RESUMO

Boas Práticas de
Auditorias
Para quem busca gerar resultados reais de
auditorias
Sumário
Introdução ....................................................................................................................... 3

Planejamento .................................................................................................................. 4

Estabeleça objetivos claros ......................................................................................... 4

Estabeleça critérios claros .......................................................................................... 5

Se apoie nos riscos para direcionar o escopo, suas ações e decisões.................... 5

Selecione uma equipe de auditoria competente ...................................................... 5

Comunique as expectativas ........................................................................................ 6

Execução da Auditoria .................................................................................................... 6

Utilize ferramentas de auditoria adequadas ............................................................ 6

Documente todos os resultados ................................................................................ 7

Declarando a não conformidade ............................................................................ 7

Apresentação de resultados........................................................................................... 8

Apresente os resultados aos interessados................................................................ 8

Apresente os resultados à diretoria........................................................................... 8

Continuidade ................................................................................................................... 9

Realize a auditoria com frequência............................................................................ 9

Realizar follow-up, monitorar a implementação das recomendações e gerenciar a

auditoria como um todo ............................................................................................. 9

A auditoria não acaba no relatório .............................................................................. 10

Gostou do material? ...................................................................................................... 11

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Introdução
Gerenciar auditorias de resultado pode ser um processo complexo e
desafiador, mas existem algumas práticas que podem ajudar a tornar o
processo mais eficiente e eficaz.

Uma auditoria é um processo sistemático, independente e documentado

para obter evidência objetiva e avaliá-la objetivamente determinará extensão
no qual os critérios de auditoria são atendidos.

Seja em auditorias de 1ª, 2ª ou 3ª parte, é necessário cuidar de alguns pontos

para garantir que seu resultado seja alcançado.

Ao seguir essas melhores práticas, você pode ajudar a garantir que as auditorias de
resultado sejam gerenciadas com eficácia e eficiência, ajudando a proteger a
empresa de riscos e a garantir a conformidade com as normas e regulamentações
aplicáveis.

Monise Carla Rodolfo Paludeto

CMO da ForLogic, Gestora de vendas
Qualiex e Qualitfy. Auditora Líder ISO 9001,
ISO 22000 e ISO 31000 há mais de 10 anos
promovendo conhecimento sobre
Qualidade.
Diretor Executivo da Saber Gestão.
Especialista em Qualidade, Excelência e
Gestão, auditor Líder nas normas ISO 9001,
ISO 14001, ISO 45001. Auditor na 17025,
mais de 15 anos atuando e construindo a
qualidade através de treinamentos,
consultorias e mentorias.

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Planejamento
Estabeleça objetivos claros
É importante definir os objetivos da auditoria desde o início para que você possa
avaliar adequadamente os resultados.

Com objetivos claros, ficará mais fácil entender se chegou ou não ao resultado
proposto pela auditoria.

Exemplo I

Um objetivo claro para esta auditoria na produção poderia ser "avaliar a eficácia do
processo de controle de qualidade da do produto ABC".

É importante, dentro do objetivo, observar o quanto está ligado e contribuindo com

o objetivo da organização.

Uma auditoria de sistema de gestão ou de processo deve estar alinhada com os

objetivos da organização e contribuir com informações para enriquecer a tomada
de decisão.

Exemplo II
Supondo que a empresa esteja num movimento Paperless (diminuir quantidade de
papel para aumento de produtividade e redução de custos), dentro do objetivo da
auditoria, você também pode considerar identificar oportunidades de
automatização dos processos. Ou seja, o quanto os processos atuais ainda rodam
em torno de papéis.

Isso não mudará, por exemplo, se você está fazendo uma auditoria ISO 9001, que
você irá verificar a adequação da empresa com os requisitos da norma, mas
considerando o contexto da organização que está voltado ao movimento
paperless, você deve entender que os princípios da ISO poderão ser aplicados com
base nesse movimento.

A informação que poderá chegar até o diretor é o quanto estamos preparados, ou

qual o gap temos para que o movimento paperless seja realmente uma realidade
na organização.

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Estabeleça critérios claros
É importante definir claramente quais são os critérios da auditoria, para que se
tenha adequadamente o que será confirmado e confrontado durante a execução.

Exemplo

Critério da auditoria será a norma XYZ, o Procedimento ABC, a especificação do

cliente 123, a Diretriz da Diretoria 321 e assim por diante.

