МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ВІДОКРЕМЛЕНИЙ СТРУКТУРНИЙ ПІДРОЗДІЛ

«МАРІУПОЛЬСЬКИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ ФАХОВИЙ КОЛЕДЖ
ДЕРЖАВНОГО ВИЩОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ
«ПРИАЗОВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ»

ЗВІТ

з навчальної практики з діловодства

ЗП.073.2.022.00.000.ТЗ

Керівник практики ___________ Шеремета І.С.

(П.І.Б)

Студент ____________ Голод А.Е.

(П.І.Б)

2022
 2

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ВСП «МАРІУПОЛЬСЬКИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ ФАХОВИЙ КОЛЕДЖ
ДЕРЖАВНОГО ВИЩОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ
«ПРИАЗОВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ»

Відділення Механіко-металургійне
циклова комісія економічних дисциплін, програмування та математики
освітньо-кваліфікаційний  рівень фаховий молодший бакалавр
спеціальність 073 Менеджмент
ОПП Організація виробництва
IІІ курс, група ОВ-20

ЗАВДАННЯ 
на навчальну практику з діловодства

студентці Голод Анастасії Едуардівні

База практики  ВСП «Маріупольський політехнічний фаховий коледж ДВНЗ

«ПДТУ»
Терміни: з 22.12.2021 р.  до  28.12.2021 р.

Зміст звіту:
Вступ: організаційні заходи: мета, задачі та програма навчальної практики з
діловодства
1. Посадова інструкція секретаря.
2. Організація документообігу на підприємстві. Схема руху документів.
3. Індивідуальне завдання:  Організація контролю за виконанням документів.
4. Організація робочого місця під час роботи з комп'ютерною технікою.

Дата видачі завдання:  22.12.2022 р.

Завдання отримав(ла) студент(ка) ________    А.Е. Голод

Голова циклової комісії економічних дисциплін,

програмування та математики                                ___ _____   Т.Г. Григоренко

Керівник практики І.С. Шеремета  

Зміст:
 3

Вступ………………………………………………………………………………….2
1 Посадова інструкція секретаря.…………………………………...........................3
2.Організація документообігу на підприємстві. Схема руху документів.…….…6
3. Індивідуальне завдання: Організація контролю за виконанням
документів………………………………………………………………………..15
4. Організація робочого місця під час роботи з комп'ютерною технікою.…….16
Висновок……………………………………………………………………………20
Список використаної літератури………………………………………………….21

Вступ:
 4

Мета практики – закріплення отриманих студентами теоретичних знань;

знати загальні закономірності і методи організації управлінської праці і процесу
руху документів; вміти складати основні види управлінської документації.
Завдання практики – навчитися грамотно вести всю необхідну ділову
документацію підприємства.
Діловодство (документаційне забезпечення управління) — діяльність
окремих працівників або підрозділів щодо створення документаційно-
інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом
у процесі реалізації його функцій у процесі здійснення управління
підприємством.
У результаті проходження навчальної практики з діловодства вивчаються
наступні питання: організація документообігу, документообіг на робочому
місці, правила оформлення документів, організація процесу руху документів,
організація контролю за виконанням документів, робота з документами, що
містять конфіденційну інформацію, організація вилучення та утилізація
документів, правила оформлення ділових паперів, ознайомлення з
номенклатурою справ, вимоги щодо форми і змісту номенклатури справ,
порядок складання та оформлення номенклатури справ структурного
підрозділу, формування справ, вимоги щодо формування справ, ділові папери
та їх види, архівна робота, ознайомлення з правилами зберігання справ в архіві,
визначення класифікації договорів та їх оформлення, оформлення договорів,
вивчення методів обліку кадрів, порядок складання кадрової документації,
вимоги до працівників кадрових служб.
 5

1. Посадова інструкція секретаря

1. Загальні положення

1.1. Секретарка належить до категорії технічних службовців.

