PRAKTEK KEARSIPAN

PEMBENAHAN ARSIP YANG BELUM MEMILIKI POLA KLASIFIKASI

ARSIP / PEMBENAHAN ARSIP KACAU

PENDAHULUAN
Anda kami untuk melakukan praktek secara sederhana di lingkungan dimana Anda saat
ini bekerja. Dengan latihan praktek ini diharapkan Anda mampu melakukan pembenahan
arsip di tempat bekerja Anda saat ini secara sederhana.
Untuk melakukan praktek perhatikan hal-hal berikut ini
1. Praktekkan setiap langkah pada proses penataan arsip yang tidak tersistem atau
belum memiliki sistem
2. Buat formulir-formulir dan isilah sesuai kondisi arsip di lingkungan Anda
3. Praktekkan dengan baik !

Tujuan dari latihan praktek ini Anda dapat,

1. Mempraktekkan perancangan pola klasifikasi
2. Mempraktekkan pembenahan arsip kacau/arsip yang belum memiliki system
klasifikasi yang seragam di seluruh unit pada organisasi
3. Melaksanakan retensi arsip organisasi

Selamat Belajar ! dan melakuka praktek kearsipan !

1
PRAKTEK KEARSIPAN
PENATAAN ARSIP YANG BELUM TERLASIFIKASI / ARSIP KACAU

A. Langkah–langkah Pembenahan Arsip

Setiap organisasi memiliki tatacara pengelolaan arsip yang berbeda-beda. Hal ini
disebabkan pengkodean untuk penyimpanan dibuat berdasarkan fungsi organisasi
dan lebih khusus pada fungsi-fungsi unitnya. Disamping berdasarkan fungsi
organisasi, untuk pengkodean/pembuatan system klasifikasi juga didasarkan pada
system pengelolaan yang digunakan oleh organisasi tersebut. Dalam hal pengelolaan
arsip dikenal tiga system pengelolaan

1. Sistem sentralisasi, dimana semua surat (arsip) masuk dikelola oleh satu unit
khusus yang disebut dengan unit kearsipan. Pada unit ini merupakan satu-satunya
pintu masuk dan keluar bagi semua arsip yang ada pada organisasi tersebut.

2. Sistem desentralisasi, dimaan surat-surat (arsip) yang masuk melalui satu pintu
sedangkan pengiriman surat (arsip) untuk keluar dari organisasi menggunakan
berbagai jenis unit yang terdapat pada organisasi tersebut.

3. Sistem gabungan yaitu system pengelolaan surat (arsip) gabungan dari

sentralisasisasi dan desentralisasi yaitu surat (arsip) masuk melalui satu pintu
dikenal dengan unit kearsipan dan keluar (pengiriman surat/arsip) keluar
organisasi bias melalui unit kearsipan atau melalui unit- masing-masing.

Setelah mengenal system pengelolaan surat (arsip) pada organisasi, selanjutnya proses
pengelolaan arsip yang belum memiliki system klasifikasi. Jika pada suatu organisasi
memiliki unit pusat arsip, keberadaan unit ini merupakan tempat penyimpanan arsip
inaktif dan statis. Maka setelah unit-unit yang terdapat di organisasi tersebut mengirim
berbagai jenis surat (arsip) pada unit pusat arsip, selanjutnya unit pusat arsip perlu
melakukan langkah-langkah berikut ini .

2
 1. Mengidentifikasi pada semua arsip yang dikirim ke pusat arsip. Catat dengan
teliti jumlah dan jenis arsip yang dikirim . Form untuk penerimaan arsip sebaagi
berikut

NO Seri/Jenis Arsip Volume Arsip Unit yang mengirim

2. Melakukan pemilahan/penyortiran terhadap dokumen yang masuk. Pada tahap

ini perlu dipisahkan antara berkas arsip dan non arsip .

Pada tahap ini digunakan formulir daftar inventaris arsip

No No surat/perihal Deskripsi arsip Instansi/Unit Keterangan

asal

3
3. Setelah dilakukan pemilahan masing-masing berkas arsip dikelompokkan sesuai
fungsi unit.

4. Pembuatan daftar inventory, daftar ini bertujuan untuk mengidentifikasi jenis

arsip yang dikirim oleh unit-unit pengolah. Melalui daftar ini maka ferifikasi
terhadap system klasifkasi dapat dilakukan. Berikut table daftar inventory arsip

No Deskripsi Berkas Kode No. Rak Keterangan

klasifikasi

4
5. Setelah daftar inventory diisi, berkas arsip dimasukkan sesuai system klasifikasi
yang telah dibuat.

6. Pelabelan pada odner yang telah disediakan

Label Boks Arsip

Unit Kerja : ............................................
Kode/ Indeks : ............................................
Nomor : ...........................................
Tahun : ...........................................
No. Boks : ...........................................

