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COPIL PC-Scol N°1

6 D é c e m b r e 2 0 17
Sommaire

+ Présentation du Projet PC Scol


+ La méthode Agile
+ Etat d’avancement du projet
+ Le domaine fonctionnel global
+ Proposition de priorisation pour les développement de
la période avril 2018 à septembre 2018

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Présentation du projet

3
Enjeux

+ Un projet national de refonte SI : Pour l’ensemble de l’ESR


(cible 119 établissements)
+ Un travail collaboratif : Co-construction avec des sites ESR, une
inscription dans le cadre de cohérence national.
+ Une solution en adéquation avec les besoins métiers, une
construction itérative basée sur une méthode Agile
+ Importance de l’implication de l’ensemble des acteurs
(disponibilité, assiduité des métiers) et du portage du projet
(participation aux instances)
+ Capitaliser sur les compétences de l’ESR et pérenniser ces
compétences au sein de l’ESR
+ La co-construction avec les établissements = implications
multiples et changement de paradigme au niveau des relations entre
l’Amue, l’Association Cocktail et les établissements.
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Périmètre : Nouveau départ

AMUE
GRH
+ Le projet est destiné à remplacer ROF, Paie
Apogée, SVE et Scolarix, il capitalisera SVE GFC
les meilleurs concepts ou réalisations & Scolarix Recherche

d’Apogée, de ROF ou de SVE Transverse

Référentiel
+ Les fonctionnalités nouvelles par
rapport à l’existant (AMUE & Cocktail)
représentent environ 50% de la cible du
projet
AMUE
GRH
+ Certaines fonctionnalités hors projet
Paie
commun pourront être développées avec
GFC
un financement spécifique AMUE ou Recherche
Cocktail. Projet Commun Scolarité Transverse
Formation Vie étudiante
Référentiel

5
Périmètre de la formation, scolarité & vie
étudiante

PROJET COMMUN SCOLARITÉ


REPRISE DE
POP PPC DONNÉES
Piloter Opérationnellement Préparer le Pilotage Contractuel
TUTELLE
COF ACL VIE
MENESR MAAF …

Construire l’Offre Accueillir SUC Gérer la vie PARTENAIRE


Suivre le Cursus CROUS SECU …
de Formation Etudiante
INS
MOF Inscrire COMUE
Mettre en œuvre COC ALU
l’Offre de CHC Contrôler le Cursus Gérer les Alumni
INTER
ETABLISSEMENT
Formation Choisir un Cursus
BRIQUES SVE
PLA ACC DOC ENT LMS EDT …
Planifier Accompagner Docu. Administrative
BRIQUES SI
GFC GRH …

COCKTAIL AMUE Autres Référentiels MOBILITE


GRHUM SINAPS

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Gouvernance proposée pour le projet

Le comité de direction Le comité de pilotage


Il a vocation à : Il a vocation à :
 Piloter et administrer le projet dans son  Valider le projet et ses évolutions ainsi que les
ensemble. plans projet afférents.
 Valider le budget initial et la répartition des  Arbitrer si nécessaire entre les solutions
sommes consacrées au projet et les transferts proposées.
financiers entre les acteurs du projet.  Piloter l’avancement et la projection du
programme.
Ce comité est constitué à égale représentation de :
Ce comité est constitué à égale représentation de :
 Représentants de l’Amue,  Représentants de l’Amue,
 Représentants de l’association Cocktail.  Représentants de l’association Cocktail.
 Représentants des établissements.

Les comités de suivi des sites


Ils ont vocation à :
 Suivre les activités de l’équipe de co-construction.
 Suivre le respects des obligations prises par les parties.
 Suivi RH et financier.
Ces comités sont constitué de :
 Représentants de la direction du projet,
 Représentants de l’établissement

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Comité de Pilotage

Etablissements représentatifs des grands


Etablissements co-constructeurs :
types d’établissements :
+ Strasbourg - Frédéric Dehan (DGS) 
+ Paris 8 - Johnny Gogibus (DEVE)
+ Nantes - Laurianne Schlaeppi (DGA)
+ Centrale Marseille - Olivier Page (DSI)
+ Grenoble - Isabelle Olivier (VP Num)
+ Bordeaux - Jocelyn Caillaud (DEVE)
+ Lyon - Philippe Malbos (VP Num)
+ Nîmes - Nathalie Gauthey (DSI)
+ Lorraine et ESUP - Brigitte Nomine (VP
Num) + INSA Rennes - Patrice Leguesdon (DSI)
+ Agrocampus Ouest - Bruno Gadoud
+ AMUE - Hugues Ponchaud (DEVE)
+ AMUE - Pierre-Marie Martin + Ecole Véto d’Alfort - Catherine Colmin
+
(DEVE)
Cocktail - Guy Joulin ou Frédéric Pomies
+ Franche comté : Laurence Treps
+ Cocktail - Christophe Delhomelle
(DEVE)
+ PC Scol - Ludovic Boudy
Tutelles :
+ PC Scol - Michel Allemand
+ DGSIP : Mehdi Gharsallah
+ MAA : Laurence Dumas

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Organisation générale du projet

A • Gouvernent et pilotent le projet avec les établissements et la direction du projet


• Soutiennent et supportent le projet
Amue & • Recrutent et mettent en place une équipe projet qui:
Association Cocktail • Assure le pilotage et la coordination de l’ensemble du projet
• Accompagne le déploiement de la solution

Participation
Etablissements • Apportent l’expertise métier ou technique au projet
EXPERTS • Peuvent participer au comité de pilotage

C • Co-Construisent et maintiennent la solution, font partie de l’équipe projet

Contribution
Etablissements Expertise, Conception, développements, tests & documentation associée
CO-CONSTRUCTEURS • Gèrent administrativement leurs ressources
• Participent au comité de pilotage

P • Participent à la recette des applicatifs


Etablissements • Qualifient la solution avant le passage en production, sont les premiers à être

Pilotes
PILOTES déployés
• Peuvent participer au comité de pilotage

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Equipe projet

10
La méthode Agile

11
La méthode Agile

Manifeste pour le développement Agile de logiciels

Nous découvrons comment mieux développer des logiciels


par la pratique et en aidant les autres à le faire.
Ces expériences nous ont amenés à valoriser :

Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils


Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive
La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle
L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan

Nous reconnaissons la valeur des seconds éléments, mais privilégions les


premiers.

