Apa Perbedaan RFI dan RFP? Apa Itu RFQ?

Mana yang Harus Anda Gunakan?

by Dicky SaputraJuni 30, 2021

Apa perbedaan RFI dan RFP? Apa lagi itu yang dimaksud dengan RFQ? Apakah
semua mengacu pada proses yang sama? Atau, masing-masing punya tujuan dan
fungsi yang berbeda?

Itulah yang akan kita bahas kali ini.

Apa perbedaan antara RFI vs RFQ vs RFP? Kelihatannya memang sama, atau paling
ngga, mirip lah. Request For Information (RFI), Request For Quotation (RFQ), dan
Request For Proposal (RFP), semuanya punya definisi yang berbeda. Tujuannya
pun berbeda-beda juga dalam sebuah proses procurement.

Jadi, bagaimana cara memutuskan dokumen RFx mana yang harus Anda gunakan?
Semuanya akan bergantung pada tujuan apa yang ingin Anda capai.

Perbedaan antara RFI, RFQ dan RFP adalah pada informasi yang masing-masing
proses berikan.

 RFI adalah tentang “mendidik”. RFI mengeksplorasi bagaimana vendor bisa

memecahkan masalah atau memenuhi kebutuhan.
 Sebuah RFQ adalah tentang mengkuantifikasi. RFQ memberikan
informasi biaya untuk memenuhi kebutuhan tertentu.
 Sebuah RFP adalah tentang membandingkan. RFP mengevaluasi
keunggulan masing-masing vendor dibandingkan dengan yang lain.

Tapi itu baru permulaan saja.

Dalam artikel ini saya akan menjelaskan bagaimana RFI, RFQ, dan RFP terkait satu
sama lain, cara memilih yang tepat, tujuan setiap dokumen, cara menulisnya, dan
contoh masing-masing.
 Tapi, sebelum itu, saya mau mengajak Anda juga bergabung dengan scmguide
telegram channel karena bakal banyak lagi artikel seputar supply chain
management yang akan kita bahas di situ. Jadi, pastikan Anda bergabung ya.

Table of Contents

 Bagaimana RFI, RFQ, dan RFP terkait satu sama lain?

 Apa yang ingin Anda capai dengan permintaan Anda terhadap vendor?
 Perbandingan RFI vs RFQ vs RFP
o Request For Information (RFI)
o Request For Quotation (RFQ)
o Request For Proposal (RFP)
 RFI (Request For Information)
o Apa itu RFI?
o Dasar-dasar RFI
o Cara menulis RFI
o Contoh pertanyaan RFI
 RFQ (Request For Quotation)
o Apa itu RFQ?
o Dasar-dasar RFQ
o Cara menulis RFQ
 RFP (Request For Proposal)
o Apa itu RFP?
o Dasar-dasar RFP
o Cara menulis RFP
o Contoh pertanyaan RFP
 Apa yang harus Anda buat? RFI, RFQ atau RFP?
 Kesimpulan RFI, RFQ, dan RFP

Bagaimana RFI, RFQ, dan RFP terkait satu sama lain?

RFI, RFQ, dan RFP sering digunakan dalam kombinasi satu sama lain atau secara
independen. Terkadang Anda harus memulai dengan permintaan informasi (RFI)
untuk lebih memahami pasar Anda. Kemudian, dengan pengetahuan itu Anda bisa
bergerak untuk mengeluarkan RFQ atau RFP. Masing-masing adalah tools yang
berbeda, jadi mana yang harus Anda gunakan?

Menurut Kevin Iwamoto, konsultan senior di Goldspring Consulting, “Ketiganya

sudah digunakan secara global selama beberapa dekade untuk mendapatkan
informasi yang relevan dari supplier potensial dan dimaksudkan untuk
menciptakan dan menetapkan proses berbobot yang adil dan setara di mana
semua vendor, incumbent, dan potensial, punya  kesempatan untuk
menjadi supplier terpilih untuk sebuah perusahaan. Ketiganya sudah berperan
penting dalam mitigasi risiko perusahaan, standarisasi proses, penghematan
biaya, dan penghindaran biaya.”

Tujuan inti dari setiap jenis dokumen RFx adalah untuk membantu Anda
memilih vendor yang sempurna.  Untuk memilih vendor yang sempurna, Anda
perlu jawaban atas pertanyaan kritis Anda, tapi bagaimana Anda memastikan
kalau Anda mengajukan pertanyaan yang tepat?

Seringkali tergantung pada apakah Anda harus mengeluarkan Request For

Information (RFI), Request For Quotation (RFQ), atau Request For Proposal (RFP).

