Uso del Software Integral de Gestión de Bibliotecas preocuparnos: el Aguapey nos dará varias advertencias antes de que hagamos

un clic que provoque cambios permanentes en nuestras bases.

Aguapey
Aquí aprenderemos a hacer backups, utilizar las opciones de mantenimiento
Clase 5: Catalogación-Utilitarios de bases e índices y las opciones de importaciones y exportaciones. Si bien
están disponibles las opciones de crear listados RTF, estas repiten lo que ya
Solapa de Utilitarios dentro de Catalogación vimos en la Clase 3 de Catalogación-Búsqueda. La parte de Cambios globales
Introducción no la veremos aquí porque no está habilitada del todo como para que
podamos usarla con eficacia.
¡Bienvenidos a la quinta clase del curso autoasistido de formación docente en
el uso del Software Integral de Gestión de Bibliotecas Aguapey! Estamos ya Objetivo de la clase
promediando la cursada, y se viene una de las clases más técnicas, en la que
aprenderemos a hacer backups, a realizar el mantenimiento de nuestras
bases y a hacer importaciones y exportaciones de registros. Así, con mucho
cuidado, vamos a entrar a esta solapa y a aprender a utilizar sus
herramientas.

En tanto aprendamos a hacer un backup, podremos hacer cualquier cosa con

nuestra base, hasta borrar todos los registros si queremos: con el backup
siempre podemos retrotraer nuestro Aguapey a la instancia anterior.

Recordemos que la pantalla de Utilitarios es un permiso especial dentro de Claves,
como vimos en la Clase 2. Este es, quizás, el proceso más delicado que vamos a ver
en el Aguapey. El SIGB nos advierte de eso, ni bien entramos, con una ventana que
dice “¡Atención! Las operaciones que se realicen en esta solapa deben ser hechas
El objetivo de esta clase es utilizar las funciones de la solapa de Utilitarios para
mantener nuestras bases y solucionar los problemas que puedan surgir con el
uso de nuestro SIGB (por ejemplo, las bases “trabadas”).
Itinerario

con el máximo cuidado”. Pongamos Aceptar y, con valentía, encaremos esta clase. Los pasos a seguir en esta clase son:

1 - Distintas formas de hacer backups en Aguapey en forma interna y

externa.
Inicio: objetivos e itinerario
En esta clase aprenderemos a utilizar la solapa de Utilitarios. Conocer las
funciones accesibles desde aquí es fundamental para el mejor
aprovechamiento y uso de nuestras bases de datos. Si bien las decisiones que
tomemos aquí influyen en el funcionamiento de nuestras bases, no debemos
 2 - Mantenimiento de bases e índices: regenerar archivos invertidos,
comprimir, vaciar y desbloquear las bases.

3- Cómo solucionar problemas de bases trabadas a partir de la utilización de las

funciones arreglolibros, arreglopresta y arreglousua.

4- Cómo solucionar problemas de pérdidas totales de bases a partir del uso de

los backups.

5- Importaciones y exportaciones de registros. Cómo catalogar junto con otras

instituciones para hacer crecer el catálogo de nuestra biblioteca.

Contenidos
Al utilizar bases de datos agilizamos muchas tareas que antes implicaban trabajo
redundante y repetitivo. Hacer varias fichas por un único documento, el
ordenamiento en ficheros, la consulta manual del catálogo son todas
operaciones de la biblioteca que se agilizan al utilizar un SIGB. Sin embargo,
además de estas soluciones, informatizar nuestra biblioteca nos puede traer
también nuevos problemas. El catálogo en fichas, por caso, era una base que no
se bloqueaba. Estos inconvenientes sí pueden ocurrir cuando trabajamos con un
software. Desde la solapa de Utilitarios, vamos a aprender a lidiar con estos
inconvenientes que pueden surgir al utilizar un SIGB. Si dominamos la primera
actividad que vamos a proponer, la de hacer un backup, podremos experimentar
con cualquier área de nuestro Aguapey sabiendo que cualquier inconveniente
puede ser solucionado.

