Manual Processador Excel

0778 – Folha de Cálculo
______________________________________________________________________
MANUAL DE FORMAÇÃO
Projeto nº 074015/2012/2.3
Tipologia: 2.3 Formações Modulares
Formador: Francisco António de Carvalho Pinto

Valpaços, Junho de
2013
1
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FICHA TÉCNICA
Código do documento MF_FMC_028/2013
Versão n.º 1 1
Versões obsoletas 0
Data da última revisão Junho de 2013
Este manual é da exclusiva

Elaborado responsabilidade da autora: Francisco
António de Carvalho Pinto
Aprovado Coordenadora do Projeto
N.º de páginas 80
Este produto pertence à ACISAT – Associação Empresarial do Alto Tâmega. É protegido pelas
leis em vigor e copyright, estando reservados todos os seus direitos. Não pode ser reproduzido
nem transcrito por qualquer processo seja ele qual for sem autorização dos titulares do direito.
Os infratores são passíveis de procedimento judicial.
2
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Índice
Introdução e Biografia (obrigatórios) Um processador de texto é uma ferramenta que
permite utilizar criar, modificar, imprimir, guardar, publicar na Internet, etc. documentos
produzidos num sistema informático. Podemos armazenar um documento em disco para
posterior utilização; apagar, acrescentar, mover, duplicar partes de um documento com grande
facilidade e flexibilidade; aplicar ao texto do documento estilos, alinhamentos de parágrafos,
formatos de páginas, etc.; combinar o texto com elementos provenientes de outras aplicações
tais como exemplo, imagens, gráficos, tabelas de folha de cálculo, etc..
Apresenta facilidades adicionais e execução das operações mais utilizadas, graças a faixa de
ícones ou barra de ferramentas, existe ainda outra alternativa que são as chamadas “teclas de
atalho”;Permite a transferência de informação entre vário documentos e aplicações; É posto à
disposição do utilizador um leque diversificado de fontes; Permite trabalhar texto em múltiplas
colunas, inserir cabeçalhos e rodapés.
Ambiente de Trabalho.......................................................................................................9
Ferramentas e Botões......................................................................................................10
Separador Base................................................................................................................10
Separador Inserir.............................................................................................................10
Separador Esquema de Página.........................................................................................10
Separador Referências.....................................................................................................11
Separador Mailings..........................................................................................................11
Separador Rever..............................................................................................................11
Separador Ver..................................................................................................................11
Separador Programador...................................................................................................12
Usar as funcionalidades do friso......................................................................................12
Botão Office....................................................................................................................13
Comando Novo................................................................................................................14
Comando Abrir................................................................................................................15
Comando Guardar...........................................................................................................16
Comando Guardar Como.................................................................................................16
Comando Imprimir..........................................................................................................17
Comando Preparar...........................................................................................................20
Comando Enviar..............................................................................................................20
Comando Publicar...........................................................................................................20
Comando Fechar..............................................................................................................21
Barra de Ferramentas.......................................................................................................21
Barra de ferramentas de acesso rápido............................................................................22
Barra de ferramentas flutuantes.......................................................................................22
Outros comandos e botões...............................................................................................23
Comando Página / Ir Para................................................................................................24
Comando contagem de palavras......................................................................................25
Comando Zoom...............................................................................................................25
Personalização do Word..................................................................................................25
3
______________________________________________________________________
Opções Word Popular......................................................................................................26
Opções Word – Verificação...........................................................................................28
Opções – Word................................................................................................................29
Opções Word - personalizar...........................................................................................29
Operações com um documento.......................................................................................30
Abrir um documento preexistente...................................................................................31
Abrir múltiplos documentos............................................................................................32
Guardar um documento...................................................................................................34
Fechar um documento.....................................................................................................35
Vistas de um documentos................................................................................................36
Esquema de impressão....................................................................................................36
Leitura em modo ecrã inteiro..........................................................................................37
Leitura em modo esquema de web..................................................................................38
Vista em modo de destaque.............................................................................................38
Vista em modo de rascunho............................................................................................39
Edição de texto................................................................................................................40
Inserção de texto..............................................................................................................40
Selecção de texto.............................................................................................................41
Selecção de letras isoladas ou em palavras.....................................................................41
Selecção de palavra.........................................................................................................41
Selecção de frase.............................................................................................................41
Selecção de parágrafo......................................................................................................41
Selecção de todo o texto..................................................................................................42
Selecção de elementos não contínuos..............................................................................42
Movimentação no documento.........................................................................................42
Com o rato.......................................................................................................................43
Com o teclado..................................................................................................................45
Cortar, copiar e colar.......................................................................................................46
Anular e Repetir..............................................................................................................46
Formatação de texto........................................................................................................47
Formatar..........................................................................................................................48
Destacar palavras.............................................................................................................48
Alterar tipo de letra..........................................................................................................48
Formatar parágrafos.........................................................................................................49
Justificar com hifenização...............................................................................................50
Espaçamento entre linhas................................................................................................51
Inserção de elementos......................................................................................................52
Índice e conteúdos...........................................................................................................53
Índice remissivo...............................................................................................................56
Nota de rodapé e fim.......................................................................................................58
Imagens............................................................................................................................59
Símbolos e equações........................................................................................................62
Tabelas.............................................................................................................................62
Paginação.........................................................................................................................65
Texto em colunas.............................................................................................................65
Orientação........................................................................................................................66
Margens...........................................................................................................................66
Impressão rápida..............................................................................................................67
Imprimir...........................................................................................................................67
Pré-visualizar...................................................................................................................68
4
______________________________________________________________________
Mail Merge (Impressão em série)....................................................................................70
Configurar o documento principal...................................................................................72
Retomar uma impressão em série....................................................................................73
Ligar o documento a uma origem de dados.....................................................................73
Escolher um ficheiro de dados........................................................................................73
Limitar a lista de destinatários ou itens...........................................................................74
Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao
documento.......................................................................................................................76
O que acontece ao intercalar............................................................................................77
Trabalhar com campos: Exemplos..................................................................................77
Mapear campos de impressão em série para o ficheiro de dados....................................79
Escrever conteúdo e adicionar campos............................................................................80
Formatar dados intercalados............................................................................................80
Pré-visualizar e concluir a intercalação...........................................................................80
Pré-visualizar a impressão em série................................................................................80
Concluir a intercalação....................................................................................................81
Imprimir os documentos intercalados.............................................................................81
Alterar cópias individuais do documento........................................................................81
Guardar o documento principal.......................................................................................82
5
______________________________________________________________________
A ação tem como objetivo dotar os formando com capacidades de

