5S – IMPLANTANDO E AUDITANDO JUNHO/2022

E-BOOK 5S

Implantando
e Auditando
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Estruturação para a Implantação

SENSIBILIZAÇÃO DAS PESSOAS ESTRATÉGICAS

Não é comum, em grandes e médias organizações, a iniciativa em implantar o 5S partir do

alto escalão. Normalmente a ideia é de algum componente da média-gerência ou de alguns
processos da organização (Recursos Humanos, Gestão da Qualidade, Segurança Industrial,
Produção, etc). Porém, mesmo que a iniciativa não seja do alto escalão, a sua sensibilização,
assim como das demais pessoas estratégicas da organização, é fundamental para a implantação
sistemática do 5S, antes de qualquer ação que vise abranger o 5S para toda a organização.
Como regra geral, não se deve implementar o 5S em um nível da organização se o nível
imediatamente superior não tiver conhecimento sobre o assunto.

A estratégia mais comum para a sensibilização de pessoas estratégicas (alta e média

gerências e assessores) é a apresentação feita por um profissional que tenha experiência na
implantação do 5S. Normalmente isto é feito em forma de palestra com duração média de 4
horas. O conteúdo da apresentação pode conter os seguintes tópicos:

 Fundamentos do 5S;
 Benefícios do 5S;
 5S como base para as melhorias (TQC, TPM, WCM, Kaizen, Just-In-Time, Segurança,
Saúde, Meio Ambiente, Qualidade, Produtividade, Custos, etc).;
 Resultados de Outras organizações;
 Modelo básico de Implantação;
 Causas de Sucesso e Fracasso;
 Papel das Lideranças.

O objetivo desta apresentação é o de formar uma massa crítica sobre o tema. Após a
apresentação a alta direção poderá pedir às demais pessoas as suas considerações sobre o
tema e a sua adequabilidade ao momento da organização. Se necessário, poderão ser
programadas visitas em uma ou mais organização que tenha o processo de implantação
amadurecido, para facilitar a tomada de decisão. Caso venha ser de se implantar, a alta direção
deve definir Gestor do 5S e o prazo para o seu início (Lançamento).

Um cuidado que a organização deve ter é com relação ao sindicato dos trabalhadores.
Apesar do 5S ser um conjunto de atividades educacionais que promovem melhorias significativas
no ambiente de trabalho, algumas correntes sindicais podem se opor à sua implantação (por
ignorância sobre o assunto ou por questões políticas). É mais uma questão a ser conduzida entre
a organização e o sindicato da categoria. Gradativamente a postura atual dos sindicatos perante
o 5S tem sido de grande aceitação. As críticas que normalmente são feitas recaem sobre a forma
como a organização adota o 5S, e não sobre os conceitos.

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ESTRUTURAÇÃO DE IMPLANTAÇÃO DO 5S

1. Estruturação do Comitê de 5S

Após a tomada de decisão de implantação pelo alto escalão e escolhido o gestor, é formado
o Comitê de 5S (a partir daqui, entende-se que o gestor é um integrante do comitê de 5S). Em
micros e pequenas empresas a formação de um comitê pode ser dispensada. Em grandes
organizações, principalmente aquelas que têm unidades descentralizadas fisicamente, e por
vezes são autônomas, poderá haver necessidade de uma estrutura local, formada por um
coordenador ou facilitador e um sub-comitê ou comitê local.

As atividades básicas do Comitê são:

 Elaborar o plano de implantação;

 Acompanhar as ações previstas no plano;
 Responder pelo 5S perante o alto escalão;
 Coordenar as avaliações e analisar os resultados;
 Prever e buscar recursos para a promoção do 5S;
 Participar de eventos internos e externos relacionados com o tema;
 Contratar e acompanhar consultoria externa (quando necessário).

