Contabilidad Unidad 1 Metodología y documentación contable 1

Tema 5. Los hechos contables y su registro: el proceso contable

Isabel ya maneja a la perfección los criterios de cargo y abono de las cuentas. Está muy satisfecha de
haber decidido repasar todos los conceptos contables en la biblioteca antes de empezar en su nuevo
trabajo. Aunque suponga un esfuerzo extra sabe que esto le facilitará el éxito en el desempeño de sus
funciones.
El próximo paso en su labor va a ser profundizar en el estudio del proceso contable. Quiere analizar paso a
paso el camino que sigue la información económica derivada de los distintos hechos contables que ocurren
en la empresa, así como los justificantes de los mismos, desde que se producen hasta que quedan
registrados en la contabilidad de la empresa
Para ello Isabel deberá dar los siguientes pasos:
Paso 5.1. Comprender qué es un hecho contable y distinguir sus clases.
Paso 5.2. Conocer las distintas etapas que integran el proceso de información contable.
Paso 5.3. Conocer los postulados de la partida doble.
Paso 5.4. Conocer las distintas fases que integran el método contable.

Paso 5.1. Comprender qué es un hecho contable y distinguir sus clases

Los hechos contables

La realidad económica, objeto material de la contabilidad, se concreta en distintos hechos o

acontecimientos económicos. No obstante, no todos estos hechos económicos son susceptibles de registro
por el sistema de información contable, sino sólo una parte de los mismos que denominaremos hechos
contables. Para poder registrar estos hechos se hace necesario identificarlos y para ello, y como paso
previo, es preciso conceptualizarlos y definirlos.

En este sentido, entenderemos por hechos contables aquellos acontecimientos, de naturaleza

esencialmente económica, que afectan, o pueden afectar de manera significativa en el futuro, al patrimonio
de la empresa y/o al resultado del ejercicio económico.

De cara a delimitar más el concepto de hecho contable conviene destacar algunos aspectos de los mismos:
- Se pueden producir por decisión de la empresa o pueden ser independientes de la voluntad de la
misma.
- Los hechos económicos pueden haber afectado ya al patrimonio o a los resultados de la empresa o
pueden hacerlo en el futuro siempre que se den una serie de circunstancias relevantes. De esta
manera, si la empresa se encuentra inmersa en un litigio judicial del que se puede desprender alguna responsabilidad
para la misma cuantificable económicamente, la empresa deberá registrar contablemente esa contingencia incluso
antes de que el juez dicte su sentencia.
- Son hechos suficientemente significativos. Si en una panadería se produce el hurto de una barra de pan la
contabilidad no registrará esa contingencia por ser antieconómico emplear recursos para registrar una alteración tan
pequeña del patrimonio.
- Tienen que afectar a la empresa de una forma directa y concreta.

Clases de hechos contables

De cara a tener una visión más amplia de los hechos que registra el sistema de información contable
vamos a clasificar los mismos bajo tres puntos de vista distintos:

1. Según el número de cuentas afectadas.

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2. Según el efecto que producen sobre la estructura económica y financiera de la
empresa.
3. Según el efecto que producen sobre el neto patrimonial.
1. Según el número de cuentas a las que afecta un hecho contable podemos clasificar
estos en:
a. Hechos contables simples: son aquellos que sólo van a afectar a dos cuentas.
Un ejemplo de hecho contable simple sería la compra de un inmueble pagando su importe
mediante la entrega de un cheque bancario (afectaría a las cuentas de construcciones y
bancos).
b. Hechos contables compuestos: son aquellos que afectan a más de dos cuentas.
Un ejemplo de hechos contables compuestos puede ser la compra de un vehículo pagando
parte del precio en efectivo y aplazando la otra parte (afectaría a la cuenta de elementos de
transporte, a la de caja y a la de proveedores de inmovilizado).
2. Según el efecto que tenga el hecho contable sobre la estructura económica y
financiera de la empresa distinguiremos entre:
a. Hechos contables expansivos: son aquellos que incrementan simultáneamente
la estructura económica y financiera de la empresa. Un ejemplo de hecho expansivo
es la compra con pago aplazado de mercancías (el activo se incrementa por la entrada de las
mercancías compradas y el pasivo lo hace por el mismo importe al aumentar las obligaciones
de pago de la empresa con terceros no propietarios).
b. Hechos contables reductivos: son aquellos que simultáneamente reducen el
activo y el pasivo. Así el pago de una factura pendiente a un proveedor reduce por un
lado la tesorería de la empresa, mientras que por otro lado reduce también el pasivo al
disminuir las deudas de la empresa.
c. Hechos neutros: son aquellos que al producirse no alteran ni la cifra del
activo ni la del pasivo. La compra al contado de un ordenador para llevar la
contabilidad es un ejemplo de hecho contable neutro (el activo se incrementa por el valor del
ordenador pero se reduce simultáneamente por la salida de dinero para hacer frente al pago
del mismo.
3. En función de la influencia que tengan sobre el neto patrimonial podemos hablar de:
a. Hechos permutativos: son aquellos hechos contables que alteran la
composición del patrimonio, pero que no producen ninguna variación del neto
patrimonial ya que las variaciones en los distintos elementos patrimoniales se
compensan entre sí. Por ejemplo, un incremento del activo, como pueda ser una compra
de un inmueble se compensa con una disminución del mismo en forma de dinero (caja ó
bancos) o un incremento del Pasivo (deudas por la compra del inmueble). Otros ejemplos de
hechos permutativos serían el pago de una deuda o el cobro de un derecho.
b. Hechos modificativos: son aquellos hechos contables que se producen como
consecuencia de un incremento o una disminución unilateral de algún
elemento patrimonial de activo o pasivo que no se compensa con una
variación de otro elemento patrimonial de activo o pasivo de signo contrario,
por lo que afectará directamente al neto patrimonial de la empresa que se verá
incrementado o reducido por el importe de esa variación inicial. Así por ejemplo,
un siniestro en un vehículo de la empresa supondría una pérdida patrimonial neta o un
descuento en una deuda contraída supondría un incremento del neto patrimonial por el
importe de dicho descuento.
c. Hechos mixtos: son aquellos que participan de la naturaleza de los dos
anteriores, es decir, suponen una permuta y por lo tanto un cambio cualitativo
en la composición del patrimonio, pero los valores contables de los elementos
intercambiados no son iguales, lo que ocasiona un incremento o una
disminución del neto patrimonial que compense esa diferencia de valores. Si,
por ejemplo, una empresa vende mercancías al contado que le habían costado 100 u.m. en
150 u.m., se ha producido una permuta de mercancías por dinero, pero al no ser equivalente
la valoración contable de ambas magnitudes este hecho contable ha supuesto para la
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empresa un beneficio de 50 u.m., incrementando el neto patrimonial en dicho importe. Lo
contrario ocurriría en caso de realizarse una venta con pérdidas.
Paso 5.2. Conocer las distintas etapas que integran el proceso de información contable

