Programas de Auditoria

ASEFLEX CÍA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERIODO DEL 01 DE ENERO 2012 AL 30 DE JUNIO 2012
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR
Objetivos:
* Obtener un amplio conocimiento de la empresa y el desarrollo de sus actividades.
* Identificar globalmente las condiciones existentes para efectuar la auditoría.
No PROCEDIMIENTO REF/PT REALIZO FECHA OBSERVACIONES
Realizar una carta al gerente con el fin

de conocer el trabajo a realizar y
1 PP.1 T.M 7/2/2012
solicitar facilidades para la obtención de
la información pertinente.
Entrevistar a las autoridades y a los Se conoció al todo el

2 directores de todas las áreas de la PP.2 T.M 7/2/2012 personal que conforma la
empresa entidad
Visitar las instalaciones, para observar,

3 inspeccionar y verificar de forma física PP.3 T.M 7/3/2012
el funcionamiento de las áreas a auditar
Obtener información de los antecedentes Colaboración por parte del

4 PP.4 T.M 7/3/2012
de la empresa gerente general.
Obtener la escritura de constitución de
la empresa y/o modificaciones para
5 PP.5 T.M 7/4/2012
conocer como esta conformada la
misma.
Obtener los organigramas estructural y Información proporcionada

6 PP.6 T.M 7/5/2012
funcional por Gerente General
Proporcionado por el
Solicitar la planificación estratégica de
7 PP.7 T.M 7/6/2012 manual de planificación
la empresa
estratégica.
Verificar si la empresa posee un análisis
FODA para obtener información que
8 PP.8 T.M 7/6/2012
nos oriente a la realización de nuestro
trabajo
Elaborar un resumen de indicadores en
9 PP.9 T.M 7/7/2012
base al a información obtenida
10 Elaborar un Plan de Auditoría PP.10 T.M 7/8/2012
11 Evaluación del control interno PP.11 T.M 7/9/2012
12 Realizar un informe del control interno PP.12 T.M 7/9/2012
Elaborado por: Tatiana Muñoz Fecha: 04 de julio del 2012
Revisado por: Ing Italo Moreno Fecha: 04 de julio del 2012
ASEFLEX CÍA. LTDA.
NARRATIVA " ENTREVISTA GERENTE GENERAL"
Nombre del entrevistado: Lic. Víctor Yánez Fecha: Lunes, 02 de julio del 2012
Cargo: GERENTE GENERAL DE ASEFLEX Hora: 15:00
Entrevistador: Tatiana Muñoz Lugar: Instalaciones de la empresa
¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa?
En general, la condición actual de la empresa considera que es buena, pero si recalca que para
llegar a esto han tenido que pasar 7 años de trabajo duro y permanente. En la actualidad tiene una
gran expectativa por los retos de crecimiento que se han planteado en este año, recotdando que la
empresa durante su tiempo de permanencia en el mercado ha pasado por etapas de crecimiento informal
siendo más notoria en el período del 2007-2008 con un poco menos de informalidad del 2009-2010,y
finalmente considera haber alcanzado una etapa formal en el año 2011, en donde su crecimiento ha sido
del 53.16%, valor alto que para alcanzarlo han incumplido siempre la perspicacia de lo que quiere hacer y
hacia donde quiere llegar en base a los resultados reflejados en números y ala aplicación de índices de
profesionalización en su personal. Para este año el crecimiento estimado será del 30%, pues considera
que es difícil aspirar a más considerando la situación económica del país
¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y debilidades existentes en la empresa?
Sin lugar a dudas sus mayores fortalezas son: un buen equipo humano que tiene el conocimiento
necesario para hacer frente a los requerimientos de la empresa, la excelente relación con los
proveedores, los productos de excelente calidad para la comercialización, la experiencia en el mercado y
los lineamientos de la Planificación Estrátegica que han implementado hace tres años y que con el paso
de los años los han venido pidiendo de acuerdo a las necesidades. Entre las debilidades indica que son:
la falta de capital para hacer mayor inversión, la escasa presencia en provincias y el departamento de
soporte técnico que se encuentra incompleto.
¿Existe un Manual de Funciones y de Descripción de Cargos, además de Reglamento de trabajo

interno debidamente establecido en la empresa?
No tienen un Manual de Funciones establecido, pero existe un Manual de Normas de Competencia
Laboral emitido po él, que contiene la descripción de las funciones de los diferentes puestos de trabajo.
Por otro lado si posee la empresa un Reglamento de Trabajo Interno debidamente legalizado e
implantado en la empresa. (Se presenta un resumen de perfil laboral de los empleados según el manual
de normas de Competencia Laboral en el P.T. PP4)
¿Se tiene un procedimiento de inducción establecido?
No, la inducción la hace él, pero considera que con la contratación de la Directora de Talento Humano en
poco tiempo ella será la encargada de hacerlo.
ASEFLEX CÍA. LTDA.

NARRATIVA " ENTREVISTA GERENTE GENERAL"
¿Cómo se lleva a cabo el proceso de capacitación del personal?
No se tiene nada establecido o implantado para capacitar al personal, pero sí se llevan a cabo
capacitaciones tanto al cliente interno como externo
¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoría de Gestión?

