de Servicio soi - Actas de Sesiones Extraordinarias scr ~ Actas de Sesiones Ordinarias, sci - Acuerdos de Concejo SG/5 |- Cartas SG/6 - Cartas Mittiples scr ~ Cartas Pedidos - OF. Regidores SGi8 | | = Convenios interinstitucionales | sei |= Decretos de Alcaldia sG/to SECRETARIA | -_Directivas | sort GENERAL. - Informes SG/12 - Oficios | sGi3 - Oficios Miitiples sc/t4 | Ordenanzas Municipales SG/15 Papeletas de salida sGit6 | Requerimientos SGi7 Resoluciones de Alcaldia | sone Resoluciones G. Municipal see Resoluciones JASS | sro Recibidos interno Recibidos Externo ‘Acta de Conformidad de Servicio TOA Cartas To | Cuadernos de Cargo 1B | Oficina de Tramite = Informes TD Documentado Libro de Rectamaciones TDS | | Requerimientos TD - Recibidos Intemo = Recibidos Externo ‘Acceso a la informacion publica UACH - Correspondencia uAci2 | ~ Diagnéstico de archivos ACIS ~ Eliminacién de documentos UACI4 Unidag ge Archive | inventarios fondos documéntanos UACIS - Normas archivisticas internas UACI6 = PCDA uacir | Plan anual de archivos UACIB _= Servicios archivisticos UACISMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” = Supervision asesora de archivos UACTIO | + Transferencia de documentos UACit = Recibidos Intero - Recibidos Externo — Cartas ‘OREGI Cartas Mitiples OREGI2 Dictamenes OREGIS ; Informes OREG/4 Oficina de Regidores - Sojicitud Licencia OREGIS | + Requerimientos OREGI6 - Recibidos Externo Recibidos interno | Actas de Conformidad de Servicio OlRPA Autorizaciones OIRP/2 Cartas OHRP/3 Cartas Circulares OURP/4 - Informes OIRP/S OTe |= Memordndum, M. Miitiples ONRP I INSTITUCIONAL- | Notifcaciones; Ordenanzas, AC, Resoluciones, | OlIRP/7 Rees | Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. s Oficios OlIRP/e | Requerimientos ONRP/S Solicitudes OIRP/10 Recibidos Externo - Recibidos Intemo - ‘Actas de Conformidad de Servicio AFA + Cartas GAFI2 |= Cartas Mattiples GAFIS |= Informes GAFIS = Memorandum, M. Mittiples GAFIS ADMINIS RAGION'y | ~ Notficaciones' Ordenanzas, AC, Resoluciones, PNaose Deeretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. | GAFI6 - Oficios GAFIT ~ Requerimientos GAFI8 ~ Resoluciones de Gerencia GAFIO | + Recibidos Extemo a = Recibidos Interno = Actas de Conformidad de Servicio SGA |= Adenda Contrato de Compra Venta SGA2 |= Adenda Contrato de Consultoria SGA |= Adenda Contrato de Ejecuoién de Obra SGA = Adenda Contrato de Locacién Servicios SGAS = Autorizacion SGA - Cartas SGA/7 SG. Abastecimientos | - Contrato de Bienes y Servicios SGA = Contrato de Consultoria SGA9 - Contrato de Ejecucién de Obra SGA/10 - Contrato de Locacién Servicios SCAM ~ Contrato de Prestacién de Servicio SGA2 |= Contrato de Servicios en General SGA/13 |= Contrato por Alquiler de Inmuebles SGA14 ~ Guadros Comparativos SGA/I50 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ‘AKO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO s “ARCHIVO CENTRAL” = Informe Técnico de Abastecimiento - ITA SGAIE - Informes SGA/17 - Memorandum, M. Maltiples SGAI8 Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | SGA/19 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. Orden de Compra SGA/20 Orden de Servicio SGA/21 Pecosas SGA/22, Requerimientos SGA/23, Solicitud de Vidticos SGA/24 Recibidos Externo -_Recibidos Intemo = Actas de Conformidad de Servicio ‘SGCi - Cartas SGci2 - Caja Chica | sec ~ Confrontacién de Operaciones Auto deciaradas =COA seca = Informes sccis Memorandum. M. Miiiples SGCI6 Notas Contables SGC SG. Contabilidad Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones sccis | Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia | - Oficios | sec | - Programa de Declaracién Telematica PDT SGC/10 | Programa de Libros Electrénicos PLE sccrit - Rendiciones de Cuentas SGCi2 - Requerimientos SGCH3 - Recibidos Externo Recibidos Interno _| i = Actas de Conformidad de Servicio | sGcP/ + Actas de Despiazamiento de Bienes | sGcPi2 ~ Actas de Entrega y Recepcién de Bienes SGCP/S ~ Actas de Recepcién de Bienes SGCP/4 - Actas de Salida de Control de Bienes SGCP/S = Adquisicién de Bienes muebles SGCPI6 ~ Asignacién de uso de bienes patrimoniales SGCP/7 + Autorizacién de Salida de Vehiculos SGCP/B | ~ Cargo Personal por Asignacién de Bienesen -- SGCP/9. Uso | SGCP/i0 ‘SG. Control - Cartas SGCP/11 Patrimonial ~ Cartas Mittiples SGCP/12 | + Formato de Ficha de Inventarios SGCP/13 - Informe SGCP/14 | - Memorandum, M. Miltiples | - Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | SGCP/15 | Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. | SGCP/16 - Oficios | SGCPI17 ~ Requerimientos SGCPI18 = Solicitud Recibidos Externo Recibidos Intemo | SG. Recursos Actas de Conformidad de Servicio SGRHA |ay, gf “7 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO a -# ‘AKO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO As Fi “ARCHIVO CENTRAL” we Humanos |= Actas de Reposicién Judicial ‘SGRH2 | Boletas de Remuneraciones SGRH/3, - Cartas | SGRH/4 ~ Cartas Miiltiples | SGRHIS - Cerlificados de Trabajo SGRH8 - Constancias de Trabajo SGRH/7 - Contratos CAS | SGRH/8 | | + Contratos de Mantenimiento SGRHI9 - Control de Asistencia SGRH/10 - Convocatoria CAS SGRH/11 + Curriculo Vitae | SGRH/M2 - Entrega de Cargos SGRH/13 Informes SGRH/14 - Legajo Persona Activos SGRHI15 - Legajo Personal Cesados SGRH/16 Memorandum, M. Matiples | SGRHI7 - Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, SGRH/18 | Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia, | - Oficios SGRH/19 - Papeletas de Salida SGRH/20 - Papeletas de Vacaciones SGRH/21 - Planillas de Remuneraciones | SGRHI22 - Pélizas Seguro Complementario de Procesos ‘SGRH/23 Administrativos | ~ Programa de Declaracién Telematica-PDT- SGRH/24 PLAME SUNAT | |= Renovacién Contratado CAS | SGRH/25 | | ~ Reportes SGRHI26 - Resoluciones de Pactos Colectivos SGRH/27 | Resoluciones de Sub Gerencia SGRH/28 Recibidos Interno Recibidos Externo ‘Actas de Conformidad de Servicio SGT = Cartas ser = Comprobantes de Pago SGT/3 ja. ‘Informes SGT/4 SG.Tesoreia + (forme | ger = Solicitudes SGT/6 = Recibidos Intemo LL - Recibidos Externo = Actas de Conformidad de Servicio GPPr | > Cartas GPPI2 |= Cartas Maltiples | GpPis = Informes | opp = Memorandum, M. Miitiples GPPIS PLANEAMENTO y__~ Noticaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | Gere PRESURUESTO. __Decretos. Convenios. Directivas. Res. Gerencia | > Oficios GPPIT = Oficios Muitiples GPPIe - Requerimientos | GPP | |= Recibidos intemo | ~_Recibidos ExternoMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” Oficnade “| - Cartas - OPMIt Programacion | -_Informes OPMI/2 Multianual de Inv. | - Recibidos interno ____| = Recibidos Externo 7 Oficina de = Actas de Conformidad de Servicio ) oma Tecnologias dela | - Cartas oT | informacién’ ~ Conformidad Técnica de Equipos oTV3 - Informes ora - Manuales - Tutoriales | OTe - Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, Decretos. Convenios. Directivas, Res Gerencia oTve - Requerimientos om - Solicitudes ots = Usuarios - Correos Electrénicos SIAF ous ~ Recibidos interno Recibidos Externo lMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” 7 ]= Cartas | SGOYMA + Informes SGOYMI2 SG. Qigenizacion y _ Solicitudes SGOYM/3 | os = Recibidos interno -_Recibidos Externo | | - Cartas SGP/ = Informes sGP/2 SG. Presupuesto - Requerimientos | SGP/3 | ~ Recibidos interno | -_Recibidos Externo Cartas GAT = Informes GATI2 | ~ Informes Semanales GATS = Memoréndum, M. Miltiple GAT/4 | GERENCIADE —_-_Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | GATIS. | | ADMINISTRACION Decretos, Convenios. Directivas, Res. Gerencia.