Todos los sistemas de información tratan, como objetivo prioritario, de transformar datos en información
susceptible de ser utilizada en la toma de decisiones a través de un proceso más o menos complejo. El
sistema de información contable hace lo propio utilizando un procedimiento en el que se pueden distinguir
las siguientes fases:
- Observación de la realidad económica e identificación de los hechos contables.
- Captación de los hechos contables.
- Cuantificación de los hechos contables.
- Registro y tratamiento de los hechos contables.
- Obtención de los distintos estados contables.

Realidad económica, identificación y captación de los hechos

a) Observación de la realidad económica e identificación de los hechos contables.

En esta fase se trata de identificar aquellos acontecimientos que ocurren en las empresas,
relacionados con su actividad económica, que van a tener reflejo contable; es decir, se trata de
identificar los hechos contables que van a servir de fuente de datos al sistema de información
contable y que por lo tanto van a ser registrados. Tenemos que tener presente, como ya hemos indicado, que,
si bien todos o la mayoría de los acontecimientos que ocurren en las empresas tienen alguna implicación o
consecuencia económica para las mismas, no todos ellos son susceptibles de ser registrados por la contabilidad (la
contratación de un nuevo trabajador es un hecho que no registra la contabilidad, lo que si registrará será la
consecuencia económica de esa contratación, es decir el sueldo que el mismo percibe. Si en la empresa se anuncia
una huelga, este hecho tampoco es captado por la contabilidad, aunque se deban reflejar las consecuencias de la
misma, etc.).
b) Captación de los hechos contables
Una vez identificados aquellos hechos que van a proporcionar los datos de entrada al sistema, el
siguiente paso es captarlos, es decir, obtener de los mismos aquella documentación o información
que nos permita tratarlos. En este apartado es donde adquiere gran importancia la documentación
justificativa de estos hechos: Tanto las compras efectuadas en el periodo como la nómina de los trabajadores
son hechos contables, ahora bien, una vez identificados necesitamos las facturas de las primeras y los recibos de
salarios de las segundas para poder registrar los hechos correspondientes.
- Elaborada por las propias empresas. Facturas. Albaranes. Nóminas. Recibos. Etcétera.
- Documentación bancaria. Cheques Transferencias Extractos Liquidaciones de intereses. Etc.
- Documentación tributaria. Liquidaciones de impuestos.
- Documentación de la Seguridad Social. TC1. TC2. Etc.
- Documentación interna. Cálculos de amortizaciones. Hojas de costes. Etc.
A lo largo del desarrollo del curso iremos haciendo referencia a los mismos y se analizará
detenidamente su contenido.
Cuantificación, registro y obtención de informes

c) Cuantificación de los hechos contables.

Los hechos contables deben registrarse en unidades monetarias, por lo que es preciso proceder a su
medición en unidades físicas y a su valoración monetaria.
Esta fase es muy sencilla en algunos casos ya que el propio documento que sirve de respaldo al
hecho contable contiene uno o los dos factores anteriores (en una factura de venta figura
normalmente el número de unidades vendidas y su precio), mientras que en otros será más
complicado pues el hecho contable no está documentado y debe extraerse de diversas operaciones
físicas (inventarios de existencias), operaciones matemáticas (amortizaciones) o, incluso, puede
que todavía no se haya concretado por lo que deberemos estimarlo (provisiones).
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d) Registro y tratamiento de los hechos contables
Una vez cuantificados los hechos contables están en disposición de ser registrados y tratados
mediante un método específico que emplea la contabilidad y que se denomina método contable.
Este método se analizará en profundidad más adelante.
e) Obtención de los distintos estados contables
En esta fase se obtienen, normalmente por agregación de los datos introducidos y procesados por el
sistema de información contable, los diferentes informes y estados contables que van a servir a los
usuarios de la información contable para la toma de decisiones en los ámbitos externo e interno a la
propia empresa que los genera. Refiriéndonos al ámbito externo, objeto principal de la contabilidad
financiera, los principales estados agregados que produce el sistema de información contable son
las denominadas cuentas anuales, formadas por el balance de situación de la empresa al cierre
del ejercicio económico, la cuenta de pérdidas y ganancias correspondiente a dicho periodo, el
estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria del ejercicio donde se incluyen los
criterios que se han seguido para elaborar los estados anteriores además de aquellos otros hechos
significativos no captados por el sistema contable.

