LAPORAN MAGANG ADMINISTRASI PERKANTORAN

DI BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

KABUPATEN SUKOHARJO

 
 
 
 
 
Oleh :
 Farida Nurlailatul Mahdiyyah
NIM. K7519027

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2022
 LAPORAN MAGANG ADMINISTRASI PERKANTORAN

DI BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

KABUPATEN SUKOHARJO

 
 
 
 
 
Oleh :
 Farida Nurlailatul Mahdiyyah
NIM. K7519027

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2022

2
 LEMBAR PENGESAHAN DARI MITRA

Laporan Magang Administrasi Perkantoran ini telah disahkan dan disetujui untuk
melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat guna menempuh ujian Magang
Administrasi Perkantoran, pada:

Hari : Kamis
Tanggal : 12 Mei 2022

Surakarta, 12 Mei 2022

Pembimbing Magang Mahasiswa Magang

Sri Istanti, S.Sos, M.Si Farida Nurlailatul Mahdiyyah

NIP. 19641206 199303 1 001 NIM. K7519027

Mengetahui,
Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo

Sumini, SE, MM
NIP. 19580102 198603 1 003

3
 LEMBAR PENGESAHAN DARI KEPALA PROGRAM STUDI DAN
DOSEN PEMBIMBING

Laporan Magang Administrasi Perkantoran ini telah disahkan dan disetujui untuk
melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat guna menempuh ujian Magang
Administrasi Perkantoran, pada:

Hari : Kamis
Tanggal : 12 Mei 2022

Surakarta, 12 Mei 2022

Dosen Pembimbing Mahasiswa Magang

Anton Subarno, S.Pd., M.Pd., Ph.D Farida Nurlailatul Mahdiyyah

NIP. 197512232007011002 NIM. K7519027

Mengetahui,
Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran

Dr. Hery Sawiji, M.Pd.

NIP. 196105181989031001

4
 KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan nikmat
serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Magang
Administrasi Perkantoran dengan baik. Laporan ini disusun untuk melengkapi
tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna menempuh ujian program Magang
Administrasi Perkantoran di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan
Sukoharjo. Penyusunan laporan tak terlepas dari bantuan dan bimbingan berbagai
pihak. Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Dr. Mardiyana, M.Si, selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Dr. Hery Sawiji, M.Pd, selaku Kepala Program Studi Pendidikan

Administrasi Perkantoran Universitas Sebelas Maret Surakarta dan sekaligus
dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam
pelaksanaan magang.

3. Sumini, SE, MM selaku Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan

Pelatihan Sukoharjo yang sudah mengizinkan dan menyediakan tempat untuk
pelaksanaan magang.

4. Sri Istanti, S.Sos, M.Si selaku pembimbing lapangan yang telah memberikan
bimbingan, arahan, dan masukan dalam pelaksanaan magang.

5. Seluruh pegawai Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo

yang telah memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan magang.

6. Teman-teman kelompok magang Administrasi Perkantoran Tahun 2022/2023.

Penulis mengakui bahwa laporan ini tak terlepas dari adanya kekurangan
sehingga penulis mengharapkan kritik dan saran yang suportif agar laporan ini
menjadi lebih baik. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Surakarta, 12 Mei 2022

Penulis

5
 DAFTAR ISI 

HALAMAN JUDUL i
LEMBAR PENGESAHAN ii
KATA PENGANTAR iv
DAFTAR ISI v
DAFTAR TABEL vi
DAFTAR GAMBAR vii
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang 1
B. Tujuan 2
C. Manfaat 3
BAB II DESKRIPSI LOKASI MAGANG 4
A. Profil Tempat Magang 4
B. Sarana dan Prasarana 13
C. Kerjasama dengan Instansi Lain 14
D. Prestasi yang Pernah Diraih 17
BAB III PELAKSANAAN PROGRAM MAGANG 19
A. Waktu Magang 19
B. Uraian Bidang Kerja Bagian Magang 19
C. Kegiatan Magang di Perusahaan 20
D. Permasalahan dan Upaya Penyelesaiannya 22
E. Pembahasan 23
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN 28
A. Simpulan 28
B. Saran 29
DAFTAR PUSTAKA 30
LAMPIRAN

6
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1Sarana dan Prasarana Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan

Sukoharjo................................................................................……………………7

7
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Lokasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan

Sukoharjo………………………………………………….……………………..4
Gambar 2.2. Gedung Menara Wijaya …..………………….................…………5
Gambar 2.3. Struktur Organisasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan………………………………………………………………………….6

