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Manual de Organización Institucional Marzo V 2017 01
Manual de Organización Institucional Marzo V 2017 01
Gerencia General
Pág.
Introducción…………………………………………………………………………………………….. 1
I. Generalidades…………………………………………………………………………………………… 2
A. Antecedentes…………..…………………………………………………………………………….. 2
B. Situación Actual…….………………………………………………………………………………. 3
II. Marco Regulatorio…………………………………………………………………………………… 4
A. Misión….….……………………………………………………………………….…….………….... 4
B. Visión .………………………………………………………………………………………………… 4
C. Valores Institucionales………………………………………………………………………………… 4
D. Objetivos Estratégicos del IPSFA……………………………………………………………………… 5
III. Estructura Organizativa del IPSFA…………….…………………………………………………… 6
IV. Descripción de la Organización del IPSFA…………………………………………………………. 7
V. Misceláneos………………………………………………………………………………………….. 87
A. Disposiciones Finales …………………………………………………………………………………. 87
B. Glosario…………...………………………………………………………………………………….. 88
C. Bitácora de Cambios…………………………………………………………………………………… 90
D. Bitácora de Actualización……………………………………………………………………………. 91
INTRODUCCIÓN
Este documento ha sido desarrollado con base a los objetivos y funciones de cada unidad o
área de la estructura organizacional vigente. Asimismo, presenta la distribución de niveles
y responsabilidades que permite ejercer un control eficiente para el cumplimiento de las
funciones asignadas a cada Unidad en el Manual de Organización y Funcionamiento.
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I. GENERALIDADES
A. ANTECEDENTES
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B. SITUACIÓN ACTUAL
Los beneficios que el IPSFA otorga a sus afiliados son: pensiones de invalidez,
pensiones por retiro, pensiones de sobrevivencia, fondos de retiro, seguro de vida
solidario y auxilio de sepelio. Adicionalmente, la institución ofrece créditos a sus
afiliados, dirigidos a la adquisición de viviendas, préstamos personales, para
adquisición de computadora, para gastos funerarios, etc.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
A. MISIÓN
B. VISIÓN
C. VALORES INSTITUCIONALES
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A. Consejo Directivo 9
B. Auditoría Interna 12
C. Comisión Técnica de Invalidez 17
D. Comité de Inversiones 19
E. Comité de Riesgos 22
F. Gerencia General 24
G. Unidad de Informática 28
H. Unidad de Desarrollo Organizacional 30
I. Unidad de Cumplimiento y Riesgos 32
J. Unidad Jurídica Institucional 35
K. Unidad de Acceso a la Información Pública 37
L. Departamento Inmobiliario 39
M. Unidad de Negocios IPSFACRÉDITO 42
N. Unidad de Negocios FUDEFA 44
O. Unidad de Negocio aKUA 46
P. Gerencia Administrativa 48
Q. Departamento de Adquisición y Contrataciones
Institucionales (DACI) 50
R. Departamento de Servicios Generales 52
S. Departamento de Recursos Humanos 54
T. Departamento de Documentación Institucional 57
U. Departamento de Seguridad 59
V. Gerencia Financiera 61
W. Departamento de Contabilidad 63
X. Departamento de Presupuesto 65
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Y. Departamento de Tesorería 67
Z. Gerencia de Prestaciones 70
AA. Departamento de Afiliación y Operaciones 72
BB. Departamento de Prestaciones 74
CC. Departamento de Servicio al Cliente (SAC) 76
DD. Sucursal IPSFA Santa Ana 79
EE. Sucursal IPSFA San Miguel 81
FF. CAIPSFA 83
GG. Gerencia de Cuenta Individual 85
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A. CONSEJO DIRECTIVO
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
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Son atribuciones y deberes del Consejo según el Art. 12 de la Ley del IPSFA:
3.1 Ejercer la dirección del Instituto de acuerdo con esta Ley y sus Reglamentos;
3.2 Someter al Órgano Ejecutivo para su aprobación el Reglamento General de
esta Ley, así como los proyectos de reformas a la presente Ley y a dicho
Reglamento;(3)
3.3 Aprobar los demás Reglamentos que sean necesarios para el funcionamiento
del Instituto;
3.4 Estudiar y aprobar los proyectos de Presupuesto del Instituto y los Salarios del
Personal y someterlo a la aprobación del Órgano Ejecutivo en el Ramo de la
Defensa Nacional.(5 )
3.5 Aprobar o improbar el balance anual de operaciones y el informe que al
respecto deberá rendirle el Gerente;
3.6 Nombrar, conceder licencias y remover al Gerente General, y a propuesta de
éste, a los Gerentes y Subgerentes.
