Layanan Informasi

Kearsipan
Muh. Arbi Ramadhan D.
 Menu Layanan Informasi Kearsipan

01 02
Dasar Hukum, Layanan
Pengertian & Informasi Arsip
Konsep LIA Dinamis

03 Pejabat 04 Layanan
Informasi Arsip
Pengelola
Informasi & Statis
Dokumentasi
(PPID)
 01

Dasar Hukum,
Pengertian & Konsep LIA
 Dasar Hukum
UU No 11 Tahun 2008 Informasi dan Transaksi Elektronik

UU No 14 Tahun 2008 Keterbukaan Informasi Publik

UU No 25 Tahun 2009 Pelayanan Publik

UU No 43 Tahun 2009 Kearsipan

PP No 61 Tahun 2010 Pelaksanaan UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

PP No 28 Tahun 2012 Pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Perka ANRI No 17 Tahun 2011 Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Perka ANRI No 26 Tahun 2011 Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis

Perka ANRI No 28 Tahun 2011 Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis

Per KIP No 1 Tahun 2021 Standar Layanan Informasi Publik

 Sanksi
● Pasal 51
● Pasal 52 → Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan
atau tidak menerbitkan informasi public secara berkala, secara serta merta, atau setiap saat
dikenakan pidana selama 1 tahun dan atau denda paling banyak 500 juta
● Pasal 53
● Pasal 54
● Pasal 55

UU Nomor 14 Tahun 20008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

Layanan
Informasi
Arsip

“Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.”
UU KearsipanNo 43 Tahun 2009 Pasal 1
 Layanan Informasi Arsip
Layanan Informasi Arsip adalah hal-hal yang
berkaitan dengan cara-cara atau kegiatan
melayani permohonan penggunaan arsip atau
informasi yang bersumber dari arsip dinamis atau
statis baik untuk kepentingan internal maupun
eksternal organisasi pencipta arsip dengan
dukungan prasarana/sarana yang tersedia,
termasuk pemanfaatan teknologi informasi dan
komunikasi, dilaksanakan oleh pihak yang diberi
kewenangan sesuai dengan peraturan
perundangan.
Layanan Informasi Arsip
Lembaga negara,
pemerintahan daerah,
Layanan Informasi Arsip Dinamis Lembaga Pendidikan,
perusahaan, ormas, orpol/
Badan Publik

Lembaga Kearsipan
Layanan Informasi Arsip Statis ANRI, Propinsi, Kabupaten,
Kota dan PTN.
 02

Layanan Informasi Arsip

Dinamis
 Latar Belakang
Arsip dikelola untuk dimanfaatkan informasinya (sebagai bahan
perencanaan, pengambilan keputusan, bukti akuntabilitas)

Pada masa sebelum keluarnya UU No. 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik, arsip dinamis bersifat tertutup
bagi kepentingan eksternal.

Setelah keluarnya UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik maka informasi dari arsip dinamis dapat
diakses bagi kepentingan eksternal, terkecuali yang dikecualikan.
 Layanan Informasi Arsip Dinamis

Layanan Informasi Arsip Dinamis adalah hal-hal yang

berkaitan dengan cara- cara atau kegiatan melayani permohonan
penggunaan arsip atau informasi yang bersumber dari arsip dinamis baik
untuk kepentingan internal maupun eksternal organisasi pencipta arsip
dengan dukungan prasarana/sarana yang tersedia, termasuk pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi, dilaksanakan oleh pihak yang diberi
kewenangan sesuai dengan peraturan perundangan.
Ketentuan dalam Penggunaan Arsip Dinamis

Ketentuan I
Arsip terlebih dahulu harus dalam kondisi teratur,
mengelompok, sesuai dengan fungsi dan urusannya agar
informasinya dapat digunakan secara efektif, juga
memudahkan dalam proses penyusutan arsip
Ketentuan dalam Penggunaan Arsip Dinamis

Ketentuan II
Untuk memudahkan dalam pemenuan kembali sekaligus
untuk mengawasi keberadaan arsip di tempat penyimpanan,
maka harus ada Daftar Arsip
 Daftar Berkas

Unit Pengolah : Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat

No. Kode Uraian Informasi Kurun Waktu Jumlah Keterangan

berkas Klasifikasi Berkas

Pasal 42 Ayat (5), PP No 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan

 Daftar Isi Berkas

No. No. Item Kode Uraian Informasi Tanggal Jumlah Keterangan

Berkas Arsip Klasifikasi Arsip

Pasal 42 Ayat (6), PP No 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan

Daftar Arsip Inaktif

Unit Pengolah : ……………………………………………………….