8
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Mahasiswa dituntut untuk memiliki ilmu pengetahuan yang luas dan

kompleks di berbagai macam bidang. Hal ini dikarenakan pada bangku
perkuliahan, mahasiswa telah diberi teori dan ilmu untuk bekal di masa depan.
Mahasiswa juga dituntut untuk memiliki keahlian profesional sesuai bidangnya
yang kelak dapat memudahkan mereka dalam menghadapi dunia kerja setelah
menyelesaikan bangku perkuliahan.
Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Keguruan
dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret (UNS) mewajibkan semua
mahasiswanya untuk melaksanakan magang pada kantor/instansi/perusahaan
sebagai tempat mahasiswa praktik. Melalui magang, mahasiswa dapat
mempraktikkan langsung apa yang didapat di bangku perkuliahan dengan terlibat
langsung pada pekerjaan yang menuntut rasa tanggung jawab. Selain itu,
mahasiswa berkesempatan untuk mengembangkan cara berpikir, memberikan
ide-ide yang berguna, dan dapat menambah pengetahuannya dalam mengatasi
permasalahan yang dialami ketika bekerja. Pengalaman magang mahasiswa di
kantor/instansi/perusahaan akan sangat berguna bagi mahasiswa untuk
menambah kecakapan profesional, personal, serta sosial mahasiswa.
Magang dunia usaha dan industri ini dilakukan selama kurang lebih 2
bulan di kantor/instansi/perusahaan yang dapat ditentukan sendiri oleh para
mahasiswa. Dalam hal ini, tempat magang harus memenuhi persyaratan sebagai
tempat kerja praktik yang ditetapkan dalam pedoman Magang Administrasi
Perkantoran. Dengan demikian, pemilihan tempat magang perlu diperhatikan
dengan baik. Hal ini karena magang bukan hanya memenuhi kewajiban, tetapi
proses dalam mengembangkan kompetensi.
Penulis melakukan magang di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Sukoharjo yang berlokasi di Jl. Jenderal Sudirman No. 199 Sukoharjo

1
Jawa Tengah 57521. Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten
Sukoharjo merupakan salah satu satuan kerja perangkat daerah pada Pemerintah
Kabupaten Sukoharjo sebagai penyelenggara manajemen kepegawaian daerah,
mempunyai peranan strategis dalam menyelenggarakan program dan kegiatan
dalam rangka penyelenggaraan roda pemerintahan Kabupaten Sukoharjo. Penulis
memilih Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo sebagai
tempat magang karena ingin menerapkan ilmu yang dipelajari selama
perkuliahan ke dalam dunia kerja dan untuk mengetahui kegiatan umum serta
proses kerja yang berlaku di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan
Sukoharjo. Di sisi lain, penulis ingin memperluas wawasan disiplin ilmu selain
Administrasi Perkantoran.

B. Tujuan

Adapun tujuan dilaksanakannya program Magang Administrasi

Perkantoran adalah:

1. Memberikan pembelajaran yang cukup kepada mahasiswa dan memberi

pengalaman langsung di tempat kerja (experiential learning).

2. Meningkatkan hard skill maupun soft skills mahasiswa melalui praktik

kerja.

3. Menghasilkan lulusan dan calon tenaga kerja yang kompeten di bidangnya

sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.

4. Meningkatkan pengetahuan dan pengalaman praktik dengan melakukan

langsung di dunia kerja sebagai bekal untuk memahami dan menghadapi
dunia kerja.

5. Meningkatkan efisiensi proses pembelajaran di Perguruan Tinggi dan

sekaligus proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja berkualitas
profesional pada kondisi kerja yang sesungguhnya.

2
 C. Manfaat

1. Bagi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo

a. Mendapatkan bantuan tenaga terdidik dalam menyelesaikan tugas
-tugas di unit kerja masing-masing.
b. Menciptakan kerjasama yang saling menguntungkan dan bermanfaat
antara instansi/perusahaan tempat magang dengan Prodi PAP FKIP
UNS.

2. Bagi Program Studi PAP FKIP UNS

a. Mendapatkan masukan yang berguna untuk penyempurnaan kurikulum
yang sesuai dengan kebutuhan dunia kerja.
b. Menciptakan jaringan kerjasama dengan institusi/perusahaan tempat
magang dalam upaya meningkatkan keterkaitan dan kesepadanan
antara substansi akademik dengan pengetahuan dan keterampilan
sumber daya manusia

3. Bagi Mahasiswa

a. Mendapatkan pengalaman di dunia kerja terkait bidang ilmu yang

ditekuni.
b. Menambah ilmu pengetahuan dan wawasan dalam dunia kerja.
c. Meningkatkan kemampuan interpersonal.

3
 BAB II
DESKRIPSI LOKASI MAGANG

A. Profil Tempat Magang

Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo yang

berlokasi di Jl. Jenderal Sudirman No. 199 Sukoharjo, Jawa Tengah 57521.
Adapun  lokasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo
dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Lokasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan

Sukoharjo

1. Tugas Pokok dan Fungsi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan

Sukoharjo

Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan memiliki tugas

pokok yaitu membantu Bupati dalam melaksanakan fungsi penunjang
urusan pemerintahan di bidang pengembangan, pendidikan dan pelatihan,
pembinaan, informasi data dan mutasi pegawai yang menjadi kewenangan
daerah.

