PROCEDIMIENTO

Control de Documentos

Código: CABO-CSSM-PR05
Versión: 01

Elaborado por: Galarza Navarro Mayumi Firma:

Cargo: Coordinadora SIG

Fecha: 1 de febrero de 2017

Revisado por: David Carhuaz Borja Firma:

Cargo: Gerente General

Fecha: 1 de febrero de 2017

Aprobado por: David Carhuaz Borja Firma:

Cargo: Gerente General

Fecha: 1 de febrero de 2017

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Emitido: 01/02/2017
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Detalle de Cambios del Documento

Ver. Fecha Motivo y/o Descripción del Cambio

1 07/01/2019 No se realiza ningún cambio

1 02/02/2022 No se realiza ningún cambio

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Índice

1. OBJETIVO..............................................................................................................................................4

2. ALCANCE...............................................................................................................................................4

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA...........................................................................................................4

4. DEFINICIONES.......................................................................................................................................4

5. RESPONSABILIDADES...........................................................................................................................5
5.1. Coordinadora SIG.........................................................................................................................5

6. LINEAMIENTOS GENERALES.................................................................................................................5
6.1. Esquema del Documento.............................................................................................................5
6.2. Estructura del documento...........................................................................................................8

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO...................................................................................................9

7.1. Elaboración, revisión y aprobación del documento....................................................................9
7.2. Distribución de documentos del SIG...........................................................................................9
7.3. Identificación del control de cambios del documento................................................................9
7.4. Identificación de documentos obsoletos..................................................................................10
7.5. Identificación y distribución de documentos externos.............................................................10
7.6. Consulta de documentos del SIG...............................................................................................10
7.7. Salvaguardar la documentación................................................................................................11

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS...............................................................................................................11

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1. OBJETIVO
Describir la metodología a seguir para la elaboración, revisión, aprobación, distribución y
modificación de documentos del Sistema Integrado de Gestión – SIG (Calidad, Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente) de DR - CABO S.A.C., en adelante DR CABO, e identificar los
documentos obsoletos, incluida la documentación de origen externo.

2. ALCANCE
Aplicable a todas las áreas de DR CABO donde se elaboran y/o modifican documentos, así como
a toda la documentación de origen externo que DR CABO utiliza en el desarrollo de sus
actividades. Asimismo el presente procedimiento aplica a todos los documentos controlados y
no controlados utilizados en el SIG.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Manual del Sistema Integrado de Gestión.
 Norma ISO 9001:2008.
 Norma ISO 14001:2004.
 Norma OHSAS 18001:2007.

4. DEFINICIONES

Documento
Información en un medio de soporte, por ejemplo: registro, procedimiento documentado,
informe, norma, otros. El medio puede ser papel, disco magnético, electrónico, fotografía,
otros.

Documento Interno
Documento elaborado, revisado, aprobado que forma parte del Sistema Integral de
Gestión.

Documento Externo
Documento de origen externo identificado y controlado; necesario para la planificación y
operación del SIG, tales como normas legales, reglamentos, ordenanzas municipales,
normas técnicas, libros de consulta, entre otros.

Copia Controlada
Copia física de un documento del SIG entregada a un interesado por la coordinadora del
sistema

Documento Obsoleto
Documento cuya vigencia ha caducado y se le identifica colocando una nomenclatura de
“OBSOLETO”.

Procedimiento

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Es el documento que define el marco conceptual y normativo, así como la secuencia de

acciones a ejecutarse para el logro de un proceso determinado. Responde a las preguntas
de ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo? y ¿Dónde se hace?

SIG
Sistema Integrado de Gestión que incluye a los Sistemas de Calidad, Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente.

Formato
Documento pre-establecido donde se registra información relacionada con las actividades
de aseguramiento y/o control de un proceso.

Registro
Documento que proporciona resultados obtenidos o evidencias de actividades
desempeñadas. Es el formato con las casillas llenas.

