BAB III

MANAJEMEN PROYEK
3.1 Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen adalah Usaha atau cara yang sering disebut proses
atau fungsi manajemen untuk mencapai suatu tujuan dengan
mempergunakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya (5M) –
unsur-unsur manajemen, secara efisien (tepat guna) dan efektif (hasil
guna).
Menurut (Ervianto, 2005) Mamajemen Proyek adalah suatu
metode pengolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak
pertengahan abad-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang
berbentuk proyek. Hal ini merupakan usaha agar tujuan kegiatan dapat
tercapai secara efisien dan efektif.
1. Tujuan Manajemen Proyek
a. Mengelola Risiko
Keberhasilan pelaksanaan proyek tak lepas dari ’trial
and error’ selama menjalani prosesnya. Reisiko bisa saja
mengganggu keberlangsungan suatu proyek, namun bukan
berarti tidak bisa dikelola. Dengan melakukan manajemen
proyek, Anda dapat mengatasi risiko yang mungkin terjadi.
b. Memaksimalkan Potensi Tim
Kualitas sumber daya manusia turut mengambil peran
penting dalam melaksanakan proyek. Manajemen proyek
menggerakkan setiap individu agar dapat memainkan
perannya dengan maksimal, mampu membuat perencanaan
yang baik serta memiliki kemampuan dalam mengelola
proyek.
c. Menciptakan Perencanaan yang Tepat
Manajemen proyek mengarahkan pada perencanaan
yang tepat mencakup seluruh proses awal hingga akhir dengan
memaksimalkan kualitas dan kapabilitas.
d. Memanfaatkan Peluang
Manajemen proyek sangat membantu mengelola sebuah
peluang untuk dimanfaatkan bagi perkembangan perusahaan
tanpa mengurangi nilai utama yang ingin dicapai perusahaan.
e. Mengelola Integrasi
Membuat proyek tetap konsisten dan tetap berada pada
jalur yang tepat dibutuhkan integrasi antara sistem, proses
bisnis, dan organisasi. Kesinambungan antara 3 elemen
 tersebut membuat kunci dari nilai sebuah proyek tetap terjaga,
sehingga tujuan pun dapat tercapai. Manajemen proyek
berperan penting dalam mengidentifikasi dan mempertahankan
integrasi.
2. Tahapan Manajemen Proyek
a. Project Definition (Pendefinisian Proyek)
Mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang
harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan
tersebut berhasil dengan kualitas yang diinginkan.
b. Project Initiation (Inisialisasi Proyek)
Perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan
digunakan sebelum suatu proyek dimulai.
c. Project Planning (Perencanaan Proyek)
Menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek
harus dijalankan. Pada project planning ini, akan terlihat
dengan jelas pentingnya segitiga manajemen proyek yaitu
waktu, biaya, dan ruang lingkup suatu proyek.
d. Project Execution (Pelaksanaan Proyek)
Melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud
tersebut berhasil sesuai dengan keinginan.
e. Project Monitoring & Control (Pemantauan dan Pengendalian
Proyek)
Pengambilan langkah-langkah yang diperlukan
sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.
f. Project Closure (Penutupan Proyek)
Menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan
semua penggunaan sumber daya.
Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil penggunaan sumber
daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas,
biaya, waktu, dan lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan
sumber daya dan pemilihan sub-kegiatan secara tepat yang meliputi
jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain.