4
 Fungsi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan adalah :

a. Penyusunan kebijakan teknis di bidang pengembangan, pendidikan dan

pelatihan, pembinaan, informasi data dan mutasi pegawai

b. Pelaksanaan tugas dukungan teknis bidang pengembangan, pendidikan

dan pelatihan, pembinaan, informasi data dan mutasi pegawai

c. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dukungan

teknis di bidang pengembangan, pendidikan dan pelatihan, pembinaan,
informasi data dan mutasi pegawai

d. Pembinaan teknis penyelenggaraan fungsi-fungsi penunjang Urusan

Pemerintah Daerah di bidang pengembangan, pendidikan dan
pelatihan, pembinaan, informasi data dan mutasi pegawai

e. Pelaksanaan fungsi kesekretariatan Badan Kepegawaian Pendidikan

dan Pelatihan

f. Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati, sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

Berikut merupakan gambar gedung Menara Wijaya saat ini:

Gambar 2.2 Gedung Menara Wijaya

2. Visi dan Misi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo

a. Visi

5
 Meningkatkan profesionalisme aparatur pemerintah kabupaten untuk
menjadikan tata pemerintahan yang baik, bersih, bebas KKN,
berwibawa dan bertanggung jawab serta profesional mempunyai
kompetensi tinggi sehingga mampu mendukung pelayanan umum
berkualitas tinggi.

b. Misi

● Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik Melalui

Percepatan Reformasi Birokrasi

● Membangun Manajemen Pemerintahan yang Profesional, Bersih

dan yang berbasis pada Pelayanan Masyarakat

3. Struktur Organisasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan

Sukoharjo

Berikut merupakan Gambar 2.3 struktur organisasi Badan

Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo periode
2021-sekarang:

6
 Gambar 2.3 Struktur Organisasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan
Sukoharjo
B. Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana yang ada di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan

Pelatihan Sukoharjo sebagai berikut:

SARANA

NO NAMA SARANA JUMLAH

1 Meja Kantor 48

2 Kursi Kantor 48

3 Komputer 10

4 Laptop 30

5 Mesin Print 10

6 Mesin Fotocopy 10

7 Televisi 5

8 Telepon 8

9 Almari 18

7
10 Filling Cabinet

11 Sofa 2

12 Meja 4

13 AC 10

14 Dispenser 5

PRASARANA

NO NAMA PRASARANA

1 Ruang Kantor

2 Ruang Kepala Badan

3 Ruang Sekretaris

4 Ruang Kepala Bidang

5 Ruang Rapat

6 Ruang Arsip

7 Ruang Tunggu

8
 8 Ruang Tamu

9 Mushola

C. Kerjasama dengan Instansi Lain

NO. INSTANSI KERJASAMA

1 SEKRETARIAT Kerjasama dalam bidang pemerintahan dan

DAERAH kepegawaian.

2 BAGIAN Kerjasama Dalam Bidang Pemerintahan Dan

PEMERINTAHAN Kepegawaian.

3 BAGIAN HUKUM Kerjasama Dalam Bidang Hukum Dan

Kepegawaian.

4 BAGIAN Kerjasama Dalam Bidang Administrasi

ADMINISTRASI Pembangunan Dan Kepegawaian.
PEMBANGUNAN

5 BAGIAN BINA Kerjasama Dalam Bidang Bina sosial dan

SOSIAL kepegawaian.

6 BAGIAN UMUM Kerjasama Dalam Bidang Umum Dan

Kepegawaian.

7 BAGIAN Kerjasama Dalam Bidang Perekonomian Dan

PEREKONOMIAN Kepegawaian.

8 BAGIAN Kerjasama Dalam Bidang Organisasi Dan

ORGANISASI Kepegawaian.

9
9 BAGIAN Kerjasama Dalam Bidang Perlengkapan Dan
PERLENGKAPAN Kepegawaian.

10 BAGIAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PERENCANAAN
PEMBANGUNAN
DAERAH

11 INSPEKTORAT Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

12 SEKRETARIAT Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

DEWAN

13 KESBANGPOL Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

14 BADAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

KEUANGAN
DAERAH

15 BADAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PERENCANAAN,
PENELITIAN DAN
PENGEMBANGA
N DAERAH

16 BADAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PENANGGULANG
AN BENCANA
DAERAH

17 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PERUMAHAN,
KAWASAN, DAN
PEMUKIMAN

10
18 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.
LINGKUNGAN
HIDUP

19 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PEKERJAAN
UMUM DAN
PENATAAN
RUANG

20 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PENDIDIKAN
DAN OLAHRAGA

21 DISDAGKOP Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

UKM

22 DISPERNAKER Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

23 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

KESEHATAN

24 DINAS SOSIAL Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

25 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PENANAMAN
MODAL DAN
PELAYANAN
TERPADU SATU
PINTU

26 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PERHUBUNGAN

11
27 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.
PEMBERDAYAAN
MASYARAKAT
DAN DESA

28 DISPERTAN DAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PERIKANAN

29 DINAS PANGAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

30 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

PENDIDIKAN
DAN
KEBUDAYAAN

31 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

KEPENDUDUKAN
DAN
PENCATATAN
SIPIL

32 DINAS Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

KOMUNIKASI
DAN INFORMASI

33 DPPKB P3A Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

34 DINAS ARSIP Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

DAN
PERPUSTAKAAN

35 RUMAH SAKIT Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

UMUM DAERAH

12
36 SATUAN POLISI Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.
PAMONG PRAJA

