Los sistemas y la

organización
Lic. Walter Lobo Flores
¿Qué es un sistema en administración?
 Un sistema en administración consiste en un
conjunto de procesos que deben llevar adelante
los integrantes de una organización para alcanzar
las metas preestablecidas.
 En estos sistemas deben incluir a cada unidad
administrativa y especificar cuál es la función de
cada empleado y cuáles son sus tareas a
desempeñar para lograr un determinado nivel de
ventas y de producción que se traduzca en mayores
beneficios para la empresa.
 Esto facilita el funcionamiento de
la organización, permite controlar el desempeño
de cada empleado y llevar adelante auditorías.
Los sistemas se encargan de tres cosas:

• Apoyar las tareas operativas.

• Compilar y almacenar datos.
• Generar información.
Los sistemas se encuentran compuestos por
los siguientes elementos:

 El elemento que brinda material para que el sistema

opere.
 La finalidad para la que se conformó el sistema.
 El fenómeno que genera cambios: convierte las entradas
en salidas.
 Retroalimentación. Compara la salida con una serie de
criterios establecidos con anterioridad y se basa en estos
criterios para controlar los resultados.
 El contexto en el que se encuentra el sistema. El
ambiente interactúa con el sistema constantemente.
Tipos de sistemas de administración
 Dentro de las compañías, se pueden encontrar los
siguientes tipos de sistema de administración:

•De control de procesos de negocios. Sistemas que controlan los

procesos del negocio y abordan los procesos físicos e industriales.

•De procesamiento de transacciones. Sistemas

computarizados que se usan en los niveles básicos de la
jerarquía organizacional (a nivel operacional). En ellos
quedan registradas las transacciones diarias que habilitan
el funcionamiento de la organización.
Tipos de sistemas de administración

•De apoyo en la toma de decisiones. Sistemas basados en

ordenadores que serán usados por uno o varios gerentes
específicos. Este sistema de información computarizada
funciona como soporte para la toma de decisiones en torno
a un problema que se debe resolver.

•De información de gestión. Estos sistemas reúnen información de distintos

orígenes para luego procesarla en estadísticas, informes o cualquier otro
formato útil. Esta información es utilizada por supervisores y gerentes
como materia prima para la toma de decisiones relacionadas a la gestión de la
compañía.
Tipos de sistemas de administración

• De colaboración empresarial. Estos sistemas son de los

más utilizados y ayudan a los directores de la
organización a controlar el flujo informativo puertas
adentro. Entre ellos se encuentran los sistemas
multimedia, la transferencia de archivos o el correo
electrónico.
• De información ejecutiva. Son los sistemas que brindan
información externa e interna a los altos directivos para
tomar decisiones. Son de fácil y rápido acceso y
presentan la información en forma gráfica. Brindan
información general que grafique de manera simple la
operación en su conjunto.
Otros tipos de sistemas son los
siguientes:

• Abstractos. Están conformados por conceptos generales, números,

doctrinas filosóficas, hipótesis, ideas, planes o idiomas. Es el “software”.
• Concretos. Se componen de elementos tangibles como equipos o
maquinarias. Es el “hardware”.
• Operacionales. Se dedican a procesar información (que suele ser
reiterativa) y a elaborar reportes.
• Informativos. Se encargan de almacenar y procesar datos y se usan
para tomar decisiones en consonancia con las metas y objetivos de la
organización.
• Directivos. Trabaja sobre datos que no fueron previamente
seleccionados ni transformados.
Teoría general de sistemas de
administración

 La teoría general de sistemas se desprende de los escritos Ludwing

von Bertalanffy (biólogo alemán), difundidos en las décadas de 1950 y
1960. Esta teoría no tiene como objetivo solucionar obstáculos ni
brindar soluciones prácticas. Sin embargo, conocerla ayuda
al análisis del contexto a la hora de tomar decisiones dentro de una
organización.
 Esta corriente considera que las propiedades de cada sistema no
pueden ser estudiadas como elementos separados, sino que deben
ser abordadas en forma conjunta.
Algunas características de la teoría de
sistemas son las siguientes:

