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CONTÁBIL PHOENIX - Contmatic Phoenix PDF
CONTÁBIL PHOENIX - Contmatic Phoenix PDF
Índice
Introdução ______________________________________________________________________ 6
Configuração mínima para utilização do Contábil Phoenix ______________________________ 6
Como baixar os sistemas da internet _________________________________________________ 6
Processo para Download : ______________________________________________________________ 7
Principais botões do Contábil Phoenix:_______________________________________________ 8
Calculadora__________________________________________________________________________ 8
Atalhos úteis: ________________________________________________________________________ 8
Menu Cadastro __________________________________________________________________ 9
Das Empresas:___________________________________________________________________ 9
Ficha Geral __________________________________________________________________________ 9
Ficha Escrita _________________________________________________________________________ 9
Ficha Cont: _________________________________________________________________________ 10
Razão Social Completa: __________________________________________________________ 11
Responsáveis pela Empresa:_______________________________________________________ 11
Contadores: ____________________________________________________________________ 11
Usuários e Senhas: ______________________________________________________________ 11
Alteração de Senhas: _________________________________________________________________ 11
Plano de Contas: ________________________________________________________________ 12
Cadastrando um novo Plano de Contas: _________________________________________________ 12
Cadastrando novas Contas:____________________________________________________________ 12
Configurações Complementares ao Plano de Contas.___________________________________ 13
Plano referencial SPED: ______________________________________________________________ 13
Apuração dos Impostos Integrados da Escrita:____________________________________________ 14
DOAR:_____________________________________________________________________________ 14
DVA- Demonstração do Valor Adicionado. _______________________________________________ 14
DRE Modelo 1: ______________________________________________________________________ 14
DRE Modelo 3: ______________________________________________________________________ 14
DIPJ: ______________________________________________________________________________ 15
Análise Contábil: ____________________________________________________________________ 15
Mutações do Patrimônio Liquido: ______________________________________________________ 15
Custo das Mercadorias Vendidas:_______________________________________________________ 16
DFC – Demonstração do Fluxo de Caixa: ________________________________________________ 16
Encerramento do Exercício: ___________________________________________________________ 17
Destinação do Lucro: _________________________________________________________________ 17
Histórico Padrão: _______________________________________________________________ 17
- Trabalhar utilizando como protocolo de comunicação o TCP/IP no caso de uma rede ponto-a-ponto com endereços fixo.
- Devido ao fato do NetBeui trabalhar com Broadcasting retirar das configurações da rede de todas as máquinas este
protocolo.
- Verificar se existe em todas as máquinas a placa de rede modelo RTL8029, caso exista entrar na página do fabricante e
fazer download do driver para atualização, pois com o driver original que vem com a placa o time out de acesso é
pequeno podendo gerar erros e até mesmo corromper dados (apenas para Win98).
- As configurações de vídeo tem que ser no mínimo 256 cores e 800 x 600 de resolução.
- O nome do servidor não pode conter caracteres especiais como *.- / espaço # @ pois influenciam no desempenho do
sistema na criação de arquivos.
2- Selecionar o sistema no qual vai fazer o download. (Ao clicar no arquivo será aberto uma tela como a tela abaixo)
3- Ao clicar em salvar será aberta uma tela para indicar o local onde será salvo o arquivo.
4- Fazer o processo para todos os arquivos do programa selecionado, salvando todos no mesmo local.
5- Após fazer o download, entrar no local onde foi salvo e clicar duas vezes sobre cada arquivo salvo.
6- Será aberto uma tela com algumas instruções, onde mostra a versão do sistema e local onde será descompactado
a instalação, como a tela abaixo.
7- Clique em OK
8- Após este processo será criado dentro da pasta Phoenix uma pasta de acordo com o sistema que foi feito o
Download, por exemplo o Contábil e dentro desta pasta estará os arquivos de instalação, instalar.exe,
instalar.w02, etc. Estes arquivos podem se copiados para disquete ou instalados diretamente.
Para pesquisarmos por Apelido, Razão Social, CNPJ, número de N.F., UF,
etc. onde selecionamos o item a ser pesquisado, digitamos a frase
contida no texto e teclamos Ctrl+seta para baixo para ir ao próximo registro e Ctrl+seta para
cima para ir ao registro anterior.
Usando Ctrl+seta para direita ou Ctrl+seta para esquerda iremos ao início ou ao final do
registro selecionado.
Calculadora
- Todas as telas com campos de digitação de valor, com o comando F12, a calculadora é acionada. Após efetuarmos o
cálculo, teclando F12 novamente, o resultado retorna para o campo do valor.
Atalhos úteis:
Em quase todas as rotinas do sistema, temos atalhos para agilizar a digitação e processos. Verificar em todas as telas,
as letras sublinhadas devem digitadas conjuntamente com o comando, para executar o comando que o botão indicar.
EX: Gravar, a letra sublinhada é o “G”. Com o comando “Alt+G”, gravamos a rotina que estiver sendo executada.
Na barra de ferramentas do sistema temos atalhos para as principais rotinas do sistema, são eles
respectivamente:
- Ativar Empresa, Selecionar dados do Escritório, Lançamento automático, Saldo Inicial/ Movimento atual, Lançamentos
contábeis, Cadastro de bens, Lançamentos Parte A e Lançamentos Parte B(LALUR e Livro de Apuração da CSLL),
Balancete de verificação, Razão Analítico, Balanço Patrimonial, DRE, Controle de Suspensão e Redução, controle de
rotinas, Controle de Impressão, Assistente de Operações e Sair.
Das Empresas:
Nesta tela deve ser cadastrado os dados das empresas; a mesma está subdividida em três fichas; a saber: GERAL,
ESCRITA, CONT. Os dados cadastrados na Ficha GERAL pertencem a todos os Sistemas da linha PHOENIX.Com um
clique no botão direito do mouse, poderemos habilitar/ desabilitar as fichas abaixo.