37 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

WERU

38 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

POLOKARTO

39 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

BENDOSARI

40 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

MOJOLABAN

41 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

SUKOHARJO

42 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

BULU

43 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

TAWANGSARI

44 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

NGUTER

45 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

BAKI

46 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

GATAK

13
 47 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.
KARTASURA

48 KECAMATAN Kerjasama Dalam Bidang Kepegawaian.

GROGOL

D. Prestasi yang Pernah Diraih

1. Memperoleh penghargaan atas kinerja terbaik dalam penyelesaian

kenaikan pangkat periode 1 Oktober 2017 dengan kriteria ketertiban dalam
penyampaian data, kelengkapan dan keakuratan data, kelancaran
komunikasi dan koordinasi, responsivitas petugas, dan zero HTL - zero
TMS.
2. Memperoleh penghargaan atas kinerja terbaik dalam penyelesaian
kenaikan pangkat dan pensiun dengan kriteria zero BTL - zero TMS,
ketepatan waktu pengusulan, keakuratan data dan kelengkapan data pada
periode Oktober 2018 dan April 2019.
3. Memperoleh penghargaan atas kinerja terbaik dalam penyelesaian
kenaikan pangkat periode 1 April 2018 dengan kriteria zero BTL - zero
TMS.
4. Memperoleh penghargaan atas kinerja terbaik dalam penyelesaian
kenaikan pangkat empat periode berturut - turut dengan kategori zero BTL
- zero TMS.

14
 BAB III
PELAKSANAAN PROGRAM MAGANG

A. Waktu Magang

Pelaksanaan magang berlangsung selama 2 bulan dimulai dari 14 Maret

2022 sampai dengan 14 Mei 2022. Penyerahan dilakukan pada tanggal 14
Maret 2022 oleh Anton Subarno, S.Pd., M.Pd., Ph.D selaku dosen pembimbing
secara online. Hari kerja magang dari hari Senin hingga Jumat pukul
07.30-15.30 WIB. Dan hari kerja magang selama Ramadhan terdiri dari hari
Senin hingga Jumat pukul 07.30-15.10 WIB.

B. Uraian Bidang Kerja Bagian Magang

Selama pelaksanaan magang di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan

Pelatihan Sukoharjo, penulis ditempatkan di bagian Administrasi Umum,
Pembinaan dan Informasi Data Aparatur serta Pembinaan dan Pelatihan Diklat.
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan terdiri atas 4 sub bagian, antara
lain:
1. Sekretaris
Tugas pokok dan fungsi, yaitu melaksanakan kebijakan,
mengkoordinasikan, membina dan mengendalikan kegiatan perencanaan,
monitoring, evaluasi, keuangan, kepegawaian dan umum. Sekretaris di
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan terdiri atas :
a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas
sekretaris dalam melaksanakan, menyiapkan bahan perumusan kebijakan,
koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan di bidang

15
 administrasi umum, organisasi dan tata laksana, pengurusan rumah tangga,
perlengkapan, dokumentasi, perpustakaan dan kearsipan, serta pengelolaan
administrasi kepegawaian.
b. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan
Sub bagian perencanaan dan keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas
Sekretaris dalam menyiapkan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
pembinaan, pengendalian kegiatan perencanaan, monitoring, evaluasi dan
pelaporan pelaksanaan program kegiatan dan melaksanakan sebagian
tugas Sekretaris dalam penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
pembinaan, pengendalian, dan pemberian bimbingan di bidang
administrasi keuangan dan laporan pertanggungjawaban keuangan.
2. Bidang Pembinaan dan Diklat
Bidang Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan dipimpin oleh seorang
Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian
tugas Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan dalam
merumuskan kebijakan, pengkoordinasian, pembinaan, dan pengendalian
kegiatan di bidang pengembangan, pendidikan dan pelatihan. Bidang
Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan terdiri dari:

a. Sub Bidang Perencanaan Pegawai

Subbidang Perencanaan dan Pengembangan mempunyai tugas

menyiapkan bahan pelaksanaan perencanaan pegawai dan
pengembangan pegawai. Subbidang Perencanaan Pegawai
dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi:

1. Penyusunan rencana kerja Sub Bidang Perencanaan

2. Perumusan kebijakan teknis perencanaan
3. Penyusunan formasi pegawai
4. Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan kerja
Sub bidang Perencanaan
b. Sub Bidang Pengembangan

16
 Sub Bidang Pengembangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang
yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala
Bidang Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan dalam menyiapkan
bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, pengendalian
kegiatan di bidang pengembangan.

