CAPITULO |
DEFINICION DEL PRINCIPIO
DE PROCEDENCIA
1.1 EL PROBLEMA DE LA DEFINICION
No podemos alinmar que en este punto se haya conseguido un acuerdo
en la comunidad cientffica archivistica que sea de proporciones absolutas.
“Tenemos que sefialar, eso sf, que Ia mayor parte de las fronteras se han ido
rompiendo, si bien de forma paulatina, lo cual dota al hecho de una garantia,
sin duda, inquebrantable.
La eseasa normalizacin terminoldgica sigue siendo uno de los proble-
mas fundamentales de la Archivfstica ', Lo demuestra el hecho de que el Prin-
|i iunportante Tabor Nevada a eabo por et Consejo Interaction
nnisiones, 1 contiibuido a mermae este y ates problemas,
fue presentato por Cristina Uxdn Binkenzeller a las Prinveras Jo
Bs preciso xchat
Archivos que, a partied
Un inforine sobre el estado de In cnesti HULA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIMIO DE PROC
!DENCIA
cipio de Procedencia universalmente aceptado? no responde
término ni a una tinica definicién.
Los franceses lo sciialan con el término de respect des fonds y entien-
den por él el principio que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos
con otros, los documentos que provienen de una
biccimiento o de una person
agin aun Gnico
administraciGn, de un esta-
miinaclas *.
nos el principio di Proveniencia que se contrapone al prin-
cipio de territarialita’, se recoge en cl denominado metodo storicos, al que
segdn Paoli Carucei corresponde la organizacién de los fondos 6, Considera
también que esta organizacién debe restablecer las Conexiones iiternas en la
estructura de un afchivo y que confieren al documento singular un significa-
do especifico. Significado que depende de la funcién que haya determinado
|i formacién de los documentos y de la reunidn de los mismos en serie, cons
lituidos segtin criterios dados por a oficina que los produjo. La necesidad de
-cneuadrar el documento en el contexto en el gue se ha formado constituye
para Carucci la esencia de este principio’.
natural amoral det
Para los ital
Lodolini, sin embargo, considera que esta locucién metodo storico no es
del todo clara cn el émbito de la Archivistica, por lo que a Jo largo de toda su
obra se muestra partidario de la expresin reconstruccién del orden originario’,
sole metodologa para a ident
UXON FINKENZELLER, Cri
20,21 y 22 de mara de 1991. pp. 38-49,
‘que tiene lugar, en Brusclas, et V Congreso tniernacional de Arch
,en genera, respetndo por todas y, sin chang, Ho es con
vera pregunta se! euestionari clahoado por Antal
{es mitten modleres de cssement darehives. Documents prasérieurs
4.1800. La pregunta, a i que aludiios, se forinula en los siguientes érminos: Dans quelle mesure le privelpe
de la provenunice estilrepecié as cours des classements des archives modernes?. Los pafees enevestades lve,
son: Ausitia, Australia, Belgica, Dinamarca, Espa, Estados Unidos, Finlandia, Hungeta: alia, Polonia, Portes
al, as antiguas Republica Democritien y Republica Federal Ue Alemania, Reino Unido, Suecia, Suiea, Che.
‘coslovaquia, Ja antigua URSS y Yugoslavia, Archivum, vol. XIV, Actes du V. Congrds Intesnational des
Archives. Bruxelles, 1-5 septembre, 1964, Pars: Presses Universitaires de France, 1968, pp. 87-67,
» DUCHEIN, Mu Bl respeto de los fondos en Archivistica: principios leGricos y problemas précti-
‘cosm. Guzetre des Archives, 97, 1977, p.71. Mis ards publicado en La adininisracidn moderna de archivos 9
ta gemin de documents: el prontuario KAMP. Programa General de Inforsiacign y UNISIST, Organica
dle Ins Naciones Unidas para ta Educacién In Ciencia y la Cultura, Paris, diciembre de 1985,
1.69, de donde eames.
* Casanova lo define como el principio segiin el cual a cada une de los:
‘estavlos deben Hegar, sin excep
eign, cn el momenta de su compilacién todos los «tii relativos a su tertiloriv,
CASANOVA, Eugenio: Archi-
item Sc: Sih oh aie Layer 92K p13, ean x
sin Iradueir la locucign DEBINICION DEL PRINCIFIO DE PROCEDENCIA. Ib
Para lo:
tido desde
rchivistas gern
unos el principio de procedencia adquiere +
su oposicién, mas exactamente su contraposicién, al Betreff
grundsatz, 0 principio del objeto, mas tarde ds
nominado como el principio
de pertenencia. Tradicionalmente asociado a la clasificacion por materia
en realidad, un principio basado en el objeto al que se reficren los documen-
tos y no en el argumento tatado en los mismos; entendiendo por tal objeto su
Pertenencia a un lugar 0 aun territorio espeesfico
Para Brenneke, uno de los tedricos mas sobresalientes de la A
el Principio de Procedencia se caracteriza por el rechazo a cualquier clasi-
ficaciGn que, en alguna medida, esté mediatizada por la materia contenid
los documentos de archivo. Por lo mismo concibe como crilerio valido de
clasificacién aquel que se deriva del origen de Jos documentos’. A él se refie-
re el propio Brenneke en los
ren
siguientes términos: «Criterio programmatico
per V'ordinamento interno dell'archivio (...) el principio della provenienza &
pit che un semplice autosufficiente principio di ordinamento di interesse
puramente antiquariale, e che con esso nasce invece una nuova concezione
scientifica; la estruttura dell'Archivio di Stato 0 di quello civico diventa ora
Uexpressione della costituzione e della storia dello Stato o della comunita
cittadina, con tutte le loro istituzioni» . En consecuencia nos obliga también
a precisar el significado del principio del Registro alemin ".
Reflexionando acerca de la clasificacién de archivos y p
artiendo de la
literatura archivfstica, Herman Hardenber;
'g recoge el de procedencia como
aguel principio fundamental sein el cual Jos archivos de un mismo origen
no deben ser mezclacos con aquellos de otro origen diferente '2,
INEKE, Adolf: Archivistica. Conribuio alla tearia ed alla stovi
fedattada ed integrato dt Wolfgang Leesch sila hase degli appunti prest alle lease
scritti lasciati dal medesimo, Traduzione italiana di Renato Perel
Giutha, 1968, p, 50.
nel Glosario anejo a esta obra este
ali atti secondo Moxseto (Sachliche Pertinen:
ferritorio) cui
Archivistica europea. Tesi
tenwie all" Autore ed aglt
pi dell’edtore ditt, Antey
per
Drineipio queda detinido como: “I prine
a= perinenza peer materia; Territoy
: criscono, senza dividerli secondo gli uffiel ehe Hi ha
int, provenienzprinzip, cits p. SBR
"® Idem, p. 115. A pesar de que et
mena su lectura, en algunos casos he pre
Jengua que se exponen, no
idioma,
inano.
le Pertinenz=pertinenza per
fi (2) Si oppane a Prove:
Sistema clegido es el de Ins referencias indiretas por coasderar mis
veferido mantener sin traucir algunas ileax por considerate en lp
Siempre In criginal, tienen un contenido quediffcilmente se pede express en ory
Traducimos cl \érming atemin Registrutur por Rey i
om Min Registitur por Registro que en castellana contiene tas
signitieacione Fichnn del reqisirdor, departanento en las diversas depenlen
tn registra Ia dcunnen
patioln, Diccionario da ta lengua expaiola, Mauri
1163. in el captilo 8 tendremos exasin de anatignla cc
"HARDENBERG, Herman: wAlpunae ratte
16,1967, pp. Meld, Mis le
Gestin de Documentos: el Peamtnatin RAM
tas Naciones Unidas parla Flaca, Into
guientes,
icins de ta
iin telerente a dlicha depenclencia, Reat
Espasa Calpe, 1984, Tomo I, pp. 1162+
mente,
anes sole 10s pri
Dublicada en: la Adin
Mrgrania General le lato
ia y la Cultura, Paris,
ipios para el ordenamignte de arehi-
istrariin Moxlerna de Ave
scion y UNISIST. Org:
diciembre tle 1985, pp. 113-118, BY LA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIMIO DE PROCEDENCIA
En Estados Unidos las Iine
Por Teodore K. Schellenberg,
el principle of ori
s de pensamiento son dos, ta representada
due distingue entre el principle of provenance y
riginal order" y la representada por Frank 1B. Evans, quien
adopla los 1érminos: principle of pro lado, y por otro, princi-
ple of sanctity of the original order
El principio segtin cl cual cada documento de!
fondo de archivos del © procede
¢s como define fa procedenci
Léxico de Terminolugia Archi
nology",
El Consejo Intern,
yenance, por un I
be ser colocado en el
¥, en este fondo, en su lugar de origen,
a el Comité Internacional de Archivos en su
ivistica: Elsevier's Lexicon of Archive Termi-
‘acional de Archivos, en su Dictionary of Archival Ter-
ininology Was definir la procedencia como institucién, administracién, est
blecimiento, organismo o persona privada que ha creado, acumulado y con-
servado documentos de archivo, en el curso y desarrollo de sus asuntos antes
de su transferencia a un centro de prearchivo 0 a un servicio de archivos'*, 1o
define como principio fundame!
procedencia no deben ser meze
la cireunstancia de que a vece:
orden primitivo.
lados con aqucllos de otra diferente '7. Sefiala
's cn El se incluye cl denominado respeto al
Asi, pues, en la propia definicién ya nos habla de la existen-
cia de un segundo principio que, a veces, no siempre, se recoge en el primero.
