Presupuesto de caja: ¿qué es y cómo hacerlo?

Para que las organizaciones crezcan, deben tener suficiente efectivo para cumplir con sus obligaciones
financieras. El presupuesto de caja es una herramienta financiera que permite proyectar cuánto dinero entrará y
cuánto saldrá de la empresa. ¿Cómo elaborarlo?
El presupuesto de caja es la estimación de las entradas y salidas de dinero de una empresa en un período de
tiempo específico. Sirve para evaluar si la organización tendrá suficiente efectivo para operar normalmente
durante el período de tiempo materia de proyección.

Asimismo, es una herramienta clave en la planeación financiera a corto plazo. La razón: permite al
administrador proyectar las necesidades y excedentes de efectivo de la empresa. En otras palabras, ayuda a
pronosticar los superávits y los déficits de liquidez. (Torre, 2015). Por consiguiente, podrá prever los períodos y
montos en los que su compañía necesitará financiamiento o; por el contrario, en los que tendrá excedentes para
invertir.

Pero ¿cómo elaborar un presupuesto de caja de manera eficaz? Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:

Establecer un período de tiempo para el presupuesto de caja

Para empezar, es indispensable definir el período de tiempo del presupuesto de caja. Por lo general, las
empresas tienen tres tipos de presupuesto de caja: Presupuesto de caja diario (con un horizonte a 30 días),
Presupuesto de caja semanal (con un horizonte a 12 semanas) y Presupuesto de caja mensual (con un horizonte
a 12 meses). Luego, se procede a recopilar toda la información necesaria para realizar las estimaciones de ese
período.

Normalmente, las empresas realizan las estimaciones en base al flujo de caja mensual. Sin embargo, también es
posible elaborar flujos de caja diarios, semanales o quincenales para realizar pronósticos acordes a las
necesidades de la empresa.

Pronosticar las entradas de efectivo

En segundo lugar, se debe proyectar la cantidad de efectivo que ingresará a la empresa. Un factor clave para
ello es pronosticar las ventas, las cuales se basan en los ingresos obtenidos en los últimos meses y las nuevas
perspectivas existentes.

Sin embargo, es necesario indicar que siempre habrá fluctuaciones debido a diversos factores. Por ejemplo, los
cambios en el mercado, la competencia, la variación de la demanda, entre otros.

Pronosticar las salidas de efectivo

Tras determinar las entradas de dinero, se debe realizar el mismo proceso con las salidas de efectivo. Esto
incluye los gastos fijos y variables en los que incurre la empresa. Entre los gastos principales se encuentran:

 Pagos a proveedores
 Las nóminas de sueldos.
  Reparación de edificios y mantenimiento de equipos.
 Marketing publicitario.
 Alquiler.
 Pagos de préstamos.
 Pagos de impuestos.
Este punto es importante, pues ayudará a los responsables financieros a tomar mejores decisiones para la
empresa, proteger las relaciones comerciales y comprender mejor a que se está destinando el dinero.

Calcula el saldo del presupuesto de caja final

La suma del saldo inicial y los ingresos menos los egresos, nos dará el flujo de caja económico o flujo de caja
operativo. Luego, determinamos el efecto del financiamiento, resultante de la obtención de nuevos préstamos y
los pagos de éstos, el cual -sumado al flujo de caja económico- nos dará el flujo de caja financiero (saldo final).

Las operaciones ordinarias de la empresa deben generar saldos de caja positivos. Sin embargo, pueden haber
períodos cortos (días o semanas) deficitarios de liquidez, en función del ciclo del negocio, pero éstos deben ser
temporales o coyunturales, no estructurales.

*Arturo García es docente en los Programas en Finanzas de ESAN. 

Si quieres conocer más sobre este tema, participa en

los programas en Finanzas de ESAN.
Fuentes:

Torre A. (2015). Aplicación del presupuesto de caja en las microempresas del Callao en el 2013 [PDF]

Glucki M. (2022, 23 de febrero). 7 steps to create your cash flow budget. Liquid Capital Corp.

Aspire. 6 Easy Steps to Create Cash Budget for Your Business.

Tuovila A. (2021, 8 de febrero). Cash Budget. Investopedia.

Objetivos de un presupuesto de caja

Contar con un presupuesto de caja ayuda en muchos aspectos, como:

 Conocer con tiempo el déficit y superávit de efectivo.