1.2. Секретарка приймається на посаду та звільняється з посади наказом
ректора університету відповідно до вимог законодавства України про працю.
1.3. Секретарка безпосередньо підпорядковується директору коледжу.
1.4. Секретарка у своїй діяльності керується Конституцією України, законами
України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та
розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства освіти і
науки України, Статутом університету, Колективним договором, Правилами
внутрішнього трудового розпорядку та іншими локальними нормативними
документами університету, наказами ректора, Положенням про коледж та цією
посадовою інструкцією.
1.5. На період тимчасової відсутності секретарки (хвороба, відпустка,
відрядження тощо), виконання її обов’язків покладається наказом ректора
університету на одного з працівників коледжу.

2. Завдання та обов'язки

Секретарка:
2.1. Виконує функції, що охоплюють забезпечення і обслуговування роботи
директора коледжу.
2.2. Одержує необхідні директору відомості від підрозділів або виконавців.
2.3. Викликає за дорученням директора працівників коледжу.
2.4. Здійснює роботи щодо підготовки засідань і нарад, які проводить директор
коледжу (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце і
порядок денний засідання або наради, ведення реєстрації).
2.5. Друкує за вказівкою директора коледжу різні матеріали.
2.6. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, яка надходить на ім’я директора,
здійснює її систематизацію і передає після її розгляду у підрозділи або окремим
виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді.
2.7. Стежить за строками виконання доручень, взятих на контроль.
2.8. Приймає документи на підпис директора і особові заяви працівників.
2.9. Організує приймання відвідувачів, виявляючи при цьому тактовність і увагу до
них.
 6

2.10.Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх

збереження і у встановленому порядку здає до архіву.
2.11. Забезпечує збереження майна та обладнання, переданого для виконання
своїх посадових завдань та обов’язків, на робочому місці підтримує чистоту і
порядок.
2.12. Виконує вимоги з охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки,
виробничої санітарії, які передбачено відповідними правилами та
інструкціями.
2.13. Виконує вимоги Статуту Університету, Правил внутрішнього трудового
розпорядку, інших нормативно-правових актів.
2.14. Виконує вимоги чинного антикорупційного законодавства України та
заходи, зазначені в Антикорупційній програмі університету.
2.15. Під час виконання своїх посадових обов’язків та перебування на
території коледжу і окремих його структурних підрозділах дбає про особисту
безпеку і здоров’я , проходить медичні огляди.

3. Права

Секретарка директора має право:

3.1. На соціальний та правовий захист відповідно до діючого законодавства
України.
3.2. На повагу особистої честі і гідності, справедливе і поважне ставлення до
себе з боку керівників, співробітників, громадян.
3.3. Отримувати майно та обладнання, необхідні для виконання своїх посадових
завдань та обов’язків.

4. Відповідальність

Секретарка директора несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових завдань та
обов’язків, що передбачені цією посадовою інструкцією.
4.2. Розголошення персональних даних, які стали відомі у зв’язку з виконанням
обов’язків на посаді секретарки.
4.3. Завдання шкоди діловій репутації коледжу, а також матеріальних збитків з
власної провини, встановлених законодавством України.
4.4. Недотримання правил і норм з охорони праці, пожежної безпеки,
виробничої санітарії.
 7

4.5. Недотримання вимог чинного антикорупційного законодавства України та

Антикорупційної програми, затвердженої в університеті.

5. Повинна знати
Секретарка з кадрів:
- Закони України «Про відпустки», «Інструкція про порядок видачі документів,
що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян»; Правила організації
діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах
місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях; основи
трудового законодавства; структуру і керівний склад закладу та його
підрозділів;
- правила друкування документів з використанням типових форм; порядок
розміщення матеріалу під час друкування документів, правила орфографії і
пунктуації;
- правила експлуатації комп’ютерної техніки, диктофонів, магнітофонів,
правила користування ксероксами, факсами;
- методи володіння комп'ютером на рівні користувача та відповідні програми;
- державну мову;
- етику ділового спілкування;
- вимоги з охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії,
протипожежної безпеки, які передбачено відповідними правилами та
інструкціями;
- вимоги чинного антикорупційного законодавства України та обов’язки
зазначені Антикорупційною програмою Університету.