c. Sub Bidang Diklat

Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Bidang yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas
Kepala Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan dalam menyiapkan bahan
perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, pengendalian kegiatan di
bidang pendidikan dan pelatihan.
3. Bidang Pembinaan dan Informasi Data Aparatur
Bidang Pembinaan dan Informasi Data Pegawai dipimpin oleh seorang
Kepala Bidang yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian
tugas Kepala BKD dalam merumuskan kebijakan, pengkoordinasian,
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang pembinaan dan informasi
data pegawai. Bidang Pembinaan dan Informasi Data Pegawai terdiri atas:
a. Sub Bidang Pembinaan
Sub Bidang Pembinaan dipimpin oleh Kepala Sub Bidang yang
mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang
Pembinaan dan Informasi Data Pegawai dalam menyiapkan bahan
perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, pengendalian kegiatan di
bidang pembinaan pegawai.
b. Sub Bidang Informasi Data Aparatur
Sub Bidang Informasi Data Aparatur dipimpin olehb seorang Kepala Sub
Bidang yang mepunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala
Bidang Pembinaan dan Informasi Data Pegawai dalam merumuskan
kebijakan, koordinasi, pembinaan, pengendalian kegiatan di bidang
informasi data pegawai.
c. Sub Bidang Kesejahteraan

17
 Sub Bidang Kesejahteraan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang yang
mepunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Bidang
Pembinaan dan Informasi Data Pegawai dalam merumuskan kebijakan,
koordinasi, pembinaan, pengendalian kegiatan di bidang kesejahteraan.
4. Bidang Mutasi
a. Sub Bidang Pengangkatan
Sub Bidang Pengangkatan dan Pemberhentian dipimpin oleh seorang
Kepala Sub Bidang yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian
tugas Kepala Bidang Mutasi dalam menyiapkan bahan perumusan
kebijakan, koordinasi, pembinaan, pengendalian kegiatan di bidang
pengangkatan.
b. Sub Bidang Pemberhentian
Sub Bidang Pengangkatan dan Pemberhentian dipimpin oleh seorang
Kepala Sub Bidang yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian
tugas Kepala Bidang Mutasi dalam menyiapkan bahan perumusan
kebijakan, koordinasi, pembinaan, pengendalian kegiatan di bidang
pemberhentian.
c. Sub Bidang Kenaikan Pangkat
Sub Bidang Kenaikan Pangkat dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang
yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala
Bidang Kenaikan Pangkat dalam menyiapkan bahan perumusan kebijakan,
koordinasi, pembinaan, pengendalian kegiatan di bidang kenaikan
pangkat.

C. Kegiatan Magang di Perusahaan

Kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan magang di Badan
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo ialah:
1. Mengelola surat masuk
Pengelolaan surat masuk dimulai dengan mencatat secara manual pada
buku agenda surat masuk. Data yang diinputkan adalah tanggal surat,

18
 nomor surat, asal surat, tanggal terima surat, ringkasan surat, dan sifat
surat (penting, rahasia, biasa).
2. Membuat lembar disposisi
Pembuatan lembar disposisi dimulai menyiapkan formulir disposisi surat
masuk bagi atasan untuk menuliskan perintah bagi bawahan dalam
menindaklanjuti surat masuk. Dengan cara mengisi format-format pada
lembar disposisi surat seperti :
a. Tanggal terima surat
b. Jenis surat
c. Tujuan surat
d. Tanggal surat
e. Nomor surat kemudian mengantarkan lembar disposisi beserta surat
pada yang bersangkutan agar segera diproses.
3. Mengelola surat keluar
Untuk sistem penomoran surat dengan berpatokan pada buku agenda surat
keluar. Adapun surat keluar yang pernah dikelola antara lain surat
keputusan, surat cuti tahunan, surat cuti sakit, surat permohonan izin
belajar, dan sebagainya.
4. Mengantar surat keluar
Setelah surat keluar diberi nomor dan cap maka selanjutnya surat akan
diantarkan kepada alamat tujuan surat. Selain mengantarkan surat keluar
juga mengantarkan surat untuk dimintakan tanda tangan kepada pihak
tertentu misalnya meminta tanda tangan kepala sekretariat daerah, dan
sebagainya.
5. Mengarsip berkas
Berkas yang telah diminutasi kemudian disimpan dan dimasukkan ke
dalam boks file untuk selanjutnya dicatat pada buku kendali arsip. Sistem
penyimpanan arsip yang digunakan di Badan Kepegawaian, Pendidikan
dan Pelatihan adalah berdasarkan subjek dan kronologis. Adapun sistem
penyimpanan arsip berdasarkan subjek terdiri atas berkas perkara gugatan

