GTD

GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardndolas en un lugar especfico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realizacin de aquellas tareas.

El mtodo consiste en la creacin de listas de tareas especficas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefnicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. Tambin sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debera ser hecha inmediatamente. La psicologa de GTD se basa en hacer fcil el almacenamiento, seguimiento y revisin de toda la informacin relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificacin insuficiente (p.e., para cualquier trabajo debemos aclarar lo que se debe conseguir y qu acciones se deben llevar a cabo para completarlo). Segn Allen, es ms prctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer ms tarde, sin necesidad de volver a planificarlo durante su realizacin.

Principios
Recopilar

Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrnicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples "cestas" o "cubos" de almacenamiento. El objetivo es "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberan vaciarse al menos una vez por semana
[editar] Procesar

Cuando ests procesando tu "cubo", deberas seguir estrictamente este orden:

Empezar siempre por el principio No procesar ms de un elemento a la vez. No enviar de vuelta al "cubo" a ningn elemento. Si un elemento requiere de una accin para ser realizado:

Si lleva menos de dos minutos, hazlo. Si no es tu tarea, delgalo adecuadamente. Posponlo.

Si un elemento no requiere una accin,

Archvalo como referencia.

Deschalo si no es procedente. Djalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es tambin aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habra que invertir para posponerla.
[editar] Organizar

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

Acciones prximas - Para todo elemento que requiere tu atencin, decide cul es la prxima accin que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la accin prxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habr algo que t necesites hacer primero y debera ser guardado en la lista de acciones prximas. Preferiblemente, stas se guardarn por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por telfono', o 'en la tienda'. Proyectos - toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop 'bucle abierto') en tu vida o trabajo que requiere ms de una accin para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas peridicamente para asegurar que todo proyecto tiene una prxima accin asociada a l y que puede ser llevada a cabo. En espera - cuando t has delegado una accin en alguien o ests esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado peridicamente para ver si existe alguna accin adecuada o hay algn recordatorio que necesite ser enviado. Algn da/Quiz - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algn ejemplo podra ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'.

Un calendario tambin es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda especficamente que el calendario se reserve para lo que el denomina "paisaje yermo" (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo especfico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberan reservarse para la lista de acciones prximas. La clave definitiva de la organizacin segn GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fcil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberas tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un nico sistema recordatorio ordenado alfabticamente para hacer tan rpido y fcil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la informacin que necesitas.

Los usuarios del servicio de correo electrnico de Google, Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos tal y como se explica en el artculo de Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail". Esto mantiene muchas de los conceptos de GTD pero puesto en marcha a travs del correo electrnico. Para los usuarios de Gmail que usan Firefox como navegador, la extensin GTDInbox extension les servir como interfaz GTD hacia Gmail de una manera fcil, til y cmoda.
[editar] Revisar

Las listas de acciones y recordatorios sern completamente intiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energa y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cul es el elemento ms importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fciles y dejes sin hacer las difciles. Para solventar esto, tienes que escoger la accin segn el orden en el que estn contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada. La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e tems en espera, asegurndose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros estn incluidos en el sistema y que est actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creacin de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos ms destacados.
Hacer

Cualquier sistema de organizacin no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organizacin, estars menos predispuesto a la dejadez o a la saturacin con una gran nmero de tareas abiertas.

Herramientas y tcnicas
Un dispositivo que David Allen sugiere es el "archivo de recordatorios" para organizar tus papeles (tambin conocidos como '43 folders' o '43 carpetas'). Doce carpetas se usan para representar cada mes y 31 carpetas adicionales que se usan para representar cada uno de los das del mes. Las carpetas son colocadas para ayudarte a recordar que actividades hacer un da especfico. Cada da abres la carpeta correspondiente al da actual. Vacas la carpeta y la colocas en el mes siguiente. Este tipo de orden te permite archivar recordatorios de un modo muy simple y cmodo. Por ejemplo, si tienes un concierto el da 12 de este mes, colocas los recordatorios en la carpeta correspondiente y cuando llegue dicho da te los encontrars. Otra opcin es la de colocar el papel unos das antes del concierto, para recordarte alguna accin que se deba hacer previamente al concierto, como comprar las entradas o hablar con un amigo para ir con l a dicho evento.

