TUGAS 3

ARSIP KELAUTAN

OLEH :

NAMA : ADI WJAYA KUSUMA

NIM : 031032818

JURUSAN : KEARSIPAN

UNIT PROGRAM BELAJAR JARAK JAUH (UPBJJ) BANDUNG

UNIVERSITAS TERBUKA
1.
a. Prosedur penggunaan pengelolaan arsip
 Mengolah daftar arsip aktif yang berasal dari unit pengolah secata berkala.
 Mengolah daftar arsip inaktif menjadi informasi.
 Menyajikan informasi arsip aktif maupun arsip inaktif baik untuk
kepentingan internal maupun kepentingan public
 Mengelola informasi arsip berupa daftar arsip lembaga yang terdiri dari
daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif menjadi informasi tematik yang
dihubungkan dengan SIKN.
 Memberikan informasi klasifikasi arsip berdasarkan system keamanan dan
akses arsip.
 Berkoordinasi dengan unit kerja yang lain.
b. Pendekatan dalam teknologi kearsipan arsip kelautan merupakan informasi sistem
terekam, termasuk data dalam sistem computer, yang dibuat atau diterima oleh
badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan mulai batas yuridiksi di
darat sampai ke laut lepas sejauh klaim negara bersangkutan.
c. Penggunaan pengelolaan arsip memiliki kegiatan pemberkasan arsip, memiliki pola
klasifikasi arsip yang tepat dan didukung oleh peralatan yang memadai dan sumber
daya manusia yang mengawakinya untuk mampu secara konsisten melakukan
pembinaan atau pemberdayaan arsip yang dimilikinya.
d. Penyimpanan berkas meliputi :
 Bntuk berkas harus self indexing yang berarti susunan berkas tertata
sedemikian rupa sehingga berkas akan dapat menunjukkan apa dan dimana
berkas itu disimpan.
 indeks berkas berdasarkan sistem angka, urutan abjad, sistem masalah,
sesuai dengan tujuan, keguanaan, dan bentuk arsip.
 Klasifikasi berkas berdasarkan masalah antara lain seperti surat menyurat,
hasil penelitian, dan penyelidikan kasus.
2.
a. Distribusi arsip pada kelautan mempunyai maksud untuk menyebarkan informasi
baik dari dalam maupun dari luar lembaga kepada pengguna terutama di
lingkungan lembaga induknya. Pelayanan arsip merupakan bentuk aksi atau nyata
dari petugas arsip dalam memberikan informasi kepada pengguna melalui media
yang ditetapkan.
b. Pemanfaat arsip lautan untuk memberikan data dari sebuah hasil pengukuran dan
survey sehingga diperoleh data penting yang terkait dengan unsur keadaan,
keberadaan, dan keberlangsungan atau budi daya semua yang terlibat dalam
ekosistem
c. Paradigma arsip kelautan merupakan perpaduan antara konsep arsip dengan
disiplin kelautan. Intinya adalah fenomena yang factual mengenai keanekaragaman
jenis makhluk hidup hayati dan non hayati dunia yang masih tersebar dalam laut
dan pesisir yang berada dibawah otoritatif NKRI.
3.
 a. Software untuk mengelola arsip :
 Software CDS/ISIS versi Windows.

Perangkat lunak CDS/ISIS merupakan perangkat lunak sistem penyimpanan

dan temu kembali informasi yang dirancang untuk komputerisasi pengelolaan
database nonnumeric yang terstruktur terutama bagian teks.

 Software senayan library management system (SLiMS)

SLiMS adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan yang

dibangun menggunakan PHP (Personal Home Page), basis data MySQL, dan
pengontrol versi Git. Program ini berbasi web untuk memenuhi kebutuhan
informasi otomasi perpustakaan skala kecil hingga skala besar.

 SIDAK (Sistem informasi dokumentasi kearsipan)

Sistem ini dirancang dengan arsitektur yang difungsikan untuk pengaksesan

data dan transaksi dengan kapasitas besar karena mendukung multi user dan
multi tasking. Sistem ini dibangun dengan teknologi berbasis web yang lebih
mudah dipelihara dibandingkan dengan teknologi berbasis client-server.

b. Langkah-langkah membuat web :

 Yang pertama adalah menginstall software untuk server dan database
seperti Xampp dan software untuk mendesain website tersebut seperti
abobe dreamweaver CS5.
 Membuat database pada software tadi menggunakan server sendiri yang
telah diaktifkan oleh xampp.
 Membuat form-form web menggunakan dreamweaver dan menampilkan
data yang telah diinputkan pada aplikasi dreamweaver.
 Membuat form pencarian data, mendesain form pencarian data pada
dreamweaver.
 Membuat dan mendesain halaman website yang terdiri dari header, body,
dan footer yang bisa menggunakan html dan bisa didesain menggunakan
css pada aplikasi dramweaver tadi.
 Setelah selesai itu, website dapat diakses menggunakan web service seperti
Mozilla firefox, google chrome, dan sebagainya.
4.
a. Proses identifikasi dan kategorisasi terdapat tiga pilar dasar yaitu :
 Kompetensi dari para pengguna (client) terhadap sistem software
kearsipan baik terhadap hard competency maupun soft competency.
 Komitmen dari para penyelenggara serta stakeholder terkait terhadap
administrator pusat data (ANRI)
 Karakter data dari masing-masing user dalam melakukan integrase data.
b. Maksud dari pernyataan tersebut adalah database arsip yang berkualitas yang
bersumber langsung dari arsip kelautan dan kemaritiman harus dilakukan agar
 dapat menjadi proses pengambilan keputusan yang baik seperti laporan yang
lebih efisien, menghemat pembuatan waktu laporan, menghemat waktu pelayanan
informasi.
5.
a. Fungsinya dapat meliputi penyediaan sarana akses yang fleksibel, pemeliharaan
integritas data, proteksi data dari kaerusakan, dan penggunaan yang tidak legal
serta penyediaan sarana untuk penggunaan secara bersama seperti keterhubungan
data, pengurangan atau meminimalkan kelengkapan data, menghilangkan
ketergantungan data pada program aplikasi, menstandarkan definisi elemen data,
meningkatkan produktivitas personil sistem informasi.
b. Manfaat pengelolaan database kearsipan yang berkualitas :
 Meningkatkan percaya diri dalam pengambilan keputusan.
 Memperbaiki pelayanan kepada para pelanggan.
 Meningkatkan kesempatan memperbaiki kerja
 Mengurangi risiko dari keputusan yang berbahaya.
 Mengurangi biaya terutama untuk pemasaran.
 Mengembangkan strategi untuk pembuatan keputusan.
 Meningkatkan produktivitas dengan memangkas beberapa proses yang tidak
menguntungkan.
 Menghindari efek komplikasi dari data terkontaminasi.