Que los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoría sean relevantes y que las
conclusiones y recomendaciones emitidas por la auditoria pueden ser aplicables con el tiempo para que
reflejen el incremento de la eficiencia, eficacia, economía, ética, ecología en las operaciones y por ende
en el aumento de rentabilidad para la empresa.
NARRATIVA " ENTREVISTA GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO "
Nombre del entrevistado: Sra. Sandra Rivera Fecha: Lunes, 02 de julio del 2012
Cargo: CONTADORA Hora: 15:30
¿La empresa cuenta con la liquidez y la solvencia necesaria para la ejecución de sus actividades?
La empresa cuenta con la solvencia suficiente para la ejecución de sus actividades en el 2011 se
procedio con la adquisición de maquinaria para optimizar los recursos, pero con referencia a la liquidez
existe temporadas en las cuales no se dispone de dinero suficiente el cual dificulta cumplir con las
obligaciones que tiene la entidad con terceros.
¿Se tiene un plan de financiamiento e inversiones?
El fianciamiento se lo realiza a traves del Banco del Pichincha a través de conseción de créditos y giros
bancarios. O también a travéz de préstamo por parte de los accionistas.
¿Se realiza indicadores periódicamente para determinar la efectividad de los procesos?
Los indicadores se realizan cada seis meses, se cuantifica en los tiempos de entrega como la
presentación de los balances, la justificación de los fondos y la gestión de cobranzas
¿El departamento tiene políticas de funcionamiento?
Si el departamento administrativo financiero tiene definido políticas de funcionamiento como es el caso
de cierre del mes, pagos a los proveedores, declaraciones, transferencias con el propósito de cumplir
efectivamente sus actividades
¿ Se tiene un software contable?

El software contable que utiliza la empresa se llama SIIGO, el cual se encuentra diseñado
exclusivamente según los requerimientos de la empresa

ASEFLEX CÍA. LTDA.

NARRATIVA " ENTREVISTA GERENTE COMERCIAL Y MERCADEO"
Fecha: Lunes,
02 de julio del
Nombre del entrevistado: Sra. Janeth C. 2012
Cargo: Asistente de Ventas Hora: 16:00

¿Se a definido procedimientos específicos para la toma de inventarios y de activos fijos?
Actualmente no existe procedimientos establecidos para la toma de de inventarios, pero se lo realiza mensulamen
¿Existe controles continuos para determinar la efectividad de las actividades?
Los controles se realizan eventualmente lo que dificulta el control de los procesos y por ende existe
deficid en el control de las actividades diarias de la empresa
¿Dispone la empresa el espacio y equipos adecuados para el manejo en las Adquisiciones?

La empresa cuenta con el espacio suficiente para la mercadería adquirida, posee lugares difirentes para
el materia. Con referencia a los equipos no existe ninguna herramienta, únicamente se maneja con hoja
de egresos de material manualmente, po lo tanto el control no es óptimo
La verificación
Existe políticas deperolosno
materiales
¿Comó sese
se aplican lo realiza
verifica
por a través dede
la recepción la los
orden de compra
materiales ? emitida por compras y
también condeficientes
eso son la factura ylos
la guía de remisión
procesos de emitida por el proveedor, las mismas que deben coincidir en
ventas al igual que la publicidadlaque descripción,
se cantidades y valores.
¿Existe políticas de ventas
aplica para brindar los productos y y marketing que ayuden al mejoramiento de la empresa?
servicios que ofrece la empresa
se lo realiza mensulamente en inventarios de productos terminados y los activos fijos no existe un control permante.
ste un control permante.
ASEFLEX CÍA. LTDA.
NARRATIVA " ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL"
Elaborado por: Janeth Calvopiña

Fuente: Empresa Aseflex Cía. Ltda.
Elaborado: Tatiana Muñoz Fecha: 10 de julio del 2012
Revisado: Ing. Ítalo Moreno Fecha: 11 de julio del 2012
ASEFLEX CÍA. LTDA.
NARRATIVA
ANTECEDENTES
Identificación de la empresa
Nombre de la Institución: Aseflex Asesoría y Venta de Empaques Flexibles Cía. Ltda.

Provincia: Pichincha
Cantón: Quito
Dirección: Av. Real Audiencia N57-217 y Joaquín de Arteta
Gerente General: Licenciado Víctor Yánez
Reseña Historia de la Empresa Aseflex Cía. Ltda.
Aseflex Asesoría y Venta de Empaques Flexibles Cía. Ltda., fue constituida en el año 2005 como una
organización dedicada a la elaboración, fabricación y venta de toda clase de empaques flexibles. Es una
empresa familiar cuyo fundador, dueño, representante legal y actual gerente general es el Licenciado
Víctor Alejandro Yánez Estrella.
Ante la necesidad de atender a los pequeños consumidores de fundas y rollos plásticos que no tenían
acceso a las fábricas grandes el proyecto arranca en el año 2005, después de realizar un estudio de
mercado local donde se comprueba que la demanda de plásticos va creciendo especialmente para el uso
de recipientes y empaques reemplazando de esta forma el uso del papel y el cartón.
En el año 2008 los resultados dejaron de ser óptimos, hubo una disminución en los mismos, debido a
factores externos incontrolables; uno de ellos fue el aumento del costo de la principal fuente de materia
prima: el polietileno. El incremento en costo de este material se debió al incremento en el precio del
petróleo.
Durante los años se ha logrado mejorar la relación con los proveedores locales y de esta forma ha ido
paulatinamente recuperando el mercado y consiguiendo los resultados deseados.

