ISO 19011:2018 İÇ DENETÇİ EĞİTİMİ

Eğitmen: Belgin Okşar

1
TETKİK ÇEŞİTLERİ
UYGULAYANA GÖRE
KURULUŞ İÇİ TETKİKLER (1. TARAF)
TEDARİKÇİ TETKİKLERİ (2. TARAF)
BAĞIMSIZ KURULUŞ TETKİKLERİ (3. TARAF)

KAPSAMI AÇISINDAN
YETERLİLİK TETKİKİ
Kalite sisteminin hangi dereceye kadar ilgili standardın gereklerini karşıladığının denetlenmesi.
UYGUNLUK VEYA UYGULAMA TETKİKİ
Dokümante edilmiş sistemin çalışanlar tarafından ne kadar anlaşıldığını, uygulandığını ve gözlendiğini inceler.
ÜRÜN/PROSES TETKİKİ
Spesifik bir ürünün veya hizmetin üretimine etki eden bütün sistemlerin denetlenmesi (Dikey TETKİK).

30.11.2020 2
BAĞIMSIZ TETKİK
Belgelendirme Tetkiki
Belgelendirme kapsamındaki tüm çalışmaları kapsayan ve belgelendirme kuruluşu tarafından yapılan TETKİKdir. Kalite
sisteminin uygunluğu belgelendirme kriterleri ile araştırılır.
Ara Tetkik
Bu kuruluşun kalite sisteminin belgelendirmesinin devam edip edemeyeceğini saptamak için yapılan tetkikdir.
Tekrar Tetkiki
Belgelendirme periyodunun sonunda, belgenin devam etmesine karar vermek üzere gerçekleştirilen tetkikdir.
Takip Tetkiki
Majör uygunsuzluk sonucu uygunsuzluğun etkin bir şekilde giderildiğini incelemek üzere yapılan tetkik

30.11.2020 3
KALİTE SİSTEM TETKİKLERİ
TETKİKDE, DENETÇİLER;
MEVCUT SİSTEMİN
YETERLİLİĞİNİ (DOKÜMANLAR)

UYGUNLUĞUNU (UYGULAMALAR)

ETKİNLİĞİNİ (SONUÇLAR)

DEĞERLENDİRİR

30.11.2020 4
TERİMLER VE TARİFLER
TETKİK
Tetkik kriterinin ne dereceye kadar karşılandığını belirlemek amacıyla,
Tetkik kanıtını elde etmek ve tetkik kriteri karşısında değerlendirmek için yürütülen sistematik, bağımsız ve dokümante
edilmiş süreç
TETKİK KRİTERİ
Referans olarak uygulanan standart, politika, hedef ve prosedür gibi dokümanlar
TETKİK KANITI
Gerektiğinde doğrulanabilen, tetkik kriterleri ile ilgili kayıtlar, uygulamalar, gözlemler veya diğer bilgiler
BULGU
Tetkik kanıtlarının tetkik kriteri ile karşılaştırılması sonucu elde edilen sonuçlar (uygunluk, uygunsuzluk veya iyileştirme
önerileri)

30.11.2020 5
TERİMLER VE TARİFLER
TETKİK SONUCU
Elde edilmiş olan bulguların tetkik hedefi ile karşılaştırılması sonucu tetkik ekibi tarafından verilen nihai karar.
TETKİK MÜŞTERİSİ
Tetkik talebinde bulunan kişi veya kuruluş
DENETÇİ
Bir tetkiki yürütebilecek yetki ve yeterliliğe sahip kişi

30.11.2020 6
Tetkik ?

30.11.2020 7
TETKİK PRENSİPLERİ

Ahlaki Davranış
Adil Temsil

Profesyonel Özen
Bağımsızlık
Delile Dayalı Yaklaşım

30.11.2020 8
TETKİK FAALİYETLERİ

30.11.2020 9
 DOKÜMAN UYGUN
DENETİM BAŞLATILDI GÖZDEN DEĞİL
GEÇİRME
O.K
DENETLENENLE ÇÖZ
BAŞLANGIÇ ZİYARETİ

DENETİM BELGELERİ HAZIRLA

DENETİM EKİBİNE BRİFİNG VER

YENİDEN SERTİFİKASYON
DENETİMİ YÜRÜT AÇILIŞ
TOPLANTISI
YERİNDE DENETİM
KAPANIŞ TOPLANTISI

HAYIR EVET
SERTİFİKASYON ÖNER UYGUNSUZL DÜZELTİCİ FAAL.
UKLAR?