Paso a paso
- Pasado el cartel de advertencia, identifiquemos las tres funciones que
vamos a ver desde la solapa de Utilitarios: Backups, Mantenimiento de bases e -Comencemos por backups. Un backup es una copia de resguardo. Ante
índices y Conversiones y migraciones. cualquier complicación que pueda surgir, podremos acudir a estas copias y
Backups recuperar las bases de datos. Es conveniente realizar al menos un backup en
la computadora y otro en alguna memoria periférica (puede ser en un
pendrive, pero también en algún espacio de almacenamiento virtual como
Google drive, por ejemplo).
-Hay distintas opciones para hacer un backup. Quizás la más tentadora sea tildar
 la opción “Realizar backups diarios automáticos”. Con esto, el programa
realizará por sí mismo, todos los días, un backup de las bases de datos la
primera vez que se cierra una sesión durante el día. Sin embargo, esta opción
es la menos recomendable. Dependiendo de nuestro sistema operativo, hay
casos en los que los backups grabados desde esta opción resultan vacíos y, por
lo tanto, inservibles. Por esto, sugerimos que no usen la opción “Realizar
backups diarios automáticos”.
- Más efectiva es la opción que está abajo: “Realizar backup rápido en disco”.
Podemos elegir qué base de datos vamos a resguardar, sean “Todas” o
solamente alguna (bibliográfica, de préstamos y de usuarios). Si solamente
hemos modificado una de ellas en nuestra jornada laboral no hace falta
resguardarlas todas aunque, por comodidad, quizás sea lo más conveniente
optar por hacer todos los backups.
- El sistema nos habilita también la tabla fija de “Backup en”. Allí debemos elegir
el destino del backup: si elijo el disco local C:, toda la información se almacena
en C:\Aguapey\backups. Dentro de la carpeta backups, se generan carpetas
ordenadas por el código ISO de la fecha en que se generó (año, mes y día con la
forma AAAAMMDD).
La opción es idéntica al “Realizar backup rápido en diskette” que está abajo:
podemos elegir dónde vamos a almacenar el backup en caso de que prefiramos
hacerlo en una memoria periférica. Allí debemos elegir en “Backup en” la opción
donde preferimos guardar nuestros datos.
-Es conveniente eliminar periódicamente backups innecesarios para evitar
duplicar datos. Si tengo un backup el lunes, otro el martes y otro el miércoles,
al momento de hacer este último los dos primeros no serán necesarios. Es
preferible mantener siempre la versión más actualizada de nuestra base que
funciona correctamente.
- Para restaurar un backup se deberá seleccionar la base de datos que queremos
restaurar (Bibliográfica, de Préstamos o de Usuarios), hacer clic sobre la opción
Restaurar de Backup Rápido, y luego buscar el archivo en la carpeta
correspondiente.
La extensión de los archivos en los que hacemos el backup es .mst. ¿Recuerdan
Configuración? Nuestra base bibliográfica remitía al marc.mst, la base de
préstamos al presta.mst, la de usuarios al usua.mst. Así, es lógico que esos tres
archivos sean los que se resguarden al hacer backups.
- Un mensaje nos pedirá confirmación al restaurar un backup. Tengamos en
cuenta que realizar esta acción implica cambiar nuestra base por el backup. Es lo
que queremos cuando la totalidad de nuestra base no está funcionando.