• Visión sistemática. Cada organización es

considerada como un sistema que cuenta con
cinco partes: entrada, salida, proceso, ambiente
y retroalimentación.
• Multidimensional. Cada compañía es abordada
desde un punto de vista macroscópico y
microscópico. El primero la aborda en relación a
su país o comunidad y el segundo considera sus
unidades internas.
Algunas características de la teoría de
sistemas son las siguientes:

• Dinamismo. La interacción que se produce

dentro de la compañía es considerada un
proceso dinámico.
• Adaptabilidad. Considera que las
organizaciones son sistemas adaptativos. Si
no hacen uso de esa cualidad, no
sobrevivirán a las modificaciones del
contexto.
Algunas características de la teoría de
sistemas son las siguientes:
 Descriptiva. Apunta a caracterizar las cualidades de la organización y
de su administración. Plasma las metas y métodos y describe los
fenómenos de las organizaciones.
• Multicausalidad. Considera que un hecho puede ser la consecuencia
de distintos factores interdependientes y relacionados entre sí.
• Probabilística. Admite que las variables pueden ser analizadas en
forma predictiva, no a partir de certezas.
Sistema de manufactura

 Un sistema de manufactura es un conjunto

de actividades que interactúan con un
conjunto de recursos para obtener un
producto. Las actividades son los procesos
de fabricación: maquinación, manejo de
materiales y procesos de información; que
son necesarios para la producción.
Los sistemas en una empresa de
servicios
 ¿Cuáles son los sistemas de servicios?
 Los sistemas de servicios son configuraciones
de recursos que permiten a los consumidores
obtener rendimientos adicionales (crear valor) a
través de los servicios
Los sistemas en empresas de servicios
Gracias…
 El proceso
administrativo
Lic. Walter Lobo Flores
• El proceso administrativo es una metodología que permite manejar
eficazmente una organización y consiste en estudiar la administración
como un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa responde a
seis preguntas fundamentales: ¿qué?, ¿para qué?, ¿cómo?, ¿con
quién?, ¿cuándo?, y ¿dónde?; interrogantes que siempre deben
plantearse durante el ejercicio de la administración, y que son conocidas
como las preguntas clave de esta disciplina.
 Cómo está estructurado el proceso
administrativo
• Inicialmente, se plantean dos fases en el proceso administrativo, una
mecánica y otra dinámica.
• En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se
prepara la estructura necesaria para hacerlo. Está compuesta por las
etapas de planeación y organización.
 Cómo está estructurado el proceso
administrativo
• La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo
social que se ha estructurado y comprende las etapas de dirección y
control.
 Proceso administrativo, el ciclo continuo e
interconectado de las funciones de planeación,
organización, dirección y control
 A continuación, la definición de proceso
administrativo según varios autores
• El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las
organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus
necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una
organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz
gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo
tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se
puede medir de acuerdo con el grado en que estos cumplan con el proceso
administrativo. (Hurtado, p.47)
•
 A continuación, la definición de proceso
administrativo según varios autores
• El proceso administrativo es una metodología que permite manejar
eficazmente una organización y consiste en estudiar la administración
como un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa responde a
seis preguntas fundamentales: ¿qué?, ¿para qué?, ¿cómo?, ¿con
quién?, ¿cuándo?, y ¿dónde?; interrogantes que siempre deben
plantearse durante el ejercicio de la administración, y que son conocidas
como las preguntas clave de esta disciplina. (Munch, p. 36)
 Cómo está estructurado el proceso
administrativo
• Inicialmente, se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica
y otra dinámica.
• En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la
estructura necesaria para hacerlo. Está compuesta por las etapas de
planeación y organización.
• La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social
que se ha estructurado y comprende las etapas de dirección y control.
Las etapas del proceso administrativo
Planeación. La planeación o planificación, en el
contexto del proceso administrativo, consiste en
saber por anticipado y cuál va a
ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los
objetivos de la manera más eficiente. la planeación
trata de crear un futuro deseado.
Las etapas del proceso administrativo