EVET
HAYIR
RUTİN GÖZETİM OK?

10
TETKİKLERİN UYGULANMASI
Tetkik programının dokümante edilmesi ve ilgili kişilere duyurulması,
Tetkiklerin ve diğer tetkik programı faaliyetlerinin koordinasyonu ve
programlanması,
Tetkik ekibinin belirlenmesi,
Tetkikçilerin yetkinliklerinin sağlanması ile ilgili aktiviteler,
Tetkikçi ekibi için gerekli kaynakların temin edilmesi,
Tetkik programına göre tetkiklerin yapılması,
Tetkik faaliyetlerine ait kayıtların tutulması,
Tetkik raporlarının gözden geçirilerek onaylanması ve ilgili kişilere
dağıtımının yapılması
Tetkikin takibi

30.11.2020 11
ÜST YÖNETİMİNİN GÖREVLERİ
Tetkikin amacını belirler ve tetkik sürecini başlatır

Tetkikleri yürütecek birimi tayin eder

Denetçilerin seçimini ve eğitilmelerini sağlar

Tetkik sonuçlarını izler ve değerlendirir

Düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlar.

30.11.2020 12
BAŞ DENETÇİNİN GÖREVLERİ
Tetkik planını hazırlamak ve tetkiki plana uygun olarak gerçekleştirmek.

Gerektiğinde diğer denetçilerin seçimine yardımcı olmak.

Tetkik ekibini yönetmek.

Tetkik ekibinin sözcülüğünü yapmak.

Açılış ve kapanış toplantılarını yönetmek.

Tetkik raporunu hazırlamak

30.11.2020 13
DENETÇİLERİN GÖREVLERİ
Verilen görevleri etkin ve amaca yönelik olarak gerçekleştirmek.

Bulgu ve gözlemlerini kaydetmek.

Denetlenenlere tetkik şartları hakkında bilgi vermek.

Tetkik sırasında öğrenilen bilgilerin gizli kalmasını sağlamak.

Baş denetçi ile işbirliği yapmak.

Tetkik raporunun hazırlanmasına yardımcı olmak.

Eğer talep edilmiş ise, tetkikde tespit edilen eksiklikleri takip etmek.

30.11.2020 14
DENETLENECEK BÖLÜM YÖN. GÖREVİ
Personelini tetkikin amaç ve kapsamı konusunda bilgilendirir.

Tetkikin amacına ulaşabilmesi için denetçilere her türlü kolaylığı sağlar.

Denetçilerin gerekli dokümalara ulaşmalarını sağlar.

Gerekli düzltici faaliyetleri gerçekleştirir.

30.11.2020 15
TETKİK PLANI
İç denetim planlaması gerçekleştirilirken dikkat edilmesi gereken noktalar
a) İlgili süreçlerin önemi, kuruluşu etkileyen değişiklikler ve önceki denetimlerin sonuçlarını da dikkate alan, denetim
sıklığı, yöntemleri, sorumluluklar, planlama şartları ile raporlamayı içeren bir denetim programı (veya programları)
planlamalı, oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır;
b) Her denetim için denetim kriterleri ile kapsamını tanımlamalıdır;
c) Denetçileri seçmeli ve denetimleri denetim sürecinin objektifliği ve tarafsızlığını güvence altına alacak şekilde
yürütmelidir;
d) Denetim sonuçlarının ilgili yönetime raporlandığından emin olmalıdır;
e) Uygun düzeltme ve düzeltici faaliyetleri -gereksiz gecikme olmaksızın- yapmalıdır;
f) Denetim programının uygulandığının ve denetim sonuçlarının kanıtı olan dokümante edilmiş bilgiyi muhafaza etmelidir.

30.11.2020 16
TETKİK PLANI
Planlama ve Hazırlanma
Yapılacak işin miktarının ve gerekecek zamanın tespiti
Denetim ekibi üyelerinin seçilmesi,
Denetim tarihinin belirlenmesi,
Yaklaşıma karar verilmesi,
Ekip üyelerinin görevlendirilmesi,
Çalışma dokümanlarının hazırlanması,
Denetlenenin bilgilendirilmesi ve bilginin ulaştırılması,
Denetim ekibinin bilgilendirilmesi,
Her türlü dokümantasyonun hazır bulundurulması,
Denetim esnasında eşlik edecek kılavuzların atanması ve diğer lojistikler

30.11.2020 17
TETKİK PLANI
Tetkik hedefi ve kapsamı

Tetkik kriteri ve referans dokümanlar

Tetkik ile ilgili yerleşim, ilgili kişiler, üniteler

Tetkik ile ilgili süreler (açılış ve kapanış toplantıları dahil)

Gerektiğinde hangi denetçinin nereleri denetleyeceği

30.11.2020 18
SORU LİSTESİ
Tetkiklerin homojenliğini sağlar.

