GUÍA DE PRODUCCÍON

PARA EVENTOS

En esta guía, se socializarán las claves para la organización de un evento,

teniendo en cuenta las acciones a desarrollar para lograr que el evento sea un
éxito.
 ETAPAS DE PRODUCCIÓN DE
UN EVENTO

• PRE- PRODUCCIÓN

• PRODUCCIÓN

• POST- PRODUCCIÓN
 PRE-PRODUCCIÓN
Es la primera fase, la cual nos permitirá tener una correcta organización y
planeación del evento en todas sus etapas.

El esquema debe contener al menos los siguientes puntos:

• OBJETIVO DEL EVENTO: el objetivo es la parte mas importante del evento,

es la definición detallada de como organizar las etapas de pre- producción,
producción y post- producción, a nivel estratégico y organizativo.

• PÚBLICO OBJETIVO: grupo de personas con ciertas características

sociodemografícas con mayor posibilidad de interés en nuestro evento.
Ej:Niños, adolecentes, adultos mayores.

• FORMATO DEL EVENTO: los eventos pueden desarrollarse en pequeño,

mediano o gran formato. Definirlo, nos ayudará a tener claro los
requerimientos tecnicos y logisticos necesarios para la realización.
• FECHA Y LUGAR DEL EVENTO: determinar el lugar y la fecha, nos ayudará a mantener un cronograma
de actividades organizado y ejecutable en el tiempo.

• CONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO: la coordinación de las personas que intervienen en el

evento es fundamental para que todo funcione correctamente. Por ello cada integrante del equipo debe
tener tareas asignadas y objetivos claros. Ej: equipo comunicación, equipo administrativo, equipo de
producción técnica y logística.

• PLAN DE TRABAJO: es la planificación general del evento, que le permitirá definir responsabilidades y
tiempos de ejecución.

• PRESUPUESTO: el presupuesto debe incluir todos los gastos en las diferentes fases del evento. Ej:
gastos de proveedores, alquiler de espacios, insumos técnicos, sonido, luces, mesas, asientos, gastos de
producción, gastos de montaje, permisos, etc.

• CONTRATACIÓN: acuerdo generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen
recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones. Ej: equipo, grupos artísticos, insumos de
producción técnica y logística, grupos de trabajo, espacio requerido para el evento, gestión de permisos.
 GESTIÓN DE PERMISOS
Los permisos deben gestionarse dependiendo su nivel de complejidad, según lo establecido
en el decreto 599 de 2013 “Por el cual se establecen los requisitos para el registro, la
evaluación y la expedición de la autorización para la realización de las actividades de
aglomeración de público en el Distrito Capital”.

CLASIFICACIÓN:

Alta Complejidad: Corresponde a los eventos que generan afectación al normal

funcionamiento de la ciudad; con un alto impacto a las condiciones de salubridad, seguridad
y convivencia y una alta probabilidad que se generen riesgos en el interior y/o en el exterior
del evento. Por lo tanto los organizadores deberán cumplir con la siguiente obligación:

Presentar un plan de emergencias y contingencias o implementar el plan tipo, si éste

existe,registrarlo en la ventanilla única del SUGA en las condiciones y términos establecidos
en el presente Decreto y asistir a las reuniones previas de coordinación y verificación de las
condiciones de seguridad del montaje en el escenario y del PMU durante desarrollo del
evento.
Media Complejidad: Corresponde a los eventos que no generan afectación al
normal funcionamiento de la ciudad, con un impacto moderado a las
condiciones de salubridad,seguridad y convivencia y una media probabilidad
que se generen riesgos en el interior y/o en el exterior del evento. Por lo tanto
los organizadores deberán cumplir con la siguiente obligación:

Presentar un plan de emergencias y contingencias o implementar el plan tipo, si

éste existe,registrarlo en el SUGA en las condiciones y términos establecidos
en el presente Decreto e instalar un PMU el cual será verificado por el conjunto
de entidades integrantes del SUGA.
Baja Complejidad: Corresponde a los eventos que no generan ninguna
afectación en el exterior del evento, con un impacto bajo a las condiciones de
salubridad, seguridad y convivencia y con una baja probabilidad de generarse
un riesgo en el interior del evento. Por lo tanto los organizadores deberán
contar con los recursos físicos y humanos mínimos que establezca el Plan de
emergencias y contingencias tipo para baja complejidad, elaborado por el
FOPAE (Fondo de Prevención y Atención de Emergencias).
 ¿QUÉ ES EL SUGA?
El Sistema Único de gestión de Aglomeraciones es un aplicativo en línea
dispuesto para la evaluación de la complejidad de su evento y así mismo hacer
los requerimientos de documentación para otorgar el permiso.

Link de ingreso al SUGA: sire.gov.co/suga

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA
PARA EL PERMISO EN EL SUGA
Dependiendo la complejidad de su evento necesitará una serie de documentos, con el fin de
acceder a su permiso.
Los documentos principales para de eventos de Mediana y alta complejidad son:

• Cámara de comercio o RUT.

