UNIT -III

ORGANISING AND STAFFING

Organization - Importance - Principles of Organisation. Delegation & Decentralization -
Departmentation - Span of Management. Organizational structure: line & staff and functional -
organizational charts and manual-making organizing effective-Staffing-recruitment -selection-
Training, promotion and appraisal.

PRINCIPLES OF ORGANIZING
The most commonly mentioned and well accepted principles of organizing are as follows:
1. Objectives : Every organization should have well defined objectives. Every department in the
organization should have their objectives. Every individual in the organization should know what to
achieve. Finally there should be unity among all the objectives.

2. Specialization : Every department should be given a specific work to be performed. Division of work
leads to specialization. Every individual in the organization should be given the work as per his skills.

3. Co-ordination : All the activities of all the individuals and departments should be interlinked with
each other. Co-ordination will lead to proper direction for work which will result into better results.

4. Delegation of authority : The superior should pass on the authority to their subordinates. There should
be fixation of responsibility after the authority is delegated.

5. Short chain of command : As far as possible there should be short chain of command in the
organization. This will lead to speedy work as well as chances of distortion will be avoided.

6. Balance : There should be proper balance in different aspects of the organization. There should be
balance between authority and responsibility, centralization and decentralization, human and material
resources etc.

7. Continuity : Organizing is a continuous process. It will be over only after closure of the organization.
Therefore organizing should provide a framework which is long lasting in nature.

8. Simplicity : The structure of the organization should be as simple as possible. All the people in the
organization should be able to understand the structure.

9. Span of control : Span of control is number of subordinates who can be effectively managed and
supervised by manager. There should be limit of span of control.

10. Flexibility : The organization structure should not be rigid in nature. It should adjust with the
changing situations.

11. Authority and responsibility : Authority is a power to take decision. Responsibility is an obligation
to perform work. There should be a proper balance between authority and responsibility.

12. Unity of command : This principle suggest that subordinate should get orders only from one boss at a
time. There should not be duplication of orders which leads to confusion.
Departmentation:
Departmentation is a process of grouping all the organizational activities into logical units.
These logical units are known as departments. It is grouping of activities and employees into
departments for effective management.

Delegation of Authority:
Meaning:
Delegation is a process by which a superior transfers formal authority to his subordinates. It is a
transfer of authority from higher authority to the lower authority.

Definition:
1. John Pearce and Richard Robinson define delegation of authority as “a process by which a
manager assigns tasks and authority to subordinates who accept responsibility for those jobs.”
2. George Terry define delegation of authority as “Delegation means conferring of authority
from one executive or organization unit to another.”

Significance of delegation of authority:

The process of delegation of authority is important for both i.e. superior and subordinates.
The significance of delegation of authority can be explained as follows:

1. Reduction in burden on superiors:

By delegation of authority the work of superior gets reduced. Superior can use this saved time
for concentrating on important areas.

2. Quick action:
As authority is distributed among superior and subordinate, fast decisions are taken. This leads to
higher efficiency and better results.

3. Motivation:
Delegation of authority acts as motivation for the subordinates. Subordinates get opportunity to
handle the authority of superiors.

4. Better relations:
Delegation of authority leads to better relations between superior and subordinates. As authority
is transferred to subordinates, team spirit increases. This results into higher productivity.

5. Facilitates training and development:

As subordinates get opportunity to take decisions, it increases their skills. As subordinates
perform superior‟s authority, they get a chance to learn managerial functions.

6. Reduction in wastages:
Due to delegation of authority subordinates work with more care, responsibility and
concentration. This leads to better efficiency and
wastages are reduced.

7. Basis of performance appraisal:

Delegation of authority facilitates proper performance appraisal of the subordinates.After
delegation superior can judge the ability ofsubordinates.
8. Expansion and diversification:
Delegation of authority is required for expansion and diversification of the organization. For
expanded activities authority need to be distributed among superior and subordinates.

Centralisation and Decentralisation

Centralisation and Decentralisation are opposite terms. They refer to the location of decision making
authority in an organization. Centralisation implies the concentration of authority at the top level of
the organization while decentralization means dispersal of authority throughout the organization.
மையப்படுத்தல் மற்றும் பரவலாக்கம் ஆகியவை எதிரெதிர் சொற்கள். அவை ஒரு நிறுவனத்தில்
முடிவெடுக்கும் அதிகாரத்தின் இருப்பிடத்தைக் குறிப்பிடுகின்றன. மையமயமாக்கல் என்பது நிறுவனத்தின்
உயர் மட்டத்தில் அதிகாரத்தின் செறிவைக் குறிக்கிறது, அதே நேரத்தில் பரவலாக்கம் என்பது நிறுவனம்
முழுவதும் அதிகாரத்தை சிதறடிப்பதைக் குறிக்கிறது.

