Pembelian (Purchasing)

Sebelum melakukan purchasing, langkah pertama adalah menentukan tiga hal terpenting yang
menentukan kelancaran pelaksanaan purchasing. Pemilihan tiga hal pokok/terpenting akan
tergantung pada jumlah pendanaan, sumber pendanaan, dan peraturan atau ketentuan yang
berlaku untuk pembelian barang, peralatan, dan perlengkapan tersebut. Ketiga hal tersebut adalah:

A . Badan Pelaksana Pembelian

B . Jenis dan bentuk pembelian

C . Metode / cara pembelian

Badan Pelaksana Pembelian (Purchasing)

pelaksanaan pembelian terkait dengan tiga unit pokok, yaitu:

1. Kantor Pembelian atau Purchasing Office

2. Unit Pemakai atau Using Departement

3. Tenaga Ahli atau Konsultan (Technical Expert)

Di negara – negara lain dikenal 3 ( tiga ) model pembelian yaitu :

i. Pembelian Terpusat ( Central Purchasing )

Model ini menerapkan bahwa Kantor Pembelian melakukan pembuatan dokumen tender,
mengeluarkan undangan tender, penerimaan tender , evaluasi tender , rekomendasi pelulusan , dan
pengumuman pemenang . Sedangkan Unit Pemakai dan Tenaga Ahli atau Konsultan membantu
Kantor Pembelian dalam pembuatan dokumen tender , evaluasi tender dan pernyataan pada
rekomendasi pelulusan.

ii. Tender Box

Model ini menerapkan bahwa Kantor Pembelian melakukan pengeluaran undangan tender,
penerimaan tender, dan pemberitahuan pengumuman pemenang. Sedangkan Unit Pemakai
melakukan pembuatan dokumen tender , evaluasi tender , rekomendasi pelulusan dan negosiasi.
Bagi Tenaga Ahli atau Konsultan, yaitu membantu pembuatan dokumen tender, serta evaluasi dan
pernyataan bagi rekomendasi pelulusan.

iii. Jasa Pembelian (Purchasing Service)

Model ini menerapkan bahwa Kantor Pembelian melakukan undangan tender , penerimaan tender ,
penentuan pemenang dan negosiasi , serta membantu evaluasi tender dan pernyataan bagi
rekomendasi pelulusan. Bagi Unit Pemakai bertugas membuat dokumen tender, evaluasi tender dan
rekomendasi pelulusan. Sedangkan Tenaga Ahli atau Konsultan membantu pembuatan dokumen
tender, evaluasi tender dan pernyataan bagi rekomendasi pelulusan.
Di Indonesia, baik menurut Keppres 14A/1980, Keppres 10/1981, Keppres 18/1981 maupun Keppres
29 dan 30/1984 , tidak terdapat Kantor Pembelian serta disesuaikan dengan besarnya dana untuk
pembelian tersebut, yaitu:

I . Untuk pembelian Rp 500 juta ke atas :

Kantor Pembelian merupakan Sekretaris Negara / TPP – BPP. Unit Pemakai merupakan Departemen
atau Direktorat Jenderal, sedangkan tenaga ahli atau konsultan tetap ada.

Ii . Untuk pembelian Rp 500 juta ke bawah :

Kantor Pembelian merupakan Panitia Pembelian / Atasan / TPP – DEP , yaitu Unit yang mengadakan
pembelian. Unit Pemakai merupakan Direktorat dan Proyek yang bersangkutan . Sedangkan untuk
Tenaga ahli atau Konsultan tetap harus ada.

B . Jenis dan bentuk pembelian

Untuk menentukan jenis dan bentuk pembelian yang akan dilakukan maka langkah awal yang harus
diketahui yaitu berupa obyek (peralatan , perlengkapan, jasa) yang akan dibeli, asal obyek, dan
sumber pembiayaan.

i. Berdasarkan obyek yang akan dibeli maka jenis dan bentuk pembelian dapat diklasifikasikan
antara lain sebagai berikut :

- Pembelian jasa , terdiri dari pengadaan jasa konsultan , survei , angkutan , dan bentuk pelayanan
jasa lainnya.

-Pengadaan jasa kontraktor , pekerjaan sipil atau pemborongan pekerjaan konstruksi dalam hal ini
termasuk juga untuk semua pekerjaan pembangunan gedung ataupun pekerjaan sipil .

-Pembelian barang dalam hal ini yang terkait dengan pengadaan semua jenis serta bentuk
perlengkapan dan peralatan.

Ii . Berdasarkan asal obyek yang akan dibeli maka bentuk pembelian dapat diklasifikasikan antara
lain sebagai berikut:

- Pembelian dalam negeri , yaitu dimana obyek yang akan dibeli tersebut berasal dari dalam negeri
atau barang produksi dalam negeri .

- Pembelian luar negeri , yaitu apabila obyek yang dibeli berasal atau hasil produksi luar negeri dan
dalam hal ini dipakai prosedur impor.
Iii . Berdasarkan sudut sumber pembiayaan, antara lain sebagai berikut:

-Sumber pembiayaan dalam negeri , yaitu jika dana untuk pembelian tersebut berasal dari APBN /
APBD baik berupa Anggaran Rutin maupun Anggaran Pembangunan.

- Sumber pembiayaan luar negeri , yaitu jika dana untuk pembelian tersebut berasal dari bantuan
luar negeri baik berupa Loan ( pinjaman ) maupun Grant ( hibah ).