KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI

Disusun oleh:
Kelompok 2
Wahdania Nasri (210206006)
Masniani(2102060084)
Syamsul Muarif (2102060077)
Susmawati (2102060087)
Pulza Ramadhani(2102060093)

PRODI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIAH DAN ILMU KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALOPO
TAHUN PELAJARAN 2021/2022

1
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatu

Puji syukur selalu kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa melimpahkan rahmatnya kepada kita semua, sehingga kita masih
dapat merasakan nikmat-Nya yang begitu besar. Salawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada baginda Rasulullah SAW
sebagai pemimpin yang patut kita teladani.

Kami dari penyusun makalah mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam menyelesaikan makalah
ini yang berjudul “keterampilan menulis surat resmi”, khususnya pada Bapak dosen yang telah memberikan tugas tersebut, sehingga
kami dapat mengembangkan wawasan dalam menyelesaikan makalah ini.

Dalam penyusunan makalah ini, kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak terdapat kekurangan dan masih jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, kami dari penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya. Dalam penyusunan makalah ini penulis
berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penyusun maupun kepada pembaca.

18-November-2021

Penulis

2
 DAFTAR ISI
SAMPUL …………………………………………..………………………………………………………………………. 1
DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………….………………………… 3
BAB I PENDAHULUAN ………………………..………………………………………………………………………. 4
1) Latar belakang ……………………………...………………………………………………………………………. 4
2) Rumusan masalah …………………………..……………………………………………………………………… 4
3) Tujuan penulis ………………………………………………………………………………………………………. 4
BAB II PEMBAHASAN …………………………..……………………………………………………………………… 5
A. Pengertian surat resmi …………………….………………………………………………………………………. 5
B. Pengertian surat …………………………….………………………………………………………………………. 5
C. Ciri-ciri surat resmi ………………………...………………………………………………………………………. 5
D. Fungsi surat ……………………………………………………………………………………………………….. 5
E. Tujuan menulis surat ……………………...……………………………………………………………………….. 6
F. Kelebihan surat …………………………….……………………………………………………………………… 6
G. Cara membuat surat ………………………….…………………………………………………………………….. 7
BAB III PENUTUP ………………………………….……………………………………………………………………. 9
a) Kesimpulan ………………………………………………………………………………………………………..… 9
b) Saran ………………………………………………………………………………...……………………………… 9
c) Daftar Pustaka ………………………………………………………………………………………………………. 9