Manifeste pour le développement Agile : http://agilemanifesto.org/iso/fr/manifesto.html

12
La méthode Agile

Les 12 principes
+ Notre plus haute priorité est de satisfaire le client en livrant rapidement et régulièrement des fonctionnalités à
grande valeur ajoutée.

+ Accueillez positivement les changements de besoins, même tard dans le projet. Les processus agiles exploitent
le changement pour donner un avantage compétitif au client.

+ Livrez fréquemment un logiciel opérationnel avec des cycles de quelques semaines à quelques mois et une
préférence pour les plus courts.

+ Les utilisateurs ou leurs représentants et les développeurs doivent travailler ensemble quotidiennement tout au
long du projet.

+ Réalisez les projets avec des personnes motivées. Fournissez-leur l’environnement et le soutien dont elles ont
besoin et faites-leur confiance pour atteindre les objectifs fixés.

+ La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l’information à l'équipe de développement et à
l’intérieur de celle-ci est le dialogue en face à face.

https://fr.wikipedia.org/wiki/Manifeste_agile

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La méthode Agile

Les 12 principes
+ Un logiciel opérationnel est la principale mesure d’avancement.

+ Les processus agiles encouragent un rythme de développement soutenable. Ensemble, les


commanditaires, les développeurs et les utilisateurs devraient être capables de maintenir
indéfiniment un rythme constant.

+ Une attention continue à l'excellence technique et à une bonne conception renforce l’agilité.

+ La simplicité – c’est-à-dire l’art de minimiser la quantité de travail inutile – est essentielle.

+ Les meilleures architectures, spécifications et conceptions émergent d'équipes auto-organisées.

+ À intervalles réguliers, l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et
modifie son comportement en conséquence.

https://fr.wikipedia.org/wiki/Manifeste_agile

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La méthode Agile

SCRUM : un choix déterminant pour


• l’équipe projet
• les experts
• les utilisateurs

La complexité rend la prédictibilité impossible


• Scrum propose un modèle de contrôle de processus fondée sur l'empirisme
• l'adaptation continue aux conditions réelles de l'activité
• réaction rapide aux changements

Opposition directe
SCRUM Cycle en V

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La méthode Agile

Une équipe SCRUM

• Un Product Owner
• C'est le garant de l'ensemble des aspects fonctionnels du produit. Il définit les
fonctionnalités à développer, fixe les priorités, décrit les users stories, valide les
livraisons sur les aspects fonctionnels. Il endosse donc une partie du rôle des
chefs de projet MOE et MOA dans le cadre d'un projet en cycle en V

• Un Scrum Master
• Il va animer les différents rituels Agiles, sprint planning, stand-up meeting,
planning game, backlog refinement, demo, retro…  Mais aussi mesurer la vélocité
de l'équipe, aider l'équipe à identifier des axes d'amélioration et à les mettre en
place. Il est le garant de l'organisation et du respect des rituels qui sont choisis par
l'équipe. Il n'est pas manager, il est facilitateur.

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La méthode Agile

Une équipe SCRUM

• Consultant Fonctionnel
• Il à pour mission d’identifier les experts les plus à même d’exprimer les besoins
et de répondre aux interrogations. Il formalise le recueil des besoins par la
rédaction des spécifications fonctionnelles, la rédaction et/ou la validation des
cahiers de test.
• Il prend en charge l’organisation et l’animation des groupes de travail de référents
ou d’experts métiers des établissements et rédige les livrables attendus.
• Il participe à la conception générale de la solution en accompagnant le Product
Owner dans la préparation des users-story
• Il accompagne les établissements, quelle que soit la phase du projet avec en
particulier : la construction de la démarche de déploiement et la rédaction des
supports et formations associés. Durant la phase de déploiement, il organise le
déploiement, réalise les formations et assiste les utilisateurs dans leur prise en
main de la solution.

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La méthode Agile

Une équipe SCRUM

• Des développeurs
• Ils développent l'application, mais doivent élargir leur périmètre par rapport à un
projet cycle en V. Ils participent à l'estimation des charges, ils s'engagent sur un
périmètre à livrer en fin de sprint, ils font de la revue de code, ils proposent des
améliorations par rapports aux spécifications qui sont fournies, ils identifient les
opportunités techniques et les partagent avec le PO. Ils présentent leur travail aux
utilisateurs (MOA et Experts) lors des démos et identifient ce qui peut ou doit être
amélioré dans l'organisation du travail lors des rétro. Ils sont au cœur du projet. 

• Un testeur
• Il valide que les spécifications sont respectées et que le produit fonctionne comme
attendu. Pour cela il va rédiger des cahiers de test et exécuter toutes les tâches qui
peuvent être réalisées par les utilisateurs finaux. Les tests doivent se faire dans les
conditions les plus proches possible de l'utilisation finale. Les anomalies sont
consignées et transmises au PO pour correction.

18
La méthode Agile

SCRUM

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La méthode Agile

Les bénéfices : visibilité


Eviter l’effet tunnel : Livrer régulièrement à plusieurs bénéfices

• Montrer ce que l’on fait


• Faire tester dès que possible
• S’adapter au plus tôt pour limiter les impacts de potentielles erreurs de conception
• Mesurer la capacité de production
• Evaluer la qualité du travail
• S’améliorer chaque jour
• Recettes régulières
• Communiquer sur l’avancement

• Capacité à revoir les priorités


• Le projet est moins sensible aux imprévus

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La méthode Agile

Les bénéfices : motivation et engagement


Responsabiliser : Les contributeurs d’un projet agile s’approprient le produit

• Le produit est le fruit d’un travail collaboratif et collectif.


• Les users stories décrivent le besoin sans éléments inutiles.
• Les développeurs sont force de proposition.
• L’équipe est la plus autonome possible.
• L’équipe s’engage sur un périmètre et un délais à l’échelle d’un sprint
• Les développeurs font la démo de ce qu’ils ont fait. Ils se confrontent aux utilisateurs.
• Le PO connait parfaitement les besoins et il gagne la confiance des utilisateurs.