3.2 Proses Tender

Tender adalah tawaran resmi dan terstruktur untuk mencari mitra
yang mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan
barang dan jasa. Dalam sektor pemerintahan, tender resmi sering
disyaratkan secara rinci oleh hukum untuk memastikan bahwa proyek
yang menggunakan dana negara dilakukan dengan bebas, adil, serta
terlepas dari suap atau nepotisme.
 Proses tender adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang
terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu,
keahlian atau sumber daya lainnya yang menghasilkan suatu hasil, suatu
proses yang mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap
sifat-sifat dari satu atau lebih objek di bawah pengaruhnya dibandingkan
dengan pengolahan.
Proses tender adalah proses yang penuh persaingan sehingga
amatlah penting untuk mencantumkan penawaran yang kompetitif di
dalam bentuk apapun. Tujuan tender yaitu menyelesaikan calon
kontraktor yang akan mengerjakan pekerjaan. Proses tender mempunyai
beberapa jenis yang harus diperhatikan :
1. Jenis pelelangan
Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia No.70 Tahun
2012 tentang pengadaan jasa konstruksi dapat dilakukan dengan
beberapa cara, diantaranya yaitu:
a. Pelelangan Umum
Pelelangan Umum, adalah suatu metode pemilihan
Penyedia Barang atau Jasa Pekerjaan Konstruksi untuk semua
pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang atau
Jasa yang memenuhi syarat. Pengumumannya secara luas melalui
website Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), surat
terbuka untuk umum, media cetak lainnya. Sehingga semua
penyedia Barang/Jasa yang berminat dan memenuhi syarat dapat
mengikutinya.
b. Pelelangan Terbatas
Pelelangan Terbatas adalah suatu metode pemilihan
Penyedia Barang atau P ekerjaan Konstruksi dengan jumlah
Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk
pekerjaan yang kompleks. dengan cara mengumumkan
dipengumuman resmi dengan mencantumkan kriteria peserta dan
nama-nama penyedia yang diyakini mampu, dan guna
memberikan kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya
yang memenuhi kualifikasi.
c. Pemilihan Langsung
Pemilihan Langsung adalah suatu metode pemilihan
Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk pekerjaan yang bernilai
 paling tinggi Rp.5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah) dan tidak
bersifat kompleks. Pemilihan dilakukan dengan menggunakan
SPSE (Sistem Pelelangan Terbatas).
d. Pelelangan Sederhana
Pelelangan sederhana adalah metode pemilihan penyedia
barang atau jasa lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling
tinggi Rp.5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
Pada pembangunan gedung kampus III UIN Imam Bonjol
Padang Pelelangan yang dipakai pada proyek pembangunan adalah
system pelelangan umum.
2. Jenis Kontrak
Secara umum ada tiga jenis kontrak yang pada umumnya
dipakai pada proyek konstrusi yang meliputi :
a. Kontrak Harga Satuan (Unit Price Contract)
Dalam menggunakan jenis kontrak ini, kontraktor hanya
menentukan harga satuan pekerjaan. Kontraktor perlu
memprhitungkan semua biaya yang mungkin dikeluarkan pada
item penawarannya, seperti biaya overhead dan keuntungan.
Jenis kontrak ini digunakan jika kualitas aktual masing-
masing item pekerjaan sulit untuk diestimasi secara akurat
sebelum proyek dimulai. Untuk menentukan kuantitas pekerjaan
yang sesungguhnya, dilakukan pengukuran (opname) bersama
pemilik dan kontraktor terhadap kualitas terpasang. Kelemahan
dari penggunaan kontrak ini yaitu pemilik tidak dapat mengetahui
secara pasti biaya aktual proyek hingga proyek itu selesai
dikerjakan.
b. Kontrak Biaya Plus Jasa (Cost Plus Fee Contract)
Pada kontrak jenis ini, kontraktor akan menerima
pembayaran atas pengeluarannya, ditambah dengan biaya untuk
overhead dan keuntungan. Besarnya biaya overhead dan
keuntungan umumnya didasarkan atas persentase biaya yang
dikeluarkan kontraktor.
Kontrak jenis ini umumnya digunakan jika biaya aktual
dari proyek belum bisa di estimasi secara akurat, karena
perencanaannya belum selesai, proyek ini tidak bisa digambarkan
 secara akurat, dan harus diselesaikan dalam waktu yang singkat.
Sementara rencana dan speksifikasi belum dapat diselesaikan.
Kekurangan dari kontrak jenis ini yaitu pemilik tidak dapat
mengetahui biaya aktual proyek yang akan dilaksanakan.
c. Kontrak Biaya Menyeluruh (Lump Sump Contract)
Kontrak ini menyatakan bahwa kontraktor akan
melaksankan proyek sesuai dengan rancangan biaya tertentu. Jika
terjadi perubahan dalam kontrak, perlu dilakukan negosiasi antara
pemilik dan kontraktor untuk menetapkan besarnya pembayaran
(tambah atau kurang) yang akan diberikan kepada kontraktor
terhadap perubahan tersebut.
Kontrak ini dapat diterapkan jika perncanaan benar-benar
telah selesai, sehingga kontraktor dapat melakukan estimasi
kuantitas secara akurat. Pemilik dengan anggaran terbatas akan
memilih jenis kontrak ini, karena merupakan satu-satunya jenis
kontrak yang memberikan nilai pasti terhadap biaya yang akan
dikeluarkan.
Pada pelaksanaan proyek Pembangunan gedung kampus III
UIN Imam Bonjol Padang system kontrak yang digunakan adalah
system kontrak kontrak harga satuan (Unit Price Contract).
3.3 Manajemen Organisasi Proyek