Já dizia Crosby que onde há confusão não há qualidade. Portanto, os critérios

devem estar bem definidos e claros para todos.

O Auditor deve se manter como o “guardião” do foco da auditoria, assegurando que

as informações e constatações estão sendo geradas a partir desses critérios.

Se apoie nos riscos para direcionar o escopo,

suas ações e decisões
O Processo de gerenciamento de riscos de uma organização é peça chave para agir
preventivamente e tornar as rotinas mais adequadas e sustentáveis.

No planejamento da auditoria, utilize a análise de riscos como fonte direcionadora

para definição de objetivos e se concentrando em áreas que possuem uma
fragilidade maior e que precisam amadurecer.

Além é claro de avaliar os riscos da própria auditoria, assegurando que seus

objetivos sejam alcançados.

Exemplo

Os processos que possuem os riscos com a severidade mais alta ou os processos

que possuem os riscos com a maior probabilidade de acontecer.

A pergunta chave é: o que pode impedir que eu alcance o resultado que busco
nessa auditoria? Respondendo essa pergunta, você mapeará as ameaças que
devem ser avaliadas.

Selecione uma equipe de auditoria

competente
A equipe de auditoria deve ser composta de pessoas com habilidades,
conhecimentos e experiência relevantes para a auditoria em questão.

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Certifique-se de que a equipe de auditoria tenha um mix de habilidades técnicas,
interpessoais e de liderança.

Exemplo

1. Auditor Líder: com competência Global, técnica e inserido na cultura da

organização a mais de 3 anos.
2. Auditor: com competência Global, técnica e inserido na cultura da organização
a mais de 1 anos e que tenha participado de ao menos 2 auditorias como
auditor em treinamento.
3. Auditor em treinamento: Com competência geral e técnica;

Comunique as expectativas
Comunique as expectativas aos membros da equipe de auditoria, bem como a
todas as partes interessadas da auditoria.

Isso ajudará a garantir que todos estejam na mesma página e que os resultados
sejam alcançados de maneira justa e consistente.

Exemplo

A equipe de auditoria deve comunicar as expectativas claramente para os auditados.

Eles devem explicar o propósito da auditoria, quais serão as áreas abordadas e os
resultados esperados. Além disso, eles devem informar sobre como será o processo
de auditoria e o quais serão os critérios de auditoria.

Execução da Auditoria
Utilize ferramentas de auditoria adequadas
Use ferramentas de auditoria adequadas para garantir que todas as informações
relevantes sejam coletadas e avaliadas de maneira adequada.

Os auditores podem utilizar várias ferramentas para a auditoria, como

questionários, checklists e softwares de gerenciamento de auditoria.

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 Exemplo

O Qualiex Auditorias permite aos auditores coletar informações e documentar os

resultados de forma organizada, sendo possível gerenciar todas as informações e
gerar os relatórios pertinentes.

É claro que o Qualiex pode ajudar muito, mas é importante que o gestor da
auditoria se preocupe muito com quais serão os recursos e ferramentas que
garantirão que a auditoria se torne rastreável e possível de consolidar para agregar
valor. A partir daí, vamos para o outro tópico.

Documente todos os resultados

Documente todos as saídas da auditoria inclusive as de conformidade e certifique-
se de que todas as constatações sejam precisas, claras e objetivas.

Isso ajudará a garantir que a empresa possa tomar as medidas necessárias para
manter o que está adequado e corrigir qualquer problema identificado na auditoria.

Exemplo

O exemplo mais utilizado é a partir da Trilha da Auditoria, que pode ser da seguinte
forma:

Constatação de Conformidade: No processo de Medição, PQ 001 (REV02 10/01/15)

foram verificadas atividades utilizando dispositivos de medição Balança, número
1020, Cert 001, Validade 10/10/22. Balança número 1040 Cert 002, Validade
10/10/22 e Balança número 1060 Cert 003, Validade 10/10/22, da marca peso bom,
qualificada conforme PQ 002 ( REV02 05/01/14), calibradas de acordo com os
requisitos especificados. Verificado que o colaborador Rodolfo Paludeto, na função
de inspetor, recebeu o treinamento de manuseio das balanças no dia 10/05/16.