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La méthode Agile

Pour mener un projet Agile

• On s’inscrit dans une démarche de travail collaboratif


• On concentre les spécifications sur l’essentiel
• On réduit au minimum les instances de validation
• On a confiance en soi et on fait confiance aux autres
• On accepte de faire des erreurs et on accepte les erreurs des autres
• On passe du contrôle en amont de la réalisation au contrôle à postériori.
• On est tous autonome et responsable
• On partage les informations.
• On sert le même objectif
• On tend vers l’auto-organisation

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La méthode Agile

Impacts sur la gestion des priorités

• Pour le Copil
• Définir les priorités à 6 mois sur
• les macro processus
• les processus

• Pour le product owner


• Définir les priorités sur les fonctionnalités à traiter au sein des processus
• Sur la release (3 mois)
• Sur le sprint (3 semaines)

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Etat d’avancement du projet

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Organisation du projet-GRH

EXPERTS MÉTIERS 1,5 ETP EQUIPE DE DIRECTION2,5 ETP


J.F. LANGLAMET EXM 100% 01.09.2017 M. ALLEMAND DP 100% 01.04.2017
E. BOONEN EXM 50% 01.09.2017 L. BOUDY DO 100% 22.05.2017
R. BOURGES DT 50% 01.09.2017

CONSULTANTS 5,5 ETP EQUIPE TOULOUSE 6,8 ETP EQUIPE STRASBOURG 8,0 ETP
I. VICENTE 100% 01.06.17 D. DERUAZ PO 100% 01.09.2017 S. LOPEZ PO 100% 01.12.2017
I. REAU SM 100% 01.10.2017 A. GRAUSEM SM 100% 01.12.2017
A. BOULET 100% 01.04.17 4 ETP DEV 380% 01.10.2017 5 ETP DEV 500% 01.12.2017
L. AJENJO 100% 01.04.17 B. MARTY TEST 100% 01.10.2017 P. MATHELIN TEST 100% 01.12.2017
S. POUGET 100% 01.04.17 +2 ETP DEV 200% 2018 ?
V. ALMONACIL 100% 01.04.17
S. PETITDEMANGE 50% 01.04.17
EQUIPE NANTES 7,0 ETP EQUIPE 4 8,0 ETP
E. L’HELGOUAC’H PO 100% 01.03.2018 ??? PO 100% 01.06.2018
C. SAVINA SM 100% 01.03.2018 ??? SM 100% 01.06.2018
4 ETP DEV 400% 01.03.2018 4 ETP DEV 500% 01.06.2018
? TEST 100% 01.03.2018 ??? TEST 100% 01.06.2018

TRANSVERSE 2,9 ETP


D. SUTEAU CFO 100% 01.09.17 EQUIPE QUALIFICATION3,8 SOUTIEN 2,5 ETP
ETP M. CAUMETTE ADM 50% 01.04.2017
S. PETITDEMANGE URB 50% 01.09.17
V. HURTEVENT ASR 100% 01.01.2018
J. LAFOURCADE AT 20% 01.09.17 O. MATHERET RQUA 80% 01.04.2017
T. MONTFORT ASR 100% 01.02.2018
M. MARCHEGAY AT 20% 01.09.17 ??? TEST 100% 01.01.2018
J. SMYCZ 25 AD 50% 01.06.17 ??? TEST 100% 01.01.2018
Y. RENARD DBA 50% 01.06.17 ??? TEST 100% 01.01.2018
Evolution du recrutement du projet

Evolution RH
60.0

50.0

40.0

30.0

20.0

10.0

0.0
7 7 7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9
r-1 ay-1 un-1 ul-1 ug -1 ep-1 ct-1 ov-1 ec-1 an-1 eb-1 ar-1 pr-1 ay-1 un-1 ul-1 ug-1 ep-1 ct-1 ov-1 ec-1 an-1 eb-1 ar-1
Ap M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M

Direction Soutient C. F. Transverse Qualif


Experts P Toulouse P Strasbourg P Nantes P4
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Détail sur l’avancement de la GRH du projet

Les premiers mois du projet ont essentiellement été consacrés au recrutement et à la mise en place
des équipes

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Recrutement de l’équipe de direction • Finaliser le recrutement des ASR


• Recrutement des consultants fonctionnels • Identification de la quatrième équipe (choix entre
• Recrutement de l’équipe transverse et des architectes Lyon et Grenoble)
• Formation sensibilisation à la méthode Agile • Identification de l’équipe de qualification
• Identification des équipes de développement de • Compléter les recrutements de l’équipe de Nantes
Toulouse (Cocktail), de Strasbourg et de Nantes • Démarrage de l’équipe de qualification
• Démarrage de l’équipe de Toulouse en 10/17 • Démarrage de l’équipe de Nantes
• Démarrage de l’équipe de Strasbourg en 12/17 • Démarrage de la quatrième équipe de développement
• Nombreuses auditions d’ASR

Risques identifiés Livraisons

• Difficulté à recruter des ASR • Organigramme des équipes du projet


• Difficulté à recruter des développeurs
• Maintenir un « turnover » le plus bas possible
• Management multisites

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Les grandes étapes du projet

+ Préparation et mise en place (2017)


+ « Proof of Concept » (10/2017 à 03/2018)
+ Iso fonctionnalité « Cocktail » (2018 2019)
+ Iso fonctionnalité « AMUE » (2020)
+ Pilotes « Cocktail » (2020)
+ Pilotes « AMUE » (2021)
+ Nouveaux besoins (2021 2022)
+ Déploiement (2021 - 2025)
+ Maintenance (2023 - 2032)

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Les phases de la mise en place du projet

+ Les conventions
+ Le cadrage
+ Le socle technique
+ L’urbanisation
+ Les spécifications

+ Le POC

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Macro-planning du projet (2017 – 2019)

Mise en place : conventions et POC


recrutements  Objectifs éprouver l’organisation,
 Objectifs : avoir une équipe projet la méthodologie, les outils,
et un cadre de travail l’architecture etc .
 Enjeux : Pouvoir débuter les  Enjeux : S’en servir de modèle
travaux pour le développement de la
solution

Mise en place POC

S1-2017 S2-2017 S1-2018 S2-2018 S1-2019 S2-2019

Mise en place Développement Iso fonctionnalité “Cocktail”