Ficha Geral
Ficha Escrita
Os campos abaixo serão necessários p/ integração da Escrita Fiscal com o sistema CONTÁBIL PHOENIX.
Campo Tipo Caixa: Neste campo selecionaremos o tipo de integração com a escrita fiscal:
1- Tipo caixa - integração com o Livro Caixa no sistema JR PHOENIX.
2- Contabilidade – integração com a Contabilidade no sistema CONTABIL PHOENIX.
Campo Pl Contas Integ: Neste campo selecionaremos:
1- Plano de Contas Geral: Se na contabilidade o plano de contas for único para todas as empresas.
2- Plano de Contas Individual: Se o Plano de Contas for específico para uma determinada empresa.
Método de Contabilização: Neste campo selecionaremos:
1- Sintético: Se o usuário utilizar uma única conta analítica para contabilização dos fornecedores e uma conta para
clientes.
2- Analítico: Se a contabilização for individual; uma conta para cada fornecedores/ clientes.
Os outros campos dessa ficha se refere às informações necessárias ao sistema de escrita fiscal: G5 PHOENIX.
Pis / Cofins não cumulativo:
Essa informação é muito importante para que o sistema faça corretamente o cálculo desses tributos para a Empresa.
Deve ser selecionado: O – Para não enquadrado e 1- para Enquadrado.
Contadores:
Usuários e Senhas:
Clicando no Botão NOVO, abre a tela para definir a configuração do novo plano.
Digitando o número do plano a ser criado, clicar em OK ou pressionar <<enter>>
No campo: números de graus, definir quantos níveis totalizadores o plano terá.
No campo: “Número do Centro de Custo”, deixar em branco no momento da montagem do Plano, voltando
posteriormente para informá-lo após a sua criação.
No campo Dígitos por Grau, o usuário deve definir a máscara da conta contábil. Ou seja, entre a separação por
pontinhos, quantos dígitos cada grau deve ter. Lembrando que a quantidade de dígitos limita a quantidade de contas que
poderá ser criada em cada grau: Ex: 2 dígitos permite cadastrar até 99 contas naquele grau, 3 dígitos 999 e assim
sucessivamente. Atentem-se principalmente a quantidade de dígitos definida para o grau analítico, pois geralmente é o
grau com maior necessidade de contas, e se descuidadamente deixarmos uma quantidade insuficiente, posteriormente
não poderemos estar alterando o plano da empresa sem perder os dados dos lançamentos já gravados. Na parte de
baixo da tela o sistema mostra a máscara das contas de acordo com a definição feita nesse campo.
No Campo Identificação dos Grupos, o sistema traz previamente preenchido da seguinte forma: 1- Ativo, 2- Passivo, 3-
Receita, 4- Despesa, 5- Custos, 6- Resultado. As contas Receita, Despesas e Custos, podem ser alteradas a ordem,
sempre utilizando os dígitos 3, 4 ou 5 para os definir na ordem que desejar
Montada as configurações podemos clicar em gravar. Atenção, após a gravação não será permitido mais alterações em
nenhum dos campos, apenas a informação do centro de custo, se o campo não houver sido informado.
Localizar o Plano de Contas desejado pelas setas de navegação ou clicando no botão ACHA. Após localizá-lo, clicar no
botão “Selecionar”, o sistema retornará para tela de Plano de Contas, com a configuração pré-definida, para cadastrar as
contas contábeis no mesmo.
Para incluir novas contas no Plano de Conta Contábil, depois de selecionado o plano, clicar no botão “NOVO”, digitar o
número da conta, e a descrição. O número do código reduzido será dado automaticamente, podendo ser alterado de
acordo com a necessidade do usuário. Existe um recurso, caso seja necessário cadastrarmos diversas contas analíticas
seqüenciais. Após gravar uma conta, com o comando CTRL+, o sistema trará a conta analítica seguinte, sendo muito útil
ao cadastrarmos diversos Bancos, Fornecedores, Clientes.
Campo: “Conta do Plano Referencial SPED”: Ao cadastrar uma nova conta, selecionar nesse campo a qual conta do
Plano Referencial SPED a mesma corresponde. Esse campo não é obrigatório para as Empresas que não precisam
gerar o ECD para Validação no SPED.
Nas contas de Despesas, Receitas e Custos deveremos informar o Título Demonstração de resultado, para definir qual a
ordem de cada uma delas na DRE modelo 1. A configuração da DRE modelo 1 é obrigatória para todas empresas
optantes pelo Lucro Real, pois o LALUR busca o Resultado Contábil desse relatório. Mais explicações sobre a
configuração da DRE Modelo 1, podem ser encontradas no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de
Contas, DRE Modelo 1 no botão “Explicações”.
No campo “Modelo3 - Título + Subtítulos”: Se o usuário utilizar a DRE Modelo 3, ao cadastrar alguma conta de Resultado
(Do grupo de despesas, receitas ou custos) deve selecionar um Título ou um Título e Subtítulo de acordo com a
estrutura da Configuração da DRE Modelo 3, para vincular a mesma, para que a configuração da DRE Modelo 3 se
Configurações
Complementares ao
Plano de Contas.
Plano referencial SPED:
DOAR:
DRE Modelo 1:
DRE Modelo 3:
No menu cadastro, Item Configurações complementares ao Plano de Contas, Sub-Item DIPJ. Nessa tela, clicando no
botão EXPLICAÇÕES, temos toda orientação necessária para fazermos as configurações e exportações da DIPJ.
Análise Contábil:
Destinação do Lucro:
Histórico Padrão:
Nesta tela deve ser cadastrado o histórico padrão.
Este cadastro será valido para todas as empresas. A
função do Histórico padrão é agilizar a digitação,
designando um código numérico para buscar
determinada descrição, podendo ser
complementado no ato da digitação.