İlgili tüm konuları kapsar.

Tetkikin hızının ayarlanmasına yardım eder.

Bir hatırlatma aracıdır.

Her fonksiyon için ortak soruların yanı sıra, farklı sorular da hazırlanır.

Tetkiki sınırlandırmamalıdır.

30.11.2020 19
SORU LİSTESİ KAYNAKLARI
Iso 9000 serisi standartlar.

Denetlenecek bölümdeki dokümanlar.

Önceki tetkiklerin raporları.

Önceki tetkiklerin hazırladığı soru listeleri.

30.11.2020 20
SAHA TETKİKİ

A) Açılış toplantısı

B) Tetkik

C) Kapanış toplantısı

30.11.2020 21
AÇILIŞ TOPLANTISI
Tanışma
Tetkik planının kontrolü
Tetkikte uygulanacak metod ve prosedür
İletişim kanallarının teyidin açıklanması
Rehber tayini Tetkik lisanında mutabakat
Tetkik ekibi için gerekli kaynakların temin edilmesi
Gizlilik esasının bildirilmesi
Tetkik ekibi için güvenlik, acil durum ve emniyet
prosedürleri
Raporlama metodu ve uygunsuzluk bildirimi

30.11.2020 22
AÇILIŞ TOPLANTISI

30.11.2020 23
Denetim Tekniği

30.11.2020 24
TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ
Denetçi, muhatabına orada olduğunu ve ne yapacağını açıklar.

Açık ve hedefe yönelik sorular sorar.

Uygulamaları inceler.

Uygunsuzlukları not alır, objektif kanıtları toplar.

Uygunsuzlukları, tetkik sırasında, denetlenen kişiye aktarır ve onayını alır

30.11.2020 25
TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ
Gözlemler
Denetim sırasında yapılan gözlemler fiziksel kanıtlardır. Denetçiler kanıt aramayı hiçbir zaman durdurmamalıdır. Sistemin
doğru uygulandığı konusunda bütün duyularını kullanmalıdır. Denetçiler işlerin iyi idare edilmediği alanları tespit etmeyi
öğrenmelidir.

Denetim yolu
Denetim sırasında kullanılması gereken bir teknik ise denetim yolunu takip etmektir. Bu basit olarak denetlenen bölümün
veya sistemin sorumlu olduğu bir işi, siparişi, vs. Bütün fonksiyonlarda takip etmektir.

30.11.2020 26
TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ
Prosesler ve aralarındaki etkileşimlerinin denetimi
Yönetim sistemleri birbirinden etkilenen bir çok prosesten meydana gelir. Yönetim sisteminin etkin olarak çalışması için
proseslerin, sıralarının ve aralarındaki etkileşimlerinin tanımlanması ve kontrol edilmesi gerekmektedir.

Not almak
Denetçi denetime devam ederken sadece hafızasına güvenmemeli, gerekli notları almalıdırlar. Bu notlar mümkün olan her
yerde belirli prosedürlere, işlere, iş numaralarına, siparişlere, sözleşmelere ilişkin referans içermelidir.

Programını hatırla !
Denetim, faaliyetlerin ve sistemlerin sadece bir örneğidir ve örneği mümkün olduğu kadar temsili hale getirmeye
çalışılmalıdır. Bunu ısrarla tek bir sorgulama hattı izlemekle gerçekleştirilemez.

30.11.2020 27
TETKİK YÖNÜ
Satınalma
GERİ
Üretim
Satış
Depolama
Tasarım
Sevkiyat
Satınalma
Servis
Girdi Kontrol
İLERİ
Üretim

28
SORU TİPLERİ
Açık sorular

(Ne, Nerede, Niçin, Nasıl, Ne zaman, Kim)

Kapalı ve direk sorular

Açıklayıcı sorular

30.11.2020 29
SORU TİPLERİ
AÇIK UÇLU SORULAR
Açıklama gerektiren sorulardır.
Görüşülen kişinin daha rahat anlatmasını sağlar.
Gereksiz konuşmalarla fazla zaman harcanmasına sebep olabilir

Örnek;
Satınalma işlemini nasıl yapıyorsunuz ?

