Accelerat ing t he world's research.

Penerapan Sistem Informasi

Manajemen Sebagai Alat Pelaksanaan
Sistem Administrasi Akademik
Rahmat Hidayat

Juridikti

Related papers Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

Rancangan Sist em Informasi Administ rasi Akademik berbasis Komput er

Rahmat Hidayat

RANCANGAN SIST EM ADMINIST RASI AKADEMIK BERBASIS KOMPUT ER

Supriyant o MSi., Rahmat Hidayat

Proposal Program Hibah Pembinaan PT S (PHP-PT S

M. Ansyar Bora
 Jurnal Ilmiah Pendidikan Tinggi
Volume 2, Nomor 2, Agustus 2009
ISSN: 1979-9640, pp: 56-59

PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEBAGAI ALAT

PELAKSANAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK

Rahmat Hidayat
e-mail: rhidayat@stimsukmamedan.ac.id

ABSTRACTION
Applying of correct information system in college can become strength compete
(competitive advantage) for college exist to be able to. Existence of trend of student
candidate will change over from college having luxury and big building towards not
college only having luxury building but equiped also with facility e-learning, wireless,
Internet, is digital, system Academic etcetera. Applying of information system aim to
know applying of MIS in managing administration Academic in creating velocity and
amenity for various party(sides in data accesses.

At this research report of writer apply some methods of writing of inter alias : data
collecting method, Method Scheme Of system ; Implementation from Scheme analysis
which have been made by inclusion also encoding of system, System testing method to
system which have been woke up and Implementation method in a program to easy to
understood by [user/ wearer] or consumer.

At this research earnings yield report consist of some chapters subs that is: (1) Feasibility
Study, (2) Design Requirement Of System, (3). Information system design, (4) Data Flow
Diagram, (5) Information System architecture academic, (6) Data Structure, (7) Scheme
Network & Hardware Supporter, (8) Detail Of Cost, (9) Four P’S Software & Application
Development and (10) Module description.

by the end of This writing of writer arise some conclusion that is : Information System
academic Field soul management science college still be done manually so that delay of
arrangement of schedule can bother learning process teach, with Information System
Academic is more water down in compilation of schedule, Learning process teach will be
able to more maximized. While suggestion which given for example [User/ Wearer]
resource (Brainware) have to be improved for supporting in operation of information
system which will be weared. Information System globally will be able to be useful than
limited to certain scope. With existence of Information System which incircuit chainly
expandable expected again by wear internet medium so that information which spread
over becoming useful and was broader.

Keyword* : Information System Academic

PENDAHULUAN
Penerapan sistem informasi yang tepat di perguruan tinggi dapat menjadi kekuatan
bersaing (competitive advantage) bagi perguruan tinggi untuk dapat exist. Trend yang
berkembang saat ini adalah adanya kecenderungan calon mahasiswa akan beralih dari
perguruan tinggi yang memiliki gedung yang besar dan megah menuju perguruan tinggi
yang tidak hanya memiliki gedung yang megah tetapi dilengkapi juga dengan fasilitas e-
learning, wireless, Internet, perpustakan digital, sistem akademik dan sebagainya. Hampir
dapat dipastikan saat ini, perguruan tinggi yang tidak mempunyai sentuhan teknologi
informasi secara perlahan namun pasti akan ditinggalkan oleh calon mahasiswa. Manfaat
penerapan sistem informasi manajemen pada pelaksanaan sistem administrasi akademik
antara lain : (a) Menghilangkan atau meminalisasikan proses dan transaksi birokrasi yang
panjang sehingga terwujud efisiensi biaya. Misalkan dengan adanya Anjungan informasi

