UNIDAD I CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS COSTOS

Tema 2. Codificación de Costos

2.1. Definición de codificación
2.2.-Caracteristicas de un sistema de codificación
2.2. Tipos de codificación

2.1. Definición de codificación

Se define como el sistema que permite la identificación y clasificación de las
cuentas, subgrupos y grupos de los costos, mediante la asignación de códigos
compuestos en base a números y/o letras, lo cual permitirá la construcción de un
catálogo
A juicio de Catácora (1997) La automatización de las operaciones contables
requiere que el contador de una empresa, defina previamente el método de
codificación a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que
se pondrán en funcionamiento en la compañía.
Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras
y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros
elementos del mismo conjunto o subconjunto, son importantes ya que ayudan a
que se alcance más eficiencia, debido a que los datos que son codificados
requieren menos tiempo para su organización o búsqueda.

2.2. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN

La codificación es el proceso de asignar números o letras a los datos para crear

una base de datos de búsqueda rápida

Los códigos de contabilidad no son universales ya que cada contador, firma de

contabilidad, institución o empresa puede crear su propio sistema de codificación
en contabilidad adecuado a sus propias necesidades organizacionales

A.- PRECISIÓN DEL CÓDIGO

Cada elemento debe poseer una sola codificación. Es decir, debe existir un código
por elemento y así evitar la repetición de códigos.

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- Correcto:
013-22481 Juan García
013-22482 Carlos Hernández
013-22483 José Meza
013-22484 Juan García (1)
- Incorrecto:
013-22481 Juan García
013-22482 Carlos Hernández
013-22482 José Meza (2)
013-22484 Juan García
(1) Juan García posee dos cuentas
(2) José Meza posee código repetido al anterior

B.-FLEXIBILIDAD
La estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite
agregarlos y así evitar la falta de códigos.

- Correcto:
1-01-01-001 Banco del Caribe
1-01-01-002 Banco Provincial
1-01-01-003 Banco Mercantil
1-01-01-004 Banco Latino
- Incorrecto: (*)
1-01-01-1 Banco del Caribe
1-01-01-2 Banco Provincial
1-01-01-3 Banco Mercantil
1-01-01-4 Banco Latino
(*) el código asignado posee capacidad hasta el código 9.

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C.-CONCISO
Un código conciso establece que no deben adicionar códigos que no tengan
relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada
elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a
confusión.

- Conciso:
2-001-002-001 Cuentas por pagar proveedor Alves
2-001-002-002 Cuentas por pagar proveedor Exitol
2-001-002-003 Cuentas por pagar proveedor Arena
2-001-002-004 Cuentas por pagar proveedor Maquin
- Impreciso:
2-001-002-001 Cuentas por pagar proveedor Alves
2-001-002-002 Cuentas por pagar proveedor Exitol
2-001-002-003-J Cuentas por pagar proveedor Arena (*)
2-001-002-004-L Cuentas por pagar proveedor Maquin (*)
(*) Los caracteres finales J y L no suministran datos relevantes que
identifiquen algún rasgo y que además no poseen los otros elementos
del mismo grupo al que pertenecen.

D.-SIGNIFICATIVO
Cada elemento debe indicar alguna característica diferencial de la codificación que
la distinga de otros elementos.
- Correcto:
2-001-002-001 Cuentas por pagar proveedor Alves
2-001-002-002 Cuentas por pagar proveedor Exitol
2-001-002-003 Cuentas por pagar proveedor Arena
2-001-002-004 Cuentas por pagar proveedor Maquin
- Incorrecto:
2-001-002-001 Cuentas por pagar proveedor Alves

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2-001-002-002 Cuentas por pagar proveedor Exitol

2-001-000-000 Cuentas por pagar proveedor Arena (*)
2-001-002-004 Cuentas por pagar proveedor Maquin
(*) La característica diferencial de la codificación no la distingue
correctamente de los otros elementos codificados.

E.-OPERABILIDAD
La codificación debe facilitar el manejo de los códigos para un sistema
mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que un sistema computarizado
entiende códigos que sean de fácil operatividad, adaptados al diseño para tal fin
- Correcto:
1-01-01-001 Banco del Caribe
1-01-01-002 Banco Provincial
1-01-01-003 Banco Mercantil
1-01-01-004 Banco Latino
- Incorrecto: (*)
1-01-A235 Banco del Caribe
1-01-W531 Banco Provincial
1-01-X380 Banco Mercantil
1-01-B201 Banco Latino
(*) el código asignado es de difícil operación. La codificación no
muestra un significado específico para llevarlo a un sistema.