entender e compreender o interface do Microsoft Word. Conseguirem
Enquadramento criar um documento, fazendo diversos tipos de formatação bem como

inserção de objetos (formas automáticas, tabelas, wordat, etc) imprimir
e guardar esse documento.
Formadora: Francisco António de Carvalho Pinto
Informação da Público alvo: Ativos empregados
ação de formação Carga Horária: 50 horas

Data: Junho/Julho de 2013
Local de realização: Valpaços
Àrea temática de
formação Processador de Texto
 Elaborar, editar e imprimir documentos.
Objetivos Gerais  Introduzir elementos gráficos em documentos
 Elaborar e editar documentos longos
 manipulação de ficheiros de documentos (criação de um novo

documento, procura e abertura de um ficheiro já existente);
 operações de edição básicas (digitação de texto e movimentação
dentro de um documento);
Objetivos  operações de formatação básicas (carácteres, páginas, pará-
Específicos grafos);
 impressão de documentos;
 formas de automatização do trabalho em documentos (utilização
de correctores ortográficos e dicionários; entrada automática de
texto).
Conteúdos M1. Processador de texto – introdução

programáticos
 Janela principal
 Inserção de texto (teclado)
 Modos de visualização básicos
 Ajuda
 Operações básicas
 Criação, gravação e abertura de documentos
 Seleção de texto
 Anulação e repetição de ações
M2. Formatações
 Formatações globais do documento
6
______________________________________________________________________
 Formatação do tipo de letra
 Formatações de parágrafo
 Utilização das tabelas pré-definidas
 Criação de listas
 Limites e sombreados
M3. Edição e revisão de texto
 Múltiplos documentos abertos
 Cópia do texto
 Verificação ortográfica
 Comando “localizar e substituir”
M4. Impressão
 Impressão de documentos, envelopes e etiquetas
M5. Tabulações, tabelas e colunas
 Definir tabulações
 Criação, modificação e formatação de tabelas
 Divisão do texto em colunas
M6. Melhorar o aspeto visual
 Símbolos
 Caixas de texto
 Desenho, importação de imagens, inserção de formas
automáticas
M7. Documentos longos
 Quebras de página e de seleção
 Cabeçalhos e rodapés
 Estilos
M8.Percorrer o documento rapidamente
 Divisão do ecrã
 Marcadores e referências cruzadas
 Legendas e notas de rodapé
 Criação de índice
 Destaques
 Visualização do mapa de um documento
 Junção de documentos
Físicos: Sala de Formação equipada com mesas e cadeiras, ar
Recursos Físicos e condicionado.
Pedagógicos
envolvidos Pedagógicos: 1 projetor multimédia, 1 quadro conferência, canetas 9
computadores e 1 computador portátil.
A formadora vale-se de metodologias pedagógicas diferenciadas e

