Stripping Down Manajemen Proyek ke Chassis

Proyekmanajemen adalah upaya yang sangat rumit dan rumit, dan seperti upaya rumit
dan rumit lainnya, seringkali sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. Dalam hal ini,
bukan karena Anda tidak dapat menemukan materi pelatihan atau mentor untuk membantu
Anda sepanjang perjalanan, Anda benar-benar kewalahan oleh semua informasi di luar sana
dan konsekuensi mengacaukan semuanya. Anda merasa seperti AndaAnda ditakdirkan untuk
menjadi hidangan unggulan di luau manajemen suatu saat nanti jika Anda tidak dapat
memimpin tim proyek ini. Anda benar-benar bingung dengan semua proses yang harus Anda
ikuti dan dokumentasi yang harus Anda hasilkan. Tidak pernah takut! Ada cahaya di ujung
terowongan ini dan buku ini akan membantu Anda menemukannya. Sekarang ambil napas
dalam-dalam dan mari selami dengan mengupas hal ini yang kami sebut manajemen proyek
hingga ke tulang telanjang, dasar-dasarnya, sasis jika Anda mau. Hal pertama yang perlu
Anda sadari adalah bahwamendasari dari semua proyek adalah kerangka proses spesifik yang
menghasilkan artefak manajemen proyek. Oke, mari berhenti sejenak di sini untuk
menjelaskan apa yang saya maksud dengan "artefak manajemen proyek". Ini adalah hasil dari
proses dasar tersebut dan hal-hal seperti jadwal proyek, daftar risiko, Dewan Kontrol
Perubahan, dan rencana komunikasi, untuk beberapa nama. Jika Anda telah memperoleh
sertifikasi Profesional Manajemen Proyek (PMP), maka Anda sudah tahu bahwa ada banyak
rencana yang perlu Anda pertimbangkan juga. Hal utama yang harus dipahami di sini adalah
setelah Anda menguasai proses dasar ini, maka hidup Anda sebagai manajer proyek menjadi
jauh lebih mudah.
Pikirkan ini seperti mengendarai mobil yang tidak dikenal. Beberapa tahun yang lalu,
saya berlibur di Skotlandia dan saya menyewa mobil untuk transportasi. Saya bisa
mengendarai mobil itu karena saya sudah tahu urutannya danproses untuk mengendarai
mobil. Masuk, pasang sabuk pengaman Anda, keluar dan pindah sisi sehingga Anda dapat
mencapai pedal dan roda kemudi, sabuk pengaman lagi, sesuaikan kaca spion, pijakan kaki,
engkol kunci, aktifkan kopling, pindah ke gigi satu, kendurkan kaki ke gas, dan hati-hati
untuk driver Yank gila. Anda lihat dari contoh ini bahwa saya telah menguasai keterampilan
dasar mengemudi, jadi yang harus saya fokuskan hanyalah nuansa mengendarai mobil asing
di Skotlandia. Memang, hal-hal seperti mengemudi di sisi lain jalan memberi saya sedikit
masalah, tetapi saya masih dapat berkendara mengelilingi Dataran Tinggi dan melihat negara
yang indah itu. Menguasai manajemen proyek memang seperti itu. Kuasai dasar-dasarnya
dan Anda dapat mengemudikan proyek di mana saja, di kedua sisi jalan.
 Melaksanakan Ini proses dan menghasilkan artefak terkait adalah apa yang saya sebut
mekanisme manajemen proyek, dan percayalah, mereka tidak terlalu sulit untuk dikuasai.
Inilah masalahnya: bukan mekanisme yang membuat manajemen proyek begitu sulit, tetapi
berurusan dengan orang-orang sulitlah yang membuatnya sulit. Dalam buku ini, saya akan
memandu Anda melalui mekanisme manajemen proyek sehingga ketika Anda menangani
proyek berikutnya, Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu dan energi untuk
berurusan dengan orang-orang, bagian yang sangat menantang dari manajemen proyek, alih-
alih bersusah payah. melalui pembuatan Diagram Jaringan. Oh, dan ketika Anda siap untuk
mengambil bola dan pergi ke taman bermain lain, alias mencari pekerjaan manajemen proyek
lain, keterampilan dasar ini akan memungkinkan Anda menghabiskan lebih banyak waktu
untuk mempelajari politik dan nuansa organisasi baru itu karena Anda memiliki keterampilan
gila. ketika datang ke mekanisme mengelola proyek.
Memahami Alur Kerja dari Setiap Proyek
Semua proyek mengikuti alur kerja dasar yang sama, jadi Anda benar-benar perlu
menanamkan ini di otak Anda. (Gambar 1-1) Ini dimulai dengan Fase Inisiasi, yang akan kita
bahas secara mendetail di Bab 2 . Pada dasarnya, di sinilah tujuan proyek ditentukan dan
kendala tingkat tinggi diidentifikasi melalui proses yang disebut pelingkupan. Tidak jarang
organisasi memiliki tim khusus untuk melakukan analisis pelingkupan dan memberikannya
kepada manajer proyek sebagai tempat awal untuk pekerjaan mereka. Berikutnya adalah
Tahap Perencanaan, yang akan kita bahas di Bab 3; di sinilah tim proyek mengembangkan
rencana keseluruhan mereka; bagaimana mereka akan melaksanakan proyek, sumber daya
apa yang dibutuhkan, apa yang akan disampaikan secara spesifik, jadwal terperinci, dll.