56
 Jurnal Ilmiah Pendidikan Tinggi
Volume 2, Nomor 2, Agustus 2009
ISSN: 1979-9640, pp: 56-59

Mahasiswa yang melayani informasi akademik tanpa harus bertanya kepada tata usaha,
penerapan aplikasi akademik berbasis web yang dapat diakses tanpa harus dilakukan
pencetakan. (b) Menyederhanakan proses sehingga waktu pelayanan akan lebih cepat dan
tuntas. Misalkan dengan penerapan SMS Gateway dimana mahasiswa dapat dengan
mudah, cepat, dan murah untuk mengetahui hasil Ujian. (c) Pelayanan terpadu antar
departemen di perguruan tinggi sehingga dapat dihindari adanya pemasukan data ganda.
Penerapan komputerisasi di bidang akademik saat ini menjadi pilihan bagi manajemen
perguruan tinggi untuk dapat mewujudkan sistem informasi terpadu. Misalkan data
mahasiswa dapat diakses dari fakultas, tata usaha, dosen, dan admin akademik secara
terpadu. (d) Dimungkinkan untuk mengantikan proses dan transaksi secara manual ke
proses dan transaksi secara otomatisasi. Seperti e-catalog, e-library, KRS online,
penghitungan IPK mahasiswa, proses keuangan mahasiswa dan sebagainya. (e) Sistem
Informasi Akademik merupakan sebuah aplikasi yang mengintegrasikan seluruh proses
inti sebuah bisnis pendidikan ke dalam sebuah sistem informasi yang didukung oleh
teknologi terkini. Dengan penerapan sistem informasi akademik akan mempengaruhi
mutu layanan secara keseluruhan, yaitu layanan yang berhubungan dengan pihak-pihak di
luar lembaga pendidikan dan satu lagi tentunya layanan yang berhubungan dengan intern
lembaga pendidikan itu sendiri. Masalah penelitian tentang penerapan sistem informasi
manajemen sebagai alat pelaksanaan sistem administrasi akademik adalah Apakah
penerapan sistem informasi manajemen dapat digunakan untuk mengelola administrasi
data akademik dan dapat menciptakan kemudahan dan kecepatan bagi berbagai pihak
dalam mengakses data.

BAHAN DAN METODE

Untuk membangun sebuah sistem Sistem Administrasi Akademik yang benar dan sesuai
dengan konsep yang diperoleh maka penulis menggunakan beberapa metode penulisan
antara lain : 1. Metode Pengumpulan Data yang terdiri dari : (a) Metode Studi
Kepustakaan, (b) Metode Observasi, dan (c) Metode Wawancara. 2. Metode
Perancangan Sistem, 3. Metode Uji Coba Sistem, 4. Metode Implementasi. Dengan
metode ini diharapkan system informasi akademik yang dibangun.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bagian ini penulis memutuskan usaha-usaha penyusunan sistem yang akan
dilakukan untuk menyelesaikan masalah-masalah sistem informasi. Laporan dari studi
kelayakan menentukan beberapa perubahan, yang nantinya akan menyarankan untuk
diadakan penelitian lebih mendalam atau memutuskan untuk segera dilaksanakan. Studi
Kelayakan menyangkut berbagai aspek sistem baru yang diusulkan. Langkah-langkah
dalam studi kelayakan, antara permintaan penyusunan sistem dan hasil akhir studi
kelayakan adalah : (a) Mengumpulkan fakta data mata kuliah, ruang kuliah, dosen dan
laboraturium, (b) Mendefinisikan masalah penjadwalan kuliah dan laboraturium beserta
entiti-entiti yang berhubungan, (c) Menentukan kendala sistem yaitu kebutuhan akan
jaringan antar computer, (d) Menentukan kebutuhan informasi dari dosen dan pihakpihak
yang terkait, (e) Mempelajari sistem dan prosedur penyusunan jadwal di Sekolah Tinggi
Ilmu Manajemen Sukma Medan, (f) Mengembangkan dan mengevaluasi alternatif
pemecahan masalah, (g) Mengembangkan logical model dari sistem yang diusulkan.
Setelah mengumpulkan fakta dan mendokumentasikannya kemudian memperhitungkan
apakah organisasi sebaiknya melanjutkan untuk analisis sistem terstruktur dan
memperhitungkan apakah tim penyusunan sistem dapat menyelesaikan masalah dalam
waktu dan anggaran biaya yang masuk akal. Adapun beberapa aspek yang perlu
diperhatikan, yaitu : 1. Kelayakan Teknik, Kelayakan penyusunan sistem agar dapat
menyelesaikan masalah dengan menggunakan hardware dan software yang tersedia. 2.
Kelayakan Operasi Kelayakan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan
personel yang terkait akan penjadwalan dan administrasi laboraturium, 3. Kelayakan