respetivas técnicas, com o objetivo de fomentar a interatividade e o
Metodologias processo de aprendizagem de modo a ir ao encontro das
Pedagógicas características do público-alvo. Recorrendo neste sentido às
metodologias expositiva, interrogativa e ativa, continuamente com o
desígnio de possibilitar a aquisição e o desenvolvimento dos diferentes
saberes (saber-saber; saber-fazer; saber-estar / ser; e saber-potencial).
7
______________________________________________________________________
O Interface do Word 2007
1 - Clique no Botão Iniciar
2 - Aponte a todos os Programas, em seguida Microsoft Office, clique em Microsoft

Office Word 2007.
Ambiente de
Trabalho
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______________________________________________________________________
Ferramentas e Botões
9
______________________________________________________________________
Separador Base
Separador Inserir
Separador Esquema de Página
10
______________________________________________________________________
Separador Referências
Separador Mailings
Separador Rever
Separador Ver
Separador Programador
11
______________________________________________________________________
Usar as funcionalidades do friso
12
______________________________________________________________________
Botão Office
13
______________________________________________________________________
Comando Novo
14
______________________________________________________________________
Comando Abrir
Comando Guardar
15
______________________________________________________________________
Comando Guardar Como
16
______________________________________________________________________
Comando Imprimir
17
______________________________________________________________________
Comando
Preparar
18
______________________________________________________________________
Comando Enviar
Comando Publicar
19
______________________________________________________________________
Comando Fechar
Barra de Ferramentas
20
______________________________________________________________________
Barra de ferramentas de acesso rápido
Barra de ferramentas flutuantes
21
______________________________________________________________________
Outros comandos e botões
22
______________________________________________________________________
Comando Página / Ir Para
23
______________________________________________________________________
Comando contagem de palavras
Comando Zoom
Personalização do Word
24
______________________________________________________________________
O
p
ç
õ
e
s
Word Popular
25
______________________________________________________________________
26
______________________________________________________________________
Opções Word – Verificação
27
______________________________________________________________________
Opções – Word
Opções Word - personalizar
28
______________________________________________________________________
Operações com um documento
29
______________________________________________________________________
Abrir um documento preexistente
30
______________________________________________________________________
Abrir múltiplos documentos
31
______________________________________________________________________
32
______________________________________________________________________
Guardar um documento
33
______________________________________________________________________
Fechar um documento
34
______________________________________________________________________
Vistas de um documentos
Esquema de impressão
35
______________________________________________________________________
Leitura em modo ecrã inteiro
36
______________________________________________________________________
Leitura em modo esquema de web
Vista em modo de destaque
37
______________________________________________________________________
Vista em modo de rascunho
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______________________________________________________________________
Edição de texto
Inserção de texto
39
______________________________________________________________________
Selecção de texto
Selecção de letras isoladas ou em palavras
Selecção de palavra
Selecção de frase
Selecção de parágrafo
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______________________________________________________________________
Selecção de todo o texto
Selecção de elementos não contínuos
Movimentação no documento
41
______________________________________________________________________
Com o rato
42
______________________________________________________________________
43
______________________________________________________________________
Com o teclado
44
______________________________________________________________________
Cortar, copiar e colar
Anular e Repetir
45
______________________________________________________________________
Formatação de texto
46
______________________________________________________________________
Formatar
Destacar palavras
Alterar tipo de letra
47
______________________________________________________________________
Formatar parágrafos
48
______________________________________________________________________
Justificar com hifenização
49
______________________________________________________________________
Espaçamento entre linhas
50
______________________________________________________________________
Inserção de elementos
51
______________________________________________________________________
Índice e conteúdos
52
______________________________________________________________________
53
______________________________________________________________________
54
______________________________________________________________________
Índice remissivo
55
______________________________________________________________________
56
______________________________________________________________________
Nota de rodapé e fim
57
______________________________________________________________________
Imagens
58
______________________________________________________________________
59
______________________________________________________________________
60
______________________________________________________________________
Símbolos e equações
Tabelas
61
______________________________________________________________________
62
______________________________________________________________________
63
______________________________________________________________________
Paginação
Texto em colunas
64
______________________________________________________________________
Orientação
Margens
65
______________________________________________________________________
Impressão rápida
Imprimir
66
______________________________________________________________________
Pré-visualizar
67
______________________________________________________________________
68
______________________________________________________________________
Mail Merge (Impressão em série)
69
______________________________________________________________________
Utilize a impressão em série quando pretende criar um conjunto de documentos, tal
como uma carta de formulário que é enviada a muitos clientes ou uma folha de etiquetas
de endereço. Cada carta ou etiqueta tem o mesmo tipo de informação, no entanto, o
conteúdo é exclusivo. Por exemplo, em cartas para clientes, cada carta pode ser
personalizada para se dirigir a cada cliente pelo nome. As informações exclusivas de
cada carta ou etiqueta provêm de entradas numa origem de dados.
O processo de impressão em série pressupõe os seguintes passos globais:
Configurar o documento principal. O documento principal contém o texto e gráficos que