Apa yang ingin Anda capai dengan permintaan Anda

terhadap vendor?
RFP, RFI, dan RFQ punya tujuan yang sangat berbeda.  Jadi, langkah pertama Anda
adalah untuk menetapkan dengan jelas apa yang ingin Anda capai.
Anda bisa mulai dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:

 Apakah Anda tahu pertanyaan apa yang harus diajukan kepada vendor?

 Apakah pertanyaan Anda sangat spesifik atau lebih umum?
 Apakah Anda sudah punya daftar vendor pilihan (shortlist)?
 Apakah Anda perlu menawar atau menegosiasi pekerjaan melalui proses
RFP formal?
 Apakah Anda bekerja dengan vendor yang berulang atau pertama kali?
 Apakah Anda tahu persis apa yang Anda cari, atau apakah Anda
ingin vendor memberi Anda saran?

Anda juga harus melakukan diskusi internal untuk mendapatkan jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan ini. Anda bisa membuat pertanyaan RFP tambahan lainnya
untuk Anda tanyakan kepada tim Anda. Itu bisa semakin membantu Anda
menghindari hambatan di sepanjang prosesnya.

Perbandingan RFI vs RFQ vs RFP

Request For Information (RFI)

 Tujuan: Saat Anda mencari informasi atau ngga yakin solusi apa yang bisa
menyelesaikan masalah Anda.
 Pertanyaan yang diajukan: Pertanyaan umum yang dirancang untuk
mendidik dan menginformasikan.
 Style: Santai, meminta bantuan.
 Keuntungan: RFI prosesnya cepat dan membantu menginformasikan
langkah selanjutnya untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Anda juga pasti suka:

 5 Faktor Utama yang Perlu Anda Pertimbangkan Saat Melakukan

Evaluasi Supplier
 Procurement Budget: Definisi, Cara Membuat, dan Bagaimana
Menjaganya

Request For Quotation (RFQ)

  Tujuan: Ketika Anda tahu persis apa yang Anda inginkan dan mengapa, tapi
perlu menjelajahi semua detail terkait dengan keuangan.
 Pertanyaan yang diajukan: Pertanyaan tentang berapa biaya untuk
memenuhi persyaratan yang Anda ajukan.
 Style: Terstruktur dan preskriptif.
 Keuntungan: Menghilangkan gangguan dan memungkinkan pembeli untuk
fokus pada harga.

Request For Proposal (RFP)

 Tujuan: Saat Anda siap untuk berkeliling dan mengevaluasi banyak faktor
sebelum membuat pilihan.
 Pertanyaan yang diajukan: Pertanyaan spesifik dan terperinci tentang
layanan, produk, dan bisnis vendor.
 Style: Formal dan langsung.
 Keuntungan: Memberikan perbandingan yang jelas antara penawaran dan
kemampuan vendor.

RFI (Request For Information)

Apa itu RFI?

RFI adalah sarana formal untuk mendapatkan informasi umum

dari vendor. Menurut TechTarget, “Sebuah RFI biasanya merupakan rangkaian
permintaan pertama dan paling luas yang dimaksudkan untuk mempersempit
daftar kandidat vendor.”

Dasar-dasar RFI

 RFI adalah pengenalan kasual dalam manajemen vendor.

 Pertanyaan harus terbuka dan berupa pertanyaan tingkat tinggi atau umum.
 RFI sempurna untuk digunakan kalau Anda sedang berada di awal
proses pembelian atau kalau Anda punya persyaratan proyek yang belum
jelas.
 RFI memberi Anda gambaran umum tentang lanskap vendor.
 Keuntungan: RFI proses yang cepat. Anda bisa mengirim email pertanyaan
awal Anda ke shortlist vendor, mendapatkan tanggapan dalam waktu
 seminggu, dan kemudian menggunakan tanggapan mereka untuk
menyusun RFP yang efektif.

Cara menulis RFI

Mulai di tingkat yang sangat tinggi atau umum:

 Biarkan vendor mengkonfirmasi atau mempertanyakan riset yang sudah

Anda lakukan.
 Anda ngga menjanjikan vendor untuk bekerja pada saat ini, tapi Anda
mengukur minat dan ruang lingkup mereka.
 Anda mengumpulkan informasi dan testing the waters, jadi Anda bisa
singkat.
 Carilah perspektif mereka, bukan kemampuan mereka (Anda akan menilai
ini nanti).
 Lihat pertanyaan apa yang mereka punya meskipun mungkin tampak
berlawanan dengan pandangan Anda. Ini bisa memberikan wawasan
berharga tentang cara berpikir perusahaan dan tingkat keahlian mereka.

Mulailah dengan RFI dan jaring yang lebar. Tanyakan beberapa vendor untuk

beberapa informasi.  Faktanya, ngga semua supplier memposting semuanya di
situs web mereka. Sedikit minat yang terarah bisa menghasilkan manfaat yang
besar.