Restaurar un backup es un arreglo mayor en nuestra base que puede
solucionarnos los inconvenientes más complejos a los que nos podemos
enfrentar al trabajar con un SIGB.
- La forma más eficaz de hacer backup es a partir de los mismos archivos. Vale
decir, buscar nosotros los archivos .mst que contienen nuestras bases, copiarlos
y pegarlos. Es una vía un poco más trabajosa pero, sin dudas, la más efectiva,
porque ya no lo hace la máquina por sí misma. Por lo mismo, la forma más
recomendable de hacer backups en el SIGB Aguapey es la siguiente:
- Como vimos, al instalar el Aguapey se crea en nuestro disco local (por defecto
el C:) una carpeta de nombre Aguapey. Esa carpeta Aguapey tiene, a su vez,
cuatro carpetas que albergan las distintas bases de datos: marc, presta, usua y
marcbe. Esta última solo tiene los datos de la hoja de carga, por lo que no será
tenida en cuenta al realizar backups. Las tres restantes son las que se copian y
resguardan al hacer un backup.
No es necesario rescatar todos los archivos de estas carpetas, solo aquellos que,
como vimos en la Clase 2, almacenan los datos. Los backups automáticos solo
rescatan dos archivos de cada base, aquellos que tienen las extensiones .mst y
.xrf. Así, la base marc hace backups de los archivos marc.mst y marc.xrf; la base
presta de presta.mst y presta.xrf y la base usua de los archivos usua.mst y usua.xrf.
- Los archivos .mst guardan los datos que se van generando al utilizar el
programa y los archivos .xrf son archivos llamados punteros que permiten el
acceso a los registros. Así, los .xrf se crean como consecuencia de los .mst y
ambos son útiles para recuperar las bases en caso de que sea necesario.
Bastará con copiar estos seis archivos y pegarlos en alguna carpeta para hacer
un backup.
- La misma carpeta backups puede servir para eso o puede hacerse fuera del
programa Aguapey e, incluso, fuera del disco local, en una memoria periférica
como un pendrive.
- También pueden enviarse por mail estos archivos, lo que generaría un
backup virtual. Siempre es recomendable que un backup esté localmente y que
haya otro en otro lado para asegurarnos su recuperación. Si lo que se echa a
perder es toda la computadora y no solo nuestra base de datos, en tanto
tengamos esos archivos .mst podremos recuperar nuestra base.
 Compartimos un pequeño paso a paso de cómo podemos implementar esto: aunque es en apariencia un poco más complicada, es la más recomendable y
segura. Solo nosotros sabemos todo lo que ha costado llevar nuestra base
a. Para crear una carpeta de backups, basta con presionar el botón derecho
hasta el punto en el que está ahora, por lo que tomar esta rutina como final
del mouse. Esto abre una serie de opciones entre las que figura “Nuevo”, desde
de nuestra jornada laboral nos permitirá saber que podremos contar siempre
allí seleccionamos “Carpeta” y podremos crear una nueva carpeta con el
con nuestra base tal cual la dejamos.
nombre que deseemos. Por defecto, Aguapey propone nombrar las carpetas
con la fecha del backup, lo que permite identificar los más recientes y eliminar Mantenimiento de bases e índices
los obsoletos. Creada la nueva carpeta donde se almacenarán los backups,
debemos buscar los archivos que van a salvaguardarse.