2 - Composição do Comitê de 5S

O Comitê de Implantação é formado por pessoas escolhidas pelo gestor e/ou sugerida pelas
lideranças. Normalmente é um comitê interdepartamental, mas que não obrigatoriamente deve ter
pessoas de todos os departamentos. A média de participantes do comitê varia entre 6 e 12.
Não há uma regra específica para a seleção dos componentes do comitê, uma vez que o nível
hierárquico não tem uma vinculação prática com os resultados. Há casos em que o comitê é
composto pela alta gerência, mas que estes não têm perfil nem motivação para se aprofundar nos
mecanismos promocionais do 5S.

As atividades básicas do comitê de 5S, podem se agrupadas em:

Atividades de Promoção: São aquelas relacionadas à motivação contínua da prática do 5S.

Exemplo:

 Desenvolvimento dos treinamentos – Conteúdo e formato dos diversos

treinamentos; Agenda de treinamentos – Datas, locais e instrutores;
 Coordenação das auditorias – Escala dos auditores;
 Divulgação de Registros e Resultados – De acordo com as auditorias;
 Criação de Faixas e Cartazes – Divulgação de eventos e marketing do 5S;
 Programação de Lançamento – Eventos a serem realizados em função do
lançamento do 5S;

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 Realização de eventos internos e externos – Previsão e execução de eventos

periódicos relacionados ao 5S;
 Programação de visitas – Contatos com outras organizações e providência de infra-
estrutura para a realização de visitas;
 Realização de evento de premiações – Programa e execução do evento;
 Promoção de concursos – Estímulo e monitoramento das participações;
 Agenda de reuniões – Programar e coordenar a reunião do comitê;
 Estímulo às reuniões relâmpagos – Incentivo para as lideranças realizarem reuniões
informais e freqüentes com a sua equipe no próprio local de trabalho;
 Estímulo às visitas periódicas pela alta direção, com foco em 5S, em áreas de sua
liderança ("plant-tour");
 Instituição de áreas modelos – Promover e divulgar os itens modelos, etc.

Atividades de Padronização: São aquelas que visam garantir a uniformidade dos recursos
de apoio às atividades promocionais, bem como dos itens que serão padronizados ao longo do
tempo. Exemplos:

 Definição do significado de cada S

 Definição dos materiais de treinamentos – Não só os materiais dos participantes,
mas também dos instrutores;
 Definição de literatura para consulta – Gradativamente montar uma mini-biblioteca
do 5S, com livros e filmes para todos os níveis;
 Definição dos Critérios de Avaliação – Estes critérios serão utilizados nas auditorias
e até mesmo em auto-avaliações;
 Definição de regras para a Certificação – Caso a organização opte em certificar as
áreas de acordo com o seu avanço;
 Elaboração de regulamentos para o sistema de reconhecimento – Principalmente a
partir do segundo ciclo de auditorias;
 Elaboração de regulamentos para o descarte de materiais – Este procedimento
garantirá o descarte bem feito e deve estar pronto antes dos treinamentos;
 Elaboração de regulamentos para definição de modelos – O objetivo é oferecer um
padrão visual de ordem e de limpeza para itens com possibilidade de multiplicação;
 Mapeamento das áreas e respectivos responsáveis – O objetivo é criar uma relação
direta de comprometimento entre as pessoas e cada espaço físico da organização;
 Listar os locais de trabalho de cada área mapeada com o objetivo de garantir que
todos os locais serão visitados pelos auditores;
 Criação de padrões para Identificações, Sinalizações, Pintura de pisos, móveis e
outros itens onde existam similaridades – Estes padrões visam facilitar a
implementação de identificações, sinalizações e pintura e evitam custos posteriores
com mudanças destes itens.

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 Criação de formulários utilizados ao longo da implantação do 5S (Fotos de antes e

depois; Padrões de Ordenação através de fotos; Boletins de 5S, etc.).

As pessoas que serão responsáveis por estas atividades devem ter características
preponderantes de normatização e engenharia.