3.7 Acordar la concesión de las prestaciones y beneficios que concede esta Ley y
delegar en el Gerente las que estime conveniente;
3.8 Autorizar la adquisición, enajenación y gravamen de los bienes del Instituto y
cualquier acto o contrato sobre dichos bienes que persiga los fines propios de
la Institución;(4)
3.9 Contratar empréstitos únicamente para la inversión en programas que no
puedan ser financiados con los ingresos ordinarios del Instituto;
3.10 Conocer las peticiones y recursos de los afiliados y de sus beneficiarios en los
casos que corresponda;
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B. AUDITORIA INTERNA
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
Ejercer un control posterior eficiente y adecuado del uso racional de los recursos
del Instituto; evaluar y entender la estructura del Control Interno Financiero y
Administrativo a fin de establecer el grado en que el IPSFA, sus funcionarios y
empleados han cumplido adecuadamente con los deberes y atribuciones que les han
sido asignadas:
Si tales funciones se han ejecutado de manera eficiente, efectiva y económica.
Si los objetivos y las metas propuestas han sido logrados.
Si la información gerencial producida es correcta y confiable.
Y si se ha respetado la normativa legal y procedimental.
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4. Objetivo General
4.1 Evaluar la efectividad del control interno y dar a conocer las deficiencias;
recomendando medidas correctivas y preventivas, para que los encargados de
realizarlas efectúen las acciones necesarias.
4.8 Informar sobre los resultados de las pruebas efectuadas para determinar si la
Administración del IPSFA, ha cumplido en todos los aspectos importantes con
las Leyes y Regulaciones aplicables; identificando los casos de incumplimiento;
así como los indicios de actos ilegales si los hubiere.
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5. Funciones
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1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
Para dictaminar el grado de invalidez del afiliado o beneficiario habrá una Comisión
Técnica de Invalidez integrada por:
a) Dos profesionales nombrados por el Instituto; y
b) Un profesional nombrado por el Director del Hospital Militar.
El Consejo Directivo podrá crear, cuando las circunstancias lo requieran, dos o más
Comisiones Técnicas de Invalidez por el tiempo que fuere necesario, las que
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3.1 La Comisión tendrá como atribución principal, el análisis de los informes, datos
clínicos de laboratorio o gabinete que acompañen la solicitud de evaluación de
invalidez del solicitante, debidamente autenticados en la ficha médica o expediente
clínico del Hospital Militar o de cualquier otra institución pública o privada
debidamente certificada.
3.2 El dictamen sobre el porcentaje de discapacidad o invalidez del solicitante, de
conformidad con las disposiciones aplicables de la Ley del Instituto y su Reglamento,
así como también tomando como base el Reglamento para evaluación de invalidez,
tablas y juicio clínico de los miembros de la Comisión.
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D. COMITÉ DE INVERSIONES
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
Es un Comité Asesor del Consejo Directivo IPSFA para la toma de decisiones sobre las
inversiones.
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E. COMITÉ DE RIESGOS
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
Es un Comité Asesor del Consejo Directivo IPSFA para la toma de decisiones sobre
los riesgos asumidos por el Instituto.
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F. GERENCIA GENERAL
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
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4.20 Preparar los Proyectos de los Reglamentos del Instituto, así como de
Reformas a la Ley y a dichos Reglamentos, que se consideren necesarios y
someterlos a la consideración del Consejo Directivo;
4.21 Elaborar el Proyecto de Presupuesto de Inversión de las Reservas del
Instituto para el próximo año fiscal; y
4.22 Aprobar las erogaciones que no excedan del límite establecido por el
Consejo Directivo en cada presupuesto anual.
5. Responsabilidades de Supervisión
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G. UNIDAD DE INFORMÁTICA
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
Ser los responsables ante el IPSFA del diseño de los nuevos sistemas de
información y mantenimiento óptimo de los actuales como también de la plataforma
tecnológica informática Institucional.