b. Como vimos, son 6: marc.mst, marc.xrf, presta.mst, presta.xrf, usua.mst y

usua.xrf. Los dos primeros provienen de la carpeta marc, los siguientes de la
carpeta presta y los últimos de la carpeta usua.

c. Entrando en cada carpeta, entonces, seleccionamos los archivos elegidos

haciendo un solo clic en ellos y luego, con el botón derecho, elegimos la opción
“Copiar”.

d. Una vez seleccionados los archivos a copiar, debemos volver a la carpeta

recientemente creada para almacenar los backups y, allí, con el botón derecho,
la opción “Pegar”, dejando así los archivos seleccionados en la carpeta creada.
La operación inversa, es decir copiar los archivos desde la carpeta creada y
pegarlos en las carpetas de las bases marc, presta y usua es la forma autónoma
de restaurar un backup. Después de hacerlo, debemos hacer dos cosas sobre las
que insistiremos en breve: doble clic en el archivo arreglolibros, arreglopresta o
arreglousua (dependiendo de en qué carpeta estamos) y regenerar el archivo
invertido de la base que restauramos desde Mantenimientos de bases e índices.
Esto lo veremos inmediatamente después de terminar con Backups
-Siguiendo paso a paso estas indicaciones se pueden resguardar las bases en una
forma distinta y más efectiva que la automática. Si optan por la solapa de
Utilitarios, recuerden revisar la carpeta de backups para asegurarse de que los
archivos se han salvado correctamente, es decir que existan en la carpeta
backups y tengan peso. Esta última forma de generar backups que vimos,
- En esta sección veremos cuatro procedimientos que pueden aplicarse a la base
de datos bibliográfica, a la base de datos de préstamos o a la base de datos de
usuarios. Podemos elegir sobre qué base efectuar las operaciones en las tablas
fijas que están indicadas junto a cada función y luego hacer clic en “Proceder”.
Veamos cada una de las opciones:
1- Regenerar archivo invertido. Una de las funciones básicas de una base de
datos es buscar y acceder a la información que contiene a través de múltiples
caminos. El archivo invertido es el diccionario de términos de búsqueda,
ordenados alfabéticamente, extraídos de distintos campos y subcampos. Lo
hemos visto al ver en las Clases 3 y 4 cómo acceder al diccionario usando la
tecla F3.
-El archivo invertido se actualiza automáticamente. A medida que se graban los
registros, se van incorporando los términos de búsqueda al diccionario. De
 todas formas, en algunas ocasiones es conveniente regenerar el archivo
invertido. Por ejemplo,
•cuando el archivo invertido se ha alterado como consecuencia de un
desperfecto,
•luego de realizar catalogación por copia (CxC) (como veremos en la Clase 8),
•cuando se quiere hacer desaparecer del diccionario los términos que ya no
apuntan a ningún documento,
• luego de importar registros,
• luego de restaurar un backup.
- ¿Cómo nos damos cuenta de que el archivo invertido tiene problemas y
hay que regenerarlo? Cuando en las tablas de diccionario que surgen al
presionar F3 un término aparece repetido muchas veces, o no aparece ningún
término, o varios términos que deberían aparecer no aparecen. Esto quiere
decir que el diccionario no está funcionando con normalidad.
- De todas formas, si el diccionario está actualizado, la regeneración del
archivo invertido es algo que se puede hacer periódicamente sin consecuencias
negativas para nuestro SIGB. No está de más la práctica de regenerar el archivo
invertido en forma periódica.
Una vez que hacemos clic en Proceder, el sistema nos dice que el archivo
invertido ha sido regenerado con X cantidad de claves. Esas son todas las vías de
acceso que hay para encontrar registros en nuestro Aguapey.
2- Reorganizar la base: Este procedimiento permite compactar el tamaño de la
base de datos. Cuando los registros de una base sufren muchas modificaciones,
el tamaño de la base puede crecer injustificadamente. Esta operación puede
realizarse a grandes intervalos, por ejemplo, anualmente. Esta opción funciona
de manera similar a programas como CCleaner u otros que se ocupan de
eliminar archivos superfluos en nuestra computadora. Si tareas que antes se
hacían más velozmente empiezan a actuar con una lentitud injustificable, no
está de más venir aquí y hacer clic en Proceder. Si bien el sistema no nos dará
ninguna indicación particular, la base de nuestro Aguapey será un poco más
liviana.
3-Vaciar la base: Como su nombre lo indica, esta acción borra todos los registros
de la base de datos indicada.
Ahora bien, ¿por qué querríamos vaciar todas nuestras bases? En principio,
porque el Aguapey, como vimos, viene cargado con algunos registros de todas las
bases para hacer pruebas como las que estamos realizando ahora. Cuando
estemos listos para empezar a trabajar con los documentos de nuestra
institución, debemos vaciar la base.
-El botón de Proceder a vaciar la base tiene que ser a prueba de que a alguno se
le resbale el dedo. Así, el sistema nos pide no solo una confirmación sino dos
antes de hacer esta tarea.
De todas formas, nuestra base de prueba que viene cargada por defecto es
una buena oportunidad para probar borrar una base y luego restaurarla con
el método que acabamos de ver. Pero, antes, veamos la última opción de
Mantenimiento de bases e índices:
4-Desbloquear la base: La base se bloquea cuando no podemos agregar nuevos
registros (por ejemplos, si se mantiene en el mismo MFN aunque presionemos
“Nuevo registro”). Esto puede suceder, a veces, cuando el Aguapey está
funcionando en red y hay un exceso de accesos concurrentes, o en momentos
en los que repentinamente se cierra el programa (por caso, ante un corte de
luz). Así y todo, esta función no siempre cumple con su tarea, ya que en
ocasiones se limita a confirmar que “la base se encuentra bloqueada”. En esos
casos, debemos utilizar las opciones arreglolibros, arreglopresta y arreglousua.
Arreglolibros, arreglopresta, arreglousua
Puede llegar a ocurrir, por lo general en las bases con muchos registros, que el
programa se bloquee y no permita visualizar, recuperar o editar estos registros.
Como acabamos de ver, la primera opción es regenerar el archivo invertido y
desbloquear la base. Eso puede solucionar algunos problemas. Sin embargo, hay
otros que necesitarán un procedimiento distinto. Si la totalidad de nuestra base
“desaparece”, no hay que desesperarse. Es probable que se pueda solucionar
con la función Arreglolibros.

