UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE HONDURAS

Asignación:

13D3-Gestion de Compras.

Catedrático:

Msc. Meyra Yollibeth Cerna

Tema de Actividad:

Tarea de Análisis 1

Carrera:

Ingeniería de Negocios

Alumna:

202300054 Yenny Marilú Fernández García

Fecha: 26 de Abril del 2023

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Introducción

En el presente análisis estudiamos cada uno de los pasos que conlleva los
procesos de Compra de importación, las áreas que conforman, las
responsabilidades de cada uno de los colaboradores para que el proceso se
desarrolle conforme a lo planificado las mejoras que se pueden hacer y las
estrategias de innovación tecnológica que deben implementarse para ser
competitivos.

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Análisis de Procesos de Compra por Importación Pontificia Universidad

Javeriana Bogotá

Actualmente las empresas tienen que mantenerse competitivas, y sus servicios

deben ser prestados con la mayor prontitud y calidad posible, esto hace que los
competidores tengan que estar reinventándose y buscar simplicidad en sus
procesos, tal como alternativas amigables con el cliente, donde este pueda
participar y se sienta complacido con su producto final .Por lo que para este caso
se propone un mejoramiento y simplificación del proceso de compras. Mediante
este análisis comprenderemos que en este proceso de compra por importación
la estructura organizacional es bastante jerárquica comprendida por El
responsable asignado de la unidad ,auxiliar de importaciones oficina de
suministros ,coordinador de oficinas de contabilidad, jefe de oficina de
suministros ,proveedor ,unidad auxiliar de facturación, analista de Importaciones
,coordinador de Importaciones ,auxiliar e importaciones y facturación ,solicitante
y esto le permite vigilar los diferentes procesos de una manera más amplia y
especifica con el fin de que haya un buen manejo y la empresa pueda mejorar
cada vez más y mantener su calidad constante. También analizamos varios
áreas y procesos que se las describimos a continuación:

 Dimensión del área de práctica:

El área de la dirección administrativa se encarga de diferentes procesos, que

incluye: Inscripción de proveedores correspondientes a sus patrimonios,
Pagos de servicios públicos a los mismos patrimonios anteriormente
mencionados. Consulta en listas de personas naturales en liquidación o
personas jurídicas (empresas) y las compras requeridas. Uno de los
principales procesos a realizar en la práctica son las compras, las cuales son
órdenes o requerimientos que generan obligaciones con distintos
proveedores externos. Intervienen en este, de igual manera se debe cumplir
con tiempos estipulados dependiendo de lo que se quiera adquirir. La
dirección administrativa trabaja de la mano de las demás áreas (Presidencia,
Vicepresidencias, Gerencias, Direcciones y Colaboradores) para poder
efectuar las requisiciones, pero factores como los periodos de tiempo de
espera de cotizaciones, documentos faltantes para el proceso de selección,

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o una simple firma o visto bueno hace que generen retrasos y no se dé el

desarrollo de las compras de forma productiva lo que puede perjudicar a la
fiduciaria y a los proveedores.

 Descripción del proceso de compras:

Identificar necesidad de compra, generar requisición con la autorización

correspondiente y tramitar a través del área especializada, después validar la
solicitud de acuerdo con los procesos establecidos y determinar el tipo de
compra según cuantía. Realizar la petición de oferta del producto o servicio al
proveedor a través de la oficina de suministros de cotizaciones. Remitir
cotización en términos técnicos y económicos en los tiempos establecidos por
parte de la Dirección Administrativa y realizar los ajustes necesarios, Realizar la
evaluación técnica del producto o servicio y confirmar si cumple con los criterios
requeridos según la necesidad identificada y evaluar los aspectos económicos
de la oferta realizando los comparativos o análisis establecidos en el
Procedimiento y remitir el análisis al Ordenador del Gasto de acuerdo con las
validaciones Técnicas y Económicas de las propuestas. Remitir el análisis al
Ordenador del Gasto de acuerdo con las validaciones Técnicas y Económicas
de las propuestas, Aprobar, denegar o solicitar ajustes sobre las requisiciones
de compra presentadas; solicitar los informes o análisis que se consideren
necesarios para la toma de decisiones. Generar los Documentos de
Disponibilidad Presupuestal de acuerdo con las aprobaciones del Ordenador, así
como realizar la entrega del Bien/Servicio contratado en los términos de calidad
y oportunidad pactados, y emitir la facturación correspondiente Recibir el bien o
servicio adquirido y aprobar el recibo a satisfacción dejándolo reflejado en la
factura .Autorizar el pago de la factura en concordancia con el recibo a
satisfacción y el cumplimiento de lo estipulado en la orden de servicio, Realizar
informe de supervisión final para el pago de la última factura y cierre de la orden,
evaluando al Proveedor, así como Realizar proceso normal de Pago.

