ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT AND ORGANIZATIONAL CHANGE

Designing and Implementing a Reward System at Disk Drives, Inc

Disusun oleh:

Dila Arum Kusumastuti 225222034

Hanifah Kusumawardani 225222014

Hanindya Febriyanti 225222042

Lentera Sukma Mahardika 225222009

SEKOLAH PASCASARJANA
MAGISTER PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2023
1. Summary Case & Problems
Summary Case.
Disk Drives, INC adalah perusahaan elektronik khusus untuk merancang, memasarkan,
dan mendustribusikan disk drive di industri komputer. Pada tahun 1980 DDI
memproduksi dan memasarkan disk drive dalam format besar dan berkembang dengan
pendapatan $119 pada tahun 1985. Namun pada keputusan strategis yang dilakukan
dalam mengintegrasi teknologi dengan biaya dan harga yang lebih murah terlambat
dalam masuk pasar dan produksinya tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan, meskipun
volume produk lebih tinggi, penjualan dan laba yang diperoleh jatuh karena produk asli
memudar dan produknya tersendat.

Pada tahun 1985 hingga 1989 salah satu anak perusahaan menyelamatkan DDI dari
kegagalan dengan merancang dan menjaual disk drive yang berbeda dengan mengikuti
bisnis yang berbeda, mengalihdayakan kapasitas manufaktur ke pabrik Jepang.

Pada tahun 1988 DDI mengumumkan akan berhenti mengembangkan dan memproduksi
semua disk drive yang lebih kecil untuk PC. Pada akhir tahun 1988 DDI mendapatkan
100% pendapatannya dari disk drive kecil yang diproduksi di Jepang. Untuk
mempertahankan momentum ini manajemen PMDN perlu pengamatan yang cermat
terhadap organisasi dan menentukan kesuaian untuk masa depan. Kepala SDM DDI
dengan pengatahuan dalam perubahan dan pengembangan organisasi meyakinkan kepada
tim eksekutif dengan melalui proses diagnostic produk yang sistematis cukup berhasil
dan model organisasi saat ini dan mendesain ulang perusahaan untuk menangani proyek
yang diproyeksikan, pertumbuhan dan meningkatkan kompleksitas yang dihadapi.