Paso 5.3. Conocer los postulados de la partida doble

El método contable consiste en registrar cronológicamente los hechos contables mediante cuentas,
instrumento ampliamente analizado en el tema anterior, relacionándolas entre sí en base a los postulados
de la partida doble. Por lo que hay que conocer los mismos como paso previo al análisis del mencionado
método contable.
La partida doble postula que todo hecho contable debe ser registrado de manera global, reflejando tanto
el origen de los fondos que intervienen en el mismo como su destino o aplicación, lo que supone respetar
los siguientes principios:
- La cuenta que recibe un valor (aplicación) sin entregar nada a cambio debe, mientras que la que
entrega (origen) sin recibir acredita.
- En el registro de cada hecho contable se verán afectadas por lo menos dos cuentas, una que
registrará una anotación en su debe (reflejando una aplicación de fondos) y la otra en su haber
(reflejando el origen de los fondos aplicados). Es decir para cada hecho contable no hay cuenta
deudora sin cuenta acreedora.
- Para cada hecho contable la suma de cantidades anotadas en el debe de una o varias cuentas
(aplicaciones) debe ser igual a la suma de cantidades anotadas en el haber de una o varias
cuentas (orígenes).

Aplicación de la partida doble

Por ejemplo, cuando una empresa compra una máquina nueva cuyo precio ha sido de 100.000 u.m., que
paga mediante la entrega de un cheque contra su c/c bancaria, hemos de analizar el hecho de la siguiente
manera:
- Se ha incorporado al activo un nuevo elemento patrimonial que registramos a través de la
cuenta de maquinaria (se han aplicado unos fondos a la compra de maquinaria) que ha
supuesto un incremento del mismo, por lo que, en base al convenio de cargo y abono que
hemos establecido, corresponde realizar una anotación en el debe de la cuenta de maquinaria
de 100.000 u.m.
- Pero, de manera simultánea, se ha producido una disminución de otro elemento patrimonial de
activo como es la cuenta de bancos (ha sido el origen de los fondos con los que se ha
comprado la máquina), por lo que en base al mismo convenio debemos realizar una anotación
en el haber de la cuenta de bancos por el mismo importe.
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Debe Maquinaria Haber

Debe Bancos Haber

100.000
100.000

De la misma forma, si una empresa al finalizar el mes ha devengado salarios por importe de 500.000 u.m.
pero sólo ha podido pagar 200.000 u.m. en efectivo por falta de tesorería, adeudaría a sus trabajadores el
resto por lo que su registro contable debe contemplar:
- El gasto de 500.000 u.m. que supone la remuneración de los trabajadores durante el mes
considerado (aplicación de recursos), en una cuenta denominada sueldos y salarios.
- La salida de dinero de caja de 200.000 u.m, que se ha producido como consecuencia del pago
de parte de los sueldos devengados (origen de recursos).
- La deuda que la empresa ha contraído con sus trabajadores por el importe de los salarios
adeudados que asciende a 300.000 u.m. y que anotaremos en una cuenta de pasivo denominada
remuneraciones pendientes de pago (origen de recursos).
De acuerdo con los convenios que hemos establecido para cada clase de cuentas deberemos realizar las
anotaciones reflejadas en el esquema adjunto.
Observamos que en el registro de las dos operaciones anteriores hemos respetado los dos principios de
registro del método de la partida doble.

Debe Remun. pendiente Haber

Debe Sueldos Haber Debe Caja Haber

500.000 200.000 300.000

Paso 5.4. Conocer las distintas fases que integran el método contable

Por último, para terminar de conocer la metodología contable, se debe conocer el denominado método
contable, método que descansa sobre el libro diario.

El libro diario
Si cada hecho contable lo registramos directamente sobre las cuentas que intervienen en el mismo
podemos perder la visión íntegra del mencionado hecho, ya que cada cuenta sólo reflejará la parte del
mismo que le afecta. Por este motivo es necesario utilizar un registro que refleje de forma global y
cronológica cada uno de los hechos contables acaecidos en la empresa.
Para reflejar de forma global y cronológica cada uno de los hechos contables acaecidos en la empresa dicho
registro debe:
1. Mostrar todas las cuentas involucradas en cada hecho contable.
2. Mostrar el importe que afecta a cada una de ellas
3. Reflejar el signo deudor o acreedor de dicho importe en función del convenio.
4. Proporcionar una explicación sucinta de su origen o causa.
5. Proporcionar una secuencia temporal de todos los hechos contables que nos permita ordenarlos en el
tiempo.
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Nace así el denominado libro diario. El libro diario nace como un registro cronológico de todos los hechos contables
ocurridos durante un periodo de tiempo determinado, configurándose como un estado contable dinámico, a modo de película,
que muestra los acontecimientos que han propiciado que la empresa haya pasado de una situación patrimonial (situación
estática de partida mostrada por un balance de situación en una fecha determinada) a otra (situación de término representada
por su situación patrimonial en una fecha posterior).
Cada hecho contable registrado en el libro diario se denomina asiento de libro diario. Cada anotación
realizada en un asiento del libro diario se denomina apunte.
El libro diario es el libro más importante para el registro contable de la información ya que a partir del mismo se van
a formar, como iremos viendo, el resto de los libros contables.
Si bien existen diversos rayados, la forma más habitual que presenta el libro diario cuando la contabilidad se realiza
por procedimientos manuales, se corresponde con el denominado diario americano que es la siguiente:
Cantidades Código cuenta Código Cantidades
deudoras cuenta acreedoras
Nº de asiento_________________ Fecha
Cuentas deudoras
A cuentas acreedoras
Breve explicación del hecho contable
Nº de asiento_________________ Fecha
Sin embargo los programas informáticos suelen tener una pantalla de captación de datos más parecida al denominado
rayado italiano o español que presenta la siguiente forma:
Fecha Nº asiento Código cuenta Concepto Debe Haber