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна загальна середня освіта, професійно-технічна освіта, стаж роботи в

діловодстві не менше 1 року.

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Для виконання посадових обов’язків взаємодіє з усіма підрозділами

університету, коледжу з питань, що належать до його компетенції.
 8

2. Організація документообігу на підприємстві. Схема руху документів

Документообіг - це рух службових документів на підприємстві з моменту
їх створення або отримання до завершення виконання або надсилання.
Деталізуючи це поняття, можна сказати, що документообіг включає
прийом документів, їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу і виконання,
контроль за виконанням, а також обробку і відправку вихідних документів.
Для забезпечення ефективної організації документообігу передбачають:
- проходження документів на підприємстві найкоротшим шляхом;
- скорочення кількості інстанцій, куди мають надходити документи
(наприклад, під час узгодження);
- одноразовість операцій з обробки документів, виключення дублювання
під час роботи з ними;
- централізацію, здійснення однотипних операцій з документами в
одному місці;
- раціональне розміщення на підприємстві структурних підрозділів та
робочих місць.
Порядок документообігу на підприємстві встановлюють в інструкції з
діловодства, регламенти роботи з документами, положення про структурні
підрозділи, посадові інструкції.
Вихідною величиною для розрахунку чисельності працівників служби
документаційного забезпечення, вибору засобів механізації та автоматизації
процесів діловодства, визначення ступеня завантаженості структурних
підрозділів та окремих працівників є річний обсяг документообігу. Насамперед
нагадаємо, що розрізняють три основні потоки документації:
- Документи, що надходять з інших організацій (входять);
- Документи, що надсилаються в інші організації (вихідні);
- Документи, створювані на підприємстві та використовувані
працівниками цього підприємства в управлінському процесі (внутрішні).
Сумарна кількість вхідних документів та створених організацією за
певний період (місяць, квартал, рік) становить обсяг документообігу.
Підрахунок кількості документів здійснюють за реєстраційними формами
вхідних, внутрішніх та вихідних документів у місцях їх реєстрації. Розмножені
екземпляри, оброблені службою діловодства, підраховують окремо з
урахуванням прийнятої для підприємства системи обліку документів.
Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізує та узагальнює служба
діловодства. Отримані результати відображають у спеціальному документі –
звіті про обсяг документообігу Графік документообігу
 9

Рух документів з їх створення до передачі зберігання регламентує графік

документообігу. Якоїсь уніфікованої форми такого графіка не існує. Кожне
підприємство розробляє його з урахуванням особливостей своєї діяльності. При
цьому потрібно передбачити оптимальну кількість підрозділів та виконавців,
через які проходить кожен документ, а також мінімальний термін його
знаходження у підрозділі.
При складанні графіка документообігу необхідно визначити:
- перелік документів, які підприємство створює або отримує від інших
підприємств (установ, організацій);
— список відповідальних осіб, які допускаються до складання певних
документів, їх обробки, контролю за правильністю та своєчасністю їх
оформлення;
- схеми взаємодії між підрозділами підприємства (виконавцями);
- Порядок слідування кожної форми документа від одного виконавця (або
підрозділу) до іншого;
— терміни складання та опрацювання документів з урахуванням термінів
подання інформації кінцевому споживачеві.
Конкретним виконавцям вручають витяг із графіка документообігу.
У такій виписці перераховують лише документи, що належать до сфери
функціональних обов'язків виконавця
Крім того, у ній вказують підрозділи, до яких ці документи мають бути
передані після створення, перевірки чи обробки, а також терміни їх передачі.
У цілому нині по підприємству графік документообігу становлять
виходячи з відповідних графіків його підрозділів.
Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт із
створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним
підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх
взаємозв'язку та термінів виконання робіт. Порядок поводження з документами
залежить від того, чи надійшли вони ззовні або створені самим підприємством.
Наприклад, технологічний процес обробки та руху документів, що
надійшли, складається з наступних етапів:
- Прийом та первинна обробка документів;
- Попередній розгляд;
- Реєстрація документів;
- Передача документів для розгляду відповідними посадовими особами;
— розгляд документа та направлення виконавцю;
- Виконання документів.
 10

