EDoc For Windows User Manual

E-Document Windows Application User Manual
คู่มือการใช้ งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
user manual
E-Document for windows
การเข้ าสู่ระบบ .............................................................................................................................................................. 3
หน้ าแรก (HOME).......................................................................................................................................................... 7
เมนูการใช้ งาน............................................................................................................................................................. 10
ประเภทกล่ องเอกสารและการใช้ งาน ......................................................................................................................... 29
กล่ องสร้ างเอกสาร (DOCUMENT BOX) .................................................................................................................... 34
1 สร้ างเอกสาร DOCUMENT .................................................................................................................................. 35
2 สร้ างเอกสารแล้ วส่งออก ................................................................................................................................... 49
3 รับเอกสาร ........................................................................................................................................................ 54
4 รับเอกสารแล้ วส่งออก ....................................................................................................................................... 55
กล่ องเอกสารออก (SENTBOX) .................................................................................................................................. 57
กล่ องเอกสารเข้ า (INBOX).......................................................................................................................................... 60
กล่ องเอกสารสาธารณะ (PUBLIC BOX) .................................................................................................................... 79
กล่ องไฟล์ เอกสารเผยแพร่ (SHARED BOX) .............................................................................................................. 81
การแก้ ไขเอกสาร ........................................................................................................................................................ 83
TEMPLATE DOCUMENT ........................................................................................................................................... 90
การสแกนเอกสาร ....................................................................................................................................................... 93
เครื่องมืออานวยความสะดวก................................................................................................................................... 101
ตราประทับ ............................................................................................................................................................ 110
มอบและถอนอานาจ .............................................................................................................................................. 114
ส่งเอกสารอัตโนมัติ ................................................................................................................................................ 117
การขอ / จองเลขเอกสาร ......................................................................................................................................... 119
3.1 จากการสร้างเอกสารใหม่....................................................................................................... 122
3.2 จากการ แนบไฟล์เอกสาร ...................................................................................................... 127
3.3 จากการผูกเอกสารเดิ มทีเ่ คยสร้างไว้ ....................................................................................... 130
การสร้ างเอกสารจากหน้ าแรก (HOME) ................................................................................................................... 136
การรับเอกสารเป็ นชุด ............................................................................................................................................. 136
การส่งเอกสารเป็ นชุด ............................................................................................................................................. 138
การแสกนเอกสารทันที............................................................................................................................................ 139
การออกเลขและสร้ างเอกสารใหม่ทกุ ๆปลายทางที่สง่ ............................................................................................... 139
การค้ นหาเอกสาร................................................................................................................................................... 140
Service by Vision Net Co., Ltd. Page 1 of 148

การสร้ างโฟลเดอร์ ในค้ นหาเอกสาร.......................................................................................................................... 142
user manual
ภาคผนวก.................................................................................................................................................................. 143
ภาคผนวก ก .......................................................................................................................................................... 144
ภาคผนวก ข .......................................................................................................................................................... 147
ภาคผนวก ค .......................................................................................................................................................... 148

user manual
การเข้ าสู่ระบบ

user manual
เปิ ดโปรแกรม Internet Explorer
จากนันระบุ
้ URL ของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในช่อง Address (โดยที่ URL ที่จะระบุนนจะ
ั้
แตกต่างกันออกไปในแต่ละ Site)

จากนันท
้ าตามขันตอนดั
้ งต่อไปนี ้
user manual
1. กด
2. กรอกข้ อมูล ในหน้ าเข้ าสู่ระบบให้ ครบถ้ วน
2.1 กรณีที่มีรหัสผ่าน ให้ กรอกชื่อผู้ใช้ งานและรหัสผ่าน ให้ ถกู ต้ องแล้ วกด

2.2 กรณีที่ไม่มีรหัสผ่าน ให้ กรอกเฉพาะชื่อผู้ใช้ งานแล้ วกด จะปรากฎหน้ าจอแจ้ งให้ ตงั ้
user manual
รหัสผ่าน เริ่มต้ นให้ กด
2.3 ในหน้ าเปลี่ยนรหัสผ่าน ให้ กรอกรหัสผ่านที่ใช้ ในปั จจุบนั ในช่องรหัสผ่านเดิมก่อน แล้ วจึงกรอก
รหัสผ่านที่ต้องการเปลี่ยนใหม่ในช่องรหัสผ่านใหม่ และช่องรหัสผ่านทวน โดยต้ องกรอกให้
รหัสผ่านใหม่และรหัสผ่านทวนเหมือนกัน จากนันกด ้
จะปรากฎหน้ าจอแจ้ งยืนยันการเปลี่ยนแปลง Password เมื่อกด ก็จะเสร็จสิ ้น

ขันตอนการเปลี
้ ่ยนแปลง

user manual
หน้ าแรก (Home)

user manual
หน้ าแรกเมื่อเข้ าสูก่ ารใช้ งานระบบ แบ่งส่วนการใช้ งานออกเป็ น 3 ส่วน คือ
1. ส่วนเมนูการใช้ งาน ซึง่ ประกอบไปด้ วยเมนู ไฟล์, มุมมอง , รายงาน ,เครื่ องมือ , ช่วยเหลือ ซึง่ จะอธิบาย
ในส่วนถัดไป
2. ส่วนแสดงกล่องเอกสาร ซึง่ จะแสดงรายชื่อ กล่องเอกสาร ที่ผ้ ใู ช้ งานสามารถเข้ าใช้ งานหรื อได้ รับสิทธิ์
ต่างๆในการดาเนินงานในกล่อง กล่องนันได้
้
3. ส่วนแสดงผล จะเปลี่ยนแปลงแสดงผลไปตามการทางานในแต่ละส่วน ในหน้ าแรกนี ้ จะแสดงรายชื่อ

เอกสารที่ยงั ไม่ได้ เปิ ดอ่านในกล่อง Inbox โดยแบ่งตามสิทธิ์ในการเข้ าดูเอกสาร ดังตัวอย่าง

user manual

user manual
เมนูการใช้ งาน

เมนูการใช้ งานแบ่ งออกเป็ น 4 หมวด หลักๆ คือ
user manual
1 เมนู ไฟล์ ประกอบไปด้ วยฟั งก์ชนั่ การทางานต่างๆ ดังต่อไปนี ้
1.1 บันทึก : บันทึกเอกสารที่ต้องการ

1.2 พิมพ์ : สัง่ พิมพ์เอกสารที่ต้องการ
1.3 ตรวจสอบเอกสารใหม่ : สาหรับให้ โปรแกรมตรวจสอบว่า มีเอกสารใหม่เข้ ามาหรื อไม่
1.4 เปลี่ยนรหัสผ่ าน : เปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้ โปรแกรมปั จจุบนั
1.5 Lock Screen : เข้ าสูห่ น้ าจอกรอกรหัสผ่านเมื่อต้ องการพัการทางานชัว่ คราว
1.6 ปิ ด :
 ออก : ออกจากโปรแกรม
 เปลี่ยนผู้ใช้ งาน : ออกจากโปรแกรมและให้ บคุ คลอื่นเข้ าใช้ งาน
 ปิ ดและตัง้ ต้ นโปรแกรม : ปิ ดหน้ าการใช้ งานโปรแกรมระบบสารบรรณนี ้ทังหมด
้

2 เมนู มุมมอง เมนูในกลุ่มของ “มุมมอง” ประกอบไปด้ วยฟั งก์ชนั่ การทางานต่างๆ ดังต่อไปนี ้
user manual
2.1 แสดง/ซ่ อนแถบ Folders : ซ่อนแสดงรายการ Folders ในกรอบทางซ้ ายมือ
2.2 ขนาดอักษร : ปรับขนาดตัวอักษรในหน้ าการแสดงผลทัว่ ไป โดยขนาดตัวอย่างอักษรจะเท่ากับ A
ดังภาพ
2.3 แม่ แบบเอกสารและเอกสารสาคัญ : เรี ยกดูต้นแบบเอกสาร และเอกสารสาคัญที่เก็บอยูใ่ น
ระบบ (ถ้ ามี)
3 เมนู เครื่ องมือ ประกอบไปด้ วยฟั งก์ชนั่ การทางานต่างๆ ดังต่อไปนี ้

user manual
3.1 ปิ ดหน้ าต่ างทัง้ หมด : ปิ ดหน้ าการทางานของระบบทังหมด
้
3.2 สมุดรายชื่อ : แสดงรายชื่อผู้ใช้ งานหรื อหน่วยงานที่ใช้ โปรแกรมในระบบทังหมด
้ เพื่อใช้
ค้ นหารายชื่อและจัดกลุม่ รายชื่อผู้ใช้ งานหรื อหน่วยงาน
3.3 เลขรับและส่ งเอกสาร : สาหรับการสร้ างและแก้ ไข เลขรับและเลขส่งเอกสาร

3.4 มอบและถอนอานาจ : มอบอานาจให้ บคุ คลอื่นเข้ ามากระทาการต่างๆ แทนตนเองและถอน
user manual
อานาจที่มอบให้ บคุ คลอื่นได้ ในส่วนของหน่วยงานก็ดาเนินการด้ วยวิธีเดียวกันนี ้
ไปที่ มอบอานาจหรื อบทบาทของ(ผู้มอบอานาจ) โดยเลือกบุคคลหรื อหน่วยงานใดเป็ นผู้มอบ

อานาจ และจะมอบอานาจให้ แก่บคุ คลใด โดยกดที่ปมุ่ จะปรากฎหน้ าต่างมอบ
อานาจขึ ้นมาดังตัวอย่าง

user manual
กด จะปรากฎหน้ าต่าง สมุดรายชื่อขึ ้นมา
ให้ ทาการเลือกรายชื่อที่ต้องการมอบอานาจให้ แล้ วกดที่ปมุ่ จะกลับสูห่ น้ าจอเดิม

ดังภาพ

user manual
ทาการเลือกอานาจหรื อบทบาทจากรายการข้ างล่าง ว่าต้ องการให้ รายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงาน
ได้ รับสิทธิ์ใด
3.5 ส่ งเอกสารอัตโนมัติ : ควบคุมการส่งเอกสารอัตโนมัติ โดยสามารถกาหนดการส่งไปยัง
บุคคลหรื อหน่วยงานได้

user manual
ดังภาพ ผู้ใช้ สามารถส่งเอกสารอัตโนมัติ เมื่อมีเอกสารเข้ าหรื อออกจากระบบ โดยเลือกว่าจะส่ง
จากกล่องเอกสารใด ทังกล่
้ องของบุคคลหรื อหน่วยงาน แต่โดยส่วนมากจะใช้ ในส่วนของหน่วยงานเป็ น
หลัก โดยจะส่งเอกสารอัตโนมัตไิ ปยัง บุคคลหรื อหน่วยงานใดให้ กดที่ปมุ่ จะปรากฎ
หน้ าต่างส่งเอกสารอัตโนมัติ ให้ ทาการเลือกเงื่อนไขในการส่งเอกสารดังตัวอย่างภาพ
ส่ งเอกสารอัตโนมัตติ ่ อเมื่อ
- มีเอกสารเข้ ามายังบุคคลหรื อหน่วยงาน
- มีสง่ เอกสารออกบุคคลหรื อหน่วยงาน

เงื่อนไข
user manual
- ไม่กาหนด / ส่งออกอัตโนมัติโดยไม่คานึงถึงผู้รับและผู้สง่
- เมื่อผู้สง่ ตรงกับที่ระบุ (การระบุรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานสามารถทาได้ โดย
กดที่ปมุ่ จะปรากฎหน้ าสมุดรายชื่อขึ ้นมาให้ ผ้ ใู ช้ ทาการเลือกรายชื่อหรื อ
หน่วยงานที่ต้องการ)
ส่ งไปที่
- การระบุรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานสามารถทาได้ โดยกดที่ปมุ่ จะปรากฎ
หน้ าสมุดรายชื่อขึ ้นมาให้ ผ้ ใู ช้ ทาการเลือกรายชื่อหรื อหน่วยงานที่ต้องการ
ลงนามสั่งการ
- ให้ ทาการกดที่ จะมีเป้าหมายในการลงนามสัง่ การให้ เลือก ดังภาพ
ตัวอย่าง
และกดที่ปมุ่ ระบบจะทาการบันทึกรายชื่อดังกล่าวและกลับสูห่ น้ าจอมอบและ

ถอนอานาจ โดยมีรายชื่อหน่วยงานหรื อบุคคลปรากฎที่ชื่อเงื่อนไขการส่งเอกสาร ดังภาพตัวอย่าง

หากต้ องการเพิ่มรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานเป็ นชุดให้ ผ้ ใู ช้ กดที่ปมุ่ ระบบจะ
user manual
ปรากฎหน้ าต่าง สมุดรายชื่อขึ ้นมา ดังภาพ
ผู้ใช้ สามารถทาการเลือกเพิ่มรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานได้ ครัง้ ละหลายรายชื่อ โดยกดปุ่ ม Shift

ที่แป้นพิมพ์บนเครื่ องคอมพิวเตอร์ แล้ วเลือกรายชื่อที่ต้องการทังหมด
้ และกดที่ปมุ่ ระบบจะ
ทาการเพิ่มรายชื่อที่เลือกทังหมดและกลั
้ บเข้ าสูห่ น้ าจอ ส่งเอกสารอัตโนมัติ ดังภาพด้ านล่าง

user manual
และหากต้ องการลบรายชื่อใดให้ ทาการกดไปที่รายชื่อนัน้ และกดปุ่ ม ระบบจะขึ ้น
หน้ าต่างยืนยัน ดังภาพ
ให้ ทาการกดที่ ปุ่ ม รายชื่อนันจะหายไป

้ จากนันเมื
้ ่อทาการกาหนดค่าต่าง ๆ
เรี ยบร้ อยแล้ วให้ กดที่ เพิ่มทาการปิ ดหน้ าต่างการตังค่
้ าการส่งเอกสารอัตโนมัติ
3.6 ขอ/จองเลขเอกสาร : การขอจองเลขที่หนังสือเพื่อใช้ สาหรับการออกเลขรับหรื อเลขส่ง
เอกสารประเภทต่างๆ

user manual
3.7 Administrative Tools : สาหรับผู้ดแู ลระบบ เมื่อกดแล้ วระบบจะให้ กรอกรหัสผ่านดังภาพ
3.8 ตัวเลือก : ช่วยในการปรับแต่งหน้ าจอและการใช้ งานให้ เหมาะสมตามความต้ องการ ทัง้

รูปแบบการแสดงผลของโปรแกรม การแจ้ งเตือนเมื่อมีเอกสารเข้ า อุปกรณ์ Scanner รวมถึงการปรับค่า
การใช้ งาน โดยสามารถอนุญาตให้ หน่วยงานอื่นสามารถทาการค้ นหาเอกสารทุกครัง้ ที่สร้ างหรื อรับ
เอกสารอัตโนมัติ

 เครือข่ าย : จะแสดงเครื่ องแม่ขา่ ย ที่ทาการจัดเก็บเอกสาร
user manual
 การแสดงผล : จะแสดงรายการเอกสารเข้ าใหม่ในหน้ าแรกของโปรแกรม โดยสามารถตัง้
รายการแสดงเอกสารได้ สงู สุดถึง 250 รายการ

 แจ้ งเตือน : สามารถกาหนดระยะเวลาการแจ้ งเตือนเอกสารเข้ าใหม่ได้ ตังแต่

้ ไม่แจ้ งเตือน
user manual
จนถึง 1 ชัว่ โมง
 สแกนเนอร์ : ตังค่
้ าเครื่ องสแกนเอกสารว่าตัวเครื่ องเป็ นการทางานแบบ คือ แบบปกติ หรื อ
อัตโนมัติ

 ความปลอดภัย : สามารถกาหนดระยะเวลาการล็อคหน้ าจอเมื่อไม่มีการใช้ งานได้ ตังแต่

้ ไม่
user manual
ต้ องล็อคหน้ าจอ จนถึง 1 ชัว่ โมง
 ลายเซ็น : สามารถแนบรูปลายเซ็นที่จะปรากฎท้ ายข้ อความแนบท้ ายได้

 ขัน้ สูง : สามารถอนุญาตให้ หน่วยงานอื่นทาการค้ นหาเอกสารที่สร้ าง/รับเอกสารอัตโนมัตไิ ด้
user manual
4 เมนู รายงาน สาหรับการพิมพ์เอกสารให้ ออกมาเป็ นรูปแบบรายงาน เมื่อกดเลือกจะปรากฎหัวข้ อ

