Nama SOP : Pembelian Bahan Baku Produksi

Tujuan  Prosedur ini bertujuan amenjelaskan proses pembelian

dan pengadaan bahan baku secara efisien, cepat, dan
transparan

Panduan Kebijakan  Proses pembelian dan pengadaan bahan baku produksi

dilakukan secara transparan, tertib, cepat, dan efisien.

 Pembelian bahan baku dilakukan pada supplier yang

sudah diseleksi dan terbukti andal serta mampu
menyediakan produk yang berkualitas dengan harga
kompetitif.

 Pemilihan supplier mengacu pada kriteria:

 Mampu menyediakan produk dan layanan yang
berkualitas prima
 Tepat waktu dalam pengiriman barang atau jasa
 Memberikan penawaran harga yang paling
kompetitif
 Memberikan tempo pembayaran yang cukup
longgar
 Reponsif dan cepat tanggan jika ada keluhan

Prosedur 1. Semua permintaan pembelian bahan baku produksi

dipusatkan melalui departemen PPIC (Production
Planning and Inventory Control).

2. Berdasarkan analisa rencana produksi dan kebutuhan

bahan baku, staf PPIC mengajukan permintaan
pembelian bahan baku kepada bagian Purchasing melalui
Form Permintaan Pembelian Bahan Baku, yang secara
detil menginformasikan jenis bahan baku yang
dibutuhkan, spesifikasi, jumlah, dan tanggal dibutuhkan.

3. Staf purchasing melakukan review permintaan dan segera

melakukan proses pembelian bahan baku produksi sesuai
kebutuhan, kepada supplier yang sudah terbukti bagus
produk dan layanannya serta mampu memberikan harga
 kompetitif.

4. Staf purchasing menerbitkan PO (Purchase Order) ke

supplier dengan rincian jenis barang, jumlah, harga, dan
tanggal pengiriman.

5. Staf purchasing mencatat PO dan proses pemenuhannya,

dalam data pencatatannya agar terpantau dengan tertib
dan rapi, sehingga pengiriman bahan baku juga tepat
waktu sesuai pesanan.

6. Staf Purchasing mengirimkan copy PO kepada bagian

Keuangan untuk keperluan proses pembayarannya.

7. Staf Purchasing kemudian menginfokan ke staf PPIC dan

staf Gudang tentang tanggal kedatangan bahan baku
oleh supplier.

8. Staf purchasing bersama staf Gudang, menerima

pengiriman barang bahan baku oleh supplier dan
melakukan pengecekan apakah barang sudah sesuai
dengan pesanan.

 Jika ada barang yang tidak sesuai pesanan atau

cacat, maka staf purchasing mengembalikan ke
supplier untuk meminta penggantian.
 Jika semua barang sudah sesuai pesanan, maka
staf Gudang melakukan penyimpanan bahan
baku sesuai dengan alokasi tempatnya.

9. Staf Purchasing mencatat pemenuhan PO dalam data

catatannya agar tersimpan dengan rapi.

Form yang  Form Purchase Order Bahan Baku

Diperlukan  Form Permintaan Pembelian Bahan Baku
 Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang
Dibutuhkan

Mulai

Staf PPIC mengajukan permintaan pengadaan Form Permintaan

bahan baku produksi ke bagian Purchasing. Pembelian Bahan Baku

Staf Purchasing melakukan review permintaan

pengadaan bahan baku dan kemudian melakukan
pemesanan ke supplier.

Staf Purchasing melakukan proses pembelian

bahan baku sesuai permintaan dan memberikan Form Purchase Order
copy Purchase Order (PO) ke bagian Keuangan (PO) Bahan Baku
untuk pembayarannya.

Staf Purchasing bersama staf Gudang menerima pesanan

bahan baku dan melakukan pengecekan untuk memastikan
bahan baku sesuai pesanan

Staf Purchasing mencatat proses pengadaan

bahan baku dalam sistem aplikasi pembelian
bahan baku atau data pembelian bahan baku

Selesai
Form Permintaan Pembelian Bahan Baku

Yth. Bagian Purchasing

Bersama ini kami meminta pembelian bahan baku dengan rincian data sebagai
berikut.

Jenis Bahan Baku :

Jumlah yang Dibutuhkan :

Demikian surat permintaan pembelian ini disampaikan dan diucapkan terima kasih
atas kerja samanya.

Tanggal:

Hormat Kami,

TTD

User/Bagian PPIC

Form Purchase Order

No. Jenis Bahan Baku Unit Harga Per Harga Total
Unit

Harga Total =