Nomor Kode Uraian Informasi Arsip Kurun Waktu Jumlah Keterangan

Klasifikasi
Ketentuan dalam Penggunaan Arsip Dinamis

Ketentuan III
Mengatur hak akses terhadap penggunaan arsip dan
pemanfaatan informasinya agar tidak disalahgunakan untuk
kepentingan yang tidak sah
 Tujuan Pengaturan Klasifikasi dan Keamanan
Akses Arsip

1. Melindungi fisik dan informasi arsip dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga
kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas, otentisitas dan
reliabilitas arsip tetap dapat terpenuhi.

2. Mengatur akses arsip dinamis yang sesuai ketentuan peraturan perundang-

undangan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak- pihak
yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

(Perka ANRI No 17 Tahun 2011)

 Kategori Tingkat Klasifikasi dan Keamanan
Akses Arsip
Sangat Rahasia apabila diketahui oleh pihak yang
tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan
negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan
Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa

Rahasia apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat

mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara,
sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak
ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam arsip bersifat
sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang
serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya
kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi

Terbatasapabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak Biasa/Terbuka apabila dibuka untuk umum
dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi tidak membawa dampak apapun terhadap
dan tugas lembaga pemerintahan, seperti kerugian keamanan negara
finansial yang signifikan
Ketentuan Akses Arsip Dinamis

Internal Organisasi:
Penentu Kebijakan, Pelaksana
Kebijakan, Pengawas Internal
Akses Langsung
terhadap Arsipnya
Eksternal Organisasi:
Pengawas Eksternal, Penegak
Hukum

Akses Tidak
Langsung terhadap
Eksternal Organisasi: Arsipny melalui
Masyarakat Petugas Layanan
Informasi Publik
Ketentuan Umum Akses Arsip Dinamis

Informasi arsip yang diberikan adalah informasi

yang sudah melalui pengolahan dan sesuai
dengan ketentuan akses.

Alasannya

Informasi arsip yang diberikan dapat

dipertanggungjawabkan, tidak menyesatkan,
sesuai dengan kepatutan & diberikan kepada pihak
yang berhak sesuai dengan ketentuan yang berlaku
 Ketentuan Khusus Akses Arsip Dinamis

Setiap organisasi, dalam hal ini Badan Publik dimungkinkan

memiliki ketentuan tersendiri mengenai alur layanan &
penentuan kriteria informasi yang dapat diakses sepanjang
didukung ketentuan berlaku.

Maksud
Layanan Informasi Arsip Dinamis dimaksudkan
agar organisasi dapat menyediakan informasi yang
bersumber dari arsip sebagai hasil aksi & transaksi
yang berguna dalam pelaksanaan kegiatan
organisasi & bagi kepentingan masyarakat
Tujuan
Tercapainya pelaksanaan kegiatan organisasi
secara optimal, tepat sasaran & transparan serta
akuntabel & memenuhi kebutuhan masyarakat
terhadap informasi public yang dikuasai oleh
Badan Publik (organisasi), terkait kepentingan
invididu yang bersangkutan/ kepentingan
pengawasan
Arsip dan Keterbukaan Informasi Publik
Pada era keterbukaan informasi, masyarakat berhak memperoleh dan meminta
informasi dari instansi pemerintah. Di sini masyarakat juga berpeluang untuk
berpartisipasi dalam proses penentuan kebijakan publik, mewujudkan
pelaksanaan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), mencegah
adanya KKN, mengontrol kinerja organisasi pemerintahan
Salah satu sumber informasi yang autentik dan terpercaya yang berkaitan
dengan akuntabilitas, transparansi dan kinerja organisasi bersumber dari arsip
dinamis.
Pasal 42 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009:
“Pencipta arsip wajib menyediakan arsip bagi pengguna arsip yang
berhak”.
 Penyediaan Arsip & Informasi Publik

Pasal 42 Pasal 7
UU No. 43 Tahun 2009 tentang UU No. 14 Tahun 2008
Kearsipan : tentang KIP :
1.Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi 1. Badan Publik wajib menyediakan,
memberikan, dan/atau
kepentingan pengguna yang berhak.
menerbitkan Informasi Publik
2. Pencipta arsip pada Lembaga Negara, Pemerintahan yang berada di bawah
Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, dan BUMN dan/atau kewenangannya kepada pemohon
BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) Informasi Publik, selain informasi
kategori, yaitu Arsip Terjaga dan Arsip Umum. yang dikecualikan sesuai dengan
ketentuan.
3. Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
2. Badan Publik wajib menyediakan
wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Informasi yang akurat, benar &
arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga tidak menyesatkan
 Penyediaan Arsip & Informasi Publik

Arsip Dinamis sebagai salah satu sumber informasi publik, bersifat

terbuka dan dapat diakses oleh publik sesuai Pasal 2 ayat ( 1 ) UU No 14
Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik: “Setiap informasi
publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna
informasi publik”

Peraturan Kepala ANRI No. 17 Tahun 2011, Bab 1 Alinea 2

Keterbukaan Informasi Publik

“Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan,

disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh
suatu badan publik yang berkaitan dengan
penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai
dengan Undang-Undang ini serta informasi lain yang
berkaitan dengan kepentingan publik.”