57
 Jurnal Ilmiah Pendidikan Tinggi
Volume 2, Nomor 2, Agustus 2009
ISSN: 1979-9640, pp: 56-59

Ekonomis Kelayakan menyelesaikan masalah dan memperhitungkan

keuntungan/kerugian serta efisiensi biaya operasional. Adanya Sistem informasi yang
dapat mengorganisasikan penjadwalan guna menunjang proses belajar mengajar
mahasiswa. 4. Kelayakan Jadwal Kelayakan menyelesaikan masalah dalam hitungan
waktu. Direncanakan dalam 1,5 bulan.

Rancangan Kebutuhan Sistem

Kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dikembangkan meliputi: input, output, operasi
dan resources. Pada tahap penentuan kebutuhan sistem ini dilakukan evaluasi untuk
mendapatkan keandalan sistem yang baru, sasaran utama pada tahap ini adalah
mendefinisikan apa yang seharusnya dilakukan sistem baru dan kemudian menentukan
kriteria yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keandalan sistem baru. antara lain :
Output-output yang harus dihasilkan, Input-output yang diperlukan untuk menghasilkan
output-output, Operasi-operasi yang dilakukan untuk menghasilkan output-output. Untuk
penggambaran konsep aliran data dari penentuan kebutuhan sistem, diperlukan diagram
konteks, Data Flow Diagram dengan pendekatan dengan teknik Gane & Sarson,
flowchart kemudian dilanjutkan dengan desain database, relasi tabel, desain input Output.
Setelah semuanya terpenuhi kemudian dilanjutkan ke tahap implementasi dan evaluasi.

Rancangan Sistem Informasi

Rancangan sistem adalah merancang atau membuat sistem baru yang diterapkan untuk
mengatasi masalah yang lama. Perancangan sistem dapat diartikan sebagai tahap setelah
analisis dari sirklus pengembangan sistem, pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan
fungsionalis, persiapan untuk rancangan bangunan implementasi, menggambarkan
bagaimana suatu sistem dibentuk (penggambaran, perencanaan, pembatasan sketsa)
termasuk mengkonfigurasi komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras
dari suatu sistem

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram adalah model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem,
dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara
data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD menggambarkan
penyimpanan data dan proses yang mentranformasikan data. DFD menunjukkan
hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. (Andri Kristanto, 2004).

Struktur Data
Pada bagian ini akan dijelaskan satu persatu tentang struktur tabel yang digunakan dan
merupakan satu kesatuan dalam struktur database, serta mengenai hubungan antar tabel
dalam database yang bersangkutan yaitu : (a). Tabel Materi.dbf, Tabel ini merupakan
tempat penyimpanan data-data materi yang ditawarkan kepada mahasiswa. (b) Tabel
Dosen.dbf, Tabel ini merupakan tempat penyimpanan data-data dosen yang mengampu
matakuliah. (c) Tabel Mahasiswa.dbf, Tabel ini merupakan tempat penyimpanan data-
data mahasiswa yang terdaftar di akademik. (d) Tabel Mata Kuliah.dbf, Tabel ini
merupakan tempat penyimpanan data-data materi dan dosen pengampu materi yang
diambil oleh mahasiswa. (e) Tabel Absen.dbf, Tabel ini merupakan tempat
penyimpanan data-data mahasiswa, materi dan dosen pengampu materi yang diambil oleh
mahasiswa. (f) Tabel Pendukung, Untuk mendukung program maka ditambahkan 3 buah
tabel yaitu tabel untuk mencatat tanggal dan waktu user masuk dan keluar dari sistem
aplikasi, table kedua adalah untuk menyimpan perubahan konfigurasi dari icon, mouse,
background dan simbol dalam laporan, sedangkan tabel ketiga untuk memberikan hak
akses kepada user, sehingga dapat memasuki sistem aplikasi. Tabel ini dibuat merupakan