Atividades de Controle: São aquelas que visam o monitoramento dos custos e dos
resultados do 5S ao longo do tempo. Exemplos:

 Formatação e validação do Plano Diretor – Montar o plano de acordo com o padrão

de outros planos da organização;
 Avaliação do Percentual de pessoal treinado – Acompanhar o nível de participação
das pessoas com o objetivo de tomar providências (incentivar a participação,
programar repescagens);
 Definição de quais são os tipos de custo do 5S e forma de monitorá-los – Evitar que
sejam considerados custos de 5S aqueles que são para melhorias;
 Monitoramento permanente dos custos de atividades promocionais – Garantir que
os custos promocionais estão de acordo com a verba prevista;
 Criação de planilhas para registro dos resultados das auditorias – Inclusive
desenvolvendo planilhas e banco de dados eletrônicos;
 Avaliação qualitativa e quantitativa das auditorias – Prever esta avaliação a cada
ciclo de auditorias;
 Avaliação e Monitoramento das Metas de 5S – Prever esta avaliação até 15 dias após
cada ciclo de auditorias;
 Apuração de Volume descartado, Otimização de áreas e Ganhos tangíveis – Prever o
levantamento pelos auditores durante as auditorias;
 Apuração de ganhos intangíveis – Prever o levantamento pelos auditores bem como
a realização de pesquisas junto aos colaboradores;
 Acompanhamento da Execução do Plano Diretor – Sistematicamente verificar se os
prazos previstos estão sendo cumpridos, fazer as revisões necessárias e apoiar o
gestor na detecção de possíveis distorções entre o previsto e o real.

As pessoas que serão responsáveis por estas atividades devem ter características
preponderantes de controle.

3 - Capacitação do Comitê de 5S

A Capacitação do Comitê de 5S pode ocorrer de uma ou mais das seguintes formas:

 Participação em Curso de 5S

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Cursos abertos: são aqueles realizados por consultorias ou empresas especializadas em

promoção de eventos.

 Vantagens: conhecer o instrutor e os demais participantes. O conhecimento do instrutor

pode propiciar uma posterior contratação. O contato com os participantes pode favorecer
visitas e trocas de experiências.
 Desvantagens: normalmente se limitam a apresentar conceitos do 5S; os participantes
são de organizações diferentes (características, porte e evolução do 5S); os participantes
têm níveis diferentes de conhecimento e responsabilidade sobre o 5S, o que geralmente
dificulta a abordagem do instrutor; para uma quantidade acima de 5 participantes, poderá
se tornar mais caro que os cursos fechados.

Cursos fechados: são aqueles destinados para participantes de uma mesma organização,
podendo ser realizados fora ou dentro da organização (neste último caso, denominado In-
Company).

 Vantagens: poder formatá-lo para as necessidades reais da organização; o custo per-

capita para mais de 5 participantes tende a ser mais barato que os cursos abertos;
Possibilita uma maior discussão sobre a metodologia de implantação.
 Desvantagens: são mais caros quando os participantes são em número inferior a 5; Não
possibilita troca de conhecimento com participantes de outras organizações; Caso o
instrutor tenha pouca experiência prática, poderá comprometer a implantação.

Em ambos os cursos deve ser avaliado o perfil do instrutor.

 Leitura de Literatura Específica

Uma leitura minuciosa de uma ou mais publicação sobre o tema é fundamental. Quanto mais
fontes de pesquisa melhor. É bom tomar cuidado com literaturas muito básica ou muito complexa
sobre o tema. Alguns livros existentes no mercado apresentam as seguintes características:

 Limitam-se a falar sobre os conceitos, sem discutir fundamentos e metodologias;

 Abordam o 5S de uma maneira muito técnica e numa linguagem de indústria de
produtos fabricados em série;
 Utilizam-se da denominação 5S para vender outros conceitos (TPM, TQC, PDCA, 6
Sigmas, etc.);
 São escritos por autores que nem sempre têm conhecimento prático e específico
sobre o 5S;
 Têm a preocupação de apenas de sugerir o correto, mas não adverte para os
problemas e, neste caso, não propõe as possíveis soluções;
 Não prevêem a adequação da estratégia de implantação de acordo com as
características do país, região e perfil da organização;

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 Não se aprofundam nas técnicas de manutenção do 5S;

 Não são didáticos.