4.1 รายงานมาตรฐานประจาระบบ โดยมีสว่ นย่อยเพื่อสาหรับเลือกพิมพ์เอกสารดังต่อไปนี ้
user manual
4.1.1 รายงานเอกสารการส่งออก กรองหน่วยงาน [SYS.STD.01.1]
4.1.2 รายงานเอกสารการส่งออก กรองหน่วยงาน [SYS.STD.01.2]
4.1.3 รายงานเอกสารการส่งออก กรองหมายเลขส่ง [SYS.STD.02.1]
4.1.4 รายงานเอกสารการส่งออก กรองหมายเลขส่ง [SYS.STD.02.2]
4.1.5 รายงานเอกสารรับเข้ า กรองหน่วยงาน [SYS.STD.03.1]
4.1.6 รายงานเอกสารรับเข้ า กรองหน่วยงาน [SYS.STD.03.2]
4.1.7 รายงานเอกสารรับเข้ า กรองหน่วยหมายเลขรับ [SYS.STD.04.1]
4.1.8 รายงานเอกสารรับเข้ า กรองหน่วยหมายเลขรับ [SYS.STD.04.2]
4.1.9 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหน่วยงานต้ นทาง [SYS.STD.05.1]
4.1.10 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหน่วยงานต้ นทาง [SYS.STD.05.2]
4.1.11 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหน่วยงานต้ นทาง และกรองหมายเลขรับ
[SYS.STD.06.1]
[SYS.STD.06.2]
4.1.13 รายงานเอกสารที่ดาเนินการแล้ วเสร็จ / ระหว่างดาเนินการ [SYS.STD.07.1]
4.1.14 รายงานเอกสารที่ดาเนินการแล้ วเสร็จ / ระหว่างดาเนินการ [SYS.STD.07.2]
4.2 รายงานlสรุปมาตรฐานประจาระบบ โดยมีสว่ นย่อยเพื่อสาหรับเลือกพิมพ์เอกสารดังต่อไปนี ้
4.2.1 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหน่วยงานต้ นทาง [SYS.SUM.01.1]
4.2.2 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหน่วยงานต้ นทาง[SYS.SUM.01.2]
[SYS.SUM.02.1]
[SYS.SUM.02.2]
4.2.5 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามกลุม่ หน่วยงานต้ นทาง [SYS.SUM.03.1]
4.2.6 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามกลุม่ หน่วยงานต้ นทาง [SYS.SUM.03.2]
4.2.7 รายงานสถิตกิ ารตอบรับหนังสือส่งออก [SYS.SUM.04.1]
4.2.8 รายงานสถิตกิ ารตอบรับหนังสือส่งออก [SYS.SUM.04.2]

หมายเหตุ สามารถเลือกพิมพ์รายงานแบบ ไฟล์นามสกุล .PDF และสามารถเลือกพิมพ์
user manual
แบบไฟล์นามสกุล .XLS ซึง่ จะมีเนื ้อหารายงานเหมือนกันโดยแตกต่างกันเฉพาะ
ไฟล์นามสกุลที่ต้องการสัง่ พิมพ์เท่านัน้ (ดูสญั ลักษณ์ภาพประกอบ)
5 ช่ วยเหลือ แสดงคูม่ ือการใช้ งาน เพื่ออานวยความสะดวกในการใช้ งานแก่ผ้ ใู ช้ หรื อหน่วยงานที่ใช้ ใน
การศึกษาขันตอนหรื
้ อวิธีการใช้ งานระบบ
5.1 About : จะแสดงข้ อมูลเกี่ยวกับตัวโปรแกรมที่ใช้ งาน

5.2 View user manual : จะแสดงคูม่ ือการใช้ งานโปรแกรม ซึง่ จะเป็ นไฟล์ .pdf โดยผู้ใช้ ระบบหรื อ
user manual
หน่วยงานสามารถสัง่ พิมพ์เป็ นเอกสารได้

user manual
ประเภทกล่ องเอกสารและการใช้ งาน

ก่อนที่จะเริ่มใช้ งานระบบนัน้ ผู้ใช้ ควรทาความรู้จกั กับส่วนประกอบหน้ าจอการทางานต่างๆของระบบ
user manual
เสียก่อน
ปุ่ มคาสั่งในการสั่งงาน ประกอบไปด้ วยปุ่ มจากทางซ้ ายไปขวาตามลาดับดังต่อไปนี ้
1. ปุ่ มดูภาพก่อนพิมพ์ โดยสามารถพิมพ์หน้ ารายงาน , รายการข้ อมูลในส่วนหน้ าแสดง

รายละเอียดออกสูเ่ ครื่ องพิมพ์ได้
2. ปุ่ ม Refresh สาหรับการเรี ยกดูรายการในกล่องเอกสารจาก Server อีกครัง้ โดยให้ Server ส่ง
ข้ อมูลล่าสุดมาให้
3. ปุ่ มค้ นหา เพื่อการค้ นหาเอกสารหรื อรายการต่างๆ หรื อเป็ นการกาหนดเงื่อนไขในการแสดง
รายการเอกสาร ใช้ งานได้ โดยการคลิกที่รูปแว่นขยาย หรื อพิมพ์คาที่ต้องการค้ นหาลงในช่องว่างหลังรูป
แว่นขยาย จากนันกด
้ Enter

user manual
รายการกล่ องเอกสารของผู้ใช้ และของหน่ วยงาน
คือรายชื่อบุคคลของผู้ใช้ กล่องเอกสารนัน้ หากเป็ นหน่วยงานหรื อตาแหน่งจะเป็ น
สัญลักษณ์ดงั ภาพ ภายในกล่องเอกสารแต่ละกล่องจะประกอบไปด้ วยส่วนต่างๆ ดังนี ้
 : รายการเอกสารเข้ า เก็บรายการเอกสารที่สง่ เข้ ามายังผู้ใช้ หรื อหน่วยงาน โดยใน
inbox สามารถสร้ าง Folder ย่อย ๆ ได้ อีก
 : กล่องรายการเอกสารที่บคุ คลหรื อหน่วยงานเผยแพร่เอกสารสูส่ าธารณะ
 : รายการเอกสารออก เก็บรายการเอกสารที่ผ้ ใู ช้ หรื อหน่วยงานส่งออก
 : รายการเอกสารที่สร้ างขึ ้นหรื อจัดเก็บก่อนการส่งเอกสารออกไปยังผู้อื่น หรื อ
หน่วยงานอื่น เพื่อความสะดวกต่อการใช้ งานของผู้ใช้
 : เป็ นกล่องเอกสารที่ใช้ สาหรับเอกสารที่ถกู ส่งเข้ า หรื อ ส่งออกจากสิทธิ์ผ้ ู
ถือครองตาแหน่งนันๆ ้ (ซึง่ แต่ละสถาบันจะกาหนดสิทธ์ของผู้ถือครองตาแหน่งนันหรื ้ อไม่ก็ได้
โดยจะขึ ้นอยู่กบั ความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงาน)
 : เป็ นกล่องเอกสารที่ใช้ สาหรับเอกสารที่ถกู ส่งเข้ า หรื อ ส่งออกจากหน่วยงาน
ของผู้ใช้ ระบบ
 : รายเอกสารที่ผ้ ใู ช้ หรื อหน่วยงานเปิ ดช่องทางให้ ผ้ ทู ี่ต้องการทราบสามารถ
สืบค้ นได้ แต่ต้องได้ รับสิทธิ์ในการเข้ าดูเอกสารจากหน่วยงานหรื อบุคคลผู้สร้ างเอกสารนัน้

 : เมื่อผู้ใช้ หรื อหน่วยงานไม่ต้องการเอกสารชิ ้นใด สามารถไปยังกล่องเก็บ
user manual
เอกสารที่ไม่ต้องการนันๆ ้ แล้ วเลือกเอกสารที่ต้องการจะลบดูจาก List ของเอกสารกล่องๆ นัน้
(ดังภาพตัวอย่าง จะเป็ น List ของกล่องเอกสาร Sentbox)
แล้ วกดที่ปมุ่ Delete บนแป้นพิมพ์ จะมีหน้ าต่างแสดงขึ ้นมาที่หน้ าจอระบบเพื่อถามว่า “คุณแน่ใจ

หรื อที่จะทาการย้ ายรายการหลักนี ้ไปยัง Recycle Bin” ดังภาพตัวอย่าง
ให้ ผ้ ใู ช้ กดที่ปมุ่ Yes เพื่อยืนยันการย้ ายเอกสารไปยังถังขยะ โดยที่จะเอกสารเหล่านันจะยั

้ งอยูใ่ น
ระบบ แต่จะอยูใ่ นส่วนที่เป็ น Recycle Bin หากทาการซ่อนไว้ ก็จะมองไม่เห็นเอกสารในกล่องนี ้

รายการเอกสารที่อยู่ในกล่ องต่ างๆ
user manual
 เมื่อกดเลือกที่ตวั เอกสารแล้ วทาการกดที่ปมุ่ ทางด้ านขวามือจะปรากฎ
หน้ าต่างของเอกสารที่เลือกโดยสังเขป และหากต้ องการซ่อนให้ ทาการกดที่ปมุ่
อีกครัง้ หน้ าต่างที่ปรากฎขึ ้นก็จะหายไป

user manual
กล่ องสร้ างเอกสาร (Document box)

1 สร้ างเอกสาร Document
user manual
ุ ได้ รับมอบสิทธิ์จากบุคคลหรื อหน่วยงาน
1.1 เลือกว่าต้ องการสร้ างเอกสารในนามของใคร (กรณีที่คณ
ใดๆ) โดยการกดที่รายชื่อในกรอบทางซ้ าย ดังตัวอย่างในภาพประกอบ
1.2 กดที่ปมุ่ เลือกประเภทเป็ น

user manual
1.3 พิมพ์หวั เรื่ องเอกสารในช่องของ “หัวเรื่ อง”
1.4 กรอกข้ อความรายละเอียดต่างๆในช่อง “บทคัดย่อ”
1.5 กดที่ปมุ่ เพื่อระบุรายละเอียดปลีกย่อยเพิ่มเติม โดยจะมีชอ่ งให้ กรอก
รายละเอียดต่างๆ (ดังภาพประกอบ)

user manual
 วันที่เข้ า (วันที่ผ้ ใู ช้ หรื อหน่วยงานทาการสร้ างเอกสาร หรื อวันที่เอกสารเข้ าใน Inbox ในกรณี
ผู้ใช้ หรื อหน่วยงานเป็ นผู้รับ)
 ประเภทเอกสาร (สามารถกดเลือกระบุประเภทของเอกสารที่สร้ างได้ โดยกดปุ่ ม )
 เลขหนังสือ (เมื่อกดที่ปมุ่ จะปรากฎหน้ าต่าง ขึ ้นมาดังตัวอย่าง
ต่อไปนี ้)

จะมี ปุ่ ม และ ทังนี

้ ้ผู้สร้ างเอกสารจะต้ องทาการขอหรื อทาการจอง
user manual
เลขก่อน
กรณีการขอเลข ในกรณีที่ได้ รับสิทธิ์การขอเลขหนังสือจากเจ้ าของเลขหนังสือนัน้ ผู้ใช้ งานสามารถขอ
เลขหนังสือผ่านระบบเองได้ โดย
คลิกที่เมนู [เครื่องมือ] แล้ วเลือกรายการ จากนันให้
้ เลือกรายการเลข
หนังสือที่ต้องการขอเลข สาหรับเลขหนังสือที่บคุ คลหรื อหน่วยงานได้ รับสิทธิ์ในการขอเลขจากเจ้ าของเลข
นัน้ จะแสดงสถานะความเป็ นการได้ รับสิทธิ์โดยมีรูปแบบการแสดงเป็ น
รู ปแบบ ชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานเจ้ าของเลข (ชื่อเล่มของเลขหนังสือ) – ผู้ได้ รับสิทธิ์ใช้ เลข
ตัวอย่ าง หน่วยงานตัวอย่าง2 (เลขส่งหนังสือภายนอก) – ขอให้ กบั หน่วยงาน
คลิกที่ปมุ่ จากนันกรอกข้
้ อมูลหนังสือที่ต้องการจะขอเลข โดย
2.1. เลือกรูปแบบเลขหนังสือที่ต้องการ
2.2. กรอกชื่อเรื่ องของหนังสือ
2.3. กรอกวันที่หนังสือ
2.4. กรอกในส่วนของ เรี ยน
2.5. กรอกในส่วนของ จาก
2.6. กรอกในส่วนของ หมายเหตุ
2.7. ในส่วนบุคคลหรื อหน่วยงานผู้ใช้ เลขจะถูกกาหนดโดยสิทธิ์ที่เจ้ าของเลขกาหนดมาไม่สามารถเลือกได้

user manual
2.8. คลิกที่ปมุ่ เพื่อบันทึกการขอเลขหนังสือ
2.9. รายการเลขหนังสือที่ขอได้ จะแสดงในหน้ าแรกดังรูป

user manual
โดยส่วนนี ้จะมีไว้ สาหรับผู้ใช้ ที่มีสิทธิ์เป็ นผู้ถือสมุดคุมเลข โดยระบบจะแสดงให้ เห็นว่าได้ มีการจอง
เลขใดไว้ แต่ยงั ไม่ได้ นาเลขที่ของหนังสือนันไปใช้ ้ โดยสังเกตจากสัญลักษณ์ ดังกล่าว และหากเลข
หนังสือที่ได้ ทาการจอง และ มีการนาเลขนันไปใช้ ้ จะสังเกตจากสัญลักษณ์ ดังภาพ โดยจะมี
เครื่ องหมายถูก ในช่อง ดังภาพตัวอย่าง

user manual
 ระดับชัน้ ความเร็ว (สามารถกด เพื่อทาการเลือกระดับชันความเร็
้ วได้ )
 ระดับชัน้ ความลับ (สามารถกด เพื่อทาการเลือกระดับชันความลั
้ บได้ )
 วันที่เอกสาร (คือวันที่ที่ระบุในตัวเอกสาร)
 เรียน ( ในส่วนของช่องนี ้สามารถกรอกตัวอักษรหรื อกดที่ปมุ่ ก็ได้ จะปรากฎสมุดรายชื่อ
/ Address Book และเมื่อต้ องการจะลบรายชื่อที่ได้ เลือกไปแล้ วเพื่อทาการแก้ ไข ให้ กดที่ปมุ่
จะลบรายชื่อนันออก
้ แล้ วจึงทาการเลือกรายชื่อใหม่เข้ าไป )
o อธิบาย (เรี ยน) (ในส่วนของช่องนี ้ผู้สร้ างเอกสารสามารถพิมพ์ตวั อักษรต่างๆได้ โดยจะ
เป็ นการขยายความเข้ าใจ ในช่อง “เรี ยน”)
 อ้ างถึง (ข้ อความ) (ในที่นี ้อาจกรอกรายละเอียดหรื อไม่กรอกก็ได้ )
o อ้ างถึง (รายการ) (ในที่นี ้คือการแนบสิ่งที่อ้างถึงเป็ นไฟล์ข้อมูลที่ต้องการเข้ าสูร่ ะบบ)
กดที่ มีสองส่วนให้ เลือก คือ

หากทาการเลือกที่ เชื่อมโยงหนังสือเดิมที่มีอยูใ่ นระบบจะปรากฎหน้ าต่าง ดังภาพ

user manual
ให้ ผ้ ใู ช้ ทาการค้ นหาเอกสารจากกล่องเอกสร้ าง (Document box) หรื อ กล่องเอกสารเข้ า (Inbox)
แล้ วจึงกดเลือกเงื่อนไขในการค้ นหาเอกสาร เช่นถ้ ากดปุ่ ม จะเป็ นการค้ นหา
เอกสารอย่างรวดเร็ว ตัวอย่างดังภาพ
ให้ ผ้ ใู ช้ งานกาหนดเงื่อนไข คือ คาค้ นหา และช่วงวันที่ ที่ต้องการและกดที่ ปุ่ ม แต่หาก

ต้ องการค้ นหาแบบ Quick Search คือ สามารถระบุแหล่งที่ค้นหาเอกสารได้ ให้ กดปุ่ ม จะปรากฎ
หน้ าจอดังภาพ โดยผู้ใช้ ต้องทาการกาหนดแหล่งที่ค้นหา และจึงกดปุ่ ม

user manual
หรื อหากต้ องการค้ นหาแบบอื่นก็สามารถกดปุ่ ม ได้ เช่น ถ้ าเลือกการค้ นหาแบบ
Advance Search จะปรากฎหน้ าจอดังภาพ ซึง่ เป็ นการค้ นหาเอกสารอย่างละเอียด
โดยผู้ใช้ สามารถกดที่สญ
ั ลักษณ์ เพื่อกาหนดหัวข้ อในการค้ นหา ดังภาพตัวอย่าง

user manual
ซึง่ สามารถค้ นหาได้ จากวันที่เข้ าของเอกสาร, หัวเรื่ อง, เลขเอกสาร, ประเภทเอกสาร,ระดับชัน้
ความลับ, ระดับชันความเร็
้ ว, บทคัดย่อ, Full text search, วันที่เอกสาร, วันที่รับ, วันที่สง่ , วันที่สร้ าง, เรี ยน,
อธิบาย(เรี ยน) , จาก อธิบาย (จาก) , ผู้สง่ เอกสาร, เลขรับ,สถานะการรับเอกสาร, เลขรับ, สถานะการรับ
เอกสาร, หมายเหตุ, Folder ที่ค้นหา, แหล่งที่ค้นหา
หรื อหากไม่ต้องการกาหนดหัวข้ อในการค้ นหาให้ กดสัญลักษณ์ เพื่อเป็ นการปิ ดหัวข้ อที่ไม่
ต้ องการใช้ ค้นหา

user manual
 สิ่งที่ส่งมาด้ วย (ทังนี
้ ้จะมีหรื อไม่ก็ได้ )
 จาก ใช้ วิธีการเดียวกันกับ “เรี ยน” คือ สามารถกรอกตัวอักษร หรื อกดที่ปมุ่ ก็ได้ จะปรากฎ
สมุดรายชื่อ และหากต้ องการลบก็ให้ กดสัญลักษณ์
o อธิบาย (จาก) ในส่วนของช่องนี ้ผู้สร้ างเอกสารสามารถพิมพ์ตวั อักษรต่างๆได้ โดยจะ
เป็ นการขยายความเข้ าใจ ในช่อง “จาก”
 จานวนหน้ า สามารถกรอกจานวนหน้ า ได้ ในกรณีที่เอกสารที่แนบมีจานวนมากกว่าหนึง่
 กรอบระยะเวลาดาเนินการ ผู้สร้ างสามารถเลือกได้ ทงแบบก ั้ าหนดระยะเวลาหรื อไม่
กาหนดและสามารถกาหนดให้ ผ้ รู ับเอกสารปรับสถานะของเอกสารนันๆได้ ้ โดยทาเครื่ องหมาย
ถูกที่ชอ่ งหน้ าข้ อความ อนุญาตให้ ผ้ รู ับทุกคน สามารถปรับสถานะการดาเนินการแล้ วเสร็จ ใน
ส่วนของกรอบระยะเวลาดาเนินการ ดังภาพ
ซึง่ ผู้ใช้ งานจะสามารถปรับสถานะล่าสุดของเอกสารได้ ทังในส่