Si la contabilidad se lleva por medios informáticos, cada programa tiene una pantalla distinta de captación de datos
para el libro diario, y un modelo de libro también distinto en la salida por impresora, pero no obstante, todos ellos
presentan al menos los campos necesarios para registrar los elementos que debe ofrecer.

Como se puede observar por lo expuesto anteriormente, sea cual sea el modelo de rayado, el libro diario
ofrece la siguiente información:
- El número de orden del hecho contable que se está registrando. Este es un dato fundamental para:
ƒ Localizar en el archivo la documentación soporte del mismo, y para
ƒ Identificar los apuntes efectuados en cada cuenta de mayor con la operación que los generó.
Este número habitualmente será correlativo con la fecha en la que ocurrió cada hecho contable, ya que, como
anteriormente hemos expresado, el libro diario es un registro cronológico, pero si el sistema contable utiliza
soportes informáticos el número de orden puede no estar relacionado con la fecha en la que han acaecido los
diferentes hechos contables, sino con el orden en el que estos se han introducido en el programa. De esta manera,
aunque todos los programas pueden ordenar los asientos por fechas, también podríamos obtener un listado de los
mismos en función del orden en el que estos han sido registrados, que no tiene por que coincidir con el anterior.
También es frecuente que los programas informáticos de contabilidad permitan, si el usuario lo desea, renumerar
los asientos de tal forma que coincida su número de orden con la secuencia cronológica de los hechos
registrados.
- La fecha. Esta fecha puede hacer referencia a:
ƒ Aquella en la que tuvo lugar el hecho contable que se registra, o
ƒ La fecha que lleva el documento que sirve de soporte a la operación contabilizada, o
ƒ La fecha en la que se contabiliza dicha operación.
Es interesante señalar que dichas fechas no tienen por que coincidir, ya que un hecho contable, por ejemplo la
adquisición de nuevo mobiliario para las oficinas de la empresa, pudo ocurrir en una fecha determinada, por
ejemplo el 5 de diciembre de 20XX, y sin embargo el documento justificativo de la misma, la factura, pudo
emitirse el 31 de diciembre del mismo año, debido a que la empresa suministradora de los muebles facture todas
sus ventas el último día de cada mes. También puede ocurrir que esa misma factura nos llegue por correo el día
15 de enero de 20XX+1, con lo que la empresa, si ya cerró la contabilidad de 20XX, deberá contabilizarla con
una fecha distinta a la de la operación de compra y a la de la factura que la documenta. En la medida de lo
posible la fecha que debe figurar es aquélla en la que tuvo lugar la operación.
- La identificación de las cuentas que intervienen en el registro de cada hecho contable. La
identificación se realiza de dos formas distintas:
ƒ Mediante el nombre de la cuenta expresado en su título, y
ƒ Por el código que dicha cuenta tenga asignado dentro del plan de cuentas establecido por la
empresa. Nosotros utilizaremos, siempre que no se haga ninguna otra referencia expresa, el
cuadro de cuentas que figura en la parte cuarta del Plan General de Contabilidad (PGC)
aprobado por el Real Decreto 1515/2007 de 16 de noviembre, así como los códigos asignados
en el mismo a las diferentes cuentas y subcuentas.
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- Los importes en los que cada cuenta se ve afectada por el hecho contable que se está
registrando. Estos importes se deberán expresar siempre en euros.
- El signo deudor o acreedor correspondiente a cada cantidad que se deba anotar en una cuenta.
Esta circunstancia derivada de la naturaleza de cada hecho contable y del convenio de cargo y abono establecido
para cada clase de cuenta, se refleja en el libro diario de dos formas distintas:
ƒ Identificando dentro del cuerpo del asiento aquellas cuentas que se van a cargar (se escriben en
la parte izquierda de la columna reservada para tal fin), y las cuentas que se van a abonar (se
escriben a la derecha de dicha columna, apareciendo tradicionalmente precedidas de la letra
"a").
ƒ Anotando la cantidad correspondiente a cada cuenta en la columna de cantidades deudoras o
de cantidades acreedoras, según indique la disposición de cada cuenta según lo establecido en
el apartado anterior.
- Una breve explicación del hecho contable registrado, que, en todo caso, debe identificar el
documento que sirve de respaldo a la misma (factura, cheque, albarán etc.), y a los diferentes
elementos personales (cliente, proveedor, banco, etcétera.) que intervienen.