Desde éste de procedencia nos remite al denominado Principio de la Estruc-
tura Archivistica, por el cual un fondo de archivos debe conservar o recibir
una clasificacién que corresponda a las estructuras administrativas internas
del organismo que lo ha creado "*,
En Espaiia son de destacar las consideraciones de Antonia Heredia, que
lo denomina como respeto al origen y al «orden natural», sciialando que sus
notas esenciales afectan al mantenimicnto de Ja unidad ¢ independencia del
fondo, de su integridad y el caracter seriado de sus documentos "?,
© SCHELLENBER, T.R.: The management of archives. New York, Columbia University Press,
1965. p. 90. z
Glossasry for Archivists, Manuscripts Curators and Records
and Edwin A. Thompson, compilers; Wil
‘tal segtin cl cual los archivos de una misma - DEFINICION DEL PRINCIPIO DE ROCEDENCIA I
Olga Gallego y Pedro Lopez Gomez, en su Introducetén ala Archivisti-
ca, nos hablan de dos normas que deben respetarse al establecer lo que ellos
denominan reorganizacién; El respeto al origen de los fondos, que identifi-
can con el Principio de Procedencia; segdn el cual los fondos del archivo
deben conseryarse en su organizacién original sin suftir f
eliminaciones no
gmentaciones ni
wlorizadas, ni adicién de elementos extraiios a fin de con-
servar su valor de prucba c informacidn; sin que puedan, por tanto, mezclarse
los archivos de una procedene
con otros de otras diferentes? ¥ cl respeto a
!a estructura archivistica, para el que manticnen la definicién dada por el
Consejo Internacional de Archive
que ya hemos sefialado™
Por su parte, José Ram6n Cruz Mundet, en su Manual de organizaci
de archivos municipales de Euskadi, lo considera siguiendo al archi
francés Michel Duchein, como el pri
n
ista
er principio basico y preceptivo enca-
minado a respetar y representar la naturaleza y caracterfsticas de la entidad
que lo ha creado®. El segundo principio que persigue idéntico fin es para este
autor el respeto al orden original de los documentos que indica el necesario
Fespeto al orden en que originalmente aquéllos se produjeron™4
nel vocabulario anejo al manual dedicado al tratamiento de archivos
administrativos, M. Luisa Conde Villaverde lo define como principio funda-
mental en la teoria archivistica, que establece que los documentos produci-
dos por una institucién u organismo no deben mezclarse con los de otros 25.
De él hace derivar el Respeto a la Estructura y el Respeto al orden original.
Por el primero, la clasificacién interna de un fondo debe responder a la orga-
nizacion y competencias de la unidad productora**; por el segundo no se
debe alterar la organi
que ésta sea”.
n dada al fondo por aquella unidad, cualquiera
2 CRUZ MUNDET, J.R Archivos Municipales de Euskadi, Manual de organizacin, Vitoria: Sst
2, p. 77. IDEM: Manual de rch
rid: Virsimide, 1994, ». 231
™ Ihides
® CONDE VILLAVERDE, M. Luisa
. Manual de tratamiento de archivos adminisbrativos. Mutid;
ineccién de Archivos lstatsles, 1992, p.75
% tdem, 9.76
2 thiden
23 HB _LA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCUIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
1.2) DOBLE VALOR DEL PRINCIPLO. DE PROCEDENCIA
La mayor parte de los autores parecen coincidir en e
- valor al denominado Principio de Procedenci
cer su doble contenido; queda por detert
aun Gnico principio o si, por el contra
implicitos en el genérico de procedenci
Pero con un contenido formalmente difer
1. El respeto al origen de los fondos.
EL respeto a la estructura de aquellos fondos y al orden de los
documentos en el interior de los mismos,
oneeder un doble
por lo que podemos estable-
ambos valores corresponden
0, Feprescntan principios diferentes
4 como intimamente relacionados,
‘ente:
nar si
El primero bisicamente Consiste en
Yo de una misma procedencia no deben
cedencia difcrente, Dicho de ott:
que los archivos 0 fondos de archi-
Jamas mezclarse con los de otra pro-
‘@ manera, consiste en mantener agrupados,
sin mezclarlos con otros, lus documentos, de cualquier naturaleza, proceden.-
ies de una ad ninistracién, de un establecimiiento, 6 de una persona natural
sete dcterminadas, Es 1a forma en que, como ya he sen lado, To define el
ichel Duchein, ¢
Conjunto de documentos que deben ser
El segundo genéricamente establece
archivo o fondo de archivo deben
Propia institucién les dio en su
interna de cada Institucién. Le
«ue produce cada una de las di
necer separada,
due los documentos dentro de cada
mantener la clasificacién y el orden que la
origen, esto es, deben reflejar ta organizacion
Fett cauivale a decir que la documentacién
ferentes unidades administrativas debe perma- CAPITULO 2
EVOLUCION IUSTORICA
2.1 GIENESIS DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
ipio de Proced =neia no es |
en un Gnico lugar. Mostra BL LA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROC!
DENCIA
En el estudio de su gen
por un Jado, las prime-
ken priietica; por otro, sus primeras apl
formulacion leori
ras iy
ifestaciones de su pu icio-
nes previas a la «posterior, y, por Ultimo, la propia formu-
acidh que se va desarrollando con cl tiempo y extendiendo en un ambito
geugrifico cada vez, mayor
La pugna por adjudicar Ia paternidad del principio que nos ocupa
queda patente en la literatura archivistica contempordnea ?, Aqui, insisto,
ho entraré a determinar cual es su origen exacto, sino mas bien a valorar,
siempre desde el punto de vista tedrico, sus entinciados y Ja serie de con.
ceptos que 'o definen, Para cllo resulta conveniente, sin duda, referir sus f
origenes y posterior biograffa, pero en absoluto deseender a niveles de pro-
fundidad que ocasionarfan un retraso cn el punto central de este trabajo.
La obra de Ernst Spiess como origen Lerico del Principio de Proceden-
cia, segtin Adolf Brenneke
Adolf Brenneke sitia el origen tedrico de este principio en la obra del archi-
Vista de Plassenburg Fhillipp Ernst Spiess, Vore Archiven, publicada en 1777 3,
A partir de su publicacién reconoce que el mejor plano es aquel que el propio
documento sugicre +,
Representa la aplicacion consciente de un Puncipio primeramente sélo
aplicado de forma inconsciente. El denominado principio inductivo, que consis-
teen la clasificacién del registro por materias, que en opiniGn del propio Bren-
R Ciencia y ta
cl Privy State Archives de Berlin; se intenin asimismo esclarcesr Inns eae
principio en estos archivos. Al respecto scha
Regulaciones de 1881 como las “Regulaciones syb
Sirkivs series i. 6: 184-203 (apr. 1939), Sela Posner al respects 1h oh
Decco de Jos Archivos Estatsles prusianos quien tn sancionarofiehneeee
Teste Wyessum cuando habla de la adopeign del principionde peosedoneny personal y méri
Pata hen spt Es et htkontbgicl, Conese nent ena ana Ym
21310, Actas, p. 137 (Brusclas, 1912). Me parece itnporta Meinecke
Como autor a quien se debe parte de la informacion nates recog
‘en un capitulo del primer volumen de ‘sus memori it
pn, 137-148.
ipp Ernest: Von Archiven, Malle, 1777,
en su bibliog Gna, pp. 482-380. Diblogratn cp en
‘eon los aspectas te6ricos de la EVOLUCION INSTORICA Sf
neke facilita la actividad administrativa, Pai
a saber e6mo han sido clasificados
es preciso, segin las circunstancias, escuchar Ia voz de los fondos; para saber
como deben ser clasificados y que tipo de ordenaciGn han respetado. Al fin y al
cabo cada fondo determina su contenido segtin varias lineas de divisiGn; en con-
secuencia es preciso descubrit la mejor posible. Por tanto, sélo tras el examen de
Jos fondos se puede estable
un sistema de clasificacin:
Parece, pues, razonable asociar el origen del planteamiento teGrico de
este principio unido a la preocupaci6n por conceder un orden a Ja documenta-
cién contenida en cl archivo. Este orden, ya he indicado, supone Ja condicién
que al fin concede Ia verdadera exencia al propio archivo.
Esta preocupacién ha sido objeto de interés para los archivistas de
varios paises y Jas Iineas de un desarrollo que culmina con Ia aparicién de
este principio, segxin manifiestan las muy diferentes formulaciones habidas a
Jo largo de! tiempo* que pasamos ahora a analizar
2.2. DESARROLLO TEORICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Objeto de variadas formulaciones, cada una de las cuales aporta dife-
rencias conceptuales, el Principio de Procedencia a lo largo del tiempo ha
visto incrementado su valor y mulliplicados sus campos de aplicacién. Pode-
mos afirmar, de entrada, que se trata de un principio cuyo contenido tedtico
no ha dejado de ctecer; esta circunstancia justifica sobradamente su revisién
desde Ia disciplina que Jo enmarca, la Archivistica,
El juicio de la Academia de Berlin en 1819
La primera aproximacién a su cnunciado teérico se sittia en Ja fecha 6 de
abril de 1819, fecha en que el aula Hist6rico-Filolégica de la Academia de Ia
Ciencia de Berlin emite lo que todavia no (iene cavicter de principio tedrico,
ind bien se trata de un juicio ®, referente a lo que mas tarde sera conocido
como la nueva teorfa sobre Ja organizacién y el orden interno de los archivos *.
Entenderemos tainbign por teurfa lu ta serie de disposicfones de orden legal que reglamentan fos
_mecanisinos a través de los cuales se articula e] funcionamienia de los archivos.
A pesar de si escase volar cientficn, ya que se trait as len jncin, lo recon aga par ineorporar wn
concep de suns inportseis: In nevesidd de separseiGn del material archivistica, o dicho de otra manera, fa nece-
Sica de no merciae este material, Hecho que, como verems,quedsr§ materialize en un principio que conereta wn
lo dinectamente del principio que extudia irik tel fondo.
|: Div Newardning de prensischen Archivweesens durch den Stantskancter
. 1904 (Mill, der K. preuby, Archivverw., 7). pp. 10 ss. Recogido por A. REN:
NBKE, de quien citamos, Archivistica op, eit. p. 86.
2 LA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCHIVISTICA: EL PR
IPI DE PROCEDENCIA
Desde la Academia se desaconseja al gobierno prusiano fr
diversos archivos. Brenneke recoge este juicio en los siguientes
mentar los
rminos: «Se
gli archivi delle diverse regioni, enti ecclesiastici e conventi rimanessero tutta-
via distinti, anche depo la love raccolia in un cittéso in un locales ®. A pesar de
que el Principio de Procedencia no esti claramente expresado, de hecho ef
registro de las diversas oficinas no es considerada como una unidad auténo-
ma’, Brenneke considera cémo Ia tendencia historicista que se desprende de
esta opinidn esta preparando ya el terreno para la aparicién de este principio
que, afos nvds tarde, Max Lehnian introduce en el Archivo Secreto de Berlin.