30.11.2020 30
SORU TİPLERİ
KAPALI SORULAR
 “Evet” veya “hayır” şeklinde kısaca yanıtlanabilen sorulardır.
 Mümkün olduğunca az kullanılmalıdır.
 Örnek; satınalma onayını genel müdür mü veriyor ?

30.11.2020 31
SORU TİPLERİ
HEDEFE YÖNELİK SORULAR
Bir hedefe ulaşmak amacıyla belli bir akış izleyen sorulardır.
Bir konuda daha detaylı bilgi almak amacıyla da sorulabilirler.
Tetkik tekniğinin esasını oluşturan sorulardır.
Örnek;
Satınalma siparişlerini nasıl veriyorsunuz ?
Gelen malzeme uygun olmadığında ne yapıyorsunuz ?

30.11.2020 32
SORU TİPLERİ
Sözlü iletişimin planlaması

Amacınızı belirleyin ve geliştirin.

Niçin konuşacaksınız?

Bir şeyin yapılmasını mı istiyorsunuz?

Birinin tavrını mı etkilemek istiyorsunuz?

Bir mesaj mı iletmek istiyorsunuz?

O kişinin size bilgi sağlamasını mı istiyorsunuz?

Dinleyiciyi tahlil edin.

Mesajınızı organize edin.

30.11.2020 33
DOKÜMAN ve KAYIT İNCELEME
Doküman / Kayıtların gözden geçirmesi

Doküman incelemesi üst seviye bir el kitabından, takip çizelgelerindeki bir verinin detaylı analizine kadar bir dizi olasılıkları
kapsamaktadır. Denetçilerin gördükleri her dokümana veya bilgisayar programına bakmaya zamanları yoktur ama temsili
örnekler almalıdır.

Denetçi örnekleme prosesinin kontrolünü sağlamalı, değerlendirme için kayıtların seçilmesinin denetlenen tarafından
yapılmasına izin verilmemelidir.

Örnek büyüklüğün nasıl seçileceğine dair bir kural yoktur. Ancak temel ilke, örnek büyüklüğünün bütünü temsil etme
yeteneğine sahip olmasıdır.

30.11.2020 34
DOKÜMAN ve KAYIT İNCELEME

30.11.2020 35
UYGUNSUZLUKLAR

Objektif olmalı, somut gerçeklere dayanmalı.

Açık ve anlaşılabilir olmalı.

Gerçek durumu tanımlamalı.

İlgili birim yöneticisi tarafından kabul edilmeli.

30.11.2020 36
UYGUNSUZLUKLAR
UYGUNSUZLUK İÇİN ÜÇ KRİTER

ŞART SAPMA

KANIT

30.11.2020 37
UYGUNSUZLUKLAR
UYGUNSUZLUK İÇİN ÜÇ KRİTER

12 Nolu
prosedüre Tuz analizi
göre analizin 3 saat
2 saat sonra
içerisinde yapılmıştır
yapılması
gerekirken

12 ağustos
tarihli rapor

30.11.2020 38
İYİLEŞTİRME ÖNERİSİ
YÖNTEM BELİRTİLMEMELİDİR

Dokümanları bilgisayarda saklarsanız kaybolmaz

Terazileri her iki ayda bir kez kalibre ettirmelisiniz.

Eğitimlerin etkinliğini saptamak amacı ile sınav yapabilirsiniz.

30.11.2020 39
UYGUNSUZLUKLAR
I.Kural : Denetçi uygunsuzluk bölümünü tamamlarken, yanlış olan şeyleri kanıtlarıyla tam ve doğru tanımlayarak kayıt
etmelidir. Rapor uygun atıflarla objektif kanıtlara dayandırılmalıdır. Denetçi bir olayı raporlarken iş numarası, ürün
numarası, çizim numarası, rapor numarası ve tarih, miktar, sipariş numarası, uygun referanslar, raporun doğru anlaşılması
için belirtilmelidir.
II.Kural: Bir denetçi uygunsuzluk raporu yazmadan önce bu uygunsuzluğun meydana gelmiş olduğundan emin olmalıdır.
Denetçiler herhangi bir konuda aşırı ısrarcı olmamalı ve değerlendirmelerinde çok dikkatli olmalıdır.
Denetçiler görünüşe göre kesinlikle karar vermemelidir. Denetçinin görevi uygunsuzluk veya uygunsuzluğun objektif
kanıtlara dayandırıldığından emin olunmasını sağlamaktır.