Podemos também colocar informações
intercaladas no mesmo, usando para isso
a chave < > (Maior menor), ao utilizarmos
esse recurso o cursor irá parar dentro dos
sinais para informar, por exemplo, número
de documentos, ou competência. Esses
sinais < > também são utilizados como
conciliadores, que detalharemos melhor o
processo, no Menu Relatórios - Conciliar
Contas.Exemplos de histórico padrão,
utilizando os sinais< >:
Valor Inss do mês <> conf. folha de Pagto
Funcionários.
Pagto dupl. N. <> a Softmatic Ltda.
Obs. Utilizando esses caracteres, o
sistema não permitirá gravar o
lançamentos sem informar o complemento
entre os caracteres, dando a segurança
de não esquecer de informar número de
documento.
No Menu Cadastro,
Item Saldos Anteriores/
Movimentação, Sub-
Item “Conta Contábil,
implantar os saldos do
Exercício anterior. Esse
processo só é
necessário no primeiro
ano em que o usuário
estiver utilizando o
sistema. Para os anos
seguintes existe a rotina
de ”Transportar saldos
para o Próximo
Exercício”, não havendo
necessidade de
implantarmos
manualmente. Nessa
tela, podemos optar por utilizar o código reduzido ou a conta analítica para inserirmos os saldos, marcando a opção
desejada. Clicando em Novo, o cursor irá para o campo definido :Reduzido ou Conta, para informarmos o código da
conta que desejamos implantar o saldo. Com o comando ENTER o sistema irá para o campo Valor, para ser informado o
saldo da mesma. OBS: Saldos credores devem ser informados com o sinal - (menos) na frente do valor, para que o
sistema reconheça, pois nessa tela, ele não vincula os valores a Natureza da conta, mesmo por que podemos ter contas
credoras no Ativo e devedoras no Passivo (Contas Redutoras). Se o usuário começar a utilizar o sistema após o início do
exercício, recomendamos implantar os saldos pela tela de lançamentos contábeis, pois não é recomendável implantar
saldos de contas de resultado por essa rotina. Caso o usuário já tiver feito lançamentos contábeis antes de implantar os
saldos iniciais, não poderemos clicar no botão NOVO. Deveremos localizar a conta no
campo abaixo do grau a visualizar, selecionar a conta desejada e informar o valor do saldo correto e gravá-lo, pois ao
gravarmos lançamentos contábeis em determinada conta, o sistema sub-entende que o saldo inicial seria zero. Se após
a implantação, houver diferença entre o Ativo e Passivo, ou mesmo se não estiverem batendo com o Saldo do balanço
anterior e houver necessidade de fazer uma conferência, a visualização será melhor se selecionarmos o último grau
Moedas:
Nessa opção de menu devemos cadastrar as moedas que houver
necessidade de gerar relatórios expressos na mesmas. Clicando no
botão Novo, determinamos a nomenclatura da moeda, o símbolo que
represente a mesma, o plural e o singular da mesma e gravá-la. Os
relatórios com possibilidade de conversão em outras moedas, tem a
opção “imprimir em outra moeda’, que quando checado, habilita o botão
“Selecionar moeda” para que alem de selecioná-la, possamos indicar o
índice de conversão da mesma para a impressão.
Índices
Clicaremos neste item para abrirmos a tela de cadastro de índices da
UFIR.Teremos cadastrado: OTN/ ORTN/ BTN/ BTN FISCAL/ ufir diária/
ufir mensal/ ufir trimestral e ufir anual, a partir de 01/01/83 a 1998, não
sendo necessário, o usuário fazer qualquer tipo de alteração.
Responsabilidades
Feriados
Feriados Municipais e Bancários Excepcionais:
Fornecedores
Menu Cadastro – opção Fornecedores – itens
Sintético / Analítico
Esta opção só irá preenchida para a contabilidade
para os clientes que utilizarem o sistema G5 Phoenix,
pois é um atalho para a criação de Fornecedores no
Plano de Contas e virá no item Sintético ou Analítico
dependendo da opção informada no cadastro das
empresas, na ficha escrita.
DICA:- “ No caso da opção ser Analítica o cadastro
da conta contábil poderá ser dentro desta mesma
tela, pois existe na mesma um campo chamado conta
contábil que serve de atalho para o Plano de Contas.”
LANÇAMENTOS
Lançamentos Mensais Constantes
Lançamentos Contábeis:
Lançamento Simples:
Para os campos DÉBITO e CRÉDITO, deveremos proceder da mesmo forma do Lançamento Múltiplo
Simples, digitando a letra M em ambos os campos. Nesta modalidade após os lançamentos múltiplos não é
necessário digitar o código do Histórico Padrão na tela principal.
Após o término dos lançamentos das múltiplas contas o sistema mostrará na tela principal os lançamentos
Digitados à débito e a crédito.
Em seguida clicaremos no botão GRAVAR.
BOTÃO AUXILIAR: Neste menu, poderemos cadastrar lotes, apagar lançamentos de diversas formas, fixar campos para
lançamentos, definir em Controles como efetuaremos os lançamentos e teremos atalhos para outras rotinas do sistema,
verificador de diferenças, verificador de contas, Bloquear mês, Cópias.
Lotes - Clicando nessa opção, em Cadastrar / Ativar,
para abrir a tela de cadastro de lotes. Clicando em novo,
informar o número do Lote, o valor, que é a somatória dos
documentos do lote. Todos os outros campos são
opcionais, para facilitar a identificação dos lotes. se o
usuário desejar que o sistema faça a conferência da
somatória dos campos O Campo HP, Débito e Credito,
basta informá-los, para evitar erros de digitação. Depois
de criado o lote, clicamos no mesmo para que apareça na
parte de cima da tela e clicamos em selecionar. A partir
daí, todos os lançamentos contábeis serão gravados
nesse lote.