El principio francés de fondo a partir de la reforma de los archivos
departamentales de Paris en 1841
Bautier hace coincidir, en Francia, el precedente ms remoto de este prin-
ipio con el afio 1328, fecha en que el rey de Francia, habiendo renunciado al
reino de Navarra, unido al suyo bajo reinados precedentes, considera conve-
niente separar la documentacién propia de cada reino !. Sin embargo, tendran
que transcurrir todavia unos cuantos siglos desde esta primera aproximacién
para que cl planteamicnto de este principio se enuncie oficialmente.
A pesar de que fue Guizot quien en 1839 Jo reclama primeramente "!, ¢s
en las Instrucciones del Ministerio del Interior francés de 24 de abril de 1841,
inspiradas por Natalys de Wally y firmadas por Duchatel, donde ge sanciona.
Su enunciado se encuentra directamente relacionado con la necesidad de fijar
tun método de clasificacién uniforme. Asi lo recoge un epigrafe de la citada ing.
ttucci6n que, con el titulo Utilité d'un mode de classement uniforme, sciiala:
ella été reconnu qu’on pouvait, tout en t
que présentent certains dépéns, fixer une méthock
Actes de la Sixidme conférence
‘de France, 1963. p. 13, de quien
Nagel LEP tS ST
mk wfeme EVOLUCION HISTORICA I
prompts, et méme on porrait, si le besoin sen faisait senir, entrepren
dre, sur des matidves déterminées, des recherches générales dans tous
es départements.»
Y se formula en los siguientes términos:
«Pour fixer & Vavance les idées, il convient de fornuler dés a pré
nt le principe et les éléments de la méthode a suivee dans le classenrent
et de definir les résultats auxquels on doit tendre. Cette méthode repose
sur les domees suivantes
1. Rassembler les différents documents par fonds, 'est-a-dire
former collection de tous les titres qui proviennent d'nn corps, d'un éta
blissement, d'une famille ou d'un individu, et disposer d'apres in certain
ordre les différents fonds;
2. Classer dans chaque fonds les documents suivant les matiéres,
en assignant & chacune wn rang particulier:
3. Coordonner tes matiéres, selon les cas, d’aprées ordre chro-
nolagique, topographique simplement alphabétiquen ”.
En estos tres puntos queda cnunciado el principio cominmente acepta-
do como el principio francés de fondo, cuyo contenido teérico puede quedar
resumido fundamentalmente en dos puntos centrales:
1, La definicién de fondo como conjunto de documentos de u
misma procedencia: cuerpo, institucién, familia o individuo.
2. La precisién del orden interno de! propio fondo.
Formulado el principio que debe regir toda clasi
pués a determinar el método de su aplicacién prictica:
acién, se pasa des-
«Le premier travail de l'archiviste devra étre de procéder & une recon~
naissance sommaire et & une reconnaisance numérotage provisoire de
tous les articles “, c'est-a-dire des registres, cartons, portefeuilles et
Tiasses qui composent le dépat, Avant tout, il vérifiera avec soin, pour
chaque articl, le fonds auguel il appartenait, la matidre qui s'y trouve
traitée et la date comprendre qu'il renferme. A l'égard des fonds, it
importe de bien comprendre que se mode de classement consiste a réunir
tous les titres qui étaient la propriété d’un méme établissement, d'un
Te preferido transcribir en el idioma original para evitar errores dle interpretacién y sobre todo poe
profundizaren la linea dé rigor que preside este trabajo, Ib4der.
© Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departamemales et communales
Paris, te 24 avril 1841. op cit. p. 16. .
Consejo Internacional de Archivos Io define como: «Unité de base, pour la cotation, te range~
iment et Iinventaire des documents d'archives; l'article est généralement un carton, une Tinsse, wn volun ou
tun rouleay.» Dictionary of archival terminology. twierntional Council on Archives, Article, a. 241, p. 88.
29 BELA CONSTRUCCION 1
RICA EN ARCH
CA: LL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
méme corps ou d'une famille, et que les actes qui y ont seulement rapport
ne doivent pas étre confondus avec le fonds de cet établissement, de ce
corps, de cette famille, Ainsi, Vexpédition d'une arrét de parlement déli-
vrée dun particulier ne sera pas classée dans le fonds du parlement,
mais dans celui de la personne qui avait fait lever cette expédition une
requéte original adressde mais dans celui de la personne qui avait fait
lever cette expédition; une requéte originale adressée au parlement par
une commune ou une famille ne sera pas classée dans les papiers de cette *
commune ou de cette famille, mais dans ceux du parlement auquel la
requéte était adressée, Conséyucounent encore un projet de lettre ne peut
faire partie du méme fonds que ta lettre elle-méme; car un projet de let-
tre appartient a celui qui l'écrit, la lettre, au contraire, est la propridté
de la personne d qui elle a &12 adressée. A la suite de ces verifications,
des nunéros seront dounés aux articles; si un carton ou une liasse ren-
Ferme des dosiers ou méme des piéces différam, soit par le fonds, soit par
la matiér, Varchiviste en formera autant d’articles avec un numéro parti-
culier qu'il aura de fonds ou de matiers différentes.» "3,
Nuevamente se subraya el concepto de fondo, que es ahora considerado
¥ definido por su diferencia con respecto a otros fondos, raz6n por la cual
necesariamente ha de respetaise Ta procedencia de cada uno de ellos yven
consecuencia, no mezclarse Ja documentacion de fondos diferentes.
No son estas Instrucciones las tinicas que sancionan, en Francia, la pro-
cedencia como el principio sobre el que debe basarse toda clasificacién. Un
afio mds tarde una nueva circular dicta las Instrucciones que han de regi
conservaci6n y el orden de los archivos comunales franceses '©. Afios
tarde una nueva circular, con fecha 25 de agosto de 1857, determina:
ir la
mas
«Tout classement exécuté par l'administration méme, qui a pro-
duit les actes collectionnés, a d’ordinaire été combiné suivant les cond).
tions et d'apres les besoins de cette administration. Une telle classifica-
tion en conserve donc la physonomie exacte et assigne & chaque
document le degré d'importance qu'il devait avoir (...) tout classement
des archives historiques des communes, correspondant dun ancien’
inventaire, doit ére maintenu»
esta instruccién es el orden interno dentro de cada
esta insruceion no dentro de cada EVOLUCION HISTORICA Ill
Estas instrucciones, a vez, seran comy a ‘i
4 sut vez, serdin completadas por la Circular de
| de noviembre de 1879 ™ pero, en definitiva, ¢ FRCS
Sen las Instrucciones de 1841
donde queda enunciado primeramente
EI principio del Registro en ef Archivo Secreto de Estado de Berlin en 1881
Si
niendo a E. Posn
sostenemos que fue Max Lehmann ' quien
introdujo en Berlin el Principio de Procedencia y 10 hizo como autor del
Reglamento de 1881 *°, donde el principio de registro o de procedenc
ambos principios fueron reconocidos como idénticas, segt
af gn recoge Bronne
ke 71, fueron prescritos para los trabajos de clasifi
acién
La aparicién de este reglamento no estuvo exenta de problemas, que
evidencian, sin duda, la necesidad de un cambio en los métodos de cl
cacién.
jasifi-
Posner se refiere a este hecho asegurando que cuando Paul Bailleu dis-
cutié la aplicacién del Principio de Procedencia a los fondos de Berlin antes
de la reunidn de archivistas alemanes en 1902, describié ampliamente los
resultados no satisfactorios de lo que él Hamé la falta de un «sistema minu-
cioso de ordenamiento». Asegura también que Bailleu traté particularmente
las dificultades encontradas en el trabajo de referencia *. «Para encontrar
los documentos habia primero que buscar en las listas de acceso de la agen-
™ DESJARDINS, G.: Le Service des Archives departamentates, pp. 71 y 91; RICHOU, Gis «Traité
que et pratique des Archives publiques», p. 228. Mis tarde en Manuel d'archivistique, op. cit, p. 213.
© POSNER, E.: «Max Lehmann y el “origen del principio de procedencia''». Archives and the Public
Interest: Selected Essays by Ernst Posner, ed, K. Munden, Washington, D.C., 1967.. pp. 36-44, Vuelto a
publicar por La Administracion Moderna de Archivos y la Gestién de Documentos: El prontuario RAMP.