5. RESPONSABILIDADES

5.1. Coordinadora SIG

 Responsable de establecer, implementar y mantener los mecanismos de control
descritos en el presente documento, así como controlar los documentos base del
SIG.
 Responsable de gestionar la elaboración, revisión, control y aprobación de los
documentos de acuerdo a las Normas Internacionales ISO 9001:2008, ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

6. LINEAMIENTOS GENERALES

6.1. Esquema del Documento

6.1.1. Modelo de Carátula:

 La identificación de los documentos se realiza mediante la carátula del
documento y se evidencia con la firma de los responsables de la
elaboración, revisión y aprobación de estos documentos, a excepción de los
formatos, matrices, mapas de procesos y actas que solo se identifican en el
encabezado.
Ver la Figura N° 01.

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Figura N° 01: Modelo de Carátula

TIPO DE DOCUMENTO
Nombre del documento

Código: Código de documento según codificación

Versión: Número de versión

Elaborado por: Firma:

Cargo:
Fecha:
Revisado por: Firma:

Cargo:
Fecha:
Aprobado por: Firma:

Cargo:
Fecha:

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6.1.2. Modelo del encabezado y pie de página

 El encabezado de página de la documentación debe ser de acuerdo a la
Figura N° 02.
Figura N° 02: Encabezado de página
Versión: 00
(NOMBRE DEL DOCUMENTO)
Emitido: (APROBACIÓN)

Código: (SEGÚN CODIFICACIÓN) Página: X de Y

 El pie de página de la documentación debe contener lo siguiente:

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Nota: Los documentos tipo organigrama, matrices, cartillas o similares pueden

o no llevar pie de página.

6.1.3. Identificación y/o codificación del documento

Los documentos son identificados con nombre, código y versión, lo cual se
indica en el encabezado del documento. La codificación de la documentación
debe ser de acuerdo a la figura N° 03.

Figura N° 03: Descripción de la codificación

ÁREA DEL SISTEMA AL QUE PERTENECE
CALIDAD C
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL SS
MEDIO AMBIENTE M

TIPO DE DOCUMENTO
T POLITICA PO
MANUAL MA
PROCEDIMIENTO PR
PLAN PL
FORMATO F
ESTANDAR EST
a

Ejemplo: Codificación del Formato Matriz IPERC-IEAA

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1er. Campo: 3er. Campo:

Identifica la empresa (CABO). Tipo de documento + N° Correlativo

CABO-CSSM-PR01-F1
4to. Campo:
2do.Campo: Tipo de documento + N°
Área SIG. Correlativo (solo para formatos)

6.2. Estructura del documento

Para mantener una estructura documentaria ordenada en DR CABO, se recomienda
lo siguiente:

Política
 Descripción
 Firma de la Alta Dirección
Manual
 Carátula
 Cambios del presente documento
 Índice
 Objetivo
 Alcance
 Documentos de referencia
 Definiciones
 Responsables
 Lineamientos generales
 Requisitos
 Documentos asociados
 Anexos
Reglamento
 Carátula
 Principios
 Capítulos
 Artículos
Procedimiento
 Carátula
 Detalle de cambios en el documento
 Índice
 Objetivo
 Alcance
 Documentos de referencia
 Definiciones
 Responsabilidades
 Lineamientos generales (opcional)

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 Descripción del procedimiento

 Documentos asociados
 Anexos

Los documentos deberán redactar en fuente de letra Normal CALIBRI 11, y tamaño
de papel A4.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1. Elaboración, revisión y aprobación del documento

Los documentos obligatorios y otros documentos del SIG son elaborados, revisados
de forma anual y aprobados siguiendo los niveles que se detallan a continuación:

DOCUMENTO ELABORA / MODIFICA REVISA APRUEBA

Responsable del
Documentos del SIG Área involucrada Coordinadora SIG Gerente General
o Consultor Externo

7.2. Distribución de documentos del SIG

La distribución de los documentos se detalla a continuación:

DOCUMENTO RESPONSABLES

Documentos del SIG Coordinadora SIG

Se realiza mediante reuniones entre la Coordinara SIG y los responsables del área
involucrada. Para el caso de documentos impresos del SIG a los colaboradores, se
registrará en la lista de distribución de documentos.