30.11.2020 40
UYGUNSUZLUKLAR
III.Kural

 Uygunsuzluk raporu nerede, ne zaman yazılırsa yazılsın, bulgular denetlenene hemen iletilmeli ve gereklere göre neyin
araştırılacağına ve yapılacağına karar verilmelidir. İdeal olarak denetlenenin uygunsuzluk raporlarını gözden
geçirmesine izin verilmelidir.

30.11.2020 41
Denetim Tekniği

30.11.2020 42
UYGUNSUZLUK DERECELENDİRMESİ

Majör
TETKİK konusu standart maddesi veya başka kriterlere gönderme yapılmaması

Standart gereklerinden veya diğer dış TETKİK kriterlerinden birini yerine getirmemek veya kuruluşun kendi kalite sistemi
gereklerini sistemli şekilde uygulamamak.

Minör
Gereklerin yerine getirilmesinde tek sapma

30.11.2020 43
UYGUNSUZLUK FORMLARI
Uygunsuzluğun dayandığı kriter yazılmalı

İzlenebilirliği sağlamak üzere kanıtlar yazılmalı

Uygunsuzluklar açık bir dille ifade edilmeli

Uygunsuzluk nedenlerinin ve uygulanacak düzeltme ve düzeltici faaliyetlerinin ve ön görülen tamamlama tarihi belirtilmeli

Rapor uygun atıflarla objektif kanıtlara dayandırılmalıdır.

Bir denetçi uygunsuzluk raporu yazmadan önce bu uygunsuzluğun meydana gelmiş olduğundan emin olmalıdır.

Bulgular denetlenene hemen iletilmelidir.

30.11.2020 44
KAPANIŞ TOPLANTISI
Açılış toplantısına katılanlar bulunur.

Tetkikin amaç ve kapsamı tekrarlanır,

Tetkikin örnekleme sistemi ile yürütüldüğü açıklanır,

Tespit edilen uygunsuzluklar belirtir,

Bulgular kanıtları ile birlikte detaylı bir şekilde açıklanır,

Bulgularla ilgili düzeltici faaliyetlerin nasıl yerine getirileceği açıklanır,

Faaliyetlerden sorumlu kişinin imzası alınır,

Tetkik sonucu bildirilir

Tetkik sonuçlarının nasıl takip edileceği açıklanır.

30.11.2020 45
DÜZELTİCİ FAALİYETLER
Uygunsuzluk sebebini ortadan kaldırmaya yöneliktir.

Önlem için en iyi kararı verebilecek olan kişiler bölümün yetkilileridir.

Zamanın belirlenmesi de onların sorumluluğundadır.

Gerçekçi uygulama süreleri verilmelidir.

Verilen sürenin bitiminden sonra bir takip tetkiki yapılmalıdır (tetkikin izleme aşaması).

30.11.2020 46
TETKİK RAPORU
RAPORDA BULUNMASI GEREKLİ BİLGİLER
Denetlenen bölüm adı

Tetkik tarihi

Tetkik kapsamı

Uygunluk beyanı

Tetkik sırasında görüşülen kişiler

Tetkik bulguları ve uygunsuzlukların özeti

NOT:
Raporda özetlenen her uygunsuzluk için “düzeltici faaliyet istek formu” düzenlenir.

30.11.2020 47
TETKİK RAPORU
Rapor hem olumlu hem de olumsuz bulguları ayrıntılı şekilde kapsamalıdır. Denetçiler, raporlarının, denetlenen firmanın
kalite sisteminin gelişmesine katkıda bulunacak bir unsur olduğu bilmelidir.

Yazılı iç denetim raporları aşağıdakiler tarafından okunmalıdır:

Direkt denetlenenler;
Denetlenen fonksiyonun yöneticileri;

30.11.2020 48
TAKİP

Denetlenen bölüm tarafından alınması gerekli düzeltici önlemlerin, uygulama tarihinden sonra

Tekrar kontrol edilmesini ve

Kapatılmasını sağlar.

30.11.2020 49
TETKİK KAYITLARI
Tetkik programının sonuçlarının gözden geçirilmesi ile ilgili kayıtları

Tetkik raporlarını

Uygunsuzluk raporlarını

Düzeltici faaliyet raporlarını

Tetkikçi kadrosundaki personel ile ilgili kayıtları kapsar.

30.11.2020 50
ZAMAN PLANI

30.11.2020 51