Contoh pertanyaan RFI

Mulailah dengan memberi vendor Anda beberapa konteks tujuan. Beri tahu mereka

siapa Anda dan apa yang ingin Anda capai.
Misal, Anda adalah Perusahaan ABC, dan Anda ingin memperkuat hubungan Anda
dengan customer melalui saluran media sosial. Saat ini Anda mengelola halaman
Facebook, akun Twitter, dan aktif di LinkedIn.

Tantangan Anda adalah untuk melibatkan customer Anda saat ini dan

menggunakan jaringan mereka untuk merujuk produk dan layanan Anda ke rekan-
rekan mereka. Berdasarkan skenario tersebut, Anda bisa mengajukan beberapa
pertanyaan RFI yang mungkin akan seperti ini:

 Saluran media sosial apa yang Anda anggap penting bagi Perusahaan ABC
dan mengapa?
 Apa kesan awal Anda tentang kehadiran media sosial kami?
 Bagaimana Anda mengukur ROI untuk aktivitas media sosial?
 Untuk integrasi yang efisien antara pemasaran internal dan penyedia
layanan eksternal kami, faktor orang, proses, dan teknologi apa yang
menurut Anda penting untuk dipertimbangkan?  Apakah ada batasan yang
perlu Anda ketahui?
 Saat kami bersiap untuk menyiapkan RFP, pertanyaan apa yang Anda punya
untuk kami?

RFI sangat membantu kalau Anda baru mengenal bidang yang Anda masuki (dalam
contoh ini, media sosial).

Tanggapan vendor, atau calon vendor Anda, ngga cuma akan menunjukkan

keahlian mereka, tapi juga menginformasikan dan “mendidik” Anda dengan sedikit
waktu yang diinvestasikan oleh salah satu pihak.  Jawaban mereka juga bisa
membantu Anda menemukan lebih banyak pertanyaan konkret untuk RFP pada
akhirnya.

Anda juga pasti suka:

 5 Cara Meningkatkan Procurement Profitability

 Cara Membangun Cost-effective Procurement

RFQ (Request For Quotation)

Apa itu RFQ?
RFQ adalah permintaan untuk informasi harga dan pembayaran tentang solusi
yang sangat spesifik.  Menurut Investopedia, “Ketika perusahaan yang meminta
mengetahui jumlah atau jenis produk atau layanan yang diinginkan, biasanya
mereka menggunakan RFQ. Biasanya, perusahaan menggunakan RFQ ketika
produk dan layanan distandarisasi, atau ngga tersedia.”

Dasar-dasar RFQ

 RFQ menyertakan daftar persyaratan.

 Ini berpusat di sekitar kemampuan vendor, biaya, dan persyaratan
pembayaran.
 Digunakan ketika Anda sudah tahu persis apa yang Anda cari.
 RFQ memberi tahu Anda apakah vendor bisa memberikan solusi yang Anda
inginkan dan berapa biayanya.
 Keuntungan: Ini sangat spesifik.  Organisasi yang menerbitkan RFQ biasanya
berkomitmen untuk melakukan pembelian dan sudah mengetahui jenis fitur
dan fungsionalitas apa yang ingin mereka lihat. Dokumen ini memungkinkan
mereka untuk mengevaluasi semua solusi yang memenuhi kebutuhan
mereka berdasarkan harga.

Cara menulis RFQ

RFQ biasanya ngga berisi pertanyaan, seperti yang dilakukan RFI atau RFP. Sebagai
gantinya, ini adalah daftar persyaratan, yang disampaikan sebagai item baris, yang
harganya ditentukan oleh vendor. Anda perlu menyertakan:

 Daftar detail produk, fitur, dan fungsionalitas yang diperlukan.

 Kuantitas atau durasi yang dibutuhkan.
 Tanggal pengiriman yang diharapkan.
 Syarat pembayaran yang diharapkan.

Gunakan dokumen ini cuma kalau Anda sudah tahu dengan baik kondisi dan
penawaran pasar.

Itu memungkinkan Anda untuk membandingkan solusi serupa berdasarkan harga,

daripada mempelajari tentang penawaran solusi yang saat ini mungkin ngga Anda
sadari.
RFP (Request For Proposal)
Apa itu RFP?

RFP adalah cara formal dan terstruktur untuk mendapatkan

informasi vendor tertentu (termasuk harga).

Ini memungkinkan Anda untuk merinci masalah yang ingin Anda selesaikan dan
mengundang vendor untuk menyarankan solusi. Menurut Hubspot, RFP “memberi
Anda gambaran tentang berbagai strategi yang mungkin belum Anda
pertimbangkan karena setiap vendor akan menyertakan rencana tindakan unik
mereka bersama dengan tawaran mereka.”