4. Objetivos Específicos
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5. Funciones
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1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivos Generales
4. Funciones
4.1 Asesorar y apoyar cuando sea requerido a las distintas áreas del Instituto, en
materia de planificación institucional orientada al corto, mediano y largo plazo.
4.2 Conducir los procesos de formulación, seguimiento y evaluación del Plan
Estratégico Institucional (PEI) del IPSFA.
4.3 Conducir los procesos de formulación, seguimiento y evaluación del Plan
Operativo Anual (POA) de las diferentes áreas organizativas del IPSFA.
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4.4 Presentar los resultados de los procesos de seguimiento y evaluación del POA y
PEI, a la administración superior del IPSFA.
4.5 Analizar periódicamente la estructura organizativa del IPSFA y elaborar una
propuesta de actualización a la administración superior.
4.6 Revisar y actualizar periódicamente las políticas, normativa y procedimientos de
todas las áreas organizativas del IPSFA.
4.7 Elaborar estudios de mejora relacionados con los procesos del IPSFA, según sea
requerido.
4.8 Apoyar en la búsqueda de alternativas de solución a problemas administrativos
institucionales, en coordinación con las diferentes áreas, cuando sea requerido.
4.9 Proponer técnicas innovadoras que contribuyan a la mejora continua de los
procesos del Instituto, en el caso de identificarlas o que fuera requerido por la
administración superior.
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1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
4. Funciones
4.1 Identificar y medir los riesgos a los que se encuentra expuesto el Instituto
dentro de sus operaciones, y sus efectos en la capacidad financiera.
4.2 Elaborar y proponer al Comité de Riesgos, las acciones de control, planes de
contingencia y pruebas de tensión para gestionar cada uno de los riesgos en
forma particular en situaciones adversas.
4.3 Diseñar y proponer para su aprobación ante el Comité de Riesgos y Consejo
Directivo las estrategias, políticas, procedimientos y los manuales respectivos
para la gestión integral de riesgos, así como sus modificaciones.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
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4.15 Velar por la confidencialidad de los reportes que se reciben y/o generen en la
Oficina de Cumplimiento, absteniéndose de dar cualquier información o noticia
respecto, que no sea a las autoridades competentes expresamente previstas.
4.16 Velar por la conservación de los documentos respectivos para la prevención del
lavado de activos, por lo menos durante 5 años.
4.17 Verificar que las áreas de atención al cliente cuenten con Políticas
Institucionales para el Conocimiento del Cliente, documentando en formularios
diseñados para tal efecto, la información sobre sus datos personales y su
actividad económica.
4.18 Mantener el registro de operaciones individuales efectuadas a través de aquellas
oficinas que son captadoras de fondos.
4.19 Resguardar los reportes de informaciones sospechosas o irregulares remitidos a
la UIF y los organismos de fiscalización y supervisión correspondientes.
4.20 Elaborar instructivos para facilitar al personal el llenado de los Formularios de
Transacciones en Efectivo y Reportes de Operaciones Sospechosas.
4.21 Prevenir, detectar y garantizar que los fondos recibidos en las transacciones
cumplan con la normativa legal vigente.
4.22 Verificar e identificar aquellas transacciones en efectivo o cheques mayores o
iguales a $571.42 dólares, mayores o iguales a $57,142.86 dólares o
transacciones múltiples que hayan efectuado las Unidades captadoras de
fondos.
4.23 Establecer políticas efectivas del conocimiento de nuestros clientes.
4.24 Informar a la Unidad de Investigación Financiera (UIF) y a los organismos de
supervisión correspondientes sobre aquellas transacciones sospechosas o
irregulares siempre y cuando existan suficientes elementos de juicio que
ameriten clasificarlas como tales.-
4.25 Convocar al Comité de apoyo a la Oficina de Cumplimiento cuando se reciba o
detecte reporte de operaciones sospechosas o irregulares para su respectivo
análisis.
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1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
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4. Funciones
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1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivos
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4. Funciones
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L. DEPARTAMENTO INMOBILIARIO
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
3. Objetivo General
4. Funciones
4.1 Proponer alternativas para una utilización rentable de los inmuebles bajo su
responsabilidad (arrendamientos, proyectos de inversión y venta de bienes
inmuebles).