| GAT/6 ‘TRIBUTARIA Oficios | - Requerimientos GATZ | ~ Resoluciones de Gerencia GATS = Recibidos interno | _ __| = Recibidos Externo | | = Actas de Conformidad de Servicio | OECH | - Cartas OECI2 | = Clausuras Definitivas OECI3 | - Embargos OECI4 | - Expedientes Coactivos OECIS - Expedientes Judiciales OECI6 | - Informes orc | - Levantamiento de embargos OECIB | jn Levantamiento de Retencién de Cuentas OECIa Oficina de Ejecucion _Wlemorandum, M. Miltiples | oEc/t0 - Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | OEC/11 | Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. | | - Oficios OECH2 | = Oficios Muitiples OECN3 = Requerimientos OECI14 ~ Retencién de Cuentas Corrientes OECIS - Solicitudes OECII6 - Recibidos intemo | oe RecibidosExtemo | = Actas de Conformidad de Servicio 7 SGRC - Cartas SGRC/2 | - Cartas Circulares | SGRCIS om - Cartas de Fraccionamiento Tributario SGRC/4 Sc. Recauaacion Y > Cartas Impuesto Predial y Limpieza Publica SGRCIS SG. Registroy ~ Cartas de Merced Conductiva SGRCI6 Ficcaleacior + Sector Comerciantes Unidos CC B. Gde SGRCI6.1 | Tabutene ~ Sector Exterior Mercado Modelo SGRCI6 2 ~ Sector General CC. Bagua Grande SGRCI6.3 ~ Sector Interior Mercado Modelo SGRCI6.4 - Cartas Multas Administrativas SGRCIT -_Canas Miltiples SGKC/8. se MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO fi =e a ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO ef “ARCHIVO CENTRAL” es [ - Constancias de Exigibilidad | SGRCS = Constancias de No Adeudo SGRCHO Contratos de Arrendamiento | serci1 Informes SGRC/2 Memorandum M Miltiples SGRCI3 = Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | SGRC/14 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. | - Oficios SGRCM5 - Requerimientos SGRC/16 - Solicitudes SGRC/17 + Recibidos Intemo - Recibidos Externo - Autorizaciones SGRFT/ - Cartas | SGRFT/2 - Cartas Multiples SGRFT/3. - Cettificados Domiciliarios | SGRFTI4 ~ Informes | S@RETIS - Memorandum, M. Mittiples SGRFTIG Notificaciones SGRFTI7 | = Nofificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | SGRFT/6 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia, Oficios | SGRFT/9 Oficios Multiples | SGRFT/10 ~ Solicitudes SGRFT/1 | - Recibidos Intemo -_Recibidos Extemo | GERENCIA DE | - Actas de Conformidad de Servicio | GIDUR/ INFRAESTRUCTURA | - Autorizaciones Agua y Desagie GIDUR/2 Y DESARROLLO | - Cartas GIDURI3 URBANO Y RURAL - Cartas multiples GIDUR/4 - Cartas Notariales GIDURIS ~ Certificado de parémetros urbanisticos | GIDURIS - Certificado de zonificacion GIDURIT ~ Informes GIDURI8 - Memorandum, M. Multiples | GIDURI9 | - Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, GIDUR/M10 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia, - Oficios GIDUR/11 - Requerimientos GIDUR/12 - Resoluciones de Gerencia GIDUR/13, | | + Solicitudes | GIDURI4 | = Recibidos Intermo | -_ Recibidos Externo | I = Actas de Conformidad de Servicio ‘SGCDU/ = Acumulacién de area SGCDUI2 | = Anexion casco urbano - Asignacién Zonificacién | SGCDU/S | |= Cartas SGCDU/4 | pSS,Catastioy | ~ Cartas Mattiples SGCDUIS | + Certificados de Numeracién SGCDUI6 | | = Certficados Negativo de Catastro SGCDUT - Certificados Parametros Urbanisticos SGCDUIS ___ = Gonstancias de posesion SGCDU/9MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ‘ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO . “ARCHIVO CENTRAL” = Constancias para servicios basicos SGCDU/10 - Expedientes Procesamientos de datos al SGCDU/1 | sistema de catastro | | + Informes sGeDul2 - Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | SGCDU/13 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia ~ Proyectos de Ordenanzas SGCDUI4 ~ Requerimientos SGCDU/5 Solicitudes. SGCDUN6 Subdivisiones de Lote SGCDU/17 Términos de Referencia SGCDU/8 = Visados de Planos SGCDUN9 - Recibidos Intemo Recibidos Externo ‘Actas de Conformidad de Servicio SGEPH | Cartas SGEP/2 SG.Estudiosy — - Informes SGEP/3 Proyectos - Solicitud SGEPI/4 = Recibidos Intemo -_Recibidos Externo Obras Recibidos intemo Recibidos Externo = fei | selon Ga glo SG. Liguidacién de > eqrenmientos SoLO!s = Actas de Conformidad de Servicios | SGMErt | - Cartas SGME/2 inaiay | ~‘Informes SGME/3 SG. Maquinaria y —_Memoréndum, M. Miitiples SGME/4 aquipe ~ Solicitud SGME/5, Recibidos intemo Recibidos Externo i "= Actas de Conformidad de Servicio SGOPP/ | - Cartas ‘SGOPP/2 | - Declaratoria de edificaciones ‘SGOPPI3 - Informes SGOPP/4 ~ Licencia de edificacién SGUPPI6 | SG. Obras Piblicas y | - Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | SGOPPI6 Privadas Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. ~ Requerimientos SGOPP/7 - Resolucién de Conformidad de Obra SGOPPI8 | Resoluciones de Sub Gerencia SGOPP/S = Recibidos Intemo | ~ Recibidos Externo | - Actas de Conformidad de Servicio SGTVT/ | - Cartas SGTVT/2 | - Cartas Mittiples SGTVT/3 | SG. Transporte, | = Constancias SGTVT/4 | Vialidad y Transito = Declaraciones Juradas SGTVT/5 | ~ Informes SGTVTI6 | ~ Memorandum, M. Maitiples SGTVII7 Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, __ SGTVT/8MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” | Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. | ] | Oficios SGTVTIO - Oficios Multiples SGTVT/10 | Requerimientos SGTVT/11 Solicitudes | servin2 Recibidos Interno | - __| = Recibidos Externo _ | ‘Actas de Conformidad de Servicio DAN | = Cartas GDAI2 | Cartas Multiples GDA = Encuestas | cows = Formatos Cédigo SNIP GDAS = Informes DAI = Libro de Actas GDA? | = Libro de Procedimientos de Reciamos @DAs | ~ Libro de Registro JASS | cows BESANGOLES ~~ Memoréndum, M Multiples GDA/10 AMBIENTAL. | ~ Nolifcaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | GDA/11 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia, Oficios @Dat2 Oficios Muitiples GDA13 - Requerimientos GDA/14 | - Resoluciones Reconocimiento JASS GDAN5 | = Solicitudes | Goats | = Términos de Referencia | Gpan7 - Recibidos Interno = Recibidos Externo oe = "= Actas de Conformidad de Servicio PSF-RSD/t | - Autorizaciones PSF-RSD/2 Oficina de Programa | ~ Cartas | PSE-RSDIS ; = Hoja de Trabajo PSF-RSD/4 de Segregaciénenla | intormes PSF-RSDIS. Fuente de Residuos i Sélidos Domiciiarios | ~ Ofieios PSERSDIS | = Oficios Mitiples PSF-RSD/7 - Recibidos Intemo ___| + Recibidos Extemo - — ~ Actas de Conformidad de Servicio SGGARN/I | = Cartas | SGGARNI2 - Cartas Multiples SGGARN/S scGestin | 7 foes SGGARNA | Ambiental Y 2 Oficios SGGARNIS Recursos Naturales ~ Oficios Matiples SGGARNI6 - Requerimientos SGGARNI7 = Solicitud SGGARNS = Recibidos intemo = Recibidos Externo | = Cartas SGRS/I SG.Gestiénde ~ Convenios SGRS/2 Residuos Sdlidos Y | ~ |nformes ; SGRSIS ‘Arae Vorlleg | ~ Memorandum, M. Miitiples | sere + Requerimientos | SGRSIS Solicitudes SGRS/6MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” Unidad Técnica de Gestion de Servicios de Saneamiento GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL SG. Atencién ala Poblaci6n Prioritaria - DEMUNA. ~_Recibidos Externo = Actas de Conformidad de Servicio - Cartas = Informes - Qficios + Oficios Maltiples ~ Solicitudes - Recibidos Intemo Recibidos Externo ‘Actas de Conformidad de Se: Cartas Miltiples Informes Memoréndum, M. Maltiples Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, _ Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia Oficios Oficios Multiples Requerimientos Resoluciones de Gerencia Recibidos intemo Recibidos Externo Actas de Compromiso - Actas de Conciliacién ‘Actas de Conformidad de Servicio ~ Boucher de Entidades Bancarias - Cartas Cartas Miltiples Constancia de Tenencia y Tutoria Expedientes Fichas de Entrevistas y Visitas Informes Informes - Poder Judicial Informes Diarios Depésitos-Retiros Alimentos Memorandum, M. Multiples