้ วนของเอกสารขาเข้ า(Inbox),
เอกสารขาออก(Sent box) และเอกสารสร้ าง(Document box) โดยเปิ ดเอกสารที่ต้องการปรับสถานะ

แล้ วเลือกสถานะล่าสุดของเอกสารแล้ วกดปุ่ ม ระบบจะทาการปรับสถานะเอกสารให้ อตั โนมัตพิ ร้ อม
user manual
แสดงข้ อมูลผู้ปรับและวันเวลาที่แก้ ไขครัง้ ล่าสุด ดังภาพ
 อายุเอกสาร เริ่มใช้ งานตังแต่

้ โดยจะมีให้ เลือกทังวั
้ นที่ปัจจุบนั หรื อ สามารถกาหนดวันที่ได้
เอง
 หมายเหตุ (สามารถกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมได้ ตามต้ องการ)

ซึง่ จะมีชอ่ ง เพื่อให้ ใส่เครื่ องหมาย หากต้ องการเผยแพร่ / อนุญาตให้ หน่วยงาน
อื่นๆ ทาการค้ นหาเอกสารนี ้ได้
1.6 ข้ อมูลเพิ่มเติมและดัชนีสืบค้ น ผู้ใช้ สามารถกรอกได้ ตามต้ องการ ตามแต่ละประเภทของเอกสาร
โดยสามารถกาหนดให้ เอกสารแต่ละประเภทมีดชั นีและข้ อมูลเพิ่มเติมได้ โดยต้ องติดต่อ Admin
ของระบบและเมื่อทาการเลื่อนเมาท์ลงมาด้ านล่างสุดในส่วนของการกรอกรายละเอียดที่เป็ น
เนื ้อหาจะเป็ นส่วนของสิทธิ์ในการแนบเอกสารเพิ่มเติม

user manual
1.7 สิทธิ์ในการแนบเอกสารเพิ่มเติม ผู้ใช้ ต้องกาหนดสิทธิ์ในการแนบเอกสารสาธารณะของผู้รับ
เอกสาร โดยอนุญาตให้ ผ้ รู ับทุกคน แนบเอกสารเพิ่มเติมได้ หรื อ จะอนุญาตบางบุคคลหรื อ
หน่วยงานที่จะสามารถแนบเอกสารเพิ่มได้ โดยกด จะเข้ าสูห่ น้ า “สมุดรายชื่อ” เพื่อ
ทาการเลือกรายชื่อที่ต้องการ ตัวอย่างจะปรากฎหน้ าต่างดังภาพด้ านล่าง
และเมื่อเลือกรายชื่อหรื อหน่วยงานเรี ยบร้ อยแล้ วให้ กดที่ ปุ่ ม เพื่อปิ ดหน้ าจอสมุด
รายชื่อ

รายชื่อหรื อหน่วยงานที่เลือกก็จะปรากฎอยูใ่ นช่อง ดังภาพตัวอย่าง
user manual
จากนันให้
้ ทาการ กดที่ ปุ่ ม ที่มมุ ขวามือเพื่อปิ ดหน้ าจอนี ้ ระบบจะทาการบันทึกข้ อมูลที่
กรอกไปแล้ วข้ างต้ นโดยอัตโนมัติ และจะกลับเข้ าสูห่ น้ าการสร้ างเอกสาร

1.8 สามารถทาการแนบเอกสารเพิ่มเติมได้ โดยกดที่ปมุ่ แล้ วเลือกประเภทการ
user manual
แนบเอกสารตามความต้ องการ ตัวอย่างดังภาพ
1.9 เมื่อกรอกรายละเอียดต่างๆในเอกสารครบถ้ วนแล้ ว ให้ กดที่ปมุ่ ระบบจะทาการ

สร้ างเอกสาร แล้ วเก็บเอกสารที่ถกู สร้ างนันไว้
้ ในกล่อง เป็ นอันจบขันตอนการ
้
สร้ างเอกสาร
2 สร้ างเอกสารแล้ วส่ งออก

ใดๆ) โดยการกดเลือกที่รายชื่อในกรอบทางซ้ าย เหมือนกับการสร้ างเอกสาร ในหน้ า 35
กรณีตวั อย่างดังภาพ จะเป็ นการสร้ างเอกสารจากกล่อง ในนามของบุคคล ชื่อ
นางสาวเยาวดี ใจดี
2.2 กดที่ปมุ่ เลือกประเภทการสร้ างเอกสารเป็ น

user manual
2.3 พิมพ์หวั เรื่ องเอกสารที่ต้องการสร้ าง ในช่องของ “เรื่ อง”
2.4 กดที่ เพื่อระบุรายละเอียดปลีกย่อยเพิ่มเติม (ดังมีรายละเอียดที่ได้ กล่าวไว้ ใน
ขันตอนการสร้
้ างเอกสาร)
2.5 กรอกข้ อมูลรายละเอียดเนื ้อหาเอกสารอย่างย่อลงในช่อง “บทคัดย่อ/เนื ้อหาเอกสาร (Abstract)”
2.6 กดที่ปมุ่ เพื่อระบุปลายทางผู้รับเอกสาร ระบุจดุ มุง่ หมายในการส่งเอกสาร รวมทัง้
ระบุรายละเอียดปลีกย่อยอื่นๆแยกตามรายบุคคล ระบบจะทาการเปิ ดหน้ าต่างหน้ าใหม่ขึ ้นมา ซึง่
สามารถทาเพิ่มเติมรายชื่อปลายทางผู้รับได้ ในหน้ านี ้ โดยจะอธิบายในข้ อ 2.9
2.7 กรอกรายละเอียดลงในช่องข้ อความแนบท้ าย (ถ้ ามี)
2.8 แนบเอกสารสาธารณะ โดยกดที่ปมุ่ ผู้ที่ได้ รับเอกสารฉบับนี ้ทุกคน จะสามารถ
มองเห็นไฟล์นี ้ ไม่วา่ จะเกิดการส่งต่อไปอีกกี่ครัง้ ผู้รับทุกคนก็จะสามารถมองเห็นไฟล์นี ้ได้
2.9 ในหน้ าส่งถึงจะเปิ ดเข้ าสูห่ น้ าสมุดรายชื่อเพื่อเพิ่มรายการปลายทางผู้รับ

user manual
โดยเลือกรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานที่ต้องการ แล้ วกดแถบเมาท์ไปที่ชื่อนัน้ เพื่อให้ ช่องด้ าน
ขวามือแสดงรายละเอียดดังภาพด้ านล่าง แล้ วจึงกด ซึง่ วิธีใช้ งานหน้ า “สมุดรายชื่อ”
อย่างละเอียดจะอธิบายในภายหลัง
และเมื่อกด แล้ วระบบจะบันทึกชื่อหรื อหน่วยงานที่ผ้ ใู ช้ เลือกและออกมาสู่หน้ า

Forward & Reply Document ตัวอย่างดังภาพประกอบ
2.10 เลือกกาหนดเป้าหมายในการส่ง แยกตามรายบุคคลหรื อหน่วยงาน

2.11 เลือกกาหนดวิธีการส่ง แยกตามรายบุคคลหรื อหน่วยงาน
user manual
2.12 เลือกกาหนดระดับการส่ง แยกตามรายบุคคลหรื อหน่วยงาน
2.13 เลือกกาหนดวันที่ต้องเปิ ดอ่าน, วันที่ต้องรับ, วันที่ต้องส่งต่อ แยกตามรายบุคคลหรื อหน่วยงาน

2.14 สามารถปรับแต่งลาดับรายชื่อก่อนหลัง (ลาดับนี ้จะมีผลต่อลาดับในการส่งเอกสารในกรณีที่เลือก
ประเภทวิธีการส่งออกเป็ นแบบ “ตามขันตอน” ้ หรื อเลือกรูปแบบการส่งเอกสารเป็ นแบบ
“ตามลาดับ”) โดยเลือกรายชื่อแล้ วกดปุ่ ม หรื อ
2.15 กรณีที่ต้องการเพิ่มผู้รับปลายทางสามารถเพิ่มได้ โดยกดไปที่ปมุ่
2.16 กรณีที่มีการเพิ่มปลายทางผู้รับผิดพลาด สามารถลบออกได้ โดยกดไปที่ปมุ่
2.17 ระบุวา่ เอกสารฉบับใดเป็ นเอกสารต้ นฉบับและใครเป็ นผู้มารับเอกสารต้ นฉบับ โดย
- กดปุ่ ม
- ใส่ชื่อผู้มารับต้ นฉบับแล้ ว กดปุ่ ม ดังภาพ
- ระบบจะแสดงในช่องต้ นฉบับต่อท้ ายชื่อผู้รับ

user manual
- หากต้ องการลบ ให้ กดปุ่ ม ดังภาพ
2.18 กาหนดรูปแบบการส่งเอกสารออก ว่าต้ องการส่งเอกสารแบบใด

2.19 บันทึกการเตือน โดยกาหนดเมื่อผู้รับดาเนินการใดๆ กับตัวเอกสารที่สง่ ไป
2.20 กาหนด “การออกเลขส่ง”
2.21 เพิ่มเอกสารแนบ ซึง่ เอกสารที่แนบในส่วนนี ้ ไม่ได้ ถกู แนบติดไปกับต้ นฉบับเอกสาร ผู้ที่ได้ รับไฟล์
แนบนี ้มีเพียงผู้ที่มีรายชื่ออยูใ่ นรายการปลายทางผู้รับ ที่จะรับเอกสารเท่านัน้
หากเกิดการส่งเอกสารฉบับนี ้ออกไปอีก ผู้ที่รับต่อก็จะไม่เห็นไฟล์แนบนี ้ ทาได้ โดยการกดปุ่ ม
จากนันเลื
้ อก ประเภทการแนบไฟล์ แล้ วทาตามขันตอนเลื
้ อกไฟล์ที่ต้องการ
แนบ
2.22 เมื่อระบุรายละเอียดครบถ้ วนตามต้ องการแล้ วจึง กดปิ ดหน้ าจอนี ้
2.23 เมื่อตรวจสอบจนแน่ใจว่าได้ ระบุรายละเอียดครบถ้ วน พร้ อมส่งแล้ ว จึงกดที่ปมุ่

3 รับเอกสาร
user manual
ใดๆ) โดยการกดเลือกที่รายชื่อในกรอบทางซ้ าย

3.3 เลือกระบุประเภทการออกเลขรับ ว่าจะออกหมายเลขรับหรื อไม่ โดยถ้ าเลือกออกหมายเลขรับ
user manual
สามารถทาการปรับเลขได้ โดยทาการกดที่ปมุ่
3.4 เลือกระบุเป้าหมาย ตามจริงของเอกสาร โดยกดที่ปมุ่ เพื่อเลือก
3.5 ระบุหวั เรื่ องเอกสารที่ต้องการรับ
3.6 กดที่ปมุ่ เพื่อระบุรายละเอียดปลีกย่อยเพิ่มเติม (ดังมีรายละเอียดที่ได้ กล่าวไว้ ใน
3.7 กรอกเนื ้อความโดยสังเขปของเอกสารที่ต้องการ ลงในช่อง “บทคัดย่อ”
3.8 แนบเอกสารเพิ่มเติม ได้ โดยการกดที่ปมุ่
3.9 เมื่อตรวจสอบว่าได้ กรอกข้ อมูลจนครบถ้ วนแล้ ว จึงกดปุ่ ม ระบบจะทาการ
บันทึกข้ อมูลการรับเอกสาร
4 รับเอกสารแล้ วส่ งออก

ใดๆ) โดยการกดเลือกที่รายชื่อในกรอบทางซ้ าย

user manual
4.3 เลือกระบุประเภทการออกเลขรับ ว่าจะออกหมายเลขรับหรื อไม่ โดยถ้ าเลือกออกหมายเลขรับ
สามารถทาการปรับเลขได้ โดยทาการกดที่ปมุ่
4.4 เลือกระบุเป้าหมาย ตามจริงของเอกสาร โดยกดที่ปมุ่ เพื่อเลือก
4.5 ระบุหวั เรื่ องเอกสารทีต้องการรับ
4.6 กดที่ปมุ่ เพื่อระบุรายละเอียดปลีกย่อยเพิ่มเติม (ดังมีรายละเอียดที่ได้ กล่าวไว้ ใน
4.7 กรอกเนื ้อความโดยสังเขปของเอกสารที่ต้องการ ลงในช่อง “บทคัดย่อ”
4.8 กดที่ปมุ่ เพื่อระบุปลายทางผู้รับเอกสาร ระบุจดุ มุง่ หมายในการส่งเอกสาร รวมทัง้
ระบุรายละเอียดปลีกย่อยอื่นๆแยกตามรายบุคคล ระบบจะทาการเปิ ดหน้ าต่างใหม่ขึ ้นมา ซึง่
สามารถทาการเพิ่มเติมรายชื่อปลายทางผู้รับได้ ในหน้ านี ้ วิธีการใช้ งานดังที่ได้ กล่าวไว้ ในข้ อ
สร้ างเอกสารแล้ วส่งออก
4.9 กรอกรายละเอียดลงในช่องข้ อความแนบท้ าย (ถ้ ามี)
4.10 แนบเอกสารสาธารณะ ผู้ที่ได้ รับเอกสารฉบับนี ้ทุกคน จะสามารถมองเห็นไฟล์นี ้ ไม่วา่ จะเกิดการ
ส่งต่อไปอีกกี่ครัง้ ผู้รับทุกคนก็จะสามารถมองเห็นไฟล์นี ้ได้ โดยการกดปุ่ ม
4.11 เมื่อตรวจสอบว่ากรอกข้ อมูลจนครบถ้ วนแล้ ว จึงกดปุ่ ม ระบบจะทาการบันทึก
การสร้ างเอกสารรับแล้ วส่งออกก็จะเสร็จสมบูรณ์

user manual
กล่ องเอกสารออก (Sentbox)

user manual
1 กล่ องเอกสารออก
1.1 สามารถเช็ครายการส่งเอกสาร สถานะของเอกสาร แยกตามรายบุคคล ได้ จาก Sent box โดยการ

กดที่
1.2 ตรวจดูสถานะของเอกสาร จากสัญลักษณ์หน้ ารายการที่แสดงขึ ้นมา
1.3 ดับเบิ ้ลคลิกที่รายการเอกสารที่สนใจ หรื อ เรื่ อง เพื่อเข้ าสู่หน้ าเนื ้อหาเอกสารที่ได้ สง่ ออก
2 การยกเลิกการส่ งเอกสาร สามารถทาได้ ที่กล่องเอกสารออก ในกรณีที่คณ

ุ เป็ นผู้ส่ง
เอกสารออก และผู้รับนันยั
้ งไม่ได้ ทาการเปิ ดดูเอกสารเท่านันจึ
้ งทาการยกเลิกได้ (โดยยกเลิกได้ แยกตาม
รายบุคคล)

user manual
2.1 ในหน้ า เนื ้อหาเอกสารของ กดที่ปมุ่
2.2 จะปรากฎหน้ าจอยืนยันการยกเลิกเอกสาร ให้ กรอกเหตุผลในการยกเลิกลงในช่องว่าง
2.3 จากนันกดปุ่
้ ม
2.4 หากการยกเลิกเอกสารเสร็จสมบูรณ์ ระบบจะแสดงกรอบโต้ ตอบ ยืนยันการยกเลิกเอกสาร

เสร็จสิ ้น

user manual
กล่ องเอกสารเข้ า (Inbox)

1. กล่ องเอกสารเข้ า
user manual
1.1 เข้ าสูก่ ล่องเอกสารเข้ าโดยการ คลิกที่
1.2 เมื่อต้ องการเข้ าไปดูเนื ้อหาเอกสารอย่างครบถ้ วน ให้ ดบั เบิ ้ลคลิกที่รายการเอกสาร
1.3 สามารถกดปุ่ ม เพื่อทาการซ่อนแสดงหน้ าจอรายละเอียด เอกสารอย่างย่อ

โดยในหน้ ารายละเอียดเอกสารจะเห็นรายละเอียดต่างๆ ดังภาพตัวอย่าง

user manual

user manual

user manual
1.4 ข้ อมูลของผู้สง่ โดยระบบจะแสดงเลขที่สง่ ส่งจาก วันที่ส่ง ระดับการส่ง และวัตถุประสงค์ลงนาม/
สัง่ การของการส่งเอกสารฉบับนัน้
1.5 ข้ อมูลเอกสาร ระบบจะแสดง เลขเอกสาร ระดับชันความเร็ ้ ว ระดับชันความลั
้ บ ประเภทเอกสาร
วันที่ที่ระบุในเอกสาร เรี ยนถึง อ้ างถึง สิ่งที่สง่ มาด้ วย จานวนหน้ า (ถ้ ามี) เจ้ าของเอกสาร (บุคคล
หรื อหน่วยงาน) วันที่สร้ างเอกสารฉบับนัน้
1.6 บทคัดย่อ หรื อ เนื ้อหาเอกสาร
1.7 หมายเหตุ (ถ้ ามี)
1.8 ข้ อมูลเพิ่มเติมและดัชนีสืบค้ น
1.9 สถานะการดาเนินการแล้ วเสร็จ จะแสดงสถานะและรายละเอียดของการดาเนินงาน
1.10 ประวัติการแก้ ไข จะมี Link แถบสัญลักษณ์ เพื่อแสดงข้ อมูล หากกดแล้ วไม่มีการแก้ ไขเอกสาร
ระบบจะแจ้ งว่า “ไม่มีรายการ / No record”
1.11 ข้ อความแนบท้ าย จะมี Link แถบสัญลักษณ์ให้ กดเพื่อแสดงรายการ
1.12 เอกสารแนบจากต้ นเรื่ อง ผู้รับสามารถกดที่ Link เพื่อแสดงข้ อมูลที่ต้นเรื่ องแนบมากับเอกสาร
ฉบับนี ้ได้ คณ
ุ สามารถเรี ยกดู ไฟล์ตา่ งๆที่ถกู แนบมากับเอกสารโดยกดที่รายชื่อไฟล์ที่แนบมา กรณี
ไฟล์ที่แนบมาเป็ นภาพ จะเปิ ดหน้ าต่างการแสดงภาพขึ ้นมา และสามารถพิมพ์ออกสูเ่ ครื่ องพิมพ์