Portanto, o leitor deverá ser bastante seletivo não apenas na leitura do livro, mas também na
escolha da estratégia proposta pelo autor.

 Visita às organizações ou unidades mais avançadas no 5S

A visita às organizações ou locais de trabalho que estejam em um padrão mais elevado,

oferece uma demonstração visual do que é possível com o 5S, principalmente quando realizada
em processos similares aos dos visitantes.

Um depoimento sobre o padrão anterior, sobre a forma como as atividades de melhorias

foram desenvolvidas, e como as dificuldades foram vencidas, é muito enriquecedor. Os visitantes
não devem se limitar, nem se impressionar, com os aspectos estéticos como pintura de piso,
conservação de móveis e equipamentos, sinalizações e identificações. Nem sempre estes
aspectos definem a prática efetiva do 5S.

A Tabela 1 apresenta algumas dicas para se ter uma ideia qual é real eficiência do 5S na
organização.

Médias e grandes Micros e pequenas

Atividades
Tempo de Implantação
Plano de Implantação
Evolução
Ganhos
Participação das lideranças
organizações organizações
Avaliar eficiência somente a Avaliar eficiência somente a
partir de 2 anos após o partir de 1 ano após o
Lançamento. Lançamento.
Avaliar as atividades Avaliar as atividades
realizadas e previstas no realizadas e previstas no
horizonte de 12 meses horizonte de 6 meses
Avaliar se existem atividades Avaliar se existem atividades
promocionais previstas, além promocionais previstas, além
de auditorias. de auditorias.
Avaliar se o padrão de 5S é Avaliar se o padrão de 5S é
crescente pela grande crescente até atingir e se
maioria das áreas, até atingir manter em torno de 90%.
e se manter em torno de
90%.
Verificar os ganhos tangíveis Verificar os ganhos tangíveis
(quantificáveis) e intangíveis. (quantificáveis) e intangíveis.
Verificar a participação Verificar a participação
sistemática das lideranças em sistemática da liderança em
auditorias e reuniões auditorias e reuniões

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relâmpagos. relâmpagos.
Participação do pessoal Verificar a participação das Verificar a participação das
operacional pessoas nas melhorias dos pessoas nas melhorias dos
locais de trabalho. locais de trabalho.
Divulgação Verificar elementos de Verificar elementos de
divulgação, como banners, divulgação, como banners,
fotos antes e depois, fotos antes e depois,
conceitos, resultados das conceitos, resultados das
auditorias, etc. auditorias, etc.
Padrão de Ordem e Limpeza Verificar se existem Verificar a situação atual na
procedimentos para limpeza, ordem (inclusive em locais
definindo locais específicos, fechados) e na limpeza
freqüência e responsáveis; (inclusive locais de difícil
Verificar a situação atual na acesso e de uso coletivo).
ordem (inclusive em locais
fechados) e na limpeza
(inclusive locais de difícil
acesso e de uso coletivo).
Postura das pessoas Verificar como as pessoas se Verificar como as pessoas se
comportam, não só no local comportam, não só no local
de trabalho, mas também fora de trabalho, mas também fora
dele (higiene pessoal, dele (higiene pessoal,
cumprimento de regras, cumprimento de regras,
descarte do lixo, recepção de descarte do lixo, recepção de
visitantes, etc.). visitantes, etc.).
Tabela 1 - Dicas para verificar a eficiência do 5S na organização

 Apoio de Consultoria

Numa fase de aprendizagem em 5S, o Gestor ou Comitê pode definir a contratação de uma
consultoria externa. A vantagem da contratação é utilizar a experiência já presenciada e/ou
vivenciada pelo consultor. As atividades normalmente delegadas para uma consultoria são:

Momento de Decisão

 Palestras de Sensibilização para as lideranças;

 Realização de um diagnóstico da organização, relacionado ao 5S;
 Sugestão de perfil do Gestor e dos participantes do Comitê.