‘rograma General de Informacién y UNISIT. UNESCO, diciembre, 1985, pp. 97-103. Articulo que
Juz acerea de! origen de! principio que estamos estudiando en un simbito geografice muy concre-
to el Privy State Archivis en Rerlin,
Nos oftece avlemis rasyos de fa personalidad de uno de los pers
influida en el desarrollo de la Archivists
‘enconir6 dlificultades en los Archivos Pri
sjes que sin duda mas notablemen-
45] tenemos ra76n al suponer que el nombramiento de
los del Estado, su personaticad las superd, Fue el mas
peleador de los archivistas ¢ historiadores alemanes, dispnesto a entrar en controversias literavins, de evar
Tas hasta el final asf no fueran agradables y adn de gozarlas. La tradicidn oral en los Archivos Privados det
Estado fo caracterizaron como un ser dominanle, muy exeitable y que toleraba muy poco a sus colegas (..)
jn una vida tan Hlena de hazaas y conflietos, a intervenci¢in de Lehmann en el descubrimiienta ¢ implantix
ccidn del principio de procedencis Ie un episoulio sin importancia, Pero (..) nosotros como archivistas debe
mos estar orgullosos de que un hombre de su ealibre fuera uno de nosotros; debeinos reconlar con respeto ¥
fgratitud la deuda que nuesira profesién tiene con él.» Cf. pp, 102-103, + ,
% Repulatiy fir die Oninunpsarbeiten in Geheincn Strartsatchiy vown 1. Juli BRI. Mittethonggen der
K. Preussischen Archivoeswattung, 0. 10 (1908), Leipzig: Vertag von S. Hirzel, 1908, yp. 16-20.
Por disposicidn del 12 de octubre de 1896, este reglamento fe comunicado, para su ejecucién, a tos
archivos dle estado, Muchas srcivos de estado recihicron en afios sucesivos opartunas y detalladss instruccio-
nes particulares, segvin hemos podlcy eer en el propio replame
2 DRENNEKEE: Archivistiew, op. ci
# POSNER. E.: op. cit. p. 100.
31 IEW
MLA CONSTRUCCION ‘TEORICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCHIO DE PROCEDENCIA
cia, en ellas, determinar la designacion del archivo 0
con la ayuda de estas palabra
guta encontrar la di
documentos en the Privy State Archive.
mieuto hizo necesario un cambio por
pensaban que el ordenamic
clasificacion del
do enla materia
palabra guta (gutas) y
lesignacion dada a los
8. La incomodidad de este procedi-
parte de los archivistas jdvenes, Ellos
nto basado en la procedencia de la agencia y le
archive debta reemplazar el ordenamiento imposible basa-_ |
asunto, Desde entonces, bajo el excelente sistema de preser-
vacton de archivos desarrollado en las oficinas de archivo alemanas, los
documentos se ordenaron bajo stubolos de clasificacién 3} una vez que llega-
bana ta agencia de archivos, era cuestion de mantenerles on este orden o de
reformarlo si se volvia obsoleton ®,
Tms deseribir, en sl pardgrafo 1, ef cardoter y of némero de los docu-
Mentos que inlegran el Archivo Secreto de Estado, cn el pardgrafo 2 se con-
tiene la regla escncial: «Die Aufstellung des Geheimen Staatsarchivs erfolgt
Meclider Provenicns siner Bestiinden™. La organizaciGnio sistematacion de
este-archivo se rige por la procedencia de sus fondos, Los Pardgrafos 3 y 4°
detallan 1a forma de levar a término tal organizaci6n, Este reglamento pres-
ctibfa: respeto para cada orden original y para cada designacién original 5,
Este nuevo principio adquiere, a partir de ahora, una importancia direc
Gmente proporcional a la necesidad de organizacién de los archives, que ira
creciendo progresivamente y finalmente volverd a ser enunciado en los Pai-
Ses Bajos, donde se introduce de forma oficial a partir de la Ordenanza del
Ministerio del Interior de 10 de julio de 1897,
La formula
in del Principio de Procedencia en Ja obra de los teéricos
holandeses Muller, Feith y Fruin en 1898
Un aio después de 1a Ordenanza del Ministerio del
10 de julio de 1897, los te6ricos holandeses Muller,
nuevo este principio. Lo hacen en su obra:
Interior holandés de
Feith y Fruin enuneian de
Handleiding voor het Ordenen en CAPITULO 7
EL RESPETO A LA PROCEDENCIA.
DE LOS FONDOS
En capitulos anteriores conclus que el primer nivel de aplicacién del
Principio de Procedencia se enuncia como el respeto a la procedencia de los
fondos y se define archivisticamente como Ia necesaria obligatoriedad de no
mezclar en un mismo archivo, la documentacién procedente de diferentes
fondos. Mis claramente, Ia obligatoriedad de que Ia documentacidn de un
fondo bajo ningun concepto se vea mezclada con Ia de otro.
Para determinar el contenido tedtico de este primer nivel de aplicacién
de Ia procedencia a los archivos, tendremos que delimitar que entendemos
por Procedencia Archivistica ast como que es exactamente un Fondo de
archivo, conceptos que, si bien, a menudo se reducen a uno s6lo, en acasio-,
nes dan lugar a conceptos diferentes. As{ mismo incluido en el contexto tedri-
co de la clasificacién archivistica, un tercer elemento conceptual se deriva de
su aplicaci6n: el cuadro de clasificacién.
129
La conerecci NCA, = LA CONSTRUCCION TRORICA BN ARCHIVIST
AS BL PRINCINIO DE PROCEDENCIA, |
Para este aniilisis es necesario retrotnter aqui et coneepto de Instituetdn
que analizamos atris, ya que ésta es, en realidad, ef orion de senidos concep:
tos y, en consecuencia, nos proporcionari la pauta para estubleeer, a modo de
giemplo, cuando Procedencia y Fondo son una tiniea realidad y cuando
contrario derivan cu realidades diferentes.
porel
Por tanto, fondo de archive, procedencia archivistica y enadro de clast
Jicacién suponen la triada de conceptos detivads del primer nivel de aptica-
cidn del Principio de Procedencia, que se concreta, desde ef punto de vista
tedrico, en el principio de respeto a la procedencia de los fondos
7.1 FONDO DE ARCHIVO
El término fondo, representa launidad mayor indisohuble del total de
Partes que constituyen un archivo a partir del cual el propio archivo queda
estructurado *. Su delimitacién conceptual? nos obliga a determinar fas dife=
Fentes coordenadas que acaban por conligurar qué es
wit fondo, Y a enuneiar
las de forma que siempre que hablemos de fondo sepamos exactamente de
que estamos hablando, de manera que Ja estructura del archivo sea universal,
El problema de la conceptualizacisn del fondo* puede plantearse desde
tuna doble disyuntiva: cexisten diferentes denominaciones para tin mismo sige
nificado?, o bien, existen las diferentes denominaciones porque implican
significacioues diferentes? En este punto son interesantes Jas conclusiones:
que Antal Szedé aportaba tas el anilisis de las diferentes respuestis al cues-
tionario que, como ya he sefialado, sitvid de base para su informe sobredos
métodos de clasificacién de archivos *,
A partir del anilisis de aquellas respuestas Szedd sefalé una uniformi-
dad en la definicién del fondo como el conjunto orgdnico de. documentos que
proceden de una institucién, administacién, empresa, offcina persona o fami.
* Convicne adlelantar aq conve et Fondo representa Ia anid
Bn EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS
lias Sin embargo, en Ia literatura archivistica esta uniformidad sdlo se con-
templa parcialmente, de manera que la variedad de puntos de vista y pespec-
q
tivas nos obliga a una revisién para mos! como sefialar
Ia necesidad de su definicién
El término fond d'archives que fue inventado por los franceses, s6lo en
Espafa recibe igual denominacién, su equivalente castellano de fondo, se
corresponde con un mismo significado, No ocurre lo mismo en Ilalia donde
este término, que adquiere Ia forma linguisti¢a de archivio, no tiene un signi-
ficado igual sino que, como veremos, es sélo parecido. El término record
groups, recoge cl significado de fondo en los Estados Unidos, y mas reciente-
mente los canadienses lo denominan como Archival fonds ®, en otra versién
ar su complejidad
archiv groups para los ingleses
El Consejo Internacional de Archivos en su Diccionario de Terminolo-
gia Archivistica nos define el fondo como conjunto de documentos con un
mismo origen, agrupados en virtud del principio de respeto de los fondos’.
Mientras el Comité Internacional de Archivos en su Léxico de Termino-
logia archivistica lo considera como conjunto de documentos cuyo acopio se
efectué en el cjercicio de las actividades de una persona fisica 0 moral,
La Asociacién de Archivistas Francesa en su Manual de Archivistica
se refiere al fondo de archivos como el conjunto de piezas de cualquier natu-
raleza que todo cuerpo administrativo, toda persona fisica 0 moral automati-
ca y orgdnicamente ha reunido en razén misma de sus funciones o de su acti-
vidad °. ae
__ Jean Favier parte para su concepcién de la diferencia sustancial que
existe entre un archivo y una biblioteca, Para él este concepto se opone a la
coleccién cuya cJasificacién depende mucho de la comodidad de sus usuarios
© de necesidades casi siempre materiales, mientras que el fondo se organiza
iempre en raz6n de su origen™. i eee
~ Los italianos por su parte, hacen coincidir el término espafiol de fondo
con el suyo de archivio, que, sin embargo, no parece tener un significado tan
claro. Paola Carucci apunta que tanto puede servirnos para indicar la concen-
> SZEDO, Antal, op. cit. p. 62.
* En Ia Annual Conference of the Association of Canadian Archivist, celebrada en Montreal el 12 de
sepliembre de 1992, Terry Cook presenta un trabajo centrado en los aspectos tesricos de este concepto. COOK,
Terry, «The Concept of the Archival Fonds in the Post-Custodial Era: Theory, Problems and Solutions», en
Archivaria,n. 35, spring 1993, pp. 24-37.
2 Dictionary of Archival Terminology, op. cts. n. 33, p. 20-21.
* Lexicon of Archive Terminology, op. cits p. 33.
* Manuel d'archivistique, op. cit, pp. 22-2:
1» FAVIER, Jean, vl.cs archives» («Que sais-je»), Le point des connaissances actuelles n. 805, Paris,
Presses Universitaires de France, 1959, p,
131 HELA CONSTRUCCION THORICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIIO DE PROCEDENCIA,
aci6n de archivos de diversa procedencia 0 cualquicr complejo, documental
con un caricter de unitaricdad".
Entre los cinco significados que este témino tiene para Lodolini, el
-cuarto ts el que sc refiere al concepto de fondo que €1 define como cl material
que procede de cada una de las oficinas 0 funciones y que se conserva en una
institucién archivistica”, Aclara que tiene un significado bastante pareeido
aunque no igual al fonds francés, al records group, de los Estados Unidos, al
Archivkérper tedesco "3.
En Espaiia, el archivero José de Giiemes y Villame cn 1876, definid ef
fondo propio de un archive como caudal 0 conjunto de los papeles y docu-
mentos cuyo caracier es primitivo por tracr origen directo y propio de las
autoridades que lo produjeron "4,
__ Siguicndo a este autor y a partir de Ja exposici6n anterior, en su version
miis simple podemos considerar que un fondo es la suma total de Ja documenta:
cién que una entidad produce cn el ejercicio de sus funciones. La concepeién
de fondo depende directamente de la conereccidn de la institucién-entidad
encargada del cumplimiento de un fin especifico fruto del cual sera la docu-
mentacidn que al fin, bajo la obligatoriedad de su conservacién, pase al archivo.