ASEFLEX CÍA. LTDA.
NARRATIVA
BASE LEGAL
La empresa ASEFLEX CIA. LTDA, está constituida de Compañías y desarrolla sus actividades bajo
su control.
Aseflex Cía. Ltda., es una empresa con trayectoria y experiencia probada, aún en los cortos años de
su existencia en el mercado, no así en la experiencia que goza por más de 8 años, en la
elaboración, fabricación y venta de toda clase de empaques plásticos flexibles.
La empresa Aseflex Cía. Ltda., se constituyó por escritura pública otorgada ante el Notario Décimo
Sexto del Distrito Metropolitano, Capital de la República del Ecuador, el día 5 de enero del 2005
compareciendo libre y voluntariamente: Los señores Víctor Alejandro Yánez Estrella, de estado
civil casado, mayor de edad, ecuatoriano, domiciliado en la ciudad de Quito, por sus propios
derechos; y en calidad de Apoderado General de las señoras Graciela María Estrella Osorio, de
estado civil divorciada, mayor de edad, ecuatoriana, domiciliada en la ciudad de Nueva York-Estados
Unidos de América y de la señorita Graciela Shandall Yánez Estrella, de estado civil soltera, mayor
de edad, ecuatoriana, domiciliada en la ciudad de Nueva York- Estados Unidos de América, según
se desprende de los poderes que se le agregan como habilitantes. La duración de la compañía será
de cincuenta años, contados a partir de la fecha de inscripción del contrato en el Registro Mercantil
sin embargo podrá la compañía prorrogar su plazo o restringirlo o incluso disolverse
anticipadamente, si así lo resolviere la Junta General en la forma prevista en la respectiva ley y en
este contrato social.
El capital social con el que se constituyó la Empresa Aseflex Cía. Ltda., es de CUATROCIENTOS
DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMÉRICA (US $ 400,oo), divididos en
cuatrocientos participaciones de un dólar cada una, por cada participación el socio tendrá derecho a
un voto.
Cuadro No. 1 Cuadro inicial de suscripción y pago de capital
CAPITAL
NOMBRE DEL SOCIO CAPITAL SUSCRITO PAGADO Nº PARTICIPACIONES
Víctor Alejandro Yánez Estrella 392.00 392.00 392
Graciela María Estrella Osorio 4.00 4.00 4
Graciela Shandall Yánez Estrella 4.00 4.00 4
TOTAL 400.00 400.00 400
Cada participación da derecho a un voto en la Junta General, a participar en las utilidades y a los
demás derechos establecidos en la Ley para los socios.

ASEFLEX CÍA. LTDA.
NARRATIVA " PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA"
La misión de Aseflex Cía. Ltda., es:
“Ofrecer a nuestros clientes productos de primera calidad, en el plazo más conveniente, complementado
con un servicio eficiente, asesoramiento, atención personalizada, despacho y entrega en las condiciones
acordadas, a fin de cumplir todos sus requerimientos y expectativas, de tal manera que logremos las metas
trazadas para el desarrollo de la compañía.”
La visión de Aseflex Cía. Ltda., es:
“Mantener nuestro liderazgo en el ámbito empresarial del sector plástico, procurando una actualización
tecnológica en los procesos productivos y de soporte, con una capacitación permanente de nuestros
colaboradores para su desarrollo personal y profesional.”
Principios
Trabajo, permanente en la construcción empresarial;

Reconocimiento, a los actores empresariales;
Transparencia; administrativa;
Agilidad, operativa;
Servicio, de calidad al usuario; entre otros
Valores Corporativos
Productividad
Creatividad e Innovación
Competitividad
Compromiso y Cultura de trabajo en equipo
Profesionalismo
Políticas Generales
Fabricamos empaques plásticos flexibles con un servicio eficaz, para satisfacer los requerimientos de
nuestros clientes y el crecimiento de la empresa. Trabajamos con personal competente, con el compromiso
de mejorar continuamente.
Puntualidad de sus trabajadores en su horario y turno establecido en su trabajo.

ASEFLEX CÍA. LTDA.
NARRATIVA " FODA"
FORTALEZAS DEBILIDADES
No contar con una administración de procesos y
Los objetivos son debidamente comunicados
procedimientos definidos
Falta de compromiso por parte de los empleados al

Personal experimentado en las áreas operativas de
cumplir con las normas y reglas de la entidad en su
la empresa.
totalidad
Canales de comunicación abiertos tanto Falta de estabilidad laboral, estímulos al personal y

horizontal,vertical y de arriba hacia abajo. de un buen clima laboral.
Identificación del mercado objetivo y confianza del La capacidad de la infraestructura no es utlizada en

mismo su totalidad.
Mejoramiento continuo e inversión en técnología de Concentración de ingresos en un solo ramo

inversión. ( créditos )
Visión empresarial y conocimiento de la No se realiza presupuestos, lo que mejoraría el

competencia. control financiero.
Maquinaria con la última tecnología del mercado, lo

cual permite lograr los niveles altos de eficiencia y Fuerza de ventas basada en calidad del producto y
productividad satisfaciendo las demandas del no en negociaciones o planes de comercialización
mercado más exigentes.
Alto volumen de producción que permite trabajar

mediante economías de escala generando un Ausencia de un plan estructurado de marketing.
menor costo en el producto.
Certificaciones de buenas prácticas en el control de

calidad de productos reflejada en la certificación Falta de seguimiento al cliente y poca publicidad de
AIB y así como el cumplimiento de normas de la los servicios
FDA.
No se actualizan con regularidad los sistemas de

Busqueda de innovación de productos
información
Protección y conservación del medio ambiente a

Demora en la entrega de pedidos para otras
traves de la fabricación de productos innovadores a
provincias debido a falta de transporte.
partir de materia prima reciclable
ASEFLEX CÍA. LTDA.
NARRATIVA " FODA"
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Aumento creciente de la demanda en las diferentes Déficit en la balanza comercial, que ocasiona una
regiones del país contracción en la economía y falta de crédito
Alta tasa de inflación que constituye un riesgo,

Alto nivel tecnológico en procesos productivos debido a la posibilidad de optar por productos
sustitutos a menor precio
Altos índices de contaminación que permite el Precio del petróleo al alza, que representa la base
desarrollo de soluciones biodegradables de la materia prima del plástico
Incremento en las importaciones de productos Aumento de índices de pobreza, que disminuyen la
plásticos capacidad adquisitiva
Reingenieria de procesos Inestabilidad política, corrupción
Falta de cultura de previsión, regionalismo,

Accesibilidad de productos a gran escala
migración y falta de confianza en el sistema.
Aprovechar las experiencias de otros países en la

Personas con bajo nivel de escolaridad
fabricación de fundas plásticas biodegradables.
La falta de coordinación en el tiempo para realizar

Vinculos y alianzas estratégicas con otras industrias
una función en el trabajo puede dar como resultado
plásticas.
una mala imagen de la empresa
Regulaciones comerciales de productos
Competidores con precios mas económicos
importados.
Fuente: Empresa Aseflex Cía. Ltda.