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F.-SECUENCIA
Consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos.

Código Nombre del elemento

001 Cuentas por cobrar Eduardo Díaz
002 Cuentas por cobrar Raúl Contreras
003 Cuentas por cobrar Adriana García
004 Cuentas por cobrar Víctor Bolívar
G.- POR GRUPO
Los códigos son asignados por grupos y subgrupos de elementos para
facilitar su
Identificación, clasificación y secuencia.

Código Nombre elemento

1 Activo

2 Pasivo

3 Patrimonio

4 Ingresos ordinarios

5 Costo de Producción y venta

6 Gastos de administración y ventas

7 Gastos financieros

8 ISLR

9 Centros de costo

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Código Nombre del elemento

1 Activo

1-01 Activo corriente

1-01-001 Efectivo y equivalentes

1-01-001-001 Caja

1-01-001-001-001 Caja principal

1-01-001-002 Bancos

1-01-001-002-001 Mercantil

1-01-001-002-002 Provincial

VEAMOS UN EJEMPLO DE LO PLANTEADO ANTERIORMENTE

Empresa Modelo, C.A.

Estado de costo de producción y venta
Para el período finalizado el
(Expresado en Bs).
Costos directos o costos primos:

- Material directo (1) 250.000

- Mano de obra directa (2) 400.000

Total costos primos o directos 650.000

Costos indirectos de fabricación (3) 500.000
Total gasto de fabricación del período 1.150.000
Variación de productos en proceso:
- Inventario inicial 100.000
- Inventario final (700.000) (600.000)
Total costo de producción del período 550.000

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Variación inventario de productos terminados

- Inventario inicial 160.000
- Inventario final (70.000) 90.000
Total costo de producción y venta del período 640.000

5 Costo de producción y venta

5.01 Costo de producción del período

5.02 Costo de fabricación del período

5.02.01 Material directo utilizado

5.02.01.001 Material directo A

5.02.01.002 Material directo B

5.02.02 Mano de obra directa empleada

5.02.02.001 Mano de obra directa 1

5.02.02.002 Mano de obra directa 2

5.02.03 Costos indirectos de fabricación

5.02.03.01 Material indirecto

5.02.03.01.001 Material indirecto L

5.02.03.01.002 Material indirecto M

5.02.03.02 Mano de obra indirecta

5.02.03.02.001 Mano de obra indirecta Y

5.02.03.02.002 Mano de obra indirecta Z

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5.02.03 Gastos de fabricación

5.02.03.01 Depreciación

5.02.03.02 Gastos de mantenimiento

5.02.03.03 Gastos de alquiler

5.02.03.04 Gastos de seguro

5.02.03.05 Servicios públicos

5.02.03.05.001 Gastos de electricidad

5.02.03.05.002 Agua potable

5.02.03.06 Control de calidad

5.02.03.07 Transporte

.. .. .. ..

.. .. .. ..

.. .. .. ..

9 Centros de costos

9.01 Producción

9.01.01 Producción 1

9.01.02 Producción 2

9.02 Almacén

9.03 Mantenimiento

9.04 Vigilancia

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2.2. TIPOS DE CODIFICACIÓN

Todo código debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permite cumplir con
los requerimientos de información que solicita los usuarios. Debe estar diseñado
de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajusten
siempre a las necesidades específicas de la empresa y, además, cubra las
circunstancias especiales y los casos individuales que pueda presentar.

Un principio que debe tenerse en cuenta para diseñar un código de cuentas, es la

sencillez del mismo, sin perder de vista el sentido común y considerado la
flexibilidad, adecuada clasificación, jerarquizado y claridad en las descripciones.

Algunos tipos de codificación son bastante simples mientras que otras requieren
un manual para su interpretación.

A.-NUMERICA

Es el más utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e

ilimitado número de artículos que abarca.

B.-ALFANUMERICA

Es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos.

Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que
los números representan el código indicador del artículo.

C.-ALFABETICA

Codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica
determinadas características y especificación. Éste limita el número de artículos y
es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.

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