 Saber el comportamiento del flujo de ingresos, egresos, inversión y financiación a corto plazo
e implementar un control permanente. 
  Evaluar si las inversiones en títulos, valores y otros documentos negociables brindan la
alternativa de preservar el poder adquisitivo del dinero. Además, si existe sobreinversión o
subinversión.

El presupuesto de caja tiene conexión directa con los activos y pasivos corrientes, mismos que
ayudan a calcular la liquidez de la empresa. Por esta razón, es vital alcanzar los objetivos
mencionados. 

Beneficios de un presupuesto de caja

1. El presupuesto de caja ayuda al empresario

Permite planificar actividades para un año, evaluar la capacidad de la empresa de generar efectivo y
la necesidad de liquidez. Esto contribuye a tomar decisiones razonables y con criterio. 

2. Permite controlar permanente y eficientemente la

situación financiera de la empresa
Esto se logra durante la ejecución de actividades del plan, comparándose las metas propuestas con
los fondos recibidos y logrando una rentabilidad a sus socios.

3. Brinda margen de maniobrabilidad

Por ejemplo, si los ingresos recibidos son menores a lo presupuestado, como caída de precios o
gastos no programados, permite reaccionar a la situación. Si los ingresos son mayores, da lugar a
oportunidades de inversión.

Dicha información reduce la incertidumbre y respalda el proceso de toma de decisiones de la

organización. 

Estrategias para la administración de

presupuesto de caja

Existen cuatro estrategias para administrar de manera eficiente los recursos financieros, líquidos o
efectivo disponible, considerando que estos se encuentran en el activo corriente del balance general
de la empresa y que su disposición depende del grado de liquidez. 
1. Retrasar la cancelación de las cuentas por pagar 

Se trata de retrasar un poco, y dentro de los límites razonables, el pago de facturas de proveedores
y de servicios sin dañar la posición crediticia, imagen y cumplimiento ante terceros de la empresa. 

Caso contrario, se debilitarían las relaciones, opciones futuras de financiamiento y causaría la

suspensión de servicios, lo cual afectaría el desarrollo habitual de operaciones. Por este motivo, este
apartado merece atención y planificación especial.

También hay que tener en cuenta las condiciones comerciales fijadas por algunos proveedores, que
dan lugar a descuentos y rebajas de precios atractivos por pagos al contado o por pagar con
antelación.

Si se analiza apropiadamente, se puede determinar si es más favorable retrasar el pago de estas

obligaciones o pagar anticipadamente para sacarle provecho al descuento comercial. 

2. Utilizar el inventario lo más rápido posible

Para la empresa implica optimizar los procesos comerciales y ser más eficientes en las ventas. Esto
beneficia directamente el presupuesto de efectivo, la liquidez, la posición de tesorería y la
generación de resultados operacionales. 

Por otra parte, representa la probabilidad de reducir la inversión en gastos administrativos

relacionados con el mantenimiento apropiado del inventario, así se evitan aumentos en el costo de
arriendo de bodega, servicios de bodegaje, primas de seguros, sistemas de alarmas, contratación de
personal de seguridad, etc.

La rapidez en la rotación de inventario se consigue acelerando la materia prima; por ejemplo, a

través de técnicas más eficaces en el control del inventario.

Otro método es desacelerando el ciclo de producción, usando racionalmente la materia prima, la

optimización de tiempo y movimientos, lo que se traduce en recortar la fase de producción.

Consecuentemente, la empresa produce de forma constante más productos terminados, lo que lleva
a mejorar la rotación del inventario.

3. Apresurar el cobro de las cuentas que le deben a la

empresa
Las cuentas por cobrar significan dinero para potenciales inversiones en activos adicionales. Hay
que tener cuidado con cobros demasiado intensos, ya que dañaría la imagen con los clientes. 

Lo más conveniente sería emplear tácticas o descuentos que incentiven a los clientes a pagar con
anticipación. Es fundamental que se analice si resulta oportuno en relación con la rentabilidad de la
operación de este estilo. 

4. Establecer políticas para el flujo de caja

Es vital que exista claridad sobre la administración de caja: cuál es el saldo inicial, saldo mínimo y
saldo deseado. De esta forma, se pueden establecer y definir acciones para un productivo manejo
del efectivo.

Adicionalmente, esto permite que el dinero sobrante no se quede en caja, sino que la gerencia
invierta eficazmente el remanente y financie, a costos razonables, el déficit de dinero.