Mise en place : cadrage, Iso-fonctionnalité « Cocktail »


urbanisation, socle technique et  Objectifs : Avoir une solution qui
spécifications couvre toutes les fonctionnalités
 Objectifs : avoir les éléments existantes actuellement dans la
méthodologiques et les outils sphère scolarité de Cocktail
30  Enjeux : déployer les pilotes
 Enjeux : Pouvoir débuter les
développement « Cockail »
Détail sur l’avancement de la phase «  Conventions »

Le démarrage du projet nécessite la mise en place de plusieurs conventions pour définir les cadres
de travail et permettre de réaliser certaines prestations.
Ces conventions impliquent les initiateurs du projet (l’AMUE et l’Association Cocktail) et les
établissements co-constructeurs

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Convention horizontale de construction de la • Convention « Partage » avec Renater


solution PC Scol • Convention de co-construction avec Strasbourg
• Convention de Groupement de commande AMUE et • Convention d’hébergement de l’usine logicielle avec
Association Cocktail pour PC Scol Strasbourg
• Convention de co-construction avec Nantes
• Annexe à la convention horizontale pour définir les
modalités de fonctionnement des équipes issues de
l’AMUE et de Cocktail
• Conventions établissements experts

Risques identifiés Livraisons

• Chantiers techniques bloqué par l’absence de • Les conventions signées


conventions
• Collaboratif « partage »
• Prestation ergonomie
• Coaching Agile
31 • …
Phase : Mise en place
Synthèse de l’avancement des travaux depuis le dernier CODIR
Chantier 1 Chantier 2 Chantier 3 Chantier 4 Chantier 3 Chantier 4
Conventions Cadrage Socle technique Urbanisation Spécifications POC

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Retard dans la signature de certaines conventions • Finaliser les conventions


• Présentation des aspects techniques à la communauté • Valider les objets métiers pour l’offre de formation
le 11/09 • Finaliser le POC
• Présentations des objets métiers, piliers des
spécifications à la communauté les 12/09 et 7/11
• Usine logicielle hébergée à Strasbourg
• Démarrage du POC le 1er octobre

Risques identifiés Livraisons

• Chantiers techniques dépendant d’aspects • Plan projet


administratifs • Méthodologies
• Mobilisation des acteurs dans les établissements • Bilan du POC

32
Phase : Cadrage
Chantier : « Plan Projet »

Le plan projet est en cours de rédaction par Ondine Matheret, Ludovic Boudy et Michel Allemand

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• échanges entre Ondine, Ludovic et Michel


• structure terminée, nécessaires,
• instanciée à l’état de brouillon • Première publication au niveau de l’équipe et de la
gouvernance AMUE – Cocktail
• Draft disponible en interne • Validation en COPIL

Risques identifiés Livraisons

• Décalage entre un plan projet et l’adaptabilité • Plan projet sous forme pdf et disponible sur
nécessaire dans le cadre d’une méthodologie Agile confluence
 Nécessitera une mise-à-jour régulière

33
Phase : Cadrage
Chantier : « Démarche de construction Agile  »

La démarche de construction Agile est construite à partir d’éléments émanent de la cellule qualité
de l’AMUE, en la contextualisant au projet. La démarche Agile reste une nouveauté pour de
nombreux acteurs du projet.

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Une démarche décrivant le lien entre les exigences, • Approfondir la démarche, la contextualiser
les specs, les US et les tests a été proposée • Présenter la démarche en COPIL
• Les processus décrivant la vie des specs, des US et • Finaliser une première version des workflows Jira
des bugs sont en cours de définition, (Specs, US, Bug)
• Certains workflow dans JIRA déjà instanciés • Publier la lettre de commande pour le « coaching
• Préparation d’une lettre de commande (3 mois) et Agile » et Publier l’appel d’offre
une appel d’offre (long terme) afin de faire appel à • Choisir le prestataire de « coaching Agile »
un/des coach(s) Agile. • Prendre en compte les aspects sécurité dans notre
démarche

Risques identifiés Livraisons

• Efficacité des coachs Agile • Démarche sous forme de ppt, schémas et processus
 Deux phases, lettre de commande et appel  sur confluence
d’offre • le modèle de US,
• le modèle de spec,
• les workflow Jira,
• le CR de la prestation de contextualisation
34
Phase : Cadrage
Chantier : « Démarche de test »

Un premier niveau de réflexion sur la démarche globale, les environnements nécessaires, les
différents niveaux de tests et leurs acteurs a été entrepris.

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Premier retour d’expérience de la société Kosmos • Benchmark outil de gestion des tests : Xray et
• Etude sur le choix des outils Hiptest (alternative à squash tm)
• Préparation d’une intervention de Kosmos via une • Rédiger la LC pour le REX Kosmos
LC à rédiger pour un REX sur l’automatisation des • Finaliser et contextualiser notre démarche de Test
tests (unitaires et fonctionnels) et sur le TDD • Articulation avec l’équipe de qualification

Risques identifiés Livraisons

• Démarche très dépendante des compétences des • Démarche sous forme de ppt, schémas et processus
personnels dédiés à la qualification/test  sur confluence
 Adapter la démarche en fonction des • Fiches : « gestion et organisation des tests », « les
personnels de l’équipe de qualification environnements de tests », « la démarche de test »
 Adapter la démarche en fonction des
35 « testeurs » de chaque équipe
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
Chantier : « Usine Logicielle »

Préalablement au lancement du POC, une première version de l’usine logicielle hébergée par
l’Université de Strasbourg a été mise en place en se basant, faute d’ASR recruté sur les forces de
l’Association Cocktail

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• La chaîne d'intégration continue est en place. • Renforcer la chaîne de déploiement continue (mise
• La chaîne de déploiement continue est en place sous en place d'un orchestrateur de conteneurs, offrir la
une forme minimale. possibilité d'avoir plusieurs environnements de
• L'outil de vérification de la qualité du code est qualifications) --> 1er trimestre 2018
installé. • Totalement paramétrer l'outil de vérification de la
• Les choix ont été présentés à la communauté le 11 qualité du code pour vérifier systématiquement la
septembre 2017 qualité du code back-end et front-end --> 12/2017,
01/2018