ได้ กรณีไฟล์ที่แนบเป็ นไฟล์ประเภทเอกสาร เช่น Word, PowerPoint, Excel ฯลฯ โปรแกรมจะ
user manual
เปลี่ยนจากการเปิ ดหน้ าต่างแสดงภาพเอกสาร เป็ นการให้ คณ ุ บันทึก (Save) เอกสารสู่
คอมพิวเตอร์ ของคุณ เพื่อให้ คณ ุ สามารถเปิ ดดูในภายหลัง
1.13 ข้ อมูลการรับเอกสาร ระบบจะแสดงวันที่รับ เลขรับ และใครเป็ นผู้รับเอกสาร
1.14 ผลการลงนาม/สัง่ การ ทังนี
้ ้ผู้สง่ จะเป็ นผู้ระบุเป้าหมายเพื่อให้ ผ้ รู ับลงนาม หากผู้สง่ ไม่ได้ ระบุ
เป้าหมายระบบจะ แจ้ งเป็ น เพื่อทราบ
1.15 หมายเหตุ หากผู้สง่ มีการหมายเหตุ ข้ อความจะแสดงที่ส่วนนี ้
1.16 การปฏิบตั ิ
1.17 ข้ อมูลการส่งเอกสาร หากมีการตังแสดง ้
1.18 ทางเดินเอกสาร ผู้รับและผู้สง่ สามารถกด Link เพื่อแสดงข้ อมูลทางเดินเอกสารได้ ว่าได้ มีการส่ง
เอกสารต่อไปยังบุคคลหรื อหน่วยงานอื่นๆหรื อไม่อย่างไร โดยระบบจะแสดงเป็ นกราฟ และ
สามารถตรวจดูสถานะเอกสารในแต่ละเส้ นทางได้ ด้วยการกดที่รายการทางเดินเอกสารที่คณ ุ
สนใจ จะแสดงหน้ า “Route Information” ขึ ้นมา
รายละเอียดที่จะแสดงในหน้ านี ้ จะประกอบไปด้ วย

 ข้ อมูลทัว่ ไป (เอกสารจากใคร ถึง ใคร)
 Date/Time (วันที่ เวลา ของทางเดินเอกสาร)

 หมายเลข (หมายเลขส่ง หมายเลขรับเอกสาร)
user manual
 เป้าหมาย ( เพื่อ , ลงนามโดย )
 ข้ อความแนบท้ าย
2. การรับเอกสาร
2.1 ในหน้ าแสดงรายการเอกสารใน Inbox วิธีรับเอกสามารถทาได้ โดย กดเลือกที่รายการเอกสารที่
ต้ องการรับ ดับเบิ ้ลคลิ๊กเข้ าสู่หน้ าเนื ้อหาเอกสาร ดังภาพ
2.2 กดที่ปมุ่ จะเปิ ดหน้ าการรับเอกสารขึ ้นมา

user manual
2.3 เลือกประเภทในการรับเอกสาร จากนันกดที
้ ่ปมุ่ เป็ นอันเสร็จสิ ้นการรับเอกสาร
2.4 ดังภาพจะเห็นว่าเมื่อทาการลงรับ ตรงที่เป็ นปุ่ มคลิกที่นี่เพื่อรับเอกสาร จะเปลี่ยนเป็ นเลขหนังสือ

รับที่ตวั บุคคลหรื อหน่วยงานได้ ดาเนินการรับเอกสาร

user manual
3. การตอบกลับเอกสาร
3.1 ในหน้ าเนื ้อหาเอกสารในหน้ า Inbox กดที่ปมุ่ จะเปิ ดหน้ าต่างโต้ ตอบสาหรับการ
ตอบกลับ
3.2 ในรายการชื่อปลายทางผู้รับจะปรากฏชื่อของผู้ที่สง่ เอกสารมาหาคุณให้ โดยอัตโนมัติ ในช่องส่งไป

ที่

user manual
3.3 เลือกประเภทการส่งเป้าหมายในการส่งเอกสาร
3.4 การส่งตามลาดับคือวิธีการส่งที่ ระบบจะส่งหาบุคคลหรื อหน่วยงานแรกในรายการ

ผู้รับเอกสาร และจะบังคับว่าบุคคลแรกในรายการผู้รับเอกสารต้ องเป็ นผู้สง่ เอกสารต่อไปยังบุคคล
ที่สองในรายการผู้รับเอกสาร และจะบังคับให้ สง่ ต่อไปเรื่ อยๆ จนครบทุกรายชื่อในรายการ บุคคล
สุดท้ ายในรายการผู้รับเอกสารนันจึ
้ งสามารถที่จะส่งต่อให้ บคุ คลอื่นได้ แต่หากผู้สง่ ต้ องการให้ ผ้ รู ับ
ได้ รับเอกสารพร้ อมกันทุกคน ให้ นาเครื่ องหมายถูกออกจากช่อง
3.5 รูปแบบการส่งเอกสารมีให้ เลือก 2 แบบ โดยจะมีรูปแบบ ส่งออก และ รูปแบบ เวียนออก
3.6 กรอกข้ อความแนบท้ าย ที่ต้องการส่งให้ แก่ผ้ รู ับหรื อหน่วยงานที่รับ (ถ้ ามี)

user manual
และหากทาเครื่ องหมายถูกที่ชอ่ ง
ระบบจะทาการแนบไฟล์เอกสารและข้ อความแนบท้ าย(ถ้ ามี) ของบุคคลหรื อหน่วยงานก่อนหน้ าไปยังผู้รับหรื อ
หน่วยงานรับที่ได้ รับเอกสารต่อจากเรา แต่หากไม่ได้ ทาเครื่ องหมายใดๆผู้รับหรื อหน่วยงานรับจะเห็นเพียงขอ
ความแนบท้ ายจากบุคคลหรื อหน่วยงานที่ส่งมาเท่านันตามปกติ
้ โดยผู้รับหรื อหน่วยงานรับจะไม่เห็นข้ อความ
แนบท้ ายที่มีการแนบมาจากต้ นเรื่ อง
ถ้ าคุณไม่ต้องการให้ บคุ คลหรื อหน่วยงานที่รับเอกสารต่อจากคุณ เห็นข้ อความแนบท้ ายที่บคุ คลหรื อ
หน่วยงานส่งให้ คณ ุ ทาได้ โดยการนาเครื่ องหมายถูกออกจากช่อง
3.7 การออกหมายเลขส่ง
o ไม่ออกเลข
o ใช้ หมายเลขรับ
o [ชุดเลขเอกสารที่เราสร้ างขึ ้นมา โดยสามารถแก้ ไขปรับเลขได้ ]
3.8 วิธีการแนบไฟล์ กดปุ่ ม จะปรากฎ ลิงค์ ให้ เลือกวิธีการแนบไฟล์ ดังภาพ

โดยสามารถ นาเข้ าจากไฟล์ในเครื่ อง (File)
user manual
นาเข้ าจาก สแกนเนอร์ (Scanner)
นาเข้ าจาก เอกสารเดิม
นาเข้ าจาก ที่อยูอ่ ินเตอร์ เนต (URL)
โดยวิธีการนาเข้ าให้ เลือกไฟล์ที่ต้องการแนบและทาตามวิธีการ เช่น เมื่อนาเข้ าจากไฟล์ในเครื่ อง
ระบบก็จะแสดงลิงค์ ให้ เลือกไฟล์ที่ต้องการดังภาพ ให้ ผ้ ใู ช้ เลือกไฟล์ที่ต้องการแล้ วกด ปุ่ ม
หรื อเมื่อเลือกนาเข้ าจาก สแกนเนอร์ (Scanner) จะปรากฎหน้ าจอดังภาพ หากเราได้ ทาการต่อเครื่ อง

สแกนเนอร์ ไว้ เรี ยบร้ อยแล้ ว

user manual
โดยเราต้ องทาการตังค่
้ า เลือกเครื่ องให้ เหมาะกับคุณสมบัตขิ องเครื่ องสแกน เพียงครัง้ แรกในการ
ใช้ งาน ครัง้ เดียว จากนันให้
้ กดที่ ปุ่ ม โปรแกรมจะทาการส่งคาสัง่ ไปยังเครื่ อง
สแกนเนอร์ เพื่อทาการสแกนและจัดเก็บเอกสารเข้ าในระบบ จากนัน้ เลือกไปที่ปมุ่ เป็ นอัน
เสร็จสิ ้นกระบวนการตอบกลับ จากนันระบบจะแสดงลิ
้ งค์แจ้ งขึ ้นมาว่า ระบบส่งเอกสารเสร็จสิ ้น ดังภาพ ให้ กด
ปุ่ ม

4. การส่ งต่ อ
user manual
4.1 ในหน้ าเนื ้อหาเอกสารในหน้ า Inbox กดที่ปมุ่
4.2 จะเปิ ดหน้ า “สมุดรายชื่อ” ขึ ้นมาให้ เลือกรายชื่อที่จะกาหนดเป็ นปลายทางผู้รับ ซึง่ จะอธิบายการ

ใช้ งานหน้ า “สมุดรายชื่อ” ในภายหลัง
4.3 เมื่อเลือกปลายทางผู้รับเสร็จแล้ ว จะเปิ ดเข้ าสูห่ น้ า “Forward & Reply Document” เพื่อให้ ระบุ
รายละเอียดที่ต้องการ เช่น เงื่อนไขการส่งเอกสาร รายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานผู้รับเอกสาร ,
ข้ อความแนบท้ าย

user manual
ซึง่ เมื่อเลื่อนเม้ าท์มาด้ านล่างจะมีให้ เลือก ในส่วนที่ผ้ ใู ช้ สามารถกาหนดผู้รับข้ อความแนบท้ าย ,
บันทึกการเตือน , เลขส่ง , และเอกสารแนบ ได้ เหมือนวิธีการ ตอบกลับ
5 การตอบกลับแบบง่ าย
5.1 การตอบกลับเอกสารแบบง่าย ให้ ผ้ ใู ช้ กดที่ปมุ่ ระบบจะให้ ผ้ ใู ช้ เลือก ดัง

ภาพประกอบ

user manual
โดยระบบจะขึ ้นรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานที่สง่ เอกสารมา โดยที่ผ้ ใู ช้ ไม่ต้องเลือก แต่อ ย่างใด ซึง่
ผู้ใช้ สามารถเลือก ลงนาม/สัง่ การ และ เลือกระดับความสาคัญของการส่งเอกสารฉบับนี ้ได้ ซึง่ จะต้ องพิมพ์
ข้ อความแนบท้ ายด้ วย จากนันกดที
้ ่ปมุ่ จากนันระบบจะแจ้
้ งขึ ้นมาว่าระบบส่งเอกสารเสร็จ
สิ ้น ดังภาพ
6 ยกเลิกรายการ
6.1 การยกเลิกรายการ ให้ กดปุ่ ม ระบบจะขึ ้นลักษณะดังภาพ

user manual
โดยให้ ผ้ ใู ช้ ใส่เหตุผลที่ต้องการยกเลิกรายการเอกสารนี ้ และให้ กดที่ปมุ่ ระบบจะทา
การยกเลิกเอกสารฉบับนัน้ และ กลับเข้ าสูห่ น้ าเนื ้อหาเอกสารโดยจะแสดงสัญลักษณ์การยกเลิก
เอกสารให้ เห็นดังภาพ
6.2 การยกเลิกเอกสารที่ทาการรายการยกเลิกไปแล้ ว เมื่อผู้ใช้ ได้ ทาการยกเลิกเอกสารและต้ องการนา

เอกสารกลับมาใช้ ใหม่ ให้ เปิ ดที่หน้ าเอกสารที่ทาการยกเลิกจะเห็นสัญลักษณ์การยกเลิกเอกสาร
ดังภาพ กดปุ่ ม จะมีลกั ษณะเหมือนถูกกดสวิทซ์ ลงไป

user manual
ให้ ผ้ ใู ช้ กดที่ปมุ่ อีกครัง้ หนึง่ ระบบจะถามว่า ผู้ใช้ แน่ใจหรื อไม่ที่จะลบ
สัญลักษณ์การยกเลิกจากเอกสารนี ้ ดังภาพ ให้ กดปุ่ ม สัญลักษณ์การยกเลิกจะ
หายไป

7 เมนูเพิ่มเติม
user manual
7.1 ในหน้ าเนื ้อหาเอกสาร กดที่ปมุ่ จะมีสว่ นเพิ่มเติมให้ เลือก ดังภาพตัวอย่าง
o “ ตีกลับ ” คือการที่ผ้ ใู ช้ สง่ เอกสารกลับไปยังผู้สง่ เพื่อให้ ผ้ สู ง่ แก้ ไขเอกสาร หรื อ

เอกสารฉบับนันไม่้ เกี่ยวข้ องกับผู้ใช้ ลักษณะเหมือนการ ตอบกลับเอกสาร เพียงแต่
เอกสารที่ถกู ตีกลับอาจเป็ นเอกสารที่มีข้อมูลไม่สมบูรณ์จึงถูกตีกลับเพื่อให้ ผ้ สู ง่ นากลับไป
แก้ ไข
o “ ข้ อความสาธารณะ ” คือ ผู้ใช้ สามารถนาเอกสารที่ได้ รับเผยแพร่สสู่ าธารณะ โดย
สามารถเขียนข้ อความเพิ่มเติมได้ สามารถกระทาได้ ในส่วนของ Document box, Sent
box และ inbox การฝากข้ อความลักษณะนี ้เปรี ยบได้ กบั การปิ ดประกาศบนบอร์ ด ทุก
คนที่รับเอกสารจะสามารถมองเห็นข้ อความได้ ทกุ คน
o “แนบเอกสารเพิ่มเติม” คือ ผู้ใช้ สามารถแนบไฟล์เพิ่มเติมในตัวเอกสารฉบับที่ได้ รับ
ต่อมาได้ หากผู้สง่ ได้ ทาการเปิ ดสิทธิ์ไว้
o “แนบเอกสารต้ นเรื่ อง” คือ ผู้ใช้ สามารถแนบไฟล์เอกสารซึง่ เป็ นเป็ นการแนบเอกสาร
จากหน่วยงานต้ นเรื่ อง
o “เปิ ดเอกสาร” คือ ผู้ใช้ สามารถเปิ ดหน้ าไฟล์เนื ้อหาเอกสารได้ จากหน้ านี ้เช่นกัน
o “แก้ ไขเนื ้อหา” คือ ผู้ใช้ งานสามารถแก้ ไขรายละเอียดของเอกสารได้

user manual
กล่ องเอกสารสาธารณะ (Public box)

user manual
จะสังเกตุจากด้ านซ้ ายมือในส่วนที่เป็ นกล่องเอกสาร จะเห็นกล่อง ซึง่ เป็ นกล่องเอกสาร
สาธารณะ สาหรับให้ บคุ คลหรื อหน่วยงานที่สามารถเข้ าใช้ งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เข้ าดูเอกสาร
ที่ผ้ ใู ช้ หรื อหน่วยงานแต่ละหน่วยงานยินยอมเผยแพร่เอกสารให้ ผ้ อู ื่นได้ ทราบเพียงอย่างเดียวโดยจะไม่สามารถ
ทาการแก้ ไขใดๆ กับตัวเอกสารได้ ซึง่ ส่วนมากมักจะใช้ กบั คาสัง่ หรื อประกาศ ลักษณะการเผยแพร่นี ้ จะ คล้ าย
กับ แผ่นบอร์ ดติดประกาศ ให้ ผ้ ใู ช้ งานได้ ทราบ เช่นหากผู้ใช้ หรื อหน่วยงานใดต้ องการทราบข่าวทราบสารหรื อ
เอกสารประกาศ หรื อคาสัง่ ที่มิได้ เป็ นความลับแต่อย่างใด ก็สามารถที่จะค้ นหาเอกสารได้ จากกล่องนี ้ แต่ทงนี ั้ ้
ต้ องขึ ้นอยูก่ บั ผู้สร้ างเอกสารฉบับนัน้ ว่ายินยอมเผยแพร่เอกสารดังกล่าวให้ เป็ นเอกสารสาธารณะหรื อไม่
ซึง่ จะสังเกตุจากภาพด้ านบนว่า กล่อง จะมีอยูใ่ น Inbox ของทุกๆกล่องที่ ผู้ใช้ มีสิทธิ์เข้ า

ใช้ งาน โดยหากเป็ นเอกสารหน่วยงาน หากต้ องการดูประกาศหรื อคาสัง่ จาเป็ นจะต้ องเข้ าดูเอกสารเผยแพร่ใน
กล่อง ของหน่วยงานที่ผ้ ใู ช้ งานสังกัดอยู่

user manual
กล่ องไฟล์ เอกสารเผยแพร่ (Shared box)

