myPortfolio

PEMBANTU TADBIR (P/O)

PEJABAT PENGARAH EKSEKUTIF
JABATAN SUMBER MANUSIA
UNIVERSITI MALAYA

BAHAGIAN : PEJABAT PENGARAH EKSEKUTIF

ALAMAT : ARAS 6, BANGUNAN CANSELERI

UNIVERSITI MALAYA

50603 KUALA LUMPUR

NO. TELEFON : 03-79673413

NO. FAKS : 03-79562158

LAMAN SESAWANG : www.um.edu.my

 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : MOHAMAD ASRAF BIN AHMAD

Gelaran Jawatan : PT(P/O)

Gred Hakiki Jawatan : N19/N22/N26

Tarikh Penempatan : 2.5.2015

DILULUSKAN OLEH

Nama : EDZURA BINTI JAHARI

Gelaran Jawatan : PENOLONG PENDAFTAR KANAN

Gred Jawatan : N41/44

Tarikh : 23.02.2023
 JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 1 Nov 2017 Penyediaan Deskripsi Tugas

2. 1 Feb 2021 Pindaan Deskripsi Tugas

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan
dikemaskini apabila berlaku sebarang perubahan.
 KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1. Carta Organisasi
2. Carta Fungsi
3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
4. Deskripsi Tugas
5. Proses Kerja
6. Carta Alir
7. Senarai Semak
8. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
9. Senarai Borang
10. Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
1. CARTA ORGANISASI

1.1 Universiti Malaya

1.2 Pendaftar
1.3 Carta Perjawatan
2. CARTA FUNGSI

JABATAN SUMBER MANUSIA

PENGARAH EKSEKUTIF BAHAGIAN PEMBANGUNAN INSAN

Tadbir Urus Jabatan Pendaftar Pengurusan Latihan/Kursus

Pentadbiran Am dan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) Pengurusan Program Khas Pembangunan Staf
Pengurusan Perjawatan & Pertukaran Staf Pengurusan Cuti Sabatikal
Pengurusan Hubungan Pekerja (MBJUM) Pengurusan Cuti Penyelidikan
Pengurusan Mesyuarat JK Pengurusan Sumber Manusia Pengurusan Cuti Persidangan
(MJKPSM)
Pengurusan Tadika/Tadikum
Pengurusan Kewangan & Penggajian
Pembangunan Sistem & ICT

BAHAGIAN KEPIMPINAN & PELAN PENGGANTIAN BAHAGIAN PENGURUSAN INSAN

Pengurusan Pelan Penggantian Pengurusan Pelantikan

Pengurusan Kompetensi Pengurusan Kenaikan Pangkat
Pengurusan Profiling Kepimpinan Pengurusan Visa Staf Bukan Warganegara
Pengurusan Penilaian Bakat Kepimpinan Pengurusan SLAB/SLAI dan Cuti Belajar
Pengurusan Latihan dan Pembangunan Kepimpinan Pengurusan Penggajian dan Saraan
Pengurusan Pelan Pembangunan Individu
Pengurusan Penilaian dan Pemantauan Pembangunan
Kepimpinan
Pengurusan Pembangunan Sistem
 PENGARAH EKSEKUTIF JABATAN SUMBER MANUSIA

BAHAGIAN KAUNSELING & PEMERKASAAN OKU BAHAGIAN PERKHIDMATAN INSAN

Menawarkan Perkhidmatan Kaunseling Pengurusan Perkhidmatan Staf (Pengesahan Jawatan,

Menawarkan Perkhidmatan Konsultasi Dan Perundingan Pemberian Taraf Berpencen, Penamata
Dengan Pelbagai Isu Psikologi Kesihatan Mental dan Inklusif Rekod Perkhidmatan Staf
Kepaeda Warga Kampus Dan Pakar-Pakar Bidang Yang Pengurusan Cuti Perkhidmatan
Terlibat Pengurusan Persaraan
Menawarkan Perkhidmatan Pengujian Psikologi Pengurusan Perubatan dan Penubuhan Lembaga Perubatan 
Menawarkan/Melaksanakan Program-Program Pengurusan Disiplin dan Tatatertib Staf
Perkembangan, Kesedaran dan Pencegahan Bagi Isu-Isu Pengurusan Prestasi Staf
Psikologi dan Inklusif Pengurusan Kemudahan Staf
Menjalankan Kajian/Tinjauan Bagi Keperluan Psikologi, Pengurusan Peminjaman, Jawatan dan Kerja Luar
Kebajikan dan Inklusif Pengurusan Pengajaran Sambilan
Menguruskan dan Menjalankan Aktiviti Kebajikan Seperti
Bantuan Kewangan, Sumbangan Kewangan dan Sokongan
Emosi Kepada Staf
Menawarkan dan Mengurus Perkhidmatan OKU UM
Mewujudkan Jaringan Kerjasama/ Kolaborasi Dengan Pihak-
Pihak Yang Berkeperluan Sama Ada Dalam Aatau Pihak Luar
Seperti Agensi Kerajaan dan Swasta/ Badan Korporat
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Menyelenggarakan data staf baharu