Pasal 1 angka 2 UU No. 14 Tahun 2008 tentang KIP

Badan
Publik
“Lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan
badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya
berkaitan dengan penyelenggaraan negara,
yang sebagian atau seluruh dananya
bersumber dari APBN dan/atau APBD, atau
organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian
atau seluruh dananya bersumber dari
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara
dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar
negeri.”
(Pasal 1 angka 3 UU. No. 14 Tahun 2008 tentang KIP)
Badan Publik
Ruang lingkup :

a. lembaga eksekutif;
b. lembaga legislatif;
c. lembaga yudikatif;
d. badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya
berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang
sebagian atau seluruh dananya bersumber dari
anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau
anggaran pendapatan dan belanja daerah;
e. organisasi non pemerintah sepanjang sebagian
atau seluruh dananya bersumber dari anggaran
pendapatan dan belanja negara dan/atau
anggaran pendapatan dan belanja daerah,
sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri;
f. partai politik; dan
g. Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik
Daerah.
 Kewajiban Badan Publik
• Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di
bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang
dikecualikan sesuai dengan ketentuan
• Menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan
• Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola
Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah
• Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi
hak setiap Orang atas Informasi Publik
• Memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan non-elektronik

Ringkasan Pasal 7 UU No.14 Tahun 2008 tentang KIP

 03

PPID
(Pejabat Pengelola Informasi
& Dokumentasi
 Unit Berwenang Pelayanan
Informasi

Layanan Informasi
Kearsipan Dinamis
 PPID
“Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah
pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan,
pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan
informasi di badan publik.”

Pasal 1 angka 9 UU No. 14 Tahun 2008 tentang KIP

 PPID
• Setiap Badan Publik, wajib menunjuk Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi (PPID)
• Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan
informasi secara cepat, mudah,
dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan
Informasi Publik yang berlaku secara nasional

• PPID dibantu oleh pejabat fungsional

Pasal 13 UU No. 14 Tahun 2008 tentang KIP

 Kedudukan PPID
PPID merupakan pejabat pada unit pelayanan informasi publik
yang melaksanakan koordinasi terhadap unit-unit penyedia
informasi dan memiliki kewenangan dalam rentang kendali
Informasi Publik dalam suatu Organisasi (Badan Publik).
Sekalipun demikian, PPID bukanlah merupakan struktur
organisasi tersendiri & tidak mengambil alih kewenangan unit
layanan informasi yang selama ini sudah berlaku.
 Kedudukan PPID
Dalam pelaksanaannya, PPID dapat diurai menjadi PPID
Utama dan PPID Pembantu, sepanjang memungkinkan atau
jika organisasi memiliki satuan organisasi yang lokasinya
terpisah.
PPID Utama mengkoordinasikan PPID Pembantu dalam
melaksanakan pelayanan informasi publik
 PPID
Pejabat fungsional pembantu PPID antara lain:
Pranata Humas, Arsiparis, Pranata Komputer, Perancang Perundang-undangan,
JPT Lainnya atau JFU.
Posisi PPID di Unit Kearsipan
Pemohon Informasi
“Warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang
mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana
diatur dalam Undang-Undang ini (KIP).”

Pasal 1 angka 12 UU No. 14/2008

 Pelayanan Informasi
Arsip Dinamis
1. Melalui pengumuman
→ seperti website, papan pengumuman, layar touch screen, brosur, leaflet;
2. Melalui permohonan
→ baik secara tertulis maupun tidak tertulis, baik secara langsung maupun
tidak langsung.
Mekanisme Permohonan Pelayanan
Informasi Publik
 Permintaan melalui Permohonan
Pelayanan Informasi Publik Arsip Dinamis
A. Permintaan Secara Tidak Langsung (melalui surat/fax/email) :
• Pemohon Informasi Publik mengajukan surat permintaan kepada Badan
Publik disertai alasan permintaan.
• Surat/fax/email permintaan Informasi Publik diterima oleh unit persuratan,
dan didistribusikan kepada PPID.
• Surat/fax/email permintaan Informasi Publik yang diterima oleh PPID di
disposisikan kepada Pengelola Informasi Arsip Dinamis sesuai dengan
informasi yang diminta oleh pemohon informasi publik.
• PPID wajib menanggapi setiap permintaan Informasi Publik paling lambat
10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permintaan dengan tenggang
waktu tanggapan dapat diperpanjang paling lambat 7 (tujuh) hari kerja
berikutnya dengan memberikan alasan secara tertulis.
• Apabila informasi yang diminta termasuk informasi yang dikecualikan, maka
PPID harus memberikan alasan dikecualikan tersebut.
• PPID hanya memberikan Informasi yang sesuai dengan permintaan
pemohon.
 Permintaan melalui Permohonan
Pelayanan Informasi Publik
Arsip Dinamis
B. Permintaan Secara Langsung :
1. Pemohon Informasi Publik datang langsung ke Badan Publik.
2. Pengelola Informasi Arsip Dinamis Badan Publik wajib menerima setiap Permohonan
Informasi Publik dan langsung menindaklanjuti setiap permohonan Informasi Publik.