У свою чергу, вихідну документацію після її створення та підписання

(затвердження) необхідно опрацювати, зареєструвати та надіслати адресату.
Прийом, первинна обробка та попередній розгляд
Прийом та первинна обробка документів проходять централізовано у
службі діловодства (експедиції). Також документи може приймати спеціально
виділений працівник канцелярії чи секретар. Якщо документи надійшли у
неробочий час, їх приймає черговий працівник підприємства (за наявності),
який, не розкриваючи кореспонденцію, передає її до служби діловодства
наступного робочого дня під підпис. Інші працівники підприємства приймати
кореспонденцію не повинні.
Факт надходження документа на підприємство обов'язково фіксують
шляхом проставлення на вхідних документах позначки про його надходження.
Таку позначку проставляють від руки, за допомогою штампу (див. с. 20) або
автоматичного нумератора на лицьовій стороні в правому кутку нижнього поля
першого листа оригіналу документа. Цей реквізит містить скорочене
найменування підприємства, реєстраційний індекс та дату (за потреби —
години та хвилини) надходження документа. У разі застосування
автоматизованої системи реєстрації зазначену інформацію наносять за
допомогою штрих-коду.
На листах, що не розкриваються, відмітку про надходження проставляють
на конверті
При отриманні документів насамперед перевіряють правильність їх
доставки. Помилково отримали чужу кореспонденцію? Тоді слід повернути її
відправнику без розгляду.
Якщо доставка на правильну адресу, кореспонденцію розкривають (крім
листів із позначкою «Особисто»). Після розкриття конверта перевіряють
наявність та цілісність вкладення, тобто наявність всіх сторінок документа та
всіх додатків.
Припустимо, під час перевірки виявлено відсутність додатків, зазначених
у документі, або окремих аркушів або виявлено помилки в оформленні
документа, які унеможливлюють його виконання (відсутня підпис, гриф
затвердження тощо). Тоді документ не реєструють. Відправнику надсилають
письмовий запит або повідомляють йому про ситуацію, що склалася по
телефону. При цьому на документі роблять відповідну позначку із зазначенням
дати запиту (розмови по телефону), посади та прізвища особи, якій зроблено
запит, а також підпису особи, яка здійснила запит, та її розшифровки.
 11

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта або

упаковки, що призвело до неможливості прочитання тексту документа,
складають акт у двох примірниках. Один акт спрямовують відправнику, другий
- зберігають у службі діловодства.
Якщо адресу відправника, дату відправлення та отримання документа
можна визначити лише за конвертом, його зберігають і додають до документів,
які були надіслані в ньому.
Крім того, конверт потрібно зберегти, якщо встановлено невідповідність
номерів документів номерам, зазначеним на конверті, або відсутні окремі
документи.
Також зберігають та додають до документів адресні ярлики замовних
конвертів та пакетів.
Усі документи, що надійшли на підприємство, проходять обов'язковий
попередній розгляд. Його здійснює служба діловодства у день надходження
документів або наступного робочого дня (у разі надходження документів після
закінчення робочого дня, у вихідні або святкові дні). Доручення вищих
організацій, телеграми та телефонограми розглядають негайно.
Метою попереднього розгляду є:
— виділення документів, які потребують обов'язкового розгляду
керівником підприємства, його заступниками чи структурними підрозділами;
— відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а
також передаються для реєстрації структурним підрозділам.
Особа, якій доручено попередній розгляд, знайомиться зі змістом
документів, що надійшли, і розподіляє їх за призначенням: керівникам,
структурним підрозділам та спеціалістам залежно від порушених у документах
питань. Ця особа визначає необхідність реєстрації документів.
Під час попереднього розгляду враховують повноваження посадових осіб,
передбачені в установчих документах підприємства, положеннях про
структурні підрозділи, розпорядчі документи про розподіл обов'язків між
керівником підприємства та його заступниками, посадові інструкції. Також
орієнтуються на класифікатор питань діяльності підприємства, номенклатури
справ, схеми проходження документів.
Керівнику підприємства та його заступникам надсилають найважливіші
документи з важливих питань діяльності. Документи, які потребують
прийняття рішення лише на рівні керівника підприємства, розподіляють по
структурним підрозділам. На документі вказують підрозділ чи прізвище
 12

