Versión: 01

Código:
GFPI-F-132

GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

TALLER DE APRENDIZAJE N° 4

Denominación del programa o módulo TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

de formación:

Actividad técnica de aprendizaje - ATA: Organizar el archivo central

Nombre del taller Protocolo para embalaje y trasalado de documentos de archivo

Objetivo de aprendizaje del taller: Apropiar el proceso de embalaje y translado de las transferencias documentales de la organización.

En forma individual , siga las instrucciones del desarrollo del taller y realice la socialización
Descripción del taller:
correspondiente

Preparación (Recursos y medios): http://biblioteca.sena.edu.co/https://www.archivogeneral.gov.co/

Tiempo de ejecución 10 horas

 Archivo General de la Nación. Mini-Manual Tablas de Retención y Transferencias documentales.
Recuperado de https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/
Recursos/Publicacionees/Minimanual_TRD.pdf

Archivo General de la Nación. Acuerdo 02 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación,
Bibliografía y webgrafía:
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.
Recuperado de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-002-de-2014/
Decreto 1515 de 2013.

DESARROLLO DEL TALLER

Tenga en cuenta la socialización realizada en plenaria y realice las siguientes actividades:

1. Presente el esquema gráfico con las etapas para el traslado de los documentos de archivo, actividad realizada en clase.

2. Consulte los siguientes términos en relación con el proceso del protocolo de embalaje y traslado documental e integre los conceptos en el esquema
según anexo 1: adecuación locativa, alistamiento, biodeterioro, contenedores, depósito de Archivo, descargue, dispositivos de transporte, embalaje,
limpieza Mecánica, limpieza Superficial, mantenimiento correctivo, mantenimiento preventivo, realmacenamiento, saneamiento Documental, unidad de
almacenamiento, mobiliario, traslado documental.

3. Presente una infografía que explique todo el procedimiento del protocolo de embalaje y translado de documentos del archivo de gestión al archivo
central en una organización. Teniendo en cuenta las fases socializadas en clase.

4. Complete la tabla explicativa (anexo dos), en relación con el traslado de los expedientes electrónicos de archivo

5. Diseñe un recurso didáctico con las especificaciones de las diferentes unidades de conservación en el archivo central, tanto en soporte análogo
como digital, tenga en cuenta las Normas Técnicas Colombianas y el documento expedido del AGN sobre unidades de conservación.

Las evidencias se deben consolidar en un documento de entrega que contega:

* Portada de presentación
* Objetivos
* Desarrollo cada tema
* Conclusiones
* Bibliografía
Control de documento: Martha Yaneth Rodríguez Veloza, Centro de Gestión Administrativa 8/6/2022
 DICCIONARIO EJEMPLIFICADO
TÉRMINO CONCEPTO
Mantener el inmueble en las debidas
condiciones de higiene sin afectar su
estructura portante, su distribución
Adecuación Locativa interior, sus características
funcionales, formales y/o
volumétricas

Alistamiento Consiste en la preparación física de

los documentos (radicados) antes de
ser incorporados al expediente,
cuaderno o carpeta correspondiente

Biodeterioro Cambio no deseado en las

propiedades de los materiales de
archivo por la acción de organismos
tales como hongos y bacterias.

Contenedores
Depósito De Archivo
Local especialmente equipado y
adecuado para el almacenamiento y
la conservación de los documentos de
archivo.
Descargue Acción de despejar o desocupar un
equipo de transporte

Dispositivos De Transporte
Embalaje

Son todos los materiales,

procedimientos y métodos que sirven
para acondicionar, presentar,
manipular, almacenar, conservar y
transportar material documental. El
embalaje debe satisfacer tres
requisitos: ser resistente, proteger y
conservar el producto
(impermeabilidad e higiene).
Adicionalmente, debe informar sobre
sus condiciones de manejo y
composición básicamente.
Limpieza Mecánica

Método por el cual se remueve con

aspiradora, brocha o bisturí, los restos
de micelio de hongos y suciedad
consistente, con el fin de que el
proceso de saneamiento sea eficiente
Limpieza Superficial

Acción de conservación preventiva de

unidades de almacenamiento y
mobiliario de archivo, la cual no
implica una alteración en la estructura
física de los documentos, unidades de
almacenamiento y del mobiliario.
Mantenimiento Correctivo
Acción tomada para eliminar la causa
de un problema detectado u otra
situación no deseable.
Mantenimiento Preventivo
Conjunto de medidas para mitigar las
causas de un problema potencial u
otra situación no deseable.
Mobiliario
Conjunto de medidas para mitigar las
causas de un problema potencial u
otra situación no deseable.
Realmacenamiento
Saneamiento Documental

Eliminación de los agentes biológicos

(microorganismos o insectos)
deteriorantes de los soportes
documentales por métodos físicos o
químicos a nivel puntual o masivo. 64
Traslado Documental.
Es la remisión de los documentos
del archivo de gestión al central
(Transferencia Primaria), y de este
al histórico (Transferencia
Secundaria), de conformidad con
las Tablas de Retención y de
Valoración Documental vigentes
Unidad De
Almacenamiento
 DICCIONARIO EJEMPLIFICADO
EJEMPLO DE USO
Las adecuaciones locativas del archivo Central se deben implementar según acuerdo 008 de 2014

Manchas de distintos colores, llegando a la destrucción total del documento, hongos como las
bacterias pueden reblandecer el papel creando un aspecto algodonoso que puede llegar a
desintegrarlo

aplicar los productos detergentes con un paño o un cepillo mediante frotado.

La limpieza superficial se realiza en seco
 TRASLADO EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

Nº PROCEDIMIENTO CONCEPTO REQUISITOS

1 Traslador un objeto fuente
de tal forma que ya no
depende de la tecnología
obsoleta, sino que se
Migración puede accerder usando la
tecnología que se utilice
en cada momento.

2 Es la transferencia de los
datos de un soperte a otro
nuevo por degradación por
el uso y el paso del tiempo
Refreshing . Se realiza sin
producircombio alguno en
el sofware o el formato

3 Usar los recuersos

computacionales
existentes para simular el
comportamiento del SW
original, de tal manera que
Emulación permita represntar el
objetivo fuente original,
prescindiendo del
programa original

4 convertir la informació a un
nuevo formato capaz de
ser representada por un
Sw vigente, manteniendo
Conversión las características
esenciales del formato
fuente original y
mejorando la usabilidad.
E ARCHIVO

EJEMPLO