Apabila informasi yang diminta termasuk informasi yang dikecualikan, maka Pengelola
Informasi Arsip Dinamis Badan Publik harus memberikan alasan dikecualikan tersebut.
1. Pengelola Informasi Arsip Dinamis memeriksa alasan permintaan Informasi Publik yang
dikecualikan dibantu oleh pejabat fungsional. Alasan permintaan informasi publik tidak
dapat dijadikan penolakan PPID untuk memberikan informasi yang dimaksud.
2. Pengelola Informasi Arsip Dinamis memberikan Informasi yang sesuai dengan
permintaan pemohon melalui PPID.
 Jenis Informasi Publik pada
Badan Publik
1. Informasi a)Informasi yang Wajib Disediakan &
Diumumkan secara Berkala
yang Wajib b)Informasi yang Wajib Diumumkan
Disediakan & secara Serta Merta

Informasi
c)Informasi yang Wajib Tersedia Setiap
Diumumkan Saat

Publik
2. Informasi
yang
Dikecualikan

UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

 Informasi Publik Terbuka
1. a) Informasi Publik yang Wajib disediakan dan diumumkan secara berkala

▪ Setiap Badan Publik wajib mengumumkan Informasi Publik secara berkala. Informasi Publik
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. informasi yang berkaitan dengan Badan Publik;
b. informasi mengenai kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait;
c. informasi mengenai laporan keuangan; dan/atau
d. informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
▪ Kewajiban memberikan dan menyampaikan Informasi Publik dilakukan paling singkat 6
(enam) bulan sekali dan disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat
dan dalam bahasa yang mudah dipahami.
▪ Cara-cara memberikan dan menyampaikan Informasi Publik ditentukan loleh Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Badan Publik (PPID) terkait.
Pasal 9, UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
 Informasi Publik Terbuka
1. a) Informasi Publik yang Wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
a. Informasi tentang profil Badan Publik;
b. Ringkasan informasi tentang program dan/atau kegiatan yang sedang dijalankan dalam
lingkup Badan Publik;
c. Ringkasan informasi tentang kinerja dalam lingkup Badan Publik;
d. Ringkasan laporan keuangan yang telah diaudit;
e. Ringkasan laporan akses Informasi Publik;
f. Informasi tentang peraturan, keputusan, dan/atau kebijakan yang mengikat dan/atau
berdampak bagi publik yang dikeluarkan oleh Badan Publik;
g. Informasi tentang prosedur memperoleh Informasi Publik;
h. Informasi tentang tata cara pengaduan penyalahgunaan wewenang atau pelanggaran oleh
Badan Publik;
i. Informasi tentang pengadaan barang & jasa;
j. Informasi tentang ketenagakerjaan;
k. Informasi tentang prosedur peringatan dini dan prosedur evakuasi keadaan darurat di
setiap kantor Badan Publik.
Pasal 14, Peraturan KIP No 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik
 Informasi Publik Terbuka
1. b) Informasi Publik yang Wajib disediakan dan diumumkan secara serta
merta

▪ Badan publik wajib mengumumkan secara serta merta suatu informasi yang dapat
mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum.
▪ Kewajiban menyebarluaskan informasi publik secara sertamerta disampaikan dengan cara
yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami.
▪ Informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, seperti
bencana alam, pandemi (wabah penyakit), dan sebagainya.

Pasal 10, UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

 Informasi Publik Terbuka
1. b) Informasi Publik yang Wajib disediakan dan diumumkan secara serta
merta

Informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi antara lain:
• Informasi tentang bencana alam;
• Informasi tentang keadaan bencana non-alam;
• Informasi bencana sosial;
• Informasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi
menular;
• Informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat;dan/atau
• Informasi tentang rencana gangguan terhadap utilitas publik.

Pasal 19, Peraturan KIP No 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik
 Informasi Publik Terbuka
1. c) Informasi Publik yang Wajib tersedia setiap saat.
•Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan badan publik (tidak termasuk
informasi yang dikecualikan);
•Hasil keputusan badan publik dan pertimbangannya;
•Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya;
•Rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan badan publik;
•Perjanjian badan publik dengan pihak ketiga;
•Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam pertemuan yang terbuka untuk
umum;
•Prosedur kerja pegawai badan publik yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat; dan
•Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam UU KIP.