Elaborado por: Tatiana Muñoz
ASEFLEX CÍA. LTDA.
NARRATIVA
VISITA A LAS INSTALACIONES
El día 04 de julio del 2012, siendo las 14:00 horas se visito las instalaciones de la Empresa
Aseflex Cá. Ldta, ubicada en el norte de la ciudad de Quito en la Av. Real Audiencia N57-217 y
Joaquín de Arteta en compañía del Licenciado Víctor Yánez Gerente General en donde se pudo
observar los siguientes puntos importantes para el trabajo a desarrollar:
La empresa cuenta con una infraestructura de dos grandes plantas que estan distribuidas tanto
para el correcto funcionamiento de los equipos como para el bienestar de las personas
En la planta baja al ingreso de la empresa se encuentra:
* El área de lógistica en el cual labora una persona que cuenta con su puesto de trabajo,
además de un baño y es la persona encargada del correcto manejo de bodega es decir el
despacho de la mercadería.
En la segunda planta se encuentra:

Las oficinas del área administrativa: Gerencia General, Gerencia financiera, Dirección de Ventas
y Dirección de Mercadeo
Cada uno de los puestos de trabajo tiene las instalaciones adecuadas para el buen desarrollo
del trabajo, y cada persona cuenta con una computadora de escritorio y un teléfono
convencional .El puesto de trabajo de contabilidad es maneja por una sola persona.
Cuentan con una oficina de reuniones y un cuarto para los equipos. Ʊ

La segunda planta comparten las impresoras de tipo SAMSUNG 3400 y una matricial tanto el
departamento de ventas como contabilidad. Los empleados cuentan con acceso abierto al
internet sin restricción, pues considera como medios alternativos de comunicación al MSM tanto
con los clientes como proveedores y empleados.
En la segunda planta también cuenta con un baño tanto para el personal masculino como
femenino
En los exteriores de la empresa, se consta de la presencia de un parqueadero para los clientes,

que igualmente suele ser utilizado por los proveedores para descargar la mercadería, además
se puede notar una Imagen Corporativa por el uso de colores para la fachada de las
instalaciones que concuerdan con el logo, generando uniformidad y distinción.
Los horarios de trabajo son 08:00-13:00 y 14:00-17:00 para el área de ventas y mercadeo y
09:00-14:00 y 15:00-18:00 para gerencia general y el departamento de contabilidad al igual que
bodega por lo que no se interrumpe a ninguna hora la atención a los clientes.
Siendo la 15:00 se finaliza la visita a las instalaciones, observando aspectos importantes para
realizar el trabajo de auditoría, y con la colaboración de todo el personal mientras se realiza el
recorrido.
Ʊ = Recorrido de las instalaciones
HORAS HORAS
FASES PROCESOS O ETAPAS RESPONSABLE
PROGRAMADAS EJECUTADAS
Planificación
Conocimiento Preliminar 16 18 T.M
Programación 16 16 T.M
Ejecución del Trabajo
Evaluación del Control Interno 32 34 T.M
Medición del Riesgo 12 10 T.M
Aplicación de procedimientos y
técnicas en los papeles de trabajo
para obtener hallazgos 268 264 T.M
Comunicación de resultados 16 16 T.M
Seguimiento
TOTAL 360 358
NOMBRE CARGO INICIALES

Tatiana Lizbeth Muñoz Viera Auditora T.M
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Computadora Laptop 1
Impresora 1
Memoria Flash 2
VALOR
DESCRIPCIÓN MEDIDA CANTIDAD UNITARIO
Papel A4 Resma 2 $ 5.00
Esferos Unidades 4 $ 0.25
Carpetas Unidades 6 $ 0.25
Cartuchos para impresoras Unidades 2 $ 60.00
TOTAL
OBJETO TOTAL
Transporte $ 100.00
Honorarios $ 4,000.00
TOTAL $ 4,100.00
TOTAL
$ 10.00
$ 1.00
$ 1.50
$ 120.00
$ 132.50
ASEFLEX CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Entrevistado: Gerente General
RESPUESTAS PONDERACIÓN
No PREGUNTAS Puntaje Calif. OBSERVACIÓN
SI NO N/A
óptimo Obtenida
¿Se encuentran definidos la
1 X 10 10
misión, visión y objetivos?
¿La estructura organizativa

2 facilita el flujo de información X 10 8
de la empresa
¿Los objetivos de la entidad

3 son claros y conducen al X 10 9
establecimiento de metas?
No se encuentra
establecido un Ref.
¿Existe manuales de
4 X 10 6 manual para el HH
funciones de la empresa?
área de bodega ECI2
y despachos
¿Existe políticas que describan No todos los

Ref.
las pràcticas apropiadas para empleados
5 X 10 7 HH
el desempeño dentro de la conocen las
ECI3
entidad? polìticas
¿El organigrama estuctural
define claramente las lìneas de
6 X 10 9
autoridad, responsabilidad y
dependencia?
contabilidad
maneja el área
¿Las funciones se encuentran administrativa Ref.
7 claramente definidas por X 10 5 por lo que existe HH
departamentos? alteraciones en ECI4
el manejo de
recursos
¿Las actividades de la
8 X 10 8
empresa se planifican?
¿La entidad se preocupa por