são iguais para cada versão do documento intercalado. Por exemplo, a saudação ou o
endereço do remetente numa carta de formulário.
Ligar o documento a uma origem de dados. Uma origem de dados é um ficheiro que
contém as informações a serem intercaladas num documento. Por exemplo, os nomes e
os endereços dos destinatários de uma carta.
Limitar a lista de destinatários ou itens. O Microsoft Office Word gera uma cópia do
documento principal para cada item ou registo, no ficheiro de dados. Se o ficheiro de
dados estiver numa lista de correio, estes itens são provavelmente destinatários do
correio. Se pretender gerar cópias para apenas determinados itens no ficheiro de dados,
pode escolher os itens (registos) a incluir.
Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao

documento. Ao efectuar a impressão em série, os campos de impressão em série são
preenchidos com informações do ficheiro de dados.
Pré-visualizar e concluir a intercalação. Pode pré-visualizar cada cópia do documento

antes de imprimir todo o conjunto.
Para executar uma impressão em série, são utilizados os comandos no separador

Mailings.
SUGESTÃO Também pode efectuar uma impressão em série utilizando o painel de

tarefas Impressão em Série, que o orienta passo a passo através do processo. Para
utilizar o painel de tarefas, no grupo Iniciar a Impressão em Série do separador
Mailings, clique em Iniciar a Impressão em Série e, em seguida, clique em Assistente
de Impressão em Série Passo a Passo.
70
______________________________________________________________________
Configurar o documento principal

1. Inicie o Word.
Abre, por predefinição, um documento em branco. Deixe-o aberto. Se o fechar,

os comandos do passo seguinte não estarão disponíveis.
2. No separador Endereçamento, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique

em Iniciar Impressão em Série.
3. Clique no tipo de documento que pretende criar.
Por exemplo, pode criar:
 Um conjunto de envelopes O endereço do remetente é igual em todos os

envelopes, mas o endereço de destino é exclusivo em cada um deles. Clique em
Envelopes e, em seguida, especifique as preferências para o tamanho do envelope e a
formatação do texto no separador Opções de Envelope da caixa de diálogo Opções de
Envelope.
 Um conjunto de etiquetas de endereço Cada etiqueta mostra o nome e o
endereço de uma pessoa, mas o nome e endereço de cada etiqueta é exclusivo. Clique
em Etiquetas e, em seguida, especifique as preferências para o tipo de etiqueta na caixa
de diálogo Opções de Etiqueta.
 Um conjunto de cartas de formulário ou mensagens de correio
electrónico O conteúdo básico é o mesmo em todas em cartas ou mensagens, mas
cada uma contém informações que são específicas do destinatário individual, como, por
exemplo, o nome, o endereço ou outro elemento informativo. Clique em Cartas ou
Mensagens de correio electrónico para criar estes tipos de documento.
 Um catálogo ou directório O mesmo género de informações, tais como nome
e descrição, é mostrado para cada item, mas o nome e a descrição de cada item são
exclusivos. Clique em Directório para criar este tipo de documento.
71
______________________________________________________________________
Retomar uma impressão em série
Se necessitar de parar de trabalhar numa impressão em série, pode guardar o documento