Pasal 11, UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

 Informasi Publik Terbuka
1. c) Informasi Publik yang Wajib tersedia setiap saat.
a. Daftar Informasi Publik;
b. Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau atau kebijakan Badan Publik;
c. Informasi tentang organisasi, administrasi, kepegawaian, dan keuangan;
d. Surat-surat perjanjian dengan pihak ketiga berikut dokumen pendukungnya;
e. Surat menyurat pimpinan atau pejabat Badan Publik dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi, dan
wewenangnya;
f. Persyaratan perizinan, izin yang diterbitkan dan/atau dikeluarkan berikut dokumen pendukungnya,
dan laporan penaatan izin yang diberikan;
g. Data perbendaharaan atau inventaris;
h. Rencana strategis dan rencana kerja Badan Publik;
i. Agenda kerja pimpinan satuan kerja;
j. Informasi mengenai kegiatan Pelayanan Informasi Publik;
k. Jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran yang ditemukan dalam pengawasan internal serta
laporan penindakannya.
Pasal 21, Peraturan KIP No 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik
 Informasi Publik Terbuka
1. c) Informasi Publik yang Wajib tersedia setiap saat.

l. Jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran yang dilaporkan oleh masyarakat serta laporan
penindakannya;
m. Daftar serta hasil-hasil penelitian yang dilakukan;
n. Peraturan perundang-undangan yang telah disahkan beserta kajian akademiknya;
o. Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam pertemuan yang terbuka untuk
umum;
p. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
q. Informasi Publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme
keberatan dan/atau penyelesaian sengketa;
r. Informasi tentang standar pengumuman Informasi.

Pasal 21, Peraturan KIP No 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik
 Informasi Publik Yang
Dikecualikan/ Tertutup
Setiap Badan Publik wajib membuka akses bagi setiap Pemohon Informasi Publik
untuk mendapatkan Informasi Publik, kecuali:
a. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat menghambat proses
penegakan hukum;
b. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengganggu
kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;

c. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat membahayakan
pertahanan dan keamanan negara;
d. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengungkapkan
kekayaan alam Indonesia;

e. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik, dapat merugikan ketahanan

ekonomi nasional; Pasal 17 UU No. 14 Tahun 2008 tentang KIP

 Informasi Publik Yang
Dikecualikan/ Tertutup
Setiap Badan Publik wajib membuka akses bagi setiap Pemohon Informasi Publik
untuk mendapatkan Informasi Publik, kecuali:
f. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik, dapat merugikan
kepentingan hubungan luar negeri;
g. Informasi Publik yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan
terakhir ataupun wasiat seseorang;
h. Informasi Publik yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengungkap
rahasia pribadi;

i. Memorandum atau surat-surat antar Badan Publik atau intra Badan Publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan

kecuali atas putusan Komisi Informasi atau pengadilan;

j. Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan Undang-Undang.

Pasal 17 UU No. 14 Tahun 2008 tentang KIP
 Informasi Publik Yang
Dikecualikan/ Tertutup

• Sebelum menyatakan suatu informasi Publik sebagai Informasi yang

dikecualikan, PPID wajib melakukan pengujian konsekuensi (Pasal 22)
• PPID berwenang menetapkan dan memutuskan suatu informasi Publik dapat
diakses publik atau tidak berdasarkan pengujian tentang konsekuensi atas
Informasi Publik yang dikecualikan, dengan persetujuan Atasan PPID.
• Standar Pengujian Konsekuensi (Pasal 49)

Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Pelyanan Publik
 Uji Konsekuensi
1. Pengelola Informasi Arsip Dinamis menyerahkan daftar informasi arsip yang dikecualikan kepada PPID.

2. PPID bersama Biro Hukum dan Kepegawaian melakukan legal review terhadap daftar informasi arsip
yang dikecualikan.

3. PPID menyerahkan hasil legal review pada Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi.

4. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi membahas dan memberikan pertimbangan atas jenis informasi
yang dikecualikan berdasarkan alasan logis dan dasar hukum yang menyatakan suatu informasi wajib
dirahasiakan.

5. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi membahas dan memberikan pertimbangan atas pengaburan
sebagian informasi publik yang dikecualikan.