Risques identifiés Livraisons

• Difficulté de recrutement des ASR pour le projet • Ensemble des outils opérationnels et paramétrés
• Surcharge de travail importante pour les ASR
« Cocktail » et pour Julien Lafourcade

 Elargissement des recrutements à une


36 localisation autre qu’à Marseille
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
Chantier : « Outils collaboratifs »

Les équipes projets étant localisées sur plusieurs sites, la mise en place d’outils collaboratifs
spécifiques au projet PC Scol est une nécessité

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Choix de la solution Partage de Renater • Signature de la convention


• Préparation technique de la mise en œuvre de la
solution • Démarrage effectif de la solution
• Préparation d’une convention avec Renater pour
pouvoir utiliser cette solution • Recherche en cours d’une solution Tchat + appels
• Mise en place de Jira agile et Confluence pour la audio et vidéo.
gestion des spécifications et des users story. • Equipement de tous les sites avec du matériel de
• Formation de 4 personnes pour le paramétrage et visioconférence performant.
l’utilisation de Jira et Confluence
• Mise en place de Mattermost en solution de Tchat.

Risques identifiés Livraisons

• Retards dans la signatures de la convention • Ensemble des outils opérationnels et paramétrés

 Accord de Renater pour débuter les travaux


préparatoires avant la signature effective
• Les équipes risquent de ne pas collaborer
37 suffisamment si les outils ne sont pas performants.
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
C h a n t i e r : «   A r c h i t e c t u r e Te c h n i q u e   »

Des études sous la forme de groupe de travail ont été menées avant le début du POC et se
poursuivent pour définir l’architecture Technique qui sera utilisée. Ces études ont été lancées une
fois les différents architectes recrutés.

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Le groupe de travail architecture a défini les grandes • Qualifier les solutions techniques pour le dialogue
orientations (approche modulaire, front-end Angular, complexe* entre modules --> 12/2017, 01/2018
back-end Java). • Définir la solution technique pour la gestion de
• Le groupe de travail inter-module avance sur 3 sujets l’authentification et des autorisations --> 12/2017,
(lien avec les référentiels, reprise de données, 01/2018
dialogue inter-modules). • Rédaction d’un document d’architecture générale
• Le groupe de travail authentification recueille les
besoins fonctionnels.
• Présentation des premiers résultats à la communauté
le 11 septembre 2017

Risques identifiés Livraisons

• Coordination des Architectes entre eux • Toutes les productions, y compris les documents de
• Coordination Architectes et Développeurs travail, sont disponibles dans un espace confluence
dédiés
 Mise en place de réunions de coordination • Document d’architecture générale
régulière
38  Travail en GT avec tous les acteurs
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
Chantier : « Ergonomie et design »

La future solution devra être simple à utiliser, intuitive et attractive pour plusieurs types
d’utilisateurs : Etudiants, Enseignants, Administratifs.
Son ergonomie et son design sont des aspects clés à démontrer dès le POC

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Choix de faire appel à une prestation dans le cadre de • Lancer la consultation UGAP
l’UGAP pour le POC
• Expression des besoins en terme d’ergonomie et de • Bilan de la prestation à l’issue du POC pour
design déterminer la suite à donner pour le projet

• En « stand by » , en attente de la signature de la


convention de groupement de commande

Risques identifiés Livraisons

• Retards dans la signatures de la convention de • Cahier d’ergonomie


groupement de commande • Cahier de design

39
P h a s e : S o c l e Te c h n i q u e
Chantier : « Mise en œuvre »

Dans le cadre du POC la mise en œuvre du socle technique lors des développements est une priorité

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• L'équipe socle a initié 2 modules back-end et un • Poursuivre les US techniques lors des sprints
module front-end qui fonctionnent dans des suivants
conteneurs. • Actualiser la documentation des pratiques de
• Une partie des élément d'architecture sont déjà mis développement (des éléments mis en œuvre par
en œuvre (dialogue simple* entre modules, l'équipe de développement n'y sont pas encore
utilisation de conteneurs docker pour héberger ses documentés) --> d'ici fin 2017
modules ainsi que la solution de stockage liée, • Mise en œuvre des solutions de dialogue complexe
annuaire de services) entre modules dans le POC --> 1er trimestre 2018
• Les premières US techniques ont été réalisées lors
des sprints 0 et 1

Risques identifiés Livraisons

• Equilibre US Techniques et US fonctionnelles • Pratiques de développement sur confluence


• Avoir deux modules pour éprouver le dialogue inter- • Codes produits par le POC
module

 Arrivée de la seconde équipe de


40 développement
Phase : Urbanisation
Chantier : « Modularité »

Chantier d’urbanisation conduit actuellement par l’architecte urbaniste du projet en lien avec
l’urbaniste de l’AMUE pour le moment.

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Analyse de la modularité sur la base du socle de • Présentation et échanges avec l’équipe d’architectes
données du cœur de métier (COF, MOF, INS, CHC, • Coordination avec les urbanistes de l’AMUE et de
SUC, COC). Cocktail
• Découpage modulaire • Présentation et échanges avec les fonctionnels et POs
• Ordonnancement
• Analyse des flux inter modules (quantité,
• Intégration d’éléments de volumétrie sur les flux
positionnement) inter modules (sur la base de l’étude de criticité des
• Présentations de la méthodologie et des résultats à processus)
des référents (Raymond, Damien, Janusz, Yves). • Intégration d’éléments complémentaires de
• Extraction des typologies de données éligibles au modularité - (scalabilité, stabilité métier, etc…)
référentiel.