• Copia de cédula de ciudadanía Representante legal.
• Paz y salvo de SAYCO.
• Paz y salvo de ACINPRO.
• Autorización del uso de la locación.
• Póliza de responsabilidad civil extracontractual.
• Certificación de control de aforo.
• Plan de emergencia y contingencia PEC.

En la pagina web del SUGA cuenta con toda una guía de funcionamiento y requerimientos
 PLAN DE EMERGENCIA Y CONTINGENCIA -
PEC
Es el plan que nos permite ampliar el conocimiento de los riesgos a los que se
encuentran expuestos los asistentes y responsables de un evento de media o alta
complejidad, con el fin de orientar los procesos que permitan reducir, eliminar o
atender una situación de emergencia generada por dichos riesgos.
 PLANES DE ACCIÓN QUE CONFORMAN
EL PEC

• Plan de logística VAS.

• Plan contra incendio.
• Plan de atención médica y primeros auxilios.
• Plan de evacuación.
• Plan de información pública.
• Plan de manejo para menores de edad y personas con discapacidad.
• Plan de integración del lugar.
 EVENTO DE BAJA COMPLEJIDAD
Si el evento es catalogado de Baja complejidad en el sistema SUGA, la
documentación requerida para ejecutar el evento es:

• Certificado del SUGA de baja complejidad.

• Paz y salvo de SAYCO y ACIMPRO (La regulación del derecho
de autor y los derechos conexos se encuentra principalmente en
la Ley 23 de 1982 y la Decisión Andina 351 de 1993).
• Autorización del uso de la locación.
• Código PULEP (requerimiento para poder publicitar el evento).

En la pagina web del SUGA cuenta con una guía de funcionamiento y requerimientos
¡LA PRE-PRODUCCIÓN
ES EL 90% DEL ÉXITO
DEL EVENTO!
Hay algunos organizadores que no le dan mucha importancia y desconocen su
importancia, pensando erróneamente que el éxito es casual.
 PRODUCCIÓN

La producción debe asumirse como un reto en el que los pensamientos y las

emociones se juntan en complicidad, para crear oportunidades que se
concretan en acciones claras, precisas y eficientes.
 REUNIONES GENERALES
• Realizar reuniones semanales, para el seguimiento de la gestión, es
importante realizarlas para poder anticiparse a posibles riesgos que puedan
surgir y así mitigarlos.
• Reunión de socialización del “minuto a minuto” con los equipos de trabajo
que conforman el evento.
• Definición de roles y actividades durante el evento.

MONTAJE
• Seguimiento permanente a todas las locaciones.
• Acompañamiento al equipo de coordinadores de áreas.
• Seguimiento de las condiciones técnicas y logísticas establecidas, y al
cumplimiento de las obligaciones de los proveedores.
• Comunicación con el personal técnico de las agrupaciones y verificación al
cumplimiento de cronograma de ensayos y pruebas de sonido.
• Reporte de los avances al productor general.
• Chequeo permanente al plan de trabajo, identificación y atención a imprevistos.
REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES

Durante la realización de todas las actividades se deben tener en cuenta

los los siguientes aspectos:

• Revisión de condiciones de los operadores de logística e integrantes

de salud, brindando la información acerca del evento a realizar.
• Comunicación directa y permanente con los equipos de trabajo.
• Verificar el cumplimiento del “minuto a minuto” de las presentaciones
artísticas y actividades relacionadas con el evento.
• Estar atento a las novedades que puedan surgir durante el evento.
• Reuniones con el Puesto de Mando Unificado -PMU durante el
evento.
 DESMONTAJE

Al finalizar el evento, es responsabilidad de la producción técnica y logística,

la verificación del estado de las locaciones y supervisar con su grupo de
trabajo la correcta desinstalación de todos los insumos.

Son aspectos relevantes a tener en cuenta:

• Verificación del estado de las instalaciones. En caso de haber daños, se

deben identificar las causas, los responsables y el nivel de pérdidas para
reportarlos al productor general.

• Entrega de las locaciones a los administradores.

 POST-PRODUCCIÓN
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Para el productor, los escenarios son espacios sagrados y las actividades

que en estos se desarrollan son rituales, cuyo propósito final siempre ha de
ser la satisfacción de quienes intervienen para hacerlos posibles.
 INFORMES Y ANÁLISIS DE
RESULTADOS

• Reúne la información del trabajo realizado en todas las etapas.

• Es importante tener el registro del evento (fotográfico, número de

asistentes. Detalle de realización de actividades) y los datos que
nos ayuden a realizar un informe detallado del éxito del evento.

• En esta fase también se formula el estado de cuentas y se lleva a

cabo el pago de proveedores y personal contratado.
¡Los proyectos creativos y
culturales de Bogotá son
una realidad gracias a
Es Cultura Local!