Instituto Politécnico Nacional

La Técnica al Servicio de la Patria”

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION
(UNIDAD SANTO TOMAS)

PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS

ELECTRÓNICOS

Nombre del Profesor: Leonardo Márquez Rosas

Unidad IV: Gestor de base de datos Access

Actividad de aprendizaje 2: Crear base de datos

Estudiante: Martínez Márquez María

Guadalupe

Carrera: Contador Público

Numero de boleta : 20220A1422

Ciclo escolar : 2022-2026

Grupo: 2CX24

Fecha de entrega: 06 de mayo de 2023

 Cuestionario 7. Crear base de datos
Elaborado por Lic. Olga Ymay López
Catedrática del IPN
Instrucciones. Responde las siguientes preguntas de manera concreta.
El archivo con tu cuestionario “Crear Bases de Datos” es recomendable lo entregues con el título “Actividad 3 sesión 5”, en el
Formato requerido de Access. El cuestionario contiene respuestas breves acerca de cómo Access genera tablas.
Esta actividad tiene vigencia de entrega hasta el domingo de la quinta semana. Podrás enviarla vía buzón de tareas

¿Qué hace Access al generar tablas de las siguientes maneras?

1. A partir de una base en blanco
Cuando Access genera una tabla a partir de una base en blanco, te permite diseñar la estructura de la tabla y
especificar el tipo de datos para cada campo. Debes comenzar creando una nueva base de datos, agregando una
nueva tabla y seleccionando el tipo de datos apropiado para cada campo (texto, número, fecha, etc.). Luego, debes
agregar campos a la tabla y especificar las propiedades de cada campo según sea necesario (tamaño máximo,
formato, valor predeterminado, etc.).
La generación de tablas en Access de esta manera te da un mayor control sobre la estructura de la tabla y los datos
que se ingresarán en ella. También te permite especificar claves primarias y establecer relaciones entre tablas si es
necesario.

Las principales características de Access al generar tablas de una base de datos en blanco son:
 Flexibilidad en la definición de la estructura de la tabla: Access permite definir la estructura de la tabla según
las necesidades específicas del usuario, permitiendo especificar el tipo de datos y las propiedades para cada
campo.
  Fácil inserción de datos: Después de haber definido la estructura de la tabla, es fácil ingresar y administrar los
datos gracias a la interfaz de usuario de Access.
 Capacidad para definir claves primarias: Access permite definir claves primarias para garantizar la integridad
de los datos.
 Capacidad para establecer relaciones entre tablas: En Access, es posible establecer relaciones entre tablas
que permiten integrar datos relacionados y garantizar la consistencia de la información en toda la base de
datos.
 Personalización de la vista de datos: Es posible personalizar la vista de datos según las necesidades del
usuario, incluyendo la utilización de filtros, consultas y otros recursos.

2. A partir de una plantilla

Cuando Access genera una tabla a partir de una plantilla, se utiliza un patrón predefinido para diseñar la estructura
de la tabla y especificar el tipo de datos para cada campo. Las plantillas proporcionan una estructura básica que se
puede personalizar según sea necesario.
Por ejemplo, puedes seleccionar una plantilla de "Clientes" que incluirá campos como nombre, dirección, número de
teléfono, correo electrónico, etc. Entonces, puedes personalizar la plantilla para agregar o eliminar campos y
establecer las propiedades de cada campo.
Las ventajas de utilizar una plantilla son que puede ahorrar tiempo y esfuerzo al proporcionar una base estructural
sólida. También pueden garantizar una estructura consistente para las tablas en su base de datos. Sin embargo, las
plantillas pueden ser limitantes si necesitas una estructura de tabla más personalizada o si necesitas especificar
campos más específicos.
Las principales características de Access al generar tablas a partir de una plantilla son las siguientes:
 Estructura de tabla predeterminada: Access proporciona una estructura de tabla predeterminada en las
plantillas, lo que permite ahorrar tiempo y esfuerzo al momento de crear una base de datos.
  Campos predefinidos: Las plantillas de Access ya incluyen campos predefinidos que se ajustan a los
requerimientos de la plantilla, lo que facilita la creación de nuevas bases de datos.
 Relaciones ya definidas: En algunos casos, las plantillas de Access ya tienen relaciones predefinidas entre
las tablas, lo que permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la creación de la base de datos.
 Datos de ejemplo: Al generar una tabla a partir de una plantilla, Access también puede incluir datos de
ejemplo que le ayuden a familiarizarse con la estructura y los datos que se manejan.
 Personalización de la tabla: Aunque las plantillas proporcionan una estructura predeterminada y campos
predefinidos, Access también permite personalizar la estructura y los campos de la tabla según las
necesidades específicas del usuario.
3. Abrir una base de datos existente en Access 2007
Cuando abres una base de datos existente en Access 2007, estás accediendo a una estructura de tabla que ya ha
sido definida. Puedes ver la estructura de la tabla y los datos que ya han sido ingresados. Desde allí, puedes
agregar, eliminar o editar los datos existentes y definir nuevas consultas, formularios y otros objetos según sea
necesario.
La ventaja de abrir una base de datos existente es que te permite trabajar con datos que ya han sido ingresados y
que tal vez ya hayan sido organizados. Puedes utilizar una base de datos existente para añadir nuevas
funcionalidades, crear informes, o realizar consultas según sea necesario. Sin embargo, la desventaja de abrir una
base de datos existente es que es posible que la estructura de la tabla no sea la ideal para lo que deseas hacer, y
es posible que debas realizar modificaciones significativas en la estructura existente para satisfacer tus
necesidades. En estos casos, puede ser necesario crear una nueva base desde cero o utilizar una plantilla
preexistente.