6. Hasil uji konsekuensi ditetapkan dalam bentuk Peraturan Pimpinan Badan Publik tentang Daftar
Informasi Publik yang Dikecualikan di lingkungan Badan Publik.
 Pengujian Konsekuensi

Informasi Dasar Konsekuensi/pertimbangan bagi publik

(berisi informasi Hukum Jangka
tertentu yang akan Pengecuali Dibuka Ditutup Waktu
dikecualikan) an Pengecualian
Informasi
Pasal 17 huruf b UU
Hasil kajian yang belum No. 14 Tahun
dipublikasikan 2008 tentang berpotensi pada plagiat melindungi hak sampai kajian
Keterbukaan kekayaan intelektual dipublikasikan
Informasi Publik peneliti
Pasal 17 huruf a UU
Identitas pelapor No. 14 Tahun berpotensi melindungi sampai pelapor
penyalahgunaan wewenang 2008 tentang membahayakan identitas pelapor mengizinkan
pejabat Keterbukaan keselamatan
Informasi Publik pelapor
 Penanganan Pengajuan
Keberatan Pemohon Informasi

1. Pemohon berhak mengajukan keberatan, baik secara langsung maupun

tidak langsung (melalui surat), bila pemohon :
a. tidak mendapatkan informasi yang diinginkan;
b. informasi yang diberikan tidak sesuai sebagaimana yang diminta;
c. permintaan informasi dipersulit;
d. penyediaan informasi tidak transparan dan tidak akuntabel.
2. Badan Publik wajib menerima dan menindaklanjuti setiap keberatan
 Penanganan Pengajuan
Keberatan Pemohon Informasi
3. Badan Publik menindaklanjuti keberatan Pemohon :
a. Informasi yang terkait dengan arsip dinamis menjadi tanggung jawab Pengelola Arsip Dinamis
dengan memberikan tanggapan baik lisan atau tulisan kepada Pemohon Informasi Publik
melalui PPID;
b. Jika Pemohon Informasi Publik masih keberatan dengan tanggapan yang disampaikan PPID,
maka PPID bersama Bidang Penyelesaian Sengketa melakukan legal review dan memberikan
tanggapan kembali atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik dalam jangka
waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya keberatan secara tertulis yang
disertakan bersama tanggapan apabila atasan PPID menguatkan putusan yang ditetapkan oleh
bawahannya;
c. Dalam memberikan tanggapan keberatan dari Pemohon Informasi Publik PPID dibantu oleh
Pengelola Informasi Arsip Dinamis.
4. Keberatan dari Pemohon Informasi Publik terhadap penyelenggaraan penyediaan informasi publik
di lingkungan Badan Publik yang tidak dapat diselesaikan antara BP dan Pemohon Informasi,
diserahkan ke Komisi Informasi.
 Keberatan Pemohon Informasi &
Sengketa Informasi

• Keberatan diajukan oleh Pemohon Informasi Publik dalam jangka waktu paling
lambat 30 (tiga puluh) hari kerja.
• Upaya penyelesaian Sengketa Informasi Publik diajukan dalam waktu paling
lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya tanggapan tertulis dari
atasan PPID
• Komisi Informasi Pusat dan Komisi Informasi provinsi dan/atau Komisi Informasi
kabupaten/kota harus mulai mengupayakan penyelesaian Sengketa Informasi
Publik melalui Mediasi dan/atau Ajudikasi nonlitigasi paling lambat 14 (empat
belas) hari kerja setelah menerima permohonan penyelesaian Sengketa Informasi
Publik.
 04

Layanan Informasi Arsip

Statis
Layanan Informasi Arsip Statis

Layanan Informasi Arsip Statis adalah hal-hal yang berkaitan dengan

cara- cara atau kegiatan melayani permohonan penggunaan arsip atau
informasi yang bersumber dari arsip statis baik untuk kepentingan internal
maupun eksternal organisasi pencipta arsip dengan dukungan
prasarana/sarana yang tersedia, termasuk pemanfaatan teknologi informasi
dan komunikasi, dilaksanakan oleh pihak yang diberi kewenangan sesuai
dengan peraturan perundangan
 Mekanisme Koordinasi antar Unit
untuk Layanan Arsip Statis

Melibatkan upaya kerja bersama antar unit terkait yang memiliki fungsi dan tugas : akuisisi &
pengembangan khazanah, pengolahan arsip statis, penyimpanan, perawatan dan
reproduksi, serta layanan arsip statis di lingkungan lembaga kearsipan.
Arsip Statis termasuk dalam kategori Informasi
Publik:

1. Merupakan informasi/ keterangan

2. mengandung nilai & makna
3. diterima, disimpan, & dikelola oleh Badan Publik (Lembaga Kearsipan)
Akses dan Layanan Arsip Statis

Perka ANRI No. 28 Tahun 2011

 Akses dan Layanan Arsip Statis

● Lembaga Kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis

● Akses arsip statis dilakukan untuk: Kepentingan pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip

Perka ANRI No 28 Tahun 2011 Pedoman Akses & Layanan Arsip Statis
 Akses dan Layanan Arsip Statis

● Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum

● Kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup
kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati
masa penyimpanan selama 25 tahun;
● Arsip statis dinyatakan tertutup apabila memenuhi persyaratan yang diatur dalam
perundangan.
● Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis
sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih
tertutup dengan pertimbangan → Pasal 66 ayat (3) UU No.43 Tahun 2009 dan
Pasal 17 UU No.14 Tahun 2008
 Hak & Kewajiban Arsip Statis
Hak Pengguna Arsip Statis

● Memperoleh, melihat, dan mengetahui arsip statis sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan;
● Memperoleh layanan arsip statis secara adil/tanpa diskriminasi;
● Mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh arsip statis;
mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
● Mendapatkan informasi terhadap ketidakoptimalan dalam mendapatkan layanan
arsip statis.