4.2 Revisar y autorizar anualmente los costos de mantenimiento e inversión de los
inmuebles bajo su responsabilidad.
4.3 Controlar el ingreso y egreso, generado a través de las diferentes áreas a su
cargo.
4.4 Coordinar con el Departamentos de Servicios Generales, el adecuado
mantenimiento de los Centros Recreativos, Fincas y demás inmuebles o a través
de servicios subcontratados.
4.5 Comercializar los diferentes bienes inmuebles bajo su responsabilidad.
4.6 Coordinar con la Unidad Jurídica Institucional, la asesoría jurídica de los
inmuebles, referente a arrendamientos, ventas de inmuebles y gestiones con
entidades públicas y privadas.
4.7 Mantener registros de información sobre los inmuebles del IPSFA.
4.8 Elaborar y proponer proyectos de mantenimiento y mejora para los inmuebles
bajo su cargo.
4.9 Comercializar los proyectos de inversión en bienes inmuebles, así como la
venta de inmuebles en general, autorizados por el Consejo Directivo del IPSFA.
4.10 Desarrollar estrategias de comercialización para los diferentes proyectos de
bienes inmuebles del IPSFA.
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1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
4. Funciones
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
4.2 Administrar efectivamente los recursos humanos, técnicos y financieros con que
cuenta el Departamento.
4.3 Analizar, controlar y recuperar la cartera de créditos, de manera eficiente y eficaz
por medio de estrategias efectivas de cobro.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
1. Estructura Organizativa
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
4. Funciones
4.1 Brindar servicios funerarios en todo el país y en donde los clientes lo soliciten,
considerando estrategias de alianzas con otras empresas del sector, y responder a
la demanda de los miembros de la Fuerza Armada y clientes en general.
4.2 Programar actividades de comunicación para el personal afiliado, a través de
charlas informativas sobre servicios y planes funerarios en unidades militares y
empresas del sector público y privado.
4.3 Evaluar la tabla de precios de los servicios funerarios y ventas parciales conforme
a la fluctuación de la inflación, para proponer nuevos precios.
4.4 La FUDEFA podrá establecer relaciones de negocio (convenios) con gremios de
agregados militares y diplomáticos acreditados a nuestro país.
4.5 Comercializar ataúdes (atención al cliente, ventas).
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1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivos Generales
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4. Funciones
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P. GERENCIA ADMINISTRATIVA
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Función Básica
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5. Responsabilidades de Supervisión
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1. Estructura Organizativa
Coordinador de Coordinador de
Licitaciones Libre Gestión
Gestor de
Compra
Técnico en
Licitaciones
Guardalmacén
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
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4. Objetivos Específicos
5. Funciones
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
Marzo de 2017.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
4. Funciones
Marzo de 2017.
53
Manual de Organización Institucional del IPSFA.
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
Marzo de 2017.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
4. Funciones
Marzo de 2017.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
Marzo de 2017.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
4. Funciones
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
U. DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
4. Funciones
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V. GERENCIA FINANCIERA
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Función Básica
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4.1 Administrar, coordinar y supervisar las distintas etapas del ciclo presupuestario,
para establecer la programación financiera del período.
4.2 Planificar y supervisar el proceso de preparación de los Estados Financieros
Institucionales.
4.3 Supervisar y evaluar el proceso de Control Interno Financiero del Instituto.
4.4 Dirigir el desarrollo de funciones administrativas.
5. Responsabilidad de Supervisión
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W. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
4. Funciones
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4.2 Revisar y analizar en orden legal y técnico todas las aplicaciones realizadas por
los centros de costo.
4.3 Elaborar los Estados Financieros del Instituto.
4.4 Efectuar los diferentes análisis de los Estados Financieros.
4.5 Registrar y controlar las operaciones concernientes al Impuesto de la
Transferencia de Bienes Muebles y la Prestación de Servicios, Renta,
Impuestos Municipales, Contribución Especial al Turismo y otras reportadas
por las distintas Unidades Organizacionales.
4.6 Elaborar declaraciones mensuales del Impuesto a la Transferencia de Bienes
Muebles y Prestación de Servicios, Impuesto Sobre la Renta, Contribución
Especial al Turismo e Impuestos Municipales.