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 Diagnóstico del área:

En el área de compras, se deben evitar falencias que no permiten la realización

de las adquisiciones en los tiempos adecuados, estas pueden ser:

1. Demora en el recibimiento de las cotizaciones por parte de los

proveedores.
2. Los proveedores no cumplen con los lineamientos establecidos, ya que
deben enviar documentos adjuntos a su propuesta comercial.
3. Demora en gestión de los diferentes documentos que se deben devolver
al área solicitante.
4. Los datos de los proveedores no están debidamente almacenados en
carpetas, o una base de datos detallada, todo se guarda en correos lo
cual puede generar confusión y desorganización.

De acuerdo con lo analizado en este proceso, podemos distinguir respecto a las

fortalezas del proceso que las personas se sientan comprometidas con puedan
cumplir con sus objetivos, además de tener un constante mejoramiento
contando con los conocimientos técnicos, lo que deja ver las ganas del personal
por progresar y desarrollarse cada día más en procesos que pueden ser
desconocidos. También la transparencia en la relación con proveedores,
siempre tratando de contratar bajo lineamientos éticos. Se evidencia que hay
una organización buena para el proceso, existe un orden de las personas
designadas en cada proceso pero si se recomienda la asignación de más
personal para la mejor distribución de las tareas como las carpetas con datos y
documentos de cada compra, ya que las personas designadas pueden llegar a
saturarse de tareas y pueden ocurrir errores. Lo planteado anteriormente nos
muestra problemas de gestión de personal y asignación de responsabilidades, o
hacer uso de tecnologías para un proceso más rápido. Conforme a los factores
externos, existe una adecuada organización en el proceso, lo cual hace que se
cumplan los requisitos exigidos en las compras y la compañía no se atrase frente
a otras, teniendo en cuenta que esto puede ayudar a simplificar todo y así
mantenerse competitivo detallada en la práctica, considero que se debe hacer el
planteamiento de estrategias que desde lo interno ayudan a mejorar lo externo y

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viceversa. Para ayudar a reducir el impacto de las amenazas el área de la

dirección administrativa podría estandarizar un poco más el proceso de compras
y su organización, así como empezar a implementar el uso de una herramienta
tecnológica asertiva con el sector al que pertenece.

El proceso de compras es indispensable para su buen funcionamiento y

operación, porque constantemente surgen requerimientos para las instalaciones
que nacen por diversas necesidades y algunas atienden una mayor prontitud.
Para el área de la Auxiliar de Importaciones de Suministros que se hace cargo
de este en la totalidad de sus pasos en donde se deben seguir ciertos estándares
y tiempos es fundamental que todo se realice con transparencia. lo que lleva a
que se no se cometan errores a la hora de ejecución. También es importante
denotar que las capacitaciones son muy importantes para cubrir con cabalidad
con la formación de esos conocimientos necesarios para las compras y todos los
pasos que abarca el proceso el cual llega a tener hasta más de 10 los cuales son
manejados por las distintas áreas involucradas, siendo la administrativa la
gestora y supervisora.

Considerando esta situación las empresas deben añadir un valor a sus procesos
y operaciones, en el caso de las compras por ejemplo se pueden encargar de
proveer indicadores de gestión de compras para que el rendimiento sea visible y
a partir de este generar estrategias que pueden ir desde una capacitación
especializada al uso de tecnologías que permitan facilitar tanto el manejo de
información como la ejecución de las compras de una forma simplificada, y que
ayude a todos los actores involucrados. Al darle relevancia al proceso esto hará
que se genere una utilidad para la compañía.

 Administración de compras:

La acción de ejecutar compras para las empresas se ha hecho desde hace

mucho tiempo y se realizan para que estas puedan seguir y realizar sus
actividades normalmente, para esto debe haber un individuo encargado de
analizar variables para una contratación nueva, teniendo en cuenta la
actividad económica de la empresa y su tamaño se podrá saber que tanto
profundizar en el análisis de dichas variables. Una ayuda puede ser la
administración de compras la cual busca principalmente satisfacer al cliente

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y al proveedor, orientándose hacia un nuevo pensamiento y actitud que

ayudará a que se eliminen errores comunes, para convertirlos en algo
beneficioso dentro de la empresa.