Perka ANRI No 28 Tahun 2011 Pedoman Akses & Layanan Arsip Statis
 Hak & Kewajiban Arsip Statis
Kewajiban Pengguna Arsip Statis
● Memiliki izin penggunaan arsip dari lembaga kearsipan dengan menunjukkan identitas pengguna arsip
statis dan tercatat;
● Selain WNI wajib mendapatkan izin penelitian dari lembaga yang terkait dengan urusan
penelitian;
● Mentaati peraturan yang berlaku di lingkungan lembaga kearsipan dalam memanfaatkan atau
menggunakan arsip statis;

● Mencantumkan sumber dari mana arsip statis diperoleh, baik yang digunakan untuk kepentingan sendiri

maupun untuk keperluan publikasi;

● Dilarang menggandakan setiap arsip statis yang digunakan tanpa seizin lembaga kearsipan;
● Wajib menggunakan arsip statis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Perka ANRI No 28 Tahun 2011 Pedoman Akses & Layanan Arsip Statis
 Hak & Kewajiban Lembaga Kearsipan
Hak Lembaga Kearsipan
● Menolak memberikan arsip statis yang tertutup sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
● Menolak memberikan arsip statis apabila tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
● Menolak memberikan arsip statis apabila belum tersedia sarana bantu penemuan kembali arsip
statis (finding aids);

● Menolak memberikan naskah arsip statis apabila arsip statis yang akan digunakan dalam keadaan
rusak;
● Menutup arsip statis yang semula terbuka apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam;
ketentuan peraturan perundang-undangan

Perka ANRI No 28 Tahun 2011 Pedoman Akses & Layanan Arsip Statis
 Hak & Kewajiban Lembaga Kearsipan
Kewajiban Lembaga Kearsipan

● Memberikan akses dan layanan arsip statis kepada pengguna arsip statis secara adil/tanpa
diskriminasi, tepat, cepat, aman, murah, dan transparan
● Memberikan akses dan layanan arsip statis baik secara langsung maupun secara tidak langsung
● Menjamin kepastian terhadap autentisitas arsip statis yang diberikan kepada pengguna arsip statis
● Menyediakan prasarana dan sarana layanan arsip statis sesuai dengan bentuk dan media
arsip, serta ketentuan peraturan perundang-undangan
● Menyediakan sumber daya manusia kearsipan untuk kemudahan akses dan layanan arsip statis bagi
pengguna arsip statis
● Memberikan informasi atau penjelasan terhadap setiap ketidaksesuaian pemberian akses dan
layanan kepada pengguna arsip statis
● Melaksanakan kesempurnaan layanan arsip statis

Perka ANRI No 28 Tahun 2011 Pedoman Akses & Layanan Arsip Statis
Keterbukaan & Ketertutupan
Akses Arsip Statis
 Amanat UU No 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan

Pasal 3 huruf h
● Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah meningkatkan kualitas
pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik
dan terpercaya.

● Oleh karena itu lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya

wajib mengelola khazanah arsip statis yang diterima dari pencipta arsip
melalui pemberian akses arsip statis untuk kepentingan
negara,pemerintahan, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat dengan
memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
 Tujuan Pembatasan Keterbukaan
Arsip Statis
1. Melindungi arsip statis yang tersimpan, baik secara fisik maupun informasinya;
2. Melindungi kepentingan negara atas kedaulatan negara dari kepentingan negara lain;
3. Melindungi masyarakat dan negara dari konflik yang dapat menimbulkan
disintegrasi dan instabilitas nasional berkaitan dengan suku, agama, ras dan
antargolongan (SARA);
4. Melindungi kepentingan perseorangan dengan menjaga hak-hak pribadi;
5. Menghormati syarat-syarat yang dicantumkan dalam kesepakatan pelaksanaan
serah terima arsip statis antara pencipta/pemilik arsip arsip dengan lembaga
kearsipan;
6. Mengatasi kemampuan lembaga kearsipan dalam hal:
a. Sarana bantu penemuan kembali arsip statis belum memenuhi syarat dan
standar;
b. SDM kearsipan yang kurang kompeten/profesional;
c. Belum tersedianya fasilitas akses yang dibutuhkan, seperti alat baca dan alat
reproduksi.
Perka ANRI No 28 Tahun 2011 Pedoman Akses & Layanan Arsip Statis
 Pembatasan Akses Statis bagi Publik
oleh Lembaga Kearsipan
1. Arsip statis yang dapat merugikan kepentingan nasional;
2. Arsip statis yang membahayakan stabilitas atau keamanan negara;
3. Arsip statis yang dapat menimbulkan konflik suku, agama, ras dan antar golongan
(SARA);
4. Arsip statis mengenai sengketa batas wilayah daerah & negara ;
5. Arsip statis yang menyangkut nama baik seseorang;
6. Arsip statis yang dapat menghambat proses penegakkan hukum;
7. Arsip statis yang dapat menggangu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan
intelektual & pelindungan dari persaingan tidak sehat;
8. Arsip statis yang dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia;
9. Arsip statis yang apabila dibuka & diberikan kepada pemohon informasi publik dapat
merugikan ketahanan ekonomi nasional;
10. Arsip statis yang apabila dibuka & diberikan kepada pemohon informasi publik dapat
merugikan kepentingan hubungan luar negeri;
Perka ANRI No 28 Tahun 2011 Pedoman Akses & Layanan Arsip Statis
 Pembatasan Akses Statis bagi Publik
oleh Lembaga Kearsipan