Oficios Oficios Multiples Recibos por Cancelar - Alimentos Registro - Espacio Lidico ~ Registro de Casos Realizados ~ Registro de Depésitos y Retiros ~ Registro de Ocurrencias Diarias + Requerimientos ~ Solicitudes ~ Recibidos Interno [+ Recibidos Externo UTGSSA uTGssi2 UTessi3 uTessi4 UTGssi5, UTGSSi6 GDs/t Gpsi2 GDs/s Gps/4 GDs/5 GDsi6 cos7 Gpsie GDs/a GDS/10 GDS/11 DEMUNA/1 DEMUNA/2 DEMUNA/S DEMUNA/4 DEMUNA/5 DEMUNA/6 DEMUNA/7 DEMUNA/8 DEMUNA/9 | DEMUNA/10 DEMUNA/11 DEMUNA/12, DEMUNA/3 DEMUNA/14 DEMUNA/15 | DEMUNA/18 DEMUNA/17 DEMUNA/18 DEMUNA/19 DEMUNA/20 DEMUNA/21 DEMUNA/22MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANIO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO. “ARCHIVO CENTRAL” - ~ Kelas de Conformidad Auxiliares de IE SGECD/i = Actas de Conformidad de Servicio SGECDI2 = Actas de Entrega Apoyo Material Deportivo SGECDI3 = Autorizaciones de Viaje | SGECDV4 = Autorizaciones MPU (Coliseo-Estadio) | scecois ~ Autorizaciones por Anticipo SGECDI6 Cartas SGECDI7 , = Cartas Multiples SGECDIS cone oer = Informe por Anticipo SGECDIS per Informes Oficios SGECD/10 Oficios Mattiples SGECD/11 Requerimientos Material Deportivo SGECD/12 Requerimientos SGECD/13 ~ Personal de Servido SGECD/14 Solicitudes Apoyo Material Deportivo SGECD/15 Recibidos intemo = Recibidos Extemo = Informes SGPVA &, a - Solicitudes SGPV/2 SG Raricipacion | Cartas SGPVI3 = Recibidos Intemo -_Recibidos Externo | ‘Actas de Conformidad de Servicio ‘OMAPEDIi Cartas OMAPEDI2 Cartas Miitiples OMAPEDIS Exp. de Inscripcién - CONADIS. OMAPED/4 Ofcina Municipal de |” EXP. de Pensiones - Programa Congo OMAPEDIS: ‘Atencion ala Persona ~ [formes OMAPEDIG ; Oficios OMAPEDI7 con Pcapacded- Ofcios Mattiples OMAPEDIB ~ Pecosas OMAPEDIS - Requerimientos OMAPED/10 = Solicitudes OMAPED/11 - Recibidos Intemo = Recibidos Externo | - Acta de Supervisién Programa PANTBC SGPS/I - Actas de Cambio Directiva Com. Popular SGPS/2 + Actas de Cambio Directiva Vaso de Leche SGPS/3 = Actas de Conformidad de Servicios SGPS/4 = Actas de Entrega de Bien SGPSIS ~ Actas de entrega de kit de cocina SGPSI6 = Autorizacién de Anticipos SGPS/7 86,Programes |” argos de Benes SGPSi8 Sociales - Cartas . | SGPS/9 = Cartas Maliples SGPS/10 = Comisiones de Servicios SGPS/11 = Comunicados SGPS/12, - Constancia de acta de beneficiarios SGPS/13 = Contratos de Bienes SGPS/14 Ficha Inscripciones Prog. Vaso de Leche | sepsis Guias de Remisiones | sepsii6 Informes SGPS/7__on a oe @\ MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO & i c ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO Lar 38 “ARCHIVO CENTRAL” "| = Lista de Asistencia de Reuniones SGPS/18 | - Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | SGPS/19 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. - Padrones de Alimentos PCA - PANTBC SGPS/20 - Padrones Vaso de Leche SGPS/21 - Requerimientos SGPS/22 - Solicitudes SGPS/23 - Recibidos Intemo a __| = Recibidos Extemo _ _ a ~ Actas de Conformidad de | WILE ~ Cargos de entrega ULE/2 | - Cartas ULES | = Comunicados ULE/4 | - Constancias ULES Unidad Local do | - Informes ULE/6 | Empadronamiento- | - Memorandum, M. Mittiples ULE ULE - Notificaciones de Visita ULEs | = Oficios ULE ~ Papeletas de Autorizacién ULE/0 - Requerimientos ULE - Solicitudes ULEM2 | ~ Recibidos interno _Recibidos Externo — _ Cargos de valija SGRC/T - Cartas SGKC/2 | - Certificados de solteria, negativa y convivencia. _- SGRC/3. Defunciones en linea SGRC/4 - Expedientes de Matrimonio SGRCIS - Expedientes Judiciales y Notariales SGRCIS | - Informes SGRC/T SG. Registro Civil | - Matrimonios en linea SGRCIB | ~ Nacimientos en linea SGRCIS | - Oficios SGRC/10 - Requerimientos SGRCI11 - Resoluciones Registrales | SGRC2 - Solicitudes SGRCN3 = Recibidos Interno | -_Recibidos Externo | = Actas de Conformidad de Servicios GDEL - Cartas GDEL2 | + Cartas Multiples GDEU3 | - Informes | GDEL4 ESN OE = Memorandum, M. Miltiples GDELIS ECONOMICO. _~_-‘Nolificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | GDELI6 LOCAL Decretos. Convenios. Directivas. Res. Gerencia. ~ Oficios GDEUT | + Orden de Entrega GDEUS - Recibidos interno ~_Recibidos Externo _ SG. Comercializacién | - Actas de Compromiso SGCLF/ ylicenciasde | - Actas de Conformidad de Servicios | SGCLF/2 Funcionamiento | - Actas de Constatacion SGCLF/3MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANDO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” = Actas de Denuncia Verbal ‘SGCLFA | ~ Actas de Desplazamientos Bien Muebles SGCLFIS | = Actas de Operativo Conjunto inopinado SGCLFI6 ~ Autorizaciones SGCLF/7 - Cartas SGCLF/8 = Cartas Multiples SGCLFI9 Contratos de Arrendamiento SGCLF/10 Informes SGCLF/11 Libro de Actas SGCLF/12 Oficios SGCLF/13 Requerimientos seciri4 | Resoluciones de Gerencia SGCLF/15 = Solicitudes SGCLF/16 - Recibidos interno | Recibidos Externo | | ~ Actas de Conformidad de Servicios | SGPEIPAA - Cartas | SGPEIP/2 |= Cartas Mltiples SGPEIPI3 = Informes SGPEIP/4 So. Promocion —-Memoréndum, M. Multiples SGPEIPIS mpresarial e i Inversion Privada icos SGPEIPI6 | Oficios Multiples ‘SGPEIP/7 | Solicitudes SGPEIP/8 | = Recibidos interno Recibidos Externo ~ Actas de Conformidad de Servicios SGPT1 | | - Cartas SGPT/2 | - Cartas Miltiples SGPTIS | = Informes SGPT/4 | - Libro de Actas | SGPTIS = Libro de Registro de Visitas SGPTIE SG-Promocién Memorandum, M. Maitiples SGPT/7 = Oficios SGPTIB ~ Oficios Miltiples SGPTI9 - Requerimientos SGPTI0 | - Solicitudes SGPT/11 - Recibidos interno |= Recibidos Extemo | _ ~ Actas de Conformidad de Servicios SGPP/1 ~ Autorizaciones SGPPI2 - Cartas SGPPI3 SG Proyectos > Corwenios SGPP/4 Productos + Informes - SGPPIS ~ Memorandum, M. Miitipies | SGPPI6 ~ Solicitudes SGPPIT = Recibidos Intermno -_Recibidos Externo = Actas de Conformidad de Servicios Gscit GERENCIADE —- Cartas Gsc2 | SEGURIDAD —-_ CODISEC - Comité Distrital de S.C. @scis CIUDADANA = CODISEC - Comité Provincia! de S.C. | escia -_Informes ___GSCISMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO . “ARCHIVO CENTRAL” wD - Memorandum, M. Multiples GSCie - Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, escr7 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. = Oficios GSCis - Oficios Multiples GSCI9 - Partes Integrados Gscio | - Partes PNP GScitt - Plan Local de Seguridad Ciudadana PLSC Gsci2 Requerimientos GSCi3 - Recibidos Intemo } | - Recibo Extemo | - Actas de Conformidad de Servicios SGPM/T - Cartas SGPM/2, + Informes SGPMI3 - Memorandum, M. Miittiples SGPM/4 SG. Policia Municipal - Oficios | SGPMI5 = Requerimientos SGPM/6 - Solicitudes SGPM7 ~ Recibidos Intemo - RecibidosExtemo ~ Actas de conformidad de Servicios | SGRO/t - Cartas | SGRDIZ + Cartas Miittiples SGRDIS = Certificados ECSE SGRD/4 - Certificados ITSE - Posterior SGRDIS SG.Riesgos de -Certificados ITSE - Previa SGRDI6 | Desastres - Informes SGRDI7 | - Oficios SGRD/8 | ~ Oficios Mittiples SGRDI9 | - Requerimientos SGRD/10 | - Recibidos Intemo | -_Recibidos Externo _ | - Actas sGsit ~ Actas de Conformidad de Servicios Cartas sesi2 - Informes SGSsi3 ~ Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciot SsGsi4 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerenci SGSI5 SG. Serenazgo Oficios SGsi6 - Papeletas de Internamiento de Vehiculos scsi - Registro de Operativos Inopinados sess Requerimientos sesio Recibidos Interno Recibidos ExternoMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO. “ARCHIVO CENTRAL” ANEXO 9.3 ROTULO DEL ARCHIVADOR AREAS SUB DIRECCIONES (Sub Gerencias, Oficinas yo Unidades) - [ otteieo. | Tent euisco PPMI8, GAJIS, etc. ~ So J DOCUMENTAL QUE AGRUPE. UN TIPO DE DOCUMENTO. jem, Resoluciones. Directivas, DOCUMENTAL Cartas, Oficios. jnformes, etc ‘QUE