Cada vez es más valioso saber manejar las requisiciones que contempla una
compañía, ya que en los últimos años se ha podido afianzar como una sub-
disciplina relevante en la gestión de suministros, por lo que la economía global y
la literatura existente remarcan las compra tanto de bienes y servicios como algo
en lo que también participan consumidores, esto se debe por ejemplo a los
diferentes niveles de especialización en el caso de los servicios .Conforme al
crecimiento del proceso, como se mencionó anteriormente esto ha hecho que la
cadena de suministro se convierta en un punto estratégico, lo que ha llevado a
que se rompan paradigmas sobre cómo se debe comprar. Lo que hace que se
generen sistemas más inteligentes dando lugar a un nuevo concepto de
compras, por lo que transformar el escenario actual es vital para la
administración porque se pueden generar mejoras radicales en costos esfuerzo
humano, grado de automatización y demás implicaciones, así como el aumento
en la confianza y transparencia en las relaciones con los proveedores.

 Selección de proveedores:

Actualmente la selección de proveedores establece una decisión estratégica con

un gran impacto para el desarrollo general de la compañía, por lo que no solo
hablamos de abastecimiento o una operación de compra y administración de
inventario. Teniendo en cuenta lo anterior es significativo conservar criterios para
la contratación, ya que el proveedor debe comprometerse no solo a suministrar
si no a mejorar y trabajar a la par con su cliente, claro está sin prescindir de
características tradicionalmente valoradas como el servicio, la calidad, las
condiciones de pago y entrega, entre otros. A pesar de mantener los estándares,
este proceso se puede dificultar por la variedad y extensión de oferta en el
mercado, ya que cada proveedor posee especificaciones diferentes ya sea de
un producto o servicio. Aunque el proceso de selección de proveedores puede
ser complicado y a su vez puede llegar a consumir una cantidad considerable de
tiempo y recursos, cuando se gestiona de una buena forma puede generar
beneficios para una empresa. Por lo cual una gestión de factores tanto

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cuantitativos como cualitativos es primordial para poder seleccionar un posible

proveedor, ya que las empresas a veces malinterpretan el proceso de selección
como una toma de decisión de un solo criterio considerando sólo indicadores de
costos, es por eso que existen ciertas ayudas para decidir sobre algo tan
sustancial, y según diversas fuentes de literatura se extiende a herramientas
como el proceso de jerarquía analítica, programación de objetivos y la teoría de
conjuntos difusos. Sin embargo, estos instrumentos requieren de una revisión
porque existen avances significativos sin dejar de un lado la lista de atributos o
beneficios que un proveedor.

 Herramientas tecnológicas y de información:

En el escenario dinámico en el que nos encontramos el uso de herramientas

tecnológicas se hace indispensable para avanzar en la eficiencia de procesos,
así como es el caso de países con economías en desarrollo, lo que hace que se
impliquen en un amplio debate sobre la expansión económica siendo un
instrumento que llega a revolucionar la forma en la que manejamos nuestros
datos y las actividades que realizamos. Son usadas para enfrentar nuevas
realidades del entorno lo cual produce que las empresas evolucionen y generen
cambios en cuanto a su diseño estructural, procesos, e incluso clima
organizacional, la relevancia de estos sistemas recae en que la información para
toma de decisiones se da a conocer en una manera más fácil, por lo que puede
ser una gran herramienta para generar un valor agregado a las empresas y su
configuración Cuando se habla de estas funcionalidades, es innegable la
aceleración en la innovación tecnológica, que puede generar operaciones
originales para un servicio personalizado, donde el contacto con el cliente pueda
satisfacer sus diferentes necesidades y supere las expectativas, además de esto
el autor se refiere a una posible interconectividad entre componentes de producto
servicio lo cual configura la cadena de valor y va a redefinir a la competencia.

 Ética en las compras:

Teniendo en cuenta la revisión de la literatura, el término de ética en las compras

hace referencia a una contratación que no solo respeta normas nacionales e
internacionales contra conductas delictivas sino el abuso de derechos humanos,

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esta mejora progresivamente la vida de las personas también involucradas en

las cadenas de suministro. Al existir esa transparencia dentro del abastecimiento
o prestación de un servicio será posible exhibir comportamientos poco éticos por
parte de los proveedores u otras circunstancias como los sobornos o corrupción.
Aun así la ética en la contratación o proceso de compras carece de exposición,
ya que no existen muchos estudios referentes al tema, a pesar de esto la cadena
de suministro desempeña una parte fundamental en el apoyo de este concepto
ya que las cadenas de valor inclusivas mejoran la vida de las personas que
contribuyen y participan en este. Para la selección de proveedores para el sector
público en Bogotá, el caso de estudio denota determinantes para la decisión, que
no solo se enfocan en los actores organizacionales o políticos, sino que se
evidencia la percepción de trabajos éticos, centrándose también en las personas
y no en beneficios monetarios.

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