Las principales características de abrir una base de datos existente en Access 2007 son:
 Posibilidad de visualizar y acceder a los objetos de la base de datos: Al abrir una base de datos existente en
Access 2007, es posible visualizar y acceder a los diferentes objetos de la base de datos, como tablas,
consultas, formularios e informes.
 Flexibilidad en la edición de los objetos de la base de datos: Access 2007 permite editar y personalizar los
diferentes objetos de la base de datos, así como agregar nuevos objetos en caso de ser necesario.
  Facilidad para consultar y analizar los datos: Al abrir una base de datos existente en Access 2007, es posible
realizar consultas y análisis de datos de manera rápida y sencilla, gracias a las herramientas y funciones
integradas en el programa.
 Integración con otras aplicaciones de Microsoft Office: Access 2007 se integra con otras aplicaciones de
Microsoft Office, como Excel y Word, lo que permite compartir y trabajar con los datos de la base de datos de
forma más eficiente.
 Capacidad para administrar usuarios y permisos: Access 2007 permite administrar los usuarios y los
permisos de la base de datos, asegurando la integridad y seguridad de los datos almacenados.
¿Cuáles son las opciones para crear tablas?
4. Tabla
Para crear una tabla en Access, puedes seguir los siguientes pasos:
 Abre Microsoft Access.
 Haz clic en "Archivo" en la barra de herramientas superior.
 Selecciona "Nuevo" o "Nuevo en blanco" si lo estás haciendo desde cero.
 Haz clic en "Tabla en blanco" o en "Asistente para tablas".
 Usa el diseño de la tabla o el asistente para definir los campos que quieras agregar y sus propiedades, como
el tipo de datos y el tamaño del campo.
 Haz clic en "Guardar" cuando hayas terminado de definir la tabla.
Las opciones para crear tablas en Access son:
 Crear una tabla en blanco: Esta opción permite crear una tabla nueva y vacía, donde se pueden agregar los
campos necesarios.
 Uso de plantillas: Access incluye varias plantillas de base de datos que contienen tablas predefinidas que se
pueden personalizar según las necesidades.
 Importar tablas de otras bases de datos: Access permite importar tablas de otras bases de datos, lo que
facilita la transferencia de datos entre diferentes sistemas.
 Importar datos desde fuentes externas: Access puede importar datos de archivos de texto, hojas de cálculo
de Excel y otras fuentes externas y utilizarlos para crear nuevas tablas.
  Crear tablas mediante la herramienta de diseño: Con la herramienta de diseño de tablas, se puede crear y
personalizar tablas rápidamente, definiendo los campos y las propiedades de la tabla.
 Crear tablas mediante el Asistente para tablas: Access también incluye un asistente para tablas que guía al
usuario a través del proceso de creación de una tabla, haciendo que sea más fácil y rápido crear una tabla.

5. Plantillas de tabla
 Abre Microsoft Access.
 Crea una nueva base de datos o abre una existente.
 Haga clic en "Tablas" en el panel de navegación del lado izquierdo.
 Seleccione "Nueva" en la cinta de opciones.
 Seleccione "Diseño de tabla" en el menú desplegable.
 Agrega los campos que quieres incluir en la tabla.
 Define las propiedades de los campos, como el tipo de datos y el tamaño del campo.
 Cuando hayas terminado de agregar campos y definir propiedades, haz clic en el botón "Vista de diseño"
para cambiar a la vista de diseño de la tabla.
 Haga clic en "Archivo" en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.
 Seleccione "Guardar como".
 Seleccione "Plantilla de tabla" en el menú desplegable "Tipo".
 Especifica un nombre para la plantilla y elige una ubicación donde guardarla.
 Haz clic en "Guardar".
opciones para crear plantillas de tabla en Access:
 Crear una tabla de muestra: Crea una tabla en blanco y agrega algunos registros, luego guárdala como
plantilla.
 Usar una plantilla existente: Access incluye varias plantillas de base de datos que contienen tablas
predefinidas que se pueden utilizar para crear una plantilla de tabla personalizada.
 Crear una plantilla desde una base de datos existente: Si ya tienes una base de datos con tablas que te
gustaría usar en tu plantilla, puedes crear una plantilla a partir de esa base de datos.
  Usar una plantilla de Microsoft Office: Access incluye algunas plantillas de tablas de Microsoft Office que se
pueden usar como base para una plantilla personalizada.
 Crear una plantilla desde cero: Puedes crear una tabla vacía y personalizarla como lo desees, luego
guardarla como plantilla.