According to Allen, “Decentralisation refers to the systematic effort to delegate to the lowest levels
all authority except that which can only be exercised at central points.”
ஆலனின் கூற்றுப்படி, "பரவலாக்கம் என்பது மையப் புள்ளிகளில் மட்டுமே செயல்படுத்தப்படக்கூடிய
அதிகாரத்தைத் தவிர அனைத்து அதிகாரங்களையும் மிகக் குறைந்த மட்டங்களுக்கு வழங்குவதற்கான
முறையான முயற்சியைக் குறிக்கிறது."

ADVANTAGES OF DECENTRALISATION

1) Relief to Top Executives

Decentralization enables the top executives to devote greater attentions and efforts toimportant
issues. They may not be able to do this if they keep their hands full with
problems a routine nature.

2) Motivation of Subordinates
Systematic decentralization result in development of initiative, responsibility and moraleamong
employees.

3) Intimate Relationships
In a decentralized unit, employees have greater opportunities to come in close contact withone
another.

4. Sense of Competition
In a decentralized enterprise its departments and divisions are independent of one another.As a result,
the management can experiment with new ideas and processes in anydepartment without any risk of
its adverse effect on the functioning of other departments.

5. Effective Control
Though each of the departments and division is granted freedom in running its affairs, thecontrol
functions is not adversely affected. This is because for judging the performance ofeach unit an
important yard stick is its profitability and the rate of return on investment.

அதிகாரப் பரவலாக்கத்தின் நன்மைகள்

1) உயர் அதிகாரிகளுக்கு நிவாரணம்
அதிகாரப் பரவலாக்கம், முக்கியப் பிரச்சினைகளுக்கு அதிக கவனத்தையும் முயற்சிகளையும் அர்ப்பணிக்க உயர்
நிர்வாகிகளுக்கு உதவுகிறது. கைகளை முழுவதுமாக வைத்துக் கொண்டால் அவர்களால் இதைச் செய்ய
முடியாமல் போகலாம் பிரச்சனைகள் வழக்கமான இயல்பு.

2) துணை அதிகாரிகளின் உந்துதல்

முறையான பரவலாக்கம் ஊழியர்களிடையே முன்முயற்சி, பொறுப்பு மற்றும் மன உறுதியை
மேம்படுத்துகிறது.

3) நெருக்கமான உறவுகள்
ஒரு பரவலாக்கப்பட்ட பிரிவில், பணியாளர்கள் ஒருவருக்கொருவர் நெருங்கிய தொடர்பில் வருவதற்கு அதிக
வாய்ப்புகள் உள்ளன.

4. போட்டி உணர்வு
ஒரு பரவலாக்கப்பட்ட நிறுவனத்தில் அதன் துறைகள் மற்றும் பிரிவுகள் ஒன்றுக்கொன்று சார்பற்றதாக
இருக்கும். இதன் விளைவாக, நிர்வாகம் மற்ற துறைகளின் செயல்பாட்டில் அதன் பாதகமான விளைவுகளின்
ஆபத்து இல்லாமல் எந்தவொரு துறையிலும் புதிய யோசனைகள் மற்றும் செயல்முறைகளை பரிசோதிக்க
முடியும்.

5. பயனுள்ள கட்டுப்பாடு
துறைகள் மற்றும் பிரிவுகள் ஒவ்வொன்றும் அதன் விவகாரங்களை இயக்க சுதந்திரம் அளிக்கப்பட்டாலும்,
கட்டுப்பாட்டு செயல்பாடுகள் பாதிக்கப்படவில்லை. ஏனென்றால், ஒவ்வொரு யூனிட்டின் செயல்திறனை
மதிப்பிடுவதற்கு ஒரு முக்கியமான யார்டு ஸ்டிக் அதன் லாபம் மற்றும் முதலீட்டின் மீ தான வருவாய் விகிதம்
ஆகும்.

DISADVANTAGES OF DECENTRALISATION
1) Lack of Co-ordination
Under decentralization each division or department of the enterprise enjoys substantial freedom in
the formulation of policies and action plans.

2) Costly
Only a very large enterprise can afford the high operating costs of maintaining a decentralized set-up.
This is because, under decentralisatiion, each division of the enterprise has to be self-sufficient in
every respect, e.g, production, marketing, accounting,personnel etc.