principal e retomar a impressão em série mais tarde. O Microsoft Office Word retém as
informações de origem de dados e de campo. Se estiver a utilizar o painel de tarefas
Impressão em Série, quando retomar a impressão em série o Word regressa ao local
em que tinha ficado no painel de tarefas.
1. Quando estiver pronto para continuar a impressão em série, abra o documento.
O Word apresenta uma mensagem que pede a confirmação caso pretenda abrir o
documento, o que irá executar um comando SQL.
2. Como este documento está ligado a uma origem de dados e pretende obter os
dados, clique em Sim. Se estiver a abrir um documento que não se tenha apercebido que
estava ligado a uma origem de dados, pode clicar em Não para impedir o acesso
potencialmente malicioso a dados.
É apresentado o texto do documento, juntamente com todos os campos inseridos.
3. Clique no separador Mailings e retome o trabalho.
Ligar o documento a uma origem de dados
Para intercalar informações no documento principal, tem de ligar o documento a uma

origem ou ficheiro de dados. Se ainda não tiver um ficheiro de dados, pode criá-lo
durante o processo de impressão em série.
Escolher um ficheiro de dados

em Seleccionar Destinatários.
2. Efectue um dos seguintes procedimentos:

 Se pretender utilizar a lista Contactos no Outlook, clique em Seleccionar
Contactos do Outlook.
 Se tiver uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel, uma base de dados do
Microsoft Office Access ou outro tipo de ficheiro de dados, clique em Utilizar a
Lista Existente e, em seguida, localize o ficheiro na caixa de diálogo Seleccionar
Origem de Dados.
Para o Excel, pode seleccionar dados a partir de qualquer folha de cálculo

ou intervalo com nome dentro de um livro. Para o Access, pode seleccionar
dados de qualquer tabela ou consulta que esteja definida na base de dados.
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______________________________________________________________________
Para outro tipo de ficheiro de dados, seleccione o ficheiro na caixa de
diálogo Seleccionar Origem de Dados. Se o ficheiro não estiver listado,
seleccione o tipo de ficheiro apropriado ou seleccione Todos os Ficheiros
na caixa Ficheiros do tipo. Numa impressão em série, pode utilizar os
seguintes tipos de ficheiros de dados:
 Ficheiros de programas de base de dados baseados em ficheiros, de camada
única, para os quais foi instalado um fornecedor OLE DB ou um controlador
ODBC (alguns destes controladores estão incluídos no Microsoft Office).
 Um ficheiro HTML com uma única tabela. A primeira linha da tabela deve
conter os nomes das colunas e as restantes linhas devem incluir os dados.
 Livros de endereços electrónicos:
Livro de Endereços do Microsoft Outlook
Lista de Contactos do Microsoft Schedule+ 7.0
Quaisquer listas de endereços semelhantes criadas com um sistema
de mensagens compatível com a MAPI, tal como o Microsoft
Outlook.
 Um documento do Microsoft Word. O documento deve conter uma única
tabela. A primeira linha da tabela tem de conter os cabeçalhos e as outras
linhas têm de conter os registos que pretende intercalar. Também pode
utilizar uma origem de cabeçalhos como uma origem de dados.
 Qualquer ficheiro de texto que tenha campos de dados separados (ou
delimitados) por caracteres de tabulação ou vírgulas e registos de dados
separados por marcas de parágrafo.
 Se ainda não tiver um ficheiro de dados, clique em Escrever uma nova lista e,
em seguida, pode utilizar o formulário que se abre para criar a lista. A lista é
guardada como um ficheiro de base de dados (.mdb) que pode reutilizar.
Limitar a lista de destinatários ou itens
Quando se liga a um determinado ficheiro de dados, pode pretender não intercalar

informações de todos os registos desse ficheiro de dados no documento principal.
Para diminuir a lista de destinatários ou utilizar um subconjunto dos itens incluídos no

ficheiro de dados, efectue o seguinte procedimento:

em Editar Lista de Destinatários.
2. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, efectue um dos

seguintes procedimentos:
 Seleccionar registos individuais Este método é bastante útil se a lista
for curta. Seleccione as caixas de verificação junto aos destinatários que
pretende incluir e desmarque as caixas de verificação junto aos destinatários que
pretende excluir.
73
______________________________________________________________________
Se souber que pretende incluir apenas alguns registos na impressão em
série, pode desmarcar a caixa de verificação na linha de cabeçalho e, em
seguida, seleccionar os registos pretendidos. De forma análoga, se
pretender incluir a maioria da lista, seleccione a caixa de verificação na
linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de verificação que
não pretende incluir.
 Ordenar registos Clique no cabeçalho da coluna do item pelo qual pretende

ordenar. A lista é ordenada por ordem alfabética ascendente (de A a Z). Clique
novamente no cabeçalho da coluna para ordenar a lista por ordem alfabética
descendente (Z a A).
Se pretender uma ordenação mais complexa, clique em Ordenar em