Organización. La organización es el sistema que

permite la utilización equilibrada de los recursos.
Consiste en establecer una relación entre el trabajo y
el personal que lo debe ejecutar, es decir,
Las etapas del proceso administrativo
Dirección. La dirección es la función que trata, a
través de la influencia interpersonal, de lograr que
todos los involucrados en la organización contribuyan
al logro de sus objetivos, es decir, verificar
Se ejerce a través de tres subfunciones: el
liderazgo, la motivación y la comunicación.
Las etapas del proceso administrativo

Control. El control es la función que efectúa la

medición de los resultados obtenidos comparándolos
con los esperados (planeados) con el fin de buscar la
mejora continua, es decir,
 Características del proceso administrativo

• Las principales características del proceso

administrativo son asimilables a las características de
la administración: universalidad, especificidad, unidad
temporal, unidad jerárquica, interdisciplinariedad, valor
instrumental.
 Características del proceso
administrativo
• De la misma manera, se pueden citar algunas características específicas
de este sistema interconectado de funciones administrativas, entre ellas:
• Recurrencia. Las funciones del proceso no se detienen, se repiten
cíclica y constante.
• Simultaneidad. No se requiere del término de una etapa o función para
que la siguiente se ejecute.
• Flexibilidad. Se ajusta a cada situación y a cada problema por resolver.
 Características del proceso administrativo
• Flexibilidad. Se ajusta a cada situación y a cada problema por resolver.
• Transversalidad. Toca a todos los órganos empresariales y a los
individuos que componen la organización.
• Orden. Si bien no delimita una disposición obligatoria de las funciones,
sí marca una guía para enfrentar cualquier realidad que se presente.
 Principios del proceso administrativo

• De acuerdo con Arranz (p. 4), los principios en el

proceso administrativo son muy importantes
porque le permiten a la dirección de una
compañía aplicar cada uno de los elementos
que lo forman:
 Principios del proceso administrativo

• Flexibilidad: se deben establecer márgenes que den la posibilidad de

maniobrar ante determinadas situaciones imprevistas y así poderse adaptar
fácilmente a las nuevas condiciones.
• Unidad: todo plan empresarial debe establecerse como general para toda la
empresa para dirigirse a las metas y objetivos generales.
• Del cambio de estrategias: es necesario hacer actualizaciones periódicas del
plan, que servirán para guiar las nuevas estrategias de la empresa, las
acciones y los presupuestos.
 Principios del proceso administrativo
• Factibilidad: el proceso administrativo debe ejecutarse de forma que se
adapte a la realidad y condiciones objetivas de la propia empresa y el
entorno en el que está situada.
• Objetividad y cuantificación: cuando se desarrolla el proceso
administrativo nunca se deben tener en cuenta opiniones subjetivas o
cálculos arbitrarios. Será preciso utilizar estadísticas, estudios de
mercado, etc. El proceso administrativo sirve para cuantificar los costes
de todo el proceso.
 Beneficios de la correcta aplicación del
proceso administrativo
• Hernández (p. 194), en efecto, señala como beneficios de la aplicación
del proceso administrativo, las siguientes:
1.Es una guía práctica y metodológica para la administración de empresas.
2.Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas.
3.Sienta las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en
departamentos y jerarquías conforme a las necesidades y los recursos
de las empresas.
 Beneficios de la correcta aplicación del
proceso administrativo
4. Permite establecer un sistema de selección de individuos acorde con las
necesidades de la empresa.
5. Facilita el desarrollo de capacidades y competencias laborales.
6. Posibilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce.
7. Faculta el análisis de problemas para su solución.
8. Da las bases para aplicar el método científico para el mejoramiento de la
empresa o su replanteamiento.
9. Es un instrumento importante de reorganización de la empresa.
Gracias …