Asi pues, serdn dos los elementos necesarios para que podamos hablar
de fondo y a partir de su delimitacién, estableccremos las coordenadas que lo
definirdn finalmente:
1. La concreceién de la entidad, institucién, organismo, ente, produc-
tor. Los limites que impongamo: titucién apio para producir un
«fondo», scrin consecuencia de la delimitacién del nivel administrativo que
Ie corresponde cn Ja escala jerarquica de la administracién 'S, a Ja entidad
capaz de generarlo.
2. La funcion o funciones que finalmente resulten, asi mis
sentaran un criterio mis a tener en cuet | RESPETO A LA PROCEDENCIA DEILOS FONDOS Bi
Fue la entidad productora de documentos la que con el nombre de insti-
{ucion determinamos como e] primer elemento imprescindible para poder
enunciac el principio que estudiamos. Tras delimitar su especifica originali-
dad, da significacién en e] orden social en el que surge, determinaba-
Mos que, al fin, todo cl conjunto de documentos generados por aquélla en el
ejercicio de sus funciones constitufan el archivo,
Para el ejercicio de
funciones toda institucin se ve, a menudo, obli-
gadaa desgajarse en complejas unidades administrativas cuyo nexo de unin
es su dependencia de una unidad que representa Ja funcién principal, Cada
una de las entidades 0 unidades menores son las encargadas de ka realizacion
de funciones secundarias encaminadas a la realizacién de ta funcin principal
que define a la unidad mayor de quién efectivamente dependen. De esta mane-
ra, una serie de circunstancias y requisitos han de concurrir para que al final
un organismo 0 entidad menor sea capaz de producir un fondo de archivos.
Estas circunstancias han sido detenidamente esiudiadas por el archivi
ta francés Michel Duchein '$,
Dadas estas circunstan
as, la institucién adquiere su correspondencia o
paralelismo con el fondo cuando realizada su funci6n, el resultado de la misma,
esto es cl total de sus documentos, pasan a engrosar el archivo. Dicho asf todo
parece indicar que la complejidad en su definitiva delimitac On deja de existir
cuando coneretamos cuales sean sus funcion 1)
se cierra si analizamos, siquiera sea someramente, aque! producto, esto es, los
documentos. Sefialabamos, por fin, que la funcién y la sancién legal de tal fun-
cin constitufa, en definitiva, su propia esencia y su definitiva entidad,
La complejidad se presenta cuando a una tinica institueién eorresponden
en cambio variadas funciones, complejidad que, sin embargo desaparece al
delimitar claramente sus funciones, No obstante, cuando funcién e institueién
Se conjugan en varias unidades, superponiéndose unas a otras, Ja cuestion se
complica. Con la apariciGn del aparato burocratico que constituye toda admi-
nistraci6n, sea piiblica o privada, las unidades administrativas se conjugan y
desarroltan a partir de un complejo armazén en el que a menudo no resulta ser
cillo delimitar los niveles funcionales y/o competenciales de cada una de ellas.
En consecuencia, los rasgos que habfamos descrito como definidores de
Ja instiwei6n capaz de crear un fondo de archivos se desdibujan convirtiendo
en dificil la determinacién de la unidad que constituye el fondo. Es entonces
cuando se convierte en necesaria una jerarquizacién de niveles, que ayude a
Gelimitar cada una de Jas instituciones, o partes de una tinica Institucin,
encargadas de realizar cada una de Jas funciones.
s, concrecidn cuya investigacion
85 y 86 de esta obra, LA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCHIVISTICA:
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
A menudo, la Iegislacién general o Ja reglamentacién especffica acaban
por ubicar cada pieza en su sitio, c Institucién y funcidn vienen a ser piczas
cuyo vinculo resulta claro tan pronto como analicemos una o Ja otra, Otras
veces cn cambio, por laescasa claridad,cn que estas se decretan, a una nica
Institucion corresponde mis de una funcidn, ya menudo una misina Funcion
cs competencia de mas de una institucién,
He aqu( cl verdadero problema que reside, por tanto, cn determinar si la
aci6n institucién-funcién puede siempre determinar el fondo. De esta
forma tendriamos el siguicnte enunciado:
InstituciGn + funcion = fondo.,
Cabe pues plantcarse silos enuncia
lado que el cnunciado anterior:
los siguicntes llegan al ntismo resul-
J. Instituci6n + funcién a+ funcién b = fondo ?
2. Instilucin a + institucién b + funcion = fondo 2
3. Instiucion a + institucin b + funcién a + funcién b = fondo 7
Redundando en nuestra hipétesis ya planteada, todas estas circunstan-
cias forman parte de aquel contexto, de Ia organicidad del documento, o dicho
deotra forma, este" no a cada una de es las circunstaneias, y en absu-
luto, con cl fin de facilitar el control de aqucllos documentos, debemos olvi-
darnos de las circunstancias que referimos, pues en definitiva constituyen un
dato histérico nada despreciable. Son el reflejo de una situacién, politico- :
Social no ajena al hombre y que cn un futuro afadiran nuevas fuentes en cl
conocimiento del mismo. :
En Ja resolucién de este problema, pues, no hemos de marginar tales
circunstancias, a menos que Jo que tinicamente nos Propongamos sea Ja solu-
cién practica a un momento y un problema especifico, cuyo resultado nunca
serfa aplicable a otro momento y otro problema diferentes. Con lo cual la
solucién carecerfa de Ja categoria de verdad general, ¥ en consccuencia tini-
camente tendria el reducido valor de ser en esencia particular. :
_ Asf la delimitacién conceptual del fondo tendra que orientarnos sobre
pegeczreldi 2 sllsaclte aereraliaga tl plasnia EL RESPETO A LA PROCED
NCIA DE LOS FONDOS Et
Parece, en principio, que Ia primera postura repres:
Segunda, una complejidad superior, lo razonaré
como la unidad mayor indisoluble que constituye e|
nta, respecto de la
Si concebimos un fondo
archivo y que representa
la direccidn obligatoria en el recortido de 1a vida de un complejo documental,
contemplar los limites de su definicién en el nivel mas alto de la jerarquia
administrativa supone en innumerables ocasiones confundir tal concepto.con
el propio concepto de archivo, en consectencia, no representarfa la unidad
mayor indisoluble sino més propiamente el total de documentos reunidos en
un archivo, esto es, el archivo mismo.
‘Tampoco la segunda postura parece del todo razonable ya que si reduci-
mos el fondo a la mas pequefia célula funcional posible nos encontrat
una desproporcién de unidades bisicas constitutivas det archivo que invalida-
rfan la categorfa del fondo como unidad sobre Ta que se estructura el archivo
Pensemos entonces que la funcidn de la propia Institucion que genera la
documentaci6n representa Ja alternativa mas que adecuada, menos problem:
tica, en la definicién de dicho concepto. Sélo cuando esta funcién o funciones
no estén bien decretadas ser4 preciso recurrir a tin criteria diferente.
En consecuencia, consideramos el fondo de archivo, como el conjunto
total de documentos cuya caracteristica comin es ser producto de una tinica
procedencia y resultado del ejercicio de una tinica funcién, o del conjunto de
funciones que se refieren a una sola materia de actuacién.
amos con
7.2 CONCEPTO DE PROCEDENCIA ARCHIVISTICA
Definida Ja institucién como aquella persona o grupos de personas
encargados basicamente de Ia normalizacién de las retactones entre tos hon
bres y justificada finalmente su existencia por una base legal que, al efecto, le
confiere la autoridad necesaria y suficiente asi como os instrumentos impres-
cindibles para hacer posible aquella normalizacién, entendemos que de Insti-
tucién hablamos cuando nos referimos a:
= una persona fisica con una funcidn social cla
ejemplo,
= un grupo de personas con una finalidad igualmente limitada, una
asociacién,
= o bien, un grupo de personas de mayor anplitud con unas funciones
en igual medida complejas, la organizacién administrativa publica 6 privada
de un Estado.
A, un notario, por
135 BL_LA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCLDENCIA
La prueba de que Jas funciones para las que
ca toda Institucién,
nolatio, asociacién, u organizacin administrativa cn su (otalidad, se cumplen
son Jog documentos que pasarn al are
ivo cuando su permanencia en la ins=
lituci6n que les did vida no tenga ya sentido. Asf cl archivo cuya funci6n pri-
mordial es mantener vivos aquellos documentos cuidaré que ese sentido sea
recuperado para lo cual, I6gicamente, deberd respetar, o en su caso recuperar,
cada una de las circunstancias que lo hicieron posible. /
Podemos entonces decir que procedencia, o mas exactamente procedencia
archivistica, desde cl punto de vista tedrico, es el Jugar exacto, organismo, insti-
tucion, donde la documentacin que constituye un fondo de archivo ha sido
creada. Dicho de otro modo la fuente primaria de dénde procede un grupo de
documentos cuya caracteristica comin es su origen. Parece pues légico inferir del
razonamiento anterior que procedencia y productor pueden Ilegar a identificarse.
Sin embargo a menudo sucede, por ra
pones que ahora expondremos,
que la documentacién antes de Iegar al archivo reposa en otro lugar, es decir
es enviada-a- otro organismo, y por tanto es este otro organismo, el sujeto
final encargado de enviar esta documentacién al archivo. {Qué debemos
entonces entender por procedencia, el lugar de donde la documentacién pro-
cede, o cl lugar donde la documentacién se gest6? Y en consecuencia, ,pode-
mos declarar improcedente la afirmacién de que procedencia y productor
vengan a confluir en una misma realidad?
La cuestién podria quedar planteada de otra forma, sila institucién
basa su eset:cia, esto es, lo es por la funcién 0 funciones a ella encomendadas,
{no seria mas Iégico centrar nuestro punto de atencién en aquella o aquellas
funciones dejando tnicamente como punto de referencia la denominacién
que reciba Iu institucion encomendada al efecto, esto es el organismo encar-
gado de desarrollar tal funcidn? Filo, sin embargo, cxigiria una claridad en la
formulacién de las competencias que a menudo no se da, bien sea como con-
secuencia légica de la premedita escasez de transparencia en el quehacer
administrativo, resultado a su vez de intereses de orden politico o por cual-
quicr otra raz6n que no ha lugar citar aqui.