19
 dan berkas perkara permohonan. Sementara itu, sistem penyimpanan arsip
berdasarkan kronologis diurutkan menurut tahun nomor perkara.
6. Membuat salinan berkas
Kegiatan menyalin atau menggandakan berkas ini menggunakan mesin
kantor yang multifungsi. Artinya, mesin tersebut tak hanya berfungsi
untuk menggandakan, namun juga dapat digunakan sebagai alat pemindai
dan pencetak. Adapun ketika kegiatan magang, berkas yang pernah disalin
oleh penulis adalah surat undangan, surat permohonan pensiun, laporan,
dan lain-lain.
7. Membubuhkan cap
Berkas yang dibubuhi stempel atau cap tersebut adalah surat cuti sakit,
surat permohonan izin belajar, surat cuti tahunan, surat permohonan
pensiun, surat keputusan, dan lain-lain. Adanya cap ini berfungsi untuk
memperkuat keabsahan berkas.
8. Menyusun berkas-berkas administrasi pegawai
Berkas-berkas administrasi seluruh pegawai dalam bentuk cetak atau print
out disusun sesuai dengan klasifikasi yang telah ditentukan kemudian
diberi perlakuan menggunakan perforator dan disimpan dalam ordner.
9. Membagikan kupon BBM bagi pegawai
Bertugas membagikan BBM kepada seluruh pegawai Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo. Adapun BBM tersebut berupa kupon
yang dapat ditukarkan di SPBU Jombor yaitu SPBU terdekat dengan
Gedung Menara Wijaya.
10. Menempelkan nota BBM untuk laporan SPJ
Bertugas menempelkan nota - nota yang berasal dari kupon BBM yang
nantinya akan digunakan untuk laporan spj.
11. Melakukan verifikasi data
Melakukan verifikasi data aparatur sipil negara pada sistem SI-ASN.
Verifikasi data dilakukan guna menghindari ketidaksesuaian data pada
system yang nantinya akan menghambat administrasi sistem informasi

20
 data pegawai. Data yang diverifikasi penulis adalah data anak yang berisi
biodata dan akta kelahiran.
12. Menginput data
Melakukan input data ke dalam aplikasi pengolah data berupa Microsoft
Excel. Data yang diinput berupa data peserta kegiatan pendidikan dan
pelatihan yang pernah diselenggarakan melalui Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Kabupaten Sukoharjo. Setelah selesai
file data peserta disimpan yang kemudian digunakan sebagai arsip soft file
dan bahan input data pada system aplikasi.

D. Permasalahan dan Upaya Penyelesaiannya

Dalam pelaksanaan magang dunia usaha dan industri yang dilakukan

oleh mahasiswa di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo
tentunya ditemui beberapa kendala atau permasalahan. Adapun permasalahan
yang dimaksud diantaranya:
1. Pengelolaan surat masuk dan keluar yang masih menggunakan sistem
manual.
2. Luas ruang arsip kurang memadai
3. Perawatan dan pemeliharaan ruang arsip tidak dilakukan secara rutin
4. Tidak ada pemisah khusus untuk mengklasifikasikan berkas arsip
berdasarkan tahun maupun perkara gugatan/permohonan
5. Fitur - fitur dalam sistem aplikasi yang digunakan masih kurang lengkap
Berdasarkan permasalahan yang ditemui selama kegiatan magang di
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo, maka solusi yang
dapat diberikan antara lain:
1. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara digital untuk efisiensi
tenaga dan waktu
2. Sebaiknya layout kantor perlu penataan ulang sehingga dapat
memaksimalkan pemanfaatan ruang dan pengelolaan arsip secara digital

21
 untuk efisiensi tempat penyimpanan dan waktu dalam mencari dan
menemukan kembali arsip
3. Penunjukan petugas khusus yang bertanggung jawab untuk mengelola
segala yang berhubungan dengan kearsipan
4. Penyediaan guide atau pemisah untuk mengklasifikasikan berkas arsip
perkara.
5. Sebaiknya perlu ditingkatkan dalam pengoperasian Sistem aplikasi
informasi manajemen (SIMPEG) yang ada di Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo.

E. Pembahasan
1. Pengelolaan surat masuk dan keluar yang masih menggunakan sistem
manual
Pengelolaan surat dikatakan penting untuk bidang administrasi.
Penanganan surat disebut berharga sebab menyimpan informasi yang
diperlukan. Data mengenai surat masuk dan surat keluar mesti disimpan
secara benar agar mempermudah proses pengelolaan. Buku agenda sering
dimanfaatkan sekretaris merekap data surat, hal tersebut tergolong cara
yang manual. Kendala dari pencatatan data secara manual adalah jika
suatu saat memerlukan data surat maka membutuhkan waktu yang tidak
sebentar agar dapat menemukan data tersebut. Jika buku agenda tersebut
yang menyimpan data surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan permasalahan tersebut, solusi yang dapat diberikan
adalah Pengembangan sistem informasi pengelolaan perlu dilakukan
seiring dengan zaman untuk menyesuaikan dengan teknologi yang akan
terus berkembang. Kedepannya mungkin dapat merancang pengelolaan
surat masuk dan keluar berbasis web guna efisiensi waktu dan tenaga
pegawainya.
2. Luas ruang arsip kurang memadai
Penyimpanan arsip yang diterapkan oleh Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo masih menggunakan sistem manual,