Permasalahan

Permasalahan yang ada di case study ini adalah tidak ada koordinasi yang efektif pada
manajemen DDI serta masalah dalam permintaan. CEO DDI tidak mempunyai waktu
untuk membuat keputusan strategis, dimana manajemen DDI membutuhkan aturan
strategis pada organisasi dan integrasi cross-funcitional yang terdesentralisasi serta
keputusan operasional untuk pengembangan produk baru.
2. Pembahasan & Teori
Pembahasan dan Teori
Saat awal berdiri DDI (Disk Drives Inc.) beroperasi sebagai perusahaan manufaktur dan
marketing disk drives untuk perusahaan minicomputer. DDI mempunyai anak perusahaan
yang ternyata lebih sukses yaitu merancang dan menjual disk drive yang lebih kecil dan
berbeda untuk personal computer original equipment manufacturers (OEMs). Manajemen
DDI ingin menjaga momentum tersebut dengan melihat struktur organisasi saat ini dan
mencocokkan dengan kebutuhan di masa akan datang. Kepala HRD DDI meyakinkan
manajemen untuk bisa mendiagnosa dan merancang model operasi perusahaan untuk
mengatasi perkembangan proyek dan meningkatkan kompleksitas yang terjadi
kedepannya. Peningkatan penjualan Disk Drives kepada perusahaan OEMs dengan
jumlah klien yang besar membuat perusahaan harus beradaptasi dengan kompetitor di
lapangan. Klien seperti IBM, Dell, Toshiba juga berharap dan meminta DDI harus bisa
merancang disk drive yang terbaru, tercepat, tercanggih.
Cara untuk mempertahankan momentum yang sedang terjadi pada anak perusahaan DDI
dengan melakukan intervensi sistem penghargaan (Reward Systems Interventions).
Reward System memberikan penguatan untuk memastikan bahwa hasil yang diinginkan
dapat terulang (Cummings, 2010). Karena performance management berdampak kepada
organisasi yang lebih besar. Terdapat tiga faktor kontekstual yang menentukan bagaimana
praktik ini mempengaruhi kinerja kerja: strategi bisnis, teknologi tempat kerja, dan
keterlibatan karyawan.
Manajemen kinerja atau lebih dikenal dengan performance management adalah proses
mendefinisikan, menilai, mengembangkan, dan memperkuat perilaku dan hasil kerja
karyawan (Cummings, 2010). Manajemen kinerja yang sukses adalah siklus yang
membutuhkan sistem administratif yang efektif menyusun interaksi antara manajer dan
karyawan, dan motivasi untuk memanfaatkan sistem dengan cara yang lebih produktif
(Mathis, et.al, 2007). Standar kinerja menentukan tingkat kinerja karyawan yang
diharapkan, dan diberikan tolok ukur, sasaran, atau target yang tergantung pada
pendekatan yang diambil.
Disebutkan bahwa strategi bisnis pada DDI yaitu fokus kepada waktu. Dimana jika DDI
bisa memenangkan Kontrak kerjasama dengan manufaktur OEM, team produk akan
melakukan perancangan dan pengembangan produk baru sesuai kebutuhan klien. Jika
produk sudah dirancang maka akan persiapan untuk produksi pembuatan. Produksi
dilakukan di Jepang, dan jika sudah selesai maka persiapan untuk pengiriman, distribusi,
dan pengenalan produk.
Disebutkan bahwa teknologi yang digunakan untuk memproduksi disk drive di Jepang
diperbaharui dengan alat-alat dan peningkatan kemampuan dari kualitas disk drive
tersebut, hal ini mendukung performa kerja.
Menetapkan tujuan adalah elemen yang menyangkut tentang sesuatu yang menantang
namun realistis dan memiliki komitmen yang tinggi (Cummings, 2010). Disebutkan
bahwa keterlibatan karyawan pada kasus DDI diantaranya adalah para eksekutif yang
bertanggung jawab kepada pengambilan keputusan, goal setting, dan arahan yang
strategis. Performance management organisasi ini masih tradisional dan tersentralisasi.
Manajer dan karyawan fungsional akan memberikan target perusahaan untuk pendapatan
perusahaan. Masing-masing fungsi harus bisa menurunkan target dari atasan menjadi
specific objective untuk tim nya. Hal tersebut dapat dicapai dengan memvariasikan
kesulitan tujuan dan tingkat partisipasi karyawan dalam menetapkan tujuan organisasi.
Supervisi fungsional akan memberikan penilaian kinerja yang dapat menjadi landasan
kenaikan gaji. Seluruh karyawan DDI berhak mendapatkan keuntungan bonus sebesar
5% dari gaji, serta reward tambahan untuk eksekutif yaitu akan mendapatkan saham
(stock opname sharing). Pemberian sistem reward dilakukan sesuai desain hirarki pada
kasus DDI. Hirarki adalah dimana seseorang berada di posisi yang lebih tinggi maka akan
mendapatkan variasi reward tambahan dibandingkan dengan orang yang berada
dibawahnya dalam sebuah organisasi (Cummmings, 2010). Perusahaan agar tetap
 kompetitif perlu juga mengembangkan cara untuk menghargai karyawan dengan cara
memberikan penghargaan (Mathis, et.al, 2007).
Disebutkan pada kasus bahwa sebelumnya DDI menggunakan tradisional dan sentralisasi
dalam performance management nya. Namun, dilakukan perancangan ulang pada struktur
operasi organisasi yang diharapkan oleh eksekutif mampu melakukan pencapaian yang
tinggi dan memberikan masukan kepada pengembangan produk dengan dilakukannya
modifikasi struktur organisasi dengan desentralisasi dan integrasi. Pada awalnya
organisasi bekerja terpusat kepada fungsi masing-masing, misalnya fungsi marketing,
operasi, sales, quality. Namun pada struktur baru terbentuk tim produk yang didalamnya
terdiri dari orang-orang dari berbagai latar belakang fungsi yang berbeda. Upaya untuk
mencapai integrasi antar fungsi dengan mencapai objektif perusahaan serta membangun
leadership skill, maka menerapkan tim produk lintas fungsi sebagai struktur lateral untuk
mengkoordinasikan pengembangan setiap disk drive. Management by objective atau
manajemen berdasarkan tujuan adalah cara untuk menyelaraskan tujuan pribadi dengan
strategi bisnis dengan meningkatkan komunikasi dan persepsi antara manajer dan
bawahan (Cummmings, 2010). Proses tersebut melibatkan kelompok kerja, menetapkan
tujuan manajer dan karyawan secara bersamaan, membentuk rencana aksi untuk tujuan,
menetapkan kriteria atau tolok ukur keberhasilan, dan meninjau serta mendaur ulang
rencana yang telah ditetapkan (Cummmings, 2010).
Dengan perubahan struktur maka akan ada perubahan misi untuk tim produk dan
organisasi fungsional. Pada akhirnya eksekutif dapat mengontrol pencapaian dari
masing-masing produk, termasuk penyelesaian desain prototype, penyelesaian desain
kepada tim produksi, hingga rilis kepada pelanggan dan kepada pasar.