Após o término dos lançamentos digitados por lote, o
sistema emite a mensagem que o lote esta batido, se
deseja desabilitá-lo. Se confirmar o sistema desabilita
esse lote, senão permite que continue gravando
Apagar Lançamentos: Essa opção abre as possíveis formas de exclusão de lançamentos: Por lançamentos, por
período e por Lotes. A exclusão dos lotes de integração, no campo “número do lote”, deve ser informado o mês que
desejamos apagar.
Fixar: Nessa tela indicaremos os campos que desejamos fixar, pressionando a barra de espaço sobre o item que estiver
selecionado com pontilhado fixar o campo. Nos campos Dia e Mês, movendo as setas para cima e para baixo, ou
digitando o número dentro do campo informamos a data à fixar. Para finalizar clicaremos em OK. Lembrando que
podemos fixar os campos com um duplo clique na própria tela de lançamentos.
Controles: Neste item definiremos a digitação dos lançamentos contábeis.
Com o item Lançamento automático selecionado, ao clicarmos no botão NOVO da tela de lançamentos
Contábeis, o sistema pedirá o número do lançamento automático previamente cadastrado, trazendo então os dados
correspondentes ao mesmo.
Ao selecionarmos comparar mês digitado e mês Ativado, só poderemos fazer lançamentos de documentos
cujo mês é o mesmo da Empresa Ativa.
Em Forma de Lançamento definiremos como digitar as contas (código reduzido ou conta analítica).
Integrações:
Fiscal/ Folha/Darfs/ Títulos : Atalho para tela de integrações do sistema dos itens citados.
Ativo Imobilizado : Atalho para tela de integração do Ativo Imobilizado.
Bens do Ativo Imobilizado : Atalho para tela de Cadastro de Bens do Ativo Imobilizado.
LALUR Parte A : Atalho para tela de lançamentos da parte A do LALUR.
Verificador de Diferenças: Clicar neste item para abrir a tela da verificação de lançamentos com diferenças.
(lançamentos Múltiplos, que por danificação do arquivo, tenha perdido informação de um dos vínculos do lançamento
contábil).Ao clicar neste botão, o sistema iniciará a análise e verificação dos lançamentos contábeis. Após a verificação
se houver lançamentos com diferenças, com um duplo clique sobre o mesmo, o sistema o acessa na tela de
lançamentos para ser executada a correção. Nessa tela temos a Ficha “Lançamentos Incompletos” para identificar os
lançamentos múltiplos que por danificação física do arquivo, tenha perdido o Lançamento principal ”M x M”. Clicando no
botão “Verificar” dessa tela o sistema buscará no arquivo de lançamentos, os lançamentos que se enquadrem nessa
situação, e trará em forma de lista os sub-lançamentos que perderam o principal. Clicando apenas em um dos sub-
lançamentos que tiver o mesmo número o sistema irá para a tela principal, recriando novamente o mesmo. Feito isso
gravamos o lançamento contábil
Verificador de contas dos Lançamentos: Se o usuário perceber diferenças entre o relatório do Balancete e Razão
Analítico, ou mesmo em saldos de contas diferentes do esperado, devemos executar essa rotina para verificar se existe
alguma diferença entre as contas dos lançamentos gravados. Esse processo verifica as falhas causadas quando o
usuário após gravar lançamentos contábeis em determinada conta, faz alterações na mesma, seja, alterando algum
dígito na conta analítica, ou alterando o código reduzido, ou mesmo excluindo-as. O sistema identifica em quais
lançamentos existem tais contas, e os lista na tela, indicando qual a diferença de cada um dos lançamentos. Temos a
rotina de recuperação automática das contas. As informações sobre essa rotina, poderão ser encontradas clicando no
botão “Explicações” dessa mesma tela.
No menu Centro de Custo, Item “Plano por Centro de Custos”, deve ser cadastrado o Plano por centro de Custos, caso a
empresa precise elaborar relatórios gerenciais por centro de custo.
Para cadastrar um novo plano de centro de custo, clicar no botão “Config/ Selecionar planos, na tela que vai abrir clicar
em “novo”, o sistema pede para definir um número para plano por centro de custo novo, informe o número desejado. O
próximo passo será informar o número de graus que o mesmo terá. O Sistema permite cadastrar planos de 1 a 7 graus,
dependendo da necessidade de detalhamento dos relatórios. Os lançamentos dos rateios por centro de custo deverão
ser feitos apenas no grau analítico. Portanto, precisamos saber quantos graus totalizadores anteriores terão necessidade
em nossos relatórios, para definir a quantidade de Graus, bem como a máscara da conta. O Plano de centro de custo
não tem nenhum modelo disponível para cópia, pois como cada empresa subdivide seus centros de custos de acordo
com a necessidade de apresentação nos relatórios, os planos se tornam muito específicos para que pudéssemos
disponibilizar algum modelo que atendesse a mais de um cliente, mais segue abaixo um exemplo, para que seja
absorvida a idéia principal, e que consiga montar sozinho, adequando às necessidades de sua empresa.
Ex. Em minha empresa, tenho Matriz e filial. Preciso das informações individualizadas por departamento de cada uma
delas. O Total individualizado dos custos da matriz e das Filiais. E o total global da empresa.
Configurável:
O funcionamento dessa DRE é semelhante a configuração da DRE Modelo3: .Na tela título cadastrar os títulos
necessários para a DRE por centro de custos. Com um título selecionado, clicamos no botão “Subtítulos” e cadastramos
os subtítulos relacionados a ele. Na ficha conta, selecionamos o titulo e o subtítulo se houver, e vinculo a eles os
respectivos centros de custos.
Automática:
Se o plano de contas do usuário tiver a configuração da DRE Modelo 1 completa, é possível imprimir uma DRE Por
centro de custos com duas quebras, sem necessidade de nenhuma outra configuração adicional para centro de custo:
- Centro de custo: O sistema imprime uma dre modelo 1 para cada centro de custo que tenha valores lançados,
no nível analítico ou sintético, na mesma ordem da DRE Modelo 1 do sistema.