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Momento de Estruturação

 Capacitação do Gestor e do Comitê;

 Sugestão de organizações a serem visitadas;
 Apresentação de exemplos de implantação;
 Apoio na elaboração do Plano de Implantação;
 Diagnóstico ou Auditoria para ter uma referência tangível antes do Lançamento do
5S.

Momento de Disseminação

 Capacitação de Facilitadores/Multiplicadores;
 Capacitação de colaboradores.

Momento de Lançamento


Apoio no planejamento do Dia de Lançamento;
 Diagnóstico ou Auditoria para ter uma referência tangível logo após o Dia de
Lançamento do 5S.

Momento de Implantação

 Discussão dos critérios de avaliação e reconhecimento;

 Capacitação de Auditores;
 Indicação de software de acompanhamento;
 Visitas de acompanhamento;
 Avaliação de resultados;
 Auditoria dos 3 primeiros “S” e/ou para efeito de premiação.

Momento de Manutenção

Definição da consolidação dos 3 primeiros “S”;


 Nova sensibilização das lideranças para os 2 últimos “S”;
 Reciclagem do Gestor, Comitê, Facilitadores e Colaboradores com ênfase nos 2
últimos “S”;
 Sugestões para campanhas de saúde; regras de convivência, padronização,
controles visuais e “Poka-yoke” e a manutenção dos 3 primeiros “S”.

Momento de Consolidação

 Visitas de acompanhamento;
 Auditoria de Certificação e/ou para efeito de premiação.

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Características e Conteúdo do Plano

O Plano de Implantação do 5S tem como objetivo orientar o seu desenvolvimento por toda a
organização, de forma coordenada, definindo os objetivos, as metas e a estratégia a ser utilizada.

Neste item serão discutidos dois pontos: a característica e o conteúdo do plano de

implantação do 5S.

Características do Plano

Pela simplicidade da prática do 5S, este plano geralmente tem as seguintes características:

Abordagem para a Execução

O 5S tem a característica de só ser entendida pela prática. Quanto mais executado é o 5S,
maior o entendimento da sua essência. Portanto, o plano deve priorizar ações do dia-a-dia,
incluindo o próprio treinamento em sala de aula, o qual deve ser o mais breve possível.
Elaboração de cartilhas que facilitem a discussão de aspectos relacionados ao 5S, no próprio
local de trabalho, tem sido mais eficaz que um conjunto imenso de transparências com textos
recheadas de conceitos.

Abrangência para toda a organização e todos os níveis hierárquicos

Por ser um processo educacional, a prática independe do tipo de atividade da organização,

e do cargo de quem o executa, ou seja, todos devem participar diretamente do 5S. Como já foi
mencionado, deve-se apenas utilizar uma metodologia diferenciada para pessoas de níveis
hierárquicos diferentes, bem como para as pessoas que desenvolvem atividades puramente
administrativas.

Plano específico para áreas puramente administrativas

A experiência de várias organizações de processos produtivos demonstra que a implantação

do 5S em seus ambientes administrativos tendem a se limitar a um descarte inicial de
documentos físicos e de alguns recursos obsoletos. Passada a fase do Lançamento do 5S, estes
ambientes não conseguem efetivamente avançar no mesmo nível que as áreas operacionais. Isto
ocorre porque não se dá as áreas administrativas um tratamento diferenciado das demais áreas,
desconhecendo as suas diferenças.

A Tabela 2 apresenta algumas diferenças entre as áreas administrativas e as áreas

operacionais.

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