El razonamiento mental que hay que realizar a la hora de contabilizar cada hecho contable parte de
analizar la realidad económica inherente a cada uno y concluye en el asiento contable que los mismos
originan. Al registrar hechos contables en el libro diario podemos ayudarnos del siguiente esquema que reproduce el
razonamiento mental que hay que realizar a la hora de contabilizar cada uno de ellos. Dicho razonamiento parte de analizar
la realidad económica inherente a cada hecho contable y concluyendo en el asiento contable que los mismos originan:

Elementos Cuentas afectadas La cuenta es de Aumenta / Convenio de Importe.

patrimoniales por el hecho Activo /Pasivo Disminuye cargo y abono
que intervienen contable. Ingreso / Gasto

∞ Registro en el diario de la adquisición de un vehículo

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Libro mayor
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Cada asiento registrado en el libro diario (hemos visto como cada hecho contable origina un asiento)
deberá, a su vez, traspasarse (asentarse) a cada una de las cuentas que han intervenido en el hecho
contabilizado realizando un apunte en el lado que corresponda (debe o haber) de las mismas.
Se denomina libro mayor a aquel registro contable que recopila todas las cuentas abiertas en el transcurso
de las operaciones realizadas por una empresa en un periodo de tiempo determinado. Por lo tanto el libro
mayor es un registro "temático", ya que registra la información contable agrupándola por temas (por
cuentas), a la vez que cronológico, ya que dentro de cada cuenta la información se encuentra ordenada por
fechas.
La representación del libro mayor se hace en forma de T, pero con independencia de cual sea el tipo de
rayado que empleemos para diseñar las cuentas, en ellas encontraremos normalmente la siguiente
información:
La representación esquemática de las cuentas en forma de "T" que establecimos en el tema anterior es, a su vez, una
simplificación del rayado que tienen en la realidad. De la misma manera que el libro diario puede tener diversos
rayados, las cuentas de mayor pueden tener en los registros manuales dos rayados distintos según se utilice para
presentar una cuenta un folio simple o un doble folio.
Si bien cada programa informático puede presentar variaciones, el ejemplo de rayado de cuenta de mayor que
presentamos a continuación contiene todos los elementos que son más habituales en este registro:
Título de la cuenta
Fecha Nº asiento del Concepto Contrapartida Debe Haber Saldo
diario

- La fecha en la que tuvo lugar el hecho contable que produjo la anotación en la cuenta
correspondiente.
- El número del asiento del libro diario en el que se registró el mencionado hecho contable.
- El concepto por el que se realiza la anotación en la cuenta. Normalmente se tomará como base
para su redacción la explicación de la operación registrada que figura en el libro diario.
- La contrapartida, es decir, aquella cuenta o cuentas que han intervenido en el hecho contable
registrado con signo (deudor o acreedor) contrario al de la cuenta en la que estamos realizando
una anotación. La cuenta o cuentas que forman contrapartida se identifican normalmente
mediante su código de cuenta, pero podría hacerse también por su título.
- El importe por el que la cuenta se ve afectada por el hecho contable contabilizado.
- El signo deudor o acreedor de dicho importe, lo que provoca que este se anote en la columna de
cantidades deudoras o acreedoras de la cuenta.
- El saldo que presenta la cuenta después de cada anotación realizada en la misma.

∞ Registro en el mayor de la adquisición de un vehículo

Si transcribimos a las diversas cuentas rayadas a folio simple la operación de adquisición de un vehículo a la empresa
Camiones Norte, S.A. del ejemplo presentado para la representación en el libro diario, tenemos que dicha operación se
representa en el libro mayor de la siguiente manera:
ELEMENTOS DE TRANSPORTE (228)
Fecha Nº asiento del Concepto Contrapartida Debe Haber Saldo
diario
20/03/20xx 120 Fra 346 camiones norte 572 50.000
S.A 523
BANCOS C/C (572)
Fecha Nº asiento del Concepto Contrapartida Debe Haber Saldo
diario
20/03/20xx 120 Ch/2345 por fra. 346 228 20.000
Camiones Norte, S.A.
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PROVEEDORES DE INMOVILIZADO A C/P (523)
Fecha Nº asiento del Concepto Contrapartida Debe Haber Saldo
diario
20/03/20xx 120 Fra. 346 Camiones Norte, 30.000
S.A.

Nosotros en el desarrollo del temario seguiremos el modelo de rayado americano (esquematizando el mismo)
para el libro diario, debiendo el alumno saber transcribir los datos correspondientes a cada hecho contable a
otros rayados o presentaciones distintas del mencionado libro.
En el caso de las cuentas de mayor seguiremos empleando en los ejemplos su esquematización mediante la
forma de “T”.

