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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL

EMPRESA

1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL:

Establecer un procedimiento para definir los criterios de elaboración, codificación,
aprobación, distribución, archivo, control y conservación de los documentos que
componen el Sistema de Gestión de NOMBRE DE LA EMPRESA y centros de costos
donde opere la organización.
2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Establecer las estrategias para conservación de documentos y registros.
 Definir al responsable de salvaguardar los documentos y registros del SG-SST.
 Conservar los documentos relacionados en el decreto 1072 articulo 2.2.4.6.13.
 Controlar y organizar los documentos y registros del SG-SST.
 Crear y mantener una estructura documental, la cual se pueda aplicar en los diferentes
procesos y áreas de la organización.

2. ALCANCE
Las actividades de control de los documentos del Sistema de Gestión de NOMBRE DE
LA EMPRESA tienen alcance a los documentos propios y a los datos externos,
recibidos de aseguradora de riesgos, clientes, proveedores y de terceros en general.
Con el fin de tener un orden e identificados los documentos necesarios para la
implementación del SG-SST.

3. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Decreto 1072 articulo 2.2.4.6.12, 2.2.4.6.13

4. RESPONSABLES

4.1 Los encargados del Sistema de Gestión son responsables de:

 Revisar y aprobar el presente procedimiento.
 Habilitar los códigos de los documentos según ítem de codificación.
 Redactar y revisar los documentos del Sistema de Gestión.
 Realizar el control y la distribución de los mismos.
 Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento asegurando su implementación
y control respectivo.
 Almacenar y conservar una copia electrónica de seguridad (back up) de todos los
documentos del sistema de gestión.
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5.1 Los responsables de las diferentes áreas:

 Deben tener los registros al día y garantizar su almacenamiento en lugares
apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro.
 Dar el uso adecuado a los formatos o documentos entregados y así mismo si es
necesario la devolución hacerlo en el menor tiempo posible.

5. DEFINICIONES
 Documento del sistema de gestión: Es todo medio escrito o electrónico para
transferencia de información que guarda correspondencia con el listado de
documentos del sistema de gestión.
 Documento externo: Es aquel documento originado en un establecimiento
externo a la empresa pero que tiene influencia en forma directa o indirecta sobre
las actividades de la misma.
 Manual del sistema de gestión: Describe el sistema de gestión adoptado por la
empresa.
 Política: Principios que determinan la orientación de la organización y
proporcionan un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos del
SG-SST.
 Objetivos: Se basan en la política de la organización y se especifican para los
procesos.
 Procedimientos: Son los documentos que describen actividades o procesos
identificados en el sistema de gestión.
 Instructivos de trabajo: Describen de manera detallada una actividad o proceso.
 Documentos técnicos: Son los documentos de ingeniería, de productos y de
equipos propios, del cliente o de terceros, aplicables a la prestación del servicio.
 Listado maestro de documentos: Es un formato que relaciona toda la
documentación existente en el Sistema de Gestión; utilizando una codificación y
estructura específica para su identificación.

6. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Decreto 2072 articulo 2.2.4.6.13 “Los siguientes documentos y registros, deben ser
conservados por un periodo mínimo de 20 años, contados a partir del momento en que cese la
relación laboral del trabajador con la empresa.
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso de
que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud
en el trabajo.
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2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud
en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los
resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo
biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen
con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos;
cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente.
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.”
4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y
salud en el trabajo.
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
Para los demás documentos y registros, NOMBRE DE LA EMPRESA los tendrá almacenados
en medio magnético o físico, por periodos no mayores a 5 años.

7. ABREVIATURAS
SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
SG: Sistema de Gestión.
SST: Seguridad y Salud en el trabajo.
COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

6.1 CONDICIONES GENERALES:

a. Los documentos se deben escribir de manera breve y concreta, destacando lo
más importante.
b. Se debe utilizar una redacción que sea clara para cualquier persona.
c. Las actividades deben ser redactadas con verbos en infinitivo como: Informar,
Convocar, Redactar, etc. Nunca en futuro ni en pasado
d. Se debe verificar que todos los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo se elaboren de acuerdo a estas normas antes de hacer su
edición
e. Se debe utilizar tamaño de letra Arial Narrow 12 e interlineado simple.
f. Siempre los documentos deben llevar el logo de NOMBRE DE LA EMPRESA al
lado izquierdo y al lado derecho el de NOMBRE DE LA EMPRESA
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g. Se debe trabajar en papel tamaño carta y con márgenes superior 3 cm., inferior
2.5 cm., izquierda 2.5 cm. derecho 2.5 cm.
h. El encabezado debe estar a 1.5 cm del borde superior.
i. Formatos (FOR): El contenido de los formatos (FOR) pueden cambiar según el
tipo de formato
j. Documentos de Origen Externo: Son documentos no elaborados por NOMBRE
DE LA EMPRESA, que contienen información necesaria para implementación del
SGSST o motivo de consulta, su estructura puede variar. NOMBRE DE LA
EMPRESA no se hace responsable de su estructura, sólo de su identificación y
control.
k. Los documentos externos que sean adaptados y modificados para uso de
NOMBRE DE LA EMPRESA, pasaran a ser parte del listado maestro de
documentos internos.
l. Control de los documentos: Todo documento creado en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo de NOMBRE DE LA EMPRESA, deberá ser
identificado con el nombre y código siguiendo la estructura, para así ser
ingresado en el Listado Maestro de Documentos, documento con el cual se hará
el control de estos identificando la versión en que se encuentran, la fecha de
actualización, el área al que pertenecen y el estado del documento que puede ser
(Elaboración: E, Aprobado: A, Anulado: AN). Este listado se debe mantener en
medio magnético para el control del "Controlador de Documentos" y se imprime la
versión actualizada cuando se considere necesario.