Limitar lista de destinatários e escolha as preferências de ordenação no
separador Ordenar Registos da caixa de diálogo Filtrar e Ordenar. Por
exemplo, pode utilizar este tipo de ordenação se pretender que os endereços
dos destinatários sejam ordenados alfabeticamente pelo último nome em
cada código postal e os códigos postais listados por ordem numérica.
 Filtrar registos Este método é útil se a lista contiver registos que não pretende
ver ou incluir na impressão em série. Depois de filtrar a lista, pode utilizar as
caixas de verificação para incluir e excluir registos.
Para filtrar os registos, efectue o seguinte procedimento:
1. Em Limitar lista de destinatários, clique em Filtrar.

2. No separador Filtrar Registos da caixa de diálogo Filtrar e Ordenar,
escolha os critérios que pretende utilizar para o filtro.
Por exemplo, para gerar cópias do documento principal apenas para

os endereços que listam a Austrália como o país/região, pode clicar
em País na lista Campo, Igual a na lista Comparação e Austrália
na lista Comparar.
3. Para limitar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e, em seguida,

especifique mais critérios.
Por exemplo, para gerar cópias do documento principal para empresas

em Munique, deve filtrar os registos cujo campo Localidade contém
Munique e cujo campo Nome da Empresa não esteja em branco. Se
utilizar um filtro Ou em vez de um filtro E, a impressão em série
inclui todos os endereços de Munique, bem como todos os endereços
que incluem um nome de empresa, independentemente da localidade.
Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série,

ao documento
Depois de ligar o documento principal a um ficheiro de dados, está pronto para escrever
o texto do documento e adicionar os marcadores de posição que indicam o local onde
serão apresentadas as informações exclusivas em cada cópia do documento.
74
______________________________________________________________________
Os marcadores de posição, tais como o endereço e a saudação, são denominados
campos de impressão em série. No Word, os campos correspondem aos cabeçalhos de
coluna no ficheiro de dados seleccionado.
As colunas de um ficheiro de dados representam categorias de informações. Os

campos que adicionar ao documento principal serão os marcadores de posição para estas
categorias.
As linhas de um ficheiro de dados representam registos de informações. O Word gera
uma cópia do documento principal para cada registo quando efectua uma impressão em
série.
Ao colocar um campo no documento principal, indica que pretende que seja apresentada
nessa localização uma determinada categoria de informações, tal como o nome ou
endereço.
75
______________________________________________________________________
O que acontece ao intercalar
Ao intercalar, as informações da primeira linha do ficheiro de dados substituem os

campos no documento principal para criar o primeiro documento intercalado. As
informações da segunda linha substituem os campos para criar o segundo documento
intercalado e assim sucessivamente.
Trabalhar com campos: Exemplos
Pode adicionar qualquer cabeçalho de coluna do ficheiro de dados ao documento

principal como um campo. Esta funcionalidade proporciona-lhe flexibilidade na
estruturação de cartas de formulário, etiquetas, mensagens de correio electrónico e
outros documentos intercalados. Por exemplo:
 Suponha que está a criar uma carta para notificar empresas locais de que foram
seleccionadas para serem incluídas no guia anual da cidade. Se o ficheiro de dados
contiver uma coluna Empresa com o nome de cada empresa que pretende contactar,
pode inserir o campo «Empresa» em vez de escrever o nome de cada empresa
individual.
 Imagine que envia trimestralmente mensagens electrónicas aos clientes
alertando-os para novos produtos e negócios especiais. Para personalizar essas
mensagens para os melhores clientes, pode adicionar uma coluna Nota Pessoal, onde
pode escrever notas, tal como "Dona Manuela, este novo instrumento é exactamente o
que anda à procura". Ao colocar um campo «Nota Pessoal» no campo principal, pode
incluir estas notas na parte inferior de determinadas mensagens.
 Suponha que a lista de correio se destina a subscritores do boletim electrónico e
o ficheiro de dados inclui uma coluna, denominada DataExpiração, para armazenar a
data de expiração de cada subscrição. Se colocar um campo «DataExpiração» no
documento principal de etiquetas antes de executar a impressão em série, os subscritores
verão a data de expiração na respectiva etiqueta de endereço.
Pode combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por exemplo, para
criar um endereço, pode configurar campos no documento principal como estes:
«Nome Próprio» «Apelido»
76
______________________________________________________________________
«Rua do Endereço»
«Localidade», «Distrito» «Código Postal»
Para elementos utilizados com frequência, tais como blocos de endereços e linhas de
saudação, o Word fornece campos compostos que agrupam um número de campos. Por
exemplo:
 O campo Bloco de Endereços é uma combinação de vários campos, incluindo o