Declarando a não conformidade

1. FATO: Vários equipamentos de medição (balança) sem a devida calibração.
2. EVIDÊNCIA: Balança número 1020 - Balança número 1040 - Balança número
1060, ambas da marca PESO BOM.
3. REQUISITO: Procedimento PCE (procedimento de calibração de equipamentos)
número 2039 rev. 3 que diz “.....Todos equipamentos de medição devem estar
calibrados....”

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Apresentação de resultados
Apresente os resultados aos interessados
Apresente os resultados da auditoria aos interessados relevantes, incluindo a
administração e outros colaboradores pertinentes.

Certifique-se de que os resultados sejam apresentados de forma clara e objetiva e

que possibilitem a correta avaliação e tomada de decisões para ações corretivas,
quando necessário.

Exemplo

• Processo A: Trilha de auditoria / Constatações de Conformidade /

Constatações de Não conformidade;
• Processo B: Trilha de auditoria / Constatações de Conformidade /
Constatações de Não conformidade;
• Processo C: Trilha de auditoria / Constatações de Conformidade /
Constatações de Não conformidade;

Apresente os resultados à diretoria

Apresente os resultados da auditoria a diretoria de modo que ele consiga verificar a
conclusão da auditoria como um todo.

Aqui não é o momento de falar de não conformidades pontuais, mas sim no cenário
geral e das decisões que tomamos ou ainda precisamos de apoio para tomar.

Exemplo

1. Foram auditados 100 itens, 80 apresentaram conformidade e 20 desvios em

relação aos critérios estabelecidos.
2. Dos 20 desvios, 15 são classificados como menores e 5 como maiores;
3. Dos 15 menores, os responsáveis pelos processos analisaram as causas,
definiram ações corretivas e já estão em processo de implementação;
4. Dos 5 maiores, já analisamos as causas, definimos as ações e estamos em
processo de implementação, são elas:
a. NC 1...
b. NC 2...
c. NC 3...
d. NC 4...
e. NC 5...

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Continuidade
Realize a auditoria com frequência
Uma auditoria só termina quando a próxima começa.

Sendo assim é muito importante manter esse processo vivo dentro das
organizações, assegurando que haja evidências de evolução e de continuidade.

A frequência das auditorias dependerá do tamanho e da complexidade da empresa,

bem como do nível de risco associado às operações da empresa, contudo torná-la
uma rotina é um ponto chave para colher melhores resultados.

a. Auditoria em processos: Mensalmente;

b. Auditoria em produtos: Trimestralmente;
c. Auditoria no sistema de gestão como um todo: Semestralmente;

Realizar follow-up, monitorar a

implementação das recomendações e
gerenciar a auditoria como um todo
É importante manter a auditoria viva na organização, para isso realizar o follow-up
das recomendações da auditoria e monitorar se as ações estão sendo
implementadas e se estão realmente eliminando as causas do problema é
fundamental.

Mas também é importante estar atento ao processo como um todo, sempre atento
a evoluir e gerar mais valor na organização.

Exemplo

Implementar uma reunião mensal para discutir assuntos relacionados a auditorias,

desde a constatações de auditoria e planos de ação.

Mas também é importante entender o desempenho dos auditores, necessidades de

capacitação, inclusão de novos membros na equipe, novos métodos e estratégicas
para melhorar o processo de auditorias.

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A auditoria não acaba no relatório
É importante entender que, por mais que o relatório da auditoria traga o fim de um
ciclo, para que uma auditoria gere resultado, é necessário dar continuidade a partir
do relatório.

Se entendermos esse movimento com um olhar de gestão de projetos, competência

importantíssima para qualquer gestor, entendemos que a auditoria é o P do PDCA
do projeto. Por meio da auditoria vou levantar requisitos nos quais vou trabalhar na
organização ou no processo.

Se estamos falando de um sistema de gestão, uma auditoria vai gerar não só não
conformidades como também projetos de melhoria. O gestor da auditoria deve
considerar gerenciar todas essas ações, monitorar e medir, entendendo a eficácia
de cada uma delas para então gerar valor de verdade na organização.

Os follow ups, dimensionamento de recursos, avaliação, indicadores e outros

pontos importantes da disciplina de gestão de projetos poderão ajudar muito a
garantir que a partir da auditoria, obtivemos resultados e aprendizados para
organização.

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