3
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Keterampilan menulis adalah salah satu dari empat keterampilan berbahasa yang mesti dimiliki dan dikuasai oleh
seorang guru bahasa, karena keterampilan ini merupakan keterampilan yang aplikatif dalam kehidupan sehari-hari
sebagaimana keterampilan lainnya yaitu menyimak, berbicara, dan membaca. Salah satu bentuk komunikasi bahasa tulis
adalah komunikasi melalui surat. Surat yang baik adalah surat yang memiliki gagasan atau ide yang jelas. Artinya pesan
atau informasi yang disampaikan oleh penulis dapat dipahami oleh sang pembaca.Hal penting yang harus diperhatikan
agar informasi yang disampaikan oleh penuls dapat dipahami oleh pembaca sesuai dengan maksudnya adalah bahasa
yang digunakan dalam menulis surat harus baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa. Oleh karena itu,setiap menulis
dituntut untuk menguasai prosedur penulisan surat, sehingga dari sudut pandang bahasa dapat dikatakan bahwa surat itu
efekttif. Selain itu, informasi atau pesan yang disampaikan lebih mudah dipahami.Surat adalah media komunikasi dalam
bentuk tulisan yang dilakukan olehseseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan
yangsering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah inimembahas tentang seluk beluk surat
sehingga dapat memberikan informasi yangmendalam kepada pembaca.
Salah satu penggunaan bahasa sebagai alat komunikasi, yaitu penggunaan bahasa tulis. Surat sebagai sarana komunikasi
tertulis mempunyai kelebihan dibanding dengan sarana komunikasi lainnya. Surat dapat menyampaikan informasi atau
maksud dengan sejelas-jelasnya. Penerima dapat membaca berulang kali sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu, surat
merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang efektif namun, untuk menulis surat dituntut menguasai pengetahuan
surat-menyurat terlebih pemakaian bahasa yang baik dan benar di dalam menulis surat. Pembuatan surat pribadi mungkin
dalam segi bentuk dan bahasa tidak begitu diperhatikan, tetapi dalam pembuatan surat dinas bentuk, bahasa, dan aturan
yang dibakukan harus diperhatikan. Namun kenyataannya, sampai saat ini masih banyak ditemukan kejanggalan dan
kekurangtepatan penulisan surat pada umumnya, terlebih penulisan surat yang bersifat kedinasan. Surat sebagai sarana
berkomunikasi tertulis, paling tidak melibatkan dua pihak yaitu pengirim surat dan penerima surat. Surat dinas di dalamnya
terkandung informasi tertentu yang dapat berupa perintah, pemberitauhan, tugas, permintaan, teguran. Oleh karena itu,
surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa yang efektif, bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia yang berlaku. Bahasa surat dinas haruslah bahasa 2 ragam resmi atau bahasa ragam baku, dengan bahasa yang
baku pesan surat akan mudah dipahami dan terhindar dari kesalahan penafsiran. Dengan demikian, surat yang baik adalah
surat yang taat kaidah bahasa. Hal itu diharapkan menjadi surat yang komunikatif sehingga komunikasi berjalan dengan
lancar tanpa gangguan yang berarti. Bahasa dinas atau resmi adalah ragam tulisan. Ini berarti bahasanya sudah memiliki
tata tulis atau tata aksara yang secara teratur dipakai dalam ragam tulisan. Kenyataannya, menulis surat dinas tidak mudah
dilakukan. Masih dapat ditemukan bahasa surat yang tidak sesuai dengan kaidah bahasa yang baku sehingga menyebabkan
kesalahan bahasa. Hal ini masih dapat ditemukan dalam penulisan surat dinas di Kecamatan Geyer yang menjadi objek
kajian dalam penelitian ini. Masalah-masalah yang timbul dalam penulisan surat dinas tersebut antara lain: 1) Ejaan yang
mencakup kesalahan: a) penggunaan huruf kapital, b) penggunaan tanda baca, c) penulisan huruf miring, d) Penulisan kata
depan; 2) Diksi atau pilihan kata yang mencakup kesalahan: a) ketidakbakuan kata, b) ketidakhematan kata, c) ketepatan
kata, d) keumuman kata.

B. Rumusan Masalah
A. Menjelaskan pengertian surat resmi
B. Apa saja ciri-ciri surat resmi
C. Menjelaskan pengertian surat
D. Apa fungsi surat
E. Apa tujuan menulis surat
F. Apa kelebihan surat
G. Bagaimana cara membuat surat

C. Tujuan Penulisan
A. Untuk mengetahui pengertian surat resmi
B. Untuk mengetahui ciri-ciri surat resmi
C. Untuk mengetahui pengertian surat
D. Untuk mengetahui fungsi surat
E. Untuk mengetahui tujuan menulis surat
F. Untuk mengetahui kelebihan surat
G. Untuk mengetahui cara membuat surat

4
 BAB II PEMBAHASAN
Keterampilan menulis surat resmi

A. Pengertian surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi. Misalnya, undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Surat resmi adalah segala komunikasi tertuilis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi. Surat resmi mencangkup pemberitahuan, permintaan, perintah, penjelasan, pendapat, dari suatu
instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perorangan atau sebaliknya. Surat resmi hanya dibuat
oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

