Encuesta a los Proveedores Actuales Un elemento clave de las encuestas a los proveedores actuales, es el historial de cada uno, el equipo

encuestador debe conocer a fondo el desempeo del proveedor durante, cuando menos, el ltimo ao, incluyendo todas las acciones correctivas provocadas por materiales defectuosos. Con frecuencia las empresas dejan de actualizar los registros de sus proveedores por medio de estas encuestas. Cuando se tienen relaciones muy frecuentes con un proveedor es fcil olvidar que hace tiempo que no se le hace una encuesta formal. Una buena regla emprica consiste en realizar cuando menos una encuesta anual por proveedor.

Calificacin Inicial del Proveedor Una vez seleccionado un proveedor, pero antes de que se le autoricen embarques voluminosos en forma regular, debe satisfacer una serie de criterios de calificacin del producto. Estos pueden variar muchsimo, y la complejidad del proceso de calificacin depende de la complejidad del producto, de la novedad de la tecnologa empleada, de la importancia que el empleo del producto tiene para el cliente y de varios factores similares ms. Informes sobre la Calidad de los Proveedores Estos informes involucran a los clientes a hacer todo lo posible por asegurarse de que sus proveedores reciban un flujo continuo de informacin oportuna, clara y coherente acerca de su desempeo. Los informes deben ser lo ms claro posible, sobre todo cuando informan de algn defecto. Para ayudar al proveedor a emprender una accin es indispensable informarle los nmeros de los embarques, las cantidades exactas implicadas, las fechas y la descripcin precisa de los defectos. Tambin es importante que el cliente establezca un vnculo muy claro entre los informes y los registros internos que contienen datos como el nombre del instructor que descubri el problema o hizo las primeras mediciones, el instrumental o mtodos de inspeccin que se emplearon y la disposicin final de las partes. Esta informacin detallada puede ser muy til para resolver problemas recurrentes, vigilar el desempeo de un proveedor a largo plazo e investigar problemas de rendimiento de los problemas en el campo. Calificacin de los Proveedores

La calidad es slo uno de los tres criterios del desempeo de los proveedores. Los otros dos son entregas y costos. Un sistema para calificar a los proveedores debe por lgica, incluidos los tres. Existen muchos mtodos para calcular un ndice general de desempeo de los proveedores, se asignan pesos diferentes a los tres elementos del desempeo por medio de algoritmos que difieren en su complejidad. En el pasado los ndices de calidad se basaban a menudo en simples ndices de aceptacin de los lotes. Es muy importante que el ndice de calidad del proveedor refleje cualquier problema que surja con las partes despus de su aceptacin: problemas que se detectaron en la lnea de produccin o en el campo. Un sistema de calificacin para los proveedores ms simple podra no ir ms all, y simplemente calificando las entregas a tiempo o a destiempo. Entre los problemas ms frecuentes que se encuentran al desarrollar un sistema de calificacin radica en que los datos que requiere, por lo general se encuentran regados en varios departamentos y hasta en varias organizaciones, situacin que debe corregirse hasta que se tenga el sistema de calificacin para los proveedores ms eficaz y proporcione el valor justo de la actuacin del proveedor.

Evaluacin de Proveedores - una formalidad o una necesidad?

Lic. Ana Mara Vazquez La disminucin en el crecimiento de la economa mundial, las crisis regionales y la incertidumbre, han llevado a las empresas en todo el mundo a realizar enormes esfuerzos para reducir sus costos de operacin. Esto ocurre tanto en grandes multinacionales como en organizaciones locales medianas y pequeas. Cmo se reducen los costos de operacin? Indudablemente, una de las metodologas con ms adeptos es la reduccin del personal, no la reduccin del personal como parte de un plan estratgico integral, slo la reduccin del personal. Y, en muchos casos, del personal que desempea funciones claves para la calidad del desempeo de la compaa. De esta manera, los primeros que reciben el impacto son los clientes, que ven disminuir la calidad de los productos y/o servicios que la empresa les provee.