Detalle de '43 Folders'

Es muy conveniente tambin, para aquellas actividades que dependan de otras personas, el registrar sobre el papel cada fecha en que se realizado el seguimiento, y que ha ocurrido en cada una de ellas con el fin de tener un historial que respalde el cumplimiento por parte de esa otra persona, la actividad requerida. Otro sistema es utilizar las notas de google donde pueden establecerse diversas categoras o contextos y dentro de cada categora se apuntan los temas pendientes, ejemplo:hacer en casa, oficina, centro ciudad, ordenador, etc, cada da imprimes las notas en papel y escribes sobre este listado y por la noche actualizas en el pc la informacin recopilada.
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Las 5 fases
Por Jeroen Sangers el 29 de Enero 2008
1.

Recopilar

Recopila todo lo que tiene su atencin en "cubos" externos sin fugas (tus bandejas de entrada, correo electrnico, blocs de notas, mensajes en voz, etctera). Scalos de tu memoria a corto plazo. Mantenga lo menos bandejas de entrada posible, y tantos como necesitas. Vacalas frecuentemente pasando por las fases de procesar y organizar (vea ms abajo)

2. Procesar

Procesa las cosas que has recopilado (y toma decisiones) Si no hay que actuar, brralo, gurdalo para ms tarde u archvalo para referencia. Si hay que actuar, decide la Prxima Accin y hazlo (si puedes en menos de dos minutos), delega la tarea (y apuntalo en la lista de espera para su seguimiento) o aplzalo (ponlo en la lista o carpeta de tareas). Si una sola accin no cierre la actividad, entonces identifica el compromiso como "proyecto" y apuntalo en la lista de proyectos.

3. Organizar

Agrupa los resultados de la fase 2 en categoras adecuadamente recuperables y revisables. Los cuatro categoras claves son: Proyectos (proyectos que tiene el compromiso de terminar) Calendario (accione para hacer en un da u hora especfico) Prximas Acciones (acciones para hacer lo antes posible) En espera (proyectos y acciones hechos por otros que quieres seguir) Aade sub-categoras de estas listas si las hace ms fcil de usar (Llamadas, Compras, A Casa, Al Ordenador, etctera) Aade listas de metas a largo plazo y valores que te influyen Aade listas tiles diversas si necesario (descripcin de trabajo, eventos para seguir, diagrama de la organizacin, ) Mantenga un sistema de material de referencia genrico para archivar informacin y material que no requieren ninguna accin, pero debe ser accesible. Mantenga un sistema para disparar acciones ms tarde (lista de algn da/quizs, calendario, "tickler"). Mantenga material de soporte de proyectos si necesario (puedes guardarlo en el sistema de referencia o un una rea de pendientes.

4. Revisar

Examina el calendario y las listas de acciones diariamente (o siempre cuando puedes hacer una de las tareas) Planifica un Repaso Semanal para limpiar, actualizar, gestionar y mejorar tus sistemas. Revisa las metas valores y visiones tantas veces que es necesario para mantener la lista de proyectos completo y actualizado.

5. Hacer

Elige las acciones para hacer basado en lo que puedes hacer (contexto), el tiempo disponible, tu energa y finalmente tus prioridades.

Permanezca flexible manteniendo un sistema de recordatorios de acciones para toda tu vida, que es siempre accesible para revisar, confiando en su intuicin para hacer las decisiones adecuadas. Asegrate de hacer las mejores elecciones por centrarte con consistencia en las prioridades ("Qu valor obtengo si hago X en lugar de Y?"). Frecuentemente revisa tus compromisos en los diferentes niveles de vida y trabajo: o Pista de despegue acciones actuales (diariamente) o 10.000 pies proyectos actuales (semanalmente) o 20.000 pies responsabilidades actuales (mensualmente) o 30.000 pies metas para los prximos 1-2 aos (trimestral) o 40.000 pies metas para los prximos 3-5 aos (anual) o 50.000 pies carera, fin, estilo de vida (anual+)