B. Pengertian surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang penting. Pesan-pesan praktis berupa kabar
atau berita tertulis umumnya disampaikan orang melalui surat. Kiranya keunggulan surat yang tidak dimiliki
oleh alat komunikasi lisan, yaiti bukti berupa tulisan “hitam diatas putih” mengakibatkan orang harus
memakai surat sebagai alat komunikasi.
Suatu karangan formal, terutama karangan nonfiksi seperti surat. Bahasanya harus jelas, lugas, dan
umum (memasyarat). Selain ketiga syarat umum itu, penulis surat hendaknya juga memperhatikan
pemakaian kata-kata baku, pemakaian tetap, dan pemakaian ejaan secara benar. Berikut ini permasalahan
tersebut akan dibahas secara ringkas satu per satu. Salah satu keterampilan mengarang yang sangat perlu
dikuasi adalah menulis surat. Dalam kehidupan sehari-hari kita pasti memerlukan surat. Surat merupakan
alat komunikasi tulis yang paling banyak dibuat oleh perseorangan, lebih oleh suatu organisasi. Dari segi
pemakaiannya surat dapat dibedakan atas empat macam yaitu:
• Surat resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya.
• Surat dinas pemerintah
Surat dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi dan kepentingan formal. Surat ini ditujukan untuk
keperluan kedinasan baik pemerintah maupun swasta. Berupa pengumuman, surat ijin, Sura tugas, dan
lain sebagainya.

• Surat bisnis
Surat bisnis adalah jenis surat yang memilik fungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk berbagai
tujuan bisnis dalam dunia kerja.

• Surat sosial kemasyarakatan

Surat sosial Adalah sebuah Surat yang memiliki tujuan Untuk mempererat hubungan antara dua individu
ataupun kelompok.

C. Ciri-Ciri Surat Resmi

Ciri-ciri surat resmi tersebut adalah:
a. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi.
b. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal.
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.
d. Penggunaan ragam bahasa resmi.
e. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.
f. Ada aturan format baku.

D. Fungsi surat
Adapun fungsi surat sebagai berikut :
 Sebagai pengganti diri atau sebagai “duta” organisasi.
 Surat sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai pegangan.
 Surat sebagai pedoman kerja.
 Surat sebagai sumber data, alat pengingat, atau berpikir.
 Surat sebagai bukti sejarah.

5
E. Tujuan menulis surat
Tujuan dari penulisan surat dalah sebagai sarana komunikasi atau pemberian informasi yang
disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat. Tujuan penulisannya tentunya menyampaikan
maksud yang diberikan dari pihak pengirim ke penerima atau sebagai bentuk hubungan kerja antara suatu
perusahaan.

F. Kelebihan surat
Kelebihan surat apabila dibandingkan dengan sarana komunikasi yang lain adalah sebagai berikut.
1. Praktis
Karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia atau juga dapat memuat
informasi secara panjang lebar. Hal ini bila dibandingkan dengan sarana komuniksi lainnya. Biaya surat
lebih terjangkau, bahkan pengguna, yakni masyarakat di lapisan bawah sekali pun bisa menggunakannya.
2. Efektif
Karena informasi atau keterangan yang disampaikan itu sesuai dengan sumber aslinya, tanpa adanya
penyingkatan atau istilah-istilah khusus yang kadang tidak dimengerti oleh penerimanya seperti dalam
sarana telegraf atau teleks.
3. Ekonomis
Karena biaya pembuatan dan pengiriman relatif jauh lebih murah dibandingkan dengan sarana
komunikasi lainnya. Dengan segala kelebihannya itu, apalagi ditambah dengan lokasi daerah di Indonesia
yang terpencar-pencar dengan ribuan pulau yang terdapat di dalamnya. Peranan surat sangat diperlukan
dan sulit digantikan dengan aneka sarana komunikasi mengingat daerah-daerah tersebut sulit dijangkau
oleh alat komunikasi lain.

Jenis-jenis surat
Menurut lembaga Administrasi Negara(LAN) jenis surat diklasifkasikan berdasarkan tujuannya,
sifat, isinya, bentuknya, prosedurnya, jangkaunnya, nilai isinya, jumlah penerimanya, keamananya,
kegunaannya dan cara pengirimannya
1. berdasarkan tujuannya
a. surat pemberitahuan
b. surat perintah
c. surat permohonan
d. surat laporan
e. surat susulan
f. surat teguran (peringatan)
g. surat panggilan
h. surat keputusan
i. surat kuasa
j. surat pengantar
k. surat pesanan

