ADMINISTRACION DOCUMENTALEN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 3

PRESENTADOR POR:
JENY MORENO LOPEZ

PRESENTADO A:
MELISSA ANDREA SANCHEZ RODRIGEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA 2022
 INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control

que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando

constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus
sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente,
Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de

folios, copias, anexos, firmas constancia de recibo asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001
Art. 2) Asignación consecutivo de envíos.

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora. Impresión de rótulo de radicación relación entre los
documentos recibidos y enviados. Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas.

Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden
relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas
comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro
Registro de Entrada de correspondencia.

Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su
corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben
de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer:

- Número de registro
- La fecha

- El destinatario

- Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.

Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de

entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen

de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:

- único

-existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada

y salida.)

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de

ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de

Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

TRAMITAR LOS DOCUMENTOS

DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLÍTICA

INSTITUCIONAL

El blog es una herramienta que nos permite estar en contacto permanentemente. Aquí

podrán encontrar información relacionada con la competencia y se asignarán actividades

para realizar en el ambiente de aprendizaje o vía virtual. Además del correo electrónico

ustedes pueden dejar en los comentarios de las entradas, sus preguntas, dudas e

inquietudes.

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

La recepción, distribución y trámite son procesos esenciales en el Programa de Gestión

Documental.
RECEPCIÓN

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son

remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

- Definición de medios de recepción

-Recibo de documentos oficiales

-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

-Constancia de recibo -Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)

-Asignación consecutiva de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

-Asignación de consecutivo, fecha y hora

-Impresión de rótulo de radicación

-Relación entre los documentos recibidos y enviados

-Registro impreso de planillas de radicación y control

-Elaboración de estadísticas.
En el siguiente informe coloco de ejemplo 5 diferentes documentos que son solicitud de
concejo de seguridad al Alcalde municipal, solicitud de inspección de obra de parte de la
administración municipal dirigida al Sr. Alcalde por correo electrónico, solicitud de re
parcheo delas calles a la oficina de planeación municipal, Solicitud al Director del
tránsito sobre control de vía pública, invitación al Sr. Gerente del Hospital de Cena con
el Gobernador.

1. SOLICITUD DE CONCEJO DE SEGURIDAD AL ALCALDE MUNICIPAL: El Coronel de la policía le

envía una carta al Sr. Alcalde, con la empresa 472, donde se le informa que debe hacerse un
concejo de seguridad para abordar las medidas para disminuir las muertes en el municipio, La
carta la recibe la Secretaria de la alcaldía donde inmediatamente la radica en el sistema de
radicación de la empresa asignándole su código y fecha, luego la pasa a la siguiente oficina para
ser registrada y entregada al patinador interno de la empresa para que él se la entregue al
secretario privado del alcalde y así finalmente llegue la información a la dependencia a la cual va
dirigida.

2. SOLICITUD DE INSPECCIÓN DE OBRA DE PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DIRIGIDA

AL SR. ALCALDE POR CORREO ELECTRÓNICO: La empresa D le envía una carta por correo
electrónico al Sr. Alcalde solicitándole que por favor haga presencia en las obras que se están
ejecutando en el municipio, El secretario privado del alcalde le reenvía por correo electrónico la
carta de solicitud a la secretaria de radicación para que imprima el documento y favor lo radique
en el sistema, para luego prosigan a ser registrado y se lo lleven físicamente a la oficina del
despacho del alcalde para darle cumplimiento a lo solicitado.

3. SOLICITUD DE REPARCHEO DELAS CALLES A LA OFICINA DE PLANEACIÓN MUNICIPAL: Los

habitantes de un barrio, le han enviado una carta al Gerente de planeación municipal para que
mejores las vías del barrio S, debido a su mal estado en el que están, El líder de la junta de acción
comunal en representación de su barrio, lleva la carta a la oficina principal donde cordialmente lo
atiende la secretaria y comienza a darle radicación a la carta de solicitud, luego ella misma va y se
la hace llegar al gerente de planeación debido que no hay patinador en esta empresa por lo
pequeña que es.
 4. SOLICITUD AL DIRECTOR DEL TRÁNSITO SOBRE CONTROL DE VÍA PÚBLICA: El alcalde municipal
le hace un llamado al Director municipal de transito del municipio mediante una carta donde le
pide mayor control de las vías, porque en la última semana se han presentado cerca de 65
accidentes y no hay alférez en las zonas donde estos ocurren, La secretaria de la oficina de transito
recibe el correo del Sr. Alcalde donde va la carta, ella imprime la carta para poderla radicar en el
sistema del tránsito, luego le comunica a su jefe, el Sr. Director de esa institución sobre la petición
del Alcalde, y la secretaria procede a llevarle el documento para que se le brinde pronta respuesta
y se le dé solución a lo solicitado.

5. INVITACIÓN AL SR. GERENTE DEL HOSPITAL DE CENA CON EL GOBERNADOR: este fin de
semana va a haber una cena con los funcionarios públicos más importantes a nivel departamental,
es por eso que la gobernación le envía la invitación por una empresa de encomiendas al Sr.
Gerente del Hospital del municipio, Llega a la oficina de la secretaria del hospital el repartidor de
servientrega donde lleva con él un sobre donde está la invitación que le hace la gobernación al Sr.
Gerente, ella la radica y le entrega el radicado al repartidor, inmediatamente la organiza y se la
entrega al patinador interno del Hospital para que la haga llegar a la secretaria de la oficina del
Gerente y así hacer llegar la información hasta la dependencia correspondiente.

Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o
envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los Centros de
recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe
administración documental