2. Menyelenggarakan Pentadbir PTj / Modul (Persaraan) (Kenaikan Pangkat

Bukan Akademik, myPortfolio)
3. Menyelenggarakan aliran kerja sistem
4. Mengemaskini kod struktur organisasi PTj / Jabatan / Bahagian
5. Menyemak dan mengemaskini data secara berkala *opsyen tukar lantik, naik
pangkat, tamat, putus sandang, umum, bersara, profil peribadi
6. Menyemak dan mengemaskini data mengikut permohonan / arahan
7. Mengemaskini data tidak berintegriti

8. Menerima aduan daripada pengguna

9. Menyiasat dan mengenalpasti aduan

10. Mengemukakan kepada staf yang berkaitan

11. Memberi khidmat nasihat / latihan

12. Memberikan sesi latihan kepada Pentadbir di PTJ lain

13. Memberi sesi taklimat kepada pengguna secara berkala

14. Menyemak data perkhidmatan dan perjawatan staf untuk kenalpasti staf yang
layak bertukar

15. Membantu urusan perbincangan berkaitan pertukaran penempatan staf

16. Mengeluarkan surat pertukaran penempatan yang telah diluluskan

17. Menguruskan proses lapor diri staf

18. Taklimat

19. Kemaskini Data

20. Klinik
4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR (P/O) KETUA PERKHIDMATAN Naib Canselor

RINGKASAN GELARAN KEDUDUKAN DI WARAN

PT(P/O) Program 6 – Pendaftar (264)
JAWATAN PERJAWATAN

GRED JAWATAN N19/N22/N26 BIDANG UTAMA

GRED JD N19 SUB-BIDANG

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH Mohamad Asraf bin Ahmad

HIRARKI 1(BAHAGIAN) PENDAFTAR DISEMAK OLEH Edzura Jahari

HIRARKI 2 JABATAN SUMBER

DILULUSKAN OLEH Sarinah Sallip
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) MANUSIA

SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU TADBIR (P/O) TARIKH DOKUMEN 2.1.2023

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu melaksanakan pentadbiran sistem HRMIS, pengemaskinian dan penyediaan data sumber manusia
bagi memastikan maklumat sumber manusia adalah betul dan tepat.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan pentadbiran sistem sumber (1) Menyelenggarakan data staf baharu
manusia bagi membolehkan proses (2) Menyelenggarakan Pentadbir PTj / Modul
pengemaskinian data sumber manusia (Persaraan), (Kenaikan Pangkat Bukan Akademik,
dilaksanakan secara efektif dan efisien. myPortfolio)
(3) Menyelenggarakan aliran kerja sistem
(4) Mengemaskini kod struktur organisasi PTj /
Jabatan / Bahagian
2. Melaksanakan semakan data perkhidmatan staf (1) Menyemak dan mengemaskini data secara
bagi memastikan data adalah tepat dan berkala *opsyen tukar lantik, naik pangkat, tamat,
berintegriti. putus sandang, umum, bersara, profil peribadi
(2) Menyemak dan mengemaskini data mengikut
permohonan / arahan
(3) Mengemaskini data tidak berintegriti
3. Menyelenggarakan aduan pengguna / sistem (1) Menerima aduan daripada pengguna
bagi memastikan sistem beroperasi dengan (2) Menyiasat dan mengenalpasti aduan
lancar dan berkesan. (3) Mengemukakan kepada staf yang berkaitan

4. Menguruskan aktiviti khidmat nasihat dan latihan (1) Memberi khidmat nasihat / latihan
bagi memastikan penguna memahami sistem (2) Memberikan sesi latihan kepada Pentadbir di PTJ
yang digunakan. lain
(3) Memberi sesi taklimat kepada pengguna secara
berkala
5. Pelaksanakan urusan pertukaran penempatan (1) Menyemak data perkhidmatan dan perjawatan
bagi meningkatkan produktiviti dan staf untuk kenalpasti staf yang layak bertukar
mempelbagaikan pengalaman untuk (2) Membantu mengatur perbincangan bersama ahli
perkembangan laluan kerjaya jawatankuasa bagi penetapan penempatan
baharu staf
(3) Mengeluarkan surat pertukaran penempatan yang
telah diluluskan
(4) Menguruskan lapor diri staf

6. Pelaksanaan urusan eksesais myPortfolio (1) Taklimat

(2) Kemaskini Data
(3) Klinik

DIMENSI
Bilangan staf : 6000

PTj: 14 PTj Akademik aliran Sains Sosial dan 8 PTj bukan Akademik

Sistem: iHRIS, Staff E-services, HRMIS

KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS

Calon bagi lantikan hendaklah memiliki Kepujian (sekurang-kurangnya Gred C) dalam subjek Bahasa Melayu
pada peringkat Sijil Pelajaran Malaysia/ Sijil Vokasional Malaysia atau kelulusan yang diiktiraf setaraf
dengannya oleh Kerajaan.
 
