BAB V

PEMBAHASAN

5.1 Pengelolaan Perbekalan Farmasi di RSUD S.K. Lerik

Kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi di RSUD S.K Lerik meliputi
pengelolaan Sediaan Farmasi, Bahan Medis Habis Pakai dan Pelayanan Farmasi
Klinik.
a. Pengelolaan Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai
Kegiatan Pengelolaan di RSUD S.K Lerik Kota Kupang sudah
menggunakan SIMRS (Sistem Informasi dan Manajemen Rumah Sakit) yang
menggunakan system yang sudah terintegrasi. Pada Instalasi Farmasi RSUD
S.K Lerik sudah menggunakan aplikasi yang spesifik melalui aplikasi khanza
yang merupakan sistem informasi manajemen Rumah Sakit yang
memungkinkan untuk kegiatan dapat berlangsung secara online.
Persediaan perbekalan farmasi di RSUD S.K Lerik meliputi :
1. Obat narkotika dan psikotropika
2. Injeksi : infus, vial, dan ampul
3. Obat-obatan generik tablet, kapsul, kaplet, sirup dan dry sirup, salep, dan
injeksi
4. Obat-obat paten/generik bermerek tablet, kapsul, tetes mata, tetes telinga,
injeksi, dll.
5. Suppositoria dan ovula
6. Obat -obat high alertObat program (obat TBC, obat COVID-19, Anti Retro
Viral untuk pasien HIV/AIDS, dan obat malaria)
7. Bahan Beracun dan Berbahaya (B3)
8. Bahan Medis Habis Pakai.
Manajemen pengelolaan perbekalan farmasi di RSUD S.K Lerik yaitu:
a. Pemilihan
Pemilihan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai di RSUD
S.K Lerik Kota Kupang berdasarkan Formularium Rumah Sakit,
pola penyakit, pemakaian sebelumnya, mutu dan stabilitas obat,
efektivitas dan keamanan, harga yang terjangkau, ketersediaan di
 pasaran.
b. Perencanaan Kebutuhan
Kegiatan perencanaan di RSUD S.K Lerik menggunakan 3 metode
yaitu konsumsi, epidemiologi (morbiditas), kombinasi antara metode
konsumsi dan epidemiologi serta disesuaikan dengan anggaran yang
tersedia di Rumah Sakit.
a. Metode Komsumsi
Perhitungan kebutuhan di dasarkan pada data real konsumsi obat
periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
Digunakan untuk obat atau Alat Kesehatan yang mempunyai
data konsumsi yang tepat, yang tidak bisa dihitung dengan kasus
per kasus penyakit. Misalnya, Infus cairan dasar (RL, D5%,
NaCl dll), Injeksi Antibiotika generik (Ceftriaxon, Cefotaxim)
dan Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai ( Spuit,
Infuset, IV Cateter dll).
b. Metode Epidemiologi (Morbiditas)
Metode Perencanaan berdasarkan pada penyakit yang ada di
Rumah Sakit S.K. Lerik Kota Kupang atau yang paling sering
muncul di masyarakat bertujuan untuk, mengetahui perbekalan
kesehatan suatu populasi masyarakat tertentu (Obat Program, KB,
Obat Program Imunisasi, dan Vaksin). Memperkirakan kebutuhan
obat atas dasar epidemiologi.
c. Metode Kombinasi (Konsumsi dan Epidemiologi)
Pada metode ini berupa perhitungan kebutuhan obat atau Alat
Kesehatan yang mempunyai data konsumsi, namun kasus
penyakit cenderung berubah (naik atau turun). Koreksi dapat
berupa penambahan bila kasus epidemiologi naik, berupa
pengurangan bila kasus turun. Digunakan untuk Obat dan Alat
Kesehatan yang mengalami flukuatif, maka dapat menggunakan
metode konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit,
perubahan jenis/jumlah tindakan, perubahan pola peresepan,
perubahan kebijakan pelayanan.
 d. Pengadaan
Kegiatan pengadaan obat dan BHPK di RSUD S. K. Lerik dilakukan
melalui pembelian dan dropping/sumbangan/hibah.