ให้ ผ้ ใู ช้ หรื อหน่วยงานที่เป็ นเลือกกล่อง ที่จะนาเข้ าเอกสาร แล้ วเลือกที่ตวั เอกสาร ดัง
user manual
ภาพตัวอย่าง ด้ านล่าง

user manual
การแก้ ไขเอกสาร

การแก้ ไขเอกสาร จะสามารถทาการแก้ ไขเอกสารได้ ไม่วา่ จะเป็ นเอกสารที่อยูก่ ล่องขาเข้ า (Inbox),
user manual
กล่องเอกสารขาออก (Sent box) และกล่องเอกสารสร้ าง (Document box) ดังนี ้
1. กดเลือกที่กล่องเอกสารที่ต้องการแก้ ไข(Inbox, Sent box หรื อ Document box)
2. เปิ ดเอกสารโดยดับเบิ ้ลคลิกที่รายการเอกสารที่ต้องการแก้ ไข
3. เลือก และกดที่ปมุ่ เพื่อเปิ ดหน้ าข้ อมูลเอกสารขึ ้นมา
4. ทาการแก้ ไขรายละเอียดต่างๆ ภายในเอกสาร ให้ ครบถ้ วนเรี ยบร้ อย จากนันจึ

้ งกดปุ่ ม

user manual

การแนบเอกสารเพิ่มเติมเข้ าสู่ต้นฉบับกรณีแก้ ไขเอกสาร
user manual
 ให้ กดที่ปมุ่ จะปรากฎหน้ าต่างเพื่อใช้ เลือกไฟล์ที่จะแนบเอกสาร
เลือกไฟล์ที่ต้องการ จากนันกดปุ่
้ ม เพื่อเป็ นการยืนยัน
การนาเอกสารเข้ าสูร่ ะบบ

user manual
การส่ งต่ อเอกสาร
 ด้ วยการกดที่ปมุ่ จะปรากฎ หน้ าสมุดรายชื่อ ให้ ดาเนินวิธีการเดียวกันกับ ข้ อ 4
หน้ า 75 การส่งต่อเอกสาร

การระงับเอกสาร
user manual
 กดที่ปมุ่ เพื่อเปิ ดเข้ าสูห่ น้ าระงับการใช้ งานเอกสาร
 กรอกเหตุผลที่ระงับการใช้ งานเอกสาร
 จากนันกดปุ่
้ ม เพื่อเป็ นการยืนยันการระงับการใช้ งานเอกสาร
 ระบบจะทาการระงับเอกสารฉบับนัน้ และ กลับเข้ าสูห่ น้ าจอเนื ้อหาเอกสารโดยจะแสดง

สัญลักษณ์การระงับเอกสารให้ เห็นดังภาพ
 การยกเลิกเอกสารที่ทาการระงับไปแล้ ว เมื่อผู้ใช้ ได้ ทาการระงับเอกสารและต้ องการนา
เอกสารกลับมาใช้ ใหม่ ให้ เปิ ดที่หน้ าเอกสารที่ทาการระงับจะเห็นปุ่ ม มี
ลักษณะเหมือนถูกกดสวิทซ์ ลงไป ให้ ผ้ ใู ช้ ทาการกดที่ปมุ่ อีกครัง้ หนึง่ ระบบ

จะ ถามผู้ใช้ วา่ แน่ใจหรื อไม่ที่จะลบ สัญลักษณ์การระงับเอกสาร ดังภาพ ให้ กดปุ่ ม
user manual
สัญลักษณ์การระงับเอกสารจะหายไป
แล้ วจึงสามารถทาการใดๆกับเอกสารฉบับนันได้
้ อย่างเดิม

user manual
Template Document
แม่ แบบเอกสาร

 หน้ าการสร้ างเอกสาร ยังมีฟังก์ชนั่ การทางานเพื่ออานวยความสะดวกอื่นๆอีก นัน่ คือ แม่แบบเอกสาร
user manual
และเอกสารสาคัญ โดยนามาใช้ ในกรณีที่จาเป็ นต้ องมีการส่งเอกสารที่มีรูปแบบตายตัว หรื อ
แบบฟอร์ มต่างๆ สามารถใช้ งานได้ โดยกดไปที่เมนู แล้ วเลือกไปที่ มุมมอง แล้ วทาการเลือกไปที่
แม่แบบเอกสารและเอกสารสาคัญดังภาพ
 จะปรากฎหน้ าต่างดังภาพ หากเราต้ องการใช้ แบบฟอร์ มใดที่มีอยูใ่ นไฟล์ที่ปรากฎให้ กดเลือกที่รายการ

“ฟอร์ มเอกสาร” ที่ต้องการ
เลือกไฟล์ที่ต้องการแล้ ว
ดับเบิ ้ลคลิก๊ ที่ไฟล์นนๆ
ั้
 จะปรากฎหน้ าต่างไฟล์ให้ กดเลือก หากต้ องการใช้ ไฟล์นนั ้ กดปุ่ ม เพื่อทาการบันทึก

เอกสารเอาไว้ หลังจากนันจึ้ งไปเปิ ดเอกสาร เพื่อแก้ ไขเนื ้อหาภายใน แล้ วนาไปแนบกับเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องการต่อไป

user manual

user manual
การสแกนเอกสาร

การปรับตัง้ ค่ าก่ อนการสแกน
user manual
ให้ ผ้ ใู ช้ เลือกกล่องที่จะนาเข้ าเอกสาร แล้ วเลือกที่ปมุ่ ตัวอย่างเป็ นการเลือก เพิ่ม
รายการสแกนในกล่อง หนังสือเข้ าภายใน ดังภาพตัวอย่าง ด้ านล่าง
เลือกไปที่ จะปรากฎหน้ าจอ ดังภาพ

user manual
เพื่อให้ ผ้ ใู ช้ เลือกรายการเพิ่มเอกสารแนบ โดยผู้ใช้ ต้องใส่รายละเอียด รหัส เรื่ อง หรื อคาอธิบาย เพื่อ
สะดวกในการค้ นหาไฟล์ จากนันกดที
้ ่ปมุ่ ดังภาพ เลือกนาเข้ าจาก สแกนเนอร์ (Scanner)
เมื่อกดเลือกแล้ วจะปรากฎหน้ าต่างขึ ้นมา แถบเมนูจะอยู่ที่ “ทัว่ ไป” ดังภาพ

user manual
 ผลลัพธ์ การสแกนเอกสาร ให้ ผ้ ใู ช้ เลือก นามสกุลของไฟล์ที่จะสแกน การเลือกนามสกุลไฟล์ คือการ
เลือกความละเอียดของเอกสารที่จะสแกนออกมาจากต้ นฉบับ
 ชื่อไฟล์ จากนันเลื
้ อกการตังชื
้ ่อไฟล์ที่จะสแกน ว่าต้ องการกาหนดเอง หรื อ ให้ ระบบกาหนดให้ โดยใช้
วันที่และเวลา เป็ นตัวกาหนด แล้ วเลือกไปที่แถบเมนู “ตังค่
้ า”

user manual
 อุปกรณ์ / สแกนเนอร์ เมื่อกดเลือกก็จะปรากฎหน้ าต่างสาหรับการตังค่ ้ าเครื่ องสแกนขึ ้นมา โดยหาก
มีการต่อเครื่ องสแกนมากกว่า 1 เครื่ องขึ ้นไป ให้ ผ้ ใู ช้ ระบุเครื่ องสแกนที่ต้องการใช้
 ความละเอียดของภาพ ทังนี ้ ้ระบบจะกาหนดไว้ ให้ เรี ยบร้ อยแล้ ว โดยส่วนมากผู้ใช้ จงึ ไม่จาเป็ นต้ องตัง้
ค่าในส่วนนี ้ หากเมื่อได้ เลือกนามสกุลไฟล์ที่มีความละเอียดสูงไว้ แล้ ว เช่น เลือก > ( .PDF )
 สี หากเครื่ องสแกน สามารถสแกนสีได้ ระบบก็มีเมนูรองรับการสแกนสี เช่นกัน
 สแกนเอกสารและการแปลงไฟล์ ระบบสามารถให้ สแกนและแปลงเอกสารออกเป็ นไฟล์ .PDF ได้
ทังนี
้ ้เพื่อป้องกันการแก้ ไขไฟล์ตา่ งๆ จากไฟล์ของต้ นฉบับต้ น โดยสามารถเลือกแนวและขนาดกระดาษ
ได้ แล้ วเลือกไปที่แถบเมนู “คุณภาพ”

user manual
 คุณภาพไฟล์ ผู้ใช้ สามารถเลือกคุณภาพไฟล์ นามสกุลต่างๆ ได้ ดังภาพตัวอย่าง จากนัน้ กดปุ่ ม
เป็ นอันเสร็ จสิ ้นกระบวนการการตังค่
้ า ก่อนการสแกนเอกสาร

1. วิธีการสแกนเอกสาร
user manual
1.1. เลือกรูปแบบไฟล์จากการสแกน
o Image file (JPG) - ผลจากการสแกน จะได้ ไฟล์รูปภาพ จะได้ หนึง่ ไฟล์ตอ่ หนึ่งหน้ ากระดาษ
o Adobe Acrobat Document (PDF) - ผลจากการสแกน จะได้ ไฟล์ PDF ไฟล์ประเภทนี ้
สามารถบรรจุหลายๆหน้ ากระดาษในหนึง่ ไฟล์ สามารถอ่านและพิมพ์เป็ นชุดได้ โดยเครื่ องที่
จะเปิ ดไฟล์ประเภทนี ้ได้ นนั ้ จะต้ องติดตังโปรแกรม
้ Acrobat reader ก่อน

o Multi-Page Fax Document (TIFF) - ผลจากการสแกน จะได้ ไฟล์ TIFF ไฟล์ประเภทนี ้
user manual
สามารถบรรจุหลายๆหน้ ากระดาษในหนึง่ ไฟล์ สามารถอ่านและพิมพ์เป็ นชุดได้ ภาพที่ได้
เป็ นเอกสารขาวดา ขนาดเล็ก เหมาะสาหรับเอกสารที่ประกอบด้ วยตัวหนังสือเป็ นส่วนใหญ่
1.2. ระบุชื่อไฟล์ที่เกิดจากการสแกนเอกสาร
1.3. กดปุ่ ม ภาพที่ได้ จากการสแกนจะปรากฏในรายการในช่องด้ านล่าง
1.4. กดปุ่ ม เมื่อคุณสแกนเอกสารครบตามต้ องการ

1.5. หากต้ องการ แปลงไฟล์ให้ กดที่ปมุ่
1.6. ระบบจะปรากฎหน้ าต่างขึ ้น ผู้ใช้ ต้องการแปลงไฟล์เป็ นแบบใด ให้ กดเลือกไฟล์นามสกุลที่ต้องการ
และเมื่อกดก็จะปรากฎ หน้ าต่างขึ ้นเพื่อให้ กรอกชื่อไฟล์ใหม่ที่ต้องการสร้ าง
1.7. กรอกชื่อไฟล์ในช่อง และกดปุ่ ม

1.8. โปรแกรมจะแปลงไฟล์รูปภาพที่ผา่ นการสแกน ให้ เป็ นไฟล์ PDF หรื อ TIFF ตามต้ องการ

user manual
เครื่องมืออานวยความสะดวก

การปรับแต่ งการใช้ งานของโปรแกรม
user manual
 เรี ยกโปรแกรมนี ้โดยการไปยัง เมนูหลักด้ านบน > เครื่ องมือ > ตัวเลือก ดังภาพตัวอย่าง
 ตัวเลือก > เครือข่ าย ดังภาพ ซึง่ หากมีมากกว่า 1 ให้ เลือกเครื อข่ายที่ต้องการ แต่โดยส่วนมากระบบ
จะตังเครื
้ อข่ายที่ใช้ งานไว้ อยู่แล้ ว ผู้ใช้ จงึ ไม่ต้องกาหนดตรงส่วนนี ้
 ตัวเลือก > การแสดงผล ซึง่ ผู้ใช้ สามารถกาหนดได้ วา่ เมื่อมีเอกสารใหม่เข้ ามาต้ องการให้ แสดง
รายการล่าสุดในหน้ าแรกของโปรแกรมจานวนกี่รายการ โดยสามารถตังให้ ้ แสดงผลได้ สงู สุดถึง 250
รายการ

user manual
และผู้ใช้ สามารถเลือกรูปแบบการแสดงผลได้ โดยเลือก แบบ กรอบเลื่อนลง หรื อ เปิ ดหน้ าต่างใหม่
แล้ วกดปุ่ ม ระบบจะทาการบันทึกข้ อมูลตามที่ผ้ ใู ช้ ตงไว้
ั้
 ตัวเลือก > การแจ้ งเตือน โดยระยะเวลาการแจ้ งเตือนนันสามารถระบุ
้ ได้ และสามารถยกเลิกการแจ้ ง
เตือนได้ โดยผู้ใช้ สามารถตังแจ้
้ งเตือน

เมื่อมีเอกสารเข้ าใหม่ ได้ สงู สุด 60 นาที หรื อจะไม่ตงแจ้ ั ้ งเตือนก็สามารถทาได้
user manual
o ส่วนที่เป็ นเสียงแจ้ งเตือน ระบบจะตังค่ ้ าให้ ใช้ เสียงจากระบบ แต่หากผู้ใช้ มีไฟล์เสียงก็
สามารถนาเข้ ามาเพื่อใช้ แจ้ งเตือนเมื่อมีเอกสารใหม่เข้ ามาได้
o ส่งจดหมายเตือนมายังที่อยู่ที่ระบุข้างล่าง โดยผู้ใช้ งานสามารถส่ง จมหมายแจ้ งเตือนมายัง
ที่อยูท่ ี่ผ้ ใู ช้ ต้องการให้ สง่ ไปหา โดยทังนี
้ ้ต้ องได้ รับการอนุมตั จิ ากทางมหาวิทยาลัยด้ วยว่า
สามารถส่งเมล์แจ้ งเตือนไปยังเมล์อื่นๆ ที่นอกเหนือจากการใช้ งานเครื อข่ายภายในองค์กร
หรื อไม่
แต่ระบบการแจ้ งเตือนจะทางานเมื่อเปิ ดโปรแกรมนี ้ไว้ เท่านัน้ ดังนันถ้ ้ าต้ องการให้ โปรแกรมนี ้แจ้ ง
เตือนทุกครัง้ ที่มีเอกสารเข้ า สามารถทาได้ โดยเปิ ดโปรแกรมนี ้เมื่อเริ่มใช้ งานคอมพิวเตอร์ เมื่อโปรแกรมนี ้ถูกย่อ
ลง โปรแกรมจะกลายเป็ น Tray icon แต่ผ้ ใู ช้ ยงั สามารถใช้ โปรแกรมได้ โดยการ Double click ที่ icon ของ
โปรแกรม ดังภาพ
 ตัวเลือก > สแกนเนอร์ วิธีการสแกนเอกสาร ให้ ผ้ ใู ช้ เลือกกาหนดว่า เครื่ องสแกนที่ตอ่ อยู่ เป็ นเครื่ อง
สแกนรุ่นใด เพื่อความสอดคล้ องในการใช้ โปรแกรมระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
เมื่อเลือกแล้ วกดปุ่ ม ระบบจะทาการบันทึกข้ อมูลตามที่ผ้ ใู ช้ ตงไว้

ั้

 ตัวเลือก > ความปลอดภัย ระบบสามารถตัง้ ล็อกหน้ าจอ เมื่อผู้ใช้ ไม่ได้ มีการใช้ งานโปรแกรมเป็ น
user manual
ระยะเวลาสูงสุดได้ ถึง 60 นาที

ั้
 ตัวเลือก > ลายเซ็น ในกรณีที่ทางสถาบันเห็นควรให้ เอกสารสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สามารถแนบ

ลายเซ็น เป็ นไฟล์ได้ ผู้ใช้ สามารถสแกนลายเซ็นเพื่อนามาใช้ ในโปรแกรมได้

ั้

 ตัวเลือก > ขัน้ สูง ซึง่ ผู้ใช้ สามารถเลือกรายการอนุญาตให้ หน่วยงานอื่นๆ ทาการค้ นหาเอกสาร ทุก
user manual
ครัง้ ที่สร้ าง / รับเอกสารอัตโนมัติ ได้
โดยทาเครื่ องหมาย ในช่อง เลือกรายการอนุญาตให้ หน่วยงานอื่นๆ ทาการค้ นหาเอกสาร ทุกครัง้