KOMPETENSI
Kemahiran Asas Komputer: Microsoft Office ( Words, Excel, Powerpoint, Publisher)
Kemahiran pengurusan data
Kemahiran menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik
Kemahiran berkomunikasi yang baik
Kebolehan dalam kerja-kerja pemfailan
Boleh bekerjasama dalam kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuat kuasa

PENGALAMAN
3 tahun dalam bidang / program pentadbiran pejabat. 
5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Menyelenggarakan data staf baharu

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-

JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN PUNCA
KUASA

1. PT(P/O) Mohon data daripada PTM / PPTM

Sedia data yang diperlukan untuk

2. PTM / PPTM mengemaskini HRMIS

PT(P/O) HTM
Menyemak ketepatan data yang
3. PT(P/O)
diperoleh

Menambah rekod staf baharu dalam

4. PT(P/O) modul Pengurusan Rekod Peribadi
HRMIS
Memasukkan maklumat dan
sandangan perjawatan, maklumat
5. PT(P/O) peribadi serta mengaktifkan nombor
kad pengenalan staf baharu dalam
HRMIS

6. CARTA ALIR

AKTIVITI 1: Menyelenggarakan data staf baharu

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

PT(P/O) Mohon data daripada PTM / 5 minit

PPTM

PTM / PPTM Sedia data yang diperlukan

2 hari
untuk mengemaskini HRMIS
PT(P/O) Menyemak ketepatan data 1 hari
yang diperoleh

PT(P/O) Menambah rekod staf baharu 5 minit

dalam modul Pengurusan
Rekod Peribadi HRMIS

5 minit @ 1 hari

PT(P/O) Mewujudkan profil peribadi 5 minit

pemilik kompetensi

Mewujudkan sandangan
PT(P/O) jawatan pemilik kompetensi 5 minit

PT(P/O) Kemaskini profil perkhidmatan 5 minit

PT(P/O) Kemaskini elemen data 5 minit

berkaitan data integiriti Etc
; Umur bersara, pedidikan
& rekod peribadi
Tamat

Bukan UM Bukan UM
Staff UM (Gov)
(Non-Gov)
7. SENARAI SEMAK

AKTIVITI 1: Menyelenggarakan data staf baharu

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mohon data daripada PTM / PPTM

Sedia data yang diperlukan untuk

2.
mengemaskini HRMIS
Menyemak ketepatan data yang
3.
diperoleh
Menambah rekod staf baharu dalam
4. modul Pengurusan Rekod Peribadi
HRMIS
Memasukkan maklumat dan
sandangan perjawatan, maklumat
5. peribadi serta mengaktifkan nombor
kad pengenalan staf baharu dalam
HRMIS
6. Mohon data daripada PTM / PPTM
Sedia data yang diperlukan untuk
7.
mengemaskini HRMIS
PROSES KERJA

Aktiviti 2: Menyelenggarakan Pentadbir PTj / Modul (Persaraan) (Kenaikan

Pangkat Bukan Akademik, myPortfolio)

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,

JAWAB YANG ADA PERATURAN DAN
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Menerima permohonan / arahan
1. PT(P/O) daripada Pentadbir PTj bagi
Modul dalam HRMIS

Mengemaskini data mengikut

2. PT(P/O)
modul

3. PT(P/O) Menyemak data dalam HRMIS

4. PT(P/O)
CARTA ALIR

Aktiviti 2: Menyelenggarakan Pentadbir PTj / Modul (Persaraan), (Kenaikan

Pangkat Bukan Akademik, myPortfolio)

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

PT Permohonan daripada 5 minit

HTM/HTS

PTM Menerima permohonan 20 minit

daripada HTM/HTS

Menyelenggara akaun
5 minit
PT(P/O) pentadbir bagi setiap modul
mengikut bahagian

PT(P/O) Pemakluman kepada HTM/HTS 5 minit

untuk sesi ujilari

Berjaya
Tidak

Ya

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 2: Menyelenggarakan Pentadbir PTj / Modul (Persaraan) (Kenaikan

Pangkat Bukan Akademik, myPortfolio)

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima permohonan / arahan
1. daripada Pentadbir PTj bagi Modul
dalam HRMIS
Mengemaskini data mengikut
2.
modul

3. Menyemak data dalam HRMIS

4.
PROSES KERJA

AKTIVITI 14: Menyemak data perkhidmatan dan perjawatan staf untuk

kenal pasti staf yang layak bertukar.