Agregación de la información contable: el libro de inventarios y cuentas anuales

La siguiente fase del proceso contable, después de observar, captar, cuantificar y registrar los distintos
hechos contables, es la de agregar la información que suministra el sistema de cara a elaborar aquellos
estados, documentos e informes útiles para la toma de decisiones por parte de los distintos decisores
externos o internos.
La legislación española obliga, como veremos en el siguiente tema, a que las empresas depositen en el
Registro Mercantil para su publicidad las denominadas cuentas anuales. Éstas están formadas, como ya
expusimos anteriormente, por un estado contable que refleje la situación patrimonial de la empresa al
cierre del ejercicio económico (balance de situación o balance inventario), por un estado que refleje los
resultados obtenidos por dicha empresa durante el ejercicio económico, así como la naturaleza y origen de
los mismos (cuenta de pérdidas y ganancias), por otro estado que recoja las variaciones que se hayan
producido en el Patrimonio Neto de la empresa durante el ejercicio económico (estado de cambios en el
patrimonio neto), y por una memoria en la que se exponen los criterios que han servido de base para
elaborar los estados anteriores, además de aquella información complementaria necesaria para su
comprensión, de aquella otra que por su naturaleza no figura en el balance y la cuenta de pérdidas y
ganancias y que, sin embargo, es imprescindible para hacerse una idea de la situación patrimonial, de los
resultados y de la situación financiera de la empresa emisora de dicha información.
De lo anterior se desprende que los estados agregados que deberemos obtener del sistema de información
contable son en principio aquellos tres que en su momento analizamos en los temas 2 y 3:
- El balance de situación.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
Además de los tres estados agregados anteriores, las empresas deben por ley elaborar periódicamente un
cuarto, denominado balance de comprobación de sumas y saldos. Dado que este estado contable sirve
de partida para obtener los dos anteriores comenzaremos el estudio de la información contable agregada
por el mismo.
Los cuatro estados contables citados (balance de comprobación de sumas y saldos, cuenta de pérdidas y
ganancias, balance de situación, y estado de cambios en el patrimonio neto), además de los inventarios a
los que hicimos referencias en el tema 2 y de la memoria del ejercicio se registran en un mismo libro
contable que se denomina libro de inventarios y cuentas anuales.

El balance de comprobación de sumas y saldos

Si bien la función tradicional del balance de comprobación de sumas y saldos ha quedado anticuada, las
empresas continúan confeccionando este estado contable fundamentalmente por dos motivos: La confección
del balance de comprobación de sumas y saldos se justificaba tradicionalmente por la necesidad de comprobar periódicamente
que se mantenía el equilibrio contable expresado por la ecuación fundamental de la contabilidad: ACTIVO = PASIVO +
PATRIMONIO NETO. Hoy día, sin embargo, los medios informáticos empleados por el sistema de información contable han
dejado anticuada esta función
- El primero de ellos porque es un documento importante para la gestión de la propia empresa,
ya que, como veremos posteriormente, presenta de forma resumida la información de todas las
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cuentas que han intervenido en el registro de los hechos contables durante un periodo de
tiempo determinado, con el grado de agregación o de desagregación y el plazo de tiempo que
se desee.
- El segundo motivo lo encontramos en la legislación mercantil, ya que el Código de Comercio
obliga a las empresas a realizar al menos trimestralmente un balance de comprobación de
sumas y saldos.
El balance de comprobación de sumas y saldos se confecciona basándose en la información contenida en
el libro mayor, y en él se reflejan todas las cuentas que han recibido alguna anotación durante el periodo
de tiempo considerado (estén o no saldadas en el momento de su elaboración), la suma de sus
movimientos deudores, la suma de sus movimientos acreedores y el saldo que presentan en el momento de
su elaboración.

Su estructura es la siguiente:
Código Cuenta Suma del debe Suma del haber Saldo deudor Saldo acreedor

∑ DEBE (1) ∑ HABER (2) ∑ SALDOS D. (3) ∑ SALDOS H. (4)

Una vez elaborado el balance de comprobación y sumadas las columnas se deberá proceder a realizar las
siguientes comprobaciones:
- Comprobar que las columnas (1) y (2) sumen el mismo importe entre sí, y que, además,
coincida dicho importe con el de las columnas donde se anotan las cantidades deudoras y
acreedoras del libro diario. El resultado positivo de esta doble comprobación significará que
todas las operaciones registradas en el libro diario han sido correctamente traspasadas por sus
cantidades correspondientes al libro mayor, es decir no se han dejado de transcribir asientos del
diario al mayor.
- Comprobar que el importe de la suma de la columna (3) coincide con el de la columna (4). Esto
implicará que todos los saldos de las cuentas del libro mayor han sido correctamente
calculados.
Si a través de las comprobaciones anteriores se detectase la existencia de descuadres, se deberá proceder
inmediatamente a investigar el origen de los mismos y a subsanar los errores que los han originado antes
de continuar registrando operaciones.

Elaboración de la cuenta de resultado del ejercicio

Una vez comprobado el cuadre de todas las partidas, se debe elaborar la cuenta de resultado del ejercicio.
Es la denominación que da el PGC español al estado de resultados del ejercicio, y que se forma, mediante un proceso que se
denomina regularización contable, a partir de los saldos de las cuentas de gestión (cuentas de ingresos y de gastos) que se han
utilizado durante el mismo.
Este proceso consiste en realizar dos asientos en el libro diario (también podría hacerse un sólo asiento o
más de dos, pero por motivos pedagógicos preferimos esta forma de realizar el proceso). El primero de
dichos asientos consistente en cargar la cuenta de resultado del ejercicio con abono a todas las cuentas de
gestión que presenten saldo deudor por el importe de dichos saldos (cuentas de gastos). Mientras que el
segundo consistente en abonar la misma cuenta de resultado del ejercicio con cargo a todas las cuentas de
gestión con saldo acreedor, también por el importe de dichos saldos (cuentas de ingresos). De esta forma,
todas las cuentas de gestión deberán quedar saldadas al término de este proceso, siendo la cuenta de
resultado del ejercicio la que recogerá de manera agregada toda la información referida a los ingresos y
gastos del periodo, y por diferencia entre ambos.
Su saldo mostrará el resultado del periodo (beneficios si el saldo es acreedor o pérdidas si fuese deudor).
De lo anterior se desprende que las cuentas de ingresos y gastos tienen una duración anual ya que deben
saldarse al cierre del ejercicio contra la cuenta de resultado del ejercicio, por lo que al comenzar cada
ejercicio económico su saldo de partida será cero. En definitiva el proceso de regularización contable se
concreta en los asientos que se muestran en el margen de esta pantalla.
Contabilidad Unidad 1 Metodología y documentación contable 12

A partir de los mismos se genera la cuenta de resultado del ejercicio quedando simultáneamente saldadas
todas las cuentas de gestión. Esta cuenta la presentamos a nivel didáctico esquematizada en forma de "T",
como el resto de las cuentas, de la manera adjunta al margen de esta pantalla.