Sebagian besar proses manajemen proyek termasuk dalam fase ini, dan di situlah sebagian
besar artefak dikembangkan. Singkatnya, Perencanaan adalah tempat sebagian besar
mekanisme manajemen proyek terjadi. Ini sering dianggap sebagai fase proyek yang paling
menantang untuk dikelola, tetapi sekali lagi, bukan mekanisme kerja yang sulit, melainkan
negosiasi dan manajemen pemangku kepentingan yang sulit. Setelah keluar dari Fase
Perencanaan, kita akan beralih ke Fase Eksekusi di Bab 4 . Di sinilah tim mengeksekusi
rencana yang mereka kembangkan sebelumnya. Tak perlu dikatakan bahwa semakin teliti
perencanaan semakin lancar pelaksanaannya. Sekarang, Project Management Institute (PMI)
menganggap Pemantauan dan Pengendalian sebagai fase yang terpisah tetapi saya tidak.
Omong-omong, PMI adalah badan pengatur untuk profesi manajemen proyek dan mereka
mengelola berbagai sertifikasi manajemen proyek termasuk PMP. Pekerjaan Pemantauan dan
Kontrol pada dasarnya adalah apa yang Anda pikirkan. Anda memantau indikator dan jadwal
proyek untuk mengidentifikasi setiap penyimpangan dari rencana. Anda mengambil langkah-
langkah untuk mengontrol alur kerja dan kemajuan untuk terus mengoptimalkan keduanya.
Menurut pendapat saya, pekerjaan Pemantauan dan Kontrol terjadi dalam Fase Eksekusi, jadi
tidak benar-benar menjamin kotaknya sendiri di diagram alur, jika Anda mengerti maksud
saya.
Sekarang, ada serangkaian pekerjaan khusus yang unik untuk Fase Pelaksana, dan
itulah pekerjaan yang perlu Anda lakukan untuk merilis proyek Anda: kami akan
membahasnya di Bab 5 . Menariknya, saya telah menemukan bahwa banyak materi pelatihan
manajemen proyek yang bagus cenderung mengabaikan pekerjaan yang perlu terjadi untuk
meluncurkan hasil proyek Anda, jadi di sini saya berbicara tentang hal-hal rumit seperti
mencari tahu apakah Anda benar-benar siap untuk merilis dan bagaimana memfasilitasi
pertemuan persetujuan akhir.
Fase terakhir adalah Fase Penutupan, yang akan kita bahas di Bab 6 ; di sinilah tim
proyek menyelesaikan pekerjaan dengan mengarsipkan agunan, membuang materi berlebih,
melakukan analisis proyek secara retrospektif, memastikan dukungan jangka panjang untuk
hasil proyek, melaporkan ringkasan proyek, merayakan pencapaian mereka, dll. Menutup
seperti yang Anda harapkan adalah akhir dari jalan. Seperti yang saya sebutkan, semua
proyek mengikuti alur kerja yang sama (Gambar 1-2), tetapi bagaimana alur ini dijelaskan
atau didokumentasikan bervariasi. Di sinilah siklus hidup proyek masuk, dan ada beberapa di
antaranya di luar sana. Organisasi Anda mungkin mengharapkan Anda untuk menggunakan
siklus hidup yang spesifik dan terdokumentasi dengan baik, sehingga Anda tidak perlu
mencari tahu mana yang akan digunakan sendiri. Meskipun tidak persis sama, semua siklus
hidup yang saya jalani memiliki alur dasar yang saya sebutkan dan banyak yang memiliki
tinjauan formal terhadap kiriman yang dihasilkan selama setiap fase. Tinjauan ini disebut
sebagai tinjauan gerbang dan sering dikaitkan dengan pendanaan dan persetujuan untuk
melanjutkan tim proyek. Anda juga akan menjalankan siklus hidup yang mengulangi alur
kerja dasar, seperti yang mengikuti metodologi Agile, di mana tim proyek melakukan iterasi
aliran dasar yang lebih kecil dan lebih sering, menggabungkan banyak iterasi untuk
menghasilkan hasil proyek satu gigitan pada satu waktu.