1. Pembelian
1) Reguler
Petugas gudang farmasi melakukan pemeriksaan dan stok
Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai yang stoknya
menipis dan melaporkan kepada Apoteker Penanggung Jawab.
Kemudian Apoteker Penanggung Jawab melakukan pemesanan
Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai kepada
distributor dengan melampirkan blanko Surat Pesanan. Surat
Pesanan dibuat 2 rangkap non Psikotropika-Narkotika ( 1 terdiri
dari blanko dan arsip). 4 rangkap untuk Psikotropika-
Narkkotika 1 asli kedistributor dan 3 rangkap arsip.
2) E-catalog
Petugas gudang melakukan pemeriksaan dan perekapan stok
Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang hampir
habis dan melaporkan kepada Apoteker Penanggung Jawab.
Kemudian Apoteker Penanggung Jawab mengajukan pemesanan
kepada Pejabat Pembuat Komiten (PPK) dan disetujui,
kemudian PPK melimpahkan ke panitia pengadaan untuk
ditindaklanjuti pembelian secara sistem (E- catalog)
2. Sumbangan / dropping / hibah
Selain melalui pembelian, perbekalan farmasi juga diperoleh
dari sumbangan / dropping / hibah, dari Dinas Kesehatan Kota
Kupang, Dinas Kesehatan Provinsi NTT, Dinas PPKB yang harus
disertai dokumen administrasi yang lengkap baik itu dokumen
permintaan, dokumen penerimaan dan dokumen penggunaan. Obat-
obat sumbangan yang ada di RSUD S.K. Lerik yaitu obat
Antitubercolosis, vaksin, obat Antiretroviral, Bahan Medis Habis
Pakai obat KB (implant IUD). Sumbangan dari pihak ketiga seperti
 CV, PT, LSM yang bersisi obat, alat tulis kantor, paket ibu
melahirkan, masker, dan lain-lain.
d. Penerimaan
Untuk penerimaan, setelah Obat dan BMHP tiba digudang utama,
dilakukan penerimaan dan pemeriksaan oleh petugas gudang sesuai
dengan SPO di Instalasi farmasi. SPO di RSUD. S.K. Lerik meliputi:
1. Periksa keabsahan faktur meliputi nama dan alamat RS dan Pedagang
Besar Farmasi (PBF) serta tanda tangan penanggung jawab PBF.
2. Mencocokan faktur dan obat yang datang meliputi nama obat, jenis
bentuk sediaan, kekuatan sediaan, jumlah, nomor batc, tanggal
kadaluarsa.
3. Memeriksa kondisi fisik obat meliputi kondisi wadah dan sediaan serta
tanggal kadaluarsa, dan bilamana ditemukan rusak maka akan diretur
kembali dan diminta untuk digantikan dengan obat yang kondisi
fisiknya baik.
4. Setelah selesai diperiksa, faktur ditandatangani dan diberi tanggal serta
di cap. Faktur yang asli diserahkan kepada sales sedangkan Salinan
faktur disimpan oleh petugas gudang sebagai arsip
Obat dan BMHP tersebut ditulis dalam buku penerimaan barang dan
diinput kedalam sistem Khanza.
e. Penyimpanan
Sistem penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi
RSUD S.K. Lerik meliputi:
1. Alfabetis
Penyimpanan obat berdasarkan huruf atau alphabet awalnya sehingga
mempermudah pengambilan obat saat pelayanan. Misalnya Amlodipin,
Betahistin, Cefadroxil dan seterusnya sampai obat Zink. Penyimpanan
ini diterapkan baik digudang maupun di apotek
2. Bentuk sediaan
Penyimpanan obat berdasarkan wujud zat yaitu sediaan bentuk cair
(suspensi dan sirup), sediaan semi padat (krim, salep, gel), dan
 sediaan padat (tablet, kapsul, pil) disimpan pada rak yang berbeda-
beda berdasarkan bentuk sediaan.