Si bien en la práctica se presenta según el modelo previsto en el PGC ya analizado en el tema 3 y que
volvemos a reproducir en el margen.

Como ya pusimos de manifiesto en su momento, la cuenta de resultado del ejercicio muestra los distintos
tipos de resultados en función de su origen: de explotación, financiero y extraordinario; comparándolo con
el obtenido por los mismos conceptos en el ejercicio anterior.
∞ Asientos de regularización

∞ Cuenta de resultado del ejercicio

∞ Modelo de cuenta de resultado del ejercicio

Nº DE CUENTA DEBE HABER

700,701,702,703,704,705,(706),(708),(709) 1.- Importe neto de ventas (+)

71,(6930),7930 2.- Variación de existencias (+ ó -)
73 3.- Trabajos realizados por la empresa (+)
(600),(601),(602),(607),608,609,61(6931) 4.- Aprovisionamientos (-)
740,747,75 5.- Otros ingresos de explotación (+)
(64),7950,7957 6.- Gastos de personal (-)
(62),(631),(634),636,639,(65),(694),794,7954 7.- Otros gastos de explotación (-)
(68) 8.- Amortizaciones (-)
746 9.- Imputación de subvenciones de inmovilizado(+)
7951,7952,7955,7956 10.- Exceso de provisiones (+)
(670),(671),(672),(690),(691),(692),770,771,772 11.- Bajas y ventas del inmovilizado (+ ó -)
(678),778 12.- Otros resultados (+ ó -)
A/ RESULTADO DE EXPLOTACIÓN
760,761,762,769 13.- Ingresos financieros (+)
(661),(662),(665),(669) 14.- Gastos financieros (-)
(663),763 15.- Variación de valor razonable en instrumentos
(668), 768 16.- Diferencias de cambio (+ ó -)
(666),(667),(673),(675),(696),(698),(699), 17.- Deterioro y resultado por enajenaciones de
B/ RESULTADO FINANCIERO (13+14+15+16+17)
C/ RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS (A+B)
6300,6301,(633),638 18.- Impuesto sobre beneficio (-)

D/ RESULTADO DEL EJERCICIO (D+18)

∞ Cuenta de pérdidas y ganancias de galenos

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Contabilidad Unidad 1 Metodología y documentación contable 15

El balance de situación y el cierre de la contabilidad

a) El balance de situación
Una vez confeccionada la cuenta de Pérdidas y ganancias queda elaborar el balance de situación
correspondiente a la fecha del cierre del ejercicio económico y que, como anteriormente hemos
indicado, se forma a través de los saldos que presentan las cuentas patrimoniales en esa misma fecha.
El esquema que presenta el balance de situación es el que estudiamos en el tema 2, que con ligeras
variaciones coincide con el previsto en el PGC que estudiaremos en el tema correspondiente a las
cuentas anuales:
Contabilidad Unidad 1 Metodología y documentación contable 16

b) El cierre de la contabilidad
Todos los años, al término del ejercicio económico, las empresas deben cerrar su contabilidad. Para
ello se realiza un asiento en el libro diario en el que se saldan todas las cuentas mediante un contra-
asiento: se cargan todas las cuentas acreedoras y se abonan todas las deudoras.

LIBRO DIARIO
Contabilidad Unidad 1 Metodología y documentación contable 17

Resumen de las operaciones a realizar durante el ciclo contable

Vamos a realizar una recapitulación de todo el proceso contable concretándolo en las operaciones que se
deben realizar durante un ejercicio económico y que conforman el denominado ciclo contable.
La situación de partida de un ejercicio es la de término del anterior, lo que significa que la situación
patrimonial el día 1 de enero será la que refleje el balance de situación de la empresa a 31 de diciembre.