Relatórios
No menu Centro de custos, relatórios, clicar em Balancete de verificação para impressão desse relatório por Centro de
Custos. Selecionar o período desejado, todos os centros de custos, ou selecionar um intervalo desejado. Esse relatório
dispõe da impressão sintética, trazendo apenas os Centros de custos, analítico, trazendo as contas contábeis que foram
rateadas para os respectivos centros de Custos, e ainda no formato XLS seja sintético ou analítico, com as informações
do filtro desejado.
Sintético:
Analítico: Imprime os centros de Custos movimentados no período e quais as contas contábeis foram movimentadas em
cada um deles, também obedecendo ao formato Balancete de verificação.
RAZÃO : É possível imprimir o período desejado, todas contas ou um determinado intervalo de contas.
Analitico: Imprime os lançamentos por centro de custos, totalizando as contas contábeis utilizadas em cada um deles.
XLS: O sistema imprime os dois modelos Analítico e Sintético no formato XLS, quando selecionada essa opção.
Demonstração de Resultados:
Configurável/ Sintética:
Configurável / Analítica:
Ativo Imobilizado
Cadastro do Grupo de bens:
Locais de Bens:
Consórcio:
Em primeiro Lugar, devemos informar no cadastro do Grupo de
bens as contas contábeis necessárias para a contabilização do
Consórcio no momento da Contemplação, no campo da tela
indicado com o título “Consórcio”.
Quando adquirirmos um bem através de consórcio, para
cadastrarmos no sistema, na tela de cadastro informamos
apenas a descrição do Bem, o Grupo ao qual o mesmo deverá
ser contabilizado quando da sua imobilização, clicaremos em
Consórcio, e em Lançar, vai abrir a tela ao lado.
Antes da contemplação devemos informar a data inicial do
consórcio e a data final do plano. Sempre que houver uma
alteração nos valores das prestações, devemos entrar nessa tela
e ajustá-la aos novos dados, alterando a data final do valor
anterior, e incluindo a data da alteração e o novo valor.
Quando houver a contemplação do Consórcio, devemos alterar
a data final, que deveria ser o último mês do Plano de
Consórcio, para o mês da contemplação. Nesse momento devemos também preencher as informações relativas à
contemplação: data da Contemplação, Valor pelo qual o bem foi recebido (descrito na documentação que o acompanha
quando do recebimento). O sistema irá calcular o valor das parcelas já pagas automaticamente. O usuário deverá
informar nos campos “Consórcio a Pagar Curto prazo” e “Consócio a pagar Longo Prazo”, o valor correspondente ao
bem, menos as parcelas pagas, obedecendo as regras contábeis de vencimento das parcelas futuras para enquadrá-las
como Curto e longo prazo. O campo taxa de depreciação deve ser informado, de acordo com a taxa adequada para
esse bem, e devemos informar a quantidade de parcelas do consórcio. Quando clicarmos em Ok, e sair, nesse momento
o sistema preencherá automaticamente as informações relativas à imobilização desse bem, como data de imobilização,
inicio da depreciação, taxa de depreciação e não fará mais controle das próximas parcelas. Gravamos o bem, para fixar
as novas informações do cadastro. Na integração o sistema irá gerar os lançamentos de imobilização desse bem.
A partir da imobilização, o sistema não controlará mais as próximas
parcelas. As atualizações que as parcelas do consórcio vierem sofrer
após a contemplação, devem ser contabilizadas como Despesas
financeiras, de acordo com a PN CST 01/83.
Leasing:
Para cadastrar um bem em leasing, cadastramos os dados básicos do
bem, descrição, grupo, clicamos em Leasing e em lançar. Vai abrir a
tela para informarmos as parcelas de leasing. Essas informações só
vão gerar relatórios no sistema.
Nessa tela informamos a data da parcela residual e o valor. Clicamos
em Ok e saímos da tela.
Quando for a última parcela residual, informamos a data o valor da
mesma, marcamos que é a última residual, colocamos a data da
imobilização que deve ser a mesma da parcela residual, e a taxa de depreciação desse bem. Quando clicamos em ok e
sair, na tela do cadastro do bem, o sistema preenche automaticamente os dados de data de implantação, Valor do bem
(que vai ser o valor acumulado de parcelas residuais pagas, ou seja, informadas para esse bem) e a taxa de depreciação
do mesmo. Gravamos o bem, para fixar essas informações geradas pela tela de Leasing.
Depreciação acelerada
Marcando essa opção e clicando em
lançar o sistema abrirá a seguinte tela:
Nessa tela informaremos o mês e ano
inicial e mês e ano final do período em
que o bem sofrerá a depreciação
acelerada. Clicando na seta a direita,
poderá selecionar um dos fatores de
aceleração previstos em Lei e gravar.
Em relação aos bens móveis poderão ser
adotados, em função do número de horas
diárias de operação, os seguintes
coeficientes de depreciação acelerada
sobre as taxas normalmente utilizáveis,
(RIR/99, art. 312):
a) 1,0 - para um turno de 8 horas de
operação;
b) 1,5 - para dois turnos de 8 horas de operação;
c) 2,0 - para três turnos de 8 horas de operação.
Nessas condições, um bem cuja taxa normal de depreciação seja de 10% ao ano poderá ser depreciado em 15% ao ano
se operar 16 horas por dia , ou 20% ao ano, se em regime de operação de 24 horas por dia.
No sistema, se algum bem sofrer depreciação acelerada, no cadastro do bem, clicando na opção depreciação acelerada
podemos informar o período e o fator de aceleração. No período informado, o sistema multiplicará a depreciação
acelerada do mês daquele bem pelo fator de aceleração.