Al notar que no se pueden visualizar los registros correctamente, debemos ir a

la carpeta donde instalamos el Aguapey. Una vez allí, buscamos en la carpeta
marc. Como ya sabemos, la carpeta marc guarda los archivos relativos a la
base bibliográfica. La base bibliográfica tiene dos archivos fundamentales: el
marc.mst y el marc.xrf. El primero tiene todos los datos que hemos ingresado,
el segundo es un puntero que indica el orden en el que deben almacenarse.
Como vimos, al hacer un backup lo que se rescatan son estos archivos
marc.mst y marc.xrf. Allí, entonces, están los problemas a solucionar por el Con todo lo dicho, el mejor procedimiento para realizar un backup consistiría
archivo arreglolibros. en copiar y pegar los archivos con extensión .mst. Para restaurarlos, se realiza
el procedimiento inverso. Si hicimos un backup de la carpeta marc.mst, al volver
a pegar ese archivo en la carpeta C:\Aguapey\marc, recuperaremos la base.
Luego, hacemos doble clic en arreglolibros, vamos a utilitarios y regeneramos el
archivo invertido de la base bibliográfica. Lo que estamos viendo aquí, aunque
en apariencia es más complejo, es lo mismo que vimos en la Clase 2: dónde va a
parar la información que incorporamos al Aguapey:
El archivo arreglolibros se activa haciendo doble clic en él. Una vez accionado, veremos
La base bibliográfica está en C:\Aguapey\marc\marc.mst
una pantalla de DOS que se abrirá y empezará a pasar secuencias numéricas de bloques La base de préstamos está en C:\Aguapey\presta\presta.mst La base de usuarios está en
y registros que subsanan los problemas de consistencia que nos impiden visualizar los C:\Aguapey\usua\usua.mst
registros. Esto se hace automáticamente, debemos limitarnos a esperar a que el
programa recorra la totalidad de la base y ponga las secuencias en su lugar. Podemos volver a ver esa parte de Configuración de la Clase 2 ahora con nuevos
El proceso es rápido, aunque depende de la cantidad de registros que tenga la ojos a partir de este conocimiento.
base. Una vez terminado, nos pide presionar una tecla para continuar. Si
Conversiones y migraciones
presionamos cualquier tecla esa ventana desaparecerá. Si volvemos a ingresar al
Aguapey, veremos nuevamente los registros que habían sido afectados por
estos errores de consistencia. Así, esta opción arreglolibros es más eficaz que
Desbloquear la base para volver a acomodar los registros de nuestra base
bibliográfica y permitir su normal funcionamiento. Como vemos, animarnos a
entrar en la carpeta Aguapey y conocer estos pocos archivos fundamentales es
un recurso muy eficaz para mantener nuestras bases aptas para su uso.