Pada tahap ini arsip sudah dimasukkan ke dalam boks penyimpanan sesuai kelasnya, dan
disimpan pada rak arsip. Untuk mengefektifkan pengelolaan arsip suatu institusi sangat
perlu memiliki jadwal retensi arsip. Melalui prosedur retensi inilah arsip dimusnahkan
atau akan disimpan secara permanent atau menjadi arsip statis, karena keberadaannya
sebagai arsip yang memiliki nilaiguna strategis.

B. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip

JRA Sebagai suatu instrumen dalam pengelolaan rekod harus dimiliki oleh setiap
instansi atau perusahaan. JRA satu organisasi berbeda dengan organisasi yang lain, yang
menjadikan JRA relatif sama adalah kesamaan tugas dang fungsi organisasi, Misal: JRA
Universitas A dengan Universitas B, JRA Rumah sakit C dengan Rumah sakit D, dan
sebagainya.
( Prabowo, 2009) menjelaskan Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan
nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip (Peraturan Pemerintah
No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan arsip). Sementara itu untuk organisasi perusahaan
istilah yang digunakan sebagaimana tercantum dalam UU No. 8 tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan adalah jadwal retensi.

5
 Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun
dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai
pedoman pemusnahan dokumen perusahaan (pasal 1). Kedua istilah tersebut di atas
mempunyai arti yang relatif sama, selanjutnya dalam modul ini akan digunakan istilah
Jadwal Retensi Arsip atau disingkat dengan JRA
Berdasarkan definisi-definisi tersebut di atas selanjutnya dapat disimpulkan bahwa
Jadwal Retensi Arsip berisi elemen-elemen sebagai berikut: Jenis arsip/dokumen, Jangka
simpan Arsip, Keterangan yang berisi ketentuan akhir Arsip.

Contoh Formulir JRA

Masa Simpan
No Kode klasifikasi Seri/Jenis arsip Keterangan
Aktif Inaktif

No adalah nomor urut, sedangkan kode klasifikasi adalah kode dari suatu jenis atau
seri arsip yang akan diterangkan masa simpannya. Jenis Arsip/dokumen yaitu unit berkas
yang tercipta, diatur, dikelola sebagai satu kesatuan karena mempunyai hubungan baik
karena kesamaan subjek, fungsi, hasil dari kegiatan yang sama atau saling berhubungan
dengan cara lain.

6
 Jangka simpan disebut juga periode retensi yaitu lamanya waktu simpan rekod,
biasanya didasarkan atas perkiraan dari frekuensi penggunaan baik saat ini maupun masa
yang akan datang. Masa simpan aktif adalah menunjukkan lama waktu arsip disimpan di
unit kerja, sedangkan masa simpan inaktif menunjukkan lama waktu arsip inaktif
disimpan di unit kearsipan (records center). Pemberian masa simpan dapat dengan
beberapa cara, dengan angka tahun saja (misal 2 tahun, 3 tahun, dsb) atau dengan
keterangan dan angka tahun misal: 2 tahun sesudah audit, satu tahun sesudah kontrak
selesai.
Keterangan berisi nasib akhir arsip yaitu musnah atau permanen. Musnah artinya
sesudah masa simpan aktif dan inaktif habis, arsip bisa dimusnahkan dengan cara
penghancuran arsip sehingga bentuk fisik maupun informasinya tidak diketahui lagi,
sedangkan permanen menunjukkan bahwa arsip tersebut harus selalu disimpan dalam
waktu yang lama, tak diketahui kapan berakhirnya.
Prosedur penyusunan jadwal retensi arsip meliputi tahap-tahap sebagai berikut:
pembentukan team, survei (survei organisasi, survei arsip), penuangan hasil survei,
pemberian jangka waktu simpan dan keterangan akhir, pembahasan team, persetujuan
dan pengesahan.

a. Pembentukan team
Jadwal retensi arsip menurut Patricia A Wallace (1987) adalah dokumentasi dari
kesepakan antar pencipta, pengguna, manajer arsip tentang masa simpan dan penyusutan
arsip. Jadwal retensi arsip menetapkan berapa lama arsip aktif, inaktif disimpan dan
bagaimana akhir dari arsip tersebut musnah atau permanen. Tim memiliki keanggotaan
yang merupakan wakil-wakil dari unit kerja, hal ini dimaksudkan agar informasi tentang
jenis Arsip dapat tercakup semua.

b. Survei/Pendataan
Pengumpulan data dalam rangka pembuatan jadwal retensi arsip meliputi dua hal
yaitu : tentang organisasi (misi, fungsi, aktivitas) dan tentang jenis arsip (bukti transaksi).
Survei organisasi dimaksudkan untuk memperoleh data dan informasi tentang misi,
fungsi, aktivitas organisasi dapat dilakukan melalui wawancara, studi pustaka seperti:

7
menggali struktur organisasi, tugas fungsi organisasi. Sedangkan survei arsip akan
memperoleh data tentang jenis arsip yang dihasilkan suatu organisasi, dilakukan melalui
wawancara, pengisian kuesioner, dan pengamatan.