11. Arsip statis yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat
pribadi & kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang;
12. Arsip statis yang dapat mengungkapkan rahasia pribadi;
13. Arsip statis mengenai memorandum / surat-surat antar badan publik/ intra publik
yang menurut sifatnya dirahasiakan;
14. Arsip statis yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan UU;
15. Arsip yang sedang dalam proses pengolahan/ perawatan/ restorasi (sedang diolah/
sedang dalam perawatan/ pelestarian);
16. Arsip yang kondisinya buruk, rapuh, atau rusak sampai arsip tersebut diperbaiki dan
siap untuk diakses dan dilayankan

Perka ANRI No 28 Tahun 2011 Pedoman Akses & Layanan Arsip Statis
 Mekanisme Layanan Arsip Statis
A. Secara Langsung
Berkunjung ke Ruang Layanan Arsip,
dengan membawa identitas diri & surat
penelitian dari kampus/instansi asal
pengguna. Serta mengikuti prosedur tata
cara akses Arsip Statis & mentaati Tata
Tertib Ruang Layanan Arsip.
B. Secara Tidak Langsung
Mengunjungi website Lembaga Kearsipan
atau email layanan Arsip Lembaga
Kearsipan (ANRI, LKD
Provinsi/Kabupaten/Kota, PT)
 Jenis Layanan Arsip Statis
1. Penggunaan dan pemanfaatan sarana bantu penemuan kembali arsip statis
(manual maupun elektronik);
2. Pemberian jasa konsultasi penelusuran arsip statis;
3. Penggunaan dan peminjaman arsip statis di ruang baca dalam berbagai bentuk dan
media;
4. Pemberian referensi atau bacaan lain yang dapat mendukung penelitian pengguna
arsip statis;
5. Penggunaan atau pemanfaatan seluruh fasilitas layanan arsip yang tersedia;
6. Penyediaan jasa reproduksi arsip baik untuk arsip kertas maupun non kertas;
7. Penyediaan jasa transliterasi, transkripsi, alih bahasa dalam bahasa Indonesia
maupun dalam bahasa asing.
 Layanan Arsip Statis
diberikan dalam berbagai bentuk & media

1. Layanan arsip tekstual;

2. Layanan arsip peta;
3. Layanan arsip microfilm;

4. Layanan arsip microfisch;

5. Layanan arsip video;

6. Layanan arsip film;

7. Layanan arsip foto;
8. Layanan arsip audio (termasuk sejarah lisan/oral history);

9. Layanan penggandaan arsip statis

Tata Cara
Akses Arsip
Statis di ANRI
 Arsip Statis yang tersedia di ANRI

1.ARSIP VOC (1612 - 1799)

2. ARSIP PERIODE HINDIA BELANDA (1800 – 1942)

3. ARSIP PERIODE INTEREQNUM (SISIPAN) INGGRIS (1811-1816)

4. ARSIP PERIODE SESUDAH 1945-SEKARANG

 Sumber Daya Pendukung
Layanan Informasi Arsip Statis
Unit Layanan Unit kerja pada lembaga kearsipan yg
Arsip memiliki fungsi dan tugas memberikan layanan arsip statis kepada publik
SDM pejabat struktural, Arsiparis, dan tenaga administrasi/pendukung layanan
Ruang baca & ruang transit
Sarana temu balik manual, peralatan/
Sarana & perlengkapan membaca arsip
Prasarana Sarana manual & elektronik Software, hardware, perangkat jaringan
internet
Sarana bantu sarana yang digunakan untuk membantu temu balik arsip statis yang di
penemuan simpan di lembaga kearsipan, baik berupa guide Arsip Statis, Daftar Arsip
Kembali arsip Statis, dan atau Inventaris Arsip dalam bentuk manual atau basis data
statis yang dapat diakses dengan menggunakan komputer sebagai alat