спеціаліста. Така позначка має чинність резолюції керівника. Реєстрація

документів
Службовий документ, отриманий чи створений підприємством (зокрема
для внутрішнього користування), вважається внесеним у документаційний
фонд із реєстрації.
Реєстрація документа – це фіксування факту створення, надсилання чи
отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу та
внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ.
Реєстрацію документів здійснюють з метою забезпечення їх обліку,
контролю за виконанням та оперативного використання наявної в документах
інформації.
Служба діловодства, зазвичай, здійснює реєстрацію документів
централізовано. Разом з тим документи, що стосуються напрямів діяльності
структурних підрозділів підприємства, можна реєструвати у таких структурних
підрозділах
Місце реєстрації окремих груп документів (наказів (розпоряджень) з
кадрових питань (особового складу), договорів, звітів, прейскурантів та ін.)
визначають в інструкції з діловодства підприємства. Так, не підлягають
реєстрації у службі діловодства:
1) графіки, наряди, заявки, рознарядки;
2) зведення та інформація, спрямовані до відома;
3) навчальні плани, програми (копії);
4) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
5) прейскуранти (копії);
6) норми витрат матеріалів;
7) вітальні листи та запрошення;
8) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
9) наукові звіти з тем;
10) місячні, квартальні, піврічні звіти;
11) форми статистичної звітності;
12) договори.
При цьому документи, перелічені у пунктах 1, 3, 8 – 12, підлягають
спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах підприємства
(бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).
При реєстрації документів необхідно дотримуватись певних вимог:
1. Документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передачі чи
створення.
 13

2. Реєстрація здійснюється за документопотоками (вхідні, вихідні,

внутрішні).
3. Документи реєструють лише один раз:
- Вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня
(якщо документ надійшов у неробочий час);
- створювані - у день підписання чи затвердження.
4. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного
підрозділу до іншого нового реєстраційного індексу на документі не
проставляють.
5. Документи реєструють за групами залежно від назви виду, автора та
змісту документів.
6. Окремо реєструють:
- акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити,
звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, що надійшли на
підприємство
- Розпорядчі документи з основних питань діяльності підприємства;
- розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
— розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) —
відповідно до їх видів та термінів зберігання;
- Рішення колегіальних органів;
- Акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
- бухгалтерські документи;
- Заявки на матеріально-технічне постачання;
- Службові листи;
- звернення громадян;
- Запити на отримання публічної інформації;
- Факсограми;
— документи, що надсилаються електронною поштою у сканованій
формі без електронного цифрового підпису.
Під час реєстрації документу надають умовне позначення –
реєстраційний індекс.
Реєстраційний індекс документа — це цифрове або буквено-цифрове
позначення, яке присвоєно службовому документу під час його реєстрації.
 14

3. Індивідуальне завдання: Організація контролю за виконанням

документів
Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за
дорученням керівника взяті на контроль.
Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів.
Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі,
рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо
документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у
резолюції вказаний першим.
Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на
канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних
підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення
діловодства.
Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від
дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи
від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та
індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів
встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів
законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні
перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів
складних за характером виконання.
Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих
документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа.
 15