Dasar-dasar RFP

 Pertanyaan RFP harus sangat spesifik.

 Anda harus membagikan informasi internal tentang proses dan kebutuhan
Anda.
 Anda harus punya kebutuhan yang jelas dan siap untuk membeli.
  Anda harus siap untuk bergerak melampaui eksplorasi dan membuat
komitmen.
 RFP membantu Anda membandingkan vendor berdasarkan prioritas Anda.
 Keuntungan: RFP sangat teliti dan menawarkan perbandingan
kemampuan vendor berdasarkan fakta.

Cara menulis RFP

Buatlah spesifik. Berikan parameter untuk jenis layanan atau produk yang Anda
cari.

 Mintalah contoh pekerjaan mereka. Kalau Anda mencari layanan khusus

atau yang bisa dikustomisasi, mintalah untuk melihat contoh pekerjaan
semacam itu yang mereka lakukan untuk klien mereka yang lain.
 Hindari kejutan dengan meminta paket harga yang komprehensif.
 Jadilah sedalam yang Anda butuhkan. Pada titik ini, Anda berdua
berinvestasi, jadi pastikan pertanyaan prioritas Anda selengkap yang
dibutuhkan.
 Kalau Anda ngga yakin dengan keahlian atau kompetensi penjual untuk
kebutuhan Anda, atasi itu. Mintalah contoh, sertifikasi, atau referensi yang
akan membuat Anda yakin.

Pertanyaan yang ngga jelas, pada titik ini, ngga membantu siapa pun.

Anda punya harapan tertentu, terlepas dari apakah Anda menyadarinya atau ngga.
Jadi, kalau Anda mengalami masalah dalam menulis pertanyaan persyaratan yang
tepat, berkolaborasilah dengan seseorang di luar situasi yang bisa membantu
menantang asumsi Anda.

Contoh pertanyaan RFP

Selain mendapatkan detail harga dan pendekatan, RFP adalah proses yang tepat
untuk mendapatkan info tentang bagaimana Anda akan bekerja sama.

Tanyakan bagaimana Anda bisa mengurangi risiko, menghemat waktu, dan

menghemat uang. Di bawah ini adalah beberapa contoh pertanyaan yang bisa
Anda ajukan.
  Bagaimana Anda akan mendekati implementasi X?  (Cantumkan contoh
yang secara khusus relevan dengan bisnis Anda).
 Langkah-langkah apa yang bisa kita lakukan untuk mengendalikan biaya
dan membatasi pembengkakan biaya? (Anda tentu ingin bermitra dengan
seseorang yang akan bekerja untuk memberikan Anda kesepakatan terbaik).
 Apa risiko terhadap timeline atau budget yang Anda lihat, berdasarkan
pemahaman Anda tentang organisasi kami?  (Pertanyaan tingkat tinggi
seperti ini memberi Anda gambaran tentang seberapa banyak pemikiran
atau upaya yang mereka lakukan untuk menanggapinya).
 Bagaimana Anda memantau dan mengikuti tren di industri kami?  (Bekerja
sebagai semacam tes untuk menguji wawasan mereka).

Apa yang harus Anda buat? RFI, RFQ atau RFP?

Intinya, yang mana yang Anda perlukan? RFI, RFQ, atau RFP?

Kalau Anda akan melakukan pembelian untuk layanan yang sangat spesifik dan
tahu persis apa yang Anda inginkan, maka RFQ adalah yang terbaik.
Kalau Anda hampir membeli tapi terbuka untuk ide lainnya, RFP mungkin adalah
cara yang tepat.

Dan kalau Anda cuma mencoba untuk mendapatkan gambaran umum

tentang vendor Anda atau melihat apakah ada solusi untuk masalah Anda, maka
RFI yang lebih sederhana mungkin merupakan pilihan yang lebih baik untuk Anda.

Kesimpulan RFI, RFQ, dan RFP

RFI adalah proses pengumpulan informasi untuk
mengidentifikasi vendor potensial. Langkah selanjutnya adalah kandidat teratas
akan masuk ke tahap RFP. Kalau Anda ingin melakukan riset, mencari gambaran
solusi masalah Anda, pertimbangkan untuk memulai dengan RFI.

RFQ adalah permintaan quotation harga yang ditargetkan untuk solusi yang sangat

spesifik. Langkah selanjutnya dari RFQ, pemenang akan diberikan PO dan
pembelian selesai. Kalau Anda tahu persis jumlah atau jenis layanan yang Anda
inginkan, pikirkan untuk mengeluarkan RFQ.