9 X 10 9
su formaciòn profesional?
ASEFLEX CÍA. LTDA.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Entrevistado: Gerente General
RESPUESTAS PONDERACIÓN
No PREGUNTAS Puntaje Calif. OBSERVACIÓN
SI NO N/A
óptimo Obtenida
¿La entidad cumple con leyes
10 y regulaciones establecidas en X 10 8
el paìs?
Cuando existe
¿Se identifica los riesgos y se Ref.
un problema en
11 discute abiertamente con la X 10 2 HH
ese momento se
gerencia? ECI5
intenta corregirlo
El personal solo
Ref.
¿Cuenta con personal resive una
12 X 10 5 HH
altamente capacitado? capacitaciòn al
ECI6
año.
¿Existe un buen ambiente de
13 X 10 9
trabajo?
¿ Se cuenta con un sistema
14 X 10 8
contable?
¿Es confiable la preparación
15 X 10 8
de estados financieros?
Se esta tratando
de implementar
indicadores que Ref.
¿Existe parámetros para
16 X 10 2 demuestren la HH
evaluar los resultados?
liquidez y ECI7
solvencia de la
empresa.
¿ La administraciòn evalùa el
desempeño de cada área con
17 X 10 9
relaciòn a la meta
institucional?
No han tomado
mecanismos
pero se trata de
¿Existe algún mecanismo para preveer lo que Ref.
18 anticiparse a los cambios que X 10 2 puede afectar a HH
pueden afectar a la entidad? la empresa ECI8
como es el caso
del alza del
petroleo
TOTAL 180 124

ASEFLEX CÍA. LTDA.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Objetivos:
*Conocer específicamente las actividades realizadas en el proceso
*Evaluar el control interno utilizado en el proceso
*Determinar funciones y responsabilidades
No PROCEDIMIENTO REF/PT REALIZO FECHA OBSERVACIONES
EVALUACIÓN DEL
CONTROL INTERNO
Realizar una narrativa
del proceso de
1 Gestión y Ventas de
los Asesores de
Ventas
Propuesta de un
2 Flujograma de Ventas
Prepara y Aplicar
3 cuestionarios de
Control Interno
Elaborar hallazgos de
Auditoría según a la
4 evaluación del control
interno en el Area de
Ventas
Evaluar riesgo de
control, detección y
5 auditoría del Aréa de
Ventas
Informe de Control
6
Interno
MATRIZ DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PARA EL CALCULO DE INDICADORES DE GESTIÓN
VISIÓN
“Ofrecer a nuestros clientes productos de primera

calidad, en el plazo más conveniente,
complementado con un servicio eficiente,
asesoramiento, atención personalizada, despacho y
entrega en las condiciones acordadas, a fin de
cumplir todos sus requerimientos y expectativas,
de tal manera que logremos las metas trazadas para
el desarrollo de la compañía.”
VISIÓN
“Mantener nuestro liderazgo en el ámbito

empresarial del sector plástico, procurando una
actualización tecnológica en los procesos
productivos y de soporte, con una capacitación
permanente de nuestros colaboradores para su
desarrollo personal y profesional.”
OBJETIVOS POLÍTICAS METAS ESTRATEGIAS INDICADORES DE GESTIÓN
* Ser una empresa de alta efectividad y eficacia * Fabricamos empaques plásticos flexibles con
en la administración de recursos, creciendo un servicio eficaz, para satisfacer los * Evaluar cada trimestre la eficiencia y * Seleccionar representantes de ventas en
financieramente y desarrollando su cultura requerimientos de nuestros clientes y el eficacia a través del análisis de las ventas cada provincia con la finalidad de abarcar Ventas del trimestre anterior
empresarial, para cautivar al consumidor y crecimiento de la empresa. Trabajamos con que deberan incrementar en un 10% de las mayores centros de distribución, Ventas del trimestre vigente
satisfacer las expectativas de servicio de los personal competente, con el compromiso de ventas realizadas el trimestre anterior. incrementanto las ventas.
clientes. mejorar continuamente.
* Es una política importante que todos los

* La empresa necesita de una rentabilidad
* Conservar e incentivar a los clientes trabajadores se especialicen en todos los campos
estable, mínimo hasta el 60% anual para
actuales, monitoreándolos constantemente y para evitar errores y mantener activo al personal *Entregando productos al usuario con Rentabilidad año 2011
seguir produciendo con calidad productos
ofreciendo un valor agregado en el producto que y de esta manera tener productos de excelente peso, precio y calidad reales Rentabilidad año 2012
que satisfagan las necesidades de nuestros
se oferta. calidad satisfaccendo las necesidades de los
consumidores.
clientes.
* Capacitación constante del personal, para
* Es una política importante que todos los * Terminado el primer año lograr capacitar
mejorar su nivel de desempeño y rendimiento en * Capacitando al personal en el manejo de Personal capacitado año 2012
trabajadores se especialicen en todos los campos a mas del 70% del personal con la finalidad
las áreas de la empresa: administrativa y los recursos Total del personal
para evitar errores y mantener activo al personal. de lograr calidad en los servicios.
comercialización.
Lograr un 20% de utlidad bruta mensual
* Identificación de los mejores proveedores de * Trabajar con proveedores que entreguen a
frente a las compras realizadas a nuestros * Estableciendo convenios sólidos y éticos Compras mensuales proveedores
materia prima que cumplan requerimientos tiempo los pedidos y que nos ayuden con un
proveedores para determinar el grado de intercomerciales. Ventas realizas mensuales
exigidos por la empresa. crédito mínimo de 30 días
eficiencia en las operaciones.
Abarcar y liderar el mercado nacional e
internacional con eficiencia y eficacia para
de esta manera satisfacer las exigencias de
nuestros consumidores.
ASEFLEX CÍA. LTDA.
INDICES Y MARCAS
INDICES
PT Papel de Trabajo
pp Planificación Preliminar
PE Planificación Específica
HH Hallazgos de Auditoría
ECI Evaluación del Control Interno
CR Comunicación de Resultados
SM Seguimiento y Monitores
PEAV Programa Especifico Area Ventas
PEAF Programa Específico área Finannciera
MARCAS
¥ Confrontado con libros
§ Cotejado con documento
µ Corrección realizada
¢ Comparado en auxiliar
¶ Sumado verticalmente
© Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
« Pendiente de registro
Ø No reúne requisitos
S Solicitud de confirmación enviada
SI Solicitud de confirmación recibida
SIA inconforme
Solicitud de confirmación recibida
SC inconforme
Solicitud de pero aclarada recibida
confirmación
S conforme
Totalizado
ã Conciliado
Æ Circularizado
Y Inspeccionado