AGRUPE MAS DE UN TIPO DE DOCUMENTO. ~~ Ejom. Memorandum emitidos, Memorandum recibidos. etc. SE CONSIGNA EL RANGO DE DOCUMENTACION — CONTENIDOS EM EL ARCHIVADOR. aio De pRoDUCCION. ee | Nomerus Romanos} NUMERO DE TOMOMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” ANEXO N° 9.5, ROTULO DEL PAQUETE TITULO DEL DOCUMENTO ete tas) ee GeaMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” ANEXO N° 9.4 ROTULO DE LA CAJA J toso.cncm neta wetness casillas corresponde a la Unidad de Archivo Central - MPU. Nota: Las tres titimasMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ‘ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO as “ARCHIVO CENTRAL” tes ANEXO N° 9.6 FOLIACION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS. (Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA: “Lineamientos para la foiacién de documentos archivisticos de las entidades Pablicas" - Aprobado por Resolucién Jefatural N° 026-2019-AGN/J) 1. La documentaci6n archivistica a foliarse estara previamente organizada: clasificada y ordenada, 2. La documentacién archivistica a foliarse estaré depurada, es decir, se retirardn los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados, asi como los oradores de documentos que se hayan utllizado para la elaboracién del documento definitive, hojas en blanco y documentos de apoyo a la gestion (folletos, revistas, etc.) asi como también el material que pueda deteriorar e! documento como clips, grapas, banderillas, etc. 3. Los documentos archivisticos son compaginados siguiendo el orden regular de! procedimiento ‘que lo genera, formando cuerpos correlativos que no excedan de cuatrocientos folios, salvo que mediante normas de gestién se estipule lo contrario. 4. Enumerar correlativamente cada una de las hojas de los documentos de archivo o unidad documental producida en los archivos de gestion y periféricos. 5. La foliacion es de cumpiimiento obligatorio y sera efectuada por los servidores responsables de os archivos de gestion y periféricos para la transferencia de documentos a la unidad de archivo central. 6. La foliacién se realizara en ntimeros y debe ser legible, sin enmendaduras sobre un espacio en bianco y sin alterar informacion contenida en el documento en la parte superior derecha de cada hoja que conforme la unidad documental. El registro del folio se realizaré en el mismo sentido en que han sido acumulados los documentos, respetando el ‘orden alfabético por la entidad pablica, en forma cronolégica, 7. La foliacién manual debe efectuarse con lapicero color azul, en caso contrario se realizar’ con foliador mecénico (que asegure la impresién legible de nimeros correlativos en cada folio), ‘segiin lo dispuesto por las normas intemas de la entidad. 8. En caso el expediente de la misma serie documental, supere los Trescientos Cincuenta (350) folios, mantiene su integridad, conformando tomos, los cuales deben mantener su foliacion Correlativa, donde el segundo tomo contintie la foliacion del primero y asi sucesivamente. 9. Cuando los errores en fa foliacién se detecten en documentos archivisticos producidos en la entidad, se procederé a tachar con una linea oblicua, registrando en la parte inferior el correcto. &, MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO) = ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO e “ARCHIVO CENTRAL” te Amero de folio, Al final de la correccién, en el margen derecho de la Ultima hoja con folio rectificado, se registraré los nombres, apellidos, cargo y firma de la persona responsable de la rectificacion del folio. Ejemplo: Nombres ‘Cargo Firma 10. Se foliardn de acuerdo al tipo de serie documental e! ordenamiento y Ia foliacion, pueden ser de la siguiente manera: + Eidocumento archivistico de la entidad piblica. + Las hojas donde se hayan adherido documentos de formato menor a la medida de formato Aa * Para documentos de archivo simple como la serie: cartas, oficios, resoluciones, ‘comprobantes de pago, etc., la foliacién se hara comenzando desde adelante hacia el final * Para documentos de archivos compuestos como legajos de personal, procedimientos de selecci6n, etc., la foliacién se hard desde el final hacia adelante y la secuencia sera de acuerdo a la naturaleza y requerimientos del documento. 11, No se foliaran: + Las unidades documentales empastadas o foliadas de fabrica (libros contables, cuademos de actas, etc.) se respetara la foliacion original * Hojas en blanco que no contengan informacién o que cumplan funcién de proteccién y conservacién contra el posible contacto de materiales contaminantes. + _ Las tapas y contratapas de los documentos, + Elanverso y reverso de las hojas ya foliadas.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” ANEXO 9.7 TABLA DE RETENCION DE DOCUMENTOS ] Valorde |__Periodo de Retencion | | ‘i kaSerio |_| _ | Total observact Cédigo Titulo de fa Serie Documental Some AG AP. AC. ‘do | ‘ose | a ‘Acta de Conformidad de Servicio T |/2)70,6] 8 2 Auitorizacién vigje - Comision de servicio tT 2/0/86 | 8 AB Cartas T 2/0/86) 8 4 Cartas Circulares (tr |2}o is) es AS Cartas Mitiples ) tT | 2)o0)6)] 6 AS Cartas Notariales TT) 20/6 > 8 AZ | Informes ) tr |2lo{s6| .s | Ae Invitaciones - Agenda T 2)/0|]6]| 6 Ag Memorandum, M. Miltiples T)2)0/6] 8 AMO | Notiicaciones: Ordenanzas, AC, Resouciones, | t | 5 0 | 3) 5 | Decretos, Convenios, Directvas, Res. Gerencia Ant Oficios T | 2.0/6 8 | An2 | Oficios Muitiples T 12/0) 6) 6 AN3 | Solicitud de Licencia T 2/0 > 6) 6 | All4 | Solicitud de Vidticos T/2/0]6)] 6 Recibidos interno T/)2/)0/3)] 5 Recibidos Extemo {tT }]2}o) 3] 5 | GERENCIA MUNICIPAL - _ GMT | Actas de Conformidad de Servicio T 27% 6 8 GM2 Cartas T 2/0) 6 8 GMW3 Cartas Maitiples T 20/6) 8 GM4 Cartas Notariales | tr | 2 o0]6] 6 GMS | Convenios Pp | 20 | | 20 cM Directorio | tT | 2 0) 6 8 GM7 | Informes T 2/0 6 a | GM/8_—_| Memoréndum, M. Mitiples T 2)0/6|e | Gus ‘Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, T 2/0] 3 s | Deoretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia, GMO Oficios, r |2iolel a GMT Oficios Mitiples ) t }2)ole6] sa GMi12 Requerimientos T 2 o | 6 3s | G13. | Resoluciones de Gerencia ep | 2/)ola!| 2 Reeibidos Intemo 7 2/0/35) Recibidos Extemo |r fl2tolsles ORGANO DE CONTROL INTERNO - OCI - __ OCI | Actas de Conformidad de Servicio T [2,0 76) 8 | | ocv2 Cartas T 2 0) 6 8 OCV3 | Hoja de Evaluacion tT) 2 0/6 8 OCl4 —_informes T 2 0/6 8 | OCVS | Memoréndum, M. Mcttiples tT |2 o]6 8 Ocie | Neticacones: Ordenanzas. AC, Resoticores, | | 2 9 | a | 5 | OCT —_Decretos, Convenios, Directives, Res. Gorencia._ | OCve | Oficios T |) 2/0/68 OCIS | Oficios Circular tT) 2/016, 8 OCI10 | Requerimientos T |) 2/)0/)6) 8 | Recibidos interno r 1)2 013165 Recibidos extemo T 12 0 3) s.