Setelah kita membahas Penutup di Bab 6 , kita akan beralih ke beberapa topik khusus
di Bagian II. Di Bab 7, saya akan membantu Anda memahami cara memilih proses yang tepat
yang Anda perlukan saat Anda bekerja di organisasi kematangan manajemen proyek yang
rendah. Untuk Bab 8, kita akan melempar koin dan berbicara tentang cara membedakan diri
Anda di rumah PM dengan usia tinggi. Bab 9 menguraikan kecemerlangan penggunaan daftar
periksa untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Terakhir, di Bab 10, saya akan kembali ke
pertanyaan awal Anda tentang dari mana harus memulai dengan memberi Anda beberapa
strategi realistis untuk meningkatkan mekanisme manajemen proyek Anda dan ke mana harus
pergi selanjutnya dalam pencarian Anda untuk terus meningkat. Cara Menggunakan Buku Ini
Kunci untuk menguasai mekanisme manajemen proyek adalah membenamkan diri Anda
dalam alur kerja ini dan memahami secara mendalam pekerjaan yang terjadi di setiap fase
dan cara melakukannya. Untuk membantu Anda melacak fase siklus hidup mana Anda
berada dan pekerjaan apa yang masih harus dilakukan dalam fase itu, Bagian I buku ini
disusun berdasarkan fase proyek, dan setiap bab berisi daftar periksa yang bermanfaat. Daftar
periksa ini berisi pekerjaan minimum yang harus Anda selesaikan untuk setiap fase. Jika
Anda baru memulai manajemen proyek, daftar periksa ini adalah alat yang hebat untuk
merencanakan pekerjaan yang perlu Anda lakukan di setiap fase dan membantu memastikan
bahwa Anda tidak melupakan langkah penting. Untuk manajer proyek yang lebih
berpengalaman di luar sana, daftar periksa ini adalah pelajaran penting Anda dari buku ini.
Anda dapat menggunakan kembali daftar periksa untuk proyek apa pun guna memastikan
bahwa semua tugas penting manajemen proyek diselesaikan pada titik yang tepat dalam
siklus hidup proyek. Selain itu, Anda dapat menggunakannya sebagai batu loncatan untuk
membuat daftar periksa kustom Anda sendiri yang paling sesuai dengan proyek dan
organisasi Anda. Faktanya, daftar periksa inilah yang menjadi alasan saya menulis buku ini.
Anda tahu, saya sangat yakin bahwa siapa pun dapat menguasai mekanisme manajemen
proyek, dan jika Anda memiliki daftar periksa yang berguna untuk membuat Anda tetap di
jalur, Anda siap melakukannya. Nilai Tambah Manajer Proyek Sebelum kita beralih ke
spesifik Fase Inisiasi, saya ingin menghabiskan beberapa piksel berbicara tentang salah satu
nilai inti yang dibawa manajer proyek ke tim proyek. Ya, sebagai manajer proyek Anda
adalah pemimpin dan Anda membawa semua kebaikan dan tanggung jawab yang diperlukan
untuk tim. Tapi sungguh, ketika Anda langsung membahasnya, pekerjaan yang dilakukan
manajer proyek, nilai tambah sebenarnya, berakar pada mekanisme pekerjaan. Saat Anda
menjadi manajer proyek, tugas Anda tidak lagi merancang susunan kekuatan atau membuat
jaminan pemasaran yang mematikan; alih-alih, tugas Anda adalah mengembangkan strategi
dan rencana pelaksanaan yang realistis. Ini seperti memastikan bahwa rencana manajemen
risiko yang nyata dan bermakna dikembangkan.
 Sebagai manajer proyek, saya memiliki komunikasi dengan pelanggan dan pemangku
kepentingan utama, bukan insinyur kelistrikan atau perencana, tetapi saya, manajer proyek.
Banyak manajer proyek yang tidak berpengalaman gagal mengembangkan keterampilan
mereka dalam mekanisme pekerjaan karena mereka termakan oleh tantangan orang. Ketika
ini terjadi, hal-hal seperti jadwal dan komunikasi strategis menjadi tidak diprioritaskan dan
hasilnya seringkali berupa proyek di luar kendali atau tenggelam dengan cepat. Manajer
proyek harus memperlakukan artefak ini sebagai kiriman utama dan bertanggung jawab
untuk mengembangkannya tepat waktu dan dengan kualitas yang sangat baik. Cukup munafik
bagi manajer proyek untuk mencaci seorang insinyur perangkat lunak karena penurunan kode
yang terlambat ketika mereka sendiri belum mengembangkan rencana manajemen risiko yang
realistis. Jadi jangan PM itu; alih-alih, habiskan waktu dengan buku ini dan kuasai
mekanisme pekerjaannya. Waktu Anda akan dihabiskan dengan baik karena proyek masa
depan Anda akan memiliki jadwal yang lebih realistis, rencana manajemen risiko yang nyata,
komunikasi yang solid dengan pemangku kepentingan, dll., dan semua itu memberi Anda
lebih banyak waktu untuk fokus pada ekspektasi pemangku kepentingan tersebut, kemitraan
strategis, dan, ya, berurusan dengan anggota tim yang sulit atau berkinerja buruk itu. Sekali
lagi dengan perasaan: bukan mekanisme pekerjaan yang sulit, ini berurusan dengan menuntut
orang yang membuatnya sulit, jadi kuasai mekanismenya dan jalani kehidupan PM yang
lebih bahagia!