Kegiatan ini berupa mengatur dan menyusun organisasi yang
akan dilaksankan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja
diantara unsur-unsur oganisasi. Penyusun organisasi akan melibatkan
unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari :
1. Pemberi Tugas (Owner)
Pemberi tugas (pemilik proyek) adalah seseorang atau badan
hukum atau instansi yang memiliki proyek dan menyediakan dana
untuk merealisasikannya. Pemilik proyek mempunyai tugas dan
kewajiban sebagai berikut :
a) Mengenalikan proyek secara keseluruhan untuk mencapai
sasaran baik segi kualitas fisik proyek maupun batas waktu
yag telah ditetapkan.
b) Mengadakan kontrak dengan kontraktor yang memuat tugas
dan kewajiban sesuai prosedur.
c) Menunjuk kontraktor pemenang tender untuk melaksanakan
proyek tersebut.
 d) Menyediakan dana yang diperlukan untuk merealisasikan
proyek.
e) Menandatangani surat perjanjian pemborong dan surat
perintah kerja.
f) Menetapkan pekerjaan tambahan atau pengurangan pekerjaan.
g) Mengeluarkan semua instruksi dan menyerahkan semua
dokumen pembayaran kepada kontraktor.
h) Menerima hasil pekerjaan dari pelaksana proyek atau
kontraktor.
2. Konsultan Perencana
Perencana adalah pihak yang ditunjuk oleh pemberi tugas
untuk melaksanakan pekerjaan perencanaan. Perencana memiliki
tugas dan wewenang sebagai berikut :
a) Megadakan penyesuaian keadaan lapangan dengan keinginan
pemilik proyek.
b) Membuat gambar kerja pelaksanaan. Membuat rencana kerja
dan syarat-syarat pelaksanaan bangunan (RKS) sebagai
pedoman pelaksanaan.
c) Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB).
d) Memproyeksikan keinginan-keinginan atau ide-ide pemilik
proyek ke dalam desain bangunan. Melakukan perubahan
desain bila terjadi penyimpangan pelaksanaan pekerjaan
dilapangan yang tidak memungkinkan untuk dilakasanakan.
e) Mempertanggungjawabkan desain dan perhitungan struktur
jika terjadi kegagalan konstruksi.
f) Mempertahankan desain dalam hal adanya pihak-pihak
pelaksana bangunan yang melaksanakan pekerjaan tidak
sesuai dengan rencana.
g) Menentukan warna dan jenis material yang akan digunakan
dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi.
3. Konsultan MK
pengawas adalah badan usaha atau perorangan yang ditunjuk
oleh pemilik proyek untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan.
Pengawas memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut.
a. Menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu.
b. Melakukan penghitungan prestasi proyek.
c. Membimbing serta mengadakan pengawasan secara periodik
untuk melaksanakan pekerjaan.
 d. Mempersiapkan serta menghitung kemungkinan bertambah
maupun berkurangnya pekerjaan.
e. Menyusun laporan mengenai kemajuan pekerjaan.
f. Menghentikan proyek sementara apabila ada penyimpangan atas
peraturan yang telah diberlakukan.
g. Menerima maupun menolak material serta peralatan yang
didatangkan oleh pihak kontraktor.
h. Mengatasi permasalahan yang terdapat di lapangan sehingga
mencapai hasil akhir yang sesuai dengan perencanaan. Baik
dari segi kualitas, kuantitas, dan juga waktu yang sudah
ditetapkan.
i. Menghindari adanya kesalahan yang dapat saja terjadi sejak dini
sehingga tidak terdapat pembengkakan biaya.
j. Mengendalikan konstruksi dan aliran informasi di berbagai
bidang supaya pelaksanaan proyek menjadi lebih lancar.
4. Kontraktor
Kontraktor adalah entitas hukum atau individu yang ditunjuk
untuk melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan keahliannya.
Pada pembangunan Sport Center & Community ini yang bertugas
sebagai kontraktor adalah PT. Matrixindo Multi Kreasi. Adapun
tugas dan tanggung jawab kontraktor sebagai berikut :
a) Melaksanakan pembangunan bekerja sesuai dengan peraturan
dan spesifikasi yang telah direncanakan dan ditentukan di
dalam kontrak perjanjian pemborongan.
b) Memberikan laporan kemajuan proyek meliputi laporan
harian, mingguan dan bulanan kepada pemilik proyek antara
lain :
1. Pelaksanaan pekerjaan.
2. Prestasi kerja dicapai.
3. Jumlah tenaga kerja yang digunakan.
4. Jumlah bahan-bahan yang masuk, keadaan cuaca dan
lain-lain.
c) Menyediakan tenaga kerja, bahan, peralatan, tempat kerja dan
alat-alat pendukung lainnya yang digunakan mengacu pada
gambar dan spesifikasi set, memperhatikan waktu, biaya,
kualitas dan pekerjaan keamanan.
d) Sepenuhnya bertanggung jawab atas kegiatan pembangunan
dan metode pelaksanaan pekejaan di lapangan.
e) Menjalankan pekerjaan sesuai dengan jadwal (schedule) yang
telah disepakati.
 f) Melindungi semua peralatan, bahan dan bekerja terhadap
kerugian dan kerusakan sampai dengan serah terima
pekerjaan.
g) Kontraktor dapat meminta kepada pemilik proyek untuk
memberikan perpanjangan waktu penyelesaian proyek dengan
memberikan alasan yang masuk akal dan sesuai dengan
kenyataan yang menyebabkan perlunya waktu tambahan
tersebut.
h) Mengganti semua kerusakan yang disebabkan oleh kecelakaan
selama pelaksanaan pekerjaan, serta menyediakan
perlengkapan wajib pertolongan pertama pada kecelakaan.

Owner
UIN Imam Bonjol Padang

Konsultan Konsultan MK
Perencana PT Yodya Karya
PT Penta Rekayasa (Persero)

Kontraktor
PT PP (Persero)
Tbk

Garis Instruksi
Garis Koordinasi
Gambar 3.1 Manajemen Organisasi Proyek

3.4 Manajemen Pelaksanaan proyek