3. First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO)
Penyimpanan First In First Out (FIFO) berdasarkan obat yang masuk
terlebih dahulu wajib dikeluarkan terlebih dahulu, penyimpanan First
Expired First Out (FEFO) berdasarkan obat yang tanggal kadaluarsa
duluan wajib dikeluarkan terlebih dahulu. Penyimpanan ini diterapkan
baik digudang maupun di apotek
4. High Alert
Penyimpanan obat dengan kewaspadaan tinggi dilakukan dilemari
yang diberi penandaan khusus berupa garis merah. Misalnya eletrolit
pekat terdiri dari KCL, MgSO4 40%, D40, NaCL 3%, Meylon inj,
Atropin Sulfat inj, Epineprin inj, Tradosik inj, dan Vascon inj. Untuk
sediaan High Alert hanya tersedia di gudang transit
5. Look Alike Sound Alike (LASA) atau Nama Obat Rupa dan Ucapan
Mirip (NORUM)
Penyimpanan obat yang memiliki rupa/ucapan yang mirip dan obat
yang memiliki kekuatan sediian berbeda diberi label LASA dan
disimpan terpisah atau diberi jarak. Misalnya Ceftriaxon dan
Cefotaxim, atorvastatin 10 mg dan 20 mg, candesartan 8mg dan
candesartan 16mg
6. Suhu
Penyimpanan obat berdasarkan suhu yang tertera pada kemasan obat.
Yaitu 2o-8oC (suhu dingin) misalnya Insulin, Vaksin HB0, 8o-15oC
(suhu sejuk) misalnya Cendo lyters, Cendo Xitrol , 15o-30oc (suhu
kamar) misalnya obat tablet Asam Mafenamat, Natrium Diclofenac,
dan Paracetamol
7. Penyimpanan Narkotika dan Psikotropika sesuai peraturan
Penyimpanan obat yang disimpan pada lemari kayu double pintu dan
memiliki dua buah kunci berbeda yang dipegang oleh Apoteker
Penanggung Jawab dan Tenaga Teknis Kefarmasian yang bertugas
pada shift jaga. Misalnya Alprazolam, Midazolam, Codein, Diazepam
 8. Penyimpanan B3 (Bahan, Berbahaya dan Beracun) yang meliputi
Alkohol 70% , Hydrogen peroxide 3%, Lysol consentrate 50%,
povidone iodine 10%, formalin 37%, coenzyme ensimatic cleaner
disimpan di ruangan tersendiri yang memiliki ventilasi, alat pemadam
kebakaran B3 diletakan di atas palet. Selain itu untuk obat-obat yang
telah kadaluarsa (expired date) disimpan di ruangan terpisah.
f. Pendistribusian
Jika terjadi kekosongan obat dan BMHP atau stok menipis di
apotek, maka koordinator apotek akan melakukan permintaan ke gudang
farmasi melalui aplikasi yang langsung terhubung ke gudang
farmasi.Setelah permintaan dikonfirmasi dan disetujui,Sediaan Farmasi
dikeluarkan dari gudang farmasi dan didistribusikan ke apotek yang
nantinya akan disimpan menurut jenis sediaan,bentuk sediaan,dan
golongan obat.
Selain itu terdapat beberapa metode pendistribusian Sediaan
Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai untuk pasien yaitu :
1. Apotek
RSUD S.K Lerik telah menggunakan aplikasi yaitu khanza yang
memungkinkan kagiatan dapat dilakukan secara online. Dokter
Penanggung Jawab pelayanan (DPJP) memasukkan resep ke aplikasi
dan mengirimkan ke Instalasi Farmasi. Kemudian pasien/keluarga
pasien datang ke Instalasi Farmasi untuk mengambil dengan membawa
selembar kertas yang berisi nama pasien dan nomor RM.