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається

одержати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна терміну виконання
здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки -
прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який його встановив.
Продовження терміну виконання має бути оформлене відразу ж після
одержання документа виконавцем або не менш ніж за три дні до його
закінчення, якщо в процесі виконання з' ясувалося, що вкластися у
встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається
не виконаним у строк. Припинити або відмінити виконання документів має
право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор
документа і орган державного нагляду.
терміни підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки
виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.
4. Організація робочого місця під час роботи з комп'ютерною технікою.
Робочі місця, обладнані персональними комп’ютерами, заборонено
облаштовувати у підвальних або цокольних приміщеннях будівель. При
обладнанні приміщень забороняється використання полімерних матеріалів, що
виділяють шкідливі хімічні речовини. Також слід приділити увагу
забезпеченню достатнім для здійснення роботи рівнем освітлення (природного
та штучного – у темну пору доби) та звукоізоляції. Для регуляції рівня
освітлення природним світлом бажано застосовувати жалюзі. Окрім того, у
приміщеннях, де здійснюється робота з комп’ютерами, щодня має
здійснюватися вологе прибирання з метою недопущення запиленості підлоги та
меблів.
Заземлені конструкції, що знаходяться в приміщеннях, де розміщені
робочі місця операторів (батареї опалення, водопровідні труби, кабелі із
заземленим відкритим екраном), мають бути надійно захищені діелектричними
щиткам або сітками з метою недопущення потрапляння людини під напругу.
Особливої уваги заслуговують заходи дотримання протипожежної
безпеки. Так, у всьому офісі лінії електромережі мають бути захищені від
виникнення короткого замикання, а також від перепадів мережевої напруги, що
може спричинити збої в роботі електронно–обчислювальної техніки.
Приміщення (окрім тих, де розташовуються сервери) мають бути оснащені
системою автоматичної пожежної сигналізації та вогнегасниками. Під час
монтажу та експлуатації ліній електромережі необхідно повністю
унеможливити виникнення електричного джерела загоряння внаслідок
короткого замикання та перевантаження проводів, обмежувати застосування
 16

проводів з легкозаймистою ізоляцією і, за можливості, застосовувати негорючу

ізоляцію. У приміщенні, де одночасно експлуатуються понад п'ять комп’ютерів,
на помітному та доступному місці встановлюється аварійний резервний
вимикач, який може повністю вимкнути електричне живлення приміщення,
крім освітлення.
Вимоги щодо організації та обладнання робочих місць:
Площа, відведена на одне робоче місце має становити не менше 6 кв.м., а
об’єм – не менше 20 куб.м.. Конструкція робочого місця повинна забезпечувати
підтримання оптимальної робочої пози, тобто такої, яка дозволяє працівникові
виконувати роботу з мінімальним напруженням тіла, і яка дозволяє уникнути
перевтоми в ході і після закінчення робочого процесу. Раціональна робоча поза
має важливе значення для збереження здоров’я працівника, оскільки тривале
перебування його в незручній і напруженій позі може призвести до таких
захворювань, як сколіоз (викривлення хребта), варикозне розширення вен,
плоскостопість тощо. Установлено, що робота в зігнутому положенні збільшує
затрати енергії на 20%, а при значному нахиленні – на 45% порівняно з прямим
положенням корпуса.
За потреби особливої концентрації уваги під час виконання робіт суміжні
робочі місця операторів необхідно відділяти одне від одного перегородками
висотою 1,5 – 2 м.
Робочі місця слід розташовувати відносно джерела природного світла
(вікон) таким чином, щоб світло падало збоку, переважно зліва. Також робоче
місце має відповідати сучасним вимогам ергономіки:
- стіл повинен мати висоту поверхні 680 – 800 мм, ширину 600 – 1400 мм
і глибину 800 – 1000 мм. Такі параметри забезпечують можливість виконання
операцій в зоні досяжності працівника;
- робочий стілець має бути підйомно – поворотним, з можливістю
регулювання висоти, бажано зі стаціонарними або змінними підлікотниками і
напівм’якою нековзкою поверхнею сидіння, що легко чиститься і не
електризується;
- екран комп’ютера має розташовуватися на оптимальній відстані від
користувача, що становить 600 – 700 мм, але не менше 600 мм з урахуванням
літерно – цифрових знаків і символів;
- відстань між бічними поверхнями персональних комп’ютерів повинна
бути не менше 1,2 метри;
- відстань від тильної поверхні одного персонального комп’ютера до
екрана іншого – 2,5 метри.
 17

