ADMINISTRACIÓN: QUÉ ES, IMPORTANCIA, CARACTERÍSTICAS

PRINCIPIOS Y OBJETIVOS
La Administración es fundamental para dar orden a las gestiones que buscan
lograr los objetivos planteados por una persona u organización. Cuando se
implementa se garantiza el cumplimiento de cada etapa de un proyecto.

Para comprender mejor su concepto, te invitamos a iniciar este recorrido por la

Administración para descubrir qué es, su importancia, sus características, sus
principios y objetivos.

¿Qué es la Administración?
La Administración es un proceso constante que dirige el trabajo individual y
colectivo con el fin de dar cumplimiento a los objetivos propuestos, los cuales se
alcanzan a partir de la consideración de las condiciones particulares y del entorno.
La palabra administración proviene del latín minister, que se traduce como “hacía
el control”.

La Administración se encarga de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de

los recursos para lograr una repercusión positiva en la eficacia y en la eficiencia de
una actividad desarrollada por una persona o una organización.

Fue con el auge de las grandes compañías, durante la Revolución Industrial, que
se reconoció como disciplina. Desde allí, los estudios especializados en
Administración empiezan a realizarse de manera formal para cumplir con la
demanda de profesionales en la administración de recursos, por parte de las
empresas.

¿Para qué sirve la Administración?

La Administración sirve para mantener el orden y las actividades bajo control, así
como la forma en que se desarrollan y el aprovechamiento al máximo de los
recursos humanos y materiales. 

Además, si se aplica una correcta administración, con ella se podrá:

 Definir objetivos acordes a las organizaciones y planes de trabajo

 Apoyar el funcionamiento de un equipo de trabajo

 Impulsar la efectividad del trabajo y la velocidad con que se ejecutan las

tareas

 Evitar cometer los mismos errores una y otra vez, teniendo en cuenta los
antecedentes de lo que se hizo y no salió como se esperaba
  Prever y dar soluciones a través de la creatividad, reconociendo las
condiciones cambiantes

 Delegar actividades equitativamente

 Tomar mejores decisiones

 Realizar seguimiento a todos los procesos que requieran medición de

resultados

Funciones de la Administración
Luego de observar una lista que nos indica para qué sirve la administración,
estamos preparados para comprender sus funciones:

 La principal función de la Administración atiende a sus principios. Es decir,

planificar, organizar, dirigir y controlar el desarrollo de un proyecto.

 Otra de sus funciones es controlar las actividades administrativas y

financieras.

 De igual manera, tiene como función dirigir el proceso de comercialización y

búsqueda de mercados.

 Además, busca formular y evaluar la administración de los proyectos.

Objetivos de la Administración
Con la Administración se intenta alcanzar seis objetivos principales:

 Evitar el desorden y la confusión

 Aumentar la productividad

 Reducir la incertidumbre ante las acciones que buscan establecer metas

 Impulsa el desarrollo personal de los trabajadores

 Atraer clientes y mantenerlos

 Crear valor social y empresarial para todos los grupos de interés

¿Cuál es la importancia de la Administración?

A Continuación expondremos cuatro puntos que nos indicarán cuál es la
importación de la Administración:
 1. Permite tener claridad respecto a un organigrama

La principal función de la Administración es organizar a un equipo de trabajo con

un objetivo claro, de tal manera que se puede saber con quién consultar
determinados cuestionamientos. Un organigrama permite establecer y comprender
mejor las responsabilidades de cada área y cada miembro que la conforma.

2. Permite canalizar y gestionar las necesidades del talento humano

Otro punto que nos hace reconocer la importancia de la Administración, se

encuentra en que con ella se logra medir la productividad de los colaboradores y
determinar si su trabajo contribuye al logro del objetivo planteado.

3. Ayuda con la gestión eficaz de los recursos

Para que los recursos sean gestionados adecuadamente, se requiere de una

buena administración para que se usen de manera eficaz. Cuando hay una buena
administración, esta se ve plasmada, entre otros, en una distribución viable del
presupuesto, la infraestructura y las materias primas.

4. Simplifica el trabajo

Otra de las tareas de la Administración es disminuir los procesos y hacerlos

menos tediosos. Busca que la operación sea simple para mejorar la eficiencia y la
productividad.
Principios de la Administración
Los principios de la Administración son aplicables a la vida personal, familiar y
empresarial. Por lo tanto, su aplicación va más allá de la gestión empresarial. Son
cuatro principios básicos: Planificación, Organización, Dirección y Control.

Planificación: 
¿Qué queremos hacer y cuáles son los recursos con los que contamos? Para
responder a esta cuestión, acudimos a la misión y visión de la empresa, donde se
encuentra la estructura conceptual de los elementos del negocio.
Organización: 
Desde este objetivo, surgen las preguntas ¿Cómo lo haremos y cuándo? Su
respuesta la hallamos en la coordinación y sincronización de cada una de las
partes de una empresa o negocio. De esa manera, se establecen tareas que a
partir de una secuencia de cada una, se busca alcanzar la meta.
Dirección:
¿Cómo se ejecutan las acciones? La respuesta se ubica en las labores realizadas
y el liderazgo que conducen las ideas. Para ello, es preciso considerar diferentes
aspectos tácticos, operativos y estratégicos que nos conduzcan hacia el objetivo.