3) Lack of Able Managers

A centralized enterprise has to depend on divisional managers. But, it is difficult to find persons who
are adequately equipped to run a division independently.
அதிகாரப் பரவலாக்கத்தின் தீமைகள்

1) ஒருங்கிணைப்பு இல்லாமை
அதிகாரப் பரவலாக்கத்தின் கீ ழ் நிறுவனத்தின் ஒவ்வொரு பிரிவும் அல்லது துறையும் கொள்கைகள் மற்றும்
செயல் திட்டங்களை வகுப்பதில் கணிசமான சுதந்திரத்தை அனுபவிக்கிறது.
2) விலை அதிகம்
ஒரு மிகப் பெரிய நிறுவனத்தால் மட்டுமே பரவலாக்கப்பட்ட அமைப்பைப் பராமரிப்பதற்கான அதிக இயக்கச்
செலவுகளைச் சமாளிக்க முடியும். ஏனென்றால், அதிகாரப் பரவலாக்கத்தின் கீ ழ், நிறுவனத்தின் ஒவ்வொரு
பிரிவும் ஒவ்வொரு வகையிலும் தன்னிறைவு பெற்றிருக்க வேண்டும், எ.கா., உற்பத்தி, சந்தைப்படுத்தல்,
கணக்கியல், பணியாளர்கள் போன்றவை.

3) திறமையான மேலாளர்கள் பற்றாக்குறை

ஒரு மையப்படுத்தப்பட்ட நிறுவனம் பிரிவு மேலாளர்களைச் சார்ந்திருக்க வேண்டும். ஆனால், ஒரு பிரிவை
சுயாதீனமாக நடத்துவதற்கு போதுமான தகுதியுள்ள நபர்களைக் கண்டுபிடிப்பது கடினம்.

CENTRALISATION
Centralization implies that a majority of the decisions concerning the work being performed are not
made by those doing the work but at higher levels in the organisation. In other words, decision
making authority is concentrated at the top levels of management.
மையப்படுத்தல் என்பது, நிகழ்த்தப்படும் வேலையைப் பற்றிய பெரும்பாலான முடிவுகள் வேலையைச்
செய்பவர்களால் எடுக்கப்படுவதில்லை, ஆனால் நிறுவனத்தில் உயர் மட்டங்களில் உள்ளவர்களால்
எடுக்கப்படுகின்றன. வேறு வார்த்தைகளில் கூறுவதானால், முடிவெடுக்கும் அதிகாரம் நிர்வாகத்தின் உயர்
மட்டங்களில் குவிந்துள்ளது.

ADVANTAGES OF CENTRALISATION
1. Personal Leadership
Centralisation provides opportunity for personal leadership. Personal leadership is important for the
success of small firms and during the early stages of big firms.

2. Uniformity of Action
Centralisation is essential when an enterprise wants all its operating units to do the same thing in the
same manner. Only the top management having central authority for decision making can being
uniformity of procedures on the part of operating units.

3. Flexibility
Centralization permits greater flexibility in the utilization of existing personnel and
facilitates proper handling of fluctuations in the volume of work.

4. Integration
Certain degree of centralization is essential for co-coordinating different operations of the
organisation centralization control helps to keep all the parts of the organisation moving
harmoniously towards the common objective.

5. Handling Emergencies
Emergent conditions threaten the survival of business. Centralization enables the top management to
handle emergent situation in a rational manner.

6. Utilization of Personnel
Centralized structure permit better utilization of highly qualified personnel in technical
and administrative areas. It reduces wastage of efforts by avoiding duplication.

மையமயமாக்கலின் நன்மைகள்
1. தனிப்பட்ட தலைமை
மையப்படுத்தல் தனிப்பட்ட தலைமைக்கான வாய்ப்பை வழங்குகிறது. சிறிய நிறுவனங்களின் வெற்றிக்கும்,
பெரிய நிறுவனங்களின் ஆரம்ப கட்டத்திலும் தனிப்பட்ட தலைமைத்துவம் முக்கியமானது.

2. செயல்பாட்டின் சீரான தன்மை

ஒரு நிறுவனம் அதன் அனைத்து இயக்க அலகுகளும் ஒரே மாதிரியாகச் செய்ய விரும்பினால் மையப்படுத்தல்
அவசியம். முடிவெடுக்கும் மத்திய அதிகாரம் உயர் நிர்வாகத்திற்கு மட்டுமே உள்ளது
இயக்க அலகுகளின் பகுதியிலுள்ள நடைமுறைகளின் சீரானதாக இருக்கலாம்.
3. நெகிழ்வுத்தன்மை
மத்தியமயமாக்கல், தற்போதுள்ள பணியாளர்களைப் பயன்படுத்துவதில் அதிக நெகிழ்வுத்தன்மையை
அனுமதிக்கிறது மற்றும் வேலையின் அளவு ஏற்ற இறக்கங்களைச் சரியாகக் கையாள உதவுகிறது.

4. ஒருங்கிணைப்பு
நிறுவனத்தின் பல்வேறு செயல்பாடுகளை ஒருங்கிணைக்க ஒரு குறிப்பிட்ட அளவிலான யமயமாக்கல்
அவசியம்.பொதுவான நோக்கத்தை நோக்கி இணக்கமாக.