A partir de aquí el proceso contable a realizar durante el ejercicio económico será el siguiente:
- Apertura de los libros de contabilidad correspondientes al nuevo ejercicio.
La apertura de los libros de contabilidad correspondientes a un nuevo ejercicio implica:
ƒ Realizar en el libro diario el asiento de apertura consistente en cargar todas las cuentas que
figuran en el activo del balance de situación correspondiente al cierre del ejercicio anterior y
abonar las que figuren en el pasivo del mismo.
ƒ Traspasar al libro mayor dicho asiento, abriendo de esta forma cada una de las cuentas que
representaban y reflejaban el valor de los diferentes elementos patrimoniales que formaban el
patrimonio empresarial a 31 de diciembre del año anterior.
- Registrar, de la forma expuesta en apartados anteriores, todos los hechos contables acaecidos
durante el ejercicio económico, anotando las operaciones:
ƒ En el libro diario.
ƒ En libro mayor
- Confeccionar periódicamente (al menos cada tres meses) los balances de comprobación de
sumas y saldos.
- Realizar al finalizar el ejercicio económico el proceso de regularización contable para formar la
cuenta de Pérdidas y ganancias correspondiente al mismo. Lo que supone saldar todas las
cuentas de gestión abiertas durante el mismo.
- Elaborar el balance de situación final al cierre del ejercicio económico que, a su vez, será el
inicial del ejercicio siguiente.
- Cerrar la contabilidad del ejercicio. Cerrar la contabilidad del ejercicio supone:
ƒ Realizar un asiento en el libro diario cargando aquellas cuentas patrimoniales que presentan
saldo acreedor y abonando las que tienen saldo deudor (asiento de cierre).
ƒ Traspasar el asiento de cierre al libro mayor, lo que implica saldar todas las cuentas que aún
permanecían abiertas (cuentas patrimoniales).
Finalizadas las operaciones contables de un ejercicio la contabilidad queda cerrada y dispuesta para ser
abierta al comenzar las del ejercicio siguiente.
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∞ Esquema del proceso contable

∞ Proceso contable de Englishtime

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Contabilidad Unidad 1 Metodología y documentación contable 21
Contabilidad Unidad 1 Metodología y documentación contable 22
Contabilidad Unidad 1 Metodología y documentación contable 23
Contabilidad Unidad 1 Metodología y documentación contable 24

Evaluación 1

Evaluación 2
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∞ Mambo caso práctico
Mambo es el nombre de una academia de bailes de salón creada el 2/1/20XX con una aportación por parte de sus propietarios
de 100.000 euros, importe que han depositado en una c/c abierta en el Banco Lolailo a nombre de la nueva sociedad. Estos han
alquilado un piso que se adapta a las necesidades del negocio y han contratado a una profesora de baile. La actividad económica
ha comenzado a primeros del mes de enero de este mismo año. Durante dicho mes de enero ha realizado además las siguientes
operaciones:

Durante dicho mes de enero ha realizado además las siguientes operaciones:

a) Han comprado el día 5/1/20XX diversos instrumentos musicales (utillaje) a Musical Incordio, s.l. (Fra. 12/XX) para el
desarrollo de la actividad por importe de 4.000 euros, que han pagado mediante la entrega del cheque número 001 contra la c/c
de Mambo en el Banco Lolailo.
b) Han pagado el 12/1/20XX 350 euros mediante una transferencia bancaria a través de su c/c en el Banco Lolailo por una
campaña de publicidad (Publicidad y propaganda) que han realizado en el programa de radio Los 40 más importantes (Fra.
213).
c) Han comprado el 15/1/20XX a Muebles Cómodos, s.l. (Fra. 45/XX) mobiliario por importe de 10.000 euros para
acondicionar el local donde desarrollan su actividad. El 50% lo han satisfecho mediante la entrega del cheque nº 002 contra su
cuenta corriente bancaria y el resto se han comprometido a pagarlo en un plazo de seis meses.
d) Han pagado a través del Banco Lolailo el 25/1/XX la factura (76/XX) de 500 € de El Resplandor por la limpieza inicial del
piso donde Mambo lleva a cabo su actividad (otros servicios).
e) Ha facturado 5.500 euros a sus clientes (prestación de servicios, fras. 1 a 120) el día 29/1/XX por las clases de baile
correspondientes al mes de enero. Dichas facturas se cobrarán a través del Banco Lolailo.
f) Ha satisfecho el 31/1/20XX a los profesores de baile 2.000 euros de sueldos correspondientes al mes de enero mediante la
entrega del cheque nº 003 contra su c/c en el Banco Lolailo.
g) El Banco Lolailo ha comunicado a Mambo el 31/1/20XX el cobro de 5.000 euros correspondientes a las Fras. 1 a 110 del
mes de enero.
h) El 31/1/20XX recibe la visita en el local donde desarrolla su actividad de un inspector de trabajo, quién a la vista de que la
profesora de baile no se encuentra dada de alta en el régimen correspondiente de la Seguridad Social impone una multa (gastos
excepcionales) a Mambo de 300 euros que esta sociedad satisface mediante la entrega del cheque nº 004 contra su c/c en el
Banco Lolailo.
i) El 31/1/20XX el Banco Lolailo ha comunicado igualmente a Mambo el abono en su c/c de 30 euros de intereses por el saldo
mantenido en su c/c durante el mes de enero.
j) El día 31/12/20XX Mambo recibe una comunicación del Banco Lolailo mediante la que este le informa que le ha cargado en
su c/c los 1.000 euros correspondientes a la Fra. 1/XX del alquiler del piso donde desarrolla su actividad.
.

Con los datos anteriores se pide:

1. Contabilizar en los libros diario y mayor las operaciones anteriores apoyándote del esquema de razonamiento contable
clasificando las cuentas que intervienen en cuentas de balance (activo/pasivo) o cuentas de gestión (ingresos/gastos).
2. Realizar el día 31/1/XX un balance de comprobación de sumas y saldos.
3. Realizar en el libro diario los asientos de regularización correspondientes al mes de enero asentando los mismos en el libro
mayor.
4. Confeccionar el libro mayor de la cuenta Resultado del ejercicio y el documento Cuenta de Pérdidas y Ganancias hasta el
apartado Resultados antes de Impuestos.
5. Confeccionar el balance de situación de Mambo al 31/1/XX clasificando las cuentas en sus respectivas masas patrimoniales.