nome próprio, o apelido, a rua do endereço e o código postal.
 O campo Linha de Saudação pode incluir um ou mais campos de nome,

consoante a saudação escolhida.
Pode personalizar o conteúdo em cada um desses campos compostos. Por exemplo,

pode seleccionar no endereço um formato de nome formal (Sr. Justino Ribeiro); na
saudação, pode pretender utilizar "Para" em vez de "Caro".
Mapear campos de impressão em série para o ficheiro de dados
Para se certificar de que o Word pode localizar a coluna no ficheiro de dados que
corresponde a cada elemento de endereço ou saudação, pode mapear os ficheiros de
impressão em série no Word para as colunas no ficheiro de dados.
Para mapear os campos, clique em Atribuir Campos no grupo Escrever e Inserir

Campos do separador Mailings.
Abre-se a caixa de diálogo Atribuir Campos.
77
______________________________________________________________________
Os elementos de um endereço e saudação são listados à esquerda. Os cabeçalhos de

coluna do ficheiro de dados são listados à direita.
O Word procura a coluna que corresponde a cada elemento. Na ilustração, o Word faz
corresponder a coluna Apelido à coluna Último Nome. Mas não conseguiu a
correspondência com outros elementos. Por exemplo, neste ficheiro de dados, o Word
não conseguiu correspondência para Nome Próprio.
Na lista à direita, pode seleccionar a coluna do ficheiro de dados que corresponde ao

elemento à esquerda. Na ilustração, a coluna Nome corresponde agora à coluna Nome
Próprio. O facto de Título, Identificador Exclusivo e Outros Nomes/Apelidos não
apresentarem correspondências é normal. O documento da impressão em série não
necessita de utilizar todos os campos. Se adicionar um campo que não contém dados ao
ficheiro de dados, será apresentado no documento intercalado como um marcador de
posição vazio — normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.
Escrever conteúdo e adicionar campos

1. No documento principal, clique no local em que pretende inserir o campo.
2. Utilize o grupo Escrever e Inserir Campos no separador Mailings.
78
______________________________________________________________________
Formatar dados intercalados
Os programas de bases de dados e folha de cálculo, tais como o Microsoft Office

Access e o Microsoft Office Excel, armazenam as informações escritas nas células
como dados não processados. A formatação que aplicar no Access ou Excel, tal como
tipos de letra e cores, não é armazenada com os dados não processados. Quando
intercala informações de um ficheiro de dados num documento do Word, está a
intercalar dados não processados sem a formatação aplicada.
Para formatar os dados no documento, seleccione o campo de impressão em série e

formate-o, tal como formataria qualquer texto. Certifique-se de que a selecção inclui as
divisas (« ») que circundam o campo.
Pré-visualizar e concluir a intercalação
Depois de adicionar campos ao documento principal, está pronto a pré-visualizar os

resultados da impressão em série. Quando estiver satisfeito com a pré-visualização,
pode concluir a intercalação.
Pré-visualizar a impressão em série
Pode pré-visualizar os documentos intercalados e efectuar alterações antes de concluir a

intercalação.
Para pré-visualizar, execute uma das seguintes opções no grupo Pré-visualizar

Resultados do separador Mailings:
 Clique em Pré-visualizar Resultados.