Risques identifiés Livraisons

• Référentiels multiples : SINAPS, GRHUM, ceux des • Il existe une page sous confluence qui résume la
établissements démarche et les livrables
 Travail de coordination avec les urbanistes de • Plan d’urbanisation sous MEGA
l’AMUE et de Cocktail

41
Phase : Spécifications
Chantier : « Concepts d’objets métiers »

Le travail sur les concepts d’objets métiers, en particulier ceux liés à l’offre de formation est mené
par l’expert métier, les consultants fonctionnels et les architectes en lien avec les experts des
établissements

Réalisations, acquis et faits marquants Prochaines étapes

• Groupe de travail constitué de 11 universités et 6 • échanges individuels avec ces établissements


écoles partenaires.
• Etat des lieux des besoins en « objets  de formation » • Prendre en compte les retours métiers de la visio du
par les différents types d’établissements, dans une 07/11 et mettre en phase les impacts fonctionnels.
logique d’harmonisation et  d’interopérabilité, tout • Commencer/enrichir la réflexion sur les concepts
en étant adaptable aux besoins futurs liés à des autours des objets de formation (modèles
évolutions réglementaires ou organisationnelles. contraints/non contraints, objet diplôme,
• Deux restitutions à la communauté  (12/09 et 07/11) mutualisation …).
avec des supports de présentation.

Risques identifiés Livraisons

• Convergence difficile d’établissements très différents • support décrivant les objets métiers retenus, illustré
sur des concepts clés d’exemples
• Abstraction difficile par rapport aux outils existants et
à la réglementation actuelle

 Ateliers et groupe de travail pour obtenir un


42 consensus
Av a n c e m e n t d e s d é v e l o p p e m e n t s

3 sprints réalisés :
• Sprint 0 du 2/10 au 20/10, mise en place et US
techniques
• Sprint 1 du 23/10 au 10/11 :
• 7 US prévues ; 3 réalisées, 4 non terminées
• Ajustements techniques sur front end
• Sprint 2 du 13/11 au 1/12 :
• 8 US prévues (dont les 4 non terminées du sprint 1)
• 4 US terminées (celles du sprint 1)
• 2 US en cours de développement

Pas encore suffisant pour estimer la vélocité

43
Identification des risques majeurs du projet

# Risque Identifié Gravité Proba. Pondération / Contention Avancement

1 Défaut d’ASR 4 3 ouvrir les localisation des postes 2 candidats retenus

2 Management multisites 2 2 rencontres régulières  planifiées, réalisées

3 Retards dans les conventions 4 3 échanges avec direction AMUE et En cours


Cocktail

4 Mobilisation des établissements 3 3 plan de communication, Conventionnement


conventions
5 Equipe de qualification 3 2  Recrutement À lancer

6 Coordination des transverses 3 2 réunions régulières planifiées, réalisées

7 Outils de communications 3 4  plan d’équipements Inventaire des besoins

Gravité
1
Plusieurs8 risques liés au démarrage du projet
4
Consultants fonctionnels, 3
Convergences experts métiers 3 2 Expert métier
et à la mise en place des équipes et des
processus 8 7
3

5 4
6
2

Positionnement relatif des risques au regard de leur probabilité 2


de survenance et de la gravité de leur impact
X Risque présenté au CODIR précédent
X Nouveau risque
1

44
Probabilité
1 2 3 4
Gestion des risques majeurs du projet

+ Focus sur les moyens de communications (7)


+ Acquérir pour chaque site des codecs de visioconférence
et des équipements adaptés permettant le partage d’écran
+ Choisir un outil de chat et de communication texte
simple
+ Réserver des salles sur le site de Montpellier
+ Améliorer les locaux du site de Toulouse
+ Acquérir des « pieuvres » son efficaces

45
Achats de fournitures ou de services déjà réalisés

+ Licences IntelliJ (3644 € HT pour 7 licences)


+ Licences Atlassian Confluence, Jira (11840 € HT)
+ Support Atlassian ( 1500 € HT)

+ Formations Agile (5000 € HT)


+ Accompagnement à la construction de la démarche Agile (8670 € HT)

+ Hébergement de l’Usine logicielle par l’Université de Strasbourg (2204 €


HT/an)

46
Prévisions des achats de fournitures ou de services

+ Lettre de commande prestation de « coaching agile » pour Toulouse et


Strasbourg ( 3 mois, < 25K€)

Dans le cadre de la convention de groupement de commande :

+ Appel d’offre marché de « coaching agile » pour la suite du projet (50 K€)
+ Marché UGAP pour la prestation d’ergonomie/design (60 K€)
+ Formations Angular (10 K€ pour deux sessions de 3 jours)
+ Accompagnement à la démarche de tests - TDD (< 25 K€)
+ Solution collaborative Partage de Renater (2200 €HT init + 672€HT/an)

+ Acquisition de systèmes de visio-conférence avec partage d’écran et


sonorisation correcte (10K€ par site)
+ Acquisition de systèmes de vidéoprojecteur interactifs pour les sites (5K€
par site)

47
Ta b l e a u d e s y n t h è s e b u d g é t a i r e 2 0 1 7

Budget
Nomenclature budgétaire Budget initial Budget réalisé Budget prévis.
engagé
Coût Total du projet
SCF - Fonctionnement
SCF1 - Construction
Formation 25000 750 11.685 25000

Expertise 23670 7225 7225 23670

Missions 100162 35.710,28 47.399,65 75000

SCF1 - Construction
Serveur, Infrastructure, Logiciel 12086 14230 21590 25000

Coûts environnés 53000 53000

SCM - Masse salariale


SCM1 - Construction
MS Amue 617000 617000

MS Cocktail 311000 311000

MS Site Co-construction 1 (Toulouse) 153000 153000

MS Site Co-construction 2 (Strasbourg) 19500 0 0 16500

MS Site Co-construction 3 (Nantes) 0 0 0 0


48
MS Site Co-construction 4 (?) 0 0 0 0

MS Site Co-qualification (?) 0 0 0 0


Prévision budgétaire pluriannuel

Nomenclature budgétaire 2017 2018 2019 2020


Coût Total du projet
SCF - Fonctionnement
SCF1 - Construction
Formation 25000 30000 15000 0