58
 Jurnal Ilmiah Pendidikan Tinggi
Volume 2, Nomor 2, Agustus 2009
ISSN: 1979-9640, pp: 56-59

tabel untuk mendukung keamanan sistem yang berisi user name dan password yang sudah
dikodekan dan (g) Relationship/Hubungan antar table,

Deskripsi Modul
(a) Modul Registrasi Mahasiswa, (b). Modul Administrasi Keuangan, (c) Modul Internal
Akademik, (d) Modul Kepegawaian, (e) Modul Penerimaan Mahasiswa Baru,

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bagian ini penulis mengambil kesimpulan dari hasil penelitian yaitu : (a) Sistem
Informasi Akademik Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen Sukma Medan masih dilakukan
secara manual sehingga keterlambatan pengaturan jadwal atau jam yang bersamaan
dalam satu tempat bisa terjadi dan dapat mengganggu proses belajar mengajar, (b)
Komputerisasi Sistem Informasi Akademik lebih mempermudah dalam penyusunan
jadwal karena kesamaan jam atau ruang yang akan dipakai bisa langsung diketahui, dan
bisa dilakukan perubahan secara langsung, (c) Proses belajar mengajar akan dapat lebih
dimaksimalkan dengan penyusunan jadwal secara komputerisasi, (d) Keterlambatan
dalam penyusunan jadwal karena pengaturan ruang dan jam bisa dikurangi. Disini juga
penulis memberikan saran diantaranya : (a) Selain peningkatan pengolahan data dengan
sistem informasi yang berbasiskan komputer, Sumber Daya Pemakai (Brainware) juga
harus ditingkatkan untuk menunjang dalam pengoperasian sistem informasi yang akan
dipakai, (b) Sistem Informasi secara global akan lebih dapat bermanfaat daripada terbatas
pada lingkup tertentu. Dengan adanya Sistem Informasi yang terhubung secara jaringan
diharapkan dapat diperluas lagi dengan memakai media internet sehingga informasi yang
tersebar menjadi lebih luas dan bermanfaat.

DAFTAR PUSTAKA
Arbie Erwan, 1992, Sistem Informasi Manajemen, Edisi II, Cetakan Kedua, Jakarta
Chusing Berry E, 1992, Sistem Informasi Manajemen dan Organisasi Perusahaan,
Terjemahan Ruchyat Kosasih, Erlangga, Jakarta.
Davis Gordon B, 1995, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Bagian I,
Pengantar Seni Manajemen, Jakarta.
J. Supranto, MA, 2000, Teknik Sampling untuk Survei & Eksperimen, Rineka Cipta,
Jakarta.
Jogiyanto, 1997, Sistem Informasi Manajemen, Erlangga, Jakarta
Longkutoy Jhon J, 1994, Pengantar Komputer, Cetakan Kesepuluh, Mitra Sumber Widya,
Jakarta.
Moekjat, 1994, Sistem Informasi Manajemen, Erlangga, Jakarta.
Murdick Arikunto, 1996, Sistem Informasi Manajemen, Erlangga, Jakarta.
T. Hani Handoko, 1991, Sistem Informasi Manajemen, Erlangga, Jakarta.
Vincent Gapersz MS, 1998, Manajemen Informasi Sistem, PT. Raja Grafindo Persada,
Jakarta.

59