Detalhes importantes:
O sistema não permitirá aplicar depreciação acelerada em bens com baixa total, ou baixa parcial em períodos anteriores
a essa baixa, pois isso alteraria valores que já foram baixados, e poderia alterar dados já registrados. Caso haja
necessidade, ou a baixa foi feita só a título de teste, será necessário excluí-la para poder aplicar o fator de aceleração.
Como a finalidade desse fator, é aumentar o valor da depreciação de um determinado bem em virtude do uso excessivo,
também não é possível informar fator de aceleração em bens totalmente depreciados. Verifiquem também que, no
cadastro do bem o sistema continuará informando a data prevista pro término da depreciação, apenas na tela interna da
depreciação acelerada o sistema demonstra qual será o término real após aplicar os índices de aceleração.
Baixa de bens:
Os campos: Conta baixa, Conta Ganho
de Capital e Conta Perda de Capital
devem estar preenchidos com as
devidas contas para que o sistema
consiga gerar os lançamentos de baixa
corretamente. A Conta BAIXA : essa
conta deve ser uma conta transitória
para auxiliar no processo da baixa dos
bens. Os saldos das contas baixadas
são transferidos para essa conta. E o
saldo final da mesma é transferido para
ganho ou perda de capital, de acordo
com cada situação. Por ser uma conta
transitória, poderemos cadastrá-la em
qualquer um dos grupos que
desejarmos, já que não interferirá nos
resultados, ou no Patrimônio, pois o
saldo final da mesma é sempre zerado.
Para executarmos uma baixa:
Clicaremos no botão Baixa, na tela que abrir, clicaremos em Novo,
Informaremos se a Baixa é total ou parcial cadastraremos a Data da baixa, o Motivo da Baixa, e se o sistema deverá
calcular ou não depreciação desse bem no mês da baixa.
Baixa Parcial: No caso de Baixa parcial, devemos informar o valor da depreciação acumulada. parcial a ser baixada, o
valor parcial do bem que esta sendo baixado, e o Valor da baixa o valor pelo qual o bem esta sendo vendido, ou baixado.
Lembrando que nesse caso, teremos que baixar a depreciação acumulada na mesma proporção do bem parcial que
estamos baixando. Se baixamos um valor correspondente a 10% do bem, temos que ver a depreciação acumulada até o
Relatórios Ativo
Movimentação anual de bens: Esse relatório demonstra a movimentação dos bens acumulada até o mês ativo.
LALUR
Configurações
Código de DARF:
Lançamentos LALUR/CSLL:
Parte A
Parte B
Prejuízo Fiscal:
Na tela IRPJ (Prejuízo Fiscal) informamos as contas controladas na PARTE B do LALUR, para compensações
posteriores, conforme período cadastrado na janela Cadastro das Empresas/ ficha Cont. Clicar no botão NOVO para
iniciar a digitação.
No campo Conta, devemos informar conta contábil ( F5 para Pesquisar). Para Compensação Automática do Prejuízo
fiscal na Parte A, devemos informar a Conta PREJUIZO, que foi informada nas configurações dos lançamentos finais do
LALUR. A Descrição será demonstrada automaticamente conforme cadastrado no Plano de Contas contábil. Em
seguida devemos informar a data em que o Prejuízo Fiscal foi apurado ou compensado. No campo Histórico,
cadastramos as informações necessárias, relativa ao valor registrado. A partir de 01/01/96 devemos deixar os campos
“Para efeito de Correção monetária” em branco, pois não haverá cálculo de Correção Monetária.
No Campo “Controle de Valores” selecionamos a opção a opção Débito para registrar as compensações do Prejuízo
Fiscal, e Crédito:para informar o Prejuízo Fiscal apurado no período, a ser compensado futuramente. No campo Saldo
o sistema demonstrará o saldo de cada ficha. Clicar no botão Gravar. No campo Movimento Geral da Conta o sistema
demonstrará todos os lançamentos digitados
de cada ficha, com seus respectivos saldos.
Clicamos no ícone da impressora, para
impressão das fichas com suas respectivas
contas.
Com as Setas navegamos entre as fichas
com suas respectivas contas.
Lançamentos por código:
Os outros valores que devem ser
controlados na parte B, que não geram
direito a compensação, podem ser
Lançados utilizando outras contas
contábeis, ou se preferir utilizando Códigos.
Clicando no botão “Lçto por código”, o
sistema habilita a tela para esse tipo de
lançamento. No Campo Código, podemos
pesquisar os códigos previamente
cadastrados com o comando F5, ou
cadastrá-los com o comando “Ctrl+Enter”.
Base Negativa
Na tela CSLL – Base Negativa, registramos os valores da Parte B do Livro de Apuração da CSLL.
A escrituração segue a mesma orientação da Parte B do LALUR, devendo utilizar a Conta Prejuizo para registrar a Base
Negativa, e outras contas ou códigos para Registrar os outros valores que devem ser controlados na Parte B do livro em
questão.
Controle de
Suspensão/
Redução:
As orientações para
configuração do
LALUR e sobre o
funcionamento dessa
rotina, pode ser
encontrado no Menu
Ajuda, Item Manual
LALUR, na parte –
“Empresas Optantes
pelo Lucro Real
Anual”. Essa tela
controla os valores
apurados por
estimativa e pelo
Lucro Real, bem
Clicando em LALUR / RELATÓRIOS, temos a opção de imprimir os Livros de Apuração de Lucro Real (LALUR) e Da
Apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), que são Livros obrigatórios para as empresas optantes
pelo Lucro Real trimestral ou anual (Estimativa). Alem deles temos a impressão dos DARFS para recolhimento dos
impostos e demonstração das apurações. Segue abaixo opções de relatórios do Sistema:
Parte A
Clicamos em LALUR/ Relatórios/ Parte A, para a impressão do Livro de Apuração do Lucro Real – Parte A, marcamos a
opção LALUR, para impressão do Livro de apuração da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, marcamos a opção
CSLL.
