MEMORANDO

Para: Asesores Comerciales, Líderes Comerciales y todos los roles de ventas asignados a canal Pepe Ganga,
Euro, Éxito y Epik Crédito.
Fecha: 29 de septiembre de 2021.
Asunto: Obligaciones del Trabajador. - Uso de Epik Comercial, reporte de Tc en contingencia.

Equipo Epik,

Como parte de la promoción de las buenas prácticas, la correcta ejecución del proceso de venta y el reporte
oportuno y correcto del cumplimiento de los indicadores comerciales, informamos a toda la fuerza comercial
(asesores, líderes, coordinadores y jefes de canal) las siguientes obligaciones durante el proceso de venta:

Durante el proceso de registro del trámite de la Tarjeta de Crédito y/o Epik Crédito la fuerza de ventas
(asesores, líderes, coordinadores y jefes de canal) debe:
 Realizar el proceso personalmente. No está permitido utilizar canales diferentes para el trámite de la
solicitud de Tarjeta de Crédito y/o Epik Crédito.

 Garantizar que el cliente presente su cédula de ciudadanía en físico en original. La fuerza de ventas no
puede tramitar la solicitud si el cliente no presenta el documento original de identificación. No se permite
el trámite de solicitudes con copias simples del documento de identidad.

 Garantizar que la cédula de ciudadanía que presenta el cliente corresponda a la identidad del cliente. El
asesor, líder o coordinador, debe asegurarse de ello.

 Abstenerse de manipular/utilizar el documento de identidad del cliente para cualquier gestión diferente a
la gestión comercial para el proceso de otorgamiento de la Tarjeta de Crédito Davivienda y de Epik
Crédito.

 En el aplicativo Epik Comercial, al momento de hacer el registro del trámite, el colaborador deberá
seleccionar la tienda en la que se encuentra haciendo la gestión comercial, la cual puede diferir de la
tienda a la que es asignado de base (centro de costos).

 En el aplicativo Epik Comercial, registrar en la pestaña “Trámites” bajo el estatus “Contingencia”, aquellas
solicitudes que fueron aprobadas pero que por alguna razón no se pudieron finalizar exitosamente.

 En el aplicativo Epik Comercial, el asesor tendrá la obligación de reportar y categorizar el estatus de

la Tarjeta de Crédito tramitada así:
 Aprobada.
 Finalizada.
 Contingencia: Tarjeta de Crédito aprobada que se quedó en alguno de los últimos pasos
como: firma de pagaré, asignación de medios o validación final de huellas.
  Registrar en epik comercial todos los números de cédula de los clientes que son consultados , sin
importar si el cliente recibe aprobación o no de su solicitud, esto hace parte de sus obligaciones laborales
como Asesor o Líder Comercial. Así pues, al cierre de la jornada laboral, en el aplicativo epik comercial
debe reposar información de clientes que son aprobados y también negados.

 Como es procedente, cada mes vencido se realizará la validación y cruce de la información reportada por
el colaborador en Epik Comercial vs. Lo reportado por Davivienda. Como resultado de esto, debe coincidir
la información reportada por las dos fuentes.

 En caso de evidenciarse que la información reportada por el colaborador es diferente a lo reportado por
Davivienda, se procederá con la respectiva validación de una presunta falta por omisión de información o
registro errado en el aplicativo Epik Comercial.

 Dar cumplimiento a la normatividad relacionada con el tratamiento de datos personales y consultas a

centrales de riesgo, de tal forma que siempre que se requiera se solicite al cliente la autorización para el
tratamiento de esta información.

Respecto del Código OTP la fuerza de ventas (asesores, líderes, coordinadores y jefes de canal):
 No puede tener acceso bajo ninguna circunstancia al Código OTP, éste es de uso exclusivo del cliente.

 Debe garantizar que el Código OTP sólo sea de conocimiento y manipulado por el cliente.

 No puede manipular el celular del cliente bajo ninguna circunstancia.

Ante situaciones sospechosas (asesores, líderes, coordinadores y jefes de canal) debe:

 Abstenerse de continuar con proceso de aprobación.

 Comunicar inmediatamente a Coordinador, Supervisor o Director de la tienda y/o a su jefe directo de

la situación.

Para la gestión comercial en cualquiera de los canales:

 Es obligatorio que la gestión comercial se realice dentro del establecimiento de comercio en el cual está
asignado el colaborador. No está permitido que los colaboradores realicen procesos de trámites y
otorgamiento fuera de las instalaciones, como tampoco que retiren del comercio las herramientas de
trabajo: iPad, Huellero, Teléfonos, etc.

 Está prohibido el uso indebido y sin autorización de la información comercial de Epik referente a los
listados de clientes, reportes de ventas, o de los elementos para uso netamente de su labor, para
provecho propio o de terceros.

 Está prohibido la consignación de información no veraz o que no corresponda a la realidad en los

formularios de aprobación de tarjetas crédito, Epik crédito, o en los reportes diarios.

 Está prohibido actuar, negociar, comercializar, representar, distribuir o promover cualquier otro producto
o asunto durante la jornada laboral diferente a los encargados por Epik. Realizar actividades, incluso fuera
de la jornada laboral, que puedan implicar una situación de competencia o afecte la exclusividad.
  El trabajador deberá cumplir todos los procedimientos y lineamientos puestos a su conocimiento durante
el proceso de formación y capacitación.

Como información complementaria, reforzamos a la fuerza comercial que el registro en el aplicativo Epik
Comercial es la base para proyecciones de tipo comercial, financiero y operativo y cualquier falta de
información impacta de manera negativa en cada una de estas áreas. La omisión del registro de la data se
ve reflejada de manera inmediata en la reportería comercial que se genera diariamente. Dicho lo anterior, y
en virtud de la Cláusula Tercera del Contrato de Trabajo, su incumplimiento acarreará las sanciones a que haya
lugar de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo de EPIK Asociados S.A.S. (Entre otras sanciones y respetando
el procedimiento interno, el incumplimiento de lo aquí establecido podrá acarrear la suspensión del contrato de
trabajo o la terminación del contrato de trabajo con justa causa).

EL EMPLEADOR: EL TRABAJADOR:

Nombre:Manuela García
Sindy Martínez HernándezC.C.1.018.425.957 C.C.: 1039467962
Fecha de firma: 21/01/2021