Revisado: ítalo Moreno Fecha: 05 de julio del 2012
ASEFLEX CÍA. LTDA.
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
HALLAZGO No 1.
TÍTULO: INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL AREA DE BODEGA Y

DESPACHOS
Condición
La empresa establecio manuales de competencia Laboral pero no se tomo en cuenta al área de bodega y
despachos el gerente le proporciono una hoja de funciones pero los empleados encargados no le dan la debida
importancia
Criterio
Según buenas prácticas administrativas, la implementación formal de un Manual de Funciones para el área de
bodega y despachos, es de mucha utilidad para lograr una eficiente administración fundamentalmente en esta
área que es donde se encuentra la mercadería de la empresa.
Causa
El Gerente General ha entregado a los empleados de bodega y despachos una hoja de funciones pero se
encuentra incompleta y hasta el momento no ha sido actualizado por lo que los empleados no lo han puesto
en práctica
Efecto
Debido a que los empleados tienen amplio conocimiento de las actividades, no existe aspectos significativos,
pero se podría exponerlos a que por falta de delimitación de funciones y responsabilidades, ejerzan
responsabilidades compartidas que no solo ocasionan pérdida de tiempo sino también la disolución de
responsabilidades. Por otro lado se ve afectado el rendimiento de los empleados nuevos que no cuentan con
una guía para el desempeño de las funciones.
Conclusiones
La falta de un manual de funciones para el área de bodega y despachos ha ocasionado distorción en las
funciones y la falta de importancia por parte por parte de los empleados los mismos que desarrollan sus
actividades solamente basados en la experiencia y necesidad del puesto de trabajo que ocupan
Recomendaciones
Al Gerente General: Dispondrá a la Directora de Talento Humano la elaboración de un Manual de Funciones

al área de bodega y despachos completo que intgre la descripción de funciones, responsabilidades,
procedimentos y normas a la vez que adopten las medidas necesarias para lograr:

Revisado por: Ing. Italo Moreno Fecha: 12 de julio del 2012
ASEFLEX CÍA. LTDA.

HALLAZGO No 2
TÍTULO: FALTA DE CONOCIMIENTO DE POLÍTICAS POR LOS EMPLEADOS
Condición
Existe políticas establecidas pero no todos los empleados las conocen y aplican
Criterio
Las buenas prácticas administrativas señalan que las empresas deben tener debidamente implementadas las
políticas generales y específicas para cada área como una guía para ofrecer un servicio óptimo.
Causa
El Gerente General no ha dado la debida importancia a la formalización de políticas para que todos los
empleados los conozcan y apliquen
Efecto
Los empleados al no aplicar las políticas establecidas, existe el riesgo de que estas sean mal interpretadas,
ocasionando un riesgo operativo, lo que dificulta el cumplimiento de objetivos planteados en las
proyecciones de la empresa.
Conclusiones
La empresa ASEFLEX CÍA. LTDA., cuenta con políticas pero estas no se encuentran formalmente
establecidas, lo que ocasiona que se incremente el riego operativo al dejar que los empleados además de las
instrucciones que han sido verbalmente expuestas impongan sus criterios en base a las necesidades de cada
área.
Recomendaciones
Al Gerente General: formulará con cada uno de los responsables del área de las políticas necesarias y las
emitira formalmente en un documento para conocimiento y correcta aplicación de los empleados.
ASEFLEX CÍA. LTDA.

HALLAZGO No 3
TÍTULO: INEXISTENCIA DE CONTROL EN LAS FUNCIONES POR DEPARTAMENTOS
Condición
Las funciones realizadas por departamentos son compartidas por ejemplo contabilidad maneja el área
administrativa y recepción.
Criterio
Las buenas prácticas administrativas señalan que las empresas deben tener debidamente implementadas las
funciones por cada uno de los departamentos que esta se encuentre compuesta.
Causa
El Gerente General no ha contratado mas personal para que sea este el responsable del funcionamiento de
cada área
Efecto
La empresa al no contar con el personal suficiente para el manejo del area administrativa se puede producir
errores significativos en el manejo de la administración, además puede producir demora en la entrega de
informes y demás documentos importantes para el buen desemvolmiento.
Conclusiones
La empresa ASEFLEX CÍA. LTDA., cuenta con funciones pero estas no se encuentran formalmente
controladas por parte del gerente general, además que el área administración no cuenta con el personal por lo
que comparten obligaciones y reponsabilidades en conjunto.
Recomendaciones
Al Gerente General: contratar personal para el area administrativa lo que servira para el correcto manejo de
responsabilidades y obligaciones logrando un mejor desemvolmiento de los departamentos y una
coordinación adecuada.
ASEFLEX CÍA. LTDA.