2. Gudang
Kegiatan pendistribusian BMHP ke poli, ruang perawatan,
laboratorium dan ruangan lainnya selain apotek dilakukan dengan cara
petugas datang membawa buku permintaan lalu dikonfirmasi oleh
petugas gudang kemudian barang tersebut diberikan kepada petugas
ruangan. Setelah itu,barang yang keluar di catat di sistem dan di buku
stock pengeluaran barang dan BMHP. Selain itu, untuk obat-obat
emergency diletakkan di trolley emergency dan disimpan di ruangan
IGD, ICU, VK Nifas, Neonatologi (perina) dan ruangan rawat inap
 Garudan dan Cendrawasih. Setiap kotak penyimpanan ditulis nama,
jumlah dan expire date. Obat-obatan ini secara rutin di cek
ketersediaannya diruang oleh petugas farmasi.
3. One Daily Dose (ODD)
Merupakan metode pendistribusian perbekalan farmasi dan BMHP
di RSUD S. K Lerik untuk sehari pemakaian.
g. Pemusnahan dan Penarikan
Kegiatan pemusnahan obat dan Bahan Medis Habis Pakai yang
telah rusak atau expire date di RSUD S.K Lerik pernah dilakukan 2 kali
yaitu pada tahun 2014 dan bulan Desember tahun 2022.
Tahapan pemusnahan yang dilakukan:
1. Petugas farmasi merekap daftar obat yang akan dimusnahkan dari
buku pencatatan obat kadaluarsa
2. Mengajukan usulan pemusnahan kepada direktur melalui bidang
pelayanan medis
3. Direktur menerbitkan surat keputusan tentang panitia pemusnahan obat
4. Menetapkan jadwal, metode, waktu, dan tempat pemusnahan
5. Melukukan pemusnahan sesuai jadwal, metode, waktu, dan tempat
pemusnahan yang telah disepakati
6. Panitia pemusnahan membuat berita acara pemusnahan yang
ditandatangani oleg pejabat yang berwenang atau saksi-saksi yaitu
BPOM, Dinas Lingkungan Hidup, Dinas Kesehatan Kota Kupang,
Kepolisian setempat, pihak RSUD S.K. Lerik (Instalasi Farmasi,
Managemen dan Sanitarian)
h. Pengendalian
Pengendalian Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai di RSUD
S.K. Lerik di lakukan berdasarkan automatic stop order dengan
melakukan evaluasi persediaan yang jarang di gunakan (Slow moving) dan
melakukan Stock opname sebelum sekali yaitu setiap akhir tahun.
i. Administrasi
Kegiatan administrasi di RSUD S. K Lerik terdiri dari :
1. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk
memonitoring transaksi Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis
Pakai yang masuk dan keluar di lingkungan Instalasi Farmasi Rumah
Sakit. Pencatatan akan mempermudah petugas untuk melakukan
pelaporan.
Dokumen pencatatan meliputi:
a) Buku penerimaan yaitu buku pencatatan obat masuk dari PBF ke
gudang, obat keluar dan sisa stok
b) Buku pengeluaran BMHP dan BHP Lab ke ruang perawatan,
laboratorium dan ruangan lainnya
c) Buku defecta untuk mencatat perbekalan farmasi yang stoknya
habis sehingga harus diadakan lagi (buku defecta apotik dan
gudang
d) Buku kunjungan yaitu pencatatan jumlah resep harian yang
meliputi jumlah rresep BPJS PBI, BPJS non PBI dan pasien umum
e) Buku expired date yitu buku untuk mencatat obat dan BMHP yang
telah kadaluarsa
f) Buku catatan polifarmasi yaitu buku yang mencatat resep dengan
polifarmasi pengobatan lebih dari 7 obat
g) Buku konfirmasi yaitu buku kunjungan keruangan perawatan untuk
mengonfirmasi resep yang dibuktikan dengan stempel konfirmasi
Dokumen pelaporan:
a) Laporan bulanan apotek
1) Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika
Laporan ini dilakukan melalui SIPNAP yang dilakukan
sebellum tanggal 10 dalam bulan
2) Laporan jumlah pemakaian obat generic dan paten
3) Laporan jumlah pemakaian BMHP dan BHP lab
4) Laporan jumlah pemakaian obat TBC
 5) Laporan jumlah pemakaian obat anti Retriviral
b) Laporan bulanan di gudang farmasi
1) Laporan jumlah pemakaian obat generic dan paten
2) Laporan jumlah pemakaian BMHP dan BHP lab
3) Laporan jumlah pemakaian vaksin (HB0) dan Hiperheb
c) Laporan tahunan
Laporan neraca obat (obat generic dan paten)
2. Administrasi Penghapusan
Administrasi penghapusan di IFRS Umum Daerah S.K.Lerik
dilakukan ketika obat dan/atau BMHP tidak terpakai karena
kedaluwarsa, rusak, atau mutu tidak memenuhi standar dengan cara
melakukan pencatatan pada buku Expired Date (ED) dan diinput pada
sistem khanza (retur obat).