Parte B
Clicamos em LALUR/ Relatórios / Parte B, para imprimir a Parte B do LALUR marcamos essa opção, para imprimir a
Parte B do Livro de apuração da Contribuição social, marcamos a opção CSLL.
Relatório Parte B
No Menu LALUR opção Relatórios/ Apuração LALUR/ Darf: imprimimos o relatório de apuração dos valores de
Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social (CSLL), para as empresas Lucro Real Trimestral e os respectivos Darfs. Se
houver IRF a ser deduzido do Darf, devemos apagar o zero que aparece na linha abaixo ao IRF para que o sistema
busque o valor automático do que foi lançado no Sistema de Escrita Fiscal G5 Phoenix. Se não utilizarmos o sistema
para lançar as notas de serviço, podemos digitar o valor do Ir Fonte no campo zerado, logo abaixo do campo automático.
O mesmo vale para Contribuição Social, que a partir de Fevereiro de 2004, passou a ter retenção na fonte.
O mesmo modelo desse Relatório de apuração para as empresas ESTIMATIVA, deve ser impresso na opção “Controle
de suspensão redução”, no botão visualizar processo, Deduções, para que o usuário possa comparar qual a melhor
opção de recolhimento, se estimativa ou redução do Imposto. Já os Darfs, devem ser impressos na mesma tela de
controle de Suspensão/ Redução, após optar pelo tipo de recolhimento: Estimativa, Redução, Suspensão, o sistema irá
habilitar o botão apuração, onde temos a opção de imprimir os Darfs, informar IR Fonte, Cs Fonte, e imprimir outra
apuração, a comparativa, que demonstra detalhadamente o cálculo feito por Estimativa e Pelo Lucro Real.
Ao pedirmos a impressão dos Darfs, devemos marcar a opção integrar Gescon se desejarmos integrar os valores da
provisão e baixa dos mesmos. E Enviar para central de Darfs, para que o sistema leve o valor dos mesmos para a
Central de Darfs e possa gerar informações para DCTF corretamente.
Processamentos:
IN 86 –
Atende a Fiscalização Federal e é validado no Sinco Contábil O
sistema gera os arquivos magnéticos de acordo com os Lay Outs
dispostos pela In 86 . Com a empresa ativa no ano em que devemos
gerar o arquivo, na rotina arquivos magnéticos, selecionamos o
período que desejamos gerar, indicando data inicial e data final e
quais processos deverão ser gerados, clicamos em Gerar arq.
Magnético. Quando terminar o processo de geração o sistema dará
uma mensagem: Processo encerado. Localização dos arquivos
\Phoenix\SRF\Apelido da Empresa. O Sistema gera os arquivos
magnéticos que devem ser validados no Sinco Contábil, onde após a
validação e gravação serão gerados os relatórios de
acompanhamento que deverão ser entregues a fiscalização. Serão
gravados os seguintes arquivos nos diretório.
\Phoenix\SRF\Apelido da Empresa:
411.txt – Lançamentos contábeis
412.txt – Saldos contábeis
471.txt – Arquivo de bens
492.txt – Plano de contas
493.txt – Plano de contas contábil
Portaria 58:
As competências anteriores a 01 de Julho de 2003, podem ser
geradas no leiaute 1.0.0.1 do Manad. A Partir dessa competência é
obrigatório a utilização do Leiaute 1.0.0.2, que facultativamente
pode ser utilizado para geração de períodos anteriores também.
Esse arquivo magnético deve ser gerado e validados no SVA, o
validador da Previdência. Para gerá-los, entramos no menu
Processamento, Arquivos magnéticos, Portaria 58.
O primeiro campo: Mês inicial e mês final, é o período solicitado
pela fiscalização. Esse arquivo magnético é permitido gerar mais
de um exercício desde que não exceda ao tamanho máximo
permitido pelo validador. Os campos Data início e Data término, é
a data de geração do arquivo magnético pelo responsável. Os
outros campos são auto explicativos.
Controle de Saldos:
Controle de Rotinas:
Bloquear mês
Processar DOAR
Ver orientações no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas, DVA – Demonstração do Valor
adicionado – Clicando no botão “Explicações”.
Ver orientações no Menu Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas, DFC – Demonstração do Fluxo
de Caixa – Clicando no botão “Explicações”.
Apuração DIPJ
Feitas as configurações, para imprimir a DMPL, vá ao Menu Processamento, Item DMPL - Demonstração das Mutações
do Patrimônio Líquido. Selecionar o período desejado, clicar em “Processa DMPL”. O sistema vai buscar as mutações do
Patrimônio do período selecionado, de acordo com as contas configuradas no sistema. Se ainda assim houver
Notas explicativas:
Relatórios:
Essa rotina permite selecionar todos os relatórios que devam compor o livro diário, definir a ordem de impressão, a
peridiocidade de cada um deles (mensal/ trimestral, anual), definir a quantidade de página por blocos.
A impressão em HP/ LASER deve ser feita a partir da visualização do relatório, dando maior segurança em relação aos
dados contidos no mesmo e possibilitando uma impressão parcial futura para o caso de haver uma interrupção quando
enviado para a impressora. Os relatórios se ajustam automaticamente à configuração de sua impressora para o papel
Carta ou A4, e se a impressora tiver recursos para impressão frente e verso automática, ou manual, também é possível
fazer esse tipo de impressão, pois o sistema ajusta as margens para encadernação para esse formato. A explicação
completa de como utilizar todos os recursos da rotina, se encontram no botão “Explicações” da tela de seleção da rotina.
Balancete de Verificação:
Nessa opção, abrirá a tela, para pré- seleção do relatório, para que o
mesmo seja impresso de acordo com a orientação das opções
assinaladas.