HALLAZGO No 4
TÍTULO: INEXISTENCIA DE CONTROL FRENTE A LOS RIESGOS
Condición
Existe riesgos que no son controlados y pueden afectar negativamente a la empresa ocasionando perdidas
económicas y deficit en el desemvolmiento de las funciones.
Criterio
Los riegos que pueden afectar a una entidad deben ser identificados de manera oportuna con la finalidad de
mitigarlos y tener un control oportuno de los mismos.
Causa
Existe riesgos inherentes que no se pueden controlar y aparecen con los cambios que ocurren dentro de la
sociedad.
Efecto
Los riesgos pueden producir perdidas económicas y hasta la terminación de la compañía puesto que afectan
directamente a las funciones y operaciones propias de la misma.
Conclusiones
Los riesgos son probabilidades de que ocurra un evento produsca reacciones negativas dentro de una entidad
por lo que se debe analizarlos y lograr mitigarlos para evitar inconvenientes dentro del desemvolvimiento de
la empresa. Además existe diversas clases de riesgos que pueden afectar a la compañia.
Recomendaciones
Al Gerente General: realizar un análisis profundo de todos los riesgos que pueden afectar a la compañía y
realizar un plan de contingencia que ayude a mitigarlos evitando así perdidas económicas y deficientes
controles en las operaciones.
ASEFLEX CÍA. LTDA.

HALLAZGO No 5
TÍTULO: FALTA DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Condición
El personal que labora en la compañía, no ha recibido ninguna capacitación referente a sus actividades y las
realizan basandose en la experiencia que ha obtenido en la empresa.
Criterio
Según practicas administrativas de las organizaciones modernas el contar con el personal capacitado para
desarrollar los procesos integralmente, lo que les permitirá lograr niveles productivos deseados, con calidad
asegurada y sustentable en el tiempo.
Causa
La parte de diligencia por parte de la gerencia general en lo concerniente a capacitación a ocasionado que el
todo el personal de la entidad no reciba estos beneficios.
Efecto
No se explota las habilidades del personal al no especializarlos ni proporcionarles información actual,

práctica y oportuna disminuyendo la oportunidad para que desarrollen y ejecuten mejores y más eficientes
prácticas dentro de la empresa, para contribuir al logro de las metas propuestas.
Conclusiones
La empresa ASEFLEX CÍA. LTDA. no ha proporcionado capacitación al personal en temas pertinentes a sus
actividades ocasionando que las actividades se realicen de acuerdo a su experiencia y dejando de lado la
oportunidad de desarrollar en su personal mejores y más eficientes prácticas para contribuir al logro de las
metas propuestas.
Recomendaciones
Al Gerente General: elaborará y hará ejecutar planes de capacitación para toda la empresa dependiendo de las
necesidades que presenten sus colaboradores en temás relacionados de acuerdo al desempeño de cada área.
ASEFLEX CÍA. LTDA.

HALLAZGO No 6
TÍTULO: FALTA DE INDICADORES QUE DEMUESTREN LA SITUACION DE LA EMPRESA

Condición
La empresa ASEFLEX CÍA. LTDA. no realiza indicadores que le ayuden a determinar la situación de la
entidad.
Criterio
Según practicas administrativas de las organizaciones las entidades deben realizar indicadores que le
permitan demostrar la liquidez, solvencia y la situación por la cual atraviesan, lo que permitirá tomar
decisiones opotunas del desemvolmiento de la entidad logrando asi cumplir las metas propuestas.
Causa
La falta de diligencia por parte de la gerencia general en lo concerniente a exigir al departamento de
contabilidad el realizar indicadores que le permitan demostrar sobre todo la liquidez y solvencia de la entidad
a provocado evitar tomar decisiones oportunas.
Efecto
Se puede incurrir en gastos innecesarios que despues no se puedan cubrir por falta de liquidez además las
decisiones tomadas no pueden ser las mas correctas puestos que no hay parámetros que evaluen la situación.
Conclusiones
La empresa ASEFLEX CÍA. LTDA. no ha proporcionado indicadores de liquidez y solvencia que ayuden a
determinar la situación de la entidad y solo se ha tomado decisiones con respecto a gastos y pagos en base a
lo que refleja el dinero que tienen en el banco.
Recomendaciones
Al Gerente General: exigirá al departamento de contabilidad realizar indicadores de liquidez y solvencia con
la finalidad de determinar la situación financiera por la cual atraviesa la entidad.
INFORMACION REQUERIDA SI NO N/A
Antecedentes X
Base Legal X
Productos y Servicios X
Registro Unico de Contribuyentes X
Patentes y Permisos X
Organigramas X
Misión X
Visión X
Objetivos X
Políticas X
Estrategias X
Valores X
FODA X
Infomación clientes, proveedores X
Información Competencia X
Estados Financieros X
Manuales de Funciones X
Estatutos X
Contratos X
MATRIZ DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PARA EL CALCULO DE INDICADORES DE GESTIÓN
M&V
AUDITORES Ref.
VISIÓN ASOCIADOS PP.7
2/2
“Ofrecer a nuestros clientes productos de primera

calidad, en el plazo más conveniente,
complementado con un servicio eficiente,
asesoramiento, atención personalizada, despacho y
entrega en las condiciones acordadas, a fin de
cumplir todos sus requerimientos y expectativas,
de tal manera que logremos las metas trazadas para
el desarrollo de la compañía.”
VISIÓN
“Mantener nuestro liderazgo en el ámbito

empresarial del sector plástico, procurando una
actualización tecnológica en los procesos
productivos y de soporte, con una capacitación
permanente de nuestros colaboradores para su
desarrollo personal y profesional.”
OBJETIVOS POLÍTICAS METAS ESTRATEGIAS INDICADORES DE GESTIÓN
* Ser una empresa de alta efectividad y eficacia * Fabricamos empaques plásticos flexibles
en la administración de recursos, creciendo con un servicio eficaz, para satisfacer los * Evaluar cada trimestre la eficiencia y * Seleccionar representantes de ventas
financieramente y desarrollando su cultura requerimientos de nuestros clientes y el eficacia a través del análisis de las ventas en cada provincia con la finalidad de Ventas del trimestre anterior
empresarial, para cautivar al consumidor y crecimiento de la empresa. Trabajamos con que deberan incrementar en un 10% de las abarcar mayores centros de distribución, Ventas del trimestre vigente
satisfacer las expectativas de servicio de los personal competente, con el compromiso de ventas realizadas el trimestre anterior. incrementanto las ventas.
clientes. mejorar continuamente.
* Es una política importante que todos los