Sea cual sea la participacin que la empresa tenga en el mercado no puede darse el lujo de reducirla, slo tienen futuro aquellas empresas que, no slo mantienen su participacin, sino que la incrementan. El planteo : es una reduccin temporal, hasta que las cosas mejoren, no contempla el hecho que, en ese momento, muchos de sus clientes actuales sern atendidos por sus competidores. Las encuestas muestran que ms del 68% de los clientes que abandonan su relacin comercial con una empresa, lo hacen porque el servicio es deficiente Tom Peters ha establecido que reemplazar US$ 1 de un cliente perdido cuesta US$ 10. El Aumento en los Costos de la No Calidad Normalmente, al disminuir los costos de operacin reduciendo el personal sin un plan integral como marco, se genera un aumento sustancial en los Costos de la No Calidad. El desnimo del personal que no comprende los objetivos de la empresa y se encuentra desempeando nuevas tareas para las cules no fue capacitado, el descuido en el mantenimiento de las instalaciones y equipos provocado por la malentendida reduccin de costos, la falta de coordinacin entre las distintas reas de la empresa promovida por la falta de experiencia del personal a cargo, van generando un creciente desorden y disminucin en los controles que se reflejan en el aumento de los Costos de la No Calidad. Al cabo de varios meses, los empresarios, impotentes frente al desorden generalizado que ha invadido la empresa, comienzan a tomar personal nuevamente apuntando, en general, a postulantes con mayores calificaciones y mayores salarios que sus predecesores. Nuevamente realizan estas incorporaciones sin un plan integral, lo cual hace que el pronstico de esta iniciativa est plagado de incertidumbres. En muchos casos un anlisis y planificacin previa hubiera mostrado que la tercerizacin de determinadas actividades era la opcin ms apropiada tanto en costo como en eficiencia. Las tendencias mundiales apuntan hoy a centrar los esfuerzos en el ncleo o corazn del negocio tercerizando las actividades logsticas o de soporte. Los empresarios dispuestos a realizar un anlisis crtico de esta experiencia (que no son mayora), descubrirn que la falta de un plan integral previo que contemple todas las potenciales fuentes de reduccin de costos, ha dado como resultado final costos adicionales iguales o mayores a las reducciones logradas. Son los Costos de la No Calidad originados en la falta de planificacin y prevencin. Mas de 50 aos de experiencias acumuladas en el mundo sealan a compras o suministros como una actividad donde pueden realizarse importantes reducciones de costos a travs del desarrollo de una

gestin de compras acorde a las necesidades de la empresa. Necesita su Empresa una Gestin de Compras? No siempre el tamao de la organizacin est asociado a la calidad del desempeo de la misma, aunque es indiscutible que el disponer de mayores recursos es siempre una ventaja. Muchas grandes empresas descubrieron en la dcada del 90 que an era posible realizar importantes ahorros mejorando su gestin de compras. Sin embargo, la mayora del las empresas pequeas y medianas todava no comprenden la necesidad de una gestin de compras consideran que la misma consiste slo en comunicarse telefnicamente con los proveedores para solicitarles los productos o servicios requeridos. Las empresas industriales emplean entre el 50% y el 80% de sus ingresos en la adquisicin de materias primas, insumos y servicios. Es fcil darse cuenta que cualquier ahorro en este rea tendr una incidencia importante en la organizacin. El primer paso es establecer cuales son las materias primas, insumos o servicios crticos para la empresa. Son crticos aquellos que inciden en la calidad del producto y/o servicio que reciben los clientes. En la Fig.1 se muestran los tres elementos bsicos que hacen a la satisfaccin de los clientes :

las caractersticas producto/servicio el precio el plazo de entrega

del

Fig. 1

Estos tres elementos, que son requeridos a la empresa por sus clientes, son, a su vez, los que la empresa debe requerir de sus proveedores. La evaluacin de los proveedores es un proceso que permitir establecer cuales son los proveedores que estn mejor posicionados para satisfacer los requisitos relacionados con las caractersticas del producto, el plazo y el precio.