b. Pelayananan Farmasi Klinik
a. Pengkajian dan Pelayanan Resep
Proses peresepan di RSUD S.K Lerik sudah menggunakan sistem
resep elektronik. Alurnya meliputi Dokter Penanggung Jawab Pelayanan
(DPJP) mengirimkan resep lewat sistem khanza yang secara otomatis
diterima dibagian apotek. Kemudian pasien atau keluarga pasien datang
ke apotek membawa nota bertuliskan nama dan nomor Rekam Medik
pasien sehingga oleh petugas farmasi resep yang telah dikirim di E-Press.
Kemudian petugas farmasi melakukan pengkajian terhadap resep yang
meliputi :
1. Administrasi: nama pasien, umur pasien, jenis kelamin, berat badan
dan tinggi badan pasien, nomor MR, alamat, nama dokter, nomor SIP,
paraf dokter, tanggal resep, dan ruangan atau unit asal resep.
2. Persyaratan farmasetik: nama obat, bentuk dan kekuatan sediaan,
jumlah obat, stabilitas, dan aturan cara penggunaan.
3. Persyaratan klinis: ketepatan indikasi, dosis, waktu penggunaan obat,
duplikasi pengobatan, alergi dan reaksi obat yang tidak dikehendaki
(ROTD).
4. Koreksi akhri: yaitu pemeriksaan ulang obat yang telah disiapkan oleh
 petugas berbeda. Koreksi akhir juga dilakukan oleh penyerahan obat,
untuk memastikan bahwa yang menerima obat adalah pasien yang
tepat atau keluarga pasien (benar pasien, benar obat, benar dosis, benar
cara pemberian, dan benar waktu pemberian).
Pengkajian resep dilakukan untuk menganalisa adanya
masalah terkait obat, apabila ditemukan masalah terkait resep maka
petugas farmasi harus menghubungi DPJP untuk mengkonfirmasi
resep tersebut, dan apabila telah dikonfirmasi dicatat pada buku dan
distempel konfirmasi. Setelah itu, mengecek kembali etiket kemudian
resep tersebut dicetak bagi pasien BPJS atau asuransi kesehatan
lainnya. Jika pasien merupakan pasien umum maka resepnya dicetak
setelah pasien melakukan pembayaran diloket yang dibuktikan dengan
kwitansi pembayaran yang diserahkan ke apotek. Jika pasien dengan
status BPJS Idle/ada penunggakan harus membuat jaminan diloket
terlebih dahulu. Setelah itu dilakukan penyiapan obat racikan atau non
racikan, Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) dengan sistem ODD (One
Daily Dose) atau Individual Prescrition.
Kemudian obat dibungkus dan diberikan etiket yang sudah dicetak
menggunakan mesin cetak etiket, petugas kemudian melakukan
pengecekan kembali (double check) dilakukan dengan mencocokkan
nama pasien, nama obat, jumlah sediaan Obat atau Bahan Medis
Habis Pakai, benar pasien, benar obat, benar dosis, benar cara
pemberian dan waktu pemberian dengan yang tertulis pada resep.