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-

JAWAB LAIN YANG UNDANG,
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Keluar arahan untuk menguruskan
PT
1. eksesais pertukaran staf
Emel pemakluman kepada PTM/PPTM (1) MyPPSM,
Penolong Pegawai Teknologi Ceraian
PT(P/O)
2. Maklumat untuk mendapatkan data UP.2.2.1
perkhidmatan dan perjawatan staf.
Sedia data yang diperlukan untuk PTM (2) Polisi
PPTM
3. pertukaran dari sistem HRIS Pertukaran
Menyemak ketepatan data yang PT/PT(P/O), Staf Bukan
4. PT(P/O) diperoleh dan buat data cleaning HTS, Integriti, Akademik
jika perlu. CDED Universiti
Atur perbincangan dengan Malaya
5. PT(P/O) Pegawai untuk pengesahan data
(jika perlu)
Serah data pertukaran kepada
6. PT(P/O)
Pegawai untuk semakan akhir.
Menyemak maklumat
perkhidmatan dan perjawatan staf.

(a) Jika ada pindaan, minta

PT
pegawai yang berkenaan
7.
membuat tindakan pembetulan;
(b) Jika tiada pindaan, sahkan data
pertukaran untuk bawa ke
mesyuarat jawatankuasa
pertukaran staf
Fail senarai nama staf telibat untuk
8. PT(P/O)
rekod simpanan
CARTA ALIR

AKTIVITI 14: Menyemak data perkhidmatan dan perjawatan staf untuk

kenalpasti staf yang layak bertukar.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mula

PT Keluar arahan untuk urus 2 minit

eksesais pertukaran

PT(P/O) Mohon data staf dari PPTM 5 minit

PPTM Sedia data dari sistem HRIS 2 hari

PT(P/O) Menyemak ketepatan data 3 – 5 hari

yang diperoleh dan buat data
cleaning jika perlu.

PT(P/O) Atur perbincangan dengan

1 hari
Pegawai untuk pengesahan
data (jika perlu)

Semak maklumat pertukaran 3 – 5 hari

PT
staf

Ya
Buat pindaan 1 hari
PT(P/O)
Pindaan?
Tidak

Fail senarai nama staf telibat 3 minit

untuk rekod simpanan

Tamat
SENARAI SEMAK

AKTIVITI 14: Menyemak data perkhidmatan dan perjawatan staf untuk

kenalpasti staf yang layak bertukar.

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Keluar arahan untuk menguruskan
1 eksesais pertukaran staf
Emel pemakluman kepada
Penolong Pegawai Teknologi
2
Maklumat untuk mendapatkan data
perkhidmatan dan perjawatan staf.
Sedia data yang diperlukan untuk
3 pertukaran dari sistem HRIS
Menyemak ketepatan data yang
4 diperoleh dan buat data cleaning
jika perlu.
Atur perbincangan dengan
5 Pegawai untuk pengesahan data
(jika perlu)
Serah data pertukaran kepada
6
Pegawai untuk semakan akhir.
Menyemak maklumat
perkhidmatan dan perjawatan staf.

(a) Jika ada pindaan, minta

pegawai yang berkenaan
7 membuat tindakan
pembetulan;
(b) Jika tiada pindaan, sahkan
data pertukaran untuk bawa
ke mesyuarat jawatankuasa
pertukaran staf
Fail senarai nama staf telibat untuk
8
rekod simpanan
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 12 Tahun 2005:

Pelaksanaan Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia

2. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 2007:

Pelaksanaan Modul Pengurusan Rekod Peribadi Aplikasi HRMIS

3. Surat Pekelilng Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2008:

Pelaksanaan Modul Data Perjawatan Aplikasi HRMIS

4. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2010:

Pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan

5. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 2010

Pelaksanaan Submodul Pengurusan Majikan Pekerja – Majlis
Bersama Jabatan (MBJ) Aplikasi HRMIS
9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

Borang Pertukaran Staf Bukan
1. XX-8966
Akademik
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(A) SENARAI JAWATANKUASA MENGIKUT JAWATAN

Tiada

(B) SENARAI JAWATANKUASA MENGIKUT PENYANDANG

1. Jawatankuasa Eksesais Pertukaran Staf Operasi Universiti Malaya

2. Jawatankuasa XXXX