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANDO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” [PROGURADURIA PUBLICA MUNICIPAL PPM | Actas de Conformidad de Servicio | T |2)0);6) 6 | PPM2 Acceso a la informacion pblica T 2/0 6 8 PPM Cartas T 2/0, 6, 8 PPM/4 | Cartas Muitiples (ot i) 2tols) a | | PPM/S —_ | Cedula de Notificacion |e 5 | 0 | 25) 30 PPM6 | Escritos Judiciales p | 5 | 0) 2) 3% PPM? | Informes Dt 2 (oe 8 PPMI8 | Legajos Po) 8 0 | 5 80 PPM/9 | Memoréndum, M. Miliples tr 120 | | 8 PPM/10 | Notiicaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | t | > 9 | 3) 5 Decretos, Convenios, Drectivas, Res. Gerencia | | PPM | Ofcios tr lelolels PPMI2 | Oficios Matiples rizielelé PPMITS — Requerimientos tTiziele] é PPMI14 | Solicitud de Viaticos > l2toleles Recibidos intemo Dr |} 2/0 58 5s | Recibidos extemo 2,0 5 5 | OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION oTV2 | Cartas OTVS | Conformidad Técnica de Equipos OTV4 =~ Informes | | | Manuales Tutoriales | | | OTS —_Decretos. Convenios. Directivas, Res Gerencia | om Regquerimientos | | | OTVB | Solictudes } | TV | Usuarios - Caneos Electtnicos SIAF | | | Recibidos interno | OTUs Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, _ Recibidos Externo - | _| ‘SUB GERENCIA MAQUINARIA ~ SGM | Actas de Conformidad de Servicios ] T ] scm2 | Cartas | ; | | | SGM | Informes | SGM/4—_| Memoréndum, M. Muitiples | SGM/S | Solicitud | SGMI6 | Recibios intemo | Recibidos ExternoMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” | GERENCIA DE ASESORIA JURIDICA _ GAJ—_| Acta de Conformidad de Servicio. T [2 )o]ey; sy GAN2 Cartas tr |2/o/6) 8 GAJS | Cartas Muitiples tT |} 2/0 ,6 8 GAN4 | Informes |r 2/0 6 8 GAJS | Informes Legales tT 2}ole6 8 GANI6 | Oficios tT) 2/0/6/ 8 | GANT | Requerimientos 7 210/68 GAJIB —__ Secretario técnico del PAD 7 1210 8 0 Recibidos interno tT 2/0 3°55 { | Recibidos Externo Lt 2013) s ‘SECRETARIA GENERAL ‘SGM | Acceso a la informacion publica T)2;oy;eys | SG/2 Actas de Conformidad de Servicio T 12/0) 6) 8 GIS Actas de Sesiones Extraordinarias Po) 2) 0) 2) 30 SG/4 Actas de Sesiones Ordinarias P| 2) 0) mw) w% | SGIS | Acuerdos de Concejo p | 2/0 | 2 | 20 | ses | Cartas tT |2)o0/6] 8 SG/7 | Cartas Muitiples tr |2iole6ela SG/8__| Cartas Pedidos - OF. Regidores 1 |2/]o0/16. 8 SG/9__Convenios interinstitucionales ep |} 210.2. 3 SG0 | Decretos de Alcaidia P2102 30 SGH1 | Directivas | ep |2/o|2! 2 SGH2 | Informes ) + |l2lolel es SGi3_ | Ofcios | Sats | Orose Matis tT )2/}eo 6) 8 SGM Ordenanzas Municipales pl2)olal o SGN6 —_Papeletas de salida rilelel7i3 SG/7 _ Requerimientos 7/e/)e7e! 3 SG/8 | Resoluciones de Alcaldia | | SGH9 | Resoluciones G. Municipal e 2 | 0 | 2 | 2% SG/20 | Resoluciones JASS Pp} 2] 0) mw) 3» Recibides Interno e | 2) oo) we 30 Recibidos Extemo qt 3 | ° | 3 2 | | | OFICINA — I TON ee To rt |) 2]o)6 8 TDS | Cuademos de Cargo tT) 2/}o0\6) 8 TD Informes T 2/0, 6) 8 TDIS —_ Libro de Reclamaciones T 2/0] 8) wo | | TDI | Requerimientos tT 2/0/6, @ Recibidos interno tr 2/)o0l]6) 5 | Recibidos Extemo tT l|2iole ls UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL UACI | acceso a lainformacién publica PT 2] o | By) ~ | | UACI2 | Comrespondencia, tT 2/0/,6) 8 ACIS | Diagndstico de archivos Po 2) 0 wm UACI4 | Eliminacién de documentos UP 2) 0 | 2B) 3% ACIS | Inventarios fondos documéntanos Pp 2) 0 2) 2% | UACIS—_Normas archivisticas intemas P20 mB 30 UACIT | PCDA P 2) 0, 2) 230 UACIB Pian anual de archivos | Pp 2 0 |) x ACIS Servicios archivistioos 7) 2 0/8 10 __VACHO | Supervisién asesora de archivos P| 2 0 | | xMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” | UACIi1 | Transferencia de documentos P 2) 0 26 | 30 Recibidos interno T 2/0 3 8 [sare RTE | OFICINA DE REGIDORES OREGH [Caras “TT 2, oy;ey ey OREG2 | Cartas Multiples T 200/68 OREGIS | Dictamenes Po) 2 0 | 28 80 OREG4 | Informes tT }2/)o0/,¢6/] 8 | OREGS Solicitud Licencia Tt 2/50) 6 s | OREG/6 —_Requerimientos T |) 2)0)6) 8 | Recibidos Externo Dr 2 )ola{s [RE eee rlelsi3f e| OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL — — Olt Actas de Conformidad de Servicio T |) 2]o0;6] 8 Olv2 | Autorizaciones tT |2/0 6] 8 | OHS Cartas T 2] 0) 6 8 | 0Wv4 | Cartas Circulares tr |} 2/0 6 8 OWS — | Infores T > 2)0/6) 8 OWE | Memorénidum, M. Mitiples TO 2)0,6) 8 | 7 —_ Notificaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, = T = 2 0 8 Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia. | | | | oe Oficios tT | 2 o 6 | owve | Requerimientos +t 2 ole O10 | Solictudes 7 2/016 | Recibidos Extemo 7 20/3 | Recibidos interno + 12/oe/3 DEFENSA CIVIL DFM] Actas de conformidad de Servicios ] | DF | Cartas i} | | | DFG Cartas Miitiples | DF/4 | Cerficados ECSE | | DF/S —__Certifcados ITSE - Posterior DF/6 ——_Certiicados ITSE - Previa DFT Informes DF Oficios DFS | Oficios Mitiples DFMO | Requerimientos | Recbidos interno T |2)0);6) 8 7 2, 0/6) 6 T 2/0/68 T 2, 0}6) 8 AIS | Memoréindum, M. Miiples T]2)eo) 6) 8 | Naticaciones: Ordenanzas,AC, Resokicones, | T | 2 | © | ey; ey carr Decteos, Convene Drecivas,Res.Gaenca | | | | | | | GAFIB Requerimientos T 2 o 66 a | | GAFIS” | Resoluciones de Gerencia T | 2) 0 | 2B | 20 Recibidos Externo T 200) 5 8 L __| Recibidos interno T 2,0 5 8 —_ [SUB GERENCIA ABASTECIMIEN’ ‘SGA | Actas de Conformidad de Servicio | 7 2,0) 6 8 | SGA2 | AdendaContratodeCompraVenta =P 2 | BO -MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO f P ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO rag “ARCHIVO CENTRAL” ee SGA | Adenda Conirato de Consultoria PT 2) 0; wy) SGA/4 | Adenda Contrato de Ejecuciin de Obra P20 | we) 30 SGAIS | Adenda Contrato de Locacién Servicios (oe | 2 | 0 | wm) a0 SGA — Autorizaci6n tr | 2/0/68] 8 SGA? | Cartas | + | 2)o)|6] 6 SGAB | Contrato de Bienes y Servicios, P| 20) | 2 SGA9 | Contrato de Consultoria P 2/0 =| 3% SGAV10 | Contrato de Ejecucién de Obra P20 | SGA/1 | Contrato de Locacién Servicios Pp | 2) 0) =| 3% SGAN2 _ | Contrato de Prestacién de Servicio p | 2)0\2]| 2 | SGA13 | Contrato de Servicios en General } ep |2}o)]m2] = | SGA14 | Contrato por Alquiler de Inmuebles | ep |2]o|za) a | SGA/S | Cuadros Comparativos T 2/ols | 3 | SGA/16 _| Informe Técnico de Abastecimiento - ITA T 2/06] 8 | SGA7 | Informes + /2tolele SGA18 | Memoréndum, M. Maitiples TY)z]e}e) s | SGA'19 | Notiicaciones: Ordenanzas, AC, Resouwiones, | | 5 | 9 § og | Decretos, Convenios, Directivas, Res. Gerencia, SGA20 | Orden de Compra rlelolel es SGA21 | Orden de Servicio | olele SGA22 | Pecosas T 2 | SGA23 | Requerimientos T)]2/]oe)e) 8 SGAI24 | Solicitud de Vidticos T | 2/o)e/) 8 Recibidos Extemo T |) 2)0)/6) 8 | Recibidos Interna T | 2) 0) 3 | 5 | | aeeetinaians — | ria2tofs} 5s | ‘SUB GERENCIA CONTABILIDAD SGC | Actas de Conformidad de Servicio T [2)o0)]¢6) 8 SGC2 | Cartas tT |2)0/6]| 8 SGCIS__| Caja Chica or |} 2) ola! ts Confrontacion de Operaciones Auto deciaradas| «6 T = «2 | 0 | 13 15 sec |-Coa | SGCIS | informes tT 2]/0/6) 8 SGCI6 | Memoréndum. M. Maitiples tT | 2}]o0 6) 8 SGCIT | Notas Contables 1 2/016) 8 SGCI8 —_Notiicaciones: Ordenanzas, AC, Resoliciones, = tT = 2) 9 3S Decretos, Convenios, Directvas, Res. Gerencia SGC | Oficios tT) 2/0/6) 8 SGCIO | Programa de Dectaracién Telemética PDT + |2tols| SGCI11 | Programa de Libros Electrénicos PLE + |2}/olw| SGC/12 | Rendiciones de Cuentas + |2lole| s SGCH3 | Requerimientos ri/2telelel Rectbidos Extemo T 2/03 8 Recibidos interno 7 l2telsle ‘SUB GERENCIA CONTROL PATRIMONIAL - — SGCP/1 | Actas de Conformidad de Servicio T )2)o;el, 8 | SGCP/2 Actas de Desplazamiento de Bienes TO 200/68 8 | SGCPIS Actas de Entrega y Recepcién de Bienes T 20/68) 8 SGCP/4 Actas de Recepcién de Bienes T 2) 0/6) 8 SGCPIS | Actas de Salida de Control de Bienes T 2/0/68 SGCP6 | Adguisicién de Bienes muebles T 2/0/68 8 SGCP/7 _Asignacién de uso de bienes patimoniales §§ «T 2 916 8 SGCP/8 —_Autorizacion de Salida de Vehiculos | T 2250/6 8 | SGCPI9 | Cargo Personal por Asignacién de Bienes en 1 |2/)o0j]6. 