Si bien son menos comunes, estos errores también pueden ocurrir en las bases de

-El programa Aguapey permite intercambiar registros bibliográficos a través de
las opciones de Exportación e Importación. Esto quiere decir que lo que
catalogamos puede servirle a otro colega que tenga registros similares (por
caso, si ambos recibimos una donación similar del Ministerio de Educación). Lo
mismo a la inversa, si un colega catalogó en Aguapey sus registros, yo podría
incorporarlos también. Se entiende que la persona que tiene los registros los
exporta y la que los recibe, los importa.
-Este intercambio podrá realizarse sobre bases Isis (con extensión mst) o
archivos ISO (con extensión iso) en formato Marc (el que utiliza Aguapey),
Cepal, y Bibes. Si nuestra intención es hacer una exportación de una biblioteca
que utiliza Aguapey a otra que utiliza también Aguapey, usaremos la opción
archivos ISO.
-Abajo tenemos opciones de exportación. Podemos elegir si vamos a exportar
la totalidad de una base de datos, el resultado de la última búsqueda que
hayamos ejecutado o un rango de registros definidos por MFN.
-Una vez que se han indicado los parámetros necesarios, el programa solicitará
el dispositivo y/o directorio donde almacenará el archivo de salida o desde
donde se importarán los datos. Si vamos a exportar, nos pedirá que le
pongamos un nombre a ese archivo con los registros que vamos a exportar. Si
vamos a importar, me pedirá que elija cuál es el archivo que deseo incorporar.
Tengamos en cuenta que al exportar no se exportan los registros vacíos, por lo que
puede haber discordancia entre los registros que queremos pasar y los que
-El Aguapey genera una ventana con un mensaje de confirmación en la pantalla.
-Si exporta: Si importa: Un contador indicará a partir del último MFN los nuevos
registros que se van generando.
-Recordemos, nuevamente, que al incorporar registros de esta forma estamos
modificando los diccionarios de nuestro SIGB agregando nuevos términos. Por
lo mismo, es conveniente proceder a “Regenerar archivo invertido” de la base
bibliográfica desde Mantenimiento de bases e índices.
A continuación, compartimos un video en el que probamos cada una de las
partes de esta solapa de Utilitarios.
Disponible en: https://youtu.be/aCQ3SEUc2tY
Manejar la solapa de Utilitarios es un poco engorroso e implica tomar
decisiones sobre la totalidad de nuestras bases o sobre algunas de sus partes.
Insistamos siempre en la importancia de los backups. Tenemos esta guía para
cualquier prueba que queramos hacer
en Utilitarios y, especialmente, si no estamos seguros de qué sucederá al
apretar algún botón, mientras tengamos el backup actualizado, no hay nada
que temer. Si pudimos con esto, ya hemos pasado más de la mitad del curso y
su parte más difícil. La solapa de Utilitarios bien puede intimidarnos al
principio, pero, con el uso, le iremos perdiendo el miedo y veremos la gran
ventaja que implica para nuestro trabajo contar con estas herramientas.
A modo de resumen
Repasen mentalmente si se han cumplido todos estos pasos:
efectivamente se pasan. Asimismo, los registros que importemos deberán ser

Temas clave: Solapa de utilitarios; Realización y restauración de backups

rápidos; Backups en disco C y en memorias externas, Backups desde la
carpeta Aguapey; Importancia de las carpetas marc, presta y usua; Cómo
hacer un backup por fuera del Aguapey; Cómo restaurar un backup por fuera
del Aguapey; Mantenimiento de bases e índices; Regenerar archivos
invertidos; Reorganizar la base, Vaciar la base; Desbloquear la base; Función
arreglolibros, arreglopresta y arreglousua; Conversiones y migraciones;
Archivos ISO; Opciones de exportación; Importaciones de registros.

Bibliografía de referencia
- González del Valle, L. Tutorial de uso para el software de gestión
bibliotecaria Aguapey. Buenos Aires : Biblioteca Nacional de Maestros, 2010.

- Murillo Madrigal, A. Manual de procedimientos para la implementación del

programa Aguapey en Bibliotecas Escolares y Especializadas (basado en el
formato MARC21 bibliográfico). Buenos Aires : Biblioteca Nacional de
Maestros, 2007.
- Autor/es: Biblioteca Nacional de Maestras y Maestros. Ministerio de
Educación de la Nación Argentina.

- Cómo citar este texto:

-
- Biblioteca Nacional de Maestras y Maestros. Ministerio de Educación de la
Nación Argentina (2020). Clase Nro: 5 Catalogación-Utilitarios. Uso del
Software Integral de Gestión de Bibliotecas Aguapey. Buenos Aires: Ministerio
de Educación de la Nación.