Control:
Con este objetivo nos preguntamos: ¿se está cumpliendo tal como esperamos? Es
necesario comprender que algunas veces se requiere de un diagnóstico del
funcionamiento de la empresa o proyecto, de esa manera contaremos con la
posibilidad implementar oportunidades de mejora y alimentar al sistema con la
información que nos permita dar solución a las necesidades que van surgiendo y
que pueden afectar el funcionamiento.

Características de la Administración
La Administración cuenta con unas características que la identifican, las cuales
son la base de cada proceso. Estas son:

 Universal: quiere decir que la Administración puede aplicarse a cualquier

tipo de proceso y no es de exclusividad privada o pública. Cualquier
persona u organización puede implementarla.

 Interdisciplinaria: la administración se relaciona con cualquier tipo de

ciencia o disciplina que implique metodología, principios y procesos.

 Medio para alcanzar objetivos: con la Administración se logran los

objetivos, gracias al orden que fomenta.

 Instrumental: quiere decir que la Administración cuenta con unos principios

y aplicaciones propias que guían en la realización de cualquier actividad.

 Tipología: la Administración se divide en varias ramas o tipos, cada una

atiende a disciplinas particulares.

Etapas y elementos de la Administración

La Administración pasa por varias etapas, las cuales definen sus elementos. Estas
pueden ser:

 Definición: desde un principio se definen y establecen las estrategias que

se pondrán en marcha para lograr un objetivo.

 Aclaración: la administración de un proyecto debe ser observado desde

diferentes puntos de vista que permitan visualizar los desafíos que no se
logran ver a simple vista.
  Medición: el proceso se debe medir y evaluar, después de cada informe y
luego de ser completado.

 Desarrollo: aquí es importante la puesta en marcha de un plan estratégico

que conlleve al desarrollo de los proyectos.

Tipos de Administración
Como se pudo apreciar antes, una de las características de la Administración es
su tipología. En este orden, decimos que lo tipos de Administración pueden ser:

Pública
Es la encargada de realizar la gestión administrativa de todas las instituciones del
Estado.
Privada
Se encarga de realizar la gestión administrativa de todas las entidades privadas,
como empresas, que no tienen nada que ver con el Gobierno o el Estado.
Mixta
Existen entidades privadas que reciben apoyo del Estado, en ellas se aplica una
administración mixta porque tiene elementos de la administración pública y de la
privada.
Ejemplos de Administración
Antes dijimos que la Administración puede aplicarse a cualquier ámbito. Para
demostrarlo, veamos tres ejemplos donde se clarifica su universalidad:

Administración de proyectos
Imagina tener la idea de constituir una floristería. Para empezar acudes a
la planificación, donde piensas en lo que quieres lograr y evalúas los recursos
con los que cuentas. A partir de este análisis, comprendes que es mejor conseguir
con quién asociarse, dado que tienes mucho conocimiento sobre flores, pero poco
dinero.

Cuando se logra convencer a algunos amigos, familiares o socios, se pasa a

la organización, y juntos resuelven la pregunta de cómo lo harán y cuándo. Un
socio aporta un local y otro el dinero.

A partir de esa organización, sigue la dirección. Es decir, ejecutar acciones. En

este ejemplo, el local se surte con flores de una distribuidora que distribuye a
domicilio.

Finalmente, cuando llevas tiempo con tu floristería, empiezas a preguntarte si se

están cumpliendo los objetivos, para así tener un control de lo que se está
haciendo, a su vez comprender las acciones a seguir para mejorar la venta de
flores, como por ejemplo acudir a nuevos canales de distribución.
Administración del tiempo
El tiempo es algo que nos afecta a todos y su mala administración puede llevarnos
a que se postergue el cumplimiento de nuestras metas o nisiquiera alcanzarlas. 

En este ejemplo, imagina que normalmente no terminas tus tareas laborales al

culminar una jornada. Es preciso, a través de la Administración, elaborar una
estrategia que te permita planificar mejor tus actividades. Estableces un inicio,
donde determinas un día y una hora en la cual empezar. Analizas qué te quita
tiempo y eliminas esas rutinas de tus hábitos. 

Cuando pasen los días, habrás descubierto que la estrategia puesta en marcha ha
dado sus frutos y ahora eres un trabajador productivo.

Administración educativa 
En un colegio se vuelve habitual la llegada tarde, todos los días, de diferentes
alumnos de un mismo salón de clases. Desde la planificación, las directivas tratan
de comprender este fenómeno que cumple varios meses.

A través de la organización se entrevistan a los estudiantes quienes manifiestan

poco interés en las clases por la monotonía. 

Desde la dirección se procede a capacitar a los docentes con nuevas estrategias

de enseñanzas dinámicas y divertidas. Con el control, luego de pasado un tiempo,
se determina si las estrategias funcionan y si aumentó la puntualidad y el interés
de los alumnos por el aprendizaje.