Criterios para la Evaluacin de Proveedores Cada empresa establece los criterios a emplear para la evaluacin as como la ponderacin relativa de los mismos. Habr quienes an sostienen que el nico criterio valedero para definir una compra es el precio. Parecera que el dicho lo barato sale caro no vale cuando se trata de adquirir materias primas, insumos o servicios. Sin embargo es donde ms vigencia tiene. En la Fig. 2 vemos que ocurre cuando un proveedor se atrasa en la entrega de un producto crtico.

Fig.2 Otros costos que puede generar el atraso en la entrega y que no estn descriptos en el flujograma son los debidos a : no cumplimiento de las fechas de entrega de otros productos compra urgente de la materia prima/insumo requerido modificaciones en el plan de distribucin fletes adicionales.

Puede desarrollarse un anlisis similar de los Costos de la No Calidad provocados por: devolucin/uso de materias primas o insumos que no cumple los parmetros de calidad requeridos falta o demora en la asistencia tcnica reclamos no resueltos suspensin de las entregas por siniestro suspensin de las entregas por problemas financieros Hace ya ms de 50 aos, Deming aconsejaba : Acabar con la prctica de hacer negocios sobre la base del precio. En vez de ello minimizar el costo total. Tender a tener un solo proveedor para cualquier artculo, con una relacin a largo plazo de lealtad y confianza. Si bien no es siempre posible tener un slo proveedor, no slo es posible minimizar el costo total, es indispensable hacerlo. Minimizar el costo total implica considerar otros criterios de evaluacin junto con el precio. Algunos de los ms empleados son : Calidad de los productos/servicios que provee, o sea, como se ajustan las caractersticas de los productos/servicios del proveedor a nuestras necesidades y expectativas Existencia/caractersticas del Sistema de Gestin de la Calidad Metodologa para resolver reclamos Capacidad de produccin Tecnologa empleada Caractersticas del control en proceso Existencia y/o caractersticas de la Asistencia Tcnica Existencia/caractersticas del Sistema de Higiene y Seguridad Existencia/caractersticas del Sistema Gestin Ambiental Cumplimiento con los plazos de entrega acordados Velocidad de respuesta Precios Solidez financiera Formacin del personal Desempeo histrico Facilidad de comunicacin

Caractersticas del trato comercial Innovacin

Los criterios a emplear sern diferentes si se trata de un proveedor ya existente o de uno nuevo. Es conveniente ponderar los criterios, estableciendo as su importancia relativa. La Evaluacin Una vez definidos los criterios de evaluacin se confecciona un cuestionario/encuesta que los contenga y que permitir evaluar el grado de cumplimiento del proveedor con los criterios establecidos. Se determina el puntaje para cada proveedor de acuerdo a las respuestas obtenidas y a la ponderacin realizada. Siempre es conveniente llevar a cabo una auditora al proveedor a fin de verificar que la interpretacin de los criterios es comn ambas partes. Y en el caso que se tercerizen procesos que afectan la calidad del producto/ servicio la auditora es ineludible. De acuerdo a los resultados obtenidos los proveedores se agrupan en categoras que se emplean como base para la adjudicacin de contratos o para la realizacin de compras. Esta categorizacin se mantiene actualizada a travs de la evaluacin continua, o sea cada vez que el proveedor realiza una entrega se registra su grado de cumplimiento con los criterios que tienen la mayor ponderacin. Peridicamente se reevala a los proveedores a fin de determinar si, en base a la evaluacin continua, deben llevarse a cabo cambios en sus categoras. Conclusiones Las actividades relacionadas con el abastecimiento o Gestin de Compras tienen ahora, aparte de su rol tctico tradicional, un rol estratgico en el desarrollo del negocio debido a su sustancial potencial de ahorro. Su importancia ha crecido frente al reconocimiento que las empresas lograrn mejores desempeos enfocndose en el ncleo de su negocio mientras trabajan con un enfoque hacia sus proveedores que potencia el xito mutuo. Pero esto slo es posible cuando, a travs de un cuidadoso proceso de evaluacin, el nmero de proveedores por producto o servicio se ha llevado al mnimo. La evaluacin de los proveedores permite al comprador reducir la incertidumbre cuando debe tomar una decisin de compra. Poner siempre el nfasis en minimizar el costo total en lugar de comprar por precio es la clave del xito del proceso.