- персональний комп’ютер та його комплектуючи (монітор та інші

периферійні пристрої) не повинні потрапляти під прямі промені сонячного
світла та під дію інших джерел тепла (батареї опалення та інші прилади для
обігріву приміщень).
При роботі на персональному комп’ютері не допускається:
- виконання ремонту та налагодження комп’ютерої техніки безпосередньо
на робочому місці оператора;
- зберігання біля комп’ютера паперу, дискет, інших носіїв інформації,
запасних блоків, деталей тощо, якщо вони не використовуються для поточної
роботи;
- відключення захисних пристроїв, самочинні зміни в конструкції
комп’ютера;
- використання комп’ютерів, на екранах яких під час роботи з'являються
нехарактерні сигнали, нестабільне зображення на екрані тощо;
- доторкання до задньої панелі системного блоку при включеному
живленні;
- вимикання живлення під час виконання активного завдання;
- попадання вологи на поверхню системного блоку, монітора, клавіатури,
дисководів, принтерів та інших пристроїв;
- приймання напоїв та їжі на робочому місці.
Після закінчення роботи з використанням персонального комп’ютеру
необхідно дотримуватися такої послідовності вимикання обладнання:
- закрити всі активні завдання;
- переконатися у відсутності дискет та дисків у дисководах;
- використавши опцію "Завершення роботи" у меню "Пуск", вимкнути
живлення системного блоку;
- вимкнути живлення всіх комп’ютерів;
- вимкнути блок аварійного живлення (за наявності);
- відключити комп’ютер від електромережі, при цьому забороняється
тягнути штепсельну вилку за дріт.
У випадку виникнення аварійної ситуації оператор зобов'язаний:
- у всіх випадках виявлення пошкодження проводів електричного
живлення, несправності заземлення та інших пошкодженнях
електрообладнання, виникненні запаху гарі, диму - негайно вимкнути
електричне живлення і повідомити про аварійну ситуацію свого
безпосереднього керівника й чергового електрика;
 18

- при попаданні людини під електричну напругу негайно звільнити її від

дії струму шляхом вимкнення електричного живлення, до прибуття лікаря
надати потерпілому долікарську медичну допомогу;
- при будь-яких випадках порушень роботи технічного обладнання або
програмного забезпечення негайно викликати представника технічної служби з
питань експлуатації обчислювальної техніки;
- у випадку виникнення різі в очах, різкого погіршення зору, виникнення
головного болю, больових відчуттів у пальцях та кистях рук, посилення
серцебиття - негайно припинити роботу з використанням ЕОМ, повідомити про
те, що сталося, свого безпосереднього керівника й звернутися до медичної
установи;
- при загорянні обладнання негайно відключити його від електромережі;
- про загорання повідомити свого безпосереднього керівника,
оперативного чергового, пожежну службу; ужити заходів щодо ліквідації вогню
за допомогою вуглекислотного або порошкового вогнегасника.
 19

Висновок
При проходженні навчальної практики з діловодства я ознайомилась з
посадової інструкцією секретарів, в якої описуються загальні положення,
завдання, обов’язки, права, відповідальність, вимоги. Ознайомилась з
організацією документообігу на підприємстві, схема руху документів, а також з
організацією контролю за виконанням документів, описала як організувати
робоче місця під час роботи з комп'ютерною технікою.
 20

Список використаних джерел:

1. https://i.factor.ua/journals/nibu/2016/december/issue-102/article-
24066.html
2. https://pidru4niki.com/16410513/menedzhment/
organizatsiya_kontrolyu_vikonannyam_dokumentiv
3. https://selidovo-rada.gov.ua/novini/vimogi-okhoroni-pratsi-pri-
vikonanni-robit-na-personalnomu-komp-yuteri
4. Посадова інструкція секретаря ВСП «Маріупольський
політехнічний фаховий коледж ДВНЗ «ПДТУ»