9. ESTRUCTURA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de
NOMBRE DE LA EMPRESA siguen la siguiente estructura:
1. Encabezado de página: Lo tienen todas las páginas que hacen parte del
documento y consta de:
 Logotipo: El logotipo de NOMBRE DE LA EMPRESA ubicado al lado izquierdo.

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 Título: Nombre del documento.

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 Código: Contiene la identificación alfanumérica que se da a cada documento del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, compuesta por las
iniciales del tipo de documento, la identificación del área a la cual va dirigido el
documento y el número consecutivo de documento.
 Versión: Se coloca 01 para el borrador y un consecutivo en orden ascendente
cuando se generen cambios.
2. Objetivo: En este ítem quien elabora el documento debe indicar el propósito del
proceso o actividad que se está documentando.
3. Alcance: En este ítem quien elabora el documento debe indicar cuál es la actividad
inicial y la actividad final, para determinar los límites de la actividad a desarrollar.
4. Responsable(s): En este ítem quien elabora el documento, debe indicar el cargo de
la persona que debe garantizar la aplicación del documento.
5. Definiciones: En este ítem quien elabora el documento, debe definir claramente los
términos que se utilicen en el texto y que puedan darse para diferentes
interpretaciones. Esto con el fin de que faciliten su comprensión por parte de quienes
apliquen o ejecuten el documento.
6. Procedimientos: Para la descripción de la actividad se utilizan cuatro columnas. En
La primera se coloca el nombre de la actividad, En la segunda se coloca el
responsable especifico de la actividad a desarrollar y las demás personas que
intervienen en su realización, en la tercera se coloca la descripción detallada de
cada actividad, la cual debe ser específica, incluyendo los requisitos necesarios para
garantizar la eficacia en la acción, en la cuarta se colocan los resultados que genera
la actividad o registros de la misma.
Todos los documentos deben redactarse en presente y deben conservar un orden
lógico, siendo concisos y claros.
7. Documentos relacionados: En este ítem se deben citar los documentos que sirvan
como referencia o soporte, por ejemplo: Leyes, normas, instructivos, formatos, fichas
técnicas, entre otros. Deben ser relacionados por lo menos con su título.

8. Al final de la última página se tiene una tabla con la siguiente información:

- Elaboró: Identifica el nombre de la persona que elaboró el documento.
- Revisó: Identifica el nombre de la persona que revisó el documento.
- Aprobó: Identifica el nombre de la persona que aprobó el documento.
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- Cargo: Identifica el cargo de la persona que elaboró, revisó o aprobó el

documento.
- Fecha: Identifica la fecha en que se realiza cada una de las tres actividades
anteriores; se debe escribir en formato DD/MM/AA.

9. DOCUMENTOS EXTERNOS
Los Documentos Externos identificados por cada área, serán registrados en el Listado de
Documentos Externos.
Los documentos externos que sean de aplicación por diferentes áreas deberán ser distribuidos
por el responsable de la actualización de la información.
Para la distribución, se deberá asegurar el retiro del documento obsoleto, para la eliminación
respectiva o conservación debidamente identificada.
En caso de eliminarse o adicionarse algún documento de origen externo se deberá actualizar el
Listado de Documentos Externos.
La elaboración de cualquier formato del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST puede generarse a necesidad de cualquiera de las áreas por iniciativa de
cualquier integrante de la empresa. Se realizará en diferentes niveles de la empresa, de
acuerdo al tipo, alcance y uso del documento.

10. IDENTIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para facilitar la identificación y manejo de los documentos se utiliza una codificación
alfanumérica constituida de la siguiente manera:

Las tres primeras letras identifican el tipo de documento, así:

 Formatos FOR
 Manual MAN
 Matriz MTZ
 Procedimiento PRO
 Programa PRG
 Guías GUI
 Plan PLA
 Fichas técnicas FTP
 Instructivos INS
 Otros
ODS
Documentos
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Las tres letras siguientes identifican el documento, por áreas o

departamentos así:

 Comercial COM
 Recursos humanos RHH
 Producción PRD
 Contabilidad CON
 Administración ADM
 Toda la empresa GEN
 Seguridad y Salud en el
SST
Trabajo.
Nota 1:  Sistema de Gestión SGS Cuando alguno
de los ítems  Servicios generales SVG anteriores no
necesite ser diligenciado, se
debe señalar con las
palabras “No aplica” o “N/A.”.
Nota 2: Para el caso de algunos formatos y los manuales generados desde el sistema
de gestión, no todos necesitan cumplir los requisitos establecidos en este
procedimiento, ya que deben presentar de modo que permitan una mejor comprensión.