Obat dan BMHP diserahkan kepada pasien disertai pemberian PIO
atau konseling untuk mencegah terjadinya kesalahan penggunaan obat
(medication eror).
b. Penelusuran Riwayat Penggunaan Obat
Penelusuran riwayat penggunaan obat di RSUD S.K Lerik masih
dilakukan oleh perawat, khususnya untuk pasien yang baru masuk
Rumah Sakit diisi pada lembar assessment. Penelusuran riwayat obat
dilakukan juga pada saat visite tetapi visite belum dilakukan lagi setelah
pandemi.
c. Rekonsilasi
Rekonsiliasi obat merupakan proses membandingkan instruksi
pengobatan dengan obat yang telah didapat pasien. Apoteker atau Asisten
Apoteker menelusuri riwayat penggunaan obat pasien sebelum masuk
Rumah Sakit kemudian membandingkan daftar obat tersebut dengan obat
yang diresepkan saat perawatan untuk mencegah terjadi keselahan
penggunaan obat.
d. Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Pelayanan Informasi Obat di RSUD S.K Lerik Kota Kupang dilakukan
saat obat di berikan kepada pasien dengan memastikan kembali identitas
pasien dengan meminta pasien kembali menyebutkan kembali nama
pasien kmudian petugas menjelaskan nama obat, dosis sediaan, indikasi
obat, aturan pakai dan efek samping obat kepada pasien dan atau keluarga
pasien.
e. Konseling
Pada RSUD S.K. Lerik Kota Kupang, konseling untuk pasien rawat inap
dilakukan oleh Apoteker saat melakukan kunjungan mandiri sedangkan
untuk pasien rawat jalan proses konseling umumnnya dilakukan pada
pasien yang menderita penyakit kronis (DM, Hipertensi, Gagal Ginjal)
diruangan konseling yang berada tepat di samping ruang tunggu apotek
salah satu contohnya pada pasien diabetes yang baru pertama kali
menggunakan obat insulin terkait dengan cara penggunaan obat,
penyimpanan obat, efek samping, pemusnahan, dan terapi Non-
farmakologi.
f. Visite
Di RSUD S.K. Lerik Kota Kupang, visite di lakukan oleh Apoteker yang
bertanggung jawab beserta team di bidang farmasi klinik setiap minggu
untuk pasien rawat inap di ruangan cendrawasih khususnya pasien
Diabetes Melitus.
g. Pemantauan Terapi Obat
Pemantauan terapi obat di RSUD S.K Lerik Kota Kupang dilakukan
dengan tujuan agar dapat mencegah terjadinya medication eror.
 Pemantauan terapi obat dapat dilakukan dengan visite bersama maupun
mandiri dengan tujuan agar dapat mengontrol terapi yang diberikan. Jika
terdapat masalah dalam terapi (DRP) maka harus dilakukan analisis
SOAP (Subjective, Objective, Assessment, Planning). Selain saat ada
masalah, SOAP juga dilakukan pada saat pasien masuk Rumah Sakit.
DRP (Drug Related Problem) ada yang bersifat aktual maupun potensial.
DRP yang bersifat potensial biasanya ditangani oleh Apoteker. Sementara
untuk DRP yang bersifat aktual harus ditelaah untuk mengetahui
penyebab terjadinya DRP.
h. Monitoring Efek Samping Obat
MESO di RSUD S.K Lerik dilakukan untuk kasus efek samping obat
yang aktual ataupun potensial yang membahayakan pasien. MESO diisi
pada lembar ESO kemudian lembar ESO dikumpulkan dan diserahkan
ke KFT (Komite Farmasi dan Terapi). Untuk efek samping yang aktual
dan fatal KFT akan melakukan analisis Naranjo, hasil analisis dikirim ke
Pusat Monitoring Efek Samping Obat Nasional.
i. Evaluasi Penggunaan Obat
Evaluasi Penggunaan Obat (EPO) di RSUD S.K Lerik dilakukan dengan
mengevaluasi kesesuaian resep dengan Formularium Rumah Sakit.
Evaluasi penggunaan Obat pada pasien sudah dilakukan pada pasien
diagnosa Diabetes Melitus.