6. Listas de SharePoint
 Inicia sesión en tu cuenta de SharePoint.
 En la página de inicio, selecciona "Listas" en la barra de navegación de la izquierda.
 Haz clic en "Crear lista" en la cinta de opciones en la parte superior.
 Selecciona el tipo de lista que deseas crear o elige "Personalizado" para crear una lista desde cero.
 Elige un título para la lista y completa las propiedades de configuración de la lista según tus necesidades.
 Haz clic en "Crear".
Opciones de lista más comunes en SharePoint:

 Columnas: Puedes agregar columnas personalizadas a tu lista, como campos de fecha, campos de opciones
y campos de números.
 Vistas: Las vistas te permiten ver diferentes secciones de la lista en función de criterios específicos. Puedes
crear vistas personalizadas y establecerlas como vistas predeterminadas.
 Formularios: SharePoint ofrece diferentes tipos de formularios que puedes usar para agregar, modificar y ver
elementos de lista, y también puedes crear formularios personalizados.
 Alertas: Puedes establecer alertas en la lista para recibir notificaciones cuando se agregan, eliminan o
modifican elementos.
 Versiones de historial: SharePoint mantiene un historial de versiones de elementos de lista, lo que te permite
ver las modificaciones realizadas y restaurar versiones anteriores.

7. Diseño de tabla
 Abra Microsoft Access y seleccione la opción "Tablas" en el panel de navegación.
  Seleccione "Nueva" en la pestaña Tablas de la cinta de opciones.
 Seleccione "Diseño de tabla" en el cuadro de diálogo Nuevo.
 Agregue los campos que desea incluir en la tabla haciendo clic en las celdas del área de diseño.
 Configure las propiedades del campo en la fila de campo inferior, como el nombre del campo, el tipo de datos
y la longitud del campo.
 Haga clic en la celda de la clave principal del campo si desea establecer la clave principal.
 Utilice la herramienta de la barra de herramientas para guardar, imprimir o cerrar el diseño.
 Guarda la tabla.
Algunas opciones comunes para el diseño de tabla:
 Agregar y eliminar campos.
 Definir el tipo de dato y la longitud de los campos.
 Establecer una clave principal.
 Aplicar formato a los datos, como colores de fondo y de texto.
 Configurar validaciones y reglas de entrada.
 Establecer relaciones entre tablas.
 Configurar opciones de ordenamiento y filtro de datos.
 Establecer opciones de índice y de tamaño de página.
 Crear consultas para recuperar datos de la tabla.
 Establecer las opciones de seguridad y permisos para la tabla.
8. La vista diseño de tabla se divide en 2 secciones que son:
1. Área de diseño de tabla: donde puedes agregar y configurar campos de la tabla.
2. Área de propiedades de campo: donde puedes establecer las propiedades del campo seleccionado, como el
nombre del campo, el tipo de datos, la longitud del campo y si es o no una clave principal.

9. En que sección se establece el nombre del campo en la vista diseño

En la vista de diseño de tabla en Microsoft Access, el nombre del campo se establece en la fila de campo inferior en
el área de diseño de la tabla. En esa fila, puedes hacer clic en la celda "Nombre de campo" y escribir el nombre que
deseas darle al campo. Luego, al presionar Enter, se establecerá el nombre del campo. Es importante recordar que
el nombre que elijas debe ser único y no puede contener espacios ni caracteres especiales.

10. En que pestaña de propiedades se pueden cambiar la longitud de los datos, reglas de validación,
formato de visualización, entre otras.

En la vista de diseño de tabla en Microsoft Access, se puede cambiar la longitud de los datos, reglas de validación,
formato de visualización y otras propiedades de campo en la pestaña "Propiedades del campo". Para acceder a esta
pestaña, selecciona el campo al que deseas aplicar las propiedades y luego haz clic en el botón "Propiedades del
campo" en la cinta de opciones o en la barra de herramientas de acceso rápido. En esta pestaña, puedes encontrar
las opciones como:

- Formato
- Longitud del campo
- Regla de validación
- Valor predeterminado
- Requerido
- Clave principal
- Indexado
- Permitir longitud cero
Fuentes de consulta

IPN/ESCA Sto. Tomas D.R., J. (2019). Tutorial 13 Bases de datos Access . Instituto Politécnico Nacional (aula
Polivirtual). Recuperado el 06 de mayo de 2023, de: https://www.youtube.com/watch?v=wvvHHPBLLMQ

caltico (2023). ¿Qué es y para qué sirve Microsoft Access? Caltico . Recuperado el 06 de mayo de 2023, de:
https://www.caltico.es/que-es-y-para-que-sirve-microsoft-access/

Microsoft Corporation. (2019). Microsoft Access: [Software de base de datos]. Recuperado

de https://products.office.com/access

Microsoft. (2023). Funciones de Excel. Microsoft. Recuperado el 21 de abril de 2023, de:

https://support.microsoft.com/es-es/office/funciones-de-excel-por-orden-alfab%C3%A9tico-b3944572-255d-4efb-bb96-c6d90033e188

Microsoft. (2023). Funciones de Excel. Microsoft. Recuperado el 06 de mayo de 2023, de