2. Berdasarkan Sifatnya
a. surat dinas
b. surat pribadi
c. surat dagan

3. Berdasarkan bentuknya
a. surat biasa
b. memo dan nota
c. telegram
d. wesel

4. Berdasarkan Prosedurnya
a. surat masuk
b. surat keluar

5. Berdasarkan Jangkauannya
a. surat intern
6
 b. surat ekstren

6. berdasarkan isinya
a. surat rutin
b. surat nonrutin

7. berdasarkan jumlah penerimanya

a. surat biasa
b. surat edaran
c. pengumuman

8. berdasarkan keamanan isinya

a. surat sangat rahasia
b. surat rahasia (konfdensial)
c. surat biasa
9. berdasarkan kegunaannya
a. konsep
b. tembusan(tindakan)
c. petikan
d. turunan
e. lampiran
10.berdasarkan cara pengirimannya
a. surat dibawa sendirinya.
b. surat dikirim dengan kurir
c. surat dikirim dengan pos

G. Cara membuat surat

A. Kepala atau Kop Surat
Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat menunjukan
dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat
yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat.
Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui
asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.
• Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
• Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
• Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
• Kode Pos
• Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.
Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk
penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop
surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau
kanan.

B. Nomor Surat
Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada
bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki
makna dan arti. Orang yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar
bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar. Lalu bagaimana orang yang baru
belajar? Bagaimana menulis nomor surat? Berikut penjelasannya.
Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat serta bulan dan tahun
pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap
lembaga bebas untuk membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan
pembahasannya.
Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015
A = Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota, atau surat apapun yang
berkaitan dengan lembaga atau perusahaan) Sedangkan kode “B” bisa digunakan untuk pihak luar
lembaga.

7
 001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk surat pertama yang
dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat kedua bisa menggunakan kode “002”.
Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan.
Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat;
Prop; dan sebagainya
AKB = Identitas organisasi / institusi
I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi. 2015 = Tahun
surat itu di keluarkan.

C. Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya
surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal
ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya
berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului
tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda
titik. Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015
D. Lampiran Surat
Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama.
Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan,
laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya
E. Alamat Surat
Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan
dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang
harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.
1) Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
2) Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk
alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di
sampul.
3) Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
4) Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
5) Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan
nama orang.
6) Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda
titik.

F. Salam Pembuka dan Penutup

Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan
resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh
agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.

G. Isi Surat
Inilah bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah surat yang berisi
tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat. Ini surat yang baik adalah yang menggunakan
bahasa baku serta kalimat yang ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan
kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi.

H. Penutup surat
Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa contoh kalimat
penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.
1) Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima kasih.
2) Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
3) Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.
4) Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK, dan juga
tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini
ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

8
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.Selain
itu, surat dapat juga diartikan sebagai pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan menyampaikan informasi kepada
pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kegiatan tugas dan kegiatan instansi. Kata ‘surat’
berarti kertas yang ditulis atau dengan kata lain surat adalah kertas yang berisi tulisan. Jika kita berbicara tentang tulisan
maka kaitannya adalah dengan bahasa. Bahasa pada hakikatnya adalah alat komunikasi. Dengan demikian dapat
disimpulkan bahwa seseorang membuat atau menulis surat dengan tujuan mengomunikasikan sesuatu kepada orang
lain. Secara garis besar surat dapat dikelompokkan menjadi surat pribadi, surat dinas, dan surat yang dibuat untuk Surat
lamaran sebenarnya merupakan salah satu surat pribadi hanya surat ini memiliki tujuan khusus yaitu untuk memperoleh
suatu pekerjaan.

B. Saran
Surat memiliki kesamaan dengan media-media komunikasi seperti yang lain. Di harapkan dalam memahami
keterampilan menulis surat ini di tanamkan pada diri sejak duduk di bangku sekolah, karena manfaatnya akan terasa
jika sudah memasuki dunia kerja khususnya dalam sebuah lembaga

C. Daftar pustaka

https://id.scribd.com/document/537424245/Kelompok-4-Makalah-Menulis-Surat
http://clautikaa.blogspot.com/2014/09/makalah-keterampilan-menulis-surat.html?m=1
https://www.academia.edu/29040682/Makalah_Tata_Cara_Penulisan_Surat_Resmi

https://medium.com/@jinny_herawati/contoh-dan-cara-membuat-surat-resmi-599e5cde794f

http://uthlubulilmablog.blogspot.com/2015/11/keterampilan-menulis-surat-resmi_50.html

9
10