22
 yakni disimpan dalam ruang arsip. Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Sukoharjo ini masih belum ada ruang tersendiri untuk menata
arsip sehingga menyebabkan ruang arsip membutuhkan banyak ruangan
untuk penyimpanannya mengingat banyaknya berkas. Hal ini
menyebabkan ruang arsip menjadi sempit serta pegawai kesulitan jika
mencari arsip/dokumen perkara. Adapun kondisi ruang arsip yang
terdapat di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo
kurang memadai, yakni luas ruangan yang terbatas mengingat banyaknya
arsip yang ada.
Berdasarkan permasalahan tersebut, solusi yang dapat diberikan
adalah pengelolaan arsip secara digital. Sistem pengelolaan arsip secara
digital menjadi salah satu cara untuk meminimalisir ruangan dan lebih
hemat waktu dalam pencarian arsip serta dapat membantu mempercepat
proses penyelesaian pekerjaan dibandingkan dengan pengelolaan yang
masih bersifat manual (Anggraini & Muryono, 2020). Mengingat ruangan
yang terbatas, alangkah baiknya arsip aktif disimpan di ruang arsip atas
(utama). Sedangkan arsip inaktif disimpan di ruang arsip basement.
3. Perawatan dan pemeliharaan ruang arsip tidak dilakukan secara rutin
Pada dasarnya, Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan
Sukoharjo memiliki 1 ruang arsip yang ada di dalam ruang kantor Badan
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Sukoharjo. Akan tetapi,
pemeliharaan dan perawatan tidak dilakukan secara rutin. Hal ini terlihat
dari minimnya pengharum ruangan untuk mencegah munculnya serangga.
Kondisi demikian salah satunya ditengarai karena tidak adanya
petugas khusus yang mengelola kearsipan. Oleh karena itu, perlu adanya
petugas kearsipan yang mengurus ruang arsip agar terkelola secara baik.
Adanya petugas kearsipan yang cakap tentu akan menjamin kebersihan
dan kerapian ruang arsip. Selain itu, adanya kompetensi petugas kearsipan
akan mempengaruhi kualitas pelayanan. Penataan arsip dan kompetensi
petugas arsip berpengaruh positif dan signifikan terhadap kualitas
pelayanan (Mukaromah, 2013)

23
4. Penyediaan pembatas untuk mengklasifikasikan berkas arsip
Pada dasarnya, kearsipan atau filling system merupakan suatu
rangkaian kerja yang teratur, mulai dari proses penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan
serta penyimpanan suatu dokumen menurut sistem tertentu sehingga saat
diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Pada ruang arsip ini terdiri atas arsip bidang mutasi, arsip bidang
pembinaan dan informasi data aparatur dan arsip bidang pembinaan dan
pendidikan pelatihan. Sistem penyimpanan arsip perkara yang diterapkan
berdasarkan subjek (masalah) dan kronologis (urutan waktu). Pada
dasarnya, penyimpanan arsip sudah tersusun dengan baik, dimana arsip
disusun dan dimasukkan ke dalam box file sesuai urutan nomor. Namun,
tidak adanya pemisah khusus antara arsip perkara mengakibatkan perlunya
ketelitian saat penataan dan pencarian arsip perkara. Dengan demikian,
perlunya petunjuk atau guide untuk membedakan arsip, baik berdasarkan
subjek dan kronologis. Adanya guide ini ditujukan guna mencegah adanya
kesalahan atau kekeliruan pada saat penyimpanan arsip.

5. Fitur - fitur dalam sistem aplikasi yang digunakan masih kurang lengkap
SIMPEG di Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan
Kabupaten Sukoharjo telah dikelola oleh Bidang Pembinaan dan Informasi
Data Pegawai. SIMPEG ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan
dalam pengambilan keputusan tentang kepegawaian. Dalam
pelaksanaannya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
semakin pesat akan selalu mempengaruhi sebuah sistem informasi dalam
suatu organisasi. Oleh karena itu, BKPP Kabupaten Sukoharjo melakukan
modernisasi administrasi dengan menerapkan SIMPEG berbasis web.
Dengan adanya SIMPEG berbasis web diharapkan manajemen Pegawai
Negeri Sipil (PNS) yang meliputi kegiatan perencanaan kepegawaian,
rekrutmen, mutasi pegawai, kenaikan jabatan, penilaian kinerja pegawai,
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pelatihan, dan pensiun di

24
lingkungan Pemerintah Kabupaten Sukoharjo dapat didukung oleh
informasi SIMPEG. Namun, pada kenyataannya saat ini SIMPEG di
BKPP Kabupaten Sukoharjo belum sepenuhnya mendukung pengambilan
keputusan dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian. Penulis telah
melakukan input data pegawai yang telah mengikuti diklat ke dalam
SIMPEG, akan tetapi data yang di input masih belum bisa tercatat.

Sebaiknya pengembangan sistem informasi pengelolaan perlu

dilakukan seiring dengan zaman untuk menyesuaikan dengan teknologi
yang akan terus berkembang. Maintenance diperlukan secara rutin untuk
menghindari dampak buruk seperti bagian sistem terdapat error yang bisa
muncul di kemudian hari.