Pasos para elaborar un presupuesto de caja

Si después de leer este post, estás convencido de que necesitas contar con un presupuesto de caja,
te recomendamos seguir los siguientes pasos.

1. Consigue la herramienta adecuada

Excel es una buena herramienta para un presupuesto de caja. Sin embargo, es fundamental que, sin
importar el software que se elija, en él podamos registrar las entradas y salidas de efectivo, que
simplifique las operaciones y que reduzca los errores de cálculo que puedan aparecer.

Este proceso nos permitirá generar un estado de flujo de efectivo actualizado, lo que beneficiará a
los contadores a la hora de analizar los datos y crear un presupuesto acertado.

Actualmente, existen herramientas digitales que te ayudan a controlar y gestionar mucho mejor el
presupuesto de caja, reduciendo los procesos administrativos. Ahora te contamos de qué
herramienta se trata.

2. Control de gastos

Existen empresas como Edenred que cuentan con métodos como tarjetas empresariales, que te
permiten administrar y controlar los gastos dentro de tu organización.
Esto permite transparencia en los movimientos bancarios y elimina los riesgos de discrepancia fiscal.

3. Definir plazos y presupuesto

Los presupuestos de caja toman entre 6 y 12 meses de preparación, en el caso de los anuales, para
poder recopilar toda la información necesaria, por lo que es importante establecer un plazo para esta
actividad. 

Se deben fijar metas y, en algunos casos, será necesario saber con más frecuencia el flujo de caja
para concretar si la periodicidad del presupuesto se hará semanal, mensual, trimestral, semestral o
anual. 

4. Balance mínimo de efectivo

También se conoce como “colchón” y, para establecer su valor, se basará en la experiencia previa
del negocio. Los registros contables mostrarán cuánto dinero ha requerido la empresa para atender
situaciones inesperadas.

El balance mínimo de efectivo o colchón podría fluctuar tanto en temporada alta como en temporada
baja.

5. Previsión de ventas

Es imprescindible saber los ingresos que se esperan generar en el lapso de un mes, teniendo en
cuenta que muchas veces las ventas dependen de la situación del mercado, además de nuevos
clientes. 

Las empresas también deben predecir la demanda de productos basados en antecedentes y las
tendencias del mercado.

6. Previsión de ingresos de efectivo

Esto incluye todas las ventas proyectadas, ya sean ventas pagadas en efectivo mediante tarjetas de
crédito, débito o pagarés, como las ventas pagadas en crédito. 

Si la empresa ofrece planes de pago a los clientes, los pagos podrían efectuarse el siguiente mes, y
estos deben estar previstos.
Es indispensable contabilizar todo y así evitar un descontrol y discrepancias entre las facturas de
venta y el flujo real de dinero. 

7. Previsión de salidas de efectivo

Aquí se deben registrar todas las obligaciones financieras que debe cumplir periódicamente la
empresa. Gastos como el aumento de personal o nuevos equipos. Todos los egresos deben estar
programados en el mes correcto.  

Estos son algunos de los egresos esenciales en una empresa:

 Nómina
 Alquiler y servicios
 Reparación y mantenimiento de equipos
 Pagos de impuestos
 Pagos de préstamos
 Seguros
 Adquisiciones
 Compras
 Publicidad

8. Saldo final

Para finalizar, se calculan todos los ingresos versus todos los egresos. La diferencia entre ambos,
nos dará como resultado el saldo final del flujo de efectivo. A final de cada mes, sabremos la
disponibilidad presupuestaria.

Principios para la administración de caja

eficiente

Los principios pretenden lograr un equilibrio entre los ingresos y egresos de dinero. 

De esta forma, la empresa puede sacar el máximo provecho en pagos, control y comprobación de
las compras empresariales de forma eficaz y reduciendo los procesos administrativos. 