3. Kesimpulan & Saran

Kesimpulan
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang industri teknologi. DDI harus agile dalam
setiap perubahan yang terjadi, mengingat teknologi adalah salah satu hal yang mengalami
perkembangan yang begitu cepat. Sebelum melakukan perubahan, DDI harus
menentukan tujuan baru perusahaan sebagai dasar dari perubahan itu sendiri. Salah satu
cara yang dapat dilakukan untuk memutuskan tujuan organisasi adalah dengan MBO
 (Management by Objective). Dengan MBO, semua lapisan pekerja akan ditentukan
tujuannya masing-masing selaras dengan tujuan organisasi yang baru. Mulai dari
eksekutif, manajer hingga karyawannya. Perubahan sistem perubahan dan produksi yang
dilakukan oleh DDI harus didukung dengan perubahan manajemen kinerja. Tujuannya
adalah untuk membantu manajemen dalam membuat sistem penilaian kinerja dan sistem
penghargaan yang baru.

Saran

4. Questions
1. Ya tentu, perusahaan DDI merupakan perusahaan elektronik yang merancang,
memasarkan dan mendistribusikan disk drive yang tentunya memerlukan sumber
daya manusia, sumber daya manusia merupakan salah satu elemen paling penting
agar sebuah bisnis atau perusahaan dapat berjalan dengan baik. Tanpa adanya
elemen tersebut atau kualitasnya yang kurang baik, perusahaan akan sulit untuk
berjalan dan beroperasi dengan semestinya meski sumber daya yang lain telah
terpenuhi. Oleh karena itu untuk mencapai tujuan dari perusahaan DDI diperlukan
perubahan performance management, performance management ini untuk
memastikan bahwa SDM didalam perusahaan bekerja secara dengan optimal
sehingga menghasilkan output sesuai dengan strategi dan tujuan dari perusahaan.
2. Fitur sistem yang mendukung sasaran dan tujuan strategis organisasi harus selaras
dengan karakteristik sasaran kinerja. Penetapan tujuan yang digunakan dalam
DDI disarankan menggunakan management by objective (MBO) yang
menyelaraskan tujuan individu dengan strategi bisnis dengan meningkatkan
komunikasi dan kepentingan bersama antara manajer dan karyawan baik secara
individu maupun kelompok dengan mendamaikan konflik yang ada. DDI
memiliki misi dalam memastikan layanan dukungan teknis dengan dukungan
tinggi, sehingga DDI menyediakan jalur karir dan pengembangan keterampilan,
mendukung proyek tim dan menyediakan layanan khusus, mengalokasikan
personel teknik dan manufaktur dalam proyek produk, dan menjalankan rencana
dan program kepegawaian yang diprakarsai oleh tim produk. Tujuan tersebut
harus selaras agar tidak terjadi kesalahpahaman antara manajer dan karyawan
tentang tujuan tersebut. MBO adalah pendekatan untuk menyelesaikan perbedaan
persepsi dan tujuan tersebut. Tim eksekutif DDI bertemu dengan manajer dan
kelompok fungsional untuk menyamakan persepsi dengan output kelompok
fungsional mengelola aktivitas dan pengeluaran fungsional yang berlangsung.
Tim produk akan diberdayakan untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan
pengembangan dan menghadirkan produk tertentu ke lapangan, dan tim eksekutif
mengendalikan ulasan dari setiap produk, termasuk penyelesaian desain prototipe,
penyelesaian/rilis desain ke manufaktur, rilis ke pelanggan, dan rilis tiga minggu
ke depan. Beberapa tahapan yang dilakukan dalam MBO adalah
a. Melibatkan kelompok kerja
b. Menetapkan tujuan bersama manajer dan bawahan
c. Membentuk rencana aksi untuk tindak lanjut tujuan
d. Menetapkan kriteria atau ukuran keberhasilan
e. Meninjau dan mendaur ulang (pembinaan dan konseling)