25
 BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan
Magang Administrasi Perkantoran adalah suatu bentuk
penyelenggaraan Pendidikan Keahlian Profesional yang memadukan secara
sistematis dan sinkron antara Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran dengan program penguasaan keahlian yang diperoleh langsung di
dunia kerja. Pelaksanaan magang diharapkan menjadi bekal bagi lulusan
Program Studi Administrasi Perkantoran untuk lebih siap dalam menjajaki
dunia usaha dan industri pada masa yang akan datang. Dengan demikian,
diharapkan dapat menciptakan tenaga kerja sesuai dengan keahlian profesional
dan kompetensi yang dimilikinya.
Pada kesempatan ini, penulis melaksanakan magang di salah satu
instansi pemerintahan di Sukoharjo, yakni Badan Kepegawaian, Pendidikan
dan Pelatihan Sukoharjo yang berlokasi di Jl. Jenderal Sudirman No. 199
Sukoharjo, Jawa Tengah 57521. Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Kabupaten Sukoharjo yang merupakan salah satu satuan kerja
perangkat daerah pada Pemerintah Kabupaten Sukoharjo sebagai
penyelenggara manajemen kepegawaian daerah, mempunyai peranan
strategis dalam menyelenggarakan program dan kegiatan dalam rangka
penyelenggaraan roda pemerintahan Kabupaten Sukoharjo. Pelaksanaan
magang berlangsung 2 bulan dengan jam kerja hari Senin sampai dengan
Jumat pukul 07.30-15.30 WIB dan jam kerja selama Ramadhan terdiri dari
hari Senin sampai dengan Jum’at pukul 07.30 - 15.10 WIB.
Pada kegiatan Magang Administrasi Perkantoran ini, penulis mendapat
ilmu dan pengalaman terkait administrasi di Badan Kepegawaian, Pendidikan
dan Pelatihan Sukoharjo pada bagian kesekretariatan dan bagian pembinaan
pendidikan dan pelatihan. Bagian kesekretariatan berfokus pada keberjalanan
instansi tersebut yang meliputi sub bagian umum dan keuangan, sub bagian
kepegawaian, serta sub bagian perencanaan, IT dan Pelaporan. Sedangkan

26
 bagian pembinaan dan pendidikan kepaniteraan mengurusi segala sesuatu
yang berhubungan dengan perkara. Selama pelaksanaan magang penulis
mendapat tugas mengelola surat masuk dan surat keluar, mengarsip berkas
kepegawaian dan berkas perkara, membuat surat keputusan, undangan, surat
perjanjian kontrak kerja serta mengurus segala administrasi yang
berhubungan dengan kepegawaian. Selain itu, penulis menemukan beberapa
permasalahan, diantaranya layout kantor yang kurang tertata, kapasitas ruang
arsip yang terbatas, ketiadaan pemisah atau penunjuk arsip perkara, dan
sebagainya.

B. Saran
Saran yang dapat diberikan guna peningkatan pelaksanaan magang,
yakni sebagai berikut:
1. Diharapkan hubungan kerjasama pihak Badan Kepegawaian, Pendidikan
dan Pelatihan Sukoharjo dengan pihak Program Studi Pendidikan
Administrasi Perkantoran tetap terjalin dengan baik.
2. Sebaiknya layout kantor disesuaikan dan ditata dengan baik sehingga dapat
menciptakan kondisi yang nyaman bagi pegawai dalam bekerja.
3. Sebaiknya menyediakan fasilitas yang lebih baik sesuai dengan standar
kerja.
4. Sebaiknya ditunjuk petugas khusus yang bertanggung jawab dalam
pengelolaan dan perawatan ruang arsip.
5. Sebaiknya pengembangan sistem informasi pengelolaan perlu dilakukan
seiring dengan zaman untuk menyesuaikan dengan teknologi yang akan
terus berkembang.

27
28
 DAFTAR PUSTAKA

Anggraini, U., & Muryono, S. (2020). Pengelolaan Warkah Digital dan Prospek
Pemanfaatannya (Studi di Kantor Pertanahan Kota Lubuklinggau, Provinsi
Sumatera Selatan). Tunas Agraria, 3(1), 91-115.

Mukaromah, S. (2013). Pengaruh penataan arsip dan kompetensi petugas arsip

terhadap kualitas pelayanan pada sub bagian tata usaha di kantor
kementerian agama Kabupaten Demak (Doctoral dissertation, Universitas
Negeri Semarang).

Nurmianto, E. (2008). Konsep Dasar dan Aplikasinya. Guna Widya: Jakarta.

Rasyid, Surachman, & Sugiono. (2016). Analisis Perbaikan Work Station Pada
Proses Produksi Garment Dengan Menggunakan Pendekatan Environment
Ergonomic. Journal of Engineering and Management in Industrial System,
121-129.

Suratno, A., & Yuana, M. (2014). Pengaruh Penataan Layout Kantor Terhadap
Efektivitas Kerja Karyawan Bagian Umum dan Kepegawaian Pada Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Propinsi Jawa Tengah. Jurnal Akuntansi
Bisnis dan Perbankan Indonesia, 22(1).

Wardaningsih, I. (2010). Pengaruh sikap kerja duduk pada kursi kerja yang tidak
ergonomic terhadap keluhan otot-otot skeletal bagi pekerja wanita bagian
mesin cucuk di PT Iskandar Indah Printing Textile Surakarta.

www.pa-surakarta.go.id

29
LAMPIRAN