* La empresa necesita de una rentabilidad
* Conservar e incentivar a los clientes trabajadores se especialicen en todos los
estable, mínimo hasta el 60% anual para
actuales, monitoreándolos constantemente y campos para evitar errores y mantener activo *Entregando productos al usuario con Rentabilidad año 2011
seguir produciendo con calidad productos
ofreciendo un valor agregado en el producto que al personal y de esta manera tener productos peso, precio y calidad reales Rentabilidad año 2012
que satisfagan las necesidades de nuestros
se oferta. de excelente calidad satisfaccendo las
consumidores.
necesidades de los clientes.
* Capacitación constante del personal, para * Es una política importante que todos los * Terminado el primer año lograr
mejorar su nivel de desempeño y rendimiento en trabajadores se especialicen en todos los capacitar a mas del 70% del personal con * Capacitando al personal en el manejo Personal capacitado año 2012
las áreas de la empresa: administrativa y campos para evitar errores y mantener activo la finalidad de lograr calidad en los de los recursos Total del personal
comercialización. al personal. servicios.
Lograr un 20% de utlidad bruta mensual
* Identificación de los mejores proveedores de * Trabajar con proveedores que entreguen a
frente a las compras realizadas a nuestros * Estableciendo convenios sólidos y Compras mensuales proveedores
materia prima que cumplan requerimientos tiempo los pedidos y que nos ayuden con un
proveedores para determinar el grado de éticos intercomerciales. Ventas realizas mensuales
exigidos por la empresa. crédito mínimo de 30 días
eficiencia en las operaciones.
Abarcar y liderar el mercado nacional e
internacional con eficiencia y eficacia
para de esta manera satisfacer las
exigencias de nuestros consumidores.

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ASEFLEX CÍA. LTDA.

No PROCEDIMIENTO REF/PT REALIZO FECHA OBSERVACIONES

Realizar una carta al gerente con el fin

Entrevistar a las autoridades y a los Se conoció al todo el

Visitar las instalaciones, para observar,

Obtener información de los antecedentes Colaboración por parte del

Obtener los organigramas estructural y Información proporcionada

¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa?

¿Existe un Manual de Funciones y de Descripción de Cargos, además de Reglamento de trabajo

ASEFLEX CÍA. LTDA.

¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoría de Gestión?

¿Se realiza indicadores periódicamente para determinar la efectividad de los procesos?

¿ Se tiene un software contable?

Elaborado por: Tatiana Muñoz Fecha: 02 de julio del 2012

ASEFLEX CÍA. LTDA.

Cargo: Asistente de Ventas Hora: 16:00

¿Se a definido procedimientos específicos para la toma de inventarios y de activos fijos?

¿Dispone la empresa el espacio y equipos adecuados para el manejo en las Adquisiciones?

Elaborado por: Janeth Calvopiña

Nombre de la Institución: Aseflex Asesoría y Venta de Empaques Flexibles Cía. Ltda.

Reseña Historia de la Empresa Aseflex Cía. Ltda.

Elaborado por: Tatiana Muñoz Fecha: 06 de julio del 2012

Cuadro No. 1 Cuadro inicial de suscripción y pago de capital

Elaborado por: Tatiana Muñoz Fecha: 09 de julio del 2012

La misión de Aseflex Cía. Ltda., es:

La visión de Aseflex Cía. Ltda., es:

Trabajo, permanente en la construcción empresarial;

Puntualidad de sus trabajadores en su horario y turno establecido en su trabajo.

Elaborado por: Tatiana Muñoz Fecha: 09 de julio del 2012

Falta de compromiso por parte de los empleados al

Canales de comunicación abiertos tanto Falta de estabilidad laboral, estímulos al personal y

Identificación del mercado objetivo y confianza del La capacidad de la infraestructura no es utlizada en

Mejoramiento continuo e inversión en técnología de Concentración de ingresos en un solo ramo

Visión empresarial y conocimiento de la No se realiza presupuestos, lo que mejoraría el

Maquinaria con la última tecnología del mercado, lo

Alto volumen de producción que permite trabajar

Certificaciones de buenas prácticas en el control de

No se actualizan con regularidad los sistemas de

Protección y conservación del medio ambiente a

Alta tasa de inflación que constituye un riesgo,

Reingenieria de procesos Inestabilidad política, corrupción

Falta de cultura de previsión, regionalismo,

Aprovechar las experiencias de otros países en la

La falta de coordinación en el tiempo para realizar

Fuente: Empresa Aseflex Cía. Ltda.

En la planta baja al ingreso de la empresa se encuentra:

En la segunda planta se encuentra:

Cuentan con una oficina de reuniones y un cuarto para los equipos. Ʊ

En los exteriores de la empresa, se consta de la presencia de un parqueadero para los clientes,

NOMBRE CARGO INICIALES

¿La estructura organizativa

¿Los objetivos de la entidad

¿Existe políticas que describan No todos los

¿La entidad se preocupa por

ASEFLEX CÍA. LTDA.

TOTAL 180 124

La misión de Aseflex Cía. Ltda., es:

“Ofrecer a nuestros clientes productos de primera

“Mantener nuestro liderazgo en el ámbito

OBJETIVOS POLÍTICAS METAS ESTRATEGIAS INDICADORES DE GESTIÓN

* Es una política importante que todos los

TÍTULO: INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL AREA DE BODEGA Y

Al Gerente General: Dispondrá a la Directora de Talento Humano la elaboración de un Manual de Funciones