Expertise 23670 110000 30000 30000

Missions 100162 214000 224000 224000


SCF1 - Construction
Serveur, Infrastructure, Logiciel 12086 22670 25000 30000

Coûts environnés 53000 161000 190000 200000


SCM - Masse salariale
SCM1 - Construction
MS Amue 617000 927000 910000 928000

MS Cocktail 311000 562000 632000 644000

MS Site Co-construction 1 (Cocktail) 153000 459000 468000 477000

MS Site Co-construction 2 (Strasbourg) 16500 460000 480000 490000

MS Site Co-construction 3 (Nantes) 0 280000 420000 428000

49 MS Site Co-construction 4 (?) 0 178000 427000 435000

MS Site Co-qualification (?) 0 165000 168000 171000


Domaine fonctionnel

50
Propositions de périmètre
Période avril à septembre 2018
PILOTER RESEAUX SECURITE REFERENTIELS
OPÉRATIONNELLEMENT REFERENTIELS CAMPUS FRANCE POSTBAC MUTUELLES
SOCIAUX SOCIALE Internes
PRÉPARER LES
ÉLECTIONS MINISTERE ABES CPAM CNOUS SITES PAIEMENT E-PEDAGOGIE ETUDIANTS
CONSOLIDER ET
PARTAGER DES
CONSTRUIRE L’OFFRE ACCUEILLIR SUIVRE LE CURSUS GERER LA VIE ETUDIANTE ENSEIGNANTS
DONNÉES
DE FORMATION TRAITER LES SUIVRE COLLECTIVEMENT LA
ORIENTER GERER L’ATTRIBUTION DE
FAIRE DES ÉTUDES PROSPECTS FORM. ET L’INSERTION PRO
DÉFINIR L’OFFRE DE LOGEMENTS
STATISTIQUES ET OFFRE DE
FORMATION ORGANISER LES TRAITER LES
DES TRAITEMENTS SUIVRE INDIVIDUELLEMENT LA FORMATION
CANDIDATURES CANDIDATURES SUIVRE LA MEDECINE
FORM. ET L’INSERTION PRO
AUTOEVALUER PREVENTIVE
MESURER ET
L’OFFRE SUIVRE ET ATTESTER L’ASSIDUITE NOMENCLATURES
ÉVALUER LES INSCRIRE GERER LES AIDES
CHARGES
VALIDER L’OFFRE ELABORER ET CONTRIBUER AUX
D’ENSEIGNEMENT
VERIFIER COLLECTER LES DOCUMENTS DE SUIVI DU GERER LES EMPLOIS
STRUCTURES
FAIRE ACCREDITER L’AUTORISATION DE DONNEES CURSUS
SUIVRE LE SERVICE
L’OFFRE S’INSCRIRE
DES ENSEIGNANTS CALCULER LES ORGANISER DES EVENEMENTS
GERER LES ACCIDENTS
AFFILIER A LA DROITS ET LES FRAIS LIEUX
OPTIMISER LA
SECURITE SOCIALE DUS GERER LES ASSOCIATIONS
GESTION DES METTRE EN ŒUVRE CONTROLER LE CURSUS
LOCAUX ETUDIANTES
L’OFFRE DE FORMATION FAIRE FAIRE SIGNER LES
REGLEMENTS ET INSCRIRE AUX EXAMENS ET AUX
PUBLIER ET PAYER/EXONERER GERER LES COMPTES GISEMENT DE
CHARTES CONCOURS
PROMOUVOIR D’IMPRESSION
PREPARER LE PILOTAGE SUIVRE DONNEES
ETABLIR ET PLANIFIER ET CONTROLER LES
CONTRACTUEL ACTUALISER COMPTABLEMENT DELIVRER LES INCOMPATIBILITES VALORISER L’ENGAGEMENT
ADMINISTRATIVEMENT DOCUMENTS ETUDIANT PROSPECTS
GERER LES ACCES
RÉPONDRE AUX ADMINISTRATIFS ORGANISER LES EXAMENS ET
ACTUALISER AUX ELEMENTS
ENQUÊTES LES CONCOURS
PEDAGOGIQUEMENT DOCUMENTAIRES
NATIONALES NUMERIQUES
DESINSCRIRE GERER LES ALUMNI
TRAITER LES RESULTATS
ELABORER LES
EVALUER LES GERER LA RELATION DOSSIERS
GROUPES CHOISIR UN CURSUS ORGANISER LES DELIBERATIONS
BESOINS DE ETUDIANTS
FORMATIONS CONSTRUIRE ET ORGANISER LES ELABORER LE
PROPOSER L’OFFRE CONTRAT TRAITER LES FRAUDES ANIMER LE RESEAU DES ALUMNI
CHOIX
SIMULER LES COÛTS DE STAGE OU LA PEDAGOGIQUES ET
CONTROLER LA PRESENCE
DES FORMATIONS PERIODE DE FORM. PERSONNALISER LES ENREGISTRER
L’ENCADREMENT GERER LES DONS ALUMNI
EN MILIEU PROF. PARCOURS PUBLIER LES RESULTATS
PRÉVOIR DES
CONSTRUIRE ET ELABORER LA
CHARGES AFFECTER LES DELIVRER DES SUPPORTS
PROPOSER L’OFFRE CONVENTION DE
D’ENSEIGNEMENT ETUDIANTS CONTROLES ET AUTHENTIFIES Rôles et habilitations
DE THESE STAGE
PLURIANNUELLES