Formulir Survey/Pendataan Organisasi

Nama Organisasi : ………………………………….

Jenis Bidang usaha : ………………………………….
Misi Organisasi Fungsi Organisasi Aktivitas
Fungsi substantif:
…………………… ……………………
…………………… ……………………
dsb

Fungsi Fasilitatif :
…………………… ……………………
…………………… ……………………
Dsb
Surveyor : ………………………………….
Tanggal survey : ………………………………….

c. Penyusunan Jadwal Retensi Arsip

8
 Hasil pendataan yang diperoleh selanjutnya dituangkan ke dalam formulir jadwal
retensi arsip (lihat form). Masa simpan dalam penuangan ke kolom-kolom jadwal retensi
arsip masih bersifat sementara. Penetapan masa simpan, nasib akhir ditentukan oleh tim.

d. Pembahasan Tim
Anggota-anggota tim penyusunan jadwal retensi arsip harus berperan aktif dalam
memberikan pertimbangan, alasan terhadap penentuan masa simpan arsip, penetapan
musnah atau permanen. Dalam rangka menetapkan masa simpan maka yang harus diingat
adalah ketentuan hukum yang mewajibkan lamanya simpan arsip, ketentuan hukum yang
terkait yang mengharuskan arsip tertentu disimpan dalam waktu tertentu, misal dokumen
merk, paten. Jika ketentuan tersebut tidak ada maka penentuan jangka simpannya
berdasarkan nilai kegunaan bagi lembaga yang bersangkutan.

e. Pengesahan
Sesudah jadwal retensi arsip ditetapkan dan disepakati oleh seluruh anggota team,
maka selanjutnya dimintakan persetujuannya ke pimpinan perusahaan bagi organisasi
perusahaan. Sedangkan untuk instansi pemerintah persetujuan diberikan oleh instansi
yang berwenang di bidang kearsipan (ANRI, Lembaga Kearsipan Propinsi atau Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota).
Sesudah jadwal retensi arsip selesai disusun (lihat contoh JRA perusahaan dengan
dua fungsi : kepegawaian, produksi) maka selanjutnya perlu disusun manual penggunaan
jadwal retensi arsip antara lain : penggunaan jadwal retensi arsip untuk memindahkan
arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak bernilai
guna, menyerahkan arsip statis ke lembaga yang berwenang.

9
 Contoh JRA Sebuah Perusahaan

Kode Masa Simpan

No Seri/Jenis arsip Keterangan
Klasifikasi Aktif Inaktif
1 PG Kepegawaian
PG.01 Formasi 2 tahun sesudah 2 Musnah
ditetapkan tahun
PG.02 Rekruitmen 2 tahun sesudah Musnah
pelaksanaan 3
PG.03 Pengangkatan tahun
PG.03.01 Pegawai tetap 2 tahun sesudah SK Masuk
terbit berkas
PG.03.02 Pegawai kontrak 2 tahun sesudah SK 2 perorangan
terbit tahun Masuk
Produksi berkas
2 PR 2 tahun sesudah 2 perorangan
Rencana pelaksanaan tahun
PR.01 produksi 2 tahun sesudah Musnah
Proses produksi pelaksanaan
PR.02 Time schedule 2 tahun sesudah 5 Permanen
pelaksanaan tahun
PR.03 Desain produksi 1 tahun sesudah tidak Musnah
berlaku 5
PR.04 tahun Permanen

5
tahun

5
tahun

10
( sumber : Prabowo, 2009 )

Setelah langkah-langkah pembenahan untuk pengaturan arsip kacau dilakukan , maka

hasilnya berupa penataan arsip yang telah rapi tersimpan pada odner – arsip tersimpan
sesuai pokok masalahnya-diletakkan pada rak penyimpanan arsip. Sedangkan
penyusunan Jadwal retensi Arsip atau JRA adalah untuk mengefisienkan arsip yang
dikelola. Secara berkala arsip disusutkan yang hasilnya berupa arsip musnah dan arsip
disimpan secara permanent. Diharapkan dengan latihan-latihan seperti tersebut di atas
Anda dapat segera melakukannya atau memperaktekkannya di tempat Anda bekerja saat
ini.
Selamat mencoba !

11
DAFTAR PUSTAKA

Asrudin, Artoni H. Dan Boedi Martono. 2008. Perancangan Skema Klasifikasi. (BMP
ASIP 4433) Jakarta : Pusat Penerbitan - UT

Prabowo, Banu. Dkk. 2009. Pemasaran Jasa Kearsipan (BMP ASIP 4311) . Jakarta
:Pusat Penerbitan – UT

Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : DIOMA

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan . Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. 2006. Jakarta : Gramedia

12