Primer principio:
Aumentar las entradas de efectivo cuando sea posible
  Incrementar las ventas
 Elevar el precio de las ventas
 Impulsar las ventas con mayor margen de contribución
 Eliminar los descuentos

Segundo principio
Acelerar las entradas de efectivo cuando sea posible

 Incrementar las ventas al contado

 Pedir anticipos a los clientes
 Acortar los plazos de los créditos

Tercer principio
Disminuir las salidas de efectivo cuando sea posible

 Negociar mejores condiciones con los proveedores

 Minimizar los desperdicios de producción

Cuarto principio
Demorar las salidas de efectivo cuando sea posible

 Negociar los plazos más largos posibles con los proveedores

 Adquirir los productos o el inventario lo más pronto posible 

Gestiona el presupuesto de caja con Edenred

Con Edenred puedes elaborar un presupuesto de caja que te permitirá mantener un nivel adecuado
de liquidez, cumplir con los compromisos y pagos de deudas a corto plazo.

Las empresas que administran correctamente sus finanzas, controlan y asignan recursos de forma
adecuada. Para lograrlo, la información debe ser de calidad, precisa y actualizada. Edenred
simplifica eficazmente este proceso.

La proyección financiera puede salvar a una empresa de cualquier crisis que se pueda presentar o,
caso contrario, impulsarla para competir con las compañías más destacadas del mercado. 

Si tienes dudas, ¡escríbenos con confianza!

7.1 Efectivo generado o aplicado por la

 operación
Las actividades de operación son aquellas relacionadas con la producción y distribución de
bienes y prestación de servicios, los cuales constituyen la actividad principal de una entidad.
Estas operaciones normalmente tienen efectos en la determinación de la utilidad o pérdida neta,
y se encuentran relacionadas con los saldos de las cuentas de la operación esencial de la
entidad.
La utilidad neta es una fuente definanciamiento, y por tanto una fuente de efectivo.
Ademáseslaprincipal fuentederecursosdeunaentidad, puesdesdeun punto devistafinan- ciero,
ésta es creada para la generación de utilidades netas en beneficio de sus accionistas.
Por lo anterior, en este grupo de actividades de operación se presentan los siguientes
conceptos:

• Utilidad o pérdida neta reportada en el estado de resultados del periodo, adicio- nada
en el primer caso y disminuida en el segundo por las partidas aplicadas al estado
deresultadosqueno hayan requerido lautilización derecursos, talescomo: recuperación
(depreciación) de inmuebles, maquinaria y equipo, recuperación (amortización) de pagos
anticipados y, en su caso, de inversiones intangibles, así como por losincrementos en
ciertas obligaciones(pasivos) alargo plazo, relaciona- das con planes de pensiones y
jubilaciones de lostrabajadores.
• Variación en cuentas por cobrar a clientes, disminuidas en su caso por las estima-
ciones para valuación correspondientes.
• Variación en inventarios, disminuidos en su caso por las estimaciones para valua- ción
correspondientes.
• Variación en cuentas por pagar a proveedores.
• Variación en impuestos por pagar.
• Variación en otras cuentas por cobrar y por pagar relacionadas con la operación.
7.2 Efectivo generado o aplicado en
lasactividadesde inversión
Las actividades de inversión comprenden conceptos distintos a los
enmarcados en las acti- vidades de operación y de financiamiento.
En las actividades de inversión se incluyen los siguientes conceptos:

• Adquisición, construcción y venta de inmuebles, maquinaria y equipo.

• Adquisición y venta de inversiones permanentes en títulos
representativos del capital social de otras entidades.
• Otorgamiento y recuperación de préstamos en efectivo a otras
entidades, que no constituyen la actividad principal de la
empresa.
• Cualquier otra adquisición o venta de inversiones distinta a las ya especificadas.
En casosaislados, lastransaccionespueden tener característicasde
másde uno delos grupos antes mencionados (operación, financiamiento
e inversión). La clasificación final deberá ser la que mejor refleje la
esencia de la operación.

7.3 Efectivo generado

o aplicado en
lasactividades de
financiamiento
Las actividades de financiamiento están relacionadas con la obtención y
pago de finan- ciamientos (pasivos) adicionales a los obtenidos por las
actividades de operación. Estos financiamientos pueden ser a corto o
largo plazo, así como provenir del financiamiento de los socios o de
terceros acreedores.
En este grupo de actividades de financiamiento se presentan las siguientes:

• Obtención y pago de préstamos bancarios.

• Colocación y pago de instrumentos de deuda (obligaciones,
papel comercial, etcé- tera).
• Aportaciones de los accionistas, ya sean en efectivo o con otro tipo de bienes.
• Reembolso de aportaciones a los accionistas.
• Dividendospagadosen efectivo o en otrosbienes, siempre
ycuando no sean accio- nes de la misma sociedad.