Asi pues en la determinacién del érgano productor de la documentacién
y, mas concretamente, la funcién o funciones qué @ ésle Te sea encomendada
se determinan los dos crilerios fundamentales de sistematizacién de la docu-
mentaci6n de archivo:
a) Orgdnico, que toma como base el nombre de! érgano productor de
Ja documentacién;
b) y Funcional, que toma como base, tal y como su propio nombre
indica, la funcién de aquel érgano.
136 EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS il
De acuerdo, pues, con estos dos criterios de sistematizacién de la docu:
mentacién de archivo, por procedencia podemos entender aquel érgano pro-
ductor de la documentacién 0 bien, la funcién encomendada al mism:
Para legar a establecer una respuesta que podamos interpretar como
regla es necesario analizar por separado cada una de Jas incidencias por las
que, en Ia prictica de su curso normal, puede pasar la documentacién. Inci
dencias, que en definitiva, no son otras que las incidencias que sufra la insti-
tuci6n que les da origen. En un momento posterior conviene analizar estas
incidencias en su conjunto pata poder asf llegar a establecer soluciones si no
universales si al menos de cardcter general.
Parece dificil determinar un ntimero concreto de incidencias, si ellas,
en definitiva, son muestra del cardcter cambianle que tiene en sf la adminis-
tracién ya sea puiblica o privada, lo cual reviste a Ja Archivistica, exactamen-
tea los archivos, de un carécter, en igual medida, mudable que imposibilita
la formulacién de soluciones siempre vélidas para cada situaci6n; lo cual no
quiere decir en absoluto que ello sea imposible, se traduce eso sien la nece-
sidad de contemplar aquel cardcter mudable en Ia concepcién de un buen
sistema archivistico, mvs en un sistema de clasificacién que podamos cons
derar «cientifico», entendiendo por aquél, el que puede aplicarse en cada
una de las diferentes situaciones y en cada uno de los diferentes momentos.
Es por ello por lo que trataremos de enunciar cada uno de los accidentes
que puedan presentarse: 3
1. El organismo productor de la documentacion remite la documenta-
cién al archivo. re
2. Elorganismo productor de la documentacién es suprimido sin que
por el contrario se supriman sus funciones que son transferidas @atro,
encargado de continuarlas. a
3. Elorganismo productor de la documentacién es
0 productor de la documentacion
que unas pasan a otro organismo al q
‘y otra porcién de aquellas.
0 orga mo d undo ILA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
pos de documentos, bien sca con cl fin de ubicarlos en su contexto de origen
9 bien con cl fin ultimo de Jocalizarlos fisicamente. Es claro quc en un caso y
otrg asociarlo a Ta idea de produccién o de entrega variara sustancialmente
los resultados.
Desde e} primero hasta cl ultimo cl problema reside en determin: ae
cuando la idea de procedencia se liga a la de produccin 0 a Jade entrega de‘
Ja documentacion. Esta cireunstancia fue ya estudiada por Duchein quién
‘resuelve aclarando que, cuando un fondo ha conservado su identidad y su
individualidad debe considerarse como proveniente del organismo que lo
produjo, aunque se haya consignado en el depdsilo de archivo, ha sido reco-
gido por uno o varios organismo intermediarios. En este caso la nocién de
procedencia se halla ligada a la de produccién, y no a la de entrega, Mientras
que al contrario, cuando un fondo ha sido desmembrado en el curso de su his~
toria,
legrado al fondo de un organismo distinto del que lo produjo, hasta _
cl punto de haber perdido su identidad y su individudalidad, entonces debe |
Considerdrsele como proveniente del organismo que lo integré a su propio
fondo. En este caso la nocién de procedencia se encuentra ligada a la de eni
gay no ala produccién "”,
Debe prevalecer siempre que se idca de produccién del
documento asociado a Ja de procedencia archivistica ya que si por princi-
“Pio de procedencia entendemos, segun hemos repetido ya en variadas |
ceasiones, la obligatoriedad de respetar 0 rescatar Ja seric de circunstan.
-€las que concurricron en la génesis de un documento, para su tratamiento”
sera mucho més significativa la identificacién del productor que aquella
otra del emisor. No obstante este ultimo, el emisor debe necesariamente;
aparecer como cl confin de origen, y en consecuencia como un estadio.
debemos recuperar como fuente de:
mas que junto con los anteriores
permilird reconstruir la completa Significacion del.
posible |
informacién que nos
documento. EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS fil
obliga a considerar el cuadro de clasificacién como concepto integrado en el
respeto ala procedencia de los fondos
Con independencia del método empleado, de toda clasificacién un
resultado debe derivarse, aquel universo simbélico en que cada una de las
clases aparezcan representadas y que, en defini
todo constituido por cada una de sus parte
vi, No es otra cosa que el
Bsta globalidad nos proporciona-
r4 las pautas necesarias para el restablecimiento del orden institucional en
aquel otro éspacio que lo sustituye, esto es, el archivo.
Bl cuadro de clasificacion, por tanto, debe basarse en Ia filosofia que,
€n otros tiempos, defini y legitims a Ja institucin. Para su claboraci6n resul-
taindispensable la claridad con que el fondo se defina, ya que, en su restable-
cimiento, esto es, el restablecimiento del fondo, se resume la filosoffa de su
configuracién, esto es, del cuadro de clasificacin. A tal punto que un orden
institucional no legitimado jamés podrfa ser restablecido
La legitimacién del orden institucional como base teérica del cuadro
de clasificacién
Es sabido que las instituciones tienden a perpetuarse una vez creadas, lo
cual jamAs seria posible sin la legitimaciGn de las mismas. Y es, precisamen-
te, en ese legitimar su existencia donde encontramos el origen de lo que deno-
minamos universo simbélico que los sociélogos Berger y Luckmann definen
como cuerpos de tradicién teérica que integran zonas de significado diferen-
tes y abarcan el orden institucional en una totalidad simb6lica !%,
Para ellos, todos Jos sectores de] orden institucion
marco de referencia general, que constituye un universo en el sentido lite,
ral de la palabra, pues a partir de 61 puede concebirse que toda la experien-
cia humana se desarrolla dentro de aquél. Por ello lo conciben como la
matriz, de todos los significados objetivados socialmente y subjetivamente
reales, toda la sociedad histérica y la biografia de un individuo se ven
como hechos que ocurren dentro de es Universo. Asi, legitimada la insti.
tuci6n, los roles institucionales se convierten en modos de participar en un
Universo que trasciende y abarca el orden institucional. Estos autores atri-
buyen a este universo simbélico un cardcter némico y por ende ordenador,
Cardcter que, muy sencillamente en otro lug:
cada cosa en su lugar !9,
al se integran en un
. definen como que pone
" DERGER,
" Idem, 9.128,
op cit, D124, BLA CONSTRUCCION THORICA EN ARCHIVISTICA:
L PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Podriamos concluir con cllos que cl universo simbdlico ordena la histo-
tia y ubica lodos los acontecimicntos colectives dentro de una unidad cohe=
rente que incluye cl pasado, el presente y el futuro. Con respecto al pasado,
cstablece una «memoria» que comparten todos los individuos socializados
dentro de la colectividad. Con respecto al futuro, establece un marco de refe-
rencia comin para la proyeccidn de las acciones individuales. De esa manera
cl.universo simbslico vincula a los hombres con sus antecesores y Sus suce-
sores en unt tolalidad significativa, que sirve para trascender la finitud de la
existencia individual °,
Es cn esta linea dénde encuadramos el cuadro de clasificacién no sdlo
como cl resultado la necesidad de Ja clasificacién sino como el Gnico modo
de perpetuar la esencia constitutiva del archivo, un modo particular de articu-
lacién del orden institucional. El archivero no es solamente aquel encargado
de poner orden a los «papeles» sino también de cuidar que ef orden institu-
clonal dado en un momento de la historia se perpetie tal cual.
Nocién de cuadro de clasificacién
Hablar de cuadro de cla
ificacién es, en buena medida, sinénimo de
Cnunciar qué es, cn realidad, un sistema de clasificaci6n, pues en esencia, éste
Fepresenta la suma total de circunstancias a cerca de las cuales hemos querido
fepresentar una escala de valores, concediendo a cada una de estas cireunstan.
cias un grado de importancia diferente alas denvds a partir de un baremo deter.
minado por nuestras propias reflexiones; reflexiones que derivan del andlisis
de las necesidades que nos obligaron a construir aquel cuadro de clasificacién.
A este respecto Michel Roberge considera la concepcién de un sistema
de clasificacién como una estructura jerarquica y l6gica que refleja las fun-
ci gies y sevidaues de una organizaci6n, funciones que generan Ja creacién
o i6n de documentos. Se trata, de un cuadro q
s ae eee un cuadro que organiza
at ie aie es EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS
dad te6rico-hipotética sino mas exacta y coneluyentemente, la verdadera rea
Hidad de su existencia. En térmminos de Carmen Cayetano, debe ser como el
agua de un fo; contener en é1 la capacidad de cambio continuo
en extremo predecible, a la cambiante organi
cucntemente de la organ:
reflejar. A
cu
, al efecto y
acién del orden social y conse-
izacisn institucional que pretende ma
As que retratar
no sdlo habrd de captar la realidad del momento, sino las
stancias que dicron lugar a esa realidad fy por otra parte predecir, en ta
medida de lo posible, los futuros trastornos que de tal realidad puedan deri-
varse posteriormente. Para ello, de ninguna manera podrd utilizar elementos
aleatorios sino datos exactos y puntuales de iealidades implicitas en la legiti
macién del orden que, por establecido, no es, sin embargo, definitivo,
Se convierte asf el cuadro de clasificacién en la picza fundamental de la
cloetrina archivistica, y el punto de partida de su propia praxis; on consecuen-
Cia, no es solamente instrumento fundamental del
Licmpo, instrumento de conocimiento general. Concebimos entonces el cua
dro de clasificacién como el producto intelectual que nos obliga a analizar en
su forma y en su contenido cada uno de los critetios, asf como Ia metodologia
cn él necesariamente implicitos. Al mismo tiempo, puesto que debe servirnos
fundamentalmente como un instrumento de conocimiento general, debe
ineluit el ntimero de datos suficientes para identificar el orden institucional.