 Percorra cada documento intercalado utilizando os botões Registo Seguinte e
Registo Anterior no grupo Pré-visualizar Resultados.
 Pré-visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.
79
______________________________________________________________________
Concluir a intercalação
Pode imprimir os documentos intercalados ou modificá-los individualmente. Pode

imprimir ou alterar tudo ou apenas um subconjunto dos documentos.
Imprimir os documentos intercalados

1. No separador Endereçamento, no grupo Concluir, clique em Concluir e
Intercalar e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.
2. Escolha se pretende imprimir o conjunto inteiro de documentos, apenas a cópia

que está actualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo
número do registo.
Alterar cópias individuais do documento

1. No separador Endereçamento, no grupo Concluir, clique em Concluir e
Intercalar e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais.
2. Escolha se pretenda editar o conjunto inteiro de documentos, apenas a cópia

actualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo número
de registo. O Word guarda as cópias que pretende editar num único ficheiro, com uma
quebra de página entre cada cópia do documento.
Guardar o documento principal
Não se esqueça de que os documentos intercalados que guarda são autónomos em

relação ao documento principal. É uma boa ideia guardar o documento principal se
planear utilizá-lo noutra impressão em série.
Quando guarda o documento principal, também guarda a respectiva ligação ao ficheiro

de dados. A próxima vez que abrir o documento principal, é-lhe pedido que escolha se
pretende que as informações do ficheiro de dados sejam novamente intercaladas no
documento principal.
 Se clicar em Sim, o documento abre-se com as informações do primeiro registo

intercaladas.
 Se clicar em Não, a ligação entre o documento principal e o ficheiro de dados é
interrompida. O documento principal torna-se num documento padrão do Word. Os
campos são substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registo.
80
______________________________________________________________________
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0778 – Folha de Cálculo

0778 – Folha de Cálculo

Formador: Francisco António de Carvalho Pinto

Código do documento MF_FMC_028/2013

Data da última revisão Junho de 2013

Este manual é da exclusiva

Aprovado Coordenadora do Projeto

A ação tem como objetivo dotar os formando com capacidades de

Enquadramento criar um documento, fazendo diversos tipos de formatação bem como

Formadora: Francisco António de Carvalho Pinto

Informação da Público alvo: Ativos empregados

ação de formação Carga Horária: 50 horas

 Elaborar, editar e imprimir documentos.

Objetivos Gerais  Introduzir elementos gráficos em documentos

 Elaborar e editar documentos longos

 manipulação de ficheiros de documentos (criação de um novo

Conteúdos M1. Processador de texto – introdução

A formadora vale-se de metodologias pedagógicas diferenciadas e

O Interface do Word 2007

1 - Clique no Botão Iniciar

2 - Aponte a todos os Programas, em seguida Microsoft Office, clique em Microsoft

Separador Esquema de Página

Comando Guardar Como

Barra de ferramentas flutuantes

Outros comandos e botões

Comando contagem de palavras

Opções Word – Verificação

Opções Word - personalizar

Operações com um documento

Abrir um documento preexistente

Abrir múltiplos documentos

Leitura em modo ecrã inteiro

Vista em modo de destaque

Vista em modo de rascunho

Selecção de letras isoladas ou em palavras

Selecção de elementos não contínuos

Alterar tipo de letra

Justificar com hifenização

Espaçamento entre linhas

Mail Merge (Impressão em série)

O processo de impressão em série pressupõe os seguintes passos globais:

Configurar o documento principal. O documento principal contém o texto e gráficos que

Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao

Pré-visualizar e concluir a intercalação. Pode pré-visualizar cada cópia do documento

Para executar uma impressão em série, são utilizados os comandos no separador

SUGESTÃO Também pode efectuar uma impressão em série utilizando o painel de

Configurar o documento principal

Abre, por predefinição, um documento em branco. Deixe-o aberto. Se o fechar,

2. No separador Endereçamento, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique

3. Clique no tipo de documento que pretende criar.

Por exemplo, pode criar:

 Um conjunto de envelopes O endereço do remetente é igual em todos os

Se necessitar de parar de trabalhar numa impressão em série, pode guardar o documento

1. Quando estiver pronto para continuar a impressão em série, abra o documento.

É apresentado o texto do documento, juntamente com todos os campos inseridos.

3. Clique no separador Mailings e retome o trabalho.

Ligar o documento a uma origem de dados

Para intercalar informações no documento principal, tem de ligar o documento a uma

Escolher um ficheiro de dados

2. Efectue um dos seguintes procedimentos:

Para o Excel, pode seleccionar dados a partir de qualquer folha de cálculo

Limitar a lista de destinatários ou itens

Quando se liga a um determinado ficheiro de dados, pode pretender não intercalar

Para diminuir a lista de destinatários ou utilizar um subconjunto dos itens incluídos no