4.7 Supervisar y analizar los diferentes rubros de cuentas de los Estados
Financieros de las Unidades de Negocio y de las demás áreas internas del
Instituto que generan operaciones contables.
4.8 Proporcionar toda la información requerida por la Gerencia Financiera, para ser
presentada a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental (DGCG), y
al Instituto en lo que respecta a la información Financiera.
4.9 Elaborar y analiza informes gubernamentales.
4.10 Asesorar a los diferentes Centros de Costo y Unidades de Negocio, en lo que
respecta a las aplicaciones contables, así como también de cambios en la
normativa.
4.11 Cumplir con las normas y requerimientos que establece el Sistema de
Contabilidad Gubernamental y Leyes afines.
4.12 Atender de manera oportuna y diligente a los Organismos Fiscalizadores, a las
áreas internas del Instituto y Unidades de Negocio.
4.13 Solicitar confirmación de saldos de las diferentes cuentas relacionadas a
controles administrativos.
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X. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
1. Estructura Organizativa
Coordinador Presupuestario
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
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4. Funciones
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
Y. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
3. Objetivo General
4. Funciones
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
4.10 Emitir cheques de pago de los distintos conceptos, contando con toda la
documentación.
4.11 Controlar los cheques emitidos, anulados y cancelados.
4.12 Efectuar pagos de las obligaciones del Instituto, según la forma de pago
elegida (cheque o transferencia electrónica).
4.13 Administrar, manejar y controlar las órdenes de embargo.
4.14 Actualizar los registros de firma de cheques, cuentas de ahorro, depósitos a
plazo y cuenta corriente cuando sea necesario.
4.15 Efectuar el proceso de pago de los compromisos financieros.
4.16 Establecer las proyecciones de Flujo de Caja del IPSFA.
4.17 Evaluar el Flujo de Caja proyectado contra el real.
4.18 Elaborar, controlar y vigilar el flujo de caja Institucional.
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Z. GERENCIA DE PRESTACIONES
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
Apoyar a los afiliados y beneficiarios del Instituto, para que reciban oportunamente
las prestaciones adquiridas de acuerdo a lo que establece la Ley y Reglamento
IPSFA, según lo establece el Régimen de Reparto.
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5. Responsabilidades de Supervisión
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1. Estructura Organizativa
Coordinador de Afiliación
y Operaciones
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivos Generales
4. Funciones
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
Marzo de 2017.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
4. Funciones
Marzo de 2017.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
4. Funciones
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
4. Funciones
4.1 Brindar atención y gestionar todo lo relacionado a las prestaciones y beneficios que
ofrece la Institución, a los afiliados de la zona occidental.
4.2 Entregar cheques de préstamos y devoluciones a los afiliados.
4.3 Recibir pagos de Préstamos (Personales, Educativos e Hipotecarios), Cotizaciones
y aportes de Pensión, Seguro de Vida, recargo por mora de planillas y talonarios,
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1. Estructura Organizativa
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
Dar atención ágil y oportuna a los usuarios de la zona oriental del país de todas las
prestaciones y beneficios que el IPSFA ofrece e información en general.
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4. Funciones
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FF. CAIPSFA
1. Estructura Organizativa
Gerente de Prestaciones
COORDINADOR DEL
CAIPSFA
ORDENANZA
PSICOLOGO PARA
TRABAJADOR PERSONAL MÉDICO
ATENCIÓN A FISIOTERAPISTA
SOCIAL H.M. *
PENSIONADOS
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivos Generales
Marzo de 2017.
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4. Funciones
Marzo de 2017.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
1. Estructura Organizativa
Gerente de Cuenta
Individual
Técnico de Inversiones
Técnico Administrativo
Técnico de Informática
Técnico Tesorería
*Gerencia de Cuenta Individual, entrará en funcionamiento, con la aprobación de la Reforma a la Ley del IPSFA.
2. Ubicación Organizacional
3. Objetivo General
Apoyar a los afiliados y beneficiarios del Instituto, para que reciban oportunamente
las prestaciones adquiridas de acuerdo a lo que establece la Ley y Reglamento
IPSFA, según lo establece el Régimen de Capitalización Individual.
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Manual de Organización Institucional del IPSFA.
4. Funciones
Marzo de 2017.
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