Kundebehandling / Ordremottak

Utformet av: skt Gyldig fra: 2013.12.10 Side 1 av 3

Godkjent av: pas Utgave: Dokument: P30.01

Formål: Hensikten er å styre alle forespørsler fra kunden etter et enhetlig system. Slik at de registreres og gis rett og
enhetlig behandling. Risikoen for bedriften skal styres slik at bedriften ikke påtar seg oppdrag hvor en mangler
kompetanse, personell eller andre avgjørende innsatsfaktorer.
Kunden skal få levert som avtalt, samtidig som lover og forskrifter følges.

Omfang: Denne prosedyren styrer alle forespørsler eller anbud, det gjøres ikke forskjell på forespørsler som blir
vurdert som uaktuell.

Referanse: ISO 9001 – 7.2

Trinn Aktivitet Henvisninger Ansvar

Alle forespørsler som krever saksbehandling registreres i MPS
systemet som Forespørsel og lagres i kundemappe i arkiv og /
1 eller på server.
For direkte varekjøp som ikke krever saksbehandling forsetter
behandlingen fra Trinn 10.
Det vurderes om det er mulig å oppfylle kundes ønske. Dette
gjelder om vi har kompetanse, kapasitet og om
underleverandører er leveringsdyktig.
2 Dersom konklusjonen er at vi er leveringsdyktig velges
saksbehandler og status i MPS systemet endres til Tilbud.
Dersom konklusjonen er at vi ikke er leveringsdyktig gis det
tilbakemelding til “kunde” om dette.
Det vurderes hvilke lover og forskrifter som gjelder for
3 produktet og eventuelle tilleggskrav som vi mener er
nødvendig for at produktet skal få tiltenkt funksjon.
Egnede leveringsbetingelser med nødvendige begrensinger
4
velges.
Det utarbeides tilbud basert på kundens og eventuelle andre Tilbudsmal.
5 krav.
Tilbud over grenser gitt i instruks for Ansvar og myndighet I 10.02
6
skal signeres av daglig leder i tillegg til saksbehandler.
Tilbud merkes med tilbudsnummer tatt ut fra MPS system.
Saksdokumenter lagres som beskrevet i Trinn 1.
7 Tilbud registreres i tilbudsliste hvor det angis nødvendig
oppfølging og en vekting basert på relevans og sannsynlige
vinnersjanser.
Dersom kunden ønsker korrigeringer på tilbud vurderes dette
8
fra Trinn 2 i denne prosedyre.
Dersom det er ønskelig fra kunde eller oss gjennomgås
9
spesifikasjon / tilbud før avtale inngås.
 Kundebehandling / Ordremottak

Utformet av: skt Gyldig fra: 2013.12.10 Side 2 av 3

Godkjent av: pas Utgave: Dokument: P30.01

Etter mottatt ordre endres status i MPS systemet til Ordre.

Ordren deles opp i tilstrekkelig antall underpunkter for å kunne
10
kontrollere og dokumentere i tilstrekkelig grad.
Det utpekes ordreansvarlig.
Tilbud som ikke fører til ordre endres status i MPS systemet til
11
«Tapt salg»
Det skrives ut ordrebekreftelse basert på inngått avtale. For Ordrebekreft
direktesalg og småordrer er det ikke nødvendig med else i MPS
12
ordrebekreftelse. system med
tillegg.
Ordreansvarlig er ansvarlig for å definere behov for personell,
13 materiell, verktøy og annet som er nødvendig for levere iht.
Ordrebekreftelse.
Ordreansvarlig skal definere hvilke kontroller som skal
14 gjennomføres under produksjonen og kontrollere at dette blir
gjort.
Ordreansvarlig skal definere nødvendig sluttkontroll /
prøvekjøring for å dokumentere at leveransen er iht.
ordrebekreftelse og for at dette bli gjennomført og
dokumentert.
Ordreansvarlig har myndighet til å frigi produktet for levering
15 til kunde. 8.2.4
Kontroll-/ prøvekjøringsrapport skal inneholde:
 alle relevant opplysninger om produkt og kunde
 oversikt over gjennomførte kontroller / prøver
 Bekreftelse på at produktet er klart til levering
16 Varene pakkes på forsvarlig måte iht. instruks I40.02
Pakkseddel, fraktbrev og andre forsendelsesdokumenter fylles
17
ut.
Varene sendes med egnet transportør eventuelt som avtalt med
18
kunde.
Ordreansvarlig skal sørge for at ordren blir avsluttet og gjort
19 klar til fakturering. Dette inkluderer at alle kostnader er belastet
ordren slik at det kan foretas en etter kalkyle.
Fakturering og oppfølging utføres av Økonomiavdeling iht. til
20
rutine.
 Kundebehandling / Ordremottak

Utformet av: skt Gyldig fra: 2013.12.10 Side 3 av 3

Godkjent av: pas Utgave: Dokument: P30.01

Flytskjema