Eenvoudig

aankoopproces
(HIERIN: FOCUS OP HANDELSGOEDEREN)
BESCHRIJVING ACTIES EN DOCUMENTEN IN DETAIL:
Een aankoop kan op 2 manieren in ons ERP-systeem terechtkomen. Zo’n bestelling
kan je bv. aanmaken met het inkoopvoorstel in Business Central (1). Een tweede
mogelijkheid om tot een aankoop te komen is een directe opdracht van een
manager. Wanneer je werkt als aankoopmedewerker, kan je zo’n opdracht krijgen en
moet je de bestelling plaatsen bij een geschikte leverancier (2).

1. Inkoopvoorstel in Business Central

Dit dynamisch rapport berekent welke artikelen er moeten besteld worden om de
onderneming in de nabije toekomst normaal verder te laten werken. De berekening
neemt de bestaande voorraad en de in- en uitgaande leveringen van elk artikel in
acht.
BC berekent welke hoeveelheden er op specifieke momenten moeten besteld
worden om vlot te kunnen leveren aan klanten, en/of de voorraad van elk artikel op
peil te houden. Hierbij houdt BC rekening met bep. limieten (bv.
maximumvoorraad).
Business Central kan in het inkoopvoorstel verschillende acties voorstellen, bv.
“nieuw” (plaats een nieuwe bestelling) of “annuleer” (schrap een reeds eerder
geplaatste bestelling). Deze voorgestelde acties kunnen door het aankoopteam
omgezet worden in één of meer inkooporder(s). Dit is dus een semi-automatische
manier om aankopen te doen.

2. Ontvangen managementopdracht: doe een directe bestelling.

Een andere manier om tot een bestelling van goederen te komen is de directe input
van een order in Business Central. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren nadat een
manager hiertoe de opdracht geeft aan het aankoopteam (2).

3. Tijdelijke promotie leverancier

De directe opdracht van het management om bepaalde handelsgoederen te
bestellen zou bij de aankoopafdeling kunnen binnenkomen na ontvangst van een
tijdelijke promotie van een leverancier (3) waarvan het management wenst te
profiteren.
4. Resultaat van inkoopvoorstel OF ontvangen opdrachten van het management:
de bestelling plaatsen.

5. Inkooporder (of aankooporder) maken in Business Central

Dit kan op 2 manieren (zie 1. en 2.). Eerste manier: inkoopvoorstel omzetten in een
inkooporder (=semi-automatisch vanuit BC). Tweede manier: directe input in BC door
jou, aankoper. Daarna kan je in Business Central de bestelbon aanmaken als pdf én
vanuit BC versturen naar de leverancier.

6. Document inkooporder, aankooporder, bestelbon (pdf): 3 synoniemen

De aankoper kan een aankooporder dat in BC gemaakt werd (zie: stap 5), rechtstreeks
vanuit BC mailen als pdf-bijlage naar de geselecteerde leverancier.

(7. Allerlei bijkomende rapportering is mogelijk. Dit behandelen we hier niet.)

Ondertussen ontvangt de verkoopdienst van de leverancier het order. Een verkoopme-
dewerker zal zo snel mogelijk het aankooporder bevestigen door een orderbevestiging
(pdf-document, in de flowchart is dit doc/stap 9) te mailen naar de koper (= Cash) via
e-mail. Hierin worden alle bepalingen van het aankooporder bevestigd (artikelen, aan-
tallen, prijzen, leveringsdatum, andere bepalingen).”

8. Algemene actie: orderbevestiging ontvangen en controleren

De aankoopafdeling van Cash ontvangt de orderbevestiging van de leverancier en
controleert of de inhoud volledig overeenstemt met alle elementen die gevraagd
werden in de bestelbon.

9. Document: orderbevestiging van de leverancier (pdf)

10. Beslissing: is de orderbevestiging volledig correct?

De behandelende aankoper bij Cash beslist: is de orderbevestiging correct? Ja of
neen? (Groene ruit: stelt een beslissingsicoon voor – of m.a.w. een ja-neen-vraag
waarop je moet antwoorden om het logisch vervolg van het proces te kunnen
aanvatten).

11. Algemene actie: orderbevestiging leverancier laten corrigeren

Indien bestelbon en orderbevestiging niet 100% gelijk zijn, moet er gecorrigeerd
worden. Dikwijls bevindt de afwijking zich aan de leverancierszijde, want de klant
(Cash) is vragende partij en weet in principe best wat er moet besteld worden. In
eerder uitzonderlijke gevallen zou de vraag (bestelbon) van Cash fouten kunnen
bevatten. Controle op de juistheid (8, 10) zal dit opsporen. In zo’n geval moet het
aankooporder verbeterd worden.
12. Orderbevestiging ondertekenen en terugsturen
Deze actie wordt in het proces voorgesteld door een geelkleurig algemene-actie-
icoon.

13. Document: ondertekende orderbevestiging

Pdf, ondertekend terug te sturen aan de leverancier via e-mail.

14. Order vrijgeven in Business Central

Na stap 12 kan de aankoper in Business Central registreren dat de aankoopafdeling
alles correct heeft doorgegeven aan de leverancier, die ook bevestigd heeft. Dit
registreren noemen we het order vrijgeven. Dit vrijgeven geeft info aan het magazijn,
waar de bestelde goederen in ontvangst zullen genomen worden.
Ondertussen bij de leverancier... De bestelde goederen worden klaargemaakt voor
verzending en getransporteerd naar het magazijn (ontvangstzone) van Cash. Daar
zullen de goederen door Cash-personeel in ontvangst worden genomen. De
leverancier maakt de leveringsbon klaar (en in de praktijk meestal gelijktijdig, ook de
factuur).

15. Document: leveringsbon

Een leveringsbon kan “op papieren drager” worden meegegeven met de transporteur
van de goederen, ter ondertekening door de magazijnier van Cash als
ontvangstbewijs. Maar papier wordt nog weinig gebruikt. De bon wordt dikwijls
verstuurd als bijlage bij een e-mail. Wat er precies met de leveringsbon moet
gebeuren, spreken de leverancier en de klant onderling af.
In het bedrijfsleven werken vele transporteurs met leveringsbons op e-tablet.
De ontvangende klant (magazijnier) kan de bon met een stylus (of met de vinger)
ondertekenen op de e-tablet van de vervoerder.

16. Subproces ontvangen van een inkomende levering / magazijnontvangst

Dit subproces behoort tot de taken van de afdeling magazijn. Het wordt voorgesteld
door een rechthoekig, wit icoon met een omgevouwen hoekje rechts onderaan.

17. Document: factuur (pdf)

Dit document wordt door de leverancier meestal gelijktijdig met de leveringsbon
bezorgd.

18. Actie of subproces factuurcontrole en -verwerking

De controle van de juistheid van de factuur gebeurt bij de aankoopafdeling (het “prille
begin” van stap 18).
De verdere verwerking (boekhoudkundige verwerking en betaling) is evenwel een
taak voor de financiële afdeling / boekhouding.
19. “Stop”- icoon van de procedure: bestelling afgewerkt
De bestelling is hiermee afgerond, op naar een volgende!
(Het einde van het proces wordt voorgesteld door een rechthoekig grijs icoon met
afgesneden bovenhoeken.)

Hierna begint het proces in principe opnieuw. De aankoper kan opnieuw een
inkoopvoorstel (planning) laten berekenen, of er kunnen nieuwe opdrachten van het
management komen om artikelen aan te kopen.