BAB III

TATA LAKSANA

Proses pengadaan dikatakan baik apalabila tersedianya obat dan alkes dengan jenis dan jumlah
yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.

Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :

a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu:

 Pengadaan barang dan farmasi
 Pengadaan bahan dan makanan
 Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
 Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk penggunaan salep
 Bahan pembantu, misalnya : saccharum lactis untuk pembutan racikan puyer
 Komponen jadi, misalnya:kapsul gelatin
 Bahan jadi, misalnya: bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
 Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
 Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, ,isalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6
bulan
 Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat dimana pada saat obat pengalami kekurangan.

Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total
kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif
seharusnya:

a. Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat

b. Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
c. Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui
d. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari
kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
e. Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
f. Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total
lebih rendah.

Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non
pemerintah dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan peraturan LKPP No. 12 Tahun
2021 tentang pedoman pelaksaan barang dan jasa instansi pemerintah,metode pengadaan perbekalan
farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang
dan jasa, yaitu :

a. Pembelian
 E-Purchasing
 Penunjukan langsung
 Pengadaan langsung
 Tender cepat
 Tender
 Swakelola
b. Produksi
 Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri.
 Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
 Obat untuk penelitian
c. Kerjasama dengan pihak ketiga
d. Sumbangan
e. Lain-lain

Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah:

a. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan
(telah terdaftar).
b. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
c. Suplier dengan reputasi yang baik.

Beberapa prinsip praktek pengadaan obat dan perbekalan kesehatan yang baik dan merupakan
standar universal mencakup aspek:

a. Pengadaan obat merujuk kepada obat generik

b. Pengadaan obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga
d. Pengadaan secara kompetitif
 Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan
mengikuti:
e. Adanya komitmen pengadaan
 Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
f. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
 Gunakan perhitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola
penyakit dan jumlah kunjungan
 Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
  Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola
penyakit (utamanya) lansia
g. Lakukan manajemen keuangan yang baik dan pembayaran yang pasti
 Kembangkan kepastian pembayaran
 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
h. Prosedur tertulis dan transparan
 Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada keputusan presiden No. 12 Tahun
2021
 Umumkan hasil pelelangan kepada publik
i. Pembagian fungsi
 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan
kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelanggan
j. Progam jaminan mutu produk
 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
 Jaminan mutu produk termasuk :sertifikasi, tes lab, mekanisme laporan terhadap obat
yang diduga tidak memenuhi syarat
k. Lakukan audit tahunan dan publikasikan hasilnya.
 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan
faktor lain yang berhubungan
 Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal dan eksternal
l. Buat laporan periodik terhadap kinerja pengdaan
 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali
 Gunakan indikator kunci seperti: rasio harga terhadap harga dipasar (market), rencana
pengadaan dan realisasi

Adapun alur pengadaan obat di Rumah Sakit Hikmah Masamba adalah sebagai berikut:

a. Instalasi farmasi mengajukan usulan kebutuhan obat

b. KPA memerintahkan PPK melakukan pengadaan
c. PPK pengadaan menerbitkan SP (Surat Pesanan) kepada pemasok dan disertasi SP (Surat
Pesanan) dari Apoteker
d. Pemasok mengirim barang sesuai dengan surat pesanan
e. Barang diterima dan disimpan di gudang
f. Depo farmasi mengambil kebutuhan obat di gudang
g. Pembayaran dilakukan oleh bendahara kepada pemasok sesuai dengan tempo yang disepakati.
 BAB IV

DOKUMENTASI

Dokumentasi pengadaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit Hikmah Masamba dilakukan untuk
setiap kegiatan. Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dokumentasi adalah sebagai berikut:

1. Instalasi farmasi melakukan pencacatan perbekalan farmasi yang stoknya menipis atau sudah
habis didalam buku defekta.
2. Seluruh kebutuha perbekalan farmasi dalam satu bulan yang dicatat dalam defekta, dituangkan
kedalam nota dinas untuk diajukan kepada PPK. Instalasi farmasi harus memiliki arsip seluruh
nota dinas pengajuan kebutuhan obat yang disusun berdasarkan urutan tanggal atau bulan.
3. Depo farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang, dan melakukan cross check terhadap
lembar penerimaan dan permintaan obat dan BMHPyang diajukan. Penerimaan barang harus
memperhatikan kondisi umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal expired
date serta memasukkannya kedalam kartu stok.
4. Instalasi farmasi harus memiliki salinan surat pesanan perbekalan farmasi dan faktur dari setiap
obat yang datang. Hal ini penting untuk kelengkapan administrasi setiap obat yang beredar di
Rumah Sakit Hikmah Masamba.
5. Ka instalasi farmasi melakukan pencatatan dan pelaoporan perbekalan farmasi yang digunakan
setiap bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika, dilakukan pencatatan
dan pelaporan.
6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses retur kepada
pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut.

BAB V
 PENUTUP

Adanya paduan pengadaan perbekalan farmasi Rumah Sakit diharapkan akan memberikan manfaat
menjamin mutu dan mencegah adanya kesalahan di Instalasi Farmasi. Demikian panduan ini dibuat
untuk dapat dilaksanakan dan dilakukan evaluasi tiap 6 bulan.