Mensal: Informando um mês inicial a um mês final, o sistema imprimirá
mês a mês todos os balancetes compreendidos no período selecionado.
Se desejar imprimir meses alternados, além de selecionar a opção
"mensal" deve clicar no botão "Selecionar Meses" e checar quais meses
deseja imprimir.
Trimestral: O sistema imprimirá os balancetes acumulados por trimestre,
do período compreendido no mês Inicial/ Final, informados na tela de
seleção.
Anual: O sistema deve imprimir um balancete acumulado do período
informado no mês inicial e final.
Suspensão/Redução: Essa opção só fica habilitada para as Empresas
"Estimativa" e "Estimativa corretora de Seguros", e para funcionar
adequadamente, deve ser usado o Controle de Suspensão/ redução do
módulo LALUR do sistema. Marcada essa opção, o sistema deverá
imprimir todos os relatórios de Suspensão ou Redução compreendidos no
período selecionado no mês Inicial / Final. Se o sistema não encontrar
nenhuma suspensão/ redução no período selecionado, deve emitir a
mensagem "Não há registro de Redução/Suspensão - Verifique o
Controle de Suspensão/Redução da Empresa".
O título do relatório será adequado à situação do período: Indicando se o
Balanço ou Balancete é de Suspensão ou Redução.
Modelo 1- imprime o Número de Conta e Descrição
Modelo 2 – Imprime apenas a Descrição.
Modelo 3 – Imprime o número das contas e descrição no formato Paisagem (Não disponível em Matricial).
Modelo 4- Imprime o número das contas e descrição num formato compactado para permitir a impressão na casa dos
trilhões. (Não disponível em matricial).
Formato XLS: Gera as informações desse relatório no formato XLS.
Intervalo de Contas: Reduzida ou analítica: Selecionaremos se o relatório será impresso por Conta analítica ou por
Conta Reduzida. No caso de precisarmos de uma única conta deveremos
informar o número da mesma conta em Conta Inicial e Conta Final
Grau a imprimir: Geralmente o balancete analítico deve ser impresso no ultimo grau, para facilitar ao analisarmos, mais
se houver necessidade, poderemos imprimir em um grau sintético.
Opções:
- Saltar página por grupo: O sistema saltará para uma próxima página ao término da impressão de um grupo. Ex. Ao
terminar de imprimir o Ativo, ainda que tenha espaço na folha, iniciará a impressão do passivo na próxima página.
- Ordem alfabética de Conta: O Sistema imprimirá em ordem alfabética as contas analíticas dentro de seus respectivos
grupos. Pode ser útil se desejarmos imprimir por exemplo, informações sobre Clientes ou Fornecedores analíticos.
- Imprimir assinaturas no final do relatório: Se for apenas para conferencia, não há necessidade de marcar essa opção, já
para ser apresentado como relatório oficial, deve constar a assinatura.
- Balancete Periódico: Marcando essa opção o sistema desconsidera os saldos anteriores ao período solicitado. Essa
rotina pode ser utilizada se desejarmos obter informação de um determinado período desconsiderando os saldos
anteriores.
- Eliminar período encerrado. O Balancete após o encerramento é impresso com o saldo das contas de resultado
zerados, já que os saldos foram transferidos para apuração do Resultado. Marcando essa opção o sistema permite
imprimir o Balancete com os saldos nas contas de Resultado, como se estivesse com o período aberto.
- Imprimir todas as contas: Essa opção só fica habilitada quando selecionado o modelo XLS, pois para trabalharmos uma
Planilha comparando vários meses, é útil que imprimamos todas as contas para que as informações de cada uma delas
fiquem, na mesma linha.
- Apresentar Resultado: Marcada essa opção no Final do relatório é impresso um resumo dos Grupos.
Selecionar Contas:
Incluída as opções de impressão de períodos nas telas de seleção: Mensal, Trimestral, Anual e Suspensão/ Redução,
que funcionam da seguinte forma:
Balanço de Abertura
Balanço Patrimonial
Livro Caixa:
Este relatório difere do RAZÃO ANALÍTICO somente no título do Relatório, podendo ser encadernado como Livro Caixa.
Conferência de Lançamentos:
Conciliar Contas:
Esse relatório só é possível ser impresso para contas que tenham documentos origem e um documento baixa, para que
seja possível demonstrar os documentos que compõem o saldo de determinada conta. Ex. Fornecedores/ Clientes/
Impostos a pagar. Para que seja possível imprimi-lo, teremos que observar os seguintes processos: Localizarmos as
contas contábeis que desejamos Conciliar no Cadastro do Plano de Contas, e checamos a opção CONCILIAÇÂO. Para
que o sistema faça o controle dos documentos a serem conciliados, devemos informar o número ou a competência, em
caso de impostos, dos mesmos, dentro do sinal <>(Maior/ Menor).
Ao solicitarmos o relatório de
determinado período, o
Sistema imprimirá as contas
que foram checadas no Plano
no campo conciliação, e
demonstrará o saldo dos
documentos cujos números
foram lançados dentro do sinal
<> (Maior/ Menor). Os
documentos que
permanecerem em aberto,
serão demonstrados nesse
relatório, compondo o saldo da
conta solicitada. Clicar em
Relatório. / Conciliar Contas
Neste item o sistema emitirá um relatório no formato TXT. Informaremos o período a ser emitido e clicaremos em OK.
Dentro da pasta PHOENIX, será criado uma pasta com o nome CTBTXTO, onde será criado um arquivo com o apelido
da empresa.bv. (Ex.001.bv). Este arquivo poderá ser aberto por um Editor de texto desejado.
Gráficos:
Auxiliar
Ativar Empresa:
Controle de Impressão:
Abrindo essa tela tem uma tecla do manual de explicações para operar o SRI, que permite enviar relatórios pela internet
para os clientes.
Integrações:
Reorganização de Saldos:
Importação de Dados:
Ajuda
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