Nota:
1.- A manera de información se pueden enviar documentos en forma virtual, éstas
serán copias no controladas y podrán efectuarse a través de un correo electrónico.
Estos documentos deben estar en formato PDF restringiendo la característica de
modificación.
2.- Para los casos de Reglamento se registrará la distribución de estos en hojas
desglosables al final de cada documento.
3.- La aplicación de los documentos será obligatoria a partir del día siguiente de su
publicación y difusión. La vigencia de los documentos distribuidos en forma física o

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virtual podrá ser confirmada por los usuarios consultando la lista maestra de
documentos, la cual será actualizada por la Coordinadora SIG.

7.3. Identificación del control de cambios del documento

En caso de cambios de algún documento ya establecido, debe tener en cuenta que los
cambios no son acumulables de una revisión a otra, es decir, al cambiar por una
nueva revisión se aceptan todos los cambios de la anterior revisión.

7.3.1. Para el caso de los siguientes documentos: Las políticas y matrices se realizan
los siguientes controles:
 En inclusiones de texto, debe colocarse letra cursiva y negrita.
 En eliminación de texto, debe colocarse el símbolo (*).
7.3.2. Para el caso de los siguientes documentos: Manuales, Reglamentos,
Procedimientos, se realizan los siguientes controles:
 Se incluirá el siguiente cuadro en cada documento donde corresponda
según el índice sugerido:

Versión Descripción del cambio Fecha de cambio

En el cuadro se mantiene la evidencia del cambio de las 3 últimas versiones.

7.3.3. Para el caso de los siguientes documentos: Organigramas, flujogramas,

formatos, directivas, formatos especiales, cartillas o similares se realizan los
siguientes controles:
 Se evidenciará únicamente actualizando la versión del documento y fecha
de aprobación.

7.4. Identificación de documentos obsoletos

Para prevenir el uso no intencionado de documentos desactualizados, los encargados
de la distribución deben comunicar a los usuarios la existencia de las nuevas
versiones del documento.
La documentación desactualizada se identifica con la nomenclatura de OBSOLETO, en
caso se requiera conservar dicha documentación.
Los usuarios son responsables de la eliminación de la versión obsoleta y mantener la
versión actualizada.

7.5. Identificación y distribución de documentos externos

Los responsables de cada área deben informar a la Coordinadora SIG que cuentan con
documentos externos los cuales serán registrados en la “Lista de Documentos
Externos” y administrados por cada una de las áreas.

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A manera de información se pueden enviar estos documentos en forma virtual o

impresa como copias no controladas. Estos documentos deben estar en formato PDF
restringiendo la característica de modificación. Los requisitos legales y otros
requisitos aplicables a la organización así como la matriz de identificación de
requisitos legales y otros requisitos se encontrarán disponibles a través de la
Coordinadora SIG.

7.6. Consulta de documentos del SIG

Los documentos deben ser consultados en el periódico mural de la empresa en la
Lista Maestra de Documentos.

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7.7. Salvaguardar la documentación

Para salvaguardar la información del SIG se plantean dos mecanismos:
 Back-up en un formato digital externo custodiado por la Coordinadora SIG.
 Implementando files con la información en físico, custodiado por la Coordinadora
SIG.

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Nro. Código Nombre Adjunto

Lista Maestra de Documentos
01 CABO-CSSM-PR05-F1
Internos
Lista Maestra de Documentos
02 CABO-CSSM-PR05-F2
Externos
03 CABO-CSSM-PR05-F3 Lista de Distribución de Documentos

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