Performance Appraisal atau penilaian kinerja karyawan perlu dimodifikasi pada

kasus DDI, lebih baik dan lebih detail dengan mempersiapkan desain penilaian
kinerja sebagai berikut:
1. Pemilihan orang dalam memberikan penilaian penting, dalam kasus ini
penilaian dapat dilakukan oleh rekan kerja cross function atau 1 tim
produksi dengan tanggung jawab kerja yang berbeda masing-masing.
2. Diagnosa situasi bisnis saat ini work design, goal setting, reward system
berpengaruh pada pembuatan desain penilaian. Contoh pada kasus ini
melakukan set up goals yang menjadi lebih strategis terhadap profit dan
keberlangsungan perusahaan.
3. Menciptakan sistem yang objektif sesuai dengan tujuan. Bagaimana
penilaian ini dilakukan, pada kasus DDI tidak dijelaskan, namun bisa
dilakukan dengan pemberian 360 feedback antar peer, self dan atasan.
4. Design PA system, bagaimana cara mengukur performa kerja, perilaku
karyawan, dan mengkalkulasikan hasilnya. Berdasarkan kasus ini,
 penilaian kinerja karyawan bisa dilihat dari berapa banyak profit atau disk
drive yang dihasilkan dan terjual.
5. Experiment with implementation. Sebelum penilaian ini di
implementasikan sepenuhnya kepada seluruh karyawan, HRD perlu
melakukan pilot untuk mencoba validitas dan reliabilitas data.
6. Evaluasi dan monitor sistem. Cara mengevaluasi sistem adalah
mendengarkan feedback dari pengguna sistem, yaitu karyawan, manajer,
dan HR. Diharapkan dengan sistem ini, maka bisnis dan performa
karyawan dapat terus berjalan dan bisa meningkatkan pemasukan
perusahaan, sehingga ada proses perbaikan yang berkelanjutan.

Reward System yang digunakan pada kasus ini menurut kami bisa menggunakan
model the value expectancy, di mana karyawan akan mengeluarkan usaha untuk
mencapai tujuan kinerja yang mereka yakini akan mengarah pada hasil yang
mereka hargai. Fitur dari desain ini melibatkan karyawan untuk mencapai tujuan
atau goal perusahaan, sehingga karyawan memahami apa yang diharapkan dari
diri mereka, pekerjaan yang dilakukan membutuhkan skill dan juga sumber daya
yang tepat.
Berikut adalah value expectancy theory yang dapat memotivasi karyawan untuk
mendapatkan reward berdasarkan perilaku mereka:
1. Availability, harus tersedia
2. Timeliness, diberikan tepat waktu
3. Performance Contingency, diberikan sesuai dengan performa atau
mencapai target
4. Durability, harus bertahan lama
5. Visibility, harus terlihat oleh orang lain, seperti promosi, penempatan
project baru, dll
Tambahan tipe reward yang dapat diberikan untuk karyawan DDI adalah promosi,
di mana karyawan dapat mengetahui jenjang karir yang jelas. Mereka bisa melihat
adanya kesempatan yang diberikan perusahaan sebagai alasan untuk reward dan
peningkatan performa dalam menduduki sebuah posisi.
3. Para eksekutif memiliki kontribusi pada keberhasilan penetapan tujuan serta
sistem reward, termasuk menetapkan tujuan yang menantang dan mengklarifikasi
pengukuran apakah hal ini sulit atau mudah untuk dicapai.Selain itu, pemimpin
memiliki peran dalam mengelola partisipasi anggota tim dalam mencapai tujuan
bersama. Pada proses perubahan ini membutuhkan kurang lebih 3 bulan dalam
implementasinya.
1. Pada bulan pertama adalah masa sosialisasi, pelatihan dan pengarahan dari
eksekutif pada anggota tim agar mampu beradaptasi serta menjalankan peran
menuju tujuan yang baru.
2. Pada bulan kedua adalah masa pemantapan di mana harapannya anggota
member mulai terbiasa dengan sistem baru serta mulai terlihat adanya perubahan
perilaku organisasi.
3. Sedangkan pada bulan ketiga adalah masa evaluasi dan perbaikan melihat dari
implementasi sebelumnya apakah ada hal yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki
kembali.