ที่สร้ าง / รับเอกสารอัตโนมัติ แล้ วกด ระบบจะบันทึกข้ อมูลตามที่ผ้ ใู ช้ ตงไว้
ั้
สมุดรายชื่อ โดยเลือกที่ เครื่ องมือ > สมุดรายชื่อ
จะปรากฎสมุดรายชื่อ ดังภาพด้ านล่าง

user manual
 เลือกสมุดรายชื่อใน > ช่องสมุดรายชื่อของ ซึง่ ในส่วนนี ้จะมีผลในกรณีที่ผ้ ใู ช้ งานได้ ทาการสร้ างกลุม่
ปลายทางผู้รับ เอาไว้ ใช้ งานเป็ นการส่วนตัว หากเลือกสมุดรายชื่อที่ไม่ถกู ต้ องก็จะไม่แสดงรายการกลุม่
ดังกล่าวที่ได้ สร้ างเอาไว้ โดยปกติจะมี 1 รายการ คือสมุดรายชื่อส่วนตัวของบุคคล คุณสามารถที่จะ
สร้ างและบันทึกปลายทางหรื อกลุม่ ปลายทางที่ผ้ ใู ช้ สง่ ถึงบ่อยๆ โดยรายชื่อที่อยูใ่ นสมุดรายชื่อของผู้ใช้
จะไม่สามารถดูหรื อใช้ งานได้ โดยบุคคลอื่น และในกรณีที่คณ ุ มีรายการใน “สมุดรายชื่อของ” มากกว่า
1 รายการ รายการที่เพิ่มขึ ้นนันคื
้ อสมุดรายชื่อของหน่วยงานที่ผ้ ใู ช้ รับผิดชอบ ผู้ใช้ สามารถจัดการสมุด
รายชื่อของหน่วยงานได้ โดยการเลือกสมุดรายการของหน่วยงานในช่องเลือก สมุดรายชื่อของ
หน่วยงานจะมีประโยชน์อย่างมาก ในกรณีที่หน่วยงานของคุณต้ องการที่จะจัดทารายชื่อและกลุม่ ให้
เป็ นมาตรฐานเดียวกันทังหน่ ้ วยงาน เพราะสมุดรายชื่อหน่วยงานสามารถอนุญาตให้ บคุ คลใน
หน่วยงานเข้ าใช้ งานได้ ทุกคนก็จะมีรายชื่อกลุม่ เหมือนกัน ถ้ ามีการแก้ ไขก็จะแก้ ไขที่จดุ เดียว ทุกๆคนก็
เห็นความเปลี่ยนแปลง ในส่วนบนนี ้ยังรวมไปถึงการกาหนดเงื่อนไขในการค้ นหารายชื่อที่ต้องการ (จะ
อธิบายในส่วนต่อไป)

user manual
 เลือกกลุม่ รายชื่อในกรอบทางซ้ ายมือ มีกลุม่ พื ้นฐานที่ระบบจัดเตรี ยมเอาไว้ คือ
o รายชื่อทังหมด ้ ในกลุม่ นี ้จะรวบรวมรายชื่อทังหมดที
้ ่มี จากทุกๆกลุม่ ในสมุดรายชื่อของผู้ใช้ ที่
ถูกสร้ างขึ ้นมาแสดงร่วมกัน กลุม่ นี ้จะช่วยในการค้ นหารายชื่อทังหมดที
้ ่มีอยูใ่ นระบบ (จะ
กล่าวถึงในส่วนถัดไป)
o กลุม่ ส่งต่อเอกสาร กลุม่ นี ้จะช่วยอานวยความสะดวกในกรณีที่จาเป็ นจะต้ องมีการส่งเอกสาร
ต่อไปยังหลายๆปลายทางผู้รับและเป็ นปลายทางผู้รับกลุ่มเดียวกัน หรื อช่วยในการกระจาย
เอกสาร กลุม่ นี ้จะทาหน้ าที่จดั เก็บรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานที่มกั จะใช้ ในการกระจาย
เอกสารออกไป
o รายชื่อล่าสุด คือกลุม่ ที่ผ้ ใู ช้ งานส่งเอกสารไปให้ ลา่ สุด
o กลุม่ โดยภายในกลุม่ นี ้จะมี Folder กลุม่ ย่อย เช่น รายชื่อที่ใช้ ประจา หรื อกลุม่ อื่นๆ แล้ วแต่ที่
ผู้ใช้ จะกาหนด โดยจะช่วยอานวยความสะดวกแก่ผ้ ใู ช้ ในกรณีที่มีปลายทางผู้รับใดๆ ที่มี
การใช้ งานบ่อยครัง้ ผู้ใช้ สามารถเพิ่มรายชื่อปลายทางผู้รับนันเข้้ าในกลุม่ นี ้ได้ เพื่อลดขันตอน
้
ในการค้ นหาปลายทางผู้รับได้
o ถังขยะ ในกรณีที่ต้องการลบรายชื่อบุคคลหรื อกลุม่ ใดๆ สามารถทาได้ โดยคลิ ้กที่รายการที่
ต้ องการลบแล้ วลากมาใส่ไว้ ที่ถงั ขยะ ผู้ใช้ สามารถเพิ่มกลุ่มได้ โดยการกดปุ่ ม หรื อลบกลุม่ ได้
(โดยจะไม่สามารถลบกลุม่ ที่ระบบจัดเตรี ยมให้ ได้ )

user manual
o สามารถสร้ างกลุม่ เพิ่มเติมได้ โดยการกดที่ปมุ่ โปรแกรมจะแสดงหน้ าต่างขึ ้นมา
ให้ ผ้ ใู ช้ กรอกชื่อกลุม่ ใหม่ที่ต้องการสร้ าง
แล้ วกดที่ปมุ่ ระบบจะทาการเพิ่มกลุม่ รายชื่อที่สร้ างเข้ าสู่ กลุม่ ดังภาพ

ตัวอย่าง
ดังตัวอย่าง จะมีรายชื่อ กลุม่ งานสารบรรณ เพิ่มเข้ ามาใน กลุม่ รายชื่อ

o หรื อต้ องการลบกลุม่ รายชื่อที่สร้ างขึ ้นก็สามารถทาได้ โดยการคลิกที่กลุม่ รายชื่อที่ต้องการ
แล้ วลากมาวางที่ “ถังขยะ”

o เมื่อเลือกกลุม่ รายชื่อในช่อง “รายชื่อทังหมด”

้ ช่อง “รายชื่อทังหมด”
้ (ช่องกลาง) จะแสดง
user manual
รายชื่อที่อยูภ่ ายใต้ กลุม่ นันๆ
้
o สามารถเลือกค้ นหารายชื่อได้ โดยระบุชื่อที่ต้องการค้ นหาลงในช่อง
o สามารถระบุขอบเขตในการค้ นหาได้ ด้วยการคลิกที่รูปแว่นขยาย จากนันจึ้ งเลือกกาหนด

ขอบเขตที่ต้องการค้ นหา ดังภาพ ค้ นหาทังหมด
้ ค้ นหาในสังกัดเดียวกัน ค้ นหาในสังกัด
เดียวกันและระดับต่ากว่า ดังภาพ
ตราประทับ
เป็ นตัวแทนของตราประทับออกเลขรับ/ส่ง ที่อยูใ่ นรูปแบบดิจิตอล เพื่อใช้ ในการรับส่งเอกสาร แต่ไม่
จาเป็ นว่าผู้ที่จะรับหรื อส่งเอกสารจาเป็ นต้ องมีตราประทับ เพราะโปรแกรมสามารถให้ คณุ รับหรื อส่งเอกสารโดย
ไม่ต้องออกเลขรับหรื อเลขส่งได้
 เข้ าสูห่ น้ าจอการใช้ งาน (สร้ างและแก้ ไข) ได้ โดย เมนูเครื่ องมือ > เลขรับ/ส่งเอกสาร

user manual
 สามารถที่จะเพิ่มตราประทับโดยการกดปุ่ ม เพื่อเปิ ดหน้ าต่าง “Create new running
number”

user manual
1. ข้ อมูลทัว่ ไป
1.1 ระบุชื่อลงในช่อง สร้ างให้ กบั ว่าจะสร้ างตราประทับให้ ใคร เหตุที่ต้องเลือกบุคคลเพราะตรา

ประทับที่สร้ างขึ ้นนันจะใช้
้ แยกกันแต่ละหน่วยงาน จะไม่มีการใช้ ปนกัน
2. ประเภท
2.1 เลขรับ ผู้ใช้ สามารถตังว่
้ าจะให้ หน่วยงานหรื อบุคคลอื่นเห็นหมายเลขรับนี ้หรื อไม่ กรณีที่สร้ าง
เลขรับเอกสารเฉพาะหน่วยงาน โดยที่มิใช่หน่วยงานกลาง ที่ออกเลขให้ กบั ทางองค์กร
2.2 เลขส่ง ผู้ใช้ สามารถกาหนดว่าต้ องการสร้ างเลขใหม่ให้ กบั ทุกๆปลายทางหรื อไม่ ในกรณีที่สง่
เอกสารเรื่ องเดียวให้ กบั หลายหน่วยงาน

user manual
3. การสร้ างรหัส
3.1 ระบุปีที่ : ใช้ สาหรับการสร้ างรหัส ในช่อง “ปี ที่”

3.2 ระบุเล่มที่ : ใช้ สาหรับการสร้ างรหัส ในช่อง “เล่มที่”
3.3 ระบุขึ ้นเล่มใหม่เลขที่ : จานวนเลขสูงสุดเมื่อถึงเลขนี ้แล้ ว เลขใน “เล่มที่” จะถูกปรับขึ ้นหนึง่
หมายเลข และ ”เลขปั จจุบนั ” จะถูกปรับเป็ นเลข 1 ถ้ าคุณไม่ต้องการให้ มีการปรับเลขให้ กรอก
เป็ น “9999999”
3.4 ระบุเลขปั จจุบนั : เลขที่จะถูกประทับสูเ่ อกสาร และจะปรับขึ ้นหนึง่ หมายเลขหลังจากการ
ประทับ
3.5 ระบุรูปแบบการสร้ างรหัส : โปรแกรมจะใช้ รูปแบบในช่องนี ้ในการประทับเลขบนเอกสาร ถ้ า
ช่องนี ้ไม่ถกู กรอกข้ อความใดๆ โปรแกรมจะไม่ประทับเลขใดบนเอกสาร ดังนันจึ ้ งต้ องกาหนด
รูปแบบการสร้ างรหัสให้ กบั ตราประทับ (สามารถศึกษารูปแบบในการสร้ างรหัสได้ ใน
ภาคผนวก)
3.6 ทาเครื่ องหมายถูกที่ “ใช้ ตวั เลขไทย” ในกรณีที่ต้องการใช้ ตวั เลขไทย
3.7 ทาเครื่ องหมายถูกที่ “ใช้ ระบบตังต้
้ นเลขอัตโนมัติ” ในกรณีที่ต้องการใช้ งาน (สามารถระบุการ
ตังต้
้ นเลขได้ อตั โนมัติ ได้ โดยการระบุวนั ที่)

3.8 ทาเครื่ องหมายถูกที่ ”กาหนดเลขที่หนังสือตาม ปี ที่” ในกรณีที่ต้องการแสดงปี ที่ ของเลขที่
user manual
หนังสือนัน้
มอบและถอนอานาจ
เป็ นการมอบอานาจให้ บคุ คลอื่น สามารถเข้ ามากระทาการต่างๆแทนได้ จะใช้ ในกรณีที่มอบอานาจให้
บุคคลในหน่วยงานเข้ ามาจัดการเอกสารของหน่วยงาน
 เข้ าใช้ งานได้ โดยกดที่เมนู เครื่ องมือ > มอบและถอนอานาจ

user manual
 เลือกผู้มอบอานาจหรื อบทบาทของ (ผู้มอบ) ว่าต้ องการมอบอานาจของบุคคลหรื อหน่วยงาน (ใน
รายการที่คณุ มีสิทธิ์)
 กดที่ปมุ่ เพื่อมอบอานาจ หรื อเลือกผู้รับมอบอานาจที่ต้องการเพิ่ม/ถอนอานาจ

user manual
 เลือกที่ปมุ่ จะขึ ้นหน้ าสมุดรายชื่อมาให้ เลือก ให้ ทาการเลือกรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานที่
ต้ องการ
 เลือกทาเครื่ องหมาย ที่หน้ าช่องรายการข้ างล่างเพื่อมอบอานาจหรื อบทบาท หรื อทาเครื่ องหมาย
ที่หน้ าช่องรายการข้ างล่างเพื่อถอนอานาจหรื อบทบาท แล้ วกดปุ่ ม เป็ นการเสร็จสิ ้นการ
มอบอานาจ

ส่ งเอกสารอัตโนมัติ
user manual
 ควบคุมกฎการส่งเอกสารแบบ 4
 จะปรากฎหน้ าจอดังภาพด้ านล่าง เลือกที่ชื่อหน่วยงานหรื อบุคคล หากต้ องการส่งเอกสารอัตโนมัตไิ ป

ยังบุคคลหรื อหน่วยงานใด ให้ กดที่ปมุ่
 จะขึ ้นหน้ าจอส่งเอกสารอัตโนมัติ

user manual
.1 ให้ ผ้ ใู ช้ งานทาการเลือกว่าต้ องการส่งเอกสารต่อเมื่อมีเอกสารเข้ ามา หรื อมีการส่งเอกสารออก
.2 เงื่อนไข ให้ ผ้ ใู ช้ กาหนด เมื่อส่งออกอัตโนมัตมิ ีหรื อไม่กาหนด
.3 ส่งไปที่ ให้ กดที่ จะปรากฎสมุดรายชื่อขึ ้นมาให้ ผ้ ใู ช้ ทาการเลือกรายชื่อบุคคลหรื อ

หน่วยงาน
.4 ลงนาม / สัง่ การ ให้ ระบุเป้าหมายในการส่งเอกสารว่าต้ องการให้ ผ้ รู ับ ลงนาม เลือก
“เป้าหมายเพื่อ” กดปุ่ ม ระบุเป้าหมายของการส่งเอกสาร ถ้ าไม่ระบุจะใช้ เป้าหมายเดียวกับ
การส่งเอกสารเข้ าสูห่ น่วยงาน หรื อส่งเอกสารอกจาหน่วยงาน
.5 จากนันกดที
้ ่ปมุ่ เป็ นอันเสร็จสิ ้นกระบวนการ

การขอ / จองเลขเอกสาร
user manual
สาหรับการออกเลขหนังสือส่งออกภายนอก นันสามารถใช้
้ งานจากส่วนของเครื่ องมือจองและขอเลขเอกสาร
ได้ โดยคลิกที่เมนู [เครื่องมือ] แล้ วเลือกรายการ ดังรูป
สาหรับหน้ าการขอ/จองเลขเอกสารนี ้ จะเป็ นหน้ าการจัดการเลขเอกสาร ที่ทางผู้ใช้ งานได้ รับมอบอานาจใน

การดูแลและใช้ งานนัน้ ดังรูป
โดยจะแบ่งการทางานได้ ดงั นี ้คือ

1. จองเลขหนังสือ ในกรณีที่เป็ นหน่วยงานเจ้ าของเลขหนังสือส่งออก จะสามารถทาการออกเลข
หนังสือเองได้ โดยการจองเลขเอกสาร สาหรับเลขหนังสือที่บคุ คลหรื อหน่วยงานเป็ นเจ้ าของนัน้ จะแสดงสถานะ
ความเป็ นเจ้ าของโดยมีรูปแบบการแสดงเป็ น
รู ปแบบ ชื่อบุคคลหรื อหน่วยงาน (ชื่อเล่มของเลขหนังสือ) – สถานะเจ้ าของ
ตัวอย่ าง งานการเงิน – ทะเบียนคุมหนังสือส่งภายนอก – เจ้ าของ

1.1 เข้ าสูห่ น้ าการจองเอกสารโดย เมนู เครื่ องมือ > ขอ/จองเลขเอกสาร
user manual
1.2 สามารถจองเลข โดยกดปุ่ ม แล้ วระบบจะแสดงหน้ าจอขึ ้นมาให้ ผ้ ใู ช้ งานเลือก เพื่อใส่
รายละเอียดการจอง
1.2.1 รูปแบบ, เรื่ อง, วันที่จองเอกสาร, เรี ยน, จาก, หมายเหตุ และในช่องจองให้ กบั คือ หากหน่วยงานหรื อ
ตัวบุคคลไม่มีสิทธิ์จองเลขแอกสารเองต้ องให้ หน่วยงานสารบรรณกลางเป็ นผู้จองให้ หน่วยงานสาร
บรรณกลาง จะต้ องทาการเลือกที่ปมุ่ เพื่อเลือกว่า เลขที่จองนัน้ จองให้ หน่วยงานหรื อบุคคลใด
จากนันใส่
้ จานวนการจอง
1.2.2 แล้ วกดปุ่ ม ระบบจะกลับมาสูห่ น้ าเดิม ดังภาพด้ านล่าง แต่จะมีรายการเลข เรื่ องที่ทาการ
จองเอาไว้

user manual
2. ขอเลขหนังสือ ในกรณีที่ได้ รับสิทธิ์การขอเลขหนังสือจากเจ้ าของเลขหนังสือนัน้ ผู้ใช้ งานสามารถขอ
เลขหนังสือผ่านระบบเองได้ สาหรับเลขหนังสือที่บคุ คลหรื อหน่วยงานได้ รับสิทธิ์ในการขอเลขจากเจ้ าของเลข
นัน้ จะแสดงสถานะความเป็ นการได้ รับสิทธิ์โดยมีรูปแบบการแสดงเป็ น
รู ปแบบ ชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานเจ้ าของเลข (ชื่อเล่มของเลขหนังสือ) – ผู้ได้ รับสิทธิ์ใช้ เลข
ตัวอย่ าง งานการเงิน – ทะเบียนคุมหนังสือส่งภายนอก – ขอเลขให้ กบั นางสาวเยาวดี ใจดี
2.1 เข้ าสูห่ น้ าการจองเอกสารโดย เมนู เครื่ องมือ > ขอ/จองเลขเอกสาร
2.2 สามารถขอเลข โดยกดปุ่ ม แล้ วระบบจะแสดงหน้ าจอขึ ้นมาให้ ผ้ ใู ช้ งานเลือก เพื่อใส่

