Instituto de Previdência

do Município de Jundiaí

Manual de Almoxarifado
DG – CP

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 DG – CP - Manual de Almoxarifado
Sumário:
1 Definições............................................................................................................................. 3
2 Principais Funções do Almoxarifado ................................................................................. 4
2.1 Conferência e inspeção dos materiais adquiridos, de acordo com as especificações do setor de
compras. .................................................................................................................................................................. 4
2.2 Recebimento e armazenamento, devidamente codificado e classificado, do material adquirido. .... 4
2.3 Atendimento às requisições de materiais ................................................................................................ 4
2.4 Controle de estoque mínimo e máximo dos materiais. .......................................................................... 4
2.5 Elaboração de Inventário dos materiais em estoque. ............................................................................ 5
2.6 Tratamento especial para produtos obsoletos, vencidos ou danificados ........................................... 5
2.7 Organização de materiais .......................................................................................................................... 5
2.8 Emissão de Relatórios ............................................................................................................................... 5
3 Disposições Finais .............................................................................................................. 6

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1 Definições
Almoxarifado: Setor responsável pelo recebimento, guarda, segurança, distribuição, preservação e controle dos
materiais.
Material de Consumo: Aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/1964, perde
normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.
Material Permanente: Aquele que em razão de seu uso, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma
durabilidade superior a dois anos.
Ponto de Pedido: Estoque necessário para suprir o consumo pelo período mínimo de 60 (sessenta) dias,
considerando histórico de consumo dos últimos 12 (doze) meses.
Inventário: Relatório que permite conciliar os registros contábeis e o controle de materiais com os saldos financeiros
e quantitativos do estoque.
PCASP: Plano de Contas aplicado ao setor público.

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2 Principais Funções do Almoxarifado

2.1 Conferência e inspeção dos materiais adquiridos, de acordo com as especificações

do setor de compras.
Após a entrega dos materiais no Almoxarifado do IPREJUN, estes devem ser conferidos com as especificações
exigidas no momento da compra, e inspecionados em relação à data de validade dos produtos e as condições gerais
da embalagem.
A aceitação ocorre quando constatado que o material recebido satisfaz às especificações contratadas, mediante
emissão do Termo de Aceite.
Quando o material deixar de atender as requisições da compra, o responsável pelo almoxarifado deverá emitir
relatório apontando as deficiências, reportando-as ao setor de compras.

2.2 Recebimento e armazenamento, devidamente codificado e classificado, do material

adquirido.
Os materiais recebidos, conforme sua classificação, deverão ser direcionados ao almoxarifado correspondente:
01- Almoxarifado de Materiais de Expediente
02- Almoxarifado de Gêneros Alimentícios
03- Almoxarifado de Materiais de Consumo Diversos
Cada almoxarifado é vinculado a uma conta contábil/AUDESP. Havendo necessidade de armazenamento de
produtos de outro natureza, é necessário solicitar o cadastro de um novo almoxarifado.

2.3 Atendimento às requisições de materiais

As requisições de materiais pelos servidores do IPREJUN deverão ser atendidas prontamente pelo responsável
pelo almoxarifado.
Os produtos solicitados serão localizados e entregues ao requisitante, mediante preenchimento do formulário de
requisição.
Não havendo disponibilidade do material em estoque, o formulário “Pedido” deverá ser encaminhado ao Setor de
Compras, com as especificações necessárias à aquisição.
As saídas de materiais registradas no formulário de requisição serão lançadas no sistema, na data correspondente.
Para tanto, é necessária a abertura da data correta em sistema.
O lançamento da requisição no sistema de controle de almoxarifado deverá conter todos os códigos de materiais e
ser atendida, através de lançamento
Os saldos podem ser acompanhados pelo relatório “Balancete – Prévia do Balancete Mensal”.

2.4 Controle de estoque mínimo e máximo dos materiais.

O controle de estoque envolve a análise do histórico de consumo e prazos de validade.
Através do relatório “Análise para Reposição de Materiais de Estoque”, emitido via sistema, é possível identificar o
consumo médio mensal dos produtos e estimar a duração do estoque. Deve ser confrontado com os relatórios de
consumo para definição do período ideal de compra.
Constatada a necessidade da compra, deverá ser realizado planejamento, em conjunto com a Diretoria do
Departamento de Planejamento, Gestão e Finanças, para estimativa das quantidades a serem adquiridas,
considerando sempre o período de 12 (doze) meses.
O responsável pelo almoxarifado deverá verificar se o produto é perecível, determinando assim a necessidade de
fracionamento da entrega.
Os produtos a serem adquiridos, bem como quantidades, características e prazos de entrega devem ser informados
ao setor de compras, através do relatório “Pedido” para início do processo administrativo.

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2.5 Elaboração de Inventário dos materiais em estoque.
O inventário de materiais em estoque deve ser realizado com periodicidade mensal.
Deve ser avaliada a quantidade física de produtos disponível, bem como constatada a existência de avarias,
extravios, danos na embalagem ou produto.
O inventário físico deverá ser confrontado com o Balancete Mensal, e em caso de divergências, os ajustes deverão
ser lançados.

2.6 Tratamento especial para produtos obsoletos, vencidos ou danificados

Os produtos obsoletos, vencidos ou danificados, identificados no processo de inventário físico deverão receber
tratamento especial, devendo ser baixados em sistema. O procedimento deverá ser relatado ao Controle Interno e
Diretoria Executiva para demais providências cabíveis.

2.7 Organização de materiais

O responsável pelo almoxarifado deverá organizar os materiais de tal forma que facilitem a contagem, pesagem e
medição, zelando também pela segurança no armazenamento.

2.8 Emissão de Relatórios

Os controles do almoxarifado são executados através dos seguintes relatórios:
a. Análise para reposição de materiais de estoque: Evidencia os saldos de estoque, consumo médio mensal,
período de cobertura e sugestões de compras.
b. Prévia do balancete mensal: Relatório que evidencia o saldo anterior, entrada, saída e saldo atual do mês.
c. Balancete – Evidencia a situação física, financeira dos produtos em estoque até a data solicitada.

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3 Disposições Finais
Os procedimentos para recebimento de materiais são efetuados em software específico para esta finalidade,
integrado à contabilidade. Atualmente, o software é o SIIM, desenvolvido pela CIJUN, conforme manual do sistema
Os procedimentos de controle de almoxarifado são efetuados em software específico para esta finalidade, integrado
à contabilidade. Atualmente, o software é o SIIM, desenvolvido pela CIJUN, conforme manual do sistema.

ANGIE DE ARAUJO
Assistente de Administração

CLÁUDIA GEORGE MUSSELI CÉZAR

Diretora do Departamento de Planejamento Gestão e Finanças

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