En el capitulo siguiente expondré las especificaciones que deben con.
templarse en su estructuracién. Las mismas se contienen en el que concebi-
Mos como segundo nivel de aplicacién del Principio de Procedencia y que
hemos dado en nombrar Respero a la estructura original de lox fondos yal
orden natural de los documentos,
cir
rchivero sino, al mismo
14) CAPITULO 8
EL RESPETO A LA ESTRUCTURA ORIGINAL
DE LOS FONDOS Y AL ORDEN NATURAL
DE LOS DOCUMENTOS
Definido el contenido tedrico del respeto a la‘procedencia de los fon-
_ dos, que considero primer nivel de aplicacién del principio de procedencia,
procede ahora analizar su segundo nivel de aplicacién, con el fin dltimo de
determinar su naturaleza (edrica, asi como ta delimitacién de su campo con-
ceptual. 2
Por otra parte, con cl animo de establecer Ia integridad de este princi-
pio, ora considerado como el unico principio de respeto de los Fondos, ora
considerado por Ia suma resultante de la uni6n de aquél.a este otro, que ahora
analizamos, conviene establecer si éste representa una extensidn de aquel pri-
mero, 0 si por el contrario, constituye un principio independiente.
143 MLA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCINVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Para ello es preciso establecer:
1. Lacesencia de este principio. Cuestién que trataré de investigar a
partir de la presentacién y andlisis de su primera formulacién, asf como de la
oportuna referencia a sus antecedent
2. La problemitica real de su planteamiento primero. Asunto que nos
Neva irremediablemente a plantear y analizar su puesta en practica; cuestién
estrechamente relacionada con las diferencias sustanciales que cncontramos
en los diversos métodos de gestionar la documentaci6n por parte de las insti-
tuciones generadoras de documentos, muy especialmente en lo que ala admi-
nistracidn, como institucién, sc tefiere,
3. Su pertenencia o exclusién del respeto a la procedencia de los fondos.
A partir de las diferentes respucstas a cada uno de los tres interrogantes,
la delimitacién al fin de su concepto se convierte en posible. Y en consecuen.
cia tambicn la configuracidn de su campo teérico.
8.1 DELIMITACION TERMINOLOGICA REFERENTE AL ORDEN
NATURAL DE LOS DOCUMENTOS.
Mientras todos los archivistas parecen concordar en su verdadero signi-
ficado, no dan, sin embargo, a tal concepto cl mismo término, conocido como
cl principio de 1a estructura interna de los fondos, o de la estructura archivis
lica, de reconstitucién de la estructura inicial, como aquél del respeto al orden
original, o al orden primitivo, como de ordenamiento interno de los fondos,
Hecho que dificulta una definitiva y universal definicién, Tanto més grave
Cuanto que es, cn definitiva, exactamente lo mismo aquello que cada una de
las diferentes acepciones quieren al fin significar, o cuando menos se trata de
diferentes matices de una misma realidad,
EI Comité Internacional de Archivos en su Léxico de Terminologia
ivistica, lo recoge contenido en el Principio de Provedeneia que She
ne como aqucl segtin cl cual cada documento debt cer ons :
del. 0, EL RESPETO A LA ESTRUCTURA ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN... Bl
E! Consejo Internacional de Archivos en su Diccionario de Terminolo-
gia Archivistica se refiere al principio de respeto a la estructura archivistica y
lo define como aquel segtin el cual un fondo de archivos debe conservar o
recibir una clasificacién correspondiente a las estructuras administrativas
internas del organismo que lo ha creado 3, Nos remite, sin embargo, al princi-
pio de respeto al orden primitivo que define como aquel segtin el cual los
hives de una misma procedencia deben conservar la clasificacién estable-
cida por el organismo de origen. Aclara asf mismo que a veces se encuentra
implicito en el de tespeto de los fondos; llamado también principio de regis-
tratur 4,
Cada una de estas definiciones parten de una premisa fundamental, la_
condicién del documento inscrito en una realidad especffica: el archivo como.
Conjunto orginico de aquellos documentos. En este sentido cada uno de fos
Ptincipios seiialados insisten en la neces
mantengan su natural condicién,
cipio de respeto a la estruc
ad de que documento y archivo
Si lcemos detenidamente, el p
ctura interna conviene, con el principio de respeto
ala estructura archivistica, en que el fondo de archivo debe mantener la
estructura de origen; sin ser modificada, segiin el primero; conservandola
segtin el segundo.
1 origen
Asi misma, el tercero vuclve a insistir en la necesidad de mantener Ia
clasificacién establecida por el organismo que generé la documentacion,
Nocién de orden natural de los documentos
En cada una de las diferentes denominaciones se contempla una cons-
tante conceptual: 1a importanci
origen, esto es,
tarde, es decir,
que cl orden que los documentos tienen en
» A todo largo de su proceso de gestacién, sea respetado mas
Cuando estos documentos abandonan Ia institucién donde
ny pasan al archivo. El orden natural de los docun
sidad de mantener |
se
Mentos insiste en
a clasificacién establecida por el organismo.
Insistimos, la clasificaci6n y no la ordenacidn, esto es, no hay por qué man-
tener un expediente desordenado porque asf nos haya legado al archivo,
pero si separado de otros expedicntes naturalmente diferentes a aquél. Un
expediente de rechitamiento, por ejemplo, debe permanecer siempre inte-
Erado al conjunto de la misma especie y perfectamente separados del total
de expedientes de cualquier otra naturaleza; lo cual equivale a decir que lx
2 Dictionary of Archivel Terminology. op. city n.483, p. 124-122.
+ Idem, n.387,p. 134 Be. y BLA CONSTRUCCION TEORICA BN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DI
documentaci6n debe mantener su clasificacién. En este sentido es en el que
parece necesario aclarar que al referimos al orden, no nos referimos al
orden material, sino mas coneretamente a la disposicién u organizacién
interna de cada una de las oficinas 0 unidades productoras de documentos.
: En la medida en que el respeto a la procedencia de lus fondos con-
templa que la documentacin propia de un fondo no debe mezelarse con la
documentacidn propia de otros fondos, el respeto al urden natural de los
documentos contempla que 1a documentacién que genera las dependencias
© unidades que integran cada uno de los fondos debe mantenerse separada
sin mezclarse. A mi juicio este enunciudo no se limita al respeto del orden
material y estricto de aquella documentacion. En cl fondo constituye el
Principio por el cual la actividad de una institucién debe quedar reflejada cn
cl archivo, a partir de Jos documentos que gencré. De esta forma ante insti-
tuciones desaparccidas y a partir de su documentacion sera posible la
Feconstruccién total y absoluta de su funcién y la serie de actividades reali-
zadas para su consecucién. Por ello, el término que me parece mds acertado
para este principio, cs el de respeto a la estructura original de los fondos y
al orden natural de los documentos. Entendiendo por estructura original las
originarlas divisiones funcionales de cualquier organismo y por orden natu-
ral, cl que sc deriva de su crecimiento orgdnico como lo opuesto alo capri-
choso y artificial.
8.2 GENESIS Y EVOLUCION TEORICA
Para determinar Ja naturaleza tedrica de este segundo enunciado del
Principio de Procedeneia, debemos remontarnos a sus antecedentes, esio es,
Al principio del registro como antecedente inmediato y mas tarde ava naga
ta formulacién que encontramos expuesta, como ya Scflalamos en e} uty
segundo, en la obra de los holandeses Muller, F
ipio cn términos d necesidad
Hae esto ¢s como un principio del que derivarén los. €
Dios *. Sin embargo no fueron ellos, en términos i
: ee Satie. Sua eas Cacia
: ‘eith y Frui fueron,
realidad los primeros en referirse a este principio Gite |
i
i
EL RESPETO A LA ESTRUCTURA ORIGINAL DE LOS FONDOS ¥ AL ORDEN...
Asi pues nos referiremos a sus antecedentes que, en realidad, son Ia causa
fundamental por li que mis tarde adquiere Ja forma y el contenido te6rico
que en buena medida obliga a su aplicacién practica
Antecede
tes, El principio det registro como precedente inmediato del
principio de respeto a la estructura 01
natural de los documento:
al de los fondos y al orden
‘undamento tedrico,
Para entender el verdadero sentido de este principio, ast como su signi-
ficacién teérica, hemos de defini
ntes de nada que cs cl registro & y de forma
mas precisa, el significado de este término en el contexto que ve Ja Juz, para
comprender mejor cuales son los determinantes de su evolucién y, en conse-
cuencia, sus derivaciones teéri asf como aquéllas que de él se
explicitan; cuestién esta dltima que centraria el objeto de nuestro anlisis,
esto es, la consideracién de este segundo enunciado del principio de proce-
dencia como una extensién del respeto a la procedencia de los fondos.
as implicita
El Registro alemin. Nocién
En el glosario anexo a la obra de Brenneke, se expone muy clararhente
el significado del registro, su desarrollo histérico, as{ como su base legal 7. A
partir de su Jectura dos son los significados fundamentales que contiene el
término alemén regis(ratur. Por un lado, la oficina del registrador y por otro,
el material a registrar, esto es, el conjunto o complejo de escrituras y todo
material afin que, en definitiva, son el resultado de la actividad de una Institu-
cién 0 de una persona fisica 0 jurfdica. Son manifiestas las implicaciones que
Jos conceptos de archivo y registro derivan entre sf, por lo cual fa delimita~
cidn entre ambos sc convicrte en neces
En este sentido cl Consejo Internacional de archivos define el Registro
como oficina de una adniinistracién o de una institucién responsable de la
creacién, del control y de la conscrvacién de los documentos de asuntos
corrientes ®. Término que en francés hace coincidir con bureau d'ordre, y que
nos remite a su vez. al término archives courantes, que define como conjunto
de documentos de archivo que son de uso habitual por 1a actividad de los
ria.