รายละเอียดการจอง

2.2.1 รูปแบบ, เรื่ อง, วันที่จองเอกสาร, เรี ยน, จาก, หมายเหตุ และในช่องจองให้ กบั คือ หากหน่วยงานหรื อ
user manual
ตัวบุคคลไม่มีสิทธิ์จองเลขแอกสารเองต้ องให้ หน่วยงานสารบรรณกลางเป็ นผู้จองให้ หน่วยงานสาร
บรรณการจะต้ องทาการเลือกที่ปมุ่ เพื่อเลือกว่า เลขที่จองนัน้ จองให้ หน่วยงานหรื อบุคคลใด เรื่ อง
อะไร, เรี ยน ใคร, จาก ใคร
2.2.2 แล้ วกดที่ปมุ่ ระบบจะกลับมาสูห่ น้ าเดิม ดังภาพด้ านล่าง แต่จะมีรายการเลข เรื่ องที่ทา
การจองเอาไว้
3. การนาเลขหนังสือกลับไปใช้ งาน สามารถนาเลขหนังสือไปใช้ งานได้ 3 แบบ ดังนี ้

3.1 จากการสร้ างเอกสารใหม่
ในขันตอนการสร้
้ างเอกสารสามารถนาเลขหนังสือที่จองหรื อขอไว้ มาใช้ งานได้ หรื อหากมีสิ ทธิ์ในการ
เป็ นเจ้ าของหรื อขอเลขหนังสือสามารถ จอง/ขอเลขหนังสือ และนามาใช้ ได้ ทนั ทีดงั นี ้
3.1.1. เลือกสร้ างเอกสารในนามของบุคคลหรื อหน่วยงานที่เป็ นเจ้ าของเรื่ อง และมีสิทธิ์ในการใช้ เลข
หนังสือ
3.1.2. คลิกสร้ างเอกสารและเลือกรายการสร้ างเอกสาร

user manual

3.1.3. กรอกเรื่ อง และเนื ้อหา/บทคัดย่อเอกสาร และคลิกที่ปมุ่ เพื่อทาการกรอกเนื ้อหา
user manual
งานสารบรรณและใช้ เลขหนังสือ
3.1.4. กรอกเนื ้อหางานสารบรรณต่างๆ และทาการใช้ เลขหนังสือได้ โดยคลิกที่ปมุ่

3.1.5. จะแสดงหน้ าการใช้ เลขเอกสาร
user manual
โดยต้ องเลือกเลขหนังสือที่ต้องการใช้ งาน
3.1.6. เลือกเลขหนังสือที่เคยจอง/ขอไว้ เพื่อใช้ งานได้ หรื อหากมีสิทธิ์ในการขอ/จองเลขหนังสือก็
สามารถคลิกที่ เพื่อจอง/ขอเลขใหม่และใช้ เลขหนังสือนันได้

้ ทนั ที และสามารถใช้ เลข
หนังสือโดยคลิกที่

user manual
3.1.7. เมื่อเลือกใช้ เลขหนังสือที่ต้องการจะกลับเข้ าหน้ าสร้ างเอกสารเดิมเพื่อทาการ สามารถที่จะ
แนบไฟล์เอกสารเข้ าสูร่ ะบบและบันทึกรายการหนังสือส่งออกเก็บไว้ ได้

3.2 จากการแนบไฟล์ เอกสาร
user manual
สามารถใช้ เลขหนังสือที่ต้องการโดยการแนบไฟล์เอกสารได้ ในหน้ าของการจอง/ขอเลขเลขเอกสาร
โดยระบบจะสร้ างเอกสารเก็บให้ อตั โนมัติ
3.2.1. คลิกที่เมนู [เครื่องมือ] แล้ วเลือกรายการ จากนันเลื

้ อกรายการเลข
หนังสือที่ต้องการใช้
3.2.2. คลิกเลือกเลขหนังสือที่ต้องการแนบไฟล์เอกสารให้ เป็ นแถบสีน ้าเงิน และคลิกที่

และเลือกรายการ

3.2.3. จะแสดงหน้ าการแนบไฟล์เอกสาร ผู้ใช้ งานสามารถแนบไฟล์จากเครื่ องคอมพิวเตอร์ หรื อ
user manual
แสกนเอกสารนันเข้
้ าสูร่ ะบบได้ จากนันคลิ
้ กที่ เพื่อบันทึกรายการหนังสือ
3.2.4. เมื่อบันทึกหนังสือเรี ยบร้ อยจะกลับสูห่ น้ าจอการจอง/ขอเลขเอกสาร และสถานะของเอกสาร

จะถูกปรับเป็ น ถูกใช้ งานและมีเอกสารแนบ

3.2.5. รายการเอกสารที่มีการแนบไฟล์เอกสารสามารถเปิ ดดูเอกสารที่นาไปใช้ ได้ ทนั ทีโดยคลิกเลือก
user manual
รายการ และคลิกที่ และเลือกรายการ
3.2.6. จากนันจะแสดงเอกสารที
้ ่มีการใช้ เลขนัน้

3.3 จากการผูกเอกสารเดิมที่เคยสร้ างไว้
user manual
จะใช้ ในกรณีที่มีการสร้ างเอกสารและแนบไฟล์เข้ าสูร่ ะบบเรี ยบร้ อยก่อนแล้ ว แต่ยงั ไม่ได้ ใช้ เลขหนังสือ
สามารถเลือกรายการหนังสือที่สร้ างไว้ ผกู กับเลขหนังสือที่จอง/ขอไว้ ได้ ขันตอนการผู
้ กเอกสารทาได้ ดงั นี ้
3.3.1. คลิกที่เมนู [เครื่องมือ] แล้ วเลือกรายการ จากนันเลื
้ อกรายการเลข
หนังสือที่ต้องการใช้
3.3.2. คลิกเลือกเลขหนังสือที่ต้องการแนบไฟล์เอกสารให้ เป็ นแถบสีน ้าเงิน และคลิกที่

และเลือกรายการ

3.3.3. จะแสดงหน้ าการค้ นหาเอกสาร จากกล่อง Document Box ทาการค้ นหาเอกสารและเลือก
user manual
รายการที่ต้องการผูกเอกสาร
3.3.4. จากนันคลิ
้ กที่ เพื่อผูกเอกสารเข้ ากับเลขที่หนังสือ
4. การกรองข้ อมูลเลขหนังสือ ในหน้ าการจอง/ขอเลขเอกสาร สามารถที่จะทาการค้ นหา

เอกสารที่ออกเลขหนังสือได้ โดยกดที่ปมุ่
4.1 ระบุคาค้ นหา (โดยค้ นหาจากหัวข้ อหรื อหมายเหตุที่ระบุในขันตอนของการขอหรื

้ อจองเลข) เลือกสถานะ
ของเลข กาหนดช่วงวันที่ ที่ต้องการ(เลือกได้ จากวันที่เอกสารหรื อวันที่สร้ าง) จากนันกดปุ่
้ ม

user manual
5. การยกเลิกเลข ในการณีที่มีการจองเลขไปแล้ วไม่มีการนาเลขนันไปใช้
้ หรื อจองผิด ฯลฯ โดยกด
เลือกที่รายการทีต้องการยกเลิก จากนันกดคลิ
้ ๊กขวา จะปรากฎหน้ าจอดังภาพ ให้ เลือกที่ ยกเลิกการจองเลข
จะปรากฏหน้ าต่าง “ยกเลิกการจองเลข” ดังภาพด้ านล่าง

user manual
5.1 เลือกประเภทการยกเลิกเลข เป็ นแบบยกเลิกเลข โดยจะเป็ นสัญลักษณ์ มีเครื่ องหมาย
แสดงให้ ทราบ (โดยสามารถนาเลขกลับมาให้ ได้ ใหม่)
5.2 ยกเลิกเลข โดยอนุญาตให้ มีการจองเลขนี ้ได้ อีกภายในระยะเวลาที่กาหนด(เลขที่ถกู ยกเลิก
ระบบจะนามาออกให้ กบั ผู้ขอรายใหม่ภายใต้ กรอบระยะเวลาที่กาหนด) แล้ วกด
จะแสดงกรอบแจ้ ง สถานะการยกเลิกเสร็จสมบูรณ์ให้ กด อีกครัง้ เป็ นอันเสร็จสิ ้น
ขันตอนการยกเลิ
้ กเลข
โดยระบบจะกลับมาสูห่ น้ าจอเดิม และจะมีสญ ั ลักษณ์เกิดขึ ้นที่หน้ าตัวเอกสารที่จองเลข สังเกตุดงั ภาพ

ด้ านล่าง
- ยกเลิกเลข โดยไม่มีเงื่อนไข สามารถนาเลขกลับมาใช้ ใหม่ได้ หากเมื่อได้ มีการนาเลขกลับมา
ใช้ ใหม่ ผู้ขอเลขรายถัดไปจะได้ เลขนี ้อัตโนมัติ
- ยกเลิกเลขโดยมีเงื่อนไข โดยอนุญาตให้ มีการจองเลขนี ้ได้ อีกภายในระหว่าง วันเวลาที่กาหนด

user manual
 สามารถนาเลขที่ยกเลิกแล้ วกลับมาใช้ ใหม่ได้ โดยกดที่รายการที่ทาการยกเลิกไปแล้ ว จากนันกดคลิ
้ ก
ขวา จะปรากฎหน้ าจอดังภาพ ให้ เลือกที่ นาเลขกลับมาใช้ ใหม่
กรอกรายละเอียดเช่นเดียวกับการจองเอกสารให้ ครบถ้ วนแล้ วกด

user manual
 กรอกรายละเอียดต่างๆให้ ครบถ้ วนเช่นเดียวกับการจองเลข และระบุประเภทการแทรกซึง่ เป็ นส่วน
สาคัญที่จะมีสว่ นในการกาหนดว่าเลขที่จะได้ จากการแทรกจะออกมาเป็ นเลขใด
 จากนันจึ
้ งกดปุ่ ม ระบบจะทาการแทรกเลขเอกสารให้ และแสดงขึ ้นในรายการจองเลข
เอกสาร
 สามารถแก้ ไขวันที่เอกสารและรูปแบบเลขเอกสารในรายการจองเลขเอกสารได้ โดยการคลิกขวาที่
รายการที่ต้องการแก้ ไข เลือกรายการ “แก้ ไขเลขและวันที่เอกสาร

 ทาการแก้ ไขเลขเอกสารหรื อวันที่เอกสารตามต้ องการ (เลขเอกสารที่เป็ นเลขหลักจะไม่สามารถแก้ ไข
user manual
ได้ )
้ ม ระบบจะทาการแก้ ไขรายละเอียดที่ได้ ระบุไว้ และแสดงในรายการเลข
เอกสาร
การสร้ างเอกสารจากหน้ าแรก (HOME)

อานวยความสะดวกในการสร้ างเอกสาร ผู้ใช้ สามารถสร้ างเอกสารในนามบุคคลหรื อหน่วยงานที่ได้ รับมอบ
อานาจได้ จากหน้ าแรกของระบบ ดังภาพตัวอย่าง
การรับเอกสารเป็ นชุด
อานวยความสะดวกในการรับเอกสาร ในกรณีที่หนึง่ วันมีเอกสารเข้ ามาที่ “Inbox” ของคุณมากมาย ทาได้
โดยเลือกที่กรอบรายการเอกสาร คุณสามารถเลือกได้ มากกว่า 1 รายการโดย
 ใช้ ปมุ่ Shift หรื อ Ctrl บนแป้นพิมพ์ชว่ ยในการเลือกรายการเอกสารที่ต้องการรับ
 กดที่เมนูเพิ่มเติม > [รับเป็ นชุด…]

user manual
 จะเข้ าสูห่ น้ ารับเอกสารเพื่อทาการรับเอกสาร ให้ เลือกรูปแบบในการรับเอกสาร ซึง่ มีด้วยกัน 3 วิธี คือ
1. ไม่ออกเลขรับ ในกรณีที่ผ้ รู ับไม่มีหมายเลขรับ หรื อไม่จาเป็ นต้ องออกเลขรับ
2. ใช้ หมายเลขเดิม จากบุคคลหรื อหน่วยงานก่อนหน้ า
3. ออกเลขรับ โดยเลือกจากเลขรับที่ต้องการใช้ คุณสามารถปรับเลขตราประทับที่เลือกโดยกด
ปุ่ ม จะปรากฎหน้ าต่างให้ คณ
ุ กรอกเลขใหม่ที่ต้องการปรับ
้ ม เป็ นอันเสร็จสิ ้นกระบวนการรับเอกสารเป็ นชุดโดยการปรับเลข

user manual
การส่ งเอกสารเป็ นชุด
อานวยความสะดวกในการส่งเอกสาร ในกรณีที่ต้องการส่งเอกสารเข้ ามาที่ “Inbox” ของคุณมากกว่าหนึง่
เรื่ อง ทาได้ โดยเลือกที่กรอบรายการเอกสาร คุณสามารถเลือกได้ มากกว่า 1 รายการโดย
 ใช้ ปมุ่ Shift หรื อ Ctrl บนแป้นพิมพ์ชว่ ยในการเลือกรายการเอกสารที่ต้องการรับ
 กดที่เมนูเพิ่มเติม > [ส่งเป็ นชุด…]
 จะเข้ าสูห่ น้ าจอสมุดรายชื่อ ดังภาพ ผู้ใช้ งานสามารถเลือกผู้รับปลายทาง เข้ าสูก่ ระบวนการส่ง

เอกสารตามปกติ

 เมื่อระบุรายละเอียดครบถ้ วน พร้ อมส่งแล้ ว จึงกดที่ปมุ่
user manual
การแสกนเอกสารทันที
ผู้ใช้ งานสามารถแสกนเอกสารเข้ าสูร่ ะบบทันที ในกรณีผ้ ใู ช้ งานต้ องการแนบเอกสารเข้ าสูร่ ะบบผ่าน
เครื่ องแสกนเนอร์ ที่เชื่อมต่อไว้ โดยกดปุ่ ม Scan Now! ในขันตอนการสร้
้ างเอกสาร ดังภาพ
การออกเลขและสร้ างเอกสารใหม่ ทุกๆปลายทางที่ส่ง

ในกรณีที่ผ้ ใู ช้ งานต้ องการสร้ างและส่งเอกสารให้ ผ้ รู ับปลายทางมากกว่าหนึง่ ผู้ใช้ งานสามารถ
กาหนดเลขหนังสือให้ running ตามลาดับของผู้รับเอกสารได้ โดยการทาเครื่ องหมายถูก หน้ าข้ อความ ออกเลข
และสร้ างเอกสารใหม่ทกุ ปลายทางที่สง่ ดังภาพ

user manual
การค้ นหาเอกสาร
 คลิกเลือกที่กล่องเอกสารที่ต้องการค้ นหา (ดูตวั อย่างจากภาพประกอบ)
 คลิกที่รูปแว่นขยาย แล้ วเลือกกาหนดขอบเขตการค้ นหา ในหัวข้ อ “ค้ นหาข้ อมความในเอกสาร”

 กาหนดประเภทการค้ นหา (Quick search หรื อ Advance search)

 เลือกประเภทการกาหนดเงื่อนไขในการค้ นหา โดยต่างกันที่ความสามารถในการเพิ่มเงื่อนไขในการ
user manual
ค้ นหา มีด้วยกันสองประเภทคือ
 Quick search : เป็ นการค้ นหาที่รวดเร็วและง่าย โดยระบุคาที่ต้องการค้ นหา ช่วงวันที่ต้องการ
ค้ นหาเอกสาร และ Folder ที่ค้นหา
 Advance search : เป็ นการค้ นหาที่มีความละเอียดสูง สามารถระบุเงื่อนไขที่ต้องการค้ นหาได้

มากกว่าการค้ นหาทัว่ ไป เช่น วันที่เอกสารเข้ า, วันที่สง่ เอกสาร, หัวเรื่ อง, บทคัดย่อ, หน่วยงานที่
ส่งเอกสารมา, หน่วยงานที่รับเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ชันความลั ้ บ, เลขรับ-เลขส่ง เป็ นต้ น
สามารถค้ นหาคาได้ มากกว่า 2 คาได้ โดยใช้ AND, OR

 หรื อคุณสามารถใช้ วิธีค้นหาอย่างง่ายได้ โดยการกรอกคาที่ต้องการค้ นหาลงในช่องว่าง แล้ วกดปุ่ ม
user manual
Enter บนคีย์บอร์ ด ระบบจะทาการแสดงผลจากการค้ นหาขึ ้นที่รายการเอกสารในกล่องที่คณ ุ เลือก
การสร้ างโฟลเดอร์ ในค้ นหาเอกสาร

ผู้ใช้ งานสามารถสร้ างโฟลเดอร์ ค้นหาอย่างง่ายด้ วยตนเอง ดังนี ้
 เลือกกล่องเอกสารที่ต้องการค้ นหา (Inbox, Sent box, Document) จากนัน้ คลิกขวาเลือก Advance
Search
 จากนันก
้ าหนดเงื่อนไขในการค้ นหา แล้ วกดปุ่ ม
 ตังชื
้ ่อโฟลเดอร์ ค้นหา
 ระบบจะทาการสร้ างโฟลเดอร์ ภายใต้ โฟลเดอร์ นนๆและค้