5. அவசரநிலைகளைக் கையாளுதல்
அவசர நிலைமைகள் வணிகத்தின் உயிர்வாழ்வை அச்சுறுத்துகின்றன. மையமயமாக்கல், எழும் சூழ்நிலையை
பகுத்தறிவு முறையில் கையாள உயர் நிர்வாகத்திற்கு உதவுகிறது.

6. பணியாளர்களைப் பயன்படுத்துதல்
மையப்படுத்தப்பட்ட கட்டமைப்பு தொழில்நுட்ப மற்றும் நிர்வாகப் பகுதிகளில் அதிக தகுதி வாய்ந்த
பணியாளர்களை சிறப்பாகப் பயன்படுத்த அனுமதிக்கிறது. இது நகலெடுப்பதைத் தவிர்ப்பதன் மூலம்
முயற்சிகளின் விரயத்தைக் குறைக்கிறது.

DISADVANTAGES OF CENTRALISATION
1. Problems in Decision-Making
Under centralization, most of the decisions are taken at higher levels. This may cause delays and cost
in making the decision.

2. Overburdening
Centralization of authority increases the burden on top managers.

3. Lack of Executive Development.

Under centralized structure lower level executives get very little opportunity fordeveloping decision-
making skills.

4. Low Morale
Centralisation hampers the motivation and morale of employees as their freedom is reduced.

மையமயமாக்கலின் தீமைகள்

1. முடிவெடுப்பதில் உள்ள சிக்கல்கள்

மையமயமாக்கலின் கீ ழ், பெரும்பாலான முடிவுகள் உயர் மட்டங்களில் எடுக்கப்படுகின்றன. இதனால்
முடிவெடுப்பதில் தாமதம் மற்றும் செலவு ஏற்படலாம்.

2. அதிக சுமை
அதிகாரத்தை மையப்படுத்துவது உயர் மேலாளர்களின் சுமையை அதிகரிக்கிறது.

3. நிர்வாக அபிவிருத்தி இல்லாமை.

மையப்படுத்தப்பட்ட கட்டமைப்பின் கீ ழ் கீ ழ்மட்ட நிர்வாகிகள் முடிவெடுக்கும் திறன்களை ளர்ப்பதற்கான
வாய்ப்புகள் மிகக் குறைவு.

4. குறைந்த மன உறுதி
ஊழியர்களின் சுதந்திரம் குறைக்கப்படுவதால், மையமயமாக்கல் அவர்களின் உந்துதல் மற்றும் மன
உறுதியைத் தடுக்கிறது.

SPAN OF MANAGEMENT
The term ‘Span of Management’ is also known as ‘Span of Control’, Span of supervision and ‘Span
of authority’. It represents a numerical limit of subordinates to be supervised and controlled by a
manager. It is an important principle of sound organisation.

According to Peter .F. Drucker, span of control refers to the limit on the number of subordinates
reporting directly to a superior.

Koontz and O’Donnell used this term to represent that limit on the number of persons that an
individual can effectively manage.
This principle is based on the theory of relationships propounded by V.A Graicunas, a

French Management Consultant (1993). Graicunas analyzed superior – subordinate relationship and
developed a mathematical formula based on the geometric increase in complexities of managing as
the number of subordinate’s increases.

He said that an executive

having four subordinates under him is required to deal with
i) 4 direct single relationships
ii) 12 Cross relationships and
iii) 28 group relationships i.e. in all forty four relationships.

He derived these on the basis of the following formula.

No. of direct relationships = n = (4)
No. of cross relationships = n (n-1) = 4 (4-1) = 12
No. of group relationships = n (2 n-1 – 1) = 4 (2 4-1 –1)
= 4 (23 – 1) = 4 (8 – 1)
= 4 (7)
= 28
Total no. of relationships = n [2 n/2 = (n-1)]
(Or)
= n [2 n-1 = n-1]
= 44 (Where n represents the number of subordinates)

ADVANTAGES OF SPAN OF CONTROL

Span of control is very important principle of organizing. The importance of span of control can
be explained as follows:

1. Superior can concentrate on important work:

Due to proper span of control supervisor gets enough time to concentrate on important activities.
If span of control is unreasonably large then superior may not be able to concentrate on
important areas as his time will be spent more for supervision.

2. Good relations :
Proper size of span of control facilitates to maintain good relations between manager and
subordinates.

3. Team work :
Proper span of control facilitates team work in the organization. Asrelations are healthy, it
develops good team spirit among all.

4. Quick actions :
Because of good co-ordination, relations and team spirit quick actions are possible.

5. Increased efficiency :
Due to proper supervision efficiency of the organization increases.

6. Corporate image :
Due to higher efficiency and good relations, corporate image of the organization develops.

7. Motivates personnel :
Proper size of span of control motivates subordinates. As subordinates are close to their
superiors, they get proper guidance from time to time.