86 | Uso | SGCPIO | Cartas + |2fole|esMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO AMO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” SGCP/t | Cartas Mitipies T )2 pope) 6 ] SGCP/2 _| Formato de Ficha de Inventarios tr |2]/o0]6) 6 SGCP/3 | Informes tr |2/0/>6 8 SGCP/4 | Memorandum, M. Mitiples tr | 2/0 6 8 SGCP/15 | Notiicaciones: Ordenanzas, AC, Resoluiones, tr |2]/o 6 8 | | Decretos, Convenios, Directvas, Res. Gerencial SGCP/16 | Oficios T 2}/0)/6 8 | SGCPi7 | Requerimientos T 2 o | 6 8 SGCP/18 | Solicitud T 2} 0/6 8 Recibidos Extemo 1 |2lolels Reaibios Interno tflalole|s | | ‘SUB GERENCIA RECURSOS HUMANOS | SGRHA T T2y)o);e) 8 SGRH2 | Actas de Conformidad de Servicio P20 | 43 ] SGRHI3 | Actas de Reposicion Judicial P| 2]o0/)8) SGRH/4 | Boletas de Remuneraciones: T 2 o 6) 8 SGRHIS | Cartas or |) 2)o0 6) 8 SGRH/6 | Cartas Miiipies |r |2io0ls6|e SGRHI7 | Certificados de Trabajo ot 250° 6 8 | SGRH/8_| Constancias de Trabajo Pp 2 | 0 | 2 | 20 SGRHS | Coniraios CAS p12) 0) 2] % SGRH/10 | Contratos de Mantenimiento T 2 0 6 8 SGRH/11 | Control de Asistencia Dep 2 ola SGRH/12 — Convocatoria CAS Ft 12] o0}e6 8 SGRH/3 | Curriculo Vitae (tr )2i|o)3)s SaRriné | Entrega do Cargos tT) 2/0/68) 8 SGRH/IS Logo Personal Acivos Poa eo Rw SGRH/17 | Legajo Personal Cesados ;e ]elotele ‘SGRH/18 — Memorandum, M. Multiples T 2 ol] 3 5 | Notifcaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, SGRHM9 — Decretos, Convenios, Directivas, Res. Geena. =) og | gg SGRH20 — Oficios q SGRH/21 | Papeletas de Salida | zfole|e SGRH/22 | Papeletas de Vacaciones P zlolel 6 SGRH/23 | Pianilias de Remuneraciones | Poizas Seguro ComplementariodeProcesos © PF 2 9 | 135 SGRH/24 | Administrativos Programa de Deciaracién Telematica - PDT - Py? | o | 8] 6 ‘SGRH/25 PLAME SUNAT SGRH/26 _ Renovacién Contratedo CAS Py]? | o | 2%) 9% | SGRH/27 | Reportes je [2/0] Bn) s | | ‘SGRH/28 | Resoluciones de Pactos Colectivos P 20) 2B 30 Resoluciones de Sub Gerencia P 2 o | 3 x» Recibidos interno T |2 0 3) 5 | Recidos Extemo [riz o,3 5s | TESORERIA SGT/ | Actas de Confomidad de Servicio a SGT2 Cartas T oj 6 | 8 SGTI3_ Comprobantes de Pago Pp 0 | 1%) 20 SGT/4 | Informes T o 6 8B SGTIS —Oficios T o}e6) 8 | SGTI6 Solictudes T oj 68 8 | | Recibidos interno T o | 3 5 | | | Recibidos Externo T oj 3/5MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” | GPP | Actas de Conformidad de Servicio Zz] o0)]6) 8 epPi2 | Cartas tT) 2/o0/6) 8 GPPIS_| Cartas Mattiples Ti 2/)o)s) s GPPI4 —_ Informes tT) 2/)0 6 8 | Memoréndum, M. Miitpies T 2/0/68 | GEPIS | Notitcacines: Ordenanzas, AC, Resolicones, | tT = 2 0 | 3 | 3 GPPI | Decretos, Convenios, Directvas, Res. Gerencia, GPP7 | Oficios. 2 ols) ea GPIB | Offcios Mittiples 2}lolel|a | GPPI9—_-Requerimientos (20/6) 8 Recibidos Interno l2)o0j/3) 5 Recibidos Externo 2/0/31] 5 OFICINA DE PROGRAMACION MULTIANUAL DE INV _| OPM | Cartas” ] OPMI/2 | Informes Recibidos Intemo | __| Recibidos Extemo {of ‘SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y GESTION )N TERRITORIAL ~ SGPGTA | informes ] SGPGT/2 | Autorizaciones SGPGT/3_| Memorandum, M. Multiples | | SGPGT/4 | Notiicaciones, ordenanzas, Ac, | SGPGTIS | Resoluciones, Decretos, Convenios, | | | SGPGTI6 | directivas, resolucién gerencial SGPGT/7 | Cartas Miitiples | SGPGT/8 | Requerimientos Recibidos intemo Recibos externos l l ‘SUB GERENCIA PRESUPUESTO “SGP | Cartas ] SGP/2 | Informes SGP/S | Requerimisntos Recibidos interno Recibidos Extemo Cartas GR2 | Informes GRIS__| Informes Semanaies GR/4 | Memoréndum, M, Mitiple GRIS | Notiicaciones: Ordenanzas, AC, Resoluciones, | Deeretos, Convenos,Drecivas, Res. Gereneia, GRIT Requermirtos GRIB__| Resoluciones de Gerencia Recibidos interno Recibidos Externo L Lf | FICINA DE EJECUCION COACTIVA Sen | Actas de Conformidad de Servicio | ] | OECI2 | Cartas i} | OECS —Clausuras Definitivas OEC4 | Embargos OECIS —_Expadientes Coactivos | CEC | Expedientes Judiciales OEC7 ——informes | | OECI8 —_Levantamiento de embargos | OECIS | Levantamiento de Retencién de CuentasNombre de la Entidad Gerencia: ‘Sub Gerencia/Oficina/Unidad: Nombre del/el servidor y/o jefe: Inventario elaborado por: N° de Remision: Afio de Remi n: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO. “ARCHIVO CENTRAL” Metros Lineales de Documentos | - - a - transferir T e N° de nid Nombre de las de Archivamiento documentales 11. FECHAS EXTREMAS. | 18. UBICACION TOPOGRAFICA, 14. Observaciones o informacion le ° ° i complementarias DEL z AL a N° de [ Node | Nivelo estante | cuerpo | balda LUGAR Y FECHA DE ENTREGA tr ] | P — | LUGAR Y FECHA IDE RECEPCION<= MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” ae INVENTARIO DE REGISTRO Pag, de Pags, 1. Gerencia: - - — 7 2. Sub Gerencia/OficinalUnidad: Ne | Registro Serie Ubicaci6n ora. | vosanento Documental ‘Asunto 7 Fecha Folios | rococrafca (2) ,Observaciones Li (*) Ubicacién Topogréfica. Dejar en blanco para ser llenado por el Archivo Central receptor. NOTA: La relacién debe elaborarse en estricto orden numérico cronolégico.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO NO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” INV Pag.___de Pags. wv Nv DEMANDANTE DEMANDADO | nt Pi Fecha | Fob Topogca | Ob | lateria: roceso- a ‘olios ry servaciones Ord. | Expediente . o 7 = i J (*) Ubicacién Topogréfica. Dejar en blanco ara ser llenado por el Archivo Central receptor. NOTA: La relacién del be elaborarse en estrcto orden numérico cronolégico.o MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” NTAI IENTES A Pag.___de Pags. 1. Gerencia: ~ : ~ 2. Sub Gerencia/Oficina/Unidad: ~ oa | reat NOMBRE 0 RAZON SOCIAL Asunto Fecha Folios |, nperion | Observacines | + < (°) Ubicacién Topogrética. Dejar en blanco para ser llenado por el Archivo Central receptor. NOTA: La relacién debe elaborarse en estricto orden numérico cronolégico.° MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO. Se “ARCHIVO CENTRAL” TAI C" 1. Gerencia: 2. Sub Gerencia/Oficina/Unidad: F i — - Ord. Expatiente Ejecutado | Materia Estado Auniiar Coactivo | Ejecutor Coactivo | Feera Folios | ropemaion () Osearcone (* Ubicacién Topogrética. Dejar en blanco para ser llenado por el Archivo Central receptor. NOTA: La relacién debe elaborarse en estricto orden numérico cronolégico.MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO (* ‘AN DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO 2 “ARCHIVO CENTRAL” ANEXO 9.9 MODELO DE MEMORANDUM DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL MODELO DE MEMORANDUM DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL MEMORANDUM N°__-202-(* MPS DE :Nombres y Apellidos completos Cargo de ta Gerencia/Sub Gerencia/Oficina/Unidad A : Nombres y Apellidos completos Responsable y/o jefe de la Unidad de Archivo Central - MPS ASUNTO —_: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS A LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL - MPS FECHA + Ciudad, (dia) de (mes) del (afio) Por medio de la presente me dijo a Usted, con la finalidad de continuar con el desarrollo de las normas archivisticas generales, contempladas en el Manual de Procedimientos Archivisticos de la entidad municipal, Y con el propésito de descongestionar los archivos de gestion y centralizar la documentacién que ha superado el tiempo de conservacién en los archivos de gestién, se presenta el Inventario de Transferencia Documental, (N° folios) en el que se detalian los documentos transferidos para efectos de su ARCHIVO en la Unidad de Archivo Central - MPS, como también para garantizar la conservacién del patrimonio documental. Atentamente, fi jay Sello) Nombres Jefe del Organo o Unidad Archivo (©) Siglas del Grgano 0 Unidad OrgéinicaMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO =| e ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO é 3 “ARCHIVO CENTRAL” INSTRUCCIONES INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AMENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Indicar el nombre de la entidad municipal. Indicar e! nombre de la gerencia cuyos documentos van a transferirse. Indicar et nombre de la sub gerencia/oficina/unidad cuyos documentos van a transferirse. Indicar et nombre dele! servidor(a), representante de la Gerencia/Sub Gerencia, Indicar ef nombre del responsable en la elaboracién del inventario. Anotar el ndmero secuencial segin la primera remisién de documentos realizada anualmente Por la Unidad de Organizacién (Gerencia/Sub Gerencia/Oficina/Unidad) al OAA. Anolar el afio en el que se realiza la transferencia 8. Anotar la cantidad de metros lineales de documentos a transferir, ‘Anotar la cantidad total de las unidades de archivamiento a transferirse (cajas, paquetes y/o archivadores). 