ั้ นหาเอกสารตามเงื่อนไขที่กาหนดให้
อัตโนมัติ

user manual
ภาคผนวก

ภาคผนวก ก
user manual
คาอธิบายรายการสิทธิ์ สาหรับการมอบสิทธิ์หรื อมอบอานาจ
รายการสิทธิ์ ความหมาย
อ่านรายการเตือน / Read alert list มีสิทธิ์ในการเข้ าสู่กล่อง Alert box (เท่านัน) ้ ของผู้ที่มอบ
สิทธิ์ให้ เพื่อดูรายการเตือนเท่านัน้
จัดการรายการเตือน / Manage alert list มีสิทธิ์ในการเข้ าสู่กล่อง Alert box(เท่านัน) ้ ของผู้ที่มอบ
สิทธิ์ให้ โดยสามารถจัดการรายการเตือนได้ เช่นการ เปิ ด
การลบรายการเตือน การจัดการโฟลเดอร์ ภายใน เป็ นต้ น
ลบรายการเตือน / Delete alert list มีสิทธิ์ในการเข้ าสู่กล่อง Alert box(เท่านัน) ้ เพื่อเปิ ดอ่าน/
ลบรายการเตือน ของผู้ที่มอบสิทธิ์ให้
รับเอกสาร/ Receive document มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Inbox(เท่านัน)
้ ของผู้ที่มอบสิทธิ์ให้
โดยสามารถเปิ ดอ่านรายการเอกสาร/สามารถรับเอกสาร
ได้ เท่านัน้
อ่านเอกสารเข้ าเท่านัน้ / Read inbox only มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Inbox (เท่านัน)ของผู
้ ้ ที่มอบสิทธิ์ให้ แต่
การเข้ าถึงดังกล่าว ทาได้ เพียงเปิ ดอ่านรายการเอกสาร
เท่านัน้ ไม่สามารถทาการแก้ ไข รับเอกสาร หรื อกระทาการ
ต่างๆกับรายการเอกสารได้
จัดการเอกสารรับ / Manage inbox มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Inbox(เท่านัน)้ ของผู้ที่มอบสิทธิ์ให้
โดยมีสิทธิ์เต็มที่ในการจัดการรายการเอกสารที่อยูภ่ ายใต้
Inbox เช่นการรับเอกสาร การจัดโฟลเดอร์ เอกสาร การ
ลบเอกสาร แต่ไม่ได้ รวมถึงการส่งเอกสารออก(Reply และ
Forward)
มีสิทธิ์รับ E-Mail แจ้ งเมื่อมีเอกสารเข้ า/ มีสิทธิ์ในการรับ E-mail เมื่อมีเอกสารเข้ าสู่กล่อง Inbox
Mail alert (กรณีนี ้ผู้กาหนดสิทธิ์คือผู้ดแู ลระบบว่าจะอนุญาตให้
ผู้ใช้ งานคนใดสามารถรับ E-Mail แจ้ ง เมื่อมีเอกสารเข้ า
แต่ทงนี ั ้ ้ระบบจะต้ องเปิ ดสิทธิ์ในการใช้ งานฟั งก์ชนั่ ดังกล่าว
เอาไว้ ด้วย )
ส่งเอกสาร / Send document มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Sent box(เท่านัน)
เพื่อดูรายการ ส่งเอกสารออกทังหมด้

user manual
จัดการเอกสารออก / Manage Sent box มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Sent box(เท่านัน)
โดยมีสิทธิ์ในการจัดการรายการเอกสารขาออก ภายใน
กล่องได้ ทงหมด
ั้
ถอนเอกสารที่สง่ / Revoke sent มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Sent box(เท่านัน)
้ ของผู้ที่มอบสิทธิ์ใน
document กรณีที่เอกสารยังไม่ถกู เปิ ดอ่าน)
สร้ างงานสแกนเอกสาร / Create scan job มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Upload box(เท่านัน)
้ ของผู้ที่มอบ
สิทธิ์ให้ โดยสามารถสร้ างงานสแกนเอกสารเพิ่มได้
จัดการกล่องเอกสารสแกน / Manage มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Upload box(เท่านัน)้ ของผู้ที่มอบ
scan box สิทธิ์ให้ โดยสามารถสร้ างงานสแกนเอกสาร/จัดการ
รายการสแกนภายใต้ กล่องนี ้
ลบรายการงานสแกนเอกสาร / Delete มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Upload box(เท่านัน) ้ ของผู้ที่มอบ
scan job สิทธิ์ให้ โดยสามารถเข้ าไปทาการลบรายการสแกนได้
แก้ ไขรายการงานสแกนเอกสาร / Edit มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Upload box(เท่านัน) ้ ของผู้ที่มอบ
scan job สิทธิ์ให้ โดยสามารถเข้ าไปเปิ ดและทาการแก้ ไขรายการ
สแกนได้
สร้ างเอกสาร / Create document มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Document box(เท่านัน)ของผู ้ ้ ที่มอบ
สิทธิ์ให้ โดยสามารถเข้ าไปทาการสร้ างเอกสาร(เท่านัน) ้
แล้ วบันทึกเก็บไว้ ใน Document box นันได้ ้ แต่ไม่สามารถ
ทาการส่งเอกสารออก หรื อกระทาการอื่นๆกับรายการ
เอกสารได้
แก้ ไขเอกสาร / Edit document box มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Document box(เท่านัน) ้ ของผู้ที่ได้
มอบสิทธิ์ให้ โดยสามารถเข้ าไปจัดการแก้ ไขเนื ้อหาภายใน
เอกสาร รวมถึงการแนบไฟล์เพิ่มเติม แต่ไม่สามารถทาการ
ส่งเอกสารได้
อ่านเอกสารสร้ างเท่านัน้ / Read มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Document box(เท่านัน) ้ ของผู้ที่ได้
document only มอบสิทธิ์ให้ แต่การเข้ าถึงดังกล่าว ทาได้ แค่เพียงอ่าน
รายการเอกสารภายในเท่านัน้
จัดการเอกสารสร้ าง / Manage document มีสิทธิ์ในการเข้ าถึง Document box(เท่านัน) ้ ของผู้ที่ได้
box มอบสิทธิ์ให้ โดยสามารถเข้ าไปจัดการโยกย้ ายรายการ
เอกสารภายในได้

user manual
เป็ นเจ้ าของ / Owner ผู้ที่ได้ รับสิทธิ์นี ้ สามารถกระทาการใดๆก็ได้ (ทังหมด) ้ กับ
เอกสารทังหมดของผู
้ ้ ที่มอบสิทธิ์ให้ เสมือนเป็ นเจ้ าของ
รับสืบทอดอานาจ / Right inheritance ผู้ที่ได้ รับสิทธิ์นี ้ จะได้ รับการสืบทอดรายการสิทธิ์ตา่ งๆ
จากผู้ที่มอบสิทธิ์ให้ นัน่ หมายความว่า หากผู้มอบสิทธิ์
ได้ รับการมอบสิทธิ์ใดๆ จากบุคคลก่อนหน้ า ผู้ที่รับมอบ
สิทธิ์ จะสืบทอดรายการสิทธิ์ตา่ งๆเหล่านันมาจากผู ้ ้ มอบ
สิทธิ์ด้วย
จัดการและใช้ งานสมุดรายชื่อ / Manage ผู้ที่ได้ รับสิทธิ์นี ้จะสามารถเข้ าไปจัดการและเรี ยกใช้ งาน
address book สมุดรายชื่อ ของผู้ที่มอบสิทธิ์ได้

ภาคผนวก ข
user manual
ความหมายของสัญลักษณ์ ต่างๆ โดยจะแยกได้ เป็ นกลุ่มต่าง ๆ ดังนี ้
 แสดงสถานะเอกสาร
หมายถึง เอกสารเข้ าที่ยงั ไม่ได้ เปิ ดอ่าน คือจะเป็ นรูป “ซองจดหมายปิ ดสีเหลืองเข้ มที่ยงั ไม่มีการเปิ ด
ซอง”
หมายถึง เอกสารที่ผ้ สู ง่ ยังไม่ได้ ทาการส่งแต่จะต้ องมีการส่งไปยังผู้รับแน่นอน คือจะเป็ นรูป “ซอง
จดหมายด้ านที่อยูผ่ ้ รู ับ” (สัญลักษณ์นี ้จะเห็นได้ ในกล่อง Document box ของผู้สร้ างเท่านัน)้
หมายถึง เอกสารรับที่เปิ ดอ่านแล้ ว คือจะเป็ นรูป “ซองจดหมายสีขาวที่มีการเปิ ดซองแล้ ว”
หมายถึง เอกสารรับที่เปิ ดอ่านและได้ ทาการลงรับแล้ ว คือจะเป็ นรูป “ซองจดหมายสีขาวที่มีการเปิ ด
ซองแล้ ว และมีเอกสารแนบอยูข่ ้ างซอง”
หมายถึง เอกสารที่ได้ ตอบกลับหรื อส่งต่อไปยังบุคคลหรื อหน่วยงานอื่น คือจะเป็ นรูป “ซองจดหมาย
สีขาวที่มีการเปิ ดและมีลกู ศรชี ้ออก”
หมายถึง เอกสารเข้ ามายังหน่วยงานซึง่ คุณได้ รับสิทธิ์ในการเข้ าถึงเอกสารนันและคุ
้ ณยังไม่ได้ เปิ ด
อ่านเอกสารรายการนัน้ คือจะเป็ นรูป “ซองจดหมายปิ ดสีขาวขนาดเล็กที่ยงั ไม่มีการเปิ ดซอง”
หมายถึง เอกสารเข้ ามายังหน่วยงานซึง่ คุณได้ รับสิทธิ์ในการเข้ าถึงเอกสารนัน้ มีการแก้ ไขและคุณยัง

ไม่ได้ เปิ ดอ่านเอกสารรายการนัน้ คือจะเป็ นรูป “ซองจดหมายปิ ดสีขาวขนาดเล็กและมีสีเหลืองที่ซอง
จดหมาย”
หมายถึง ระดับชันความลั
้ บ
หมายถึง ระดับชันความลั
้ บมาก
หมายถึง ระดับชันความลั ้ บที่สดุ
 แสดงสถานะการส่ งต่ อเอกสารโดยอัตโนมัติ

หมายถึง ระบบได้ ทาการส่งสาเนาเอกสารฉบับนี ้ออกโดยอัตโนมัตเิ มื่อผู้รับได้ รับเอกสาร คือจะมี
สัญลักษณ์รูป “cc สีนา้ เงิน” ที่มมุ ล่างซ้ ายของสถานะเอกสารต่างๆ ดังตัวอย่างต่อไปนี ้
หมายถึง ระบบได้ ทาการส่งสาเนาเอกสารฉบับนี ้ออกโดยอัตโนมัติเมื่อผู้สง่ ได้ สง่ เอกสาร คือจะ
มีสญ
ั ลักษณ์รูป “cc สีเขียว” ที่มมุ ล่างซ้ ายของสถานะเอกสารต่างๆ ดังตัวอย่างต่อไปนี ้
 แสดงสถานะการยกเลิกเอกสาร
หมายถึง ระบบได้ ทาการยกเลิกเอกสารฉบับนี ้แล้ ว โดยสัญลักษณ์รูปจะปรากฎที่มมุ บนขวาของ
สถานะเอกสารต่าง ๆ

 แสดงสถานะการระงับเอกสาร
user manual
หมายถึง ระบบได้ ทาการระงับเอกสารฉบับนี ้ โดยสัญลักษณ์รูปเครื่ องหมาย “กุญแจล็อค” จะปรากฎ
ที่หน้ าเนื ้อหาเอกสารที่ได้ ทาการระงับไว้
ภาคผนวก ค
ความหมายของสัญลักษณ์ที่ใช้ ในการกาหนดรูปแบบของตราประทับ พร้ อมแสดงตัวอย่างการประยุกต์ใช้
สัญลักษณ์ คาอธิบาย
%Y เลขปี ที่ ที่ระบุในช่องกรอก
%B เลขเล่มที่ ที่ระบุในช่องกรอก
%N เลขปั จจุบนั ที่ระบุในช่องกรอก
%y ปี ค.ศ. ปั จจุบนั ของระบบ
%b ปี พ.ศ. ปั จจุบนั ของระบบ
%% เครื่ องหมาย “%”
ตัวอย่างการสร้ างรหัส
การประยุกต์ใช้ สมมุตวิ ่า
 ปี ที่ ที่ระบุในตราประทับของคุณคือ 2546
 เล่มที่ ที่ระบุในตราประทับของคุณคือ 2
 เลขปั จจุบนั ที่ระบุในตราประทับของคุณคือ 471
 ปี พ.ศ.ปั จจุบนั คือ 2547
รู ปแบบการสร้ างรหัส เลขที่จะประทับในเอกสาร

%N/%b 471/2547
%5N 00471
%2b-%N 47-471
%2B-%N/%Y 02-471/2546
ศธ 0520.207/%4N ศธ 0520.207/0471

EDoc For Windows User Manual

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

EDoc For Windows User Manual

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

E-Document Windows Application User Manual

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 1 of 148

การสร้ างโฟลเดอร์ ในค้ นหาเอกสาร.......................................................................................................................... 142

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 2 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 3 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 4 of 148

2. กรอกข้ อมูล ในหน้ าเข้ าสู่ระบบให้ ครบถ้ วน

2.1 กรณีที่มีรหัสผ่าน ให้ กรอกชื่อผู้ใช้ งานและรหัสผ่าน ให้ ถกู ต้ องแล้ วกด

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 5 of 148

จะปรากฎหน้ าจอแจ้ งยืนยันการเปลี่ยนแปลง Password เมื่อกด ก็จะเสร็จสิ ้น

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 6 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 7 of 148

3. ส่วนแสดงผล จะเปลี่ยนแปลงแสดงผลไปตามการทางานในแต่ละส่วน ในหน้ าแรกนี ้ จะแสดงรายชื่อ

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 8 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 9 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 10 of 148

เมนูการใช้ งานแบ่ งออกเป็ น 4 หมวด หลักๆ คือ

1.1 บันทึก : บันทึกเอกสารที่ต้องการ

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 11 of 148

2 เมนู มุมมอง เมนูในกลุ่มของ “มุมมอง” ประกอบไปด้ วยฟั งก์ชนั่ การทางานต่างๆ ดังต่อไปนี ้

3 เมนู เครื่ องมือ ประกอบไปด้ วยฟั งก์ชนั่ การทางานต่างๆ ดังต่อไปนี ้

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 12 of 148

3.3 เลขรับและส่ งเอกสาร : สาหรับการสร้ างและแก้ ไข เลขรับและเลขส่งเอกสาร

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 13 of 148

3.4 มอบและถอนอานาจ : มอบอานาจให้ บคุ คลอื่นเข้ ามากระทาการต่างๆ แทนตนเองและถอน

ไปที่ มอบอานาจหรื อบทบาทของ(ผู้มอบอานาจ) โดยเลือกบุคคลหรื อหน่วยงานใดเป็ นผู้มอบ

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 14 of 148

ให้ ทาการเลือกรายชื่อที่ต้องการมอบอานาจให้ แล้ วกดที่ปมุ่ จะกลับสูห่ น้ าจอเดิม

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 15 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 16 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 17 of 148

และกดที่ปมุ่ ระบบจะทาการบันทึกรายชื่อดังกล่าวและกลับสูห่ น้ าจอมอบและ

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 18 of 148

หากต้ องการเพิ่มรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานเป็ นชุดให้ ผ้ ใู ช้ กดที่ปมุ่ ระบบจะ

ผู้ใช้ สามารถทาการเลือกเพิ่มรายชื่อบุคคลหรื อหน่วยงานได้ ครัง้ ละหลายรายชื่อ โดยกดปุ่ ม Shift

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 19 of 148

ให้ ทาการกดที่ ปุ่ ม รายชื่อนันจะหายไป

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 20 of 148

3.8 ตัวเลือก : ช่วยในการปรับแต่งหน้ าจอและการใช้ งานให้ เหมาะสมตามความต้ องการ ทัง้

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 21 of 148

 เครือข่ าย : จะแสดงเครื่ องแม่ขา่ ย ที่ทาการจัดเก็บเอกสาร

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 22 of 148

 แจ้ งเตือน : สามารถกาหนดระยะเวลาการแจ้ งเตือนเอกสารเข้ าใหม่ได้ ตังแต่

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 23 of 148

 ความปลอดภัย : สามารถกาหนดระยะเวลาการล็อคหน้ าจอเมื่อไม่มีการใช้ งานได้ ตังแต่

 ลายเซ็น : สามารถแนบรูปลายเซ็นที่จะปรากฎท้ ายข้ อความแนบท้ ายได้

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 24 of 148

 ขัน้ สูง : สามารถอนุญาตให้ หน่วยงานอื่นทาการค้ นหาเอกสารที่สร้ าง/รับเอกสารอัตโนมัตไิ ด้

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 25 of 148

4.1 รายงานมาตรฐานประจาระบบ โดยมีสว่ นย่อยเพื่อสาหรับเลือกพิมพ์เอกสารดังต่อไปนี ้

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 26 of 148

หมายเหตุ สามารถเลือกพิมพ์รายงานแบบ ไฟล์นามสกุล .PDF และสามารถเลือกพิมพ์

5.1 About : จะแสดงข้ อมูลเกี่ยวกับตัวโปรแกรมที่ใช้ งาน

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 27 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 28 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 29 of 148

ก่อนที่จะเริ่มใช้ งานระบบนัน้ ผู้ใช้ ควรทาความรู้จกั กับส่วนประกอบหน้ าจอการทางานต่างๆของระบบ

1. ปุ่ มดูภาพก่อนพิมพ์ โดยสามารถพิมพ์หน้ ารายงาน , รายการข้ อมูลในส่วนหน้ าแสดง

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 30 of 148

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 31 of 148

 : เมื่อผู้ใช้ หรื อหน่วยงานไม่ต้องการเอกสารชิ ้นใด สามารถไปยังกล่องเก็บ

แล้ วกดที่ปมุ่ Delete บนแป้นพิมพ์ จะมีหน้ าต่างแสดงขึ ้นมาที่หน้ าจอระบบเพื่อถามว่า “คุณแน่ใจ

ให้ ผ้ ใู ช้ กดที่ปมุ่ Yes เพื่อยืนยันการย้ ายเอกสารไปยังถังขยะ โดยที่จะเอกสารเหล่านันจะยั