PRÉPARER LE
51 SUPPORT (TRANSVERSE)
Habilitations Authentification
DIALOGUE
CONTRACTUEL
©PLANIFICATION
amue / cocktail 2016
ACCOMPAGNEMENT DOC. ADMINISTRATIVE 51
Processus faisant partie du projet
potentiellement traité différemment
Propositions de périmètre
Période avril à septembre 2018
PILOTER RESEAUX SECURITE REFERENTIELS
OPÉRATIONNELLEMENT REFERENTIELS CAMPUS FRANCE POSTBAC MUTUELLES
SOCIAUX SOCIALE Internes
PRÉPARER LES
ÉLECTIONS MINISTERE ABES CPAM CNOUS SITES PAIEMENT E-PEDAGOGIE ETUDIANTS
CONSOLIDER ET
PARTAGER DES
CONSTRUIRE L’OFFRE ACCUEILLIR SUIVRE LE CURSUS GERER LA VIE ETUDIANTE ENSEIGNANTS
DONNÉES
DE FORMATION TRAITER LES SUIVRE COLLECTIVEMENT LA
ORIENTER GERER L’ATTRIBUTION DE
FAIRE DES ÉTUDES PROSPECTS FORM. ET L’INSERTION PRO
DÉFINIR L’OFFRE DE LOGEMENTS
STATISTIQUES ET OFFRE DE
FORMATION ORGANISER LES TRAITER LES
DES TRAITEMENTS SUIVRE INDIVIDUELLEMENT LA FORMATION
CANDIDATURES CANDIDATURES SUIVRE LA MEDECINE
FORM. ET L’INSERTION PRO
AUTOEVALUER PREVENTIVE
MESURER ET
L’OFFRE SUIVRE ET ATTESTER L’ASSIDUITE NOMENCLATURES
ÉVALUER LES INSCRIRE GERER LES AIDES
CHARGES
VALIDER L’OFFRE ELABORER ET CONTRIBUER AUX
D’ENSEIGNEMENT
VERIFIER COLLECTER LES DOCUMENTS DE SUIVI DU GERER LES EMPLOIS
STRUCTURES
FAIRE ACCREDITER L’AUTORISATION DE DONNEES CURSUS
SUIVRE LE SERVICE
L’OFFRE S’INSCRIRE
DES ENSEIGNANTS CALCULER LES ORGANISER DES EVENEMENTS
GERER LES ACCIDENTS
AFFILIER A LA DROITS ET LES FRAIS LIEUX
OPTIMISER LA
SECURITE SOCIALE DUS GERER LES ASSOCIATIONS
GESTION DES METTRE EN ŒUVRE CONTROLER LE CURSUS
LOCAUX ETUDIANTES
L’OFFRE DE FORMATION FAIRE FAIRE SIGNER LES
REGLEMENTS ET INSCRIRE AUX EXAMENS ET AUX
PUBLIER ET PAYER/EXONERER GERER LES COMPTES GISEMENT DE
CHARTES CONCOURS
PROMOUVOIR D’IMPRESSION
PREPARER LE PILOTAGE SUIVRE DONNEES
ETABLIR ET PLANIFIER ET CONTROLER LES
CONTRACTUEL ACTUALISER COMPTABLEMENT DELIVRER LES INCOMPATIBILITES VALORISER L’ENGAGEMENT
ADMINISTRATIVEMENT DOCUMENTS ETUDIANT PROSPECTS
GERER LES ACCES
RÉPONDRE AUX ADMINISTRATIFS ORGANISER LES EXAMENS ET
ACTUALISER AUX ELEMENTS
ENQUÊTES LES CONCOURS
PEDAGOGIQUEMENT DOCUMENTAIRES
NATIONALES NUMERIQUES
DESINSCRIRE GERER LES ALUMNI
TRAITER LES RESULTATS
ELABORER LES
EVALUER LES GERER LA RELATION DOSSIERS
GROUPES CHOISIR UN CURSUS ORGANISER LES DELIBERATIONS
BESOINS DE ETUDIANTS
FORMATIONS CONSTRUIRE ET ORGANISER LES ELABORER LE
PROPOSER L’OFFRE CONTRAT TRAITER LES FRAUDES ANIMER LE RESEAU DES ALUMNI
CHOIX
SIMULER LES COÛTS DE STAGE OU LA PEDAGOGIQUES ET
CONTROLER LA PRESENCE
DES FORMATIONS PERIODE DE FORM. PERSONNALISER LES ENREGISTRER
L’ENCADREMENT GERER LES DONS ALUMNI
EN MILIEU PROF. PARCOURS PUBLIER LES RESULTATS
PRÉVOIR DES
CONSTRUIRE ET ELABORER LA
CHARGES AFFECTER LES DELIVRER DES SUPPORTS
PROPOSER L’OFFRE CONVENTION DE
D’ENSEIGNEMENT ETUDIANTS CONTROLES ET AUTHENTIFIES Rôles et habilitations
DE THESE STAGE
PLURIANNUELLES

PRÉPARER LE
52 SUPPORT (TRANSVERSE)
Habilitations Authentification
DIALOGUE
CONTRACTUEL
©PLANIFICATION
amue / cocktail 2016
ACCOMPAGNEMENT DOC. ADMINISTRATIVE 52
Processus faisant partie du projet
potentiellement traité différemment
Périmètre ciblé dans le cadre du POC

+ Liste des fonctionnalités à développer pour démontrer le scénario 0


+ COF - CFO - Création d’une formation from scratch
+ COF - CFO - Création d’une UE
+ COF - CFO - Création d’un EC
+ COF - CFO - Création d’un enseignement
+ COF - CFO - Création d’une activité
+ COF - CFO - Création d’un groupement
+ COF - CFO - Création d’un diplôme

+ Liste des fonctionnalités à développer pour démontrer le scénario 1


+ COF - CFO - Création d’un modèle de formation
+ COF - CFO - Recherche d’un modèle de formation
+ COF - CFO - Création d’une formation à partir d’un modèle
+ COF - CFO - Recherche d’une UE et ajout d’une UE à une formation
+ COF - CFO - Visualisation graphique d’une formation

+ Liste des fonctionnalités supplémentaires à développer pour démontrer le scénario 2


+ COF - CFO - Recherche d’une formation
+ COF - CFO - Duplication d’une formation
+ COF - CFO - Suppression d’une UE d’une formation

+ Liste des fonctionnalités supplémentaires à développer pour démontrer le scénario 3


+ COF - CFO - Editer un document en relation avec l’offre de formation
53
Propositions de périmètre
Période avril à septembre 2018

Processus à travailler en priorité (spécifications et développements)

COF INS
+ CFO - Concevoir les formations (poc et suite du poc) + CDA - Collecter les données des usagers apprenants
+ CFO - Reprise de données + PRI - Préparer l'inscription
+ VAI - Vérifier/établir l'autorisation de s'inscrire
MOF + ASS - Affilier à la sécurité sociale
+ ACA - Actualiser administrativement + CDF - Calculer les droits et frais dûs
+ ACP - Actualiser pédagogiquement + FPE - Faire payer/exonérer
+ PPO - Publier et promouvoir l'offre de formation + FSR - Faire signer les règlements et chartes
+ EGR - Elaborer les groupes + SCO - Suivre comptablement (y compris facturer)
+ VAD - Etablir/Délivrer les documents administratifs
Transverse + DES - Désinscrire
+ Référentiels + SAI - Suivre administrativement les inscriptions
+ Multi-établissements
+ Structure organisationnelle
+ Habilitation / authentification

54

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