10. Anotar la serie o series documentales que conforman las unidades de archivamiento. 11. _Indicar la fecha mas antigua y mas reciente de cada una de las series, 12. _Indicar la cantidad total de folios de la serie documental por cada unidad de archivamiento a transfer. 18. Dejar en blanco para uso del archivo central receptor. Aqui se indica el lugar donde se encuentra archivada la unidad de archivamiento y el nimero de estante, cuerpo y balda asignado a ella dentro del archivo. 14. Anotar las observaciones 0 informacién complementaria necesarias para la mejor ‘comprensién de los documentos a transferencia. 15. _ Indica el lugar y fecha de la entrega de los documentos a transferir. 16. _ Firma y sello del/el servidor(a) que realiza la entrega de los documentos a transferir. 17. _ Indicar el lugar y fecha de la recepcién de los documentos transferidos, 18. Firma y sello detfia servidor(a) que recibe los documentos transferidos. Pa RON () Las paginas deben numerarse consecutivamente, indicando el nimero “uno” que es ‘seguido de la preposicién “de” y numero total de paginas de tabla general,MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” ANEXO N° 9.10 UNIDADES DE CONSERVACION CAJAS DE CARTON PRENSADO 308.35 CM APROX. DE ALTURA {EN BUEN ESTADO DE CoNSERVACIEN) PAQUETES DE DOCUMENTOS 15.820 CM APROX. DE ALTURA x {EN BUEN ESTADO DE CONSERVACION) = MATERIALES DE OFICINA PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS TTRASOE CARTON” = TRCanbORES ETRONICS a eo : > ere wa FUNDAS PLASTICS ARO! LASTICO TACOREEONMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO e “ARCHIVO CENTRAL” ANEXO N° 9.14 MODELO DE DOCUMENTO SOLICITANDO CONFORMACION DEL CED INFORME N° -2023 -SG/MPS A 2 Abog Jefe de la Oficina de Secretaria General - MPS DE : Responsable de la Unidad de Archivo Central - MPS FECHA —: Ciudad, de del 20. REF. : Conformacién de Comité Evaluador de Documentos - CED Mediante la presente, me dirjo a Usted en relacién al asunto de la referencia, a efectos de sefialar que resulta necesario iniciar el Proceso de Seleccién Documental para su Eliminacién, de ‘quel acervo que por su naturaleza y/o antiguedad dejo de ser imprescindible y carece de trascendencia, luego de haber cumplido su fin administrativo, fiscal, contable ylo legal En virtud de ello, solicito a Usted disponer la conformacién del Comité Evaluador de Documentos - CED, ‘81 mismo que debe ser designado por la més alta direcci6n institucional y tendré a cargo conducir el Proceso de Elaboracién del Programa de Control de Documentos Archivisticos - PCDA, de Eliminacién de Documentos y Transferencia Documental, que constituye un documento de gestién archivistica y establecerd las series documentales que produce 0 recibe la Municipalidad Provincial de Utcubamba, ‘como entidad piiblica, que deber4 indicar el ntimero de afios de conservacion y los periodos de retencién en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la Nacién ylo Direccién Archivo Regional - Junin o su eliminacién, segtin lo precisa la Directiva N° 008-2019-AGN/DDPA, de obligatorio cumplimiento en todas las entidades piblicas. Por lo expuesto, de conformidad con el dispositive acotado en el parrafo anterior, el comité deberd estar compuesto por: 1. presidente © Un representante de la alta direccién, quien lo presidira, 2. Primer Miembro Gerente de Asesoria Juridica o su representante. 3. Segundo Miembro: Gerente de la Unidad Orgénica, cuya documentacion seré evaluada, el que ‘actuard en la oportunidad que se amerita necesario, en virtud a la naturaleza de la documentacién que sea materia de evaluacién, 4. secretario Jefe ylo Responsable de la Unidad de Archivo Central Quedamos a la espera de cualquier indicacién y/o coordinacién sobre el particular Atentamente,MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” ANEXO N° 9.12 RESOLUCION DE ALCALDIA N° -20/MPS Satipo de___de! 2023 EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO. visto, El Informe N° _, de (fecha), emitido por el jefe y/o Responsable de la Unidad de Archivo Central de la Municipalidad Provincial de Satipo y/o Informe N° , de (fecha), emitido por la Oficina de secretaria general de la Municipalidad Provincial de Satipo, respecto a la conformacién del Comité Evaluador de Documentos - CED; y. CONSIDERANDO: Que, el Articulo 194° de la Constitucién Politica del Peni y modificatorias en concordancia con {os articulos | y I det Titulo Preliminar de ta Ley Orgénica de Municipalidades N° 27972, consagra que las Municipalidades son Organos de Gobiemnos Promotores del Desarrollo Local, con ersoneria de Derecho Publico con plena capacidad para el cumplimiento de sus fines, gozan de autonomia politica, econémica y administrativa en los asuntos de su competencia, ‘Que, por Ley N° 25323 de fecha 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de estructurar, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades piblicas existentes en el émbito nacional, para garantizar la defensa, conservacién, organizacion y servicio del Patrimonio Documental de la Nacién. Que, por Decreto Supremo N° 008-92-JUS de fecha 26 de junio de 1992, se reglamenté la Ley N* 25323 disponiendo la vigencia de la normas y directivas emitidas por el Archivo General de la Nacién como ente rector del Sisterna Nacional de Archivos. Que, de acuerdo el Articulo 29° del reglamento de la ley N° 25323, aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS, establece que los archivos integrales del Sistema Nacional estan obligados a cumplir las directivas, normas, disposiciones y lineamientos de politica dictados por el Archivo General de la Nacién como Organo Rector. El Archivo General de la Nacién, mediante la Resolucién Jefatural N° 073-85-AGNIJ de fecha 31 de mayo de 1985, aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos y con Resolucién Jefatural N° 173-86-AGN/J de fecha 18 de noviembre de! de 1986, se aprobaron Directivas que orientan metodolégicamente la aplicacion de las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos en las diferentes entidades puiblicas, entre ellas la Directiva N° 004-86-AG- DGAI "Normas para la Formulacién del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Pdblico Nacional" y Directiva N° 006-86- AGN-DGAI "Normas para la Eliminacion de documentos en los Archivos Administratives del Sector Puiblico Nacional" Que, segun la Directiva N° 004-86-AGN-DGAI “Normas para la Formulacién del Programa de Control de Documentos para los Archivos Administrativos del Sector Public Nacional’, acdpite Vi, Normas Especificas en su numeral 2), precisa que el Comité de Evaluaci6n de Documentos (CED) es designado por la més alta autoridad institucional, siendo encargado de conducir el proceso de conformacién del Programa Control de representante de la Alta Direccién de la entidad, quien la presidiré; b) El Gerente de Asesoria Juridica o su representante; c) El Gerente de la Unidad Orgénica, cuya documentacién serdANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO { \, s “ARCHIVO CENTRAL” as evaluada; y, d) El jefe y/o Responsable de la Unidad de Archivo Central quien actuaré como secretario. Que, por Resolucion de Aicaldia N° -2019/MPS, de fecha, . $e aprueba el Manual de Procedimientos Archivisticos de la Municipalidad Provincial de Satipo, teniendo como nico objetivo Normar los Procesos de Organizacién y Funcionamiento de la Unidad de Archivo Central de la Municipalidad Provincial de Setipo. Que, para el desarrollo de los procesos archivisticos se constituya el Comité Evaluador de Documentos como Grgano Consultivo de la Alta Direccién en la Municipalided Provincial de Satipo. Estando a los considerandos expuestos y, de conformidad con lo dispuesto en la Constitucién Politica del Pend, con los Vistos de las Gerencias de Asesoria Juridica, Gerencia ‘Municipal y Gerencia de Administracion y Finanzas, y, en uso de las facultades del alcalde que |e confiere en el Articulo 20° numeral 6, concordante con el 20 parrafo del Articulo 39° y Articulo 43° de la Ley N° 27972, Ley Orgénica de Municipalidades, SE RESUELVE: ARTICULO PRIMERO. - CONFORMAR el Comité Evaluador de Documentos - CED de la Municipalidad Provincial de Satipo, que estara encargado de condueir el proceso de eliminacién de documentos obrantes en la Unidad de Archivo Central de la Entidad edi, el mismo que estard integrado por: 1. PRESIDENTE 2. MIEMBRO 3. MIEMBRO 4. SECRETARIOTECNICO ARTICULO SEGUNDO. - DEJAR sin efecto la Resolucién de Alcaldia N° 058-2017-MPSIA, de fecha 30 de enero del 2023, que se modificé la Resolucién de Alcaldia N’——2023-MPSIA, de fecha enero del 2023, donde se designé a la Comisién Evaluadora para la Eliminacion de Documentos del Archivo Central de la MPU. ARTICULO TERCERO. - Copia de la presente Resolucién serd remitida por la Unidad de Archivo Central - MPU al Archivo General de la Nacién y/o Direccién Archivo Regional - Junin, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6.3 de la Directiva N° 008-2019-AGN-DDPA. ARTICULO TERCERO. - Notificar la presente Resolucién a los integrantes que conforman el Comité Evaluador de Documentos - CED, para su conocimiento y demas fines. REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASEMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” ll. REGISTRO DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE: 14, Nombre de la entidad ncia: | [(Gerencia/Oficina/Unidad | 18. Descripcion de las series |_19: FECHAS EXTREMAS | >, documentales DEL AL Folios 21. ones (3) FRNA SELLO (ay FIRWA YSELLO ‘Jefe del Area de documentos a eliminar Jefe del OAA 0 el que haga sus vecesOe Xe MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO Pe ANO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO Rigas “ARCHIVO CENTRAL” 8 INSTRUCCIONES. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS. |. INFORMACION GENERAL 1, Indicar el nombre de la entidad municipal. 2. Indicar el nombre de la gerencia cuyos documentos van a eliminarse. 3. Indicar el nombre de la sub gerencia/oficina/unidad cuyos documentos van a eliminarse. 4._Indicar el nombre del/la servidor(a), representante de la Gerencia/Sub Gerencia, 5. Indicar el nombre del responsable/jefe del OAA - Unidad Archivo Central 6. Ubicacién del OAA - Unidad de Archivo Central de la entidad, donde estén ubicados fisicamente los documentos propuestos a eliminarse 7. Correo electrénico del OAA - Unidad de Archivo Central de la entidad, 8. Teléfono/Anexo del OAA - Unidad de Archivo Central de la entidad, 9. Dejar en blanco para ser usado por el AGN / Direccién Archivo Regional 10. Anotar el nimero total en metros lineales de los documentos a eliminarse (1m3 igual 10 mi). 11. Sefialar sucintamente las series documentales y sus fechas extremas. (*) 12. Fecha en que se remite el inventario. 13. Firma y sello del jefe/Responsable de la AA. |. _ REGISTRO DE DOCUMENTOS 14. Indicar el nombre de la entidad municipal. 15. Indicar el nombre de la gerencia cuyos documentos van a eliminarse 16. Indicar el nombre de la sub gerencia/oficina/unidad cuyos documentos van a eliminarse. 17. Indicar el numero correlativo de las unidades de conservacién (legajos, paquetes, archivadores, libros, etc.) de la documentacién a eliminarse. 18. Sefialar detalladamente la serie o las series documentales que conforman cada unidad de conservacién (cajas y otros), 19. Indicar la fecha més antigua y la mas reciente en cada una de las series a eliminarse. (*) 20. Anotar la cantidad de folios a eliminarse 21. Anotar la informacién complementaria que sea necesaria para mayor comprensién de la documentacion necesaria. 22. Fecha en que se remite el inventario, 23. Firma y sello del jefe de! Area de documentos a eliminar. 24, Firma y sello del jefe/Responsable de la OAA. (*) En el caso de series documentales cuyas fechas extremas comprendan afios consecutivos, se deberd consignar ambas fechas separadas por un guion. (Ejemplo: 1980-1990). En el caso de Series documentales cuyas fechas extremas. ‘comprendan afios no consecutivos se debe consignar las fechas separadas por comas. (Ejemplo: 1980, 1982, 1986). Cuando concurran ambos. casos, se debe consignar las fechas extremas, separandolas con guiones y comas, conforme corresponda. (Ejemplo: 1980, 1982, 1986-1990).ae $% MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO g 3 ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO Rg 8 “ARCHIVO CENTRAL” aay & ANEXO 9.14 ACTA DE SESION DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS En la ciudad de __Prov. »siendo las horas del dia __ del dos mil . sito en ___, Se reunieron los integrantes de! Comité Evaluador de Documentos, designado mediante Resolucion de Alcaldia N° -2020/MPS, de fecha ____, con la asistencia del Seftor: -presidente del CED, el Sefior ~ Gerente de Asesoria Juridica como Miembro, el/ios Sefior/es » Representante(s) de la(s) Oficina(s) cuya documentacién se evaluara y el Sefior ; jefe del Organo de Administracién de Archivos 0 el que haga sus veces, quien actiia como secretario tecnico EI CED, evalué las series documentales que propone el Organo de Administracién de Archivos 0 el que haga sus veces, que se detallan en el inventario para su eliminacién, de fechas: + Veriicando las muestras documentales anexadas alla solicitud, De fo actuado los miembros del CED acuerdan emitir opinién favorable sobre la eliminacién de los documentos de las siguientes oficinas: cuyas fechas extremas son: haciendo un total, aproximado de metros lineales, por considerar que los fines administrativos, legales, fiscales, contables, etc., de los documentos propuestos han Concluido para la entidad y que estos no son sujeto de derechos ni obligaciones para la entidad 0 {os cludadanos, carentes de posibiidad de registrar 0 constituir documentos tiles y/o relevantes para la entidad, Por ello, el Comité Evaluador de Documentos recomienda remitir los actuados al Archivo General de la Naciéon ylo Direccién Archivo Regional, a fin de proceder con la autorizacién respectiva Presidente del CED Asesor Legal - Miembro del CED (Firma y Selo) (Firma y Sello) Representante de la Of. Jefe del OAA - Sec. Tec. Del CED ‘cuya documentacién se evaluara (Firma y Setlo) (Firma y Sello)MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ARO DE LA PAZ LA UNIDAD Y EL DESARROLLO “ARCHIVO CENTRAL” INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACION DEL ACTA DE SESION DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS 1. En el caso de entidades que solicitan autorizacién para eliminaci6n de documentos correspondientes a oficinas desactivadas, en el acta deberd figurar el nombre de la oficina desactivada y el nombre de la oficina que asume la funcién; asimismo, deberé consignarla firma y sello del responsable de la oficina actual. 2. La elaboracion del acta debe ser uniforme y legible. No se aceptaran actas elaboradas manualmente, ni aquellas que presenten enmendaduras. 3. Solo se aceptara un acta por cada solicitud de autorizacién de eliminacion de documentos Evitar presentar diferentes actas por cada unidad orgénica de la entidad. 4. Evitar incluir u omitir informacién,