© He tradueido at « ro, Ver itn miidero U1, p. 21
de esta obra.
) BRENNEKE, Archi
fellano el térmnino alenrin Registrarur por Rey
ica, op. eit. Glossario. Registramn, p, $89-590
Dictionary of archival terminology. op. cit.n. 386, p. 133
147 ORICA EN ARCIUVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
BELA CONSTRUCCION 1
servicios blecimiento y organise que los han producido y recibido ®. En
consccuencia, define cl cl sistema de registro " como aquél que permite contro-
lar Ja creaci6n y el mantenimicnto en estado de dossicrs corrientes por medio
de registros, repertorios, indices ", ae
Al analizar cl concepto de archivo qued6 claro que sus servicios © fun-
ciones eran, en definiliva, sus propios elementos definidores, cabe ahora
plantar la siguiente cuestion: Zocurre lo mismo con el rexistro? Cuestion que
debe partir de la concrecidn sus funciones: introducir, seguir y controlar cl
iter !2 de los documentos cn el curso de su practica segdn un esquema pre-
Estublecido. El hecho singular de limitar sus funciones al curso de su practica,
nos indica que su relacién con el archivo se limita al archivo administrativo,
que podremos considerar como lo hace Brenneke, como fa matriz de lo que
mas tarde sera el archivo.
Origen (cérico
EL nacimicnto de este principio se remonta al 10 de julio de 1897, fecha
de Ja ordenanza del io del Interior holandés concerniente a los traba-
jos de ordencién de sus archivos. Para no ser confundido con el principio
francés de Jos fondos, que acababa de ser enunciado, se le denomina en un
principio como principio prusiano holandés.
‘Un afio después son los archivistas holandeses Muller, Feit y Fruin los
que en su ya clasico Manual por primera vez lo cnuncian oficialmente. Y lo
hacen en Jos siguicntes términos «O sistema de arranjo deve ser basado na
organizagao original do arquivo, a qual, na sua esseéncia, corresponde &
organizacao do érgao administrative que 0 ha produziu» '4,
Se convierte para estos archivistas en la formula o principio fundamen-
tal del cual en consecuencia derivardn las demds hormas. Debemos sciialar,
sin embargo, la importante aclaracisn que afiaden en el pardgrafo siguiente
«No arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais nage peuabelecer
fa eae auc ol iasaels do 12 chivistica
lar que a ogla Archi
as Sen lino en lo I que seers "Expat fr foe :
foster DOS ¥ AL ORDEN... Bi
EL RESPETO ALA ESTRUCTURA ORIGINAL DE LOS FO
1a ordem original. Sdmente entao serd posstvel julgar-se se é
'5, De hecho en el
quanto poss
conveniente, ou nao, € até que ponto, dela apartar-se» c
pargrafo siguiente aclaran: «A ordenagao original de um arquivo pode ie
modificada a fun de se corrigirem divergencias em relacao a estruura Le
do mesmo, quer se atribuam fais divergencias a erros dos administradores do
0, quer ressulien de moodificagoes tempordrias no sistema de custédia
argu
dos documentos» ",
De esta forma debemos considerar el tratamiento y ta organizacién ori-
ginal de los documentos desde Ia propia institucién u organismo productor
de aquellos como el punto de partida del tratamiento y Ja organizacién pos-
terior de los mismos desde el archivo. Lo cual en absoluto significa mante-
her un desorden, si éste fue en origen et estado en que se encontraron aque-
llos documentos, sino que més propiamente se (rata de mantener cl estado
natural y originario de aquellos. Entendiendo por estado natural el que deri-
va de su propia naturaleza de origen, esto es, 1a disposicién de los documen-
tos cuando éstos se preparaban para cumplir un cometido concreto y cuando
lo cumplfan finalmente. E! posterior desorden de los mismos nada nos dice
de su funcién orignaria sino que mas bien se deriva del hecho de que la final
consecucién de aquella funcién pudo muy facilmente generar un abandono
de los propios documentos-que-propicis el-desorden-de-los mismos. Asi el
respeto ala estructira original-detos fandos yal arden natural de los docu-
mentos debe entenderse desde la singular concrecién del respeto a su estado
natural originario, esto es en cl caso de documentos & ngulares, su Vineut:
cidn a la funcién social que Io produjo, en el caso de documentos complejos,
expedientes. Ademis de aquella vinculacién, el orden que cada uno de los
documentos que Io integran tiene en el concepto general de expediente:
orden que no responde a la decisiGn caprichosa de in indlividuo, shio-a ung
norma de procedimiento concreta. Asi, puesto que un expediente de perso-
nial, no se tramita en la inisma manera que un expediente econdmi
Peto al orden natural de los documentos debe entenderse como la via por ta
cual tos documentos en el archivo han de refiejar necesariamente aquel pro-
cedimiento. Cireunstancia que, en primer orden, significa y contempla.
como Ya hemos sefialado, que la documentacién propia de cada una de lag
unidades, oficinas o dependencias que integran cada Institucién debe perma
ana. perestamente separada, Por tanto, corisideramos el respeto del onder
natural de los documentos, como una extension del respeto a la procedencia
0, el res.
1B elem. parsgrafo n, 12, p, a0.
Idem, paigrafo w. 18,
149 WE LA CONSTRUCCION TEORICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
de lox fondos y ambos los dos postulados fundamentales del Principio de
Procedencia Archivistico.
8.3 NATURALEZA TEORICA Y ANALISIS DE LOS CONC)
QUE INTEGRAN EL RESPETO A LA ESTRUCTURA
ORIGINAL DE LOS FONDOS Y¥ AL ORDEN NATURAL
DE LOS DOCUMENTOS
Como extensién del principio del registro alenvin para entender su natu-
raleza tedrica nos vemos obligados a analizar primeramente el significado de
aque! principio. Habida cuenta que nuestra investigacién 1a hemos funda-
mentado ademis cn el anilisis de aspectos de caracter te6rico, nos referire-
Mos con especial atencidn al fundamento tedrico del denominado principio
del registro.
La idea fund
jamental de la teorfa holandesa ha quedado expuesta en el
capitulo segundo, y es, asi mismo, recogida por Adolf Brenneke en los
siguientes términos: «Un archivio é un tutto organico... Esso non pub quin-
di essere creato ad arbitria, nello stesso modo in cui si fa collezione di
manoscritti storici... Ogni archivio ha la sua propria personalita, la sua indi-
vidualita, che Uarchivista deve imparare a conoscere, prima cle metta mano
ad ordinarlo... Ogni archivio... deve essere tratato in conformita con la sua
natura, Il sistema de classificazione deve basarsi sulla struttura originaria
dell’archivio, che, in generale, coincide con la strultura dell’ Ufficio, dal
quale l’archivio proviene»'®.
Si el principio francés de fondo determinaba, con ia consiguiente sepa-
racién fisica, que cada fondo es esencialmente diferente a otros fondos, limi-
{aba su tratamiento reduciéndolo al respeto a su integridad, en cambio nada
decfa respecto del contenido de cada uno de los fondOs. El principio del regis-
tro aporta, en cambio, una novedad importatecon respecto aquél, que en
definitiva viene a renovar el papel o competencia del archivero, © por mejor
decir, la no competencia del archivero, nos referimos a los criterios de orde-
nacién del contenido de cada uno de los fondos.
Contenicndo igual filosoffa en su concepeién, esto es la decidida
importancia de la procedencia, este principio aitade un contenido ms: «f
Con el término archief los holandeses entienden una registratura, un cuerpo archivistico, un
fondo mientras el archivo considerado como una coleccién de mas Je una t
sarchicfdepdt». De Ia cita n. 40 de A. BRENNEKE, op. cit, p. 94.
% Tbidem.
150
Be ais act nos EL RESPETO A LA ESTRUCTURA ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN.
derlert di ordinamentoinoi Veagoneitiventall an ara uyicrai Tig Seat
dalla storta ¢ dalla vita. Leéoewnenti deono essere consarvall nellovsiesse
modo in eui si sono coadunati, collegandosi cioe con i fatti storie! ¢ queali
testimontanze della vita quotidiana, Gli archivi sono organism: che non
possono essere arbitrariamente distrutti né sradicati dal suolo nel quale
sono nati»
El siste
(© ente qué gencré en su dia o esta generando la documentaci6n,
manera, la estructura del registro de aquella institucin determinard la poste-
al fin demos a fos documen-
cdc 1a propia institucién
dicho de otra
na de ordenacién nos viene impucsto des
rior organizacién, clasificacién y ordenacién que
tos en el archivo:
En este sentido es en el que afirmabamos, al inicio de esta investiga-
ida, que la praxis acdministrativa se considera base fundamental de la praxis
archivistica. Esto es, el procedimiento especilico adoptado en la resohuci6n
de los documentos, 0 por expresarnos en (érminos de la propia administra”
cidn, de los expedientes, sera lo que nos proporcione Ja pauta a seguir en el
tratamiento de estos expedientes desde la propia Archivistica
sf, definido el término fondo de archivo en el capitulo anterior como
concepto directamente derivado del respeto a Ja procedencia de los fondos
seran las especificaciones de su propia estructuracidn interna las que se deri-
ven del respeto al orden original de Jos documentos, y que se concretan en
dos fundamentales términos, la serie documental y el tipo documental que
pasamos a definir como conceptos que integran este segundo nivel del princi-
pio de procedencia
Concepto de serie documental
: Fema
Considerado el fondo de archivo como la unidad menor indisoluble de
que se compone un archivo, consideramos la serie documental como ta uni
dad menor indisoluble de la que se compone un fondo de archivo. Si el fondo
de archivo quedaba definido como Ja totalidad de la documentacién generada
por una Institucién en el ejercicio de sus funciones, la serie documental, como.
unidad constitutiva del fondo, se define por Ja totalidad de documentos de
una-unidad constilutiva de aquella Institucién que responder: a un mismo
tipo resultado de una norma igualmente espeeifica regulada por una misma
norma